Около 80% от фирмите използват CRM софтуер за отчети за продажбите и автоматизация на процесите.
Но ето какво: самото наличие на CRM не означава, че го използвате в пълния му потенциал. Ако само регистрирате обаждания и актуализирате етапите на сделката, пропускате нещо.
CRM отчетите могат да ви покажат историята зад цифрите, какво се променя, какво е в застой и какво трябва да се поправи. Независимо дали сте мениджър по продажбите, който се опитва да открие тенденции, или търговец, който иска да постигне целите си, добрите отчети могат да ви улеснят живота.
В тази статия ще разгледаме какво представляват CRM отчетите, защо са полезни и как да ги изготвяте, без да се претоварвате.
Какво е CRM отчитане?
CRM отчетите са процес на използване на данни от вашата CRM система за проследяване на продажбите, наблюдение на работата на екипа и разбиране на вашия пайплайн. Те ви помагат да видите какво работи, какво не работи и върху какво трябва да се фокусирате във вашия CRM работен процес.
Един добър CRM отчет обикновено включва ключови показатели като етапи на сделката, процент на спечелени/загубени сделки, прогнози за приходи, регистри на разговори и последващи действия. Можете да филтрирате по представител, период и източник на потенциални клиенти, за да откриете модели или пропуски. Някои отчети дават обща представа за целия екип, както и за индивидуалните резултати, докато други могат да ви дадат информация за ефективността на продажбите ви.
Накратко, CRM отчетите улесняват контрола върху продажбите, без да се налага да ровите в купчина таблици.
👀 Знаете ли, че... Повече от 45% от времето на анализаторите се прекарва в подготовка или почистване на данни, вместо в тяхното анализиране.
⭐️ Представен шаблон
Простият CRM шаблон на ClickUp е лесно за използване решение, предназначено за малки предприятия и стартиращи фирми, за да управляват взаимоотношенията с клиентите без сложността на традиционните CRM инструменти. С персонализирани полета за контактни данни, етапи на сделката и приоритети, този шаблон централизира всички ваши клиентски данни на едно място.
Идеален за екипи, които искат опростена и гъвкава CRM система, простият CRM шаблон на ClickUp ви помага да поддържате организация, да подобрите взаимодействията с клиентите и да разраствате бизнеса си – всичко това в рамките на платформата ClickUp.
Защо CRM отчетите са важни
Преди да навлезем в подробности, нека обсъдим защо CRM отчетите трябва да бъдат един от вашите приоритети.
Той ви показва какво наистина се случва.
CRM отчетите ви дават ясна представа за вашия процес на продажби, какво се движи, какво е в застой и кой сключва сделки. Вместо да гадаете, вие знаете точно как стоят нещата.
Можете да видите как потенциалните клиенти преминават през вашия процес и къде се губят най-много. Това е лесен начин да превърнете суровите данни в полезна информация за вашия процес на продажби.
Откривате проблемите на ранен етап
Дали сделката престои прекалено дълго в един етап? Пропускат ли се последващи действия? Отчетите ви помагат да откриете проблемите, преди да се превърнат в по-големи проблеми.
По-лесно е да поправите една слаба седмица, отколкото едно лошо тримесечие. Ранните сигнали ви дават възможност да се намесите, да напътствате или да коригирате нещата, преди да се объркат.
Всички са на една и съща страница
С общите персонализирани отчети целият ви екип вижда едни и същи цифри. Няма объркване, няма изненади – само ясна, актуална информация, по която всеки може да действа. Това помага на мениджърите да провеждат по-добри проверки, а представителите знаят точно какво се очаква от тях. Няма повече размяна на имейли или ровене в стари бележки.
Това улеснява проследяването на целите.
На път ли сте да постигнете месечните си цели? Отчетите могат да показват напредъка в реално време, така че да не се налага да се бързате в края на тримесечието. Можете да разделите целите по представител, регион или продукт, за да видите какво допринася най-много за цялостното представяне на вашия бизнес. Това превръща големите цели в управляеми контролни точки.
