Клиентите и потребителите са безспорно движещата сила зад всеки бизнес. CRM и управлението на проекти поддържат и двете в равновесие. Те гарантират безпроблемна работа и висока удовлетвореност на клиентите.
Вземете например Amazon. Способността му да ви препоръчва продукти, за които дори не сте знаели, че ви трябват? Това е CRM в действие. Междувременно софтуерът за управление на проекти гарантира, че поръчката ви винаги е на склад и се доставя навреме – защото съобщение от типа „Съжаляваме, този артикул не е наличен“ е огромна загуба за всяка компания.
И това не е просто нещо, което е хубаво да имате. Според Capterra, 45% от бизнеса са отбелязали увеличение на приходите от продажби след ефективното внедряване на CRM софтуер.
Нека разгледаме тези две неща – обективно, субективно и, най-важното, по начин, който работи във ваша полза.
⏰ 60-секундно резюме
Разгледайте как интегрирането на CRM и решение за управление на проекти подобрява ефективността чрез следните стъпки:
- CRM помага на бизнеса да проследява потенциални клиенти и управлява данни за клиенти и проекти, като гарантира, че нито една възможност няма да бъде пропусната.
- Софтуерът за управление на проекти поддържа екипите организирани чрез структуриране на задачите, крайните срокове и напредъка на проектите.
- Интегрирането на двете намалява недоразуменията, подобрява ефективността на работния процес и автоматизира повтарящите се задачи.
- Най-добрите практики като участие на потребителите, чисти данни и проследяване на KPI помагат на бизнеса да извлече максималното от своите системи.
- ClickUp комбинира CRM и управление на проекти в една платформа, което намалява разходите и повишава производителността.
Какво е CRM и какви са неговите функции?
През 2000 г. Пол Фулчино имаше големи планове за Aviall, дистрибутор на самолетни части със седалище в Далас. Неговата цел беше да го превърне в предпочитан доставчик на услуги за управление на веригата на доставки за авиационната индустрия.
Но по пътя имаше някои проблеми – хаотични данни за клиентите и остарели процеси:
Той знаеше, че е време да въведе CRM, и точно това направи:
В рамките на четири месеца продажбите се утроиха, клиентската база нарасна с 33%, а дневните поръчки скочиха от 1000 на 2500 – без да се увеличава персоналът.
Може да се каже, че този момент бележи началото на възхода на CRM в корпоративната стратегия. Днес 97% от екипите по продажбите в САЩ и Канада заявяват, че тяхната CRM система е от решаващо значение за сключването на сделки.
Но какво е CRM и какво прави?
Системата CRM (Customer Relationship Management) е софтуерно решение, което помага на бизнеса да управлява взаимодействията с клиентите, да проследява потенциалните клиенти и да улеснява продажбите, маркетинга и поддръжката.
📌 Пример: Мартин, собственик на малък бизнес от Лос Анджелис, създава първата си фирма. Ето какво прави CRM за него:
- Съхранява и организира данните на клиентите (имена, имейли, телефонни номера), за да не се налага да търсите контактната информация.
- Проследявайте потенциалните клиенти от първия контакт до реализацията на продажбата, за да сте сигурни, че нито един потенциален клиент няма да ви се изплъзне.
- Записва всички взаимодействия с клиенти (имейли, обаждания, чатове), за да има винаги контекст, преди да се свърже с тях.
- Управлява продажбения процес, като му дава ясна представа за състоянието на всяка сделка.
➡️ Прочетете също: Най-добрите безплатни CRM шаблони: Excel, Google Sheets и ClickUp
📮 ClickUp Insight: 92% от професионалистите се борят да следят ключовите решения.
Според проучване, проведено от ClickUp, голяма част от работниците, занимаващи се с интелектуален труд, губят важни решения в чат низове, имейли и разпръснати таблици. Без централизирана система важните бизнес идеи се забравят завинаги. ClickUp предлага инструмент за управление на задачите, който ви позволява да създавате задачи незабавно от съобщения, коментари, документи и имейли, така че нищо важно да не се изгуби в бъркотията. Готови ли сте да го опитате?
