В началото на това десетилетие Американската служба по статистика на труда установи, че кумулативната загуба в производството в неселскостопанския бизнес сектор в САЩ, дължаща се на забавяне на производителността на труда, възлиза на колосалната сума от 10,9 милиона долара. McKinsey определи този ръст на производителността като „в най-добрия случай анемичен”.
Години по-късно ситуацията се е променила. За първи път от десетилетия насам наблюдаваме ръст на производителността, тъй като организациите откриват как да използват съвременни инструменти за дистанционна работа, сътрудничество, изкуствен интелект и управление на проекти, за да отговорят на своите нужди.
За да поддържате и надграждате това ново явление, е необходим стратегически подход към управлението на работата. В тази публикация в блога ви показваме как да използвате изпитани стратегии за управление на проекти и най-модерни цифрови инструменти, за да подобрите бизнес резултатите си.
Какво представляват стратегиите за управление на проекти?
Стратегиите за управление на проекти са съвкупност от цели, подходи, процеси, най-добри практики и инструменти, използвани за изпълнението на бизнес проекти. Добрата стратегия за управление на проекти се характеризира с:
- Мислене в широк план: Очертава по-голямата картина, целите и визията.
- Дългосрочна перспектива: Разглежда проектите в перспектива от 3 до 5 години.
- Приложимост в цялата организация: Обикновено стратегиите за управление на проекти се определят на ниво организация или отдел с цел по-голяма ефективност.
- Съгласуваност: Съгласувано е с целите и процесите на организацията.
- Последователност: Като основа, тези стратегии е малко вероятно да се променят в краткосрочен план.
Стратегия на проекта срещу стратегия за управление на проекта
За да бъдем ясни, стратегията на проекта описва как проектният екип изпълнява своята работа. Тя е ограничена до нивото на проекта и очертава какво, защо и как трябва да се направи. Проектният мениджър/ръководител взема решение и я финализира, като се съобразява с мненията и обратната връзка от спонсорите.
Например, стратегията за проект може да включва колко време за резерв да се добави към всяка фаза на проекта или как да се реагира на промени в обхвата по време на проекта.
Стратегията за управление на проекти е начинът, по който цялата организация управлява своите проекти. Тя често се прилага на организационно ниво, разработва се от висшето ръководство и изисква значителни инвестиции в процеси и инструменти за управление на проекти.
В стратегията за управление на проекти решенията се въртят около това дали да изберете безплатен софтуер за управление на проекти, как да създадете системи за мониторинг, да установите практики за преглед и т.н.
Независимо дали управлявате малък или огромен проект, ефективните стратегии за управление на проекти могат да направят огромна разлика. Нека видим как.
Значението на ефективното управление на проекти
Агилната разработка на софтуер подчертава необходимостта от „самоуправляващи се екипи“.
Може би се питате: „Когато съм наел квалифицирани членове на екипа и съм им дал правомощия да вземат решения, защо ми е нужно управление на проекти?“
Ето как ефективното управление на проекти подкрепя самата основа на всеки бизнес.
Управление на промените
Бизнесът се нуждае от промяна. Пазарите се развиват. Клиентите изискват нови продукти и услуги. Методиката за управление на проекти, която сте избрали в началото на вашия бизнес, може да не е вече актуална. Тя дори може да ви пречи.
Ефективните инструменти за управление на проекти помагат да проследите миналото и да прогнозирате бъдещето.
Управление на задачите
Един проект може да включва от няколко десетки до хиляди задачи, които трябва да бъдат изпълнени. По-важното е, че тези задачи са взаимосвързани, като изпълнението на една от тях оказва влияние върху следващата и усложнява следващата.
Правилната стратегия за управление на проекти не позволява малките детайли да бъдат пропуснати.
Управление на хора
Служители, подизпълнители, споделени ресурси, старши, начинаещи и мениджъри на средно ниво, консултанти, спонсори, одитори, клиенти – в всеки проект са включени много различни хора.
Ефективното управление на проекти гарантира, че всеки изпълнява своята роля без конфликти с останалите.
Ако все още не сте убедени, ето някои от ежедневните ползи от стратегическото управление на проекти.
Основни предимства на стратегическото управление на проекти
Насока: Доброто управление на проекти дава насока на всеки член от екипа. То обединява всеки член на екипа към общи цели по правилния път.
