От любопитство, защо създавате свой собствен CRM?
Дали това ще замести огромния файл в ъгъла на бюрото ви? Или се опитвате да се справите с прекалено много скъпи цифрови инструменти?
Добре е, че се намерихме, защото ClickUp не толерира недовършени процеси или парични духове. 👹 💰
Представете си платформа, която работи по същия начин, по който работи мозъкът ви, независимо от отдела или пощенския код, в който се намирате. Всичко, което трябва да знаете за създаването на своя собствена CRM система, е тук, в ClickUp, така че можете да започнете да правите промени в бизнеса си още днес.
Самото притежаване на CRM платформа не е автоматично равно на успех. Как да разберете дали CRM в ClickUp е подходящ за вас? Всичко се свежда до гъвкавостта на интегрирането на хора и софтуер под един виртуален покрив. Вие ще искате точно това.
Какво е CRM?
CRM, или управление на взаимоотношенията с клиенти, е система за управление на ежедневните комуникации и данни от потенциални клиенти, контакти и съществуващи клиенти. Модерната CRM е жива база данни с клиенти, шаблони, автоматично проследяване и отчети, която замества скучните таблици и имейли. В основата си CRM трансформира бизнеса, за да стане по-малко транзакционен и по-фокусиран върху клиента.
Проблемът е, че контактите идват от безброй източници, като Linkedin и импровизирани телефонни обаждания. Ако оставите добър потенциален клиент или ценен клиент без отговор в пощенската си кутия, това може да доведе до големи проблеми. Трудно е за бизнеса да расте и да се разраства, ако енергията му се хаби за администрация, събиране на информация и предположения.
CRM може да ви помогне да генерирате повече приходи, да изградите подкрепящи взаимоотношения и да повишите качеството на потенциалните клиенти и кампаниите – ако разполагате с подходящите процеси и инструменти. Тук на помощ идва ClickUp! ⚡️🌐
Как да създадете CRM в ClickUp
Ако вече имате безплатен акаунт в ClickUp, присъединете се към мен в това стъпка по стъпка ръководство! Ще имате функционираща CRM система за нула време. ⏳
Стъпка 1: Изтеглете CRM шаблона на ClickUp
Да започнем с изтеглянето на CRM шаблона от ClickUp!
Ще се появи прозорец, в който можете да изберете дали да създадете пространство или да използвате съществуващо пространство в профила си, за да съхраните CRM папката. Изборът е ваш! ♠️
Стъпка 2: Добавете изгледи, за да управлявате и приоритизирате контактите
Виждате ли предварително заредените примерни задачи на клиенти? Преди да добавите реалните си данни, ще използваме тези задачи, за да тестваме различните изгледи, които предпочитате за структуриране на CRM системата си. По този начин няма да си играем с чувствителни данни и ще имаме свободата да си играем като деца в пясъчника, като създаваме готини неща. 🏖
Изгледът, който виждате, е изглед „Списък“ – стандартният изглед на CRM шаблона. Ако предпочитате визуален подход към управлението на задачите си, можете лесно да превключвате между различни изгледи, включително:
Изглед на таблото в ClickUp. Задачите са групирани по колони според статуса им по подразбиране, като в лявата част се показват потенциалните клиенти в ранен етап, а в дясната – сключените сделки.
Изглед на календара в ClickUp. Вашето място за всичко, свързано с планирането, като същевременно проследявате срещите с клиенти, за да сте винаги подготвени да се свържете с потенциалните си клиенти.
ClickUp Table view. Цялата необходима информация за вашите акаунти е подредена в ясна и лесна за навигация таблица.
Ако току-що започвате да използвате ClickUp, вижте това кратко видео за задачите и изгледите в ClickUp! ⬇️
Стъпка 3: Създайте персонализирани статуси, за да адаптирате всеки работен процес
На половината сме от настройката! Да преминем към областта, в която истинската персонализация дава пълния си ефект: персонализирани статуси в ClickUp!
Използвайте съществуващите статуси на CRM работния процес в шаблона или редактирайте/създайте свои собствени. Не пропускайте тази стъпка.
