Като собственик на малък бизнес, вероятно разчитате на бележници, лепящи се бележки и прости таблици, за да управлявате бизнеса си и да проследявате кой какво купува, колко и кога.
Тези инструменти ви помагат да събирате важна информация за клиентите, да поддържате запасите си и др. С разрастването на бизнеса ви обаче лепящите се бележки и бележници няма да са достатъчни за съхранение на важни данни. Въведете софтуер за управление на взаимоотношенията с клиентите .
CRM инструментът ще промени бизнес операциите и комуникациите ви с настоящи и потенциални клиенти. Той може да спомогне за изграждането на силни взаимоотношения с клиентите и да повиши общата ефективност.
Ако обаче все още не сте готови да инвестирате в специален CRM софтуер, опитайте CRM шаблон в Excel. Много компании в начален етап избират CRM на базата на Excel, тъй като той е познат, адаптируем и почти безплатен.
Това изчерпателно ръководство ще ви покаже как работи CRM в Excel, как можете да създадете такъв и ще ви помогне да започнете с някои безплатни шаблони за CRM.
Какво е Excel CRM?
Excel CRM е система за управление на взаимоотношенията с клиентите, която използва функциите на Microsoft Excel за организиране и управление на данни за клиенти, взаимодействия и процеси на продажби.
Excel CRM е гъвкава и персонализирана платформа, която малките предприятия могат да използват за поддържане на взаимоотношенията с клиентите и оптимизиране на продажбите.
Използването на Excel CRM ви позволява да организирате ефективно продажбите си и да управлявате лесно данните за потенциалните си клиенти.
Вие или вашият екип по продажбите можете редовно да актуализирате данните в CRM, да добавяте персонализирани етапи и източници на потенциални клиенти, както и да експортирате данни. Всяка тази важна информация е лесно достъпна и за вашите заинтересовани страни.
Предимства на използването на Excel като CRM
Запознатост и достъпност
От студенти до професионалисти, всички знаят как да използват Excel, което прави прехода към Excel CRM безпроблемен.
Excel е широко достъпен и не се изисква специално обучение. Microsoft Excel и неговите алтернативи са лесни за научаване и имат няколко безплатни онлайн урока.
Икономическа ефективност
Малките предприятия често не могат да инвестират в софтуерни решения поради високите им цени. Цената не е проблем с Microsoft Excel, тъй като уеб приложението е безплатно. Дори ако се нуждаете от платената версия за настолни компютри, тя е по-евтина от обикновения CRM.
Настолната програма Microsoft Excel се предлага като част от абонаментния пакет Microsoft Office. Това елиминира нуждата от допълнителен софтуер и ви помага да намалите разходите.
Персонализиране
Microsoft Excel е известен с практичните си функции и ви позволява да персонализирате CRM според нуждите си. Искате да дефинирате персонализирани полета за конкретни клиенти? Направете го. Искате да преименувате стъпките в процеса на продажбите според начина, по който работите? Направете промяната и продължете.
Можете също да използвате многото налични CRM шаблони, за да създадете CRM шаблон за електронна таблица, който да съответства напълно на вашите процеси и изисквания.
Интеграция с други приложения на Microsoft Office
MS Excel се интегрира безпроблемно с други приложения на Microsoft Office, като MS Word и Outlook. Това ви осигурява цялостен подход към управлението на взаимоотношенията с клиентите.
Независимо дали сте търговски представител или собственик на бизнес, интеграциите на Excel ви помагат да създадете впечатляващ и персонализиран интерфейс за вашите данни, без допълнителни разходи.
Готови шаблони
Поради популярността на Excel като CRM, имате на разположение различни готови CRM Excel шаблони, като например шаблон за счетоводство, шаблон за възможности и други.
Просто клонирайте наличните шаблони, въведете съответните данни в персонализираните полета и сте готови да започнете. От шаблони за планиране на ресурси до шаблони за управление на клиенти, изберете тези, които най-добре отговарят на вашите бизнес изисквания.