Какво е софтуер за управление на проекти?
Сега си представете, че сте събрали данните за клиентите си, CRM системата ви работи на пълни обороти и продажбите ви процъфтяват. Но без управление на проекти все още имате огромен проблем: изглежда, че не можете да делегирате задачите ефективно.
Проектите се забавят, крайните срокове изтичат, а екипът ви е затънал в безкраен цикъл на недоразумения. Тук е мястото, където CRM софтуерът за управление на проекти може да се включи и да ви помогне да делегирате задачите ефективно. Ето някои от предимствата на софтуера за управление на проекти, които можете да очаквате, след като започнете да го използвате:
📊 По-голяма прозрачност на проектите: Ако няколко отдела работят по един и същ проект, платформата за управление на проекти гарантира, че екипите остават съгласувани и крайните срокове не се превръщат в „Мислех, че ти се занимаваш с това“.
🖇️ Централизирано управление на задачите: Всеки има свой собствен начин за проследяване на задачите – лепящи се бележки, електронни таблици или просто паметта си (рисковано). Инструментът за управление на задачите обединява всичко на едно място и дори изпраща известия, когато зависимите задачи са изпълнени.
🔍 Точни отчети: Ръководството обича цифрите. Системата за управление на проекти събира данни в реално време в табла и отчети, като предлага ясна информация за напредъка на проекта, рентабилността и общата производителност на екипа.
⌛ Глобално проследяване на времето: Ако фактурирате клиентите въз основа на отработените часове, се нуждаете от точно проследяване. CRM за управление на проекти регистрира фактурираните и нефактурираните часове, което помага за определяне на точни тарифи и фактуриране на клиентите без объркване.
➡️ Прочетете също: Как да изберете CRM система за вашия бизнес
Разбира се, това са само няколко от причините, поради които фирмите инвестират в софтуер за управление на проекти. Но, макар и да звучи клиширано, това е нещо повече от просто списък със задачи – то е основата за гладкото протичане на проектите, работата на екипите за обслужване на клиенти и взаимоотношенията с клиентите.
💡 Съвет от професионалист: Търсите по-ефективен подход? Опитайте да съчетаете тези класически стратегии за управление на проекти с модерни дигитални инструменти, за да постигнете значително по-добри резултати.
Предимствата на интегрирането на CRM и управлението на проекти
Това е очевидно – обединяването на CRM и софтуера за управление на проекти ви спестява време, като автоматизира досадните задачи, за да можете да се съсредоточите върху реалния растеж на бизнеса. Но как точно се случва това? Нека разгледаме няколко реални сценария.
1. Единен източник на информация
Преминаването между няколко системи води до разпръснати данни за клиентите, пропуснати актуализации и дублиране на работата. С интегрирана CRM и платформа за управление на проекти всичко, от взаимодействията с клиентите до подробностите по проектите, е централизирано.
📌 Пример: Консултантска фирма проследява заявките на клиенти, проекти и фактури в една система, като по този начин предотвратява недоразумения и забавяния.
2. По-бързо изпълнение на проектите
Времето е пари, а закъсненията струват и двете. С CRM софтуера за управление на проекти екипите могат да разпределят задачи, да определят крайни срокове и да автоматизират одобренията, като по този начин намаляват затрудненията и спазват графика.
📌 Пример: Софтуерна компания ускорява пускането на продукти на пазара, като координира работата на екипа си по продажбите и разработчиците в една унифицирана система. Това по същество функционира като софтуер за управление на проекти в клиентски портал, който осигурява ясна комуникация относно нуждите на клиентите.
3. Повишена удовлетвореност на клиентите
Клиентите искат актуална информация, но не и 20 имейла на ден. CRM и системата за управление на проекти им дават контролиран достъп до напредъка на проекта, като намаляват ненужната кореспонденция и поддържат прозрачност.
