Повечето от нас вече използват електронни таблици всеки ден. От изготвянето на месечни бюджети до изчисляването на продажбите, Google Sheets е известен с лекотата си на използване, функциите за съвместна работа, глобалната достъпност и възможностите за персонализиране.
Но кой би помислил, че празен Google Sheet може да се превърне във вашата напълно функционална CRM система? 🤯
Това е вярно – можете да използвате Google Sheets, за да създавате или използвате безброй шаблони за управление на проекти в електронни таблици, маркетингови кампании, масови имейли, прогнози, проследяване, последващи действия и др.
Нека разгледаме по-отблизо как да използвате Google Sheets CRM – с мощен нов инструмент, който може напълно да промени управлението на взаимоотношенията с клиентите ви!
Разбиране на CRM функционалността в Google Sheets
Макар да не е традиционна CRM платформа, Google Sheets предлага изненадващо ефективен начин за управление на взаимоотношенията с клиентите, особено за по-малките предприятия или тези, които търсят икономично решение.
Някои от основните CRM функции в Google Sheets включват:
1. Управление на контакти: Организирайте контактите в структурирана база данни, валидирайте данните, за да поддържате автентичността им, филтрирайте и сортирайте въз основа на целеви групи и прилагайте условно форматиране, за да отделяте важната информация.
2. Проследяване на продажбения процес: Следете визуално напредъка на сделките през всички етапи на продажбата, възлагайте задачи и проследявайте тяхното изпълнение, изчислявайте показатели и идентифицирайте пречките.
3. Управление на задачи и дейности: Проследявайте взаимодействията с клиенти и потребители, задавайте крайни срокове и напомняния, делегирайте задачи и следете напредъка, както и използвайте филтри, за да се фокусирате върху областите, които се нуждаят от подобрение.
4. Отчитане и анализ: Превърнете данните в полезна информация, създавайте отчети, проследявайте резултатите и споделяйте отчетите, за да улесните вземането на решения.
5. Интеграции и автоматизация: Интегрирайте Google Sheets с популярни CRM алтернативи, за да разширите възможностите: събирайте потенциални клиенти от имейли и формуляри, автоматизирайте списъка си с имейли за последващи действия и синхронизирайте с календари, за да планирате и проследявате срещи.
И това не е всичко. Google Sheets предлага и множество CRM шаблони, така че можете да се съсредоточите върху поддържането на взаимоотношенията с клиентите, а не върху натоварената работа по създаването на CRM.
📮ClickUp Insight: Екипите с ниска производителност са 4 пъти по-склонни да използват над 15 инструмента, докато екипите с висока производителност поддържат ефективността си, като ограничават набора си от инструменти до 9 или по-малко платформи. Но какво ще кажете за използването на една платформа? Като универсално приложение за работа, ClickUp събира вашите задачи, проекти, документи, уикита, чат и обаждания в една платформа, допълнена с работни потоци, задвижвани от изкуствен интелект. Готови ли сте да работите по-умно? ClickUp работи за всеки екип, прави работата ви видима и ви позволява да се съсредоточите върху важните неща, докато изкуственият интелект се занимава с останалото.
Видове шаблони за CRM в Google Sheets и тяхното използване
От основна организация на клиентски данни до автоматизиране на управлението на продажбите, шаблоните на Google Sheets CRM служат за множество случаи на употреба в управлението на клиенти. Ето някои от най-широко използваните шаблони на Google Sheets CRM.
1. Шаблон за управление на проекти CRM
Този безплатен шаблон за диаграма на Гант в Google Sheets е идеален за фирми, които имат постоянни взаимодействия с клиенти по време на проекта.
Тези шаблони комбинират контактната информация за клиентите с функции за проследяване на проекти, като проектна харта, данни за заинтересованите страни, графици, задачи, крайни срокове и разпределение на бюджета.
Можете да персонализирате всяка категория, да си сътрудничите с членовете на екипа за управление на проекти и да я запазите в Google Drive. Сега всички ваши актуализации в реално време са достъпни, където и да сте!
2. Основен CRM шаблон
Този основен шаблон за CRM таблица е идеалният инструмент за управление на продажбите за собственици на малки фирми и основатели на стартиращи компании.
Започнете с персонализиране на раздела „Настройки“. Можете да дефинирате категории като „Тип контакт“ за хората и етапа на възможностите, които имате с тях. Управлението на взаимоотношенията с клиентите току-що стана по-лесно.
Използвайте раздела „Табло“ като мини контролен панел. Той показва общата стойност на възможностите; общия брой хора, компании и възможности; и броя на възможностите по етапи с техните стойности.
Разделът „Хора“ съдържа данни за клиентите, с които искате да правите бизнес. Използвайте предварително зададени етикети като „проследяване“, „активен“ и „допълнителна продажба“, за да определите отношенията, които сте установили с тях.
По същия начин, разделът „Компании“ съдържа информация за настоящи и потенциални потенциални клиенти на организацията.
Разделът „Възможности“ представя всички усилия за развитие на бизнеса, които бихте искали да проследявате.
3. Шаблон за CRM за проследяване на продажбите
В този удобен шаблон за CRM в Google Sheets можете да визуализирате и записвате цялата си продажбена верига, включително управлението на потенциални клиенти, проследяването на продажбите и отчитането на приходите.
Шаблонът е достъпен за безплатно изтегляне от HubSpot. Той опростява управлението на продажбите, като показва всички данни от всеки раздел под формата на графики и диаграми на главния табло.
Можете да започнете да настройвате продажбения канал на вашия бизнес в този лист. Прегледайте раздела „Инструкции“, за да разберете какво е CRM таблицата и как да я попълните.
4. Шаблон за управление на маркетинга CRM
Ако сте определили маркетинговите цели на вашата организация, сега можете лесно да ги проследявате с тази безплатна CRM таблица за управление на маркетинга.
Фокусиран върху генерирането и поддържането на потенциални клиенти, този CRM шаблон включва формуляри за събиране на данни за потенциални клиенти, последователности за проследяване по имейл, проследяване на ефективността на кампаниите и инструменти за сегментиране въз основа на нивата на интерес или ангажираност.
Можете да категоризирате потенциалните клиенти въз основа на източника им, като например потенциални клиенти от Facebook кампании, потенциални клиенти от кампании с нежелани имейли, потенциални клиенти от LinkedIn и т.н.
5. Шаблон за CRM за събитийен маркетинг
Този шаблон е особено полезен за екипите за управление на акаунти в рекламни и социални медийни маркетингови агенции. Той помага да представите маркетинговия си график на подходящите клиентски профили чрез проследяване и планиране на съдържанието.
Можете да управлявате, наблюдавате и планирате национални маркетингови кампании, локални маркетингови кампании, връзки с обществеността, съдържателен маркетинг, блогове, уеб страници и т.н.
Шаблонът ви помага да поддържате последователна комуникация на марката на всички платформи и да избегнете дублирането.
Използвайте го като готов калкулатор за постигнатото от вас и генерирайте отчети за успеха на маркетинговите кампании.
Настройка на CRM в Google Sheets: стъпка по стъпка
Ако не искате да се занимавате със сложни CRM инструменти, това постепенно ръководство ще ви покаже как да използвате обикновените Google Sheets като CRM инструмент! 🙌
Стъпка 1: Изберете CRM шаблон
Първо, трябва да намерите подходящ CRM шаблон, който отговаря на нуждите на вашия бизнес. Google Sheets предлага вградени шаблони, но можете да разгледате и други уебсайтове, които предлагат шаблони безплатно или на промоция.
Стъпка 2: Импортирайте шаблона
Отворете Google Sheets и кликнете върху „Файл > Нов > От шаблон“. Потърсете CRM шаблони или използвайте предварително изтеглен шаблон.
Стъпка 3: Персонализирайте CRM таблицата
Можете да добавяте или премахвате колони и редове, за да отразявате само информацията, която искате да проследявате.
Обмислете основните полета въз основа на вашите CRM цели. Те могат да включват информация за контакт (име, имейл, телефон, компания), източник на потенциални клиенти, етап на продажбите, история на задачите и дейностите или бележки и коментари.
Стъпка 4: Защитете целостта на данните
Данните от Google Spreadsheets CRM са като златна мина за всеки бизнес!
За да поддържате точността и последователността на контактната си информация, можете да приложите правила за валидиране на данни. Сега вашият CRM шаблон може да се съревновава дори с персонализирани CRM инструменти.
За да защитите чувствителните данни, обмислете да зададете разрешения на ниво лист, за да контролирате кой може да вижда и редактира определена информация.
Стъпка 5: Настройте своя канал за продажби
Настройте своя канал за продажби, за да проследявате подходящите потенциални клиенти през всеки етап. Създайте колони или раздели, които да представят различните етапи (например „Потенциален клиент“, „Квалифициран“, „Изпратено предложение“, „Сключена сделка/загубена сделка“).
Използвайте условно форматиране, за да подчертаете възможностите в различни етапи или тези, които се нуждаят от вашето внимание. Това ви дава ясна визуална представа за напредъка на продажбите чрез графики и диаграми.
Google Sheets CRM опростява отчитането и представянето на цифри пред вашите клиенти. Можете да създавате пивотни таблици, за да анализирате данни за клиентите, да идентифицирате тенденции и да проследявате показатели за ефективност.
Стъпка 6: Проследявайте задачите и дейностите
С вашия CRM в Google Sheets можете да създадете система за управление на задачите и да използвате колони, раздели или отделни листа, за да проследявате задачите и дейностите, свързани с всеки контакт.
Можете да възлагате задачи на екипа си за управление на взаимоотношенията с клиентите, да сътрудничите в реално време и да следите напредъка.
Съвети и трикове за постигане на продуктивност с Google Sheets като CRM
Google Sheets е най-гъвкавият CRM инструмент с множество функции, предназначени да повишат производителността ви, като същевременно поддържат разходите за маркетинг под контрол. Нека разгледаме някои от полезните съвети и трикове.
1. Интелигентни предложения за формули
Веднага щом започнете да въвеждате формула, Sheets анализира околните данни, за да разбере нейната релевантност. Той разпознава модели, като числа, дати, текст или диапазони, и взема предвид най-новите ви формули и често използвани задачи в електронните таблици.
Google Sheets използва техники за машинно обучение за контекстуално разбиране и с времето подобрява предложенията за формули. Той автоматично попълва имената на формулите, докато пишете, което намалява грешките при писане.
2. Управлявайте проекти с изглед на времевата линия
Интерактивният изглед на времевата линия в Sheets използва силата на интелигентен канвас. Той ви помага лесно да взаимодействате с информацията за проекта и да управлявате маркетингови кампании, етапи на проекта, сътрудничество между екипи и др.
Можете да представяте CRM отчети и резултати по по-изобретателни начини пред вашата организация или клиенти.
3. Използвайте добавките за Google Sheets
Отидете в „Разширения > Добавки > Изтегляне на добавки“, за да използвате повече инструменти, които сте изтеглили отвън. Те могат да ви помогнат да автоматизирате задачите в Google Sheets.
Можете да избирате от различни приложения, базирани на изкуствен интелект, за да пишете и попълвате таблици автоматично с само няколко команди. Инструментите за създаване на формуляри ви помагат да обедините Google Forms от вашите имейли в електронната си таблица.
4. Google App Scripts за Google Sheets
Apps Script отваря съвсем нова вселена от CRM възможности. Помислете за персонализирани менюта, изскачащи диалогови прозорци и удобни странични ленти – всичко това, за да приспособите Google Sheet към вашите конкретни нужди. Можете да се откажете от общите формули и да проектирате персонализирани функции, които правят точно това, от което се нуждаете.
Можете също така безпроблемно да интегрирате Sheets с Calendar, Drive, Gmail и други. Представете си, че планирате срещи или изпращате имейли директно от вашата електронна таблица! Създавайте автоматично формуляри въз основа на данните от вашата електронна таблица или попълвайте таблицата си с нови отговори.
5. Интелигентни чипове за сътрудничество и организация
Smart Chips ви помага да вграждате файлове като документи, таблици, презентации или изображения директно в таблицата си. Просто поставете курсора върху символа „@“, за да видите всички предложени файлове въз основа на вашата последна активност и ключови думи.
Чрез споделянето на данни в Google Sheets, всички заинтересовани страни могат лесно да получат достъп до необходимата информация, без да напускат електронната таблица.
Ограничения при използването на Google Sheets като CRM
Въпреки че Google Sheets предлага изненадваща гъвкавост за CRM, той има своите ограничения в сравнение със специализираните CRM платформи.
1. Управление на данни
- Няма вградени функции за целостта на данните: Липсва автоматична валидация на данните или предотвратяване на дублиране, което увеличава риска от грешки и несъответствия.
- Ограничен капацитет на данните: Възможно е да не може да обработва ефективно изключително големи бази данни, което води до проблеми с производителността.
- Без разширени отчети: Предлага само основни инструменти за отчети, но няма разширените възможности за отчети и анализи на специализираните CRM системи.
2. Функционалност
- Няма вградено управление на продажбения процес: Проследяването на сложни продажбени процеси с етапи и зависимости може да бъде трудоемко и да изисква ръчни решения.
- Ограничен потенциал за автоматизация: Автоматизацията разчита на добавки и интеграции и може да не е толкова безпроблемна или стабилна, колкото вградените функции в специализираните CRM системи.
- Липса на имейл маркетинг и управление на кампании: Няма вградени инструменти за имейл маркетинг кампании и последователности за поддържане на потенциални клиенти.
3. Сигурност и мащабируемост
- Проблеми със сигурността на данните: Съхранението на чувствителни данни за клиенти в облачните Google Sheets може да породи проблеми със сигурността за някои компании.
- Ограничена мащабируемост: С разрастването на вашия бизнес управлението на голям и сложен CRM в Sheets може да стане невъзможно и да попречи на по-нататъшното разширяване.
- Ограничения при съвместната работа: Докато съвместното редактиране работи добре за малки екипи, управлението на достъпа и разрешенията за по-големи екипи може да бъде предизвикателство.
Google Sheets е идеален за малки фирми и стартиращи компании, които търсят безплатно, гъвкаво и лесно за използване CRM решение.
Въпреки това, неговите ограничения могат да се проявят с разрастването на вашия бизнес и усложняването на данните.
Мислете за него като за вашия първи велосипед. Той е чудесен за научаване на каране и опознаване на основите на колоезденето. Но за по-дълги пътувания и превоз на по-тежки товари, специалната CRM платформа или нейните алтернативи може да са по-прагматичният вариант!
Може би е време да обмислите преминаване към специализиран CRM софтуер, за да гарантирате сигурността на данните, разширена функционалност и безпроблемна мащабируемост за бъдещо развитие.
Запознайте се с ClickUp: по-добрата алтернатива на CRM на Google Sheets
Но може ли едно приложение да замести всичките ви CRM инструменти? Да, ако това е ClickUp!
С мощните CRM инструменти на ClickUp можете лесно да си сътрудничите и да общувате с екипа си от различни отдели, независимо дали става дума за маркетинг, продажби или финанси.
Това е и всеобхватна платформа за работа и продуктивност, която помага за управлението на взаимоотношенията с клиентите и повишаването на тяхното удовлетворение.
CRM изгледи
Използвайте инструментите за визуално сътрудничество на ClickUp CRM, за да проследявате напредъка на сделките, да определяте отговорностите на екипа, да наблюдавате обратната връзка и да предвиждате датите за сключване на сделките.
С над 10 гъвкави и персонализирани изгледа можете да проследявате напредъка с Kanban табла, таблични изгледи, списъци, мисловни карти и други, за да направите успеха на клиентите си лесен!
ClickUp Dashboards
Настройте персонализиран CRM табло с ClickUp и получавайте подробни отчети за продажбите, които помагат на вас и вашите клиенти да избегнете скъпи грешки. Можете точно да посочите вашите усилия за продажби, да идентифицирате пречките, да предотвратите отпадането на клиенти и да анализирате конверсиите.
ClickUp предоставя достъп до централизирана база данни с клиенти; само желаните от вас лица могат да виждат тази златна мина благодарение на персонализираните разрешения.
ClickUp Automation
Изберете от над 100 автоматизации, за да поставите рутинните задачи на автопилот, да оптимизирате работните процеси, да прехвърляте проекти и др.
Можете автоматично да задавате задачи за всеки етап от вашия процес, да задействате актуализации на статуса въз основа на активността и да променяте приоритетите, за да уведомите екипа си къде да се фокусира след това.
ClickUp Automation ви помага да внедрите ясни SOP и да създавате нови задачи без усилие.
Шаблони за CRM на ClickUp
Шаблонът ClickUp CRM предоставя структура за управление на взаимоотношенията с клиентите, спестява ви време, насърчава най-добрите практики и ви позволява да персонализирате CRM, за да отговаря на нуждите на вашия бизнес.
Тези предварително създадени рамки поставят готова за употреба основа за обичайни CRM задачи. Можете да избирате от разнообразие от шаблони, създадени за конкретни индустрии или бизнес процеси, което гарантира добро прилягане към вашите операции.
ClickUp персонализирани полета
Потребителските полета на ClickUp ви позволяват да персонализирате работното си пространство, за да отговаря на вашите точни изисквания за данни, като по този начин се насърчава по-ефективно и информирано управление на проекти.
С различни типове потребителски полета можете да събирате и използвате различни видове информация, за да организирате задачите и да поддържате последователност. Например, създайте потребителско поле „Телефон“, за да събирате телефонните номера на клиентите, или използвайте формулни полета за вашите изчисления.
Създайте своя собствена CRM система още днес
За да подобрите CRM стратегията си, можете лесно да интегрирате Google Sheets с софтуера за управление на CRM проекти на ClickUp. Това ви дава достъп до сътрудничество в екип в реално време, разширено хранилище с Google Drive, над 1000 интеграции и множество CRM шаблони, от които да избирате.
Регистрирайте се и изпробвайте ClickUp безплатно още днес!
Често задавани въпроси
1. Какви са предимствата на използването на Google Sheets като CRM?
Google Sheets може да бъде изненадващо ефективен инструмент за основни CRM нужди, особено за малки предприятия или стартиращи фирми. Въпреки че има своите ограничения в сравнение със специализирания CRM софтуер, предимствата му също са значителни:
- Икономичност: Не изисква платени абонаменти или лицензи. Това го прави чудесен вариант за компании с ограничени финансови ресурси.
- Достъпност и лекота на използване: Разполага с прост интерфейс и лесни за използване функции. Настройването и управлението на основен CRM е лесно дори за потребители без технически познания.
- Персонализиране: Позволява персонализиране на полета, формули и отчети, за да адаптирате системата към конкретните нужди на бизнеса и да проследявате релевантни данни за клиентите.
- Сътрудничество и актуализации в реално време: достъп за много потребители, за да се гарантира, че всеки може да редактира и да има достъп до CRM по всяко време.
- Мащабируемост и миграция: Лесно прехвърляне на данните ви към специален CRM по-късно. Така никога няма да се налага да започвате от нулата, ако бизнесът ви надхвърли възможностите на Sheets.
2. Как мога ефективно да управлявам CRM с помощта на Google Sheets?
Това е почти толкова лесно, колкото създаването на основен Excel файл.
- Започнете с шаблон: Намерете безплатен CRM шаблон онлайн или създайте свой собствен с ключови полета като име, контакт, етап и стойност на възможността.
- Персонализирайте и автоматизирайте: добавете подходящи полета, използвайте формули за изчисления и разгледайте добавки за форми и записване на имейли.
- Фокусирайте се върху сътрудничеството: споделете таблицата си с екипа си, използвайте условно форматиране за визуални подсказки и проследявайте актуализациите с историята на версиите.
- Получете чисти данни и ясна информация: Редовно премахвайте дублиращите се записи, използвайте филтри за анализ на клиентските сегменти и създавайте графики за визуални обобщения.
3. Има ли начин да интегрирате Google Sheets с други CRM инструменти?
Най-добрият начин за интегриране зависи от вашите нужди и технически умения. Повечето CRM системи ви позволяват да импортирате и експортирате данни в CSV формат. Така можете да експортирате данните си от Google Sheets като CSV файл и след това да ги импортирате в CRM системата си и обратно.
Можете също да изтеглите добавки от Google Workspace Marketplace, за да ги интегрирате с вашия CRM в Google Sheets.
Google Sheets подходящ CRM за вас ли е?
Макар Google Sheets да може да служи като функционален CRM инструмент за малки предприятия и стартиращи фирми, той има своите ограничения, когато става въпрос за по-сложни CRM нужди. Липсата на вградени CRM функции, ограниченията в управлението на данни и потенциалните проблеми със сигурността могат да се окажат предизвикателство с разрастването на вашия бизнес.
За щастие, има инструменти като ClickUp, които съчетават простотата на Google Sheets с по-усъвършенствани CRM функции, предлагайки цялостна платформа за управление на взаимоотношенията с клиентите. Независимо дали сте в началото или търсите по-усъвършенствани функции, ключът е да намерите инструмент, който ефективно и ефикасно отговаря на нуждите на вашия бизнес.
Изследването на Google Sheets CRM определено е полезно начинание, но не забравяйте, че винаги има място за растеж и подобрение! Регистрирайте се в ClickUp и изпробвайте приложението, което предлага всичко за вашия екип.