Как да създадете CRM в Excel: стъпки и съвети
Създаването на Excel CRM изисква внимателно планиране и организация. Ето основните стъпки и съвети за CRM, които ще ви помогнат в процеса.
Стъпка 1: Определете целите си
Определете ясно целите си за CRM и какво искате да постигнете с този инструмент. Вашата цел може да бъде да подобрите управлението на потенциалните клиенти, да поддържате връзки с клиентите или да оптимизирате процесите на продажбите.
Стъпка 2: Създайте Excel таблици
След като вие и вашият екип се съгласите относно бъдещите си цели, използвайте различни Excel таблици, за да категоризирате информацията. За да създадете CRM шаблони, ще ви са необходими следните таблици:
- Създайте лист със списък Контакти, за да съхранявате и преглеждате лесно контактната информация.
- Създайте лист „Компания“, предназначен за управление на данни за вашите B2B потенциални клиенти и клиенти.
- Разработете Pipeline електронна таблица, за да проследявате комуникациите с клиентите, да поддържате връзка с тях и да актуализирате статуса на потенциалните клиенти за ефективно наблюдение на продажбите.
- Използвайте лист „Настройки“, за да включите подробности като типове контакти, етапи на процеса, статус на сделката и източник на потенциални клиенти.
Стъпка 3: Идентифицирайте точките с данни
Съхраняването и поддържането на вашите контактни данни на едно място може да ви спести време при комуникацията с потенциални клиенти. Това също така ще ви помогне да избегнете загуба на данни, спестявайки ви времеемкия процес по възстановяването им.
Преминете към листа „Контакти“ в шаблона CRM. Уверете се, че за всички свои клиенти постоянно следите важни данни като име, телефонен номер, адрес, имейл, подробности за покупките, история на покупките, записи на комуникацията и всякакви други релевантни данни за B2B CRM. Тогава трябва да дефинирате и всички персонализирани полета или данни, които искате да събирате и проследявате.
Въведете всички налични данни за всеки клиент в Excel работната книга, за да улесните безпроблемната комуникация в бъдеще.
Стъпка 4: Въвеждане на данни
След като базата данни в Excel е готова, въведете информация за възможностите за сключване на сделки и други свързани данни в предварително създадения канал за продажби. Можете да го свържете с вашите процеси по продажбите, за да максимизирате точността и последователността и да поддържате целостта на CRM системата си.
Търговските представители използват персонализирани полета в CRM за продажби, за да категоризират и проследяват възможностите, както и да добавят типа продажба или услуга, поискани от потенциалните клиенти.
Проследявайте напредъка си с актуализации на таблото, които ви информират за промените в процеса на продажбите. Ако вашият процес на продажби вече е предварително дефиниран или шаблонът за процеса на продажбите не отговаря на вашите нужди, можете лесно да го персонализирате.
Стъпка 5: Приложете формули и функции
Използвайте формулите и функциите на Excel, за да автоматизирате изчисленията, да анализирате данните и да оптимизирате процесите. Например, можете да използвате SUMIFS, за да проследявате общите продажби, и COUNTIFS, за да анализирате взаимодействията с клиентите. Превърнете шаблона си за CRM в персонализиран процес на продажби, който може да се развива с разрастването на вашия бизнес.
Можете също да създадете обобщаващи таблици, за да сортирате и филтрирате бързо вашата тръбопроводна система, за да управлявате и анализирате данните си.
Сортирайте таблицата с продажбите си въз основа на очакваната стойност на дадена възможност или изберете падащото меню и сортирайте данните от А до Я.
Стъпка 6: Проектирайте визуално привлекателни табла
Във вашия CRM на базата на Excel създайте визуално привлекателни табла, които предоставят бърз преглед на ключовите показатели. Използвайте диаграми и графики, за да представите ефективно тенденциите в данните.
Ето няколко бързи съвета, които да имате предвид, когато използвате Excel CRM шаблон:
- Актуализирайте редовно CRM системата си, за да гарантирате точност и актуалност.
