{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е шаблон за регистър на обажданията?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Шаблонът за регистриране на разговори е персонализиран документ, който ви позволява да записвате и проследявате различни форми на комуникация, като телефонни разговори, лични разговори и имейли. " } } ] }
Представете си, че току-що сте имали телефонен разговор с потенциален клиент, който е проявил интерес към вашите услуги. По-късно четете имейл от друг клиент, който има въпроси и иска повече информация.
Минава една седмица и вие се мъчите да си спомните подробностите от този разговор. И безкрайно превъртате пощенската си кутия, търсейки този един имейл. Говорим за фрустрация! ?
Ами ако имахте прост и организиран начин да документирате всеки външен контакт? Тук на помощ идват шаблоните за регистриране на разговори. Те ви помагат да поддържате ясен и изчерпателен регистър на вашите телефонни разговори, имейли и други взаимодействия.
В тази статия ще споделим 10 безплатни и подходящи за печат шаблона за регистриране на обаждания в Excel и ClickUp, за да можете да оптимизирате комуникацията си, да повишите производителността си и да се уверите, че никаква важна информация не се изпуска. Да започнем! ?
⏰ 60-секундно резюме
Ето 10-те най-добри шаблона за регистриране на разговори за структурирано проследяване на комуникацията:
- Шаблон за регистър на продажбени обаждания в ClickUp
- Шаблон за продажбена тръба в ClickUp
- Шаблон за формуляр за контакт с клиенти в ClickUp
- Шаблон за ескалация на клиентско обслужване в ClickUp
- Шаблон за управление на обслужването на клиенти в ClickUp
- Шаблон за откриване на клиенти в ClickUp
- Шаблон за регистър на разговори в ClickUp
- Шаблон за регистър на обажданията на клиенти в Excel от Template Lab
- Шаблон за телефонен дневник Docs Media от Template. Net
- Шаблон за ежедневен регистър на обажданията в Word от Template. Net
Какво е шаблон за регистър на обажданията?
Шаблонът за регистър на обажданията е документ, който може да се персонализира и ви позволява да записвате и проследявате различни форми на комуникация, като телефонни обаждания, разговори лице в лице и имейли. Макар че може да се използва от всеки, той обикновено се използва от телемаркетинг екипи, екипи по продажбите и екипи за обслужване на клиенти, за да проследяват комуникациите си по структуриран и организиран начин.
Шаблоните за регистриране на разговори събират информация като дата и час на взаимодействието, името на обаждащия се или изпращача, техните данни за контакт, целта на взаимодействието и всички relevante бележки или последващи действия. Това подробно водене на записи улеснява справянето с минали дискусии, изграждането на по-силни взаимоотношения с клиентите и поддържането на важни задачи и ангажименти. ?
Какво прави един добър шаблон за регистър на обажданията?
Когато става въпрос за записване и управление на външните ви взаимодействия, наличието на добър шаблон за регистър на обажданията помага за изпълнението на проекти и подобряването на комуникационните потоци. Но какво точно прави един шаблон за регистър на обажданията „добър“? Нека разгледаме основните качества, на които трябва да обърнете внимание:
- Добре структуриран дизайн: Шаблонът трябва да има прост и организиран дизайн с ясно обозначени секции, което ви позволява лесно да въвеждате и намирате необходимата ви информация.
- Обширно събиране на данни: Шаблонът трябва да събира релевантни подробности като информация за контакт, продължителност на разговора, бележки и всички необходими последващи действия.
- Удобен за ползване дизайн: Търсете шаблони, които дават приоритет на простотата, яснотата и лесната навигация. По този начин можете да се съсредоточите върху проследяването на взаимодействията си, като същевременно си спестите разочарования и загуба на време.
- Гъвкавост и персонализиране: Независимо дали става дума за добавяне на допълнителни полета или за настройки, които да съответстват на вашата марка, един добър шаблон трябва да ви дава свободата и гъвкавостта да го персонализирате според вашите специфични нужди.
- Удобен достъп: Добрият шаблон за регистриране на обаждания трябва да е лесно достъпен, когато имате нужда от него. Независимо дали е на вашия компютър, таблет или телефон, той трябва да е на разстояние от едно кликване.
10 шаблона за регистриране на разговори, които можете да използвате
Независимо дали искате да проследявате входящи и изходящи обаждания, запитвания от клиенти или просто да водите записи на разговорите си, подходящият шаблон за регистър на обажданията може да направи голяма разлика.