Важно е тези статуси да дават бърз и ясен контекст за етапа, в който се намира дадена задача. Те също така играят важна роля в отчитането, като дават информация за пречките в процеса, разпределението на ресурсите и продължителността на всеки етап в процеса.
Как да добавите и редактирате персонализирани статуси
1. Насочете курсора върху името на статуса и кликнете върху бутона с три точки > Управление Статуси
2. Въведете име за новия си статус или редактирайте статуса (не забравяйте да добавите емотикони, защо не?). Можете да използвате палитрата за цветове, за да промените цвета по подразбиране, или да кликнете върху иконата с капката за повече опции за цветове! Кликнете върху Запази, когато сте доволни от статусите на CRM системата си.
Продължаваме с следващото – персонализирани полета!
Стъпка 4: Извлечете най-важната информация в изгледите с персонализирани полета
Можете да увеличите производителността си 10 пъти с персонализираните полета в ClickUp. Тази функция ви дава възможност да добавяте всякаква информация за задачите към изгледите! Няма да се налага да отваряте и затваряте отделни задачи, за да намерите една информация – дата на следващата стъпка, имейл, размер на сметката и т.н.
Освен предварително заредените персонализирани полета в CRM шаблона си, опитайте и тези други популярни полета за CRM:
- Падащо меню за потенциални клиенти (горещи, топли, студени) използвайте падащо меню поле
- Местоположение на компанията/потенциалния клиент Поле „Местоположение“
- LTV (жизнена стойност) използване Числово поле
- Размер на компанията Поле за число
- Използване на телефонен номер Поле „Телефон“
- Използване на бюджета Поле за валута
- Използване на имейл Поле за имейл
- Използване на име Текстово поле
Тъй като CRM шаблоните вече включват основни CRM-свързани персонализирани полета, нека ги покажем в изгледа „Списък“!
Как да покажете/скриете персонализирани полета в изглед „Списък“
1. Кликнете върху иконата +.
2. Изберете Покажи/Скрий
3. Превъртете менюто надолу и изберете някое от персонализираните полета от раздела Полета в папката. Персонализираните полета, върху които кликнете, ще се преместят в категорията Покажи полета в горната част! От друга страна, ако не искате да виждате конкретно персонализирано поле, кликнете върху неговото име в категорията Покажи полета и то ще бъде премахнато от екрана.
Към този момент имаме изградена CRM основа: изгледи и персонализирани полета! 🙌
Стъпка 5: Създайте задачи с вашите данни
Наближаваме финалната права! Нека добавим вашите реални данни в CRM, като създадем задачи. Можете да създадете нова задача по три начина:
- Кликнете върху + Нова задача под група със статус.
- Кликнете върху + Задача в долния десен ъгъл.
- Натиснете буквата t на клавиатурата си.
Ако искате да импортирате данните си от файл или други приложения за управление на проекти, разгледайте нашето ръководство за импортиране в ClickUp!
Отделете си достатъчно време, за да прегледате задачите си. Ако имате много данни за преглеждане, не забравяйте да се отдалечите от бюрото си и да си направите 10-минутна почивка за танци. 🕺
Стъпка 6: Свържете се като един екип с релационни бази данни в CRM
Можете да спрете дотук и да започнете да използвате новата си CRM система в ClickUp. Или можете да направите още една стъпка напред и да се възползвате от функцията „Взаимоотношения“ в ClickUp.
Това е прекалено добро, за да го пропуснете. Тук можете да създадете прости връзки между свързани задачи в работното си пространство или да създадете разширена база данни, използвайки връзки между различни списъци (акаунти, контакти, възможности и т.н.). Ще искате да го имате.
Ето как стоят нещата с релационните бази данни в ClickUp и защо те са по-добри от електронните таблици във всеки един случай: Връзките ви позволяват лесно да преминавате между свързани задачи и документи, без да отваряте допълнителен раздел в браузъра си.
Компания (задача) ⇔ Контакт А (задача) ⇔ Контакт Б (задача) ⇔ Документация за оферти (Док)
Как да добавите връзка от изглед на задача
1. Превъртете надолу до раздела Взаимоотношения.
