Независимо дали се срещате виртуално или по старомодния начин лично, срещите с клиенти са възможност да съберете информация, да установите бизнес отношения и да впечатлите клиентите си. Но всичко, от разговорите преди срещата до точките от дневния ред, има голямо влияние върху успеха на проекта и мнението на клиента за вас.
Без напрежение.
Първото впечатление е важно, затова собствениците на фирми, търговците и мениджърите по успеха на клиентите трябва да провеждат строги и ефективни срещи с клиенти. Но дългите речи, отклоняването от темата и неподготвените организатори на срещите водят до провал на много срещи, затова е толкова важно да се планират по-добре срещите с клиенти.
В този наръчник ще обясним как трябва да протича среща с клиент и ще споделим най-добрите практики на експертите за планиране на успешни срещи с клиенти.
Какво е среща с клиент?
Ефективната среща с клиент свързва собственика на бизнеса или екипа с потенциален или съществуващ клиент. Двете страни се споразумяват за дневен ред и час на срещата и се събират, за да:
- Споделяне на информация
- Съгласувайте целите
- Решаване на проблеми
- Изградете силни взаимоотношения
- Подгответе се за следващата среща с клиент
Крайната цел на срещата с клиент е да отговорите на неговите нужди и очаквания. Можете да направите много чрез имейл или софтуер за управление на проекти, но все пак нищо не може да се сравни с личната среща – или срещата по екрана, ако се срещате чрез видеоконферентна връзка. 🖥️
По време на среща с клиент вие се запознавате подробно с целите, предизвикателствата и задачите на клиента. Това ви улеснява да адаптирате услугите си към неговите конкретни нужди.
Срещата с клиент е много повече от обикновен разговор. Това е вашата възможност да укрепите взаимоотношенията, да повишите удовлетвореността на клиентите и да направите добро първо впечатление на новите клиенти.
Видове срещи с клиенти
Съдържанието на срещата с клиент зависи изцяло от вашите услуги и вашите отношения с клиента. Разбирането на нюансите на различните видове срещи с клиенти ще ви улесни значително в управлението на вашия бизнес.
Встъпителна среща
Встъпителната среща обикновено е първата среща между вас и потенциалния клиент, на която обсъждате работата. Целта на дневния ред на срещата е не толкова да се направи агресивна продажба, колкото да се опознаете взаимно. Встъпителната среща проучва как можете да обслужвате клиента – с други думи, дали връзката е подходяща.
Не искаме да ви стресираме, но първото впечатление наистина е от голямо значение. Клиентите ще вземат решението си отчасти въз основа на това как се чувстват спрямо вас и вашия екип, така че наистина трябва да ги впечатлите.
Среща за продажби
Срещите за продажби са фокусирани върху представянето на продукти или услуги. По-често се срещате с нови клиенти, но е доста обичайно да се правят допълнителни продажби и на съществуващи клиенти.
Срещите за продажби се въртят около ценови таблици, демонстрации на продукти и всичко друго, което ще доведе до сключване на сделката. Търговските представители адаптират подхода си към клиента с цел да го превърнат в клиент.
Стратегическа сесия
Стратегическите сесии събират всички членове на екипа, включително лицата, вземащи решения, в „военна зала“, за да разработят иновативни идеи за клиента. Това е по-скоро среща за сътрудничество с клиента, на която вашият екип обсъжда стратегии заедно с клиента.
Макар че трябва да работите с обратната връзка от клиента, все пак е добра идея да подготвите няколко теми за разговор преди стратегическата сесия. Малко предварително планиране води до по-добри идеи, така че подгответе няколко идеи, с които да впечатлите клиента.
Актуализация на статуса или проверка
Редовните срещи ви дават възможност да впечатлите съществуващите клиенти с вашата упорита работа и резултати. Използвайте количествени данни, за да им покажете как точно вашите услуги са от полза за техния бизнес.
Ефективната среща с клиент се планира по време на или след разговора за бъдещи проверки, за да оправдаете по-добре заплатата си пред клиента. Те са също така от съществено значение за задържането и изграждането на здрави взаимоотношения с клиентите.
Създайте диаграми или други визуални материали, които показват напредъка на клиента във времето, ако е възможно.
Последваща среща
Можете да насрочите последваща среща с клиент след първоначална продажбена презентация. Не трябва да бъдете прекалено настойчив, а целта е да отговорите на въпросите на клиента, като същевременно го подтикнете да вземе решение. Ако той реши да ви наеме, ще трябва да предоставите план за последващи действия с следващите стъпки.