За щастие, не е нужно да създавате такъв от нулата или да прекарвате безброй часове в търсене на подходящия. Ние сме свършили работата, за да не се налага да я правите вие! Ето нашият подбрани списък с 10-те най-добри шаблона за регистриране на обаждания, които можете да използвате през тази година и отвъд! ✨
1. Шаблон за регистър на продажбените обаждания в ClickUp
Мисълта за управление на продажбените обаждания с купчина таблици, разпръснати лепящи се бележки и изгубени скриптове ви причинява главоболие? Ако е така, тогава този шаблон за регистър на продажбените обаждания е за вас.
Шаблонът за продажбени обаждания на ClickUp се предлага в папка с всичко необходимо за оптимизиране на продажбените ви обаждания. В нея ще намерите два списъка – тракер за продажбени обаждания и скриптове за обаждания. Тракерът за продажбени обаждания ви позволява да записвате ключова информация за клиента, като име, адрес, имейл, уебсайт и тип продажбено обаждане.
Има и изглед „Календар“, който гарантира, че никога няма да пропуснете нещо важно. Планирайте предстоящи продажбени обаждания, предложения и последващи действия безпроблемно и получавайте навременни известия, когато наближават крайните срокове. ⏰
А, споменахме ли за изгледа „Карта“? Той ви дава обща представа за това как вашите продажбени обаждания обхващат различни местоположения. Това е идеалният инструмент, ако искате да оптимизирате планирането на територията, да разпределите ефективно ресурсите или да идентифицирате потенциални области за разширяване на пазара.
Сега нека поговорим за автоматизацията, нали? Всяка нова записка или промяна в статуса задейства прилагането на съответния скрипт от списъка със скриптове за обаждания, което елиминира необходимостта от ръчно търсене на скриптове.
Както всички шаблони на ClickUp, този шаблон се предлага с ръководство за потребителя и е напълно персонализируем, което ви позволява да добавяте, редактирате или премахвате функции според вашите нужди. ?️
2. Шаблон за продажбена тръба в ClickUp
Шаблонът за продажбена тръба на ClickUp е по-изчерпателна версия на предишния шаблон. Можете да управлявате продажбената си тръба и сметките си на едно място!
Разделът за управление на тръбопровода ви позволява да записвате нови потенциални клиенти с помощта на ClickUp Forms и да събирате отговорите в горната част на вашия тръбопровод за продажби. Оттук можете да премествате новите потенциални клиенти през различните етапи на вашия тръбопровод. А ако искате да оптимизирате този процес, можете да превключите към изгледа „Екип“, за да визуализирате работния капацитет на вашия екип и да преразпределите стратегически натоварването.
След като клиентът бъде спечелен, той автоматично се премества в секцията за управление на акаунти, където се свързва с членове на екипа за акаунти.
Екипът по счетоводството може да групира и визуализира настоящите си клиенти по приоритет (Нисък, Среден и Висок), статус (Начален етап, Поддържане, Необходимо внимание и Подновен) и ангажираност (Активен, Неактивен и В риск). Това им позволява стратегически да приоритизират усилията си и да предоставят изключително обслужване на всеки клиент според неговите специфични нужди. ?
А когато клиентите не подновят услугите си, те отново се преместват автоматично в раздела с бивши клиенти.
Но това не е всичко! Можете да използвате Doc view, за да създавате, споделяте и сътрудничите в реално време по стандартни оперативни процедури (SOP) с вашия екип. Това гарантира централизирана документация и безпроблемно споделяне на знания във вашия бизнес.
Намерете подходящия ритъм на срещите за вашия екип!
3. Шаблон за формуляр за контакт с клиенти в ClickUp
Да се справяте с запитвания от клиенти от вашия уебсайт, имейли и да управлявате платформи за социални медии може да ви се струва като опит да пасете котки. Постоянното отиване и връщане, разпръснатите съобщения и неуморните усилия да останете в крак с нещата могат да ви накарат да се почувствате претоварени и изтощени.
За щастие, шаблонът за формуляр за контакт с клиенти на ClickUp е създаден, за да внесе ред в този хаос. Ще имате формуляр за контакт с клиенти, който можете да вградите в уебсайта си, да споделите чрез имейли или дори да промотирате в социалните медии.
Когато клиент попълни формуляра за контакт, данните му се съхраняват в списъка с обобщени данни за контакти и му се присвоява статут Ново запитване. Оттук можете да възложите запитването на член на екипа и да зададете краен срок и ниво на приоритет. Освен това можете да управлявате и проследявате статуса на всяко запитване (Ново запитване, В процес на разглеждане, Блокирано и Завършено) чрез изгледа „Табло“.