Контрол: Ефективно управляван проект има по-голяма вероятност да бъде завършен навреме и в рамките на бюджета. Управлението на проекти елиминира загубите и подобрява използването на ресурсите.
Гъвкавост: Когато проектният мениджър има ясна представа за всеки аспект на проекта, той може да предвиди рисковете и да реагира по-добре на тях. Това дава възможност на екипа да се адаптира към променящите се ситуации.
Удовлетвореност на служителите: Ефективното управление на проекти дава яснота на екипите. Те знаят своята работа и как тя допринася за организацията. Това избягва объркването и подобрява опита на служителите.
Удовлетвореност на заинтересованите страни: Когато един проект се управлява добре, той е предвидим. Проектните мениджъри могат да общуват уверено със заинтересованите страни.
За да постигнете всичко това и още повече, се нуждаете от надеждни стратегии за управление на проекти. Ето ги.
Основни стратегии за управление на проекти
Всяка организация е уникална. Използвайте стратегията по-долу като обща насока и я адаптирайте според вашите нужди. За по-голям успех и по-добри резултати, използвайте ClickUp за екипите за управление на проекти, за да приложите тези стратегии. В тази секция ще ви покажем как.
1. Определяне на ясни цели и обхват на проекта
„Бихте ли ми казали, моля, накъде да тръгна оттук?“ попита Алиса Чеширската котка. „Това зависи до голяма степен от това къде искаш да стигнеш“, отговори Котката.
„Бихте ли ми казали, моля, накъде да тръгна оттук?“ попита Алиса Чеширската котка. „Това зависи до голяма степен от това къде искаш да стигнеш“, отговори Котката.
Най-основната, но и най-важна стратегия за управление на проекти е определянето на целите на проекта. Докато правите това, фокусирайте се върху това какво означава за вас успехът на проекта и определете това като резултат.
Вашите цели могат да бъдат: „разработване на мобилно приложение за запазване на час“ или „проектиране на маркетингова кампания за Деня на благодарността“.
За да избегнете предизвикателствата при управлението на проекти в бъдеще, определете следните цели:
- Балансирано: Не бъдете прекалено неясни, като например „да направим живота по-лесен“, което може да доведе до парализа на анализа. Или прекалено конкретни, така че проектният екип да няма място за творчество.
- Ограничено: Очертайте обхвата на работата, необходима за постигане на посочените цели. Очертайте ясни граници около включените и изключените елементи.
- SMART: Задайте конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето (SMART) цели.
След като сте определили целите си и сте дефинирали обхвата на проекта, направете ги видими за всички заинтересовани страни. ClickUp Goals е прост и визуален начин да направите това. Създавайте големи цели, задавайте задачи, организирайте ги в папки, разпределяйте ги на хора, проследявайте напредъка в реално време и коригирайте проектите по време на работа – всичко на едно място!
Ако не сте сигурни в целите, които си поставяте, разгледайте някои примери за управление на проекти. Вижте как успешните организации поставят цели и се вдъхновете от тях.
2. Разработване на изчерпателен план за проекта
Сега, когато вече знаете къде да отидете, е време да планирате пътуването си ✈️. За всеки проектен мениджър това е една от най-времеемките части от работата. Тя включва съчетаване на множество аспекти на проекта и обединяването им за кохерентно изпълнение.
Не се тревожете. Ние сме тук, за да ви помогнем.
Започнете с изливане на мислите си
Преди да седнете да планирате, съберете всички аспекти на проекта на едно място. Запишете целите, изискванията, ресурсите, бюджетите, критериите за успех и всичко друго, което считате за важно, на едно централно място. Тук е полезен и добър анализ на заинтересованите страни.
Не се опитвайте да го разберете веднага. Просто съберете всичко на едно място засега. Ако харесвате формата на списък, ClickUp Docs е чудесен начин да документирате всичко това. Ако сте визуален тип човек, ClickUp Mind Maps предлага чудесна платформа, на която да излагате идеите си.
Организирайте идеите си
Упражнението за изливане на мисли трябва да ви даде по-ясна представа за всичко, от което се нуждаете, за да планирате проекта си. Сега е време да се заемете с организирането му. Организирането на проекта ви помага да вземете решения относно това кой ще работи по какво, колко време ще отнеме нещо и т.н.