- Обучете екипа си как да използва ефективно Excel CRM.
- Архивирайте често Excel файловете си, за да предотвратите загуба на данни.
5 CRM шаблона в Excel: функции и тяхното използване
1. Excel CRM шаблон за регистриране на контакти
Записвайте подробности за всеки контакт с клиент или потенциален клиент, начина на контакт, целта и последващите действия в Excel шаблон за CRM за контакти.
Този Excel CRM шаблон от Vertex42 ви помага да управлявате списъка си с контакти и да достигнете до правилния клиент в точното време. Това ви помага да избегнете спамването на настоящ клиент с нежелана комуникация.
2. CRM Excel шаблон за продажбена фуния
Управлението на продажбения фуния е от решаващо значение за всеки бизнес. Този Excel шаблон за CRM за продажбения фуния от Salesflare е полезен, когато професионалисти и собственици на малки фирми искат просто да въведат основни данни, за да проследяват предстоящи сделки, очаквани дати на сключване и напредъка на контакта (PoC) с потенциален клиент.
Такъв шаблон ви помага да проследявате напредъка по веригата, размера на сделката и т.н.
3. Шаблон за CRM в Excel за регистър на продажбите
Този шаблон за регистриране на продажби в Excel от Vertex42 ви помага да записвате всяка продажба, която правите, с допълнителни подробности като цена, предложени отстъпки и номера на фактури. Този шаблон улеснява проследяването на вашите дневни, седмични и месечни продажби.
Изготвяйте отчети за продажбите по средна стойност на поръчките, общи продажби и др. с този лесен за използване и безплатен CRM Excel шаблон.
4. Шаблон за Excel CRM за отчет за възможности
Като мениджър по продажбите, вие трябва често да преглеждате възможностите, които могат да превърнат потенциалните клиенти в договорни клиенти. Този шаблон за отчет за възможности в Excel CRM от Close.com ви помага да сте в течение с представянето на всеки търговски представител, да проследявате загубените сделки, да се намесвате в сделки в късен етап и да давате приоритет на най-добрите възможности за продажби.
5. Шаблон за CRM в Excel за прогнозиране на продажбите
Като собственик на бизнес, предвидимостта в продажбите е ключът към по-добро планиране и по-точни прогнози за продажбите.
Използвайте този Excel шаблон за прогнозиране на продажбите от Spreadsheet.com, за да предвидите бъдещите продажби. Можете да прогнозирате бизнес приходите и да ги филтрирате по тип компания, търговец и етап на сделката.
Ограничения на Excel CRM
Макар Excel CRM да предлагат няколко предимства, те имат и някои ограничения, които си заслужава да се имат предвид:
Ограничена мащабируемост
Excel не е проектиран да обработва обширни бази данни и с разрастването на вашия бизнес може да ви е трудно да управлявате голям обем клиентски данни с помощта на CRM таблица.
Предизвикателства при сътрудничеството
С разрастването на екипа ви, съвместната работа по Excel файлове може да стане трудна, което да доведе до проблеми с контрола на версиите и потенциални несъответствия в данните. Ограничените права за достъп до Excel за потребителите правят проследяването и идентифицирането на промените изключително времеемко.
📮ClickUp Insight: Типичният работник, занимаващ се с интелектуална дейност, трябва да се свърже средно с 6 души, за да свърши работата си. Това означава да се свързва ежедневно с 6 основни контакта, за да събере необходимата информация, да съгласува приоритетите и да напредва с проектите. Проблемът е реален – постоянните проследявания, объркването с версиите и липсата на видимост подкопават продуктивността на екипа. Централизирана платформа като ClickUp, с Connected Search и AI Knowledge Manager, решава този проблем, като прави контекста незабавно достъпен на един клик разстояние.