Използвайте този шаблон, за да възвърнете контрола над запитванията на клиентите си. Централизирайте всички важни подробности за вашите потребители, работете по разрешаването на проблеми, подобрете качеството на обслужването и подобрете управлението на взаимоотношенията с клиентите (CRM). ?
4. Шаблон за ескалиране на клиентско обслужване в ClickUp
Ако вашият бизнес получава голям брой запитвания от клиенти, които често изискват различни нива на поддръжка, тогава един прост шаблон за контактна форма може да не е достатъчен.
Тук на помощ идва шаблона за ескалация на клиентско обслужване на ClickUp. В основата му е напълно персонализируема форма за регистриране, която позволява на вашите клиенти да повдигат своите проблеми и загрижености.
Отговорите им се записват автоматично като билети в ниво 1. Можете да разрешите проблемите на това ниво или да ги ескалирате до ниво 2, за да ангажирате специален екип за поддръжка на клиенти. За по-сложни проблеми ниво 3 ви позволява да ангажирате екипите за продукти, разработчици или инженери, като по този начин гарантирате, че бъдещите актуализации ще отговорят на тези проблеми.
След като проблемите бъдат решени, те могат да бъдат архивирани в списъка с приключени билети за бъдеща справка. Чрез активиране на автоматизациите можете да оптимизирате движението на запитванията през различни нива на ескалация, като по този начин гарантирате гладък и ефективен работен процес.
За да управлявате ефективно натоварването на екипа си, шаблонът разполага с изглед „Капацитет на екипа “. С един поглед можете да идентифицирате кои членове на екипа може да се нуждаят от помощ и кои могат да се справят с билетите на клиентите, което ви позволява да балансирате ефективно натоварването.
Изготвянето на отговори на клиенти може да отнеме много време, но с функцията „Готови отговори“ можете да си спестите стреса. Шаблонът включва 11 предварително написани шаблона за имейли, които обхващат различни сценарии, от обръщане към разочарован клиент до уведомяване за разрешен билет. Тези шаблони ще ви спестят ценно време и ще гарантират последователна и професионална комуникация с вашите клиенти.
Няма клиентско запитване, което да е прекалено малко или прекалено голямо, и независимо от обема, този шаблон ще ви помогне да се справите и да предложите изключително и персонализирано обслужване на всеки от вашите клиенти.
5. Шаблон за управление на обслужването на клиенти в ClickUp
С шаблона за управление на обслужването на клиенти в ClickUp получавате най-доброто от двата свята: простотата на шаблона за контактна форма и някои разширени функции на шаблона за ескалиране на услугите.
Подобно на предишните шаблони, този шаблон също има персонализирана форма за записване на запитвания от клиенти и съхранението им в централно място. Това, което го отличава, е разнообразието от изгледи, които предлага за ефективно управление. Можете бързо да навигирате през свързани запитвания, като превключите към изгледа „Категории“.
Този шаблон въвежда уникална вариация на изгледа „Табло“, с специален филтър „Присвоено на мен“. Когато членовете на екипа преминат към този изглед, те ще виждат само задачите, които са им присвоени в работния процес, което елиминира разсейването и позволява да се работи съсредоточено.
Освен това, настройката за автоматизация проследява крайните срокове, зададени за всеки билет, и подканва назначения член на екипа да предприеме необходимите действия за разрешаване на билета. Това гарантира навременна проследяване и проактивно обработване на запитванията на клиентите.
Използвайте този шаблон, за да подобрите организацията, да подобрите възможностите за проследяване и да насърчите сътрудничеството в екипа.
6. Шаблон за откриване на клиенти в ClickUp
Когато използвате някой от шаблоните за продажбена тръба, една от най-важните стъпки е да квалифицирате новите потенциални клиенти, които са попълнили формуляр или са проявили интерес. Този процес на квалификация често включва разговор с клиента.
Но какво точно трябва да кажете? Как да се уверите, че не пропускате нищо? И как да запомните всичко по-късно? Е, не се притеснявайте. Шаблонът за откриване на клиенти в ClickUp отговаря на тези притеснения и оптимизира процеса на квалификация.