Настройте работата си в софтуера за управление на задачи. В ClickUp можете директно да създавате задачи от документи и мисловни карти, което улеснява прехода от идея към действие. Ако предпочитате да започнете от нулата, няма проблем. Създайте проектите си и добавяйте задачи, както ви хрумват.
Въведете подробностите
За всяка задача включете цялата необходима информация, като например:
- Всички подзадачи, които трябва да бъдат изпълнени по време на изпълнението на тази задача
- Краен срок, в който трябва да бъде завършено
- Зависимости, както нагоре, така и надолу по веригата
- Потребители, отговорни за задачата
- Контролни списъци с критерии за приемане
Използвайте някоя от десетките автоматизации на ClickUp, за да улесните тази задача. Например, можете да зададете отговорници за всички нови задачи в дадено място, като папка или работно пространство.
Конкретизирайте плана на проекта
След като попълните подробностите, е време да проверите дали планът ви е наистина практичен. Проектните мениджъри, които използват ClickUp, предпочитат да правят това с помощта на календарния изглед.
Календарният изглед на ClickUp предоставя ясен и визуален преглед на това какво се случва и кога. Ако има припокривания, зависимости, празници и т.н., можете да ги видите всички тук. И още нещо? Можете просто да плъзнете и пуснете задачите или да ги разширите, за да коригирате крайните срокове оттук.
Докато сте в процес на работа, оптимизирайте разпределението на ресурсите си. Използвайте ClickUp Workload Views, за да се уверите, че екипът, който събирате за този проект, е на разположение.
Ако всичко това ви се струва като да пасете котки, ние ви разбираме. Ето някои от най-ефективните стратегии, събрани в един изчерпателен шаблон за управление на проекти в ClickUp.
Този шаблон за напреднали позволява на проектните мениджъри да планират ефективно сложни проекти, в които участват мултифункционални екипи. С няколко изгледа, персонализирани статуси и персонализирани полета, този шаблон е основата за мощна система за управление на проекти.
Ако това е твърде сложно за вас, опитайте някоя от тези други шаблони за управление на проекти или шаблони за планове на проекти.
3. Осигуряване на ефективна комуникация и сътрудничество
Всеки проект е съвкупност от движещи се части. За да работи като добре смазана машина, единственото нещо, което трябва да се избягва напълно, са комуникационните пропуски на работното място. Докато изграждате стратегията си за управление на проекти, инвестирайте в насърчаването на положителна комуникация и сътрудничество.
Процеси: Установете ясни протоколи за комуникация и подберете подходящите инструменти за сътрудничество при управлението на проекти.
Например, ако вашите екипи трябва да обсъдят въпроси, свързани с конкретна задача, насърчете ги да използват секцията за коментари под ClickUp Tasks. Това създава контекст и помага за трансфера на знания.
За да избегнете неудобството да проверявате всяка задача за коментари, използвайте ClickUp Chat. Всички съобщения са на едно място, готови за действие от вашите екипи.
Ресурси: Направете всички ресурси по проекта достъпни за целия екип. Независимо дали става дума за документ с изисквания, план, график или знания от минали проекти. Консолидирайте всички ресурси в ClickUp Docs за лесен достъп.
Това не означава, че трябва да прехвърлите всичките си данни в ClickUp. Напротив, можете просто да интегрирате съществуващите си инструменти и да активирате ClickUp Connected Search!
Нагласа: Това е ключов аспект за насърчаване на ефективното сътрудничество. Интровертните или срамежливи членове на екипа ви може да не потърсят активно помощ. Може дори да не проговорят, докато не им се обърнете. Уверете се, че ги проверявате. Поканете ги да споделят мнението си по начин, който им е удобен, и им покажете, че го цените.
4. Практикуване на управление и намаляване на риска
Днес всеки проект е изложен на риск от надхвърляне на бюджета, забавяния, технологични проблеми, недостиг на работна ръка, несигурност на пазара и др. Изпреварете тези рискове, като предприемете мерки за тяхното намаляване или подготвите отговорите си.
Оценете
Провеждайте задълбочени оценки на риска. Включете финансови, оперативни, организационни, регулаторни и външни рискови фактори. Когато идентифицирате рискове, количествено определете и потенциалното им въздействие.
Намаляване на риска
Създайте системи, за да избегнете изцяло тези рискове. Включете спазването на нормативните изисквания като част от проекта си. Ако очаквате да изчерпите средствата в средата на проекта, потърсете авансово плащане, заем или допълнителна инвестиция.
