كيفية استخدام Amazon Q لإدارة المعرفة

غالبًا ما تواجه الفرق صعوبات في التعامل مع المعرفة المؤسسية المتفرقة.

تضيع المعلومات المهمة عبر عشرات الأدوات غير المتصلة، مما يجعل من المستحيل تقريبًا العثور على إجابات دقيقة بسرعة.

يحدث هذا بشكل أساسي لأن معظم الشركات تعامل إدارة المعرفة كخزانة ملفات. قد تكون عملياتها رقمية، لكن النهج لا يزال متجذرًا في طرق التفكير التقليدية والتناظرية.

يتم تنظيم المعلومات من الناحية النظرية، ولكنها لا ترتبط أبدًا بالعمل الذي يجب إنجازه.

يرشدك هذا الدليل خلال إعداد Amazon Q Business لإدارة المعرفة المؤسسية، بدءًا من ربط مصادر البيانات إلى تكوين الأمان، بالإضافة إلى كيفية سد الفجوة بين العثور على الإجابات واتخاذ الإجراءات.

ما هو Amazon Q Business؟

Amazon Q Business هو مساعد AWS المدعوم بالذكاء الاصطناعي التوليدي. يعمل كمساعد محادثة مركزي للمعلومات الداخلية لشركتك. فكر فيه على أنه شريط بحث واحد يتصل بمصادر البيانات الحالية لديك، من المستندات إلى رسائل الدردشة.

من المهم التمييز بين هذا البرنامج و Amazon Q Developer، وهو أداة منفصلة مصممة خصيصًا لمهام البرمجة وتطوير البرامج.

تم تصميم Amazon Q Business خصيصًا للمعرفة العامة للمؤسسات. يستخدم تقنية تسمى التوليد المعزز بالاسترجاع (RAG)، مما يعني أنه يبني إجاباته على مستندات شركتك الفعلية، بينما يمنع بشكل فعال الذكاء الاصطناعي من اختلاق المعلومات.

بالإضافة إلى ذلك، يحترم نظام الأذونات الخاص به ضوابط الوصول التي قمت بتعيينها بالفعل. إذا لم يتمكن أحد الموظفين من رؤية ملف في موقعه الأصلي، فلن يراه أيضًا في نتائج بحث Amazon Q.

يركز Amazon Q Business على ثلاث قدرات أساسية:

كيف يعمل Amazon Q Business لإدارة المعرفة

يساعدك فهم الجانب التقني على تحديد ما إذا كانت الأداة قادرة حقًا على معالجة تجزئة المعرفة أم أنها مجرد تطبيق آخر يساهم في تكاثر الأدوات.

نظرًا لأن الشركات تستخدم الآن 101 تطبيق SaaS مختلفًا في المتوسط، فإن إضافة أداة أخرى يتطلب دراسة متأنية. يتبع Amazon Q سير عمل واضح لتحويل بياناتك المتفرقة إلى معرفة قابلة للبحث. يبدأ باستيعاب البيانات، ثم ينتقل إلى الفهرسة، ثم الاسترجاع، وأخيرًا إنشاء الاستجابة.

لا يقتصر دور النظام على قراءة المستندات فحسب، بل يقسمها إلى أجزاء أصغر يمكن إدارتها تسمى "القطع". ثم يتم تحويل كل قطعة إلى تضمين متجه، وهو تمثيل رقمي لمعناها. وهذا يسمح بالبحث العصبي، حيث يمكن للذكاء الاصطناعي العثور على المعلومات ذات الصلة من الناحية المفاهيمية، وليس فقط مطابقات الكلمات الرئيسية الدقيقة.

عندما تطرح سؤالاً، إليك الخطوات المبسطة:

هذه الآلية الأساسية هي المفتاح. فهي تضمن أن الذكاء الاصطناعي "يظهر عمله"، مما يساعد على بناء الثقة وتجنب التفكير الصندوق الأسود الذي يحدث عندما يكون لديك إجابة ولكن لا تعرف من أين أتت أو ما إذا كانت موثوقة.

كيفية ربط مصادر بيانات مؤسستك بـ Amazon Q

جودة نظام إدارة المعرفة تعتمد على جودة البيانات التي يمكنه الوصول إليها.

تنتشر المعلومات في معظم الشركات في كل مكان، وغالبًا ما تكون فكرة مشروع نقل البيانات الضخم غير قابلة للتنفيذ. وهنا يأتي دور نهج Amazon Q القائم على الموصلات.

بدلاً من إجبارك على نقل جميع بياناتك إلى نظام جديد، يستخدم Amazon Q Business أكثر من 40 موصلًا أصليًا لفهرسة المحتوى في مكانه الأصلي. وهذا يعني أنه يمكنك الاتصال بأدواتك الحالية دون الحاجة إلى عملية ترحيل مرهقة.

المفتاح هنا هو أن تكون استراتيجيًا. ابدأ بمصادر البيانات الأكثر قيمة لديك بدلاً من محاولة ربط كل شيء دفعة واحدة.

تم تصميم كل موصل بحيث يحترم قوائم التحكم في الوصول (ACL) لنظام المصدر، مما يحافظ على الأمان والأذونات الحالية. كما يستخدم أيضًا إمكانية "مزامنة دلتا"، مما يعني أنه بعد الفحص الكامل الأولي، لا يعالج سوى المستندات التي تم تغييرها أو تحديثها، مما يوفر الوقت والموارد.

