Какво представляват зависимостите в диаграмите на Гант? (Пълно ръководство)

Зависимостите са навсякъде.

Човешко е да зависим от други неща или хора.

Както зависиш от сутрешното си кафе ☕, за да станеш функционален.

По същия начин проектите и задачите също имат свой набор от зависимости. Те ви помагат да дефинирате връзката между дейностите, за да можете да ги изпълните в правилния ред.

Но какво представляват зависимостите в диаграмите на Гант и как можете да ги използвате?

В тази статия ще научим за зависимостите в диаграмите на Гант и различните им видове. Ще ви покажем и как да управлявате зависимостите в диаграмите на Гант с помощта на един чудесен инструмент за продуктивност.

Да започнем.

Какво представляват зависимостите в диаграмите на Гант?

Зависимостите са взаимоотношения между две задачи или дейности, при които завършването (или започването) на една задача зависи от завършването (или започването) на друга.

Обикновено зависимостите между задачите се представят на диаграма на Гант, която е вид стълбчата диаграма, използвана в управлението на проекти.

Но освен зависимостите, диаграмите на Гант ви помагат да визуализирате и:

Алберт Хо, проектен мениджър на William Osler Health System и основател на Healthcare Heroes, казва: „Диаграмите на Гант са ключов инструмент при комуникацията с спонсорите на проекта и членовете на проектния екип.“

За повече информация вижте нашето просто ръководство за диаграмите на Гант.

4 вида зависимости, използвани в диаграмата на Гант

Обикновено има четири вида зависимости, които можете да използвате, за да идентифицирате взаимоотношенията между задачите:

1. Завърши, за да започнеш (FS)

Зависимостта FS е най-често срещаната.

Тук следващата задача не може да започне, докато предходната задача не бъде завършена.

Да приемем, че ремонтирате дома си. Първо трябва да създадете проект (задача А), иначе не можете да започнете ремонта (задача Б).

2. От начало до край (FF)

При този тип зависимост или връзка между задачи, следващата задача не може да бъде завършена , докато предходната задача не бъде завършена.

Например, не можете да платите на водопроводчиците и дърводелците (задача Б), докато не завършат работата си, посочена в договора (задача А).

3. От начало до край (SF)

Този тип зависимост е рядък.

Тук не можете да завършите следващата задача, докато предходната задача не е започнала. Следващата задача обаче може да бъде завършена по всяко време, след като предходната задача е започнала.

Например, не можете да завършите преместването на новите си мебели (задача Б), докато не започне ремонта (задача А). След като приключите с ремонта, можете да си вземете време, за да преместите новите мебели.

4. Старт до старт (SS)

При тази зависимост следващата задача може да започне едва след като предходната задача е започнала.

Например, можете да започнете да лепите тапетите (задача Б) едва след като започнете да нанасяте лепилото върху стената (задача А).

Преднина и изоставане

Времето за изпълнение и времето за забавяне са важни термини, когато става въпрос за зависимости.

Времето за изпълнение е периодът, през който можете да започнете следващата задача, преди да завършите предходната.

Забавянето е времето, от което се нуждаете след завършване на предшестващата задача, преди да започнете следващата задача. В ClickUp това се нарича „Slack Time“ (време за отдих).

Джон М. Куигли, сертифициран проектен мениджър по PMP и CTFL в TE Connectivity и директор на Value Transform, LLC, показва как времената за преднина и закъснение могат да се използват за съкращаване на общата продължителност на графика.

Например, ако можете да започнете нова задача, преди предходната задача да приключи, можете да приложите време за изпълнение към новата задача, така че общото време за проекта да бъде по-кратко.

По същия начин, понякога следващата задача ще изисква няколко дни между тях, в който случай ще трябва да добавите време за забавяне ( Slack Time в ClickUp ).

Как да зададете и проследявате зависимостите?

Вече разбирате различните зависимости, но как да ги настроите и проследите?

Имаме точно подходящия инструмент за вас.

Запознайте се с ClickUp, една от най-високо оценените платформи за управление на проекти в света!

ClickUp ви предлага три различни вида зависимости между задачите:

И не се притеснявайте.

Те са много по-прости от разгадаването на зависимостите FF, SF, SS и т.н.

Нека да видим как.

Ако дадена задача изисква друга задача да бъде изпълнена преди нея, просто я задайте като зависимост в очакване на.

Например, трябва да добавите важен етап към графика на проекта си. Затова го задайте като в очакване на. Добавете задачи като одобрение от маркетинговия екип или заинтересованите страни като задачи, които са в очакване.

