Проектите са в най-различни форми и размери, от ремонта на дома ви до проектирането на корпоративно хранилище за данни. Дори в рамките на една организация, инженерният екип може да има проект за разработка на софтуер, отделът по човешки ресурси – проект за годишна екскурзия на екипа, финансовият отдел – проект за разпределение на бюджета и т.н.
Независимо от мащаба, всеки проект има свои собствени сложности. Ефективното управление на проекти е единственият начин да се справят със сложностите, да се елиминират загубите, да се оптимизират ресурсите и да се постигне целта.
За щастие, днес разполагаме със софтуер, който може да се погрижи за това. В тази публикация в блога разглеждаме как можете да постигнете успешно внедряване на софтуер за управление на проекти във вашата организация – от планирането до приемането.
Разбиране на внедряването на софтуер за управление на проекти
За да разберете какво включва внедряването на софтуер за управление на проекти, трябва да знаете отговора на няколко въпроса. Да започнем.
Какво е софтуер за управление на проекти?
Софтуерът за управление на проекти е цифрово средство, предназначено за управление на дейностите, ресурсите и задачите, свързани с даден проект. Добрият проектен мениджър въвежда всички данни и събития, свързани с проекта, в софтуера и осигурява прозрачност за всички заинтересовани страни.
Какво е внедряване на софтуер за управление на проекти?
Внедряването на софтуер за управление на проекти е процесът на избор, настройка и внедряване на инструменти за управление на проекти за различни потребители. По-нататък в тази публикация в блога ще обсъдим стъпка по стъпка процеса на тази дейност.
Как се разви внедряването на софтуер за управление на проекти?
Самото управление на проекти се е развило значително през последните две десетилетия.
Ерата на електронните таблици: Първите инструменти за управление на проекти бяха просто електронни таблици. Проектните мениджъри създаваха безкрайни таблици и диаграми, за да управляват цялата информация на едно място. Това беше изключително ръчен процес и затрудняваше сътрудничеството.
Ерата на ERP/CRM: От електронните таблици големите организации преминаха към софтуер за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) и управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), което им позволи да управляват задачи, свързани с конкретни проекти. Например, CRM можеше да се справи с маркетинговия работен поток.
Без фокус върху управлението на проекти, тези инструменти бяха временни решения. Те бяха неадекватни и неефективни. Освен това, тяхното внедряване и дори използване представляваше предизвикателство.
Ерата на простите мениджъри на задачи: С разрастването на SaaS модела, много прости инструменти за управление на задачи станаха популярни. Проектните мениджъри вписваха стотиците си задачи в прости списъци, което правеше управлението на проекти в голям мащаб невъзможно.
Ерата на мощния софтуер за управление на проекти: С узряването на пазара на SaaS, инструментите за управление на проекти станаха значително по-мощни. Инструментът за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp ви дава възможност да управлявате всякакъв вид проекти точно по начина, по който искате.
С гъвкавост, персонализиране, интеграции и автоматизация, мощният софтуер за управление на проекти е суперсила за всеки проектен мениджър!
Това е като да имате виртуален команден център на една ръка разстояние, който позволява безпроблемна комуникация, сътрудничество и проследяване на напредъка.
Защо всички говорят за софтуера за управление на проекти в момента?
Пандемията и възходът на хибридните модели на работа поставиха софтуера за управление на проекти в епицентъра на организационната продуктивност. С разпространението на разпределената работна сила софтуерът за управление на проекти се превърна във виртуален офис.
Ако това ви звучи преувеличено, ние ви разбираме. Нека разгледаме в подробности защо трябва да обмислите внедряването на софтуер за управление на проекти.
Разбиране на необходимостта от внедряване на софтуер за управление на проекти
Вашият бизнес е оживен кошер, пълен с дейност. Проектите са медът, а вашият екип – трудолюбивите пчели. Без система за организиране, приоритизиране и проследяване на тези проекти нещата бързо могат да се объркат. Доброто изпълнение на проектите може да предотврати това и да добави изключителна стойност. Ето как.