📌 Пример: Маркетингова агенция позволява на клиентите да проследяват статуса на кампаниите в реално време, което намалява необходимостта от постоянни срещи за обсъждане на статуса.
4. По-силно сътрудничество между екипите
Продажбите, маркетинга и обслужването на клиенти често работят в изолация. Когато системите за управление на проекти и CRM се комбинират, екипите работят в синхрон, което гарантира безпроблемно предаване на задачите и по-малко пропуснати възможности.
📌 Пример: Екипът по продажбите лесно прехвърля сделката на екипа по изпълнението, след като договорът бъде подписан, което намалява конфликтите при въвеждането.
5. Автоматизираните работни процеси спестяват време
Повтарящата се ръчна работа забавя екипите. Инструментите за управление на проекти CRM автоматизират ключови процеси, като задаване на задачи, проследяване и одобряване на задачи, така че служителите да могат да се съсредоточат върху по-ценни задачи.
6. Вземане на решения въз основа на данни
Без информация, бизнесът се основава на предположения. Интегрираното CRM и софтуер за управление на проекти предоставя табла и отчети в реално време, за да проследявате приходите, ефективността на екипа и ефективността на проектите.
🧠 Знаете ли, че: 48% от организациите се определят като базирани на данни, което е двойно повече от едва 24% година по-рано, подчертавайки бързата промяна към вземане на решения, основано на анализи.
➡️ Прочетете също: 5 задължителни CRM интеграции за вашия бизнес
Ключови функции, които трябва да имате предвид
Чудесно, сега, когато знаете колко е важно да внедрите CRM и система за управление на проекти, ето функциите, които трябва да търсите:
- Персонализирани работни процеси: Адаптирайте CRM и системата за управление на проекти, за да съответстват на вашите бизнес процеси, от продажбени канали до проследяване на проекти.
- Мащабируемост: Уверете се, че инструментът расте заедно с вашия бизнес, като се справя с комплексни проекти и разширява сътрудничеството в екипа без прекъсвания.
- Удобен за ползване интерфейс: Системата трябва да е лесна за навигация, като е необходимо минимално обучение на екипите, за да управляват проектите ефективно.
- Инструменти за сътрудничество: Вградени съобщения, споделени табла и клиентски портали поддържат екипите по проектите и заинтересованите страни на една и съща страница.
- Централизирано управление на документи: съхранявайте, споделяйте и организирайте файлове в платформата за CRM и управление на проекти, за да намалите разпръснатостта на информацията.
- Автоматизирани известия: Дръжте екипите информирани с известия за актуализации на задачи, одобрения и крайни срокове на проекти, като по този начин предотвратявате пропуснати действия.
💡 Съвет от професионалист: Опитайте тези изпитани съвети и трикове за CRM, за да персонализирате взаимодействията с клиентите, да задълбочите лоялността им и да стимулирате устойчиво развитие.
Как CRM и управлението на проекти работят заедно
Сега си представете, че комбинирате всички функции, които току-що обсъдихме, с изключително управление на задачите – това е ClickUp за вас.
Като универсално приложение за работа, то съчетава две мощни функции, за да консолидира вашия CRM и управление на проекти в едно работно пространство: ClickUp CRM и ClickUp Project Management.
Нека започнем с CRM аспекта. ClickUp CRM е система с висока степен на адаптивност. Не сте обвързани с твърда, предварително изградена структура.
На първо място, разполагате с персонализирани пипалини. Това означава, че можете да създадете етапи, които перфектно съответстват на вашия процес на продажби, от „Първоначален контакт“ до „Сключена сделка“. Сега, за визуализация, имате няколко опции. Изгледът „Списък“ е чудесен за бърз преглед, таблата Kanban ви позволяват да премествате сделките чрез пипалината, а изгледът „Таблица“ ви позволява да видите всичките си данни в формат, подобен на електронна таблица.