2. Кликнете върху бутона +Добави връзка.
3. Изберете задача от падащото меню или използвайте лентата за търсене, за да намерите задача.
Разгледайте тези алтернативи на CRM!
5 съвета за максимално използване на CRM в ClickUp
Всичко, което сте научили до този момент, ви дава необходимите стъпки за създаване на CRM в ClickUp. Но ако ви познавам както мисля, че ви познавам, вие сте любопитни да научите повече начини за използване на ClickUp – и аз уважавам това. Тези съвети ще превърнат вашия CRM в ClickUp от добър в страхотен.
Съвет 1: Интегрирайте ClickUp с любимите си приложения, за да направите повече за по-малко време.
В момента превключвате между няколко канала, които претрупват работния ви плот. Това не е най-продуктивният начин да прекарвате ценното си време и да използвате интелекта си. Интеграциите на ClickUp добавят стойност към вашите лични и екипни работни процеси, като служат едновременно като инструмент за управление на задачи и за комуникация! Ето интеграциите на ClickUp с някои от любимите ви приложения:
Loom: Поставете линка към запис на екрана в Loom в описанието на задачата или в нов коментар, за да вмъкнете видеоклипа директно в ClickUp.
Google Calendar: Синхронизирайте ClickUp с Google Calendar, за да правите автоматично промени в реално време.
Front: бързо свързване, създаване и преминаване между задачи в ClickUp и билети в Front за лесно управление на пощенската кутия.
Slack: автоматично разгръщайте всеки линк към ClickUp, който публикувате, с богата информация и действия.
Calendly: автоматично създавайте задачи в ClickUp с цялата информация за срещата.
Zoom: провеждайте срещи навсякъде по света директно от задачата в ClickUp.
Съвет 2: Достъп до работата си отвсякъде
Носенето на 5-килограмов лаптоп е някъде в топ 10 на списъка ми с „Неща, без които мога да се справя“. Има ли още някой, който се чувства така?
Мобилните решения в един свят на дистанционна работа са по-важни и очаквани от всякога, не само за да привличат и задържат таланти, но и за да позволят на членовете на екипа да вършат работата си и да бъдат информирани отвсякъде. Чрез мобилното приложение ClickUp можете да имате достъп до задачите, календарите, документите, таблата (повече за това в съвет 5!) и набор от други функции, така че винаги да сте свързани, където и да сте. 🌎
Задавайте напомняния, записвайте задачи след разговор с клиент или премествайте задачи в процеса с едно докосване. А с цялостната сигурност на ClickUp ще сте спокойни, знаейки, че данните ви са защитени!
Съвет 3: Автоматизирайте административната работа, за да освободите време за взаимодействие с клиентите
Вие не сте създали или се присъединили към организация, за да сте приковани към екрана на компютъра си и да въвеждате данни по цял ден! Автоматизацията на CRM е необходимост за работния процес, а ClickUp разполага с всички инструменти, които ще ви помогнат да се съсредоточите върху стратегическите задачи. Нека разгледаме три автоматизации на ClickUp, които можете да добавите към новосъздадения си CRM, за да започнете да спестявате време още сега:
| Скрипт за автоматизация на тригери и действия | Пример за използване на CRM |
|---|---|
| Когато задачата е създадена, изпратете имейл. | Едно от нещата, които отнемат най-много време през работната седмица, е проследяването. От друга страна, проследяването е жизненоважна отговорност, за да останете в съзнанието на новите си потенциални клиенти. ClickUp се занимава с проследяването вместо вас и изпраща персонализирано приветствено имейл всеки път, когато бъде изпратен формуляр за контакт или когато сами добавите задача! |
| Когато статусът се промени, тогава променете отговорните лица. | Други отдели – продажби, маркетинг, ИТ – може да се наложи да взаимодействат с клиент; те трябва да имат достъп до информация за клиента, като например с кого вече са комуникирали, за да могат да надграждат върху този опит. Когато статуса на задачата премине към следващия етап от пътуването на клиента, ClickUp автоматично ще присвои нов собственик на задачата. Това е малка повтаряща се стъпка, която ще ускори прехода на отговорността! |
| Когато персонализираното поле се промени, добавете коментар. | За всеки, който се занимава ежедневно с препълнени имейл вериги, тази автоматизация е за вас! Ако е част от вашите стандартни оперативни процедури да информирате вашия счетоводен партньор, че е получено плащане от клиент, ClickUp изпраща @mention коментар, за да го уведоми за актуализацията. Той може да отвори задачата и да реагира с емотикон за потвърждение или да отговори. А най-хубавото? Няма повече препълнени имейл вериги! |
ClickUp се грижи за последващите действия и изпраща персонализирано приветствено писмо всеки път, когато бъде изпратен формуляр за контакт или когато сами добавите задача!