Въвеждане
Очакванията могат да определят успеха или провала на взаимоотношенията с клиента. Обучението не е задължително, но е най-добрата практика за управление на клиенти, защото учи клиента как да работи с вас.
Целта на тази среща е да подготвите клиента за успех, така че можете да го обучите за вашите продукти или услуги, да поговорите за структурите за поддръжка и да отговорите на въпросите му.
Създаване на контакти
Този тип срещи са по-малко структурирани и всъщност нямат дневен ред. Положителните взаимоотношения са важни в света на бизнеса, а понякога общуването с клиенти може да доведе до дългосрочни бизнес отношения, препоръки и задържане на клиенти.
Вместо да се появявате с точки от дневния ред, вие се фокусирате повече върху непринудени разговори, общи интереси или новини от бранша.
Най-добри практики за срещи с клиенти
Провеждането на срещи с клиенти не трябва да ви плаши. Докато следвате тези най-добри практики, ще планирате ефективни и продуктивни срещи с клиенти, които ще променят бизнеса ви.
1. Поставете ясни цели
Участвали ли сте някога в среща и сте си помислили: „Това можеше да бъде и имейл“? Не искате клиентите ви да мислят така, затова винаги имайте ясна цел за срещата. Дори и да е стандартно проследяване, трябва да добавите стойност.
В края на краищата, времето е пари, така че планирайте срещи само ако има ясна нужда или цел. Винаги можете да изпратите имейл вместо това. 📧
2. Подгответе се добре
Няма нищо по-неудобно от това да се появиш на среща неподготвен. Това може сериозно да навреди на отношенията с клиента, затова, дори и да са само пет минути, винаги си оставяй малко време за планиране на всяка среща с клиент.
Дори ако работите с един-единствен клиент, когото познавате като петте си пръста, никога не се впускайте в среща на сляпо. Контекстът е от решаващо значение за планирането на ефективни срещи, затова винаги проверявайте:
- История с вас
- Бизнес модел
- Индустрия
- Цели
Добре е също да прегледате бележките от предишни срещи и данните от CRM системата. Можете да видите дали екипът ви е имал контакти с клиента след последния ви разговор и да потърсите потенциални проблеми, преди да се присъедините към срещата.
Ако вашата CRM система разполага с комуникационен план за клиента, прочетете го, преди да се присъедините към срещата.
3. Водете бележки и използвайте шаблон за дневен ред на срещата
Бележките от срещите могат да бъдат истинско спасение, но знаем колко е трудно да се водят добри бележки, докато се води среща с клиент. Вместо това, определете човек, който да води бележки за всяка среща с клиент.
Това може да бъде асистент или дори мениджър на клиентски сметки. Но винаги е добре да има поне двама служители на всяка среща, така че единият да може да ръководи процеса, докато другият документира всичко.
ClickUp Meetings улеснява воденето на бележки, към които ще се връщате отново и отново. Просто отворете документ, за да водите бележки, да добавяте коментари и задачи, да форматирате с богати възможности за редактиране и да минимизирате кликовете с интелигентни команди Slash. 🛠️
Няма нужда да изготвяте дневен ред за срещата от нулата. Шаблонът за срещи на ClickUp проследява всички срещи в няколко изгледа за наблюдение на напредъка на клиента, ключови моменти, статуси и др.
4. Управление на клиенти в CRM
Софтуерът за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) спестява много време. Този инструмент следи за всеки клиент:
- История на поръчките
- Комуникации
- Цели
Можете дори да добавите вътрешни бележки към профила на всеки клиент. Например, може да добавите бележка за домашния любимец на клиента или за последната му ваканция. Проверката на CRM преди среща с клиент ще ви напомни за тези малки факти и ще ви помогне да поддържате по-добри отношения с клиентите.
Недостатъкът е, че повечето CRM системи са отделени от реалната ви работа. ClickUp CRM решава този проблем, като комбинира данните за клиентите с бележки от срещи, задачи, цели и други. Проверете историята на клиента в ClickUp CRM, за да видите дали трябва да промените подхода си за предстояща среща – това може да спаси акаунта.
5. Използвайте AI инструменти
Създаването на дневен ред за срещите, воденето на бележки и възлагането на задачи отнема много време. Вместо да се опитвате да направите всичко наведнъж, провеждайте по-ефективни срещи с клиенти с помощта на AI инструменти като ClickUp AI.
Просто кажете на ClickUp AI каква е вашата длъжност и роботът-асистент ще се погрижи за останалото. Въведете бележките от срещите, за да автоматизирате задачите, да генерирате планове за действие въз основа на обратната връзка от клиентите или да напишете обмислени имейли до клиентите с помощта на този спестяващ време AI помощник.