Консолидация: Софтуерът за управление на проекти консолидира цялата информация, действия и резултати от даден проект. По всяко време тук можете да намерите всичко, от което се нуждаете вие или някой друг. Това прави управлението на проектите просто и ефективно.
Видимост: Въвеждането на софтуер за управление на проекти осигурява видимост на всички ваши проекти, като подчертава кои от тях са на път да бъдат завършени и кои се нуждаят от допълнителен тласък. Благодарение на тази прозрачност можете лесно да вземете трудни решения.
Сътрудничество: При отдалечени/хибридни екипи внедряването на софтуер за управление на проекти преодолява физическото разстояние, като позволява безпроблемно сътрудничество, независимо от часовите зони или местоположенията.
Дори ако сте екип, който работи на едно място, решенията за управление на проекти позволяват сътрудничество с партньори, доставчици, клиенти, спонсори и др. , като обединяват всички ключови заинтересовани страни.
Предвидимост: Софтуерът за управление на проекти ви позволява да сравнявате плановете с реалните резултати в реално време. Можете да променяте предстоящите си планове въз основа на представянето си, за да бъдат по-точни.
Автоматизация: Добрият софтуер за управление на проекти не само ви позволява да вършите работата си, но и поема част от тежестта. Той автоматизира повтарящите се/предвидими процеси, освобождавайки времето на екипа ви, за да се фокусира върху това, което прави най-добре.
Непрекъснато усъвършенстване: Софтуерът за управление на проекти записва всичко, свързано с даден проект. В зависимост от това къде погледнете, той е съкровищница от информация за всичко, което можете да подобрите в бъдеще.
Както можете да видите, ползите от софтуера за управление на проекти далеч надхвърлят простото организиране на работата. Той внася темпо и прецизност в бизнес процесите ви. Той позволява на проектните мениджъри да максимизират резултатите от наличните си ресурси.
Ключът към използването на най-добрите инструменти за управление на проекти за успех в бизнеса обаче е в имплементирането. Ако го настроите погрешно, това може да се превърне в кошмар, който да затруднява ежедневната работа.
В следващата секция ще разгледаме как можете да настроите софтуера за управление на проекти, за да ускорите успеха на бизнеса си.
Ключови стъпки за внедряване на софтуер за управление на проекти
Внедряването на софтуер за управление на проекти поставя основите за всички дейности, които извършвате с него. Слабите основи могат да бъдат ненадеждни и неефективни и следователно да се използват рядко.
За да създадете солидна основа, се нуждаете от успешен план за внедряване на софтуера. Е, имате късмет! Ето пътната карта с примери, използващи проект за разработка на софтуер.
Стъпка 1: Провеждане на оценка на нуждите и определяне на бизнес изискванията
Преди да се отправите на пазаруване, трябва да разберете какво искате. Затова започнете внедряването на софтуера за управление на проекти с цялостен процес на оценка на нуждите.
1. Съберете изискванията
Попитайте проектните си екипи от какво се нуждаят. Идентифицирайте всички заинтересовани страни, участващи в проектите на вашата организация, и потърсете тяхното мнение. Например:
- Разработчиците може да се нуждаят от функции за добавяне на потребителски истории, управление на забавени задачи, приоритизиране на задачи, включване на критерии за приемане и др.
- Анализаторът на качеството може да се нуждае от описание на случаи на употреба, контролни списъци, възможност да коментира пред разработчика и т.н.
- Проектният мениджър може да иска да вижда отчети, да получава известия за просрочени задачи и т.н., както в софтуера за управление на продукти
Направете ясен списък с всичко, от което се нуждаете в софтуера за управление на проекти.
2. Идентифицирайте предизвикателствата
Не всички нужди се изразяват от членовете на екипа. Както би казал Форд, когато бъдат попитани, повечето хора мислят, че се нуждаят от по-бърз кон. Затова наблюдавайте текущия процес на управление на проекти и идентифицирайте пропуските.