Ако дадена задача трябва да бъде изпълнена, за да могат да започнат други задачи, задайте я като блокираща зависимост. Например, проектът не може да започне, докато не бъде завършен графикът на проекта. Така че можете да добавите няколко задачи, които графикът на проекта блокира.

Освен това, връзката към зависимостта работи най-добре, когато различните задачи не са точно зависими една от друга, но определено са свързани.

И като бонус, няма как да объркате съвместната си работа, благодарение на предупреждението за непълнота. Това предупреждение се активира, когато някой се опита да затвори задача със зависимост.

Сега нека разберем колко лесно може да бъде управлението на зависимостите в диаграмите на Гант в ClickUp.

Бонус: Установете взаимоотношения между задачите с двупосочно свързване!

Как да управлявате зависимостите в диаграма на Гант?

В интернет може да ви посъветват да използвате шаблон за диаграма на Гант или да си създадете такъв в Microsoft Excel или Word.

Ето как трябва да се справите с тази ситуация:

Ето защо:

Ако не се откажете от такива предложения, може да се окажете в ситуация, в която ще отделите много време и усилия за нещо, което ClickUp може да направи с няколко кликвания.

Нека видим как можете да използвате този мощен софтуер за управление на проекти, за да управлявате зависимостите в диаграмите на Гант.

Стъпка 1: Създайте диаграма на Гант

Създаването на диаграма на Гант със зависимости никога не е било по-лесно.

В ClickUp това става само с три кликвания.

И това е всичко. Успешно създадохте диаграма на Гант.

След като създадете диаграмата на Гант, можете да изберете кои данни искате да видите от лентата със задачи на диаграмата отстрани.

Изберете задачите си от списъци, пространства или папки, за да ги добавите към диаграмата на Гант.

Можете също да започнете с предварително създадени шаблони за диаграми на Гант:

Стъпка 2: Планирайте всичките си задачи

В ClickUp всичките ви планирани задачи се показват по подразбиране в диаграмата на Гант.

Така че, ако ви липсва задача или подзадача, това е защото не сте я планирали.

Нищо сложно.

Нека веднага променим това.

Всичките ви непланирани задачи са изброени в страничната лента на диаграмата на Гант. Можете дори да добавите нова задача от страничната лента, за да я планирате.

Всичко, което трябва да направите, е да поставите курсора върху същите редове като непланираната задача в диаграмата на Гант и да кликнете върху датата, на която искате да я планирате.

ClickUp ви позволява също да коригирате датата на започване и крайния срок на задачата от страничната лента.

Забележка: Тъй като всички се нуждаем от почивка, можете да скриете уикендите. Ако направите това, всяка задача, насрочена за уикенда, автоматично се пренасрочва за следващия работен ден, т.е. понеделник.

Разгледайте тези инструменти за графично представяне на зависимостите!

Стъпка 3: Задаване, препланиране или изтриване на зависимости

Настройването на зависимости може да звучи като изключително трудна задача.

И ние не ви виним.

Задача А зависи от задача Б. Задача В зависи от А. Задача Г зависи от Б и В...

Точно така.

Всъщност обаче не е толкова сложно, когато можете да го визуализирате.

И най-важното е, че е много по-лесно, когато имате помощта на ClickUp.

Диаграмата на Гант в ClickUp е изключително лесна за използване благодарение на мощната си функция за плъзгане и пускане.

Колко е мощна?

Достатъчно мощна, за да задавате и препланирате зависимостите между задачите за секунди.

Нека да видим как.

Просто трябва да начертаете линии между задачите в диаграмата на Гант и ClickUp автоматично ще ги зададе като зависимости!

Сега нека поговорим за препланирането.

Хо казва, че възможността за автоматично коригиране на графиците на задачите ще спести време.

„Вместо да го правите ръчно, това е полезно, когато има голям брой задачи и за сложни многогодишни проекти.“

За щастие, ClickUp може да ви помогне да го направите лесно!

За целта се уверете, че опцията „Препланиране на зависимости“ е активирана в „Настройки на изгледа“, в противен случай препланирането чрез плъзгане и пускане няма да работи.

Така че, първо, направете това.

Готови ли сте?

Чудесно. ✓

Сега можете лесно да преместите всяка задача със зависимости към нова дата, без да се притеснявате, че ще объркате датите на другите задачи, зависимостите или времевата линия.

Това е така, защото когато преместите такава задача, ClickUp автоматично ще препланира всички последващи задачи във веригата от зависимости.

Успокоихте ли се?

Какво да направите, ако трябва да препланирате цяла група задачи?

Няма нищо сложно!

В ClickUp група от задачи се показва в списък, пространство или папка.

Просто плъзнете и пуснете цялата група върху диаграмата на Гант, без да нарушавате времевата си линия. Началната дата, крайната дата или крайният срок на всички ваши задачи ще бъдат съответно коригирани.