Освен това можете да създавате персонализирани полета, за да проследявате конкретна информация, която е важна за вашия бизнес, като например отрасъл, източник на потенциални клиенти или стойност на сделката. Много проектни мениджъри прекарват прекалено много време в проследяване на взаимоотношения и зависимости между задачите, но ClickUp решава този проблем с над 15 персонализирани изгледа.
Освен това има и централизирана база данни с контакти. Това е динамично пространство, където можете да съхранявате подробна информация, история на комуникацията и свързани файлове за всеки потенциален клиент или клиент. ClickUp структурира информацията за вашите проекти и клиенти в ясен, йерархичен формат в пространства, папки, списъци, задачи и подзадачи.
Що се отнася до задачите, ClickUp Tasks значително подобрява функционалността на CRM, като осигурява пряка връзка между взаимодействията с клиентите и практическите стъпки.
Всеки потенциален клиент или клиент може да има свързани задачи, което гарантира, че последващите действия, срещите и резултатите никога няма да бъдат пропуснати. Можете да възлагате задачи на членовете на екипа, да определяте крайни срокове и да проследявате напредъка в контекста на взаимоотношенията с клиентите. Тази интеграция позволява безпроблемно сътрудничество, като гарантира, че всяка точка на контакт се записва и се предприемат съответните действия.
За да ускорите CRM работния си поток, използвайте зависимостите между задачите и автоматизацията. От автоматичното създаване на последващи задачи след среща до актуализиране на статуса на сделките въз основа на завършените задачи, тези функции ви помагат за ефективно управление на клиентите и подобряване на конверсионните проценти.
📌 Пример: Да предположим, че управлявате кампания за бюлетин. Вместо да проследявате ръчно всеки потенциален клиент:
Регистрация на нов потенциален клиент → Автоматично маркиране в CRM → Възлагане на задача за проследяване → Планиране на бюлетин
А за да следите представянето си, можете да създавате табла с персонализирани джаджи, за да визуализирате ключови показатели като процент на конверсия, приходи от продажби и представяне на екипа. По същество, ClickUp CRM ви дава гъвкавостта да създадете CRM, който работи точно така, както ви е необходимо.
Ако искате визуална снимка на степента на изпълнение на задачите, ефективността на екипа или ефективността на автоматизацията, просто създайте персонализиран ClickUp Dashboard.
Можете да избирате от над 50 карти за проследяване на напредъка на задачите, разпределението на натоварването и проследяването на целите, а след това да споделите таблото с екипа си или клиентите си за пълна прозрачност.
Екипите за успех на клиентите често създават CRM табла, за да наблюдават състоянието на клиентите, да идентифицират рискове и да проследяват потенциални възможности за растеж.
💡 Професионален съвет: С ClickUp Brain вашият табло става още по-интелигентно. Вместо да ровите ръчно в данните, просто попитайте AI и той незабавно ще извлече информация от вашата система за управление на проекти.
Ако започвате от нулата, CRM шаблоните на ClickUp ви предоставят лека, но мощна система за управление на взаимоотношенията с клиентите.
Ето всичко, което можете да направите с този шаблон:
- Проследявайте потенциални клиенти, сделки, акаунти и контакти
- Оценявайте потенциалните клиенти, сключвайте сделки по-бързо и укрепвайте взаимоотношенията с клиентите.
- Управлявайте етапите на продажбения процес с ясни, визуални работни процеси.
А сега към сърцевината на управлението на проекти: сътрудничеството. ClickUp позволява на екипите да работят заедно в реално време в:
ClickUp Docs
ClickUp Docs ви позволява да създавате подробни профили на клиенти, бележки от срещи и документи с предложения, като ги редактирате на живо, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница. Възможността да задавате задачи за действие директно в документите превръща тези бележки в изпълними задачи, като гарантира, че никога няма да пропуснете последващи действия. В управлението на проекти Docs улеснява създаването на спецификации на проекти, дневен ред на срещи и бази от знания, като насърчава ясната комуникация и отчетността.