Например, ако управлявате проекти в електронни таблици, може да ви липсва възможността да обсъждате конкретна задача в контекста. Тази разпръсната комуникация прави работата неефективна.
3. Дефинирайте успеха
Определете ясно как би изглеждал успехът от внедряването на софтуер за управление на проекти. По-бързи цикли на внедряване, подобрена синергия в екипа или по-голяма удовлетвореност на заинтересованите страни?
Тези показатели ще ви бъдат полезни при оценяването на възвръщаемостта на инвестициите в софтуера за управление на проекти.
Стъпка 2: Избор на доставчик и подходящ софтуер
Броят на опциите, които имате за софтуер за управление на проекти, е 442 (според G2)! Ако отговаряте за избора на доставчик, работата ви е ясна. Ето някои от най-често срещаните функции, които трябва да търсите при избора на подходящия продукт.
Управление на задачите
Макар това да е най-основната необходимост, осигурете йерархия от контролни списъци, подзадачи, задачи, списъци, папки, работни пространства и т.н. Йерархията на проектите в ClickUp е проектирана така, че да позволява по-добра организация и по-голям контрол. За софтуерните екипи ClickUp позволява и персонализиране на задачите, като например бъгове, етапи, заявки за промени и т.н.
Документация
Всички проекти разполагат с ресурси, документи и информация, до които членовете на екипа трябва да имат достъп от време на време. Изберете инструмент, който позволява това без усилие.
ClickUp Whiteboard ви предоставя чист платно за мозъчна атака/планиране на работни процеси. ClickUp Docs ви позволява да пишете и споделяте документи с едно натискане на бутон. С ClickUp AI можете автоматично да обобщавате дълги документи за по-лесен достъп.
Шаблоните за управление на проекти на ClickUp също ви дават тласък да започнете!
Видимост
Не всички проекти имат еднакъв смисъл. Проектните мениджъри се нуждаят от различни гледни точки, за да вземат различни решения.
ClickUp предлага над 15 изгледа, за да видите информацията по свой начин:
- Календарният изглед помага при планирането, преместването и пускането на задачи за по-голяма ефективност
- Времевата линия показва зависимостите, така че можете да изготвите планове за действие при извънредни ситуации
- Изгледът на натоварването показва наличността и производителността на екипа за по-добро разпределение на ресурсите
- Чат изгледът позволява сътрудничество в реално време
ClickUp включва гъвкави инструменти за управление на проекти за софтуерни екипи, като скрам табла, диаграми за изразходване/изчерпване и др.
Интеграции
Един добър инструмент за управление на проекти трябва да е съвместим с настоящите и бъдещите ви технологии. За софтуерен екип това може да е GitHub, който свързва комити, pull заявки и проблеми.
За екип, работещ с съдържание, това може да бъде свързване с Google Docs за лесен достъп до всички ресурси. И, разбира се, на всички харесва интеграцията със Slack.
ClickUp се интегрира безпроблемно с над 1000 инструмента, включително Vimeo, Zoom и Tableau.
След като намерите инструмент/софтуер за управление на проекти, който отговаря на всички ваши изисквания, е време да го внедрите и пуснете в употреба за вашите потребители.
Стъпка 3: Стартиране на проекта и внедряване на ERP
Тази фаза е от ключово значение, тъй като бележи прехода от планиране към действие, когато стратегическата визия започва да придобива конкретна форма.
- Получете одобрението на заинтересованите страни: Съгласувайте визията и целите с ръководството на организацията и спонсорите
- Настройка на ERP: Конфигурирайте ERP системата, за да се уверите, че е готова да поддържа цикъла на внедряване и да интегрира други инструменти, ако е необходимо
- Създайте екип: Създайте екип за внедряване на проекта, състоящ се от проектни мениджъри, супервайзори, координатори и др.