Когато статуса на задачата премине към следващия етап от пътуването на клиента, ClickUp автоматично ще присвои нов собственик на задачата. Това е малка повтаряща се стъпка, която ще ускори прехода на отговорността!
Ако вашата стандартна оперативна процедура (S. O. P.) изисква да информирате вашия счетоводен партньор, че плащането от клиент е получено веднага, ClickUp изпраща @mention коментар, за да го уведоми за актуализацията. Той може да отвори задачата и да отговори с емотикон за потвърждение или да отговори. А най-хубавото? Няма повече вериги от имейли!
Съвет 4: Осигурете вътрешна уики страница за последователно и непрекъснато обучение на служителите
Има ли Word документ „Sales_Process_v28“, който се намира някъде в споделения диск на вашия екип? Като самостоятелен документ, той представлява допълнителна стъпка (и раздел в браузъра) за членовете на екипа. Този единствен източник на информация трябва да бъде динамичен документ, достъпен в CRM системата ви.
Влезте в ClickUp Docs. Ето само малка част от това, което можете да направите с тази вградена функция:
- Задайте разрешения и споделяйте съдържанието си с вашата организация (или с целия свят!).
- Импортирайте съдържание от приложения като Loom, YouTube, Google Slides и други.
- Прилагайте етикети, за да филтрирате и намирате документите, които търсите, още по-бързо.
- Задавайте и отговаряйте на въпроси, давайте обратна връзка и одобрение или предлагайте съдържание с богато форматиране на текст, вградени елементи и прикачени файлове.
И още нещо... помните ли функцията „Взаимоотношения“, която разгледахме по-рано в нашето ръководство? Можете да споменавате и свързвате задачи и документи, за да се позовавате на информация и действия. Това ще ви е от полза. 💜
Съвет 5: Анализирайте данни и процеси с интуитивни отчети
CRM таблото в ClickUp е перфектният обзор на най-важните показатели, от които член на екипа или заинтересована страна се нуждае в даден момент.
Имате ли нужда да проверявате напредъка на отделните членове на екипа по отношение на целите за продажби? Програмен мениджърът се нуждае ли от седмичен отчет, за да оцени подобренията в процесите? Можете да създадете различни табла, пригодени към конкретна аудитория, за да разкажете историята на разположение.
Таблото на ClickUp събира графики за комуникация и информация, за да покаже какво се случва в реално време. Нивото на персонализация и поверителност зависи изцяло от вас!
Прочетете статията „Ръководство за начинаещи за таблата в ClickUp“, за да настроите табло. (Споделяме и съвети за организиране на вашите джаджи, за да създадете визуална йерархия и баланс. И не е нужно да сте дизайнер, за да постигнете това!)
Свързано: CRM отчети: Как да създадете CRM отчети за вашия екип по продажбите
Спечелете деня с ClickUp
Приятелю, аз се наслаждавах на нашето приключение по създаването на CRM и се надявам, че се чувстваш ентусиазиран и подкрепен да постигнеш целите си!
През следващите няколко седмици и месеца продължавайте да добавяте и настройвате CRM в ClickUp, за да отразявате растежа и нуждите на вашия бизнес. ClickUp не е проектиран за първата версия на вашия CRM, а за втората, третата и всички следващи версии!
Ако сте нетърпеливи да видите как ClickUp може да бъде адаптиран към вашите специфични нужди, не се колебайте да се свържете с нашия екип от експерти за повече информация!