Кажете сбогом на неудобните мълчания, защото този шаблон има сценарий за разговори, който ви казва точно какво да кажете, дума по дума. Той е допълнен с набор от въпроси, които ви помагат да опознаете по-добре потенциалния си клиент: от какво се нуждае, какво го мотивира, какво го спира и как взема решения. Освен това можете да дублирате секцията за разговори за проучване за всеки потенциален клиент и да си водите бележки по време на разговорите.
Използвайте този шаблон като отправна точка, за да впечатлите потенциалните си клиенти и да не забравите нищо. Тъй като е вграден в ClickUp Docs, можете да го актуализирате непрекъснато въз основа на това, което работи и какво не, и да персонализирате структурата според вашите предпочитания или фирмените указания.
7. Шаблон за регистър на разговори в ClickUp
Шаблонът за регистриране на разговори в ClickUp допълва шаблона за откриване на клиенти, като служи като инструмент за водене на записи за всички ваши обаждания.
Докато провеждате квалифициращи разговори, използвайки шаблона за откриване на клиенти, можете да използвате шаблона за регистриране на разговори, за да записвате ключови подробности за всеки разговор. Тези подробности включват времето на разговора, лицето, с което сте говорили, неговия телефонен номер, продължителността на разговора, действия, които трябва да бъдат изпълнени, и ключови бележки от разговора.
Като използвате и двата шаблона в ClickUp, можете безпроблемно да преминете от използването на шаблона за откриване на клиенти по време на обаждане към попълването на шаблона за регистър на разговорите след това.
По този начин ще имате подробни и точни записи, които да използвате за справка и последващи действия.
8. Шаблон за регистриране на клиентски обаждания в Excel от Template Lab
Този Excel шаблон за регистриране на клиентски обаждания е прост инструмент за проследяване на обажданията, който се фокусира върху съхраняването на информацията, свързана с обажданията ви с клиенти.
С този Excel шаблон можете лесно да проследявате и организирате важни подробности за обажданията на клиенти – дата, начален и краен час, общо време, име на клиента, телефонен номер, действие и бележки.
Освен това, този работен лист ви позволява да използвате функциите и възможностите на Excel за по-нататъшен анализ и отчитане на продажбите. Можете да извършвате изчисления на данни и да създавате диаграми от данните в дневника за разговори, което ви позволява да вземате информирани решения и да оптимизирате комуникационните си стратегии.
9. Шаблон за телефонен дневник на Docs Media от Template. Net
Докато шаблоните за регистриране на разговори са предназначени за проследяване на взаимодействията с клиенти, този шаблон за регистриране на разговори с медии от Template. Net е специално създаден за проследяване и организиране на комуникациите, свързани с медиите.
Можете да изтеглите и редактирате този документ в различни формати, като Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel и PDF. Той ви помага да управлявате взаимодействията с контакти като журналисти и медии. Шаблонът включва полета за въвеждане на информация като репортер, медия, телефонен номер, имейл, дата и час на обаждането, характер на обаждането и коментари.
Този регистрационен лист гарантира, че всички ваши взаимодействия с медиите са документирани и организирани. Той също така допринася за усъвършенстване на вашите тактики за взаимодействие с медиите, подобряване на отношенията с медийните контакти и оптимизиране на вашите кампании за медийно присъствие.
10. Шаблон за дневен регистър на обажданията в Word от Template. Net
Този шаблон за дневен регистър на обажданията е шаблон за листа с общо предназначение, който може да се използва за проследяване и записване на всякакъв вид входящи и изходящи обаждания.
Регистрите за обаждания включват полета за дата и час, телефонен номер, лице за контакт, цел, продължителност на обаждането и дали целта на обаждането е била постигната или не. Използвайте този шаблон за регистър за контакти, за да поддържате организация, да проследявате броя на обажданията и да анализирате показателите за обажданията.
Оптимизирайте разговорите си с безплатни шаблони за регистриране на разговори
С тези 10 безплатни и подходящи за печат шаблона за регистриране на разговори в Excel и ClickUp, имате възможност да оптимизирате комуникацията си и да бъдете организирани както никога досега. Представете си спокойствието, което ви дава знанието, че разполагате с централизирано място за съхранение и извличане на всички ваши записи на разговори. ?
Независимо дали сте част от екипа за обслужване на клиенти или продажби, телемаркетинг, кол център или собственик на малък бизнес, или просто искате да бъдете организирани, тези шаблони за регистриране на телефонни разговори ще променят изцяло работата ви. Изтеглете безплатен шаблон от ClickUp, персонализирайте го според вашите предпочитания и започнете да документирате разговорите и взаимодействията си с лекота!