Помага ви да вземете информирани решения по-бързо
Вместо да разчитате на интуицията си, можете да използвате реални данни от отчетите по проектите, за да решите какво да направите по-нататък, дали да коригирате представянето си, да промените времето за последващи действия или да се фокусирате върху по-добри потенциални клиенти. Прекарвате по-малко време в обсъждания и повече време в действия. А когато плановете не работят, е по-лесно да откриете защо и да реагирате бързо.
💡 Професионален съвет: Искате да проследявате целите, потенциалните клиенти и отчетите на едно място? Разгледайте ClickUp за екипи по продажбите — той е създаден, за да се справя с всеки етап от вашия процес, от потенциалния клиент до сключването на сделката.
Видове CRM отчети за проследяване
74% от търговците казват, че CRM системите са подобрили достъпа им до данни за клиентите, а 64% отбелязват подобрение в управлението на взаимоотношенията с клиентите.
Но за да постигнете такива резултати, трябва да знаете кои отчети да проследявате. Ето основните видове CRM отчети, които всеки екип трябва да следи, за да превърне данните в действия.
1. Отчети за продажбения процес
Отчетите за продажбите показват как се развиват сделките на всеки етап, което ви помага да откриете проблемите навреме и да поддържате темпото. Тези отчети ви дават ясна представа за състоянието на продажбите и върху какво да се фокусирате. Ето какво да следите:
- Конверсионен процент: Процентът на сделките, които преминават от един етап към следващия. Спадът тук може да е признак за лошо качество на потенциалните клиенти или пропуски във вашия процес на продажби.
- Скорост на етапа: колко дълго сделките остават във всеки етап. Ако даден етап отнема прекалено много време, това може да означава забавяне в последващите действия или неяснота относно следващите стъпки.
- Възраст на сделката: Общото време, през което сделката е отворена. Сделките, които стоят прекалено дълго, са по-склонни да се забавят или да пропаднат, така че може да се наложи да ги подновите или да вземете решение.
⏩ Инструментариум за незабавно използване: Започнете веднага с шаблона за отчет за продажбите на ClickUp.
2. Отчети за дейността
Отчетът за продажбите проследява ежедневните действия на вашия екип по продажбите. Той проследява напредъка на екипа ви по продажбите с ключови действия, като обаждания, имейли и срещи, между представителите или екипите. Вижте кой е активен, кой изостава и къде е необходима подкрепа или наставничество.
- Направени обаждания: Проследява броя на обажданията на всеки представител. Спадът може да е признак за ниска ангажираност или производителност.
- Изпратени имейли: Отчита всички имейли на потенциални клиенти и клиенти. Полезно за разбиране на обема на комуникацията.
- Проведени срещи: Записва планираните демонстрации, регистрации и разговори за проучване. По-малкото срещи могат да отразяват пропуски в процеса.
⏩ Инструментариум за незабавно използване: Ето шаблон за отчет за дейността, от който можете да почерпите вдъхновение!
3. Прогнозни отчети
Прогнозните отчети ви помагат да предвидите бъдещите продажби и да поставите реалистични цели според актуалните данни. Те се фокусират върху прогнозираните приходи и вероятността за сключване на сделки, като дават на екипа ви ясна представа за това, което е вероятно да се случи.
Такива данни и прогнози за продажбите подобряват продажбените резултати, като позволяват по-ефективно разпределение на ресурсите и сключване на сделки с висока вероятност. Те ви помагат да проследявате ключови показатели като:
- Прогнозни приходи: Очакваните приходи от сделки, които се очаква да бъдат сключени в рамките на определен период. Отчетът за прогнозиране на приходите помага за определянето на реалистични цели и разпределянето на ресурсите.
- Вероятност за сключване на сделка: Вероятността сделката да бъде сключена, въз основа на фактори като етап на сделката, ангажираност на клиента и минали тенденции. Помага за приоритизиране на усилията.
⏩ Инструментариум за незабавно използване: Разгледайте тези безплатни шаблони за прогнози!
4. Отчети за задържане и отпадане на клиенти
Отчетите за задържане и отпадане на клиенти предоставят ценна информация за това колко добре задържате клиентите си и къде е възможно да ги губите. Тези отчети анализират поведението на клиентите, за да идентифицират модели, които водят до лоялност или отпадане.
