العاجل مقابل المهم: ما الفرق؟

في سن السادسة أو الثامنة، نبدأ في إدراك مفهوم "الزمن".

نبدأ في فهم الثواني والدقائق والساعات وإدراكنا لمرور الوقت.

بعد ذلك بوقت قصير، نبدأ في تطوير عادات واتخاذ قرارات بشأن كيفية استخدام وقتنا.

في مراحل نمونا، عادة ما يملي الآخرون علينا كيفية قضاء وقتنا. ولكن مع نضوجنا المهني، نكتسب المزيد من الاستقلالية في إدارة وقتنا.

نحن نطور أنظمة خاصة بنا لقضاء وقتنا – أحيانًا بنجاح وأحيانًا دون نجاح.

وعلى كل واحد منا أن يقرر: كيف يمكنني استغلال وقتي على أفضل وجه؟

في عملية اتخاذ القرار هذه، قد ننخدع ونعتقد أن المهام مهمة في حين أنها ليست كذلك. أو نؤجل المهام الأكثر أهمية في قائمة مهامنا لأنها غالبًا ما تكون الأصعب.

ثم نخلط بين ما هو عاجل وما هو مهم.

هذا فرق مهم جدًا قد يغير أولوياتنا وقوائم مهامنا.

قبل المضي قدماً، إليك كيف سنعرّف هذه المصطلحات:

الأمور التي تتطلب اهتمامًا فوريًا.

العناصر التي تؤثر على أهدافك واستراتيجيتك على المدى الطويل

إحدى طرق التفكير فيما عليك القيام به وما تريد القيام به هي وضع مهامك في مصفوفة إدارة الوقت، والتي تُعرف غالبًا باسم مصفوفة أيزنهاور.

سميت هذه الطريقة على اسم الرئيس الأمريكي السابق، وأشهرها ستيفن كوفي في كتابه 7 عادات الأشخاص الأكثر فعالية.

فيما يلي شكل المربع مع بعض الأمثلة ذات الصلة بالعمل:

عاجل

غير عاجل

هام

غير مهم

الربع الأول: عاجل وهام

هذه هي الأمور التي يجب عليك القيام بها على الفور وإلا ستكون هناك عواقب سلبية. قد تكون مراجعات وتغييرات فورية يجب عليك القيام بها قبل موعد نهائي وقد يكون لها آثار أخرى حساسة من حيث الوقت.

هذه الأنشطة عالية القيمة ستحقق مكاسب لشركتك ويجب القيام بها على الفور.

أمثلة عاجلة وهامة من الفئة 1:

ما لم تكن جراحًا متخصصًا في حالات الصدمات أو شخصًا بطوليًا، فهذا ليس المكان الذي يجب أن تقضي فيه معظم وقت عملك.

الربع 2: غير عاجل، ولكن مهم

إليك النقطة المثالية لتحديد أولويات عملك.

يمكنك تحقيق أعلى إنتاجية في عملك هنا. هذا هو الهدف الذي تسعى إليه. هذه المشاريع والمهام وغيرها من بنود العمل هي اللبنات التي تساعدك على تحقيق مبادراتك طويلة الأجل.

هذه الأمور ليست عاجلة، ولكنها تساعدك على تحقيق أهدافك بنجاح.

في بعض الأحيان، تتضمن هذه المهام إخماد حرائق قد لا تكون من مسؤوليتك أو ما كان ينبغي أن تحدث في المقام الأول.

أمثلة على المربع 2 المهم/غير العاجل:

هذا هو الشكل الذي ينبغي أن يكون عليه معظم عملك اليومي.

إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في المربعين الأول والثالث في التعامل مع حالات الطوارئ، فأنت بحاجة إلى إعادة التفكير أو إعادة ترتيب الأولويات أو البحث عن موارد إضافية لمساعدتك.

الربع 3: عاجل، ولكن غير مهم

هذا هو الربع الأكثر خطورة.

هذا هو المكان الذي يعيش فيه الكثير منا ويتنفسون دون أن يرغبوا في ذلك.

من السهل على الآخرين أن يطلبوا منا تخصيص وقتنا دون أن يدركوا ما يفعلونه بالضبط.

مشكلتهم ليست بالضرورة حالة طارئة بالنسبة لك. إذا كانوا يحاولون إيجاد حل سريع أو استجابة سريعة لمشكلة لا تساهم في تقدم الأعمال، فإن التواصل الواضح يكون في غاية الأهمية.

منصة إنتاجية مثل ClickUp تحل هذه المشكلة.

يمكن للمستخدمين تعيين مستويات أولوية مختلفة للمهام، وتقديم تقديرات زمنية لضمان معرفة المكلف بالمهمة بنطاقها، وإرسال إشعارات تذكيرية، ونقل أي معلومات مهمة إلى جميع أعضاء الفريق. وهذا يساعد على الحفاظ على التوافق بين العمل والتوقعات، ويتيح لك أن تكون فريقًا أكثر فعالية.