- Стартирайте проекта: Комуникирайте с всички участници, мотивирайте потенциалните потребители за предстоящото
Стъпка 4: Разработване на график за внедряване и определяне на цели
Когато се внедрява софтуер на даден доставчик, това е проект за управление на внедряването на софтуера за управление на проекти (да, това е малко мета!).
Следователно, методологиите за управление на проекти трябва да се спазват:
- Разделяне на внедряването на софтуера за управление на проекти на управляеми задачи
- Планиране на ясен график за всяка задача/етап
- Определете ясни цели за внедряването, като стандарти за сигурност, протоколи за пренос на данни, въвеждане на потребители и др.
Планът за внедряване на софтуер за управление на проекти е вашата пътна карта, която предвижда всеки завой и контролен пункт. Ако сте начинаещ в планирането на внедряването, ние сме тук, за да ви помогнем.
Шаблони за план за внедряване на ClickUp
Шаблонът за план за внедряване на проекти на ClickUp е проектът на вашия проект, който очертава обхвата, фазите, ключовите дейности и отговорностите.
Шаблонът за разширен план за внедряване на ClickUp предлага цялостна рамка за проекти за разработка на софтуер, в които участват няколко екипа или отдела.
Шаблонът за управление на внедряването на ClickUp е вашият проектен табло, което предлага обща представа за напредъка, задачите и важните етапи.
Това е подобно на използването на табло за контрол на версиите, за да следите напредъка на разработката, състоянието на клоновете и заявките за сливане, като по този начин гарантирате, че проектът напредва гладко и остава в съответствие с целите си.
Стъпка 5: Планиране на обучение и поддръжка
За организациите, които внедряват нов софтуер, приемането на продукта е едно от най-големите предизвикателства. За да може инструментът да отговори на очакванията и да постигне целите си, всички трябва да го приемат и да го използват всеки ден. За това е необходимо малко подтикване.
- Създайте програми за обучение, за да запознаете потребителите с продукта
- Идентифицирайте ранните привърженици, които могат да се превърнат в шампиони сред своите екипи
- Събирайте обратна връзка от първите потребители и се адаптирайте съответно
- Създайте шаблони за планове на проекти
- Създайте механизми за постоянна поддръжка
Стъпка 6: Тестване на конфигурацията на софтуера, тестване за приемане и осигуряване на качеството
Преди да приключите внедряването на софтуера за управление на проекти, има три последни стъпки.
Тестване на конфигурацията на софтуера: Уверете се, че софтуерът за управление на проекти е внедрен според вашите спецификации. Това включва:
- Всякакви персонализирани брандове, цветове и лога
- Потребителски профили и контрол на достъпа
- Упълномощаване и удостоверяване
Тестване за приемане от потребителите: Уверете се, че вашите потребители са тествали всички функции, от които се нуждаят. Насърчете ги да помислят за различни сценарии, в които ще използват продукта, и да тестват този работен процес.
Осигуряване на качеството: Това е задача на вашите ИТ екипи. Провеждайте задълбочени тестове за сигурност, уязвимости, интеграции, съответствие и т.н. Ако сте използвали шаблон за разработка на софтуер, ще имате списък с всичко, което трябва да проверите на този етап.
Независимо колко добре внедрите софтуера за управление на проекти, вероятно ще се сблъскате с предизвикателства. Нека видим как можете да ги преодолеете.
Преодоляване на предизвикателствата и рисковете при внедряването
Въвеждането на нов софтуер поставя редица технически, логистични и културни предизвикателства. Ето как можете да избегнете предизвикателствата при управлението на проекти или да се справите с тях, когато възникнат.
Приложете стратегия за управление на промените
Вашата организация ще се съпротивлява на промените. Това е нормално и очаквано. За да преодолеете това предизвикателство, започнете рано.
Докато внедрявате новия софтуер, приложете и стратегия за управление на промените.
- Комуникирайте редовно и ясно с всички заинтересовани страни
- Организирайте общи събрания/срещи, за да премахнете страховете и да отговорите на въпросите
- Обсъдете прехода към новата система
- Успокойте екипите си с планове за справяне с прекъсвания
Ангажирайте заинтересованите страни на ранен етап
Никой не харесва нови процеси, наложени отгоре. Затова ги ангажирайте рано и ги включете в процеса на вземане на решения.
Включете ключовите заинтересовани страни – като проектни мениджъри, ръководители на екипи, ИТ специалисти и крайни потребители – още от началните етапи на избора и планирането на внедряването на софтуера. Разберете техните нужди, притеснения и очаквания, за да сте сигурни, че решението отговаря на изискванията.
Започнете с малки стъпки и се разраствайте бавно
Ако промените цялата система за управление на проекти за една нощ, вашите екипи ще се почувстват претоварени. За да избегнете това, въведете промяната поетапно.
Поетапното внедряване на софтуера ви позволява да тествате софтуера с по-малка група, да отстраните проблемите и да го внедрите в цялата компания, когато сте напълно сигурни.
Осигурете достъп до обучение
Днешният софтуер е интуитивен и не се нуждае от обширно обучение за използване. Въпреки това, докато откриват продуктите сами, вашите потребители могат да пропуснат мощни функции, с които не се сблъскват.
Уверете се, че екипът ви използва софтуера в пълния му потенциал, като предлагате обучения. Предоставете онлайн уроци, често задавани въпроси и документация за потребителите. Можете да направите това и неформално, като организирате сесии за споделяне на знания.
Наблюдавайте и оптимизирайте
Добрият процес на внедряване на софтуер е непрекъснат. Следете как потребителите използват продукта през целия жизнен цикъл на управлението на проекти. Научете кои са най-популярните и най-малко популярните функции. Събирайте обратна информация за това, което липсва на продукта.
Споделете всичко това с доставчика и оптимизирайте продукта редовно.
Оптимизирайте управлението на проекти с ClickUp
Независимо дали става въпрос за #lifeproject или проект, свързан с работата, управлението му изисква набор от инструменти. Комплексният софтуер за управление на проекти ClickUp е проектиран да бъде вашият гъвкав, персонализируем и мощен инструмент.
С функции за творчество, сътрудничество, организация, разговори, отчитане и други, безплатният софтуер за управление на проекти ClickUp дава възможност на екипите да работят ефективно заедно. ClickUp се отличава като всеобхватно средство, което не само улеснява внедряването на софтуера, но и обогатява управлението на разпределената работна сила.
Независимо дали сте екип за разработка на софтуер или бизнес, който внедрява решение за управление на проекти в своята организация, ClickUp е създаден за вас.
Не се доверявайте само на думите ни. Опитайте ClickUp безплатно още днес!
Често задавани въпроси за внедряването на софтуер за управление на проекти
1. Какво е управление на проекти за внедряване на софтуер?
Управлението на проекти за внедряване на софтуер е структуриран процес на планиране, организиране и надзор на внедряването на софтуерна система в дадена организация.
Тази последователност от думи – внедряване на софтуер, управление на проекти – се отнася до управлението на всеки софтуерен проект.
Това е малко по-различно от темата на тази публикация в блога – внедряване на софтуер за управление на проекти – която се отнася до приемането на софтуер за управление на проекти.
2. Как се внедрява нов софтуер за управление на проекти?
Внедряването на нов софтуер за управление на проекти е процес, състоящ се от 6 стъпки:
- Провеждане на оценка на нуждите и определяне на бизнес изискванията
- Избор на доставчик и подходящ софтуер
- Стартиране на проект и внедряване на ERP
- Разработване на график за внедряване и определяне на цели
- Планиране на обучение и поддръжка
- Тестване на конфигурацията на софтуера, тестване за приемане и осигуряване на качеството
3. Какво е внедряване на система в управлението на проекти?
В управлението на проекти внедряването на система се отнася до избора и приемането на нова софтуерна система. Често организациите избират термина „внедряване на система“, защото също променят/оптимизират своите процеси и работни потоци.