С помощта на CRM отчетите можете да проследявате процента на задържане на клиентите, да забележите ранни признаци за отлив и да коригирате стратегиите си, за да подобрите бизнес операциите. Разбирането защо платежните клиенти остават или напускат ви помага да създадете целенасочени действия, които повишават удовлетворението и дългосрочния растеж.
⏩ Инструментариум за незабавно използване: Ето шаблон за проучване за задържане на клиенти, който ще улесни процеса!
📖 Прочетете също: Най-добрите примери за CRM софтуер и примери за тяхното използване за повишаване на производителността
5. Отчети за разрешаване на заявки за поддръжка
Отчетите за разрешени заявки за поддръжка ви дават полезна информация за това колко бързо вашият екип разрешава проблемите на клиентите. Наблюдението на взаимодействията с клиентите, отговорите и средното време за разрешаване на заявките ви помага да подобрите обслужването на клиентите и да увеличите тяхното удовлетворение.
Повечето CRM платформи ви позволяват да създавате персонализирани CRM отчети, за да се фокусирате върху това, което е най-важно за вашия екип. Можете също да използвате аналитични инструменти на трети страни за още по-задълбочен анализ. Тези отчети ви помагат да вземате информирани решения, основани на данни, които поддържат безпроблемната работа на вашата поддръжка.
⏩ Инструментариум за незабавно използване: Този шаблон за билет за помощния център може да е точно това, от което се нуждаете!
🧠 Интересен факт: Шумерска клинописна плочка е един от най-ранните документи за отчитане. Тя е била използвана за проследяване на дажбите бира за работниците.
Ключови показатели за CRM отчети
Проследяването на правилните показатели може да направи голяма разлика в развитието на вашия бизнес. Всъщност, компаниите, които се основават на данни, са 23 пъти по-склонни да надминат конкурентите си в привличането на клиенти, около 19 пъти по-склонни да поддържат рентабилност и почти седем пъти по-склонни да запазят лоялността на клиентите си.
Ето основните ключови показатели за ефективност, които всеки бизнес трябва да проследява с помощта на CRM отчетите, за да стимулира растежа на бизнеса и да оптимизира стратегиите за продажби:
- Процент на превръщане на потенциални клиенти: Процентът на потенциалните клиенти, които се превръщат в клиенти, показва колко ефективни са вашите усилия в продажбите и маркетинга при сключването на сделки.
- Разходи за привличане на клиенти (CAC): Общите разходи за привличане на нов клиент. Помагат за измерване на ефективността на вашите стратегии за продажби и разходите за маркетинг.
- Средно време за отговор: Колко бързо вашият екип отговаря на запитвания от клиенти. По-бързите отговори често подобряват удовлетвореността на клиентите и резултатите от продажбите.
- Продължителност на продажбения цикъл: Средното време, необходимо за сключване на сделка. Проследяването на този показател помага да се идентифицират пречките и да се оптимизират възможностите ви за отчитане.
- Стойност на клиента за целия му жизнен цикъл (CLV): Общият очакван приход от един клиент за определен период от време. Това е ключов показател за разбиране на дългосрочния растеж на бизнеса.
- Тенденции в продажбите: модели, промени в продажбите във времето, които ви помагат да коригирате бизнес стратегиите си въз основа на данните за продажбите.
- Процент на отпадане: Процентът на загубените клиенти през определен период. По-нисък процент на отпадане означава по-добро задържане на клиентите и по-здравословен растеж.
- Стойност на тръбопровода: Общият потенциален приход в текущия ви тръбопровод за продажби, важен за прогнозиране и поставяне на реалистични цели.
📮 Информация от ClickUp: 45% от работниците са мислили да използват автоматизация, но не са направили тази крачка. Фактори като ограничено време, несигурност относно най-добрите инструменти и прекалено голям избор могат да възпрепятстват хората да направят първата крачка към автоматизацията. ⚒️
С лесните за създаване AI агенти и команди, базирани на естествен език, ClickUp улеснява започването с автоматизации. От автоматичното присвояване на задачи до генерирани от AI обобщения на проекти, можете да отключите мощна автоматизация и дори да създадете персонализирани AI агенти за минути – без да се налага да се учите.