لكن علينا توخي الحذر. فهواتفنا وأدوات الاتصال الخاصة بنا مصممة لتشتت انتباهنا في كل لحظة. فالإفراط في الإشعارات أمر حقيقي.

تجعلنا الإشعارات الفورية على هواتفنا الخاصة بتطبيقات التواصل الاجتماعي نعتقد أن هناك شيئًا ما عاجلاً، ولكنه في الحقيقة ليس كذلك، خاصةً عندما يكون مجرد صديق لك يشاركك اللحظات الرائعة التي يقضيها في إجازته.

مثير للاهتمام؟

ربما. عاجل؟ مستحيل.

الربع 4: غير مهم، غير عاجل

يُعرف أيضًا باسم ربع التسويف.

هذه هي الأشياء التي تجد نفسك تفعلها، على الرغم من أنها غير مهمة وليست عاجلة. في الأساس، هي الأشياء التي تفعلها عندما ينبغي أن تكون تعمل.

هذا لا يعني أنه لا يجب عليك أبدًا أن تأخذ استراحة أو ترفه عن نفسك أو تسترخي. ولكن في بعض الأحيان، يمكن أن تتحول الأشياء الجيدة إلى أشياء مطلقة. ولا تريد أن تصبح هذه الأشياء كذلك بالنسبة لك.

ويمكن أن تشمل أمورًا مثل:

هناك العديد من تطبيقات الإنتاجية الرائعة المتوفرة في السوق اليوم والتي يمكن أن تساعدك على الحفاظ على تركيزك. أحد التطبيقات المفضلة لدي هو Forest. فلكل فترة من الوقت تكون فيها منتجًا ولا تلمس هاتفك، تنمو شجرة.

يمكنك حتى البدء في بناء غابة ومشاركة تقدمك مع أصدقائك. إنها لعبة تبعدك عن هاتفك.

التعرف على الفرق بين الأمور العاجلة والأمور المهمة

صوت آخر في صندوق البريد الإلكتروني.

المزيد من المكالمات الهاتفية تتوالى.

وأنت تعرف ماذا يعني ذلك؟ حان وقت اتخاذ القرار.

نعم، كل رسالة بريد إلكتروني على حدة يمكن أن تحدد مصير الدقائق القليلة القادمة، أو الساعة القادمة، أو يومك بأكمله، أو حتى أسبوعك بأكمله.

إذا قررت فتح البريد الإلكتروني (ربما انتظر حتى الوقت المحدد!)، فستحتاج إلى اتخاذ قرار.

أين يندرج هذا الطلب/الاستفسار في مصفوفة أيزنهاور؟ ما مدى إلحاحية وأهمية المهمة؟

تجعلنا وسائل التواصل الاجتماعي ودورة الأخبار نعتقد أن كل خبر عاجل هو أمر ملحّ ويستلزم اهتمامنا الفوري.

علينا تصفية الضوضاء للعثور على الإشارة الحقيقية.

المهام العاجلة تثير رد فعل.

نريد أن نبدأ العمل على الفور ونفكر في إجابة. نعم، بعض الوظائف تتطلب اتخاذ قرارات أكثر إلحاحًا من غيرها (مرحبًا بمشغلي مكالمات الطوارئ!). ولكن بدون العمليات الصحيحة، سنشعر بالقلق ولن نتمكن من العمل بأفضل ما لدينا.

قد يؤدي التسرع في إعطاء إجابة إلى اتخاذ قرار خاطئ قد يؤثر سلبًا على الإنتاجية في المستقبل، مما يضيف المزيد من المشاكل إلى عبء العمل.

المهام المهمة تمنحنا الوقت اللازم لوضع الاستراتيجيات. هذه المشاريع والمهام هي ما نريد إنجازه، ونأمل أن نساهم في تحقيقه. وهي مهام تتعلق بمواصفات المنتجات الجديدة، أو تقديم خطة عمل جديدة، أو التفكير في الأهداف المالية لفريق المبيعات في الربع القادم.

المهام المهمة هي إجراءات مقصودة تتطلب الاهتمام. وبفضل هذا الاهتمام الإضافي، نأمل أن يقل عدد الأخطاء.

قد تكون المهام عاجلة وهامة عندما يتعين اتخاذ قرار مهم على الفور. ولكن ليس كل مهمة عاجلة هي بالضرورة مهمة.

أحدث رسالة بريد إلكتروني من البائع تريد جذب انتباهك بشدة. إنهم يجعلون الأمر يبدو عاجلاً، ولكنه غير مهم بالنسبة لك. هذه مهمة يجب تفويضها.

هناك مهام أخرى تبدو ملحة. مثل زميل في العمل يشكو من حاجته إلى المساعدة على الفور. ربما يمكنه حل المشكلة بنفسه. ربما مهمته الملحة/المهمة ليست طارئة بالنسبة لك.