ClickUp Whiteboards и ClickUp Mind Maps
ClickUp Whiteboards и ClickUp Mind Maps могат да помогнат на екипите да визуализират пътя на клиентите, да изготвят стратегии за продажби и да обмислят решения за предизвикателствата на клиентите. За управлението на проекти тези инструменти улесняват планирането на проекти, разпределянето на задачите и генерирането на идеи, като позволяват на екипите да организират визуално сложни проекти и да идентифицират зависимости. Чрез предоставянето на споделено визуално пространство тези функции подобряват сътрудничеството, подобряват разбирането и улесняват творческото решаване на проблеми.
Накрая, едно добро CRM и решение за управление на проекти не трябва да изисква постоянно превключване между приложения. Интеграциите на ClickUp с над 1000 инструмента, включително Slack, Gmail, Zoom, Outlook и HubSpot, гарантират, че всичко протича гладко в целия ви бизнес процес.
Както казва Арнолд Роджърс, мениджър „Обслужване на клиенти“ в Launch Control:
*Ние сме интегрирани с Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell и др. Това ни позволява да проследяваме финансите, задържането на клиенти, отчетите и данните за клиентите на едно място, тъй като можем да извличаме информация от всички инструменти, които използваме, и да я събираме в ClickUp за по-лесна употреба, без да ангажираме всички отдели и да отнемаме от времето им.
Ние сме интегрирани с Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell и др. Това ни позволява да проследяваме финансите, задържането на клиенти, отчетите и подробностите за клиентите на едно място, тъй като можем да извличаме информация от всички инструменти, които използваме, и да я събираме в ClickUp за по-лесна употреба, без да се налага да ангажираме всички отдели и да отнемаме от времето им.
А ако все още се мъчите да съберете всичко на едно място, просто преминайте към шаблона за управление на проекти на ClickUp.
Той помага на проектните мениджъри, програмните мениджъри и портфолио мениджърите да премахнат изолираността, да елиминират пречките и да изпълняват проектите ефективно с вграденото проследяване на задачите.
Най-добри практики за интеграция на CRM и управление на проекти
Успешната интеграция на CRM и най-добрите инструменти за управление на проекти понякога може да се окаже трудна задача. Ето как да го направите правилно:
- Участие на потребителите: Включете екипа си в процеса на интеграция още в ранния етап. Хората, които използват системата ежедневно, трябва да имат право на глас по отношение на нейното функциониране.
- Качество на данните: Почистете дублираните, остарелите записи и несъответствията, за да избегнете бъдещи проблеми.
- Определете ясно фазите на проекта: Начертайте етапите, графиците и зависимостите в CRM, за да осигурите ясна видимост на напредъка на проекта.
- Осигурете подходящо обучение: Дори и най-добрата CRM и платформа за управление на проекти е безполезна, ако екипът ви не знае как да я използва.
- Наблюдавайте KPI: Следете CRM показателите, като процент на изпълнени задачи, движение на продажбите и оценки за удовлетвореност на клиентите, за да измервате успеха.
- Синхронизация на данните за клиентите: Осигурете актуализации в реално време и в двете системи, за да никой не работи с остаряла информация.
Изберете ClickUp за невероятна ефективност
Управлението на взаимоотношенията с клиентите, докато поддържате проектите в правилната посока, може да ви накара да се чувствате, че ръцете ви са винаги заети.
Ето защо ClickUp е толкова добър в облекчаването на работата ви, като опростява и централизира управлението на задачите, автоматизацията, CRM и доброто управление на проекти на едно място.
- QubicaAMF спести над 5 часа седмично, които преди се губеха в търсене на информация.
- RevPartners намали разходите си с 50% чрез обединяване на три инструмента в един
- Lulu Press спести 1 час на ден на всеки служител с ClickUp Automations, като повиши ефективността на работата с 12%.
Това не е съвпадение – това е доказателство, че ClickUp е универсалното решение за успех в CRM и управлението на проекти.
Регистрирайте се сега в ClickUp и направете живота на вашия екип по-лесен и по-продуктивен.