💫 Реални резултати: QubicaAMF намали времето за отчитане с 40% благодарение на динамичните табла и автоматизираните диаграми на ClickUp, превръщайки часовете ръчна работа в информация в реално време.
Как да създадете CRM отчети (стъпка по стъпка)
Създаването на ефективни CRM отчети не трябва да е сложно. С подходящите инструменти за отчитане можете лесно да събирате, организирате и анализирате данните за клиентите си само с няколко стъпки.
Нека разгледаме един прост процес за създаване на отчети, които помагат на вашия екип да взема по-интелигентни решения и да постига по-добри резултати.
Стъпка 1: Определете целта
Преди да се впуснете в данните, е важно да знаете точно какво искате да постигнете с вашия CRM отчет. Опитвате ли се да разберете колко приходи е реализирал вашият екип през последното тримесечие?
Или може би искате да проследите успеха на усилията си за генериране на потенциални клиенти? Поставянето на ясни цели ви помага да се съсредоточите върху правилните данни и да избегнете претоварване с информация.
Добра практика е да определите конкретни и измерими цели. Например, вместо да казвате „подобряване на продажбите“, поставете си за цел „увеличаване на приходите от нови потенциални клиенти с 15% през следващото тримесечие“.
Това улеснява проследяването на напредъка и коригирането на стратегиите. Използвайте приложения за проследяване на цели, за да следите колко всъщност се постига.
ClickUp Goals ви позволява да зададете реалистични цели за разширени отчети и ви помага да останете на правилния път.
Например, да предположим, че искате да измерите колко приходи генерира вашият екип по продажбите всеки тримесечие или да оцените усилията си за генериране на потенциални клиенти, за да съберете важни данни.
Започнете, като създадете цел в ClickUp с таргет, който гласи: „Генериране на 500 000 долара приходи от продажби през това тримесечие“. След това разделите тази голяма цел на по-малки, проследими ключови резултати, като „Сключване на 20 сделки този месец“ или „Планиране на 50 продажбени обаждания на седмица“.
Сега можете да възложите тези ключови резултати на членовете на екипа като задачи, така че всеки да знае на какво да се фокусира. Когато изпълнят задачите, актуализациите на напредъка автоматично се отразяват в общата цел.
Следете напредъка в реално време с визуални диаграми и табла за продажби и проследявайте напредъка към свързаните цели, като ги групирате в папки като спринт цикли, OKR или седмични карти за оценка на служителите. По този начин вашите CRM отчети ще извличат данни, които са пряко свързани с тези ясно дефинирани цели, помагайки ви да останете в синхрон и да развивате бизнеса си.
👀 Знаете ли, че... По-голямата част от корпоративните данни, между 60% и 73%, остават напълно неизползвани в анализите.
Стъпка 2: Изберете подходящите данни и филтри
След като сте определили целта си, следващата стъпка е да решите точно какви данни да включите в CRM отчета си. Целта тук е отчетът ви да бъде фокусиран и уместен, тъй като прекалено много данни могат да затруднят откриването на важните неща.
Затова помислете какво всъщност ви е необходимо, за да измерите целта си. Например, ако проследявате приходите, ще ви трябват стойностите на сделките, датите на сключване и информация за търговските представители. Ако се фокусирате върху потенциалните клиенти, ще ви трябват източникът на потенциалните клиенти, статуса им и последващите действия.
Ето някои полезни съвети, които ще ви помогнат:
- Придържайте се към данни, свързани с конкретни цели, и включвайте само полетата, които са пряко свързани с целта на отчета.
- Сегментирайте по време или екип. Използвайте филтри, за да сравнявате резултатите по седмици, месеци или представители.
- Избягвайте претрупването и запазете простотата. Повече колони и показатели не винаги означават повече яснота.
Можете да улесните този процес, като използвате персонализирани полета в ClickUp. Например, можете да създадете полета като:
- Стойност на сделката за проследяване на приходите
- Източник на потенциални клиенти, за да разберете откъде идват потенциалните клиенти
- Статус, за да видите къде се намира всяка сделка или потенциален клиент
След като персонализираните полета са на място, използвайте филтри, за да стесните изгледа си. Искате да видите всички сделки над 50 000 рупии, които са били сключени през това тримесечие? Филтрирайте по стойност на сделката и дата на сключване. Искате да се фокусирате само върху една инициатива от вашите маркетингови кампании? Филтрирайте по източник на потенциални клиенти.