6. Фокусирайте се върху показателите и резултатите
Клиентите искат да получат най-доброто за парите си. Като собственик на бизнес или мениджър на клиентски сметки, трябва да докажете своята стойност, затова е толкова важно да споделяте количествени данни по време на срещите с клиенти. Това е черно на бяло доказателство, че вашите стратегии работят.
Използвайте ClickUp Goals, за да създадете етапи и показатели за всеки клиент. Създайте табло, за да видите всички показатели на едно място, или разгледайте подробно, за да видите резултатите по проект или задача.
7. Тествайте техниката си (дори за лични срещи)
Ако получавахме по пет цента всеки път, когато се включваме в среща и някой ни каже „Не ви чувам“, щяхме да сме богати. Не можете да предотвратите всички технически проблеми, но със сигурност можете да ги избегнете (или да ги отстраните проактивно), като тествате технологията си преди срещата с клиента.
Клиентите могат да ви съдят, ако не знаете как да включите микрофона си в Zoom, затова ранното тестване предотвратява технически проблеми. 👩🏽💻
И да, това важи и за личните срещи. Ако използвате телефон в конферентна зала, направете пробно обаждане, за да се уверите, че знаете как работи системата.
Звучи елементарно, но ще се изненадате колко много технологиите могат да попречат на ефективните срещи.
8. Укрепете вашите меки умения
Езикът на тялото и зрителният контакт са важни за всеки канал за комуникация, независимо дали провеждате лична или виртуална среща. Усмихвайте се с очите си, използвайте отворен език на тялото (не кръстосвайте ръце!) и бъдете приятелски настроени.
Малко лека разговорка и лични приказки също са добри. Не е нужно да отклонявате срещата, но две минути разговор за уикенда ви инвестират в отношенията с клиента и изграждат доверие.
9. Проследявайте времето и го уважавайте
Няма нищо по-лошо от среща, която не свършва. Ако сте насрочили среща с клиент за един час, не я удължавайте. Времето на клиента е ценно и макар да не го казват, ние ви гарантираме, че те не искат маратонски срещи.
Внимателно следете времето по време на разговорите с клиенти. Можете да опитате да планирате 30-минутни срещи по подразбиране, за да спестите време, или да назначите член на екипа да бъде хронометрист и да следи за времето по време на срещата.
10. Планирайте действия и следващата среща
Една успешна среща никога не трябва да приключва без следващи стъпки. Посветете последните пет минути от срещата на изброяване на задачите, определяне на отговорните лица и сроковете за изпълнение. Това премахва неяснотите, така че всички да напуснат срещата, знаейки какво трябва да направят.
Също така е добра идея да насрочите следващата среща, докато всички са на линия. Незабавното насрочване избягва размяната на имейли и позволява да се запише нещо в графика възможно най-скоро.
Предимства на успешните срещи с клиенти
Знаем, че се занимавате с милиарди различни задачи. Понякога срещите остават на заден план в списъка с приоритети и ние го разбираме. Въпреки това, отделянето на време за планиране на ефективни срещи с клиенти носи много предимства.
Изградете по-добри взаимоотношения
Взаимоотношенията с клиентите имат сходства с взаимоотношенията, които имате с приятели и семейство. Доброто отношение към тях и създаването на отлично клиентско преживяване ще изгради по-дълбоки връзки с течение на времето.
Това не само ще намали отлива на клиенти, но и ще насърчи дългосрочната лоялност и ще намали маркетинговите разходи. Не е чудно, че изграждането на взаимоотношения е най-добрата практика в управлението на клиенти!
Повишете продажбите си
Кой не иска да печели повече пари? Ефективните срещи с клиенти оставят положително впечатление у вашите клиенти и ги насърчават да останат с вас. Това увеличава шансовете те да продължат да подкрепят вашия бизнес и дори да ви препоръчат на своите приятели. 🙌
Изградете по-добър бизнес
Срещите с клиенти са златна мина за обратна връзка. Клиентите имат много познания, които можете да използвате, за да стимулирате иновациите, да създадете нови продукти и да усъвършенствате бизнеса си.
Отговорете на нуждите на клиентите с ClickUp
Успешната среща с клиент не свършва с раздялата – тя продължава чрез действия, комуникация, сътрудничество и др. Бъдете на върха в срещите си с ClickUp.
Ние променяме начина, по който се подготвяте, провеждате и следвате срещите, за да оптимизираме процесите ви и да направим всяка среща с клиент значима.
Вижте разликата сами: създайте безплатно работно пространство в ClickUp сега.