Забележка: Ако вашата зависимост на задача се състои от подзадачи, не забравяйте да активирате „Пренасочване на крайни срокове на подзадачи“. По този начин, когато промените крайния срок или датата на приключване на задачата на главната задача, ClickUp може автоматично да пренасочи вашите подзадачи със същото време.

Зависимостите между задачите често могат да се променят по време на проекта.

Понякога е необходимо да бъдат препланирани, а вие вече знаете как да го направите.

Но в други случаи те просто стават ненужни, така че трябва да ги изтриете.

За да направите това в ClickUp, просто поставете курсора върху линията на зависимостта и кликнете върху нея. След това изберете „Изтрий“.

О, знаем какво си мислите.

Какво става, ако погрешно изтриете зависимост, докато премествате курсора?

Не се притеснявайте. Винаги ще получавате предупреждение, преди да изтриете зависимост.

Освен ако не натиснете бутона „Изтрий“, нищо няма да изчезне. 💨

Стъпка 4: Намерете критичния път

Някои проекти ще приключат навреме, докато други може да срещнат затруднения.

Това може да бъде проблем, защото...

Преди да се паникьосате, точно тук изчисляването на критичния път се оказва полезно.

Куигли подчертава важността на критичния път.

„Всяко забавяне на тези задачи ще доведе до закъснение на проекта. [Критичният път] е полезен за прогнозиране и управление на очакванията в ранна фаза.“

Тя ви показва само основните задачи, които трябва да изпълните, за да завършите проекта си.

Вече установихме, че в ClickUp нищо не е сложно.

Така че, разбира се, изчисляването на критичния път в нашата диаграма на Гант ще бъде лесно като детска игра. 🎂

Всичко, което трябва да направите, е да откриете иконата „Изчисления на пътя”, както е показано на изображението по-долу.

След това включете „Критичен път”.

Вероятно сте забелязали „Slack Time” под „Critical Path” на изображението. Това показва областите, в които можете да коригирате задачите си, без да повлияете на датата на завършване на проекта.

Стъпка 5: Споделете диаграмата на Гант със заинтересованите страни

Възможно е в проекта ви да има хора като клиенти, външни заинтересовани страни и др., които не са част от вашето работно пространство.

Ако могат да се присъединят към ClickUp, това е идеално.

Винаги се радваме на нови членове.

Но ако не могат да се присъединят, не се тревожете.

Вместо това, кажете „Здравейте“ на публичното споделяне!

Тя ви позволява да споделяте вашата диаграма на Гант като версия само за четене, достъпна чрез тайна връзка.

Стъпка 6: Проследяване на зависимостите

Единственото, което остава да направите, е да проследите зависимостите си.

Визуализацията на диаграмата на Гант вече предоставя много визуални данни относно:

Въпреки това, винаги можете да проследявате зависимостите си и в други изгледи, включително изгледа „Списък“, „Календар“ и „Табло “.

Не, не е необходимо да добавяте зависимостите отново.

Изгледите са гъвкави, така че когато превключите, се показват всички зададени зависимости.

В изгледа „Списък“ можете дори да създадете колона „Зависимости“, за да ги видите по този начин!

Освен това, проследяването на нещата в нашата диаграма на Гант е като забавна игра на откриване на неща. Ето една бърза игра на „Аз виждам“. 🔍

А ако искате да знаете колко ви остава, просто поставете курсора върху лентата и ще видите процента на напредъка си!

Забележка: Вижте още примери за диаграми на Гант и научете всичко за управлението на проекти с диаграми на Гант в нашето ръководство за управление на проекти с диаграми на Гант.

Плъзгане и пускане за планиране на проекти

Зависимостите в диаграмите на Гант са гениални.

Можете да ги настройвате, проследявате, пренареждате и визуализирате директно от диаграмата.

Но само ако разполагате с подходящия инструмент за управление на проекти.

Шаблонът в Excel няма да ви позволи да премествате елементите лесно с формули.

А безплатните онлайн шаблони за диаграми на Гант не са много гъвкави.

Единственият инструмент, който ви предлага гъвкавост, възможност за споделяне, сигурност и персонализиране, е ClickUp.

Този мощен софтуер за продуктивност и диаграми на Гант ви позволява да създавате задачи, да задавате продължителността им и да определяте изпълнителите, да планирате проекти и много други. Не забравяйте, че можете да създадете диаграма на Гант за няколко проекта в ClickUp с само три кликвания.

Остава само да кажем:

Разчитайте на ClickUp за надеждно управление на зависимостите си безплатно, за да можете да се върнете към сутрешната си чаша кафе, от която зависите!