Създайте списък за управление на проекти, за да идентифицирате и намалите рисковете по последователен начин.
Планирайте
Някои рискове са трудни за намаляване, дори и да знаете, че могат да възникнат. Например, често срещан риск е даден важен член на екипа да не е на разположение поради здравословни/лични причини. Но наемането на резервни ресурси може да се окаже твърде скъпо.
За такива ситуации имайте план. Може да искате да създадете списък с изпълнители, към които да се обърнете, или да преразпределите работата между съществуващите членове на екипа. Помислете какво ще направите.
5. Наблюдение и контрол на напредъка на проекта
Добрата стратегия за управление на проекти обхваща целия жизнен цикъл на проекта – планиране, изпълнение и оценка. Като част от стратегията си, въведете мерки за наблюдение и контрол на напредъка.
Задайте KPI: В рамките на целите на проекта задайте ключови показатели за ефективност (KPI) за всеки отделен човек.
Наблюдавайте резултатите: Използвайте система за отчитане като ClickUp Dashboards, за да наблюдавате в реално време ефективността на проекта по отношение на ключовите показатели за ефективност (KPI).
Провеждайте прегледи: Водете периодични разговори с екипа относно напредъка на проекта. Това могат да бъдат ретроспективи, прегледи на спринтове или индивидуални разговори. Използвайте ги, за да идентифицирате проблеми и да направите корекции.
6. Оценка и изводи след приключване на проекта
Проектът не приключва с доставката. Успешното завършване на проекта е, когато научите нещо значимо, което можете да използвате в бъдеще. Направете процеса на оценка и учене – т.е. непрекъснатото усъвършенстване – част от вашата стратегия за управление на проекти.
Вижте цифрите: След приключване на проекта проведете количествена оценка. Задайте следните въпроси и запишете цифрите.
- Постигнахте ли целите си?
- Доставихте ли навреме?
- Успяхте ли да се вместите в бюджета?
- Загубихте ли част от бюджета си поради непредвидени рискове?
Намерете смисъла: Освен това, търсете и качествена информация. Използвайте следните въпроси, за да насочите разговора.
- Доволни ли са спонсорите на проекта от резултатите?
- Членовете на екипа са изтощени?
- Ако имаха възможност, какво биха искали да направят по различен начин?
- Какво научиха от този проект, което могат да използват в бъдеще?
Документирайте ги внимателно за по-късна справка. Опитайте ClickUp Brain, за да комбинирате силите на управлението на проекти и изкуствения интелект. Използвайте го, за да получавате информация, да автоматизирате попълването на данни, да ви помага при писането, проверката на правописа, транскрибирането и др.
📖 Прочетете също: Гениални трикове за управление на проекти
Спестете време и бъдете по-продуктивни с ClickUp
Производителността в работата, свързана с знания, е странно нещо. Успешните проектни мениджъри признават, че срещите са неразделна част от работата, свързана с знания, защото помагат за създаването на идеи и след това за усъвършенстването им за практическо приложение.
Проверка на фактите: От началото на пандемията срещите, имейлите и допълнителните дейности по сътрудничество, свързани с дистанционната работа, са довели до това екипите да работят с 48 минути повече на ден. Въпреки това повечето хора считат срещите за пречка за производителността.
В проучване на HBR 71% от анкетираните са заявили, че смятат срещите за „непродуктивни и неефективни”. 64% са заявили, че те им отнемат време, което биха могли да използват за задълбочено мислене.
Една от основните причини за това е липсата на лесен начин за достъп до контекста. Проблемът се усложнява при управлението на множество проекти.
Например, предаването на проектите от етапа на проектиране към етапа на разработване отнема много повече време в отдалечените работни места, ако документацията е неясна. Анализаторите на качеството може по-късно да се сблъскат с трудности, ако нямат достъп до цялостния контекст на проекта.
ClickUp ви позволява точно това. Като виртуално работно пространство и универсален инструмент за управление на проекти, ClickUp обединява цялото ви организационно знание на едно място, до което всеки член на екипа има достъп с едно натискане на бутон. Той предлага единен инструмент за управление на проекти, управление на хора, управление на знания и много други.
Приложете стратегиите си за управление на проекти в практиката в голям мащаб. Опитайте ClickUp безплатно още днес.