المشكلة في افتراض أن كل مهمة عاجلة ومهمة هي أنك لن يكون لديك الوقت الكافي للتفكير بشكل استراتيجي في الأمور.

من المهم أن تضع استراتيجية مبيعات. قد يكون هناك بعض الاستعجال وراء ذلك. ولكن إذا كرست بضعة أيام أو أسابيع لوضع الخطوط العريضة للخطة بعناية، فستقل الأخطاء في المرحلة النهائية. لا يمكن إنجاز جميع المهام المهمة على الفور، فهي أكثر أهمية من ذلك وتتطلب مزيدًا من الاهتمام.

لكن الشعور بالإلحاح يجعلنا نشعر بأهميتنا. قد يخفي الانشغال عدم الاهتمام الاستراتيجي. قد تمر مشاكل تنظيمية ضخمة دون أن يلاحظها أحد بسبب الانشغال.

قد تفوتك فرص محتملة لم تستغلها لأنك لم تجد الوقت الكافي للتفكير في التغييرات الاستراتيجية المهمة.

فكر في شركة مثل Blockbuster أو Borders.

كانت شركات ضخمة – تستأجر الأفلام وتبيع الكتب. لم تلاحظ التغيرات التي طرأت على السوق.

هل يمكن أن يعزى ذلك فقط إلى إهمالهم مهام مهمة؟

بالطبع لا. ولكن يمكنك أن تفهم لماذا الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل الاستراتيجي قد لا يكون دائمًا "الأكثر إلحاحًا"

ما المهام التي تندرج في كل ربع؟

كيف تقرر ماذا يوضع في أي مكان؟

هذا أمر بسيط للغاية ويتوافق جيدًا مع الأرباع. سوف تساعدك على:

كيف يمكنك تحديد أولويات وقتك في مصفوفة أيزنهاور / إدارة الوقت؟

ليست كل المهام لها نفس الأهمية. وقد تعتبر مهمة ما عاجلة/مهمة بالنسبة لك، بينما قد يعتبرها شخص آخر مهمة/غير عاجلة.

ومع ذلك، يجب أن تخصص وقتًا محددًا لهذه الأنواع المختلفة من المهام. بعد الانتهاء من التخطيط والجدولة، يمكنك توجيه الطاقة والعقلية المناسبة لكل مهمة.

بدلاً من القيام فقط بما هو مدرج في قائمة المهام، خصص وقتًا كل يوم أو كل أسبوع للأمور العاجلة/المهمة، ثم للأمور المهمة/غير العاجلة.

هذا يتطلب انضباطًا. على سبيل المثال، قد تكون صباحاتك مليئة بالمهام الأساسية والعاجلة والمهمة. ثم يمكنك قضاء بضع دقائق في تفويض المهام العاجلة/غير المهمة الأخرى.

في فترة ما بعد الظهر أو في وقت متأخر من الليل، عندما يهدأ كل شيء، يمكنك التركيز على الأعمال الأكثر استراتيجية – الأعمال المهمة ولكن غير العاجلة.

وهذا يترك المهام غير العاجلة/غير المهمة. وتشمل هذه المهام مجموعة كاملة من المهام بدءًا من التحقق من حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي وحتى التفكير في خطط عطلتك للعام المقبل. وفي النهاية، قد تصبح هذه المهام جزءًا من مهامك العاجلة أو المهمة.

اعتبار آخر مهم: هل يمكنك القيام بذلك في دقيقتين أو أقل؟

هذه القاعدة مستمدة من منهجية "إنجاز المهام " التي وضعها ديفيد ألين.

يقول إنك إذا استطعت إنجاز المهمة في أقل من دقيقتين، فيمكنك القيام بها بنفسك. وإذا لم تستطع، فقم بتفويضها أو مراجعتها لاحقًا.

مكافأة: احصل على برنامج Things Done!

كيف يمكن لـ ClickUp مساعدتك في تحديد أولويات عملك

ClickUp هي منصة إنتاجية يمكنها تغيير طريقة تعاملك مع عملك بشكل جذري.

يمكنك تنظيم مشاريعك باستخدام المجلدات والقوائم ثم تخصيصها لفريقك للعمل عليها أو تخصيصها لنفسك. ستساعدك هذه الميزات على تحديد الفرق بين المهام العاجلة والمهمة، ليس فقط بالنسبة لك، بل لفريقك بأكمله.

الخلاصة: الفرق بين الأمور العاجلة والمهمة يؤثر على وقتك

التفكير في الفرق بين الأمور العاجلة والأمور المهمة يمكن أن يكون له تأثير واسع النطاق على ما تحققه في وقتك. يمكن أن تساعدك هذه الاستراتيجيات العامة لإدارة الوقت على زيادة تركيزك.

مع أخذ هذه النصائح في الاعتبار، ستكون مستعدًا لمعالجة المشكلات العاجلة والمهمة. فيما يلي المزيد من الموارد في ClickUp لمساعدتك في تحديد أولويات عملك: