Твърде много готвачи развалят супата.
Това старо поговорка е вярна в управлението на проекти. Изпълнението на един проект отнема повече време, ако членовете на мултифункционалния екип имат неясни роли и отговорности. В някои случаи проектът може да се окаже неуспешен или да отнеме повече време за изпълнение.
Шаблонът RACI предотвратява проблема с „прекалено много готвачи“. Той ясно очертава кой изпълнява задача X, кой има думата по нея и кой взема крайното решение по задачата. В резултат на това членовете на проектния екип знаят своите роли, за да се избегне объркване и загуба на време.
В тази статия ще споделим 11 от любимите ни RACI шаблони и как да ги използвате, за да организирате проектите си! Но първо нека разберем значението на RACI матрицата.
Какво е шаблон за RACI диаграма?
RACI диаграмата (или RACI матрицата) е диаграма, която представя ролите на членовете на екипа по отношение на задачите по проекта. Тя използва буквите R, A, C и I, за да идентифицира ролите и линиите на отговорност. RACI означава:
- Отговорен (R): Показва лицето, отговорно за изпълнението на задачата, което участва активно в работата.
- Отговорен (A): Представлява супервайзор, който контролира задачата. Това лице в RACI матрицата не участва активно в задачата, но управлява и гарантира, че работата е изпълнена правилно.
- Консултиран (C): Това описва лицето или групата, които предоставят информация за конкретен резултат. Те се консултират за тяхната експертиза по конкретна задача, за да помогнат на отговорното лице да изпълни успешно задачата.
- Информиран (I): Представлява лице или група, които трябва да бъдат информирани за напредъка на задачите и решенията, взети в рамките на проекта.
RACI диаграмата идентифицира и определя кой за какво е отговорен, за да се предотврати объркване, недоразумения и загуба на време в даден проект. Членовете на екипа могат да я използват като ориентир, за да завършат проекта правилно и навреме.
11 безплатни шаблона за RACI диаграми
Макар RACI диаграмата да е полезна за всеки проект, RACI шаблоните са създадени по различен начин.
За щастие, ние прегледахме десетки шаблони и съставихме списък с 11-те най-добри, които са най-подходящи за проектните мениджъри. Шаблоните по-долу са безплатни и разполагат с необходимите функции, за да отговорят на вашите нужди от RACI диаграми, независимо от вашата индустрия.
Готови ли сте? Да започваме!
1. Шаблон за RACI матрица на ClickUp
RACI диаграмата трябва да определя ясно ролите и отговорностите в даден проект; този шаблон постига точно това. Това е RACI матрична диаграма, която идентифицира и описва ролите на членовете на екипа в даден проект. Това ви гарантира, че ясно очертавате кой изпълнява, преглежда или се консултира по отношение на дадена задача.
Шаблонът RACI Matrix на ClickUp лесно се персонализира, за да отговаря на вашите уникални нужди. Лесно е да актуализирате съдържанието и да добавяте редове и колони според вашите предпочитания. Още по-добре, функцията „плъзгане и пускане“ в някои секции прави шаблона лесен за начинаещи и супер лесен за персонализиране.
Редактирайте шаблона в реално време, за да могат различните групи и всички членове на екипа да имат достъп до актуализациите, когато те се появят. Това спестява време при експортирането на RACI диаграмата и споделянето й с отделни отдели или членове на групата.
Освен това можете да маркирате задачите с различни цветове, за да ги разграничите от останалите. Например, можете да маркирате с цвят задачите, които са изложени на риск, или да обърнете внимание на тези с кратки срокове. Всички промени в шаблона ще бъдат запазени в облака, което ви гарантира, че можете да продължите персонализирането, когато ви е удобно.
Този безплатен шаблон за RACI матрица е безспорно на по-високо ниво благодарение на уникалните си характеристики. В допълнение към RACI диаграмата, шаблонът има области за определяне на очаквания, включване на допълнителни бележки и очертаване на инструменти, необходими за изпълнение на задачите.
Този шаблон гарантира, че няма да пропуснете нито един детайл, за да сте сигурни, че ролите и отговорностите в проекта ви са ясни.
2. Шаблон за планиране RACI на ClickUp
Оптимизирайте планирането на проектите си с шаблона за RACI планиране на ClickUp. Този шаблон за документи променя правилата на играта, като предлага ясна диаграма за определяне на ролите и отговорностите на екипа във връзка с задачите по проекта. Възползвайте се от рамката RACI (отговорен, отчетен, консултиран и информиран), за да синхронизирате всички, като гарантирате отчетност и съгласуваност с целите на организацията.
Шаблонът за RACI планиране на ClickUp ви позволява да:
- Разпределете ясни отговорности на всеки член на екипа
- Идентифицирайте потенциалните рискове и областите, които могат да бъдат подобрени
- Осигурете отчетност във всички области на проекта
Организирайте се и планирайте по-ефективно като екип. Започнете да използвате шаблона още днес и поемете контрола над управлението на проектите си.
3. Шаблон за RACI матрица в Excel
Този шаблон за RACI матрица в Excel е изключително лесен за персонализиране. Цветовото кодиране на диаграмата е лесно, защото процесът е автоматизиран, което прави шаблона подходящ за начинаещи. Присвояването на акронимите R, A, C и I е лесно – просто трябва да изберете от падащо меню.
Excel е една от най-добрите платформи за създаване на RACI диаграма. Причината? Тя предлага много опции за редактиране и позволява създаването на специфични правила за всяка част от диаграмата. В резултат на това можете да използвате този шаблон за други варианти на RACI модела, като DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) и RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Уверете се, че имате Microsoft Excel на вашата система, преди да изтеглите този шаблон.
4. Шаблон за RACI диаграма в Excel
С този шаблон за RACI диаграма можете бързо да очертаете задачата и лицето или отдела, на които е възложена. След това изброявате всяка задача в диаграмата и определяте лицето, което е отговорно, отчетно, консултирано или информирано за всяка задача.
Още по-добре, шаблонът е напълно персонализируем с Microsoft Excel, за да отговаря на вашите изисквания. Така че, независимо от вашата индустрия или естеството на проекта, той ви помага да определите ясно ролите и отговорностите, за да се уверите, че членовете на екипа разбират своята роля в успешното изпълнение на задачите.
Този безплатен шаблон е наличен в два формата: PDF и Excel. Изберете този, който ви подхожда най-добре, и започнете да създавате добре организирана RACI диаграма, съобразена с нуждите на вашия бизнес.
5. Шаблон RACI за Google Sheets
Този шаблон ви позволява да подредите задачите по ред на изпълнение, така че по-спешните задачи да бъдат изпълнени първи, а след това по-малко спешните. Това може да ви помогне да избегнете пропускане на крайни срокове.
Както подсказва името, този шаблон е във формата на Google Sheet. Използването на Google запазва съдържанието в облака, за да позволи редактиране на шаблона в реално време и достъп до RACI диаграмата от страна на няколко души. Освен това, редактирането в реално време гарантира, че участниците имат незабавен достъп до актуализациите, за да се избегнат забавяния в проекта.
Тъй като се базира на облачна технология, използването на този шаблон за създаване на RACI матрица улеснява споделянето на диаграмата между членовете на екипа. Споделете я чрез линк и лесно контролирайте достъпа, като използвате функциите на Google Sheet.
За разлика от шаблоните за Excel, които лесно могат да се изгубят, този шаблон е достъпен в облака: можете да го отворите отвсякъде и по всяко време чрез мобилно или настолно устройство с интернет връзка.
6. Шаблон за разпределение на задачите в Google Sheets RACI Matrix
Благодарение на облачната технология на Google, този шаблон позволява на няколко души да имат достъп до него и да го променят според нуждите си. Това позволява на членовете на екипа да си сътрудничат в реално време. Шаблонът е безплатен и лесен за споделяне, след като го персонализирате според нуждите на вашия проект.
Лесно избройте задачите и съответните лица, отговорни за всяка задача, така че всички да са на една и съща страница. Освен това, всички актуализации се синхронизират в облака, за да се елиминира притеснението, че персонализираният шаблон може да се изгуби – помислете за случайно изтриване на документи, Excel таблици или pdf файлове.
7. Шаблон за RACI диаграма за Google Sheets от PM Training
Шаблонът RACI трябва да показва ясно задачите и да определя кой за какво отговаря. Този шаблон предоставя точно това и надхвърля основните елементи на диаграмата RACI. Например, в допълнение към функциите на типичната матрица RACI, членовете на екипа могат да покажат дали са готови да започнат да изпълняват дадена задача.
Той има раздел за записване на напредъка по задачите, за да предостави повече информация за това колко бързо и ефективно екипът или отделният човек изпълнява възложената задача. Той също така предоставя по-голяма яснота относно статуса на задачите, като показва задачите, които са:
- В процес на разработка
- Завършено
- В очакване
- Не сте започнали
- Необходимо е преразглеждане
- Просрочени
Това оптимизира управлението на проекти, като ви помага да осигурите максимална производителност и задачите да бъдат изпълнени навреме. Има и секции, в които можете да добавяте бележки към всяка възложена задача, което позволява на проектните мениджъри да коментират изпълнението на задачите.
Тъй като шаблонът се намира в облака, членовете на екипа могат лесно да имат достъп до RACI диаграмата и да сътрудничат безпроблемно по проекта. Редактирането на живо гарантира, че всички участници имат достъп до актуализациите по проекта в реално време, за да започнат възложените задачи възможно най-бързо.
8. Опростен шаблон за RACI диаграма в Excel от Template Lab
Този RACI шаблон е верен на името си. Това е матрица на роли и отговорности с ясен формат, който изисква минимална редакция. Тя ясно показва къде да изброите задачите и ролите, които сте възложили на конкретни лица. Това помага да персонализирате бързо шаблона според вашите нужди и да започнете проекта възможно най-бързо.
Шаблонът ви позволява да изброите задачите в реда на изпълнението им, така че екипите да дадат приоритет на спешните задачи. Резултатът? Гарантирате, че ще изпълните важните задачи в предварително определен срок.
9. Шаблон за RACI диаграма за управление на проекти в Excel от Template Lab
Ако проектът ви е голям и има много резултати, този шаблон за RACI диаграма е най-подходящ за вас. Той ви позволява да изброите десетки задачи и да ги разпределите на конкретни екипи или отдели, участващи в проекта. Можете лесно да коментирате всяка задача, за да дадете обратна връзка или допълнителна информация.
10. Шаблон за диаграма на основните отговорности в Excel от Template Lab
Търсите шаблон за RACI диаграма за продажби? Не търсете повече, защото този шаблон има всичко необходимо за създаване на RACI матрица за проекти за продажби. Лесно можете да дефинирате дейностите и ролите, които сте възложили на конкретни лица. Шаблонът ви показва точно на кого да възложите конкретна роля в продажбите, което улеснява създаването на RACI матрица, която работи за вас.
Ако искате да създадете RACI шаблон за продажбени проекти, този ще ви насочи в правилната посока. Използвайте го, за да създадете матрица, която ясно очертава кой е отговорен, отчетен, информиран и консултиран в даден проект.
11. Шаблон за RACI диаграма за Excel от Template Lab
Това е прост шаблон за RACI диаграма, който е най-подходящ за семейства, които искат да организират ролите и отговорностите. Той ви позволява да изброите задачите, които трябва да бъдат изпълнени, като същевременно очертаете кой е отговорен, консултиран и информиран за дадена задача.
Ако искате RACI шаблон, който да използвате у дома, този ще ви подхожда най-добре. Той съдържа всички основни елементи, от които се нуждаете, за да се уверите, че задачите са организирани, разпределени и изпълнени правилно.
Как да използвате шаблон за RACI диаграма
Ето как да използвате шаблон за RACI диаграма в четири прости, основни стъпки:
Стъпка 1: Идентифицирайте и избройте всички задачи по проекта
В зависимост от шаблона, който използвате, избройте всички задачи в проекта в колоната „задачи“ или „дейности“. Някои шаблони ви позволяват да записвате задачите в ред. Списъкът може да бъде подреден по приоритет от висок към нисък, за да се гарантира, че по-важните задачи се изпълняват първи.
Алтернативно, можете да категоризирате задачите по фази, за да поддържате организация. Начинът, по който ги изброявате, зависи от формата, която ви подхожда най-добре.
Стъпка 2: Избройте всички лица, участващи в проекта
След това добавете всички членове на екипа към шаблона RACI, дори ако те работят непряко по проекта. Можете да ги изброите по имена или по длъжности. Препоръчваме втория вариант, за да може RACI диаграмата да остане полезна за хора, които не са запознати с имената на всички участници в проекта. Това помага за оптимизиране на комуникацията в екипа.
Стъпка 3: Присвойте акронимите R, A, C и I на всяка задача
Всяка задача, която включвате в шаблона, трябва да има поне една от тези букви (R, A, C или I). R означава лице, което ще участва активно в задачите по проекта. Накратко, лицето, обозначено с R, е изпълнителят на задачата.
След това лицето, отговорно за задачата, трябва да бъде обозначено с А. Този човек контролира задачата и гарантира, че лицето, обозначено с R, изпълнява проекта правилно и в срок.
След това лицето, което е консултирано за своята експертиза, за да помогне на R да изпълни задачата, трябва да бъде обозначено с C. Това лице предлага съвети или допълнителна информация за задачата. Не всички задачи във вашата RACI диаграма ще имат C.
Накрая, всеки, който трябва да бъде информиран за напредъка на задачата, е обозначен с I, което представлява лице, на което се отчитат членовете на екипа или лидерите. Това може да бъде главен изпълнителен директор, спонсор или високопоставени служители в дадена организация.
Стъпка 4: Споделете RACI диаграмата
След като напълно персонализирате и попълните шаблона, споделете окончателния документ с членовете на екипа в проекта. RACI матрицата е най-полезна, ако всички, участващи в проекта, ясно разбират своите роли. В зависимост от шаблона, можете да споделите окончателната диаграма като линк, PDF, Word документ, HTML или Excel таблица.
Още ресурси за шаблони за управление на проекти:
Спестете време и определете отговорностите по проекта с шаблони RACI
Използването на шаблон за създаване на RACI диаграма е изключително ценно и ви спестява време, като не се налага да измисляте колелото за всяка заявка за проект. Вместо да започвате от нулата, вече ще сте подготвени със структура, готова за персонализиране.
Шаблонът ClickUp RACI е гъвкав за всякакви екипи и проектни изисквания. Той включва всички основни елементи, необходими за създаване на персонализирана матрица, която да подобри продуктивността на вашия екип на всеки етап от проекта. Ако си сътрудничите с различни отдели и заинтересовани страни, шаблонът ClickUp е необходим в инструментариума ви за проекти. А най-хубавото е, че ClickUp е безплатен завинаги!