Тези филтри ви помагат да се фокусирате върху това, което е важно, така че отчетът ви да остане ясен, полезен и пряко свързан с вашата цел.
Стъпка 3: Изберете визуализация
След като сте сортирали данните си, следващата стъпка е да решите как да ги представите по начин, който е лесен за разбиране. Добре подбрана диаграма може да подчертае моделите или проблемите незабавно, докато една претрупана диаграма може да скрие информацията.
Най-добрият подход е да съпоставите диаграмата с посланието. Използвайте визуални елементи, които улесняват разбирането на сравненията, бъдещите тенденции и разбивките. Поддържайте ясна визия, избягвайте ненужни цветове и не препълвайте един изглед с твърде много информация.
ClickUp Dashboards предлага множество опции за визуализация, от които можете да избирате, включително:
- Линейни диаграми: Добър избор, ако искате да идентифицирате тенденции във времето, като месечни приходи и ръст на потенциалните клиенти.
- Графики с ленти: идеални за сравняване на резултатите на екипа, размера на сделките по региони и източниците на потенциални клиенти на таблото за управление на проекта.
- Фуниеви диаграми: Полезни за визуализиране на това как потенциалните клиенти се движат през вашия пайплайн и къде се случват отпадания.
- Кръгови диаграми: Най-подходящи за показване на пропорции, като разпределение на източниците на потенциални клиенти и видове сделки.
- Heatmaps: Идеални за откриване на периоди с висока активност, идентифициране на пречки в работните процеси и проследяване на точките, в които клиентите се отказват.
📖 Прочетете също: Примери и шаблони за табло за управление на проекти
Стъпка 4: Автоматизирайте актуализациите на отчетите
Ръчното актуализиране на отчетите отнема време, увеличава риска от човешка грешка и забавя вземането на решения. Автоматизирането на актуализациите на отчетите гарантира, че вашият екип винаги има достъп до информация в реално време, без да се налага да извършва повтарящи се рутинни задачи. Това освобождава капацитет за по-важни задачи и ви помага да поддържате точност и последователност във всичките си табла.
Ето някои най-добри практики, които трябва да следвате, за да автоматизирате CRM отчетите:
- Определете ясни тригери: Изберете подходящите събития, като завършване на задача или промени в статуса, които трябва да инициират актуализация.
- Стандартизирайте източниците на данни: Уверете се, че отчетите ви се извличат от последователни и актуални полета в различните проекти.
- Планирайте редовни синхронизации: Автоматизирайте отчетите, за да се актуализират на определени интервали (ежедневно, седмично), за да държите заинтересованите страни в течение.
- Тествайте преди внедряване: Проверете автоматизацията си в малък мащаб, за да се уверите, че работи както трябва.
- Настройте известия: Уведомявайте подходящите лица, когато отчетите бъдат актуализирани, за да не пропусне никой важни промени.
ClickUp Automations предлага над 100 тригера за действие, които улесняват оптимизирането на работните процеси за отчитане с минимална настройка. Можете да създавате персонализирани правила, използвайки прост формат „Когато се случи това, направи онова“.
Например, можете да задействате актуализация на отчета и известие, когато дадена задача премине в определен етап или когато се промени персонализирано поле. По този начин данните се извличат автоматично в CRM таблото ви в реално време.
Стъпка 5: Споделяне и планиране на отчети
Създаването на отчети е само половината от работата, но предоставянето им на правилните хора в правилния момент е това, което води до действие.
Споделянето и планирането на отчетите гарантира, че всички са в синхрон, информирани и готови да реагират. Независимо дали става дума за седмични актуализации на продажбите или месечни прегледи на резултатите, последователното разпространение на отчетите създава прозрачност и динамика в целия ви екип.
Освен това, когато автоматизирате споделянето и планирането, елиминирате необходимостта от ръчно изпращане на отчети. Това държи заинтересованите страни в течение, без да се налага да търсите актуализации или да събирате данни всеки път.
ClickUp улеснява споделянето на отчети с вградени функции за планиране, разрешения и персонализирани табла. Ако се чувствате претоварени от всички CRM данни и не знаете как да организирате сегментите, използвайте шаблона ClickUp CRM.
Той включва готови за употреба табла, контактни канали и изгледи за отчети, всички създадени с цел видимост и сътрудничество. Можете да планирате този отчет да бъде изпратен по имейл, да свържете таблата директно с актуализациите или да автоматизирате доставката с помощта на ClickUp Automations. Това е всичко, от което се нуждаете, за да държите екипа си и заинтересованите страни в течение, без да се налага да правите нищо.
Брена Кийнан, директор по дигитален маркетинг в SSM Creative Collective, казва за ClickUp CRM:
ClickUp е най-добрият инструмент за управление на проекти и CRM, с който съм се сблъсквал. Многофункционалността му ви позволява да се справите с всичките си задачи на едно място, без да се налага да се абонирате за множество други услуги.
ClickUp е най-добрият инструмент за управление на проекти и CRM, с който съм се сблъсквал. Многофункционалността му ви позволява да се справите с всичките си задачи на едно място, без да се налага да се абонирате за множество други услуги.
Научете как да създадете прост AI агент в ClickUp, за да автоматизирате процесите на CRM отчети:
🧠 Интересен факт: Картата на Шарл Минар за руската инвазия на Наполеон често се нарича най-великата статистическа графика, която някога е била изготвяна. Тя показва с брутални подробности как размерът на армията намалява с понижаването на температурите – буквална визуализация на поражението.
Чести грешки при CRM отчетите
CRM отчетите са предназначени да ви помогнат да вземете по-добри решения. Но твърде често те стават претрупани, трудни за четене или просто се игнорират. Ето някои често срещани грешки, които могат тихо да объркат отчетите ви, и как да ги поправите:
- Проследяване на всичко: Събирането на прекалено много данни затруднява откриването на това, което е наистина полезно. Препълнен CRM отчет с всички възможни показатели само ще обърка екипа ви, затова се фокусирайте само върху KPI, които са свързани с конкретни работни процеси
- Пренебрегване на контекста: Да празнувате 100 нови потенциални клиенти звучи чудесно – докато не разберете, че 80 от тях са дошли от промоция и не отговарят на изискванията. Цифрите без контекст могат да бъдат подвеждащи и да доведат до погрешни решения.
- Забравяне на аудиторията: Различните роли изискват различна информация. Ръководителят на екип може да иска данни за индивидуалните резултати, докато ръководството може да се интересува повече от тенденциите и приходите. Адаптирайте отчетите към читателя.
- Пропускане на редовни прегледи: Отчетите, които просто стоят там, не помагат на никого. Ако екипът ви не проверява отчетите редовно, той няма да предприеме действия въз основа на данните. Постоянството е това, което прави отчетите ценни.
- Ръчно актуализиране на отчетите: Ръчното актуализиране увеличава вероятността от грешки и забавяния, а вие рискувате данните да остареят. Затова автоматизирайте актуализирането на отчетите, за да опростите процеса и да повишите точността.
- Без използване на шаблони: Да започвате от нулата всеки път води до хаотични отчети и непоследователни оформления. Шаблоните за отчети за продажбите спестяват време, поддържат нещата подредени и правят процеса много по-удобен.
- Прекалено сложни визуализации: Ако някой трябва да попита какво означава дадена графика, тя не изпълнява своята функция. Използвайте визуализации, които разказват ясна и незабавна история.
Оптимизирайте работния процес на CRM отчетите с ClickUp
С правилната настройка, ясни показатели и няколко интелигентни автоматизации можете да превърнете CRM данните си в надежден източник на информация за целия си екип. Но за да направите отчитането наистина безпроблемно, се нуждаете от инструмент, който събира всичко – данни, задачи, шаблони и актуализации – на едно място.
ClickUp ви помага да автоматизирате актуализирането на отчетите, да планирате споделянето, да намалите ръчната работа и да адаптирате информацията за всеки заинтересован. От CRM шаблони до табла в реално време, той ви дава пълен контрол над това как се организират и предоставят вашите данни.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и опростете работния си процес по отчитане, за да може екипът ви да отделя по-малко време за изготвяне на отчети и повече време за действие въз основа на тях.