Липса на автоматизация
Една CRM Excel таблица изисква повече ръчно въвеждане на данни, отколкото специализираният CRM софтуер. Когато създавате бази данни с клиенти, трябва ръчно да въвеждате данни, за да се уверите, че цялата информация за клиентите е съхранена и записана правилно. Това може да забави бизнес процесите, а освен това съществува риск от човешка грешка, която да доведе до загуба на данни.
Проблеми със сигурността
Excel файловете може да не осигуряват същото ниво на сигурност като специализираните CRM платформи, което оставя важни данни уязвими за неразрешен достъп или загуба. Excel файловете могат да се повредят по всяко време, а архивирането може да не е ефективно решение. Всеки, който има достъп до Excel работната книга, може лесно да копира данните или, още по-лошо, да ги изтрие.
Без одитна следа
Трудно е да се проследяват промените, направени в Excel файл. В повечето случаи Excel файловете са достъпни за няколко членове на екипа, които имат необходимия достъп и разрешения за промени. Това прави проследяването и одитирането труден процес.
Най-добрата алтернатива на Excel CRM
ClickUp е мощен инструмент с надеждни CRM възможности, който се интегрира безпроблемно с вашите съществуващи работни процеси.
Шаблонът CRM на ClickUp ви помага да развиете взаимоотношенията си с клиентите с готови инструменти за проследяване на всички ваши потенциални клиенти и възможности. Той предоставя визуално представяне на вашия процес и помага за ефективното вземане на решения.
Функциите на CRM в ClickUp ви помагат да централизирате важната контактна информация в специална база данни за продажбите. Това ви позволява да приоритизирате задачите на вашия екип по продажбите според етапа на продажбите, като по този начин увеличавате скоростта на продажбите.
Бизнесите, които използват Excel за своите CRM процеси, могат лесно да преминат към ClickUp, като импортират съществуващите си данни.
ClickUp ви позволява да персонализирате изгледите на задачите, за да ви помогне да управлявате вашите продажби и маркетингови процеси. Освен стандартния изглед „Списък“, можете да видите данните си и в изглед „Табло“, групирани по статус, или в изглед „Календар“ с срещи и други планирани събития.
Можете също да изберете изглед „Таблица“, който ще покаже всичките ви данни в проста таблица.
С ClickUp можете да възлагате задачи на членовете на екипа и да проследявате напредъка им. Можете също да задавате разрешения на потребителите въз основа на ролите им.
С помощта на споменавания, коментари и вградени комуникационни функции, ClickUp предоставя среда за сътрудничество, в която екипите могат да работят заедно.
Освен това, автоматизациите в ClickUp ви помагат да оптимизирате повтарящите се задачи и да спестите време и усилия.
Независимо дали сте малка фирма или голям конгломерат, ClickUp предлага цялостно решение за вашите CRM нужди.
От управление на контакти до проследяване на сделки и преглед на задачи, интуитивните функции на ClickUp го превръщат в надежден CRM софтуер, който ще даде тласък на вашия бизнес.
Подобрете управлението на взаимоотношенията с клиентите си с ClickUp
Докато планирате CRM стратегията си, обмислете бизнес изискванията си и оценете мащабируемостта на избраното CRM решение. Това ще ви помогне да решите дали да създадете CRM в Excel или да изберете специализирано решение като ClickUp.
Макар Excel CRM да предлага на собствениците на фирми икономично и адаптируемо решение, неговите недостатъци могат да попречат на растежа.
ClickUp, от друга страна, се очертава като ефективна алтернатива, която ще се разраства заедно с вашия бизнес.
Надеждни CRM шаблони, разширени функции като ClickUp AI, безпроблемна интеграция с множество инструменти, ClickUp Dashboards и възможности за сътрудничество го правят по-добро CRM решение в сравнение с Excel или Google Sheets.
С CRM на ClickUp, компании от всякакъв мащаб могат да управляват взаимоотношенията си с клиентите, да оптимизират процесите и да работят съвместно, за да повишат удовлетвореността на клиентите. Внедрете специален CRM софтуер за вашия бизнес, като се регистрирате безплатно в ClickUp.