أنواع مصادر البيانات المدعومة

يتصل Amazon Q Business بالعديد من المنصات التي تستخدمها فرقك بالفعل يوميًا. بالنسبة لأي أنظمة خاصة أو غير مدعومة، يمكنك استخدام SDK للموصل المخصص لإنشاء نظامك الخاص.

سير عمل استيعاب البيانات

يعد ربط مصدر بيانات جديد عملية موجهة. ستقوم باختيار الموصل وتوفير المصادقة اللازمة، والتي قد تكون مفتاح API أو تسجيل دخول OAuth. ثم يقوم النظام بإجراء "مزامنة كاملة" أولية لمعالجة جميع المستندات الموجودة.

بعد ذلك، يتحول إلى "المزامنة التزايدية" للحفاظ على تحديث الفهرس من خلال معالجة المحتوى الجديد أو الذي تم تغييره فقط.

تتولى خطوة معالجة المستندات استخراج النص وتقسيمه إلى أجزاء وإنشاء تضمينات وإضافتها إلى الفهرس. ستتلقى إشعارات في حالة فشل أي جزء من عملية الاستيعاب، مما يتيح لك معالجة أي مشكلات بسرعة.

مزامنة أفضل الممارسات في مجال الجدولة

تحتاج إلى إيجاد التوازن الصحيح بين حداثة البيانات والتكلفة. توفر عمليات المزامنة الأكثر تكرارًا معلومات أكثر حداثة، ولكنها تستهلك أيضًا المزيد من الموارد، مما قد يؤدي إلى زيادة فاتورة AWS الخاصة بك.

دليل تفصيلي لإعداد Amazon Q Business

قد يبدو البدء في استخدام أداة ذكاء اصطناعي جديدة للمؤسسات أمرًا صعبًا، ولكن تقسيمه إلى خطوات واضحة وسهلة الإدارة يجعل العملية أكثر سهولة.

ستحتاج إلى حساب AWS مع أذونات IAM المناسبة للبدء. يمكن إجراء الإعداد الأساسي في غضون ساعات قليلة، ولكن قد يستغرق النشر الكامل للإنتاج مع مصادر بيانات متعددة بضعة أيام.

الخطوة 1: قم بتسجيل الدخول وإنشاء تطبيقك

أولاً، انتقل إلى AWS Management Console وابحث عن خدمة Amazon Q Business. هنا، ستقوم بإنشاء "تطبيق" جديد. سيكون هذا التطبيق هو الحاوية لمصادر البيانات والفهرس وواجهة الويب الخاصة بك.

عند إنشائه، ستحتاج إلى تسميته باسم واضح واختيار منطقة AWS التي سيتم نشره فيها. هذا الاختيار مهم لمتطلبات مقر البيانات والامتثال.

الخطوة 2: تكوين مركز هوية IAM

يتطلب Amazon Q Business استخدام AWS IAM Identity Center (الاسم الجديد لـ AWS SSO) لإدارة مصادقة المستخدمين. هكذا يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إلى مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك.

لديك خياران رئيسيان: إنشاء مصدر هوية جديد داخل AWS أو الاتصال بمزود هوية موجود تستخدمه شركتك بالفعل، مثل Okta أو Azure AD.

يعد توفير الموارد المناسبة للمستخدمين أمرًا بالغ الأهمية للأمن. يجب أن يكون لدى كل من يحتاج إلى استخدام Amazon Q حساب في مركز الهوية حتى يمكن إدارة أذوناتهم بشكل صحيح.

الخطوة 3: ربط مصادر البيانات ومزامنتها

الآن ننتقل إلى الجزء الممتع: ربط بياناتك. في تطبيق Amazon Q، انتقل إلى قسم مصادر البيانات وابدأ في إضافة الموصلات. ستوجهك الواجهة خلال عملية المصادقة لكل منها.

من الأفضل البدء بمجموعة فرعية أصغر من البيانات للاختبار، على سبيل المثال، موقع SharePoint واحد أو قناة Slack واحدة. يتيح لك ذلك التحقق من فهرسة المحتوى بشكل صحيح قبل نشره على مستوى الشركة بأكملها. يمكنك مراقبة تقدم المزامنة مباشرة من وحدة التحكم.

الخطوة 4: تخصيص تجربة الويب ونشرها

يأتي Amazon Q Business مزودًا بواجهة ويب جاهزة للاستخدام يمكنك تخصيصها لتتناسب مع العلامة التجارية لشركتك. يمكنك إضافة شعارك وتغيير الألوان وكتابة رسالة ترحيب لتوجيه المستخدمين بشأن نوع الأسئلة التي يمكنهم طرحها.

بمجرد أن تصبح راضيًا عن الشكل والمظهر، يمكنك نشر تجربة الويب ومشاركة عنوان URL مع فريقك. للحصول على تجربة أكثر تكاملاً، يمكنك أيضًا استخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) لتضمين واجهة الدردشة Amazon Q مباشرةً في التطبيقات الأخرى التي يستخدمها فريقك يوميًا.

🎥 شاهد كيف يعمل نقل المعرفة المتكامل على تبسيط سير العمل والقضاء على التبديل بين السياقات في العمل!

أمان الأعمال وحواجز الحماية في Amazon Q

من المستحيل اعتماد أي أداة ذكاء اصطناعي في بيئة مؤسسية دون تخطي عقبات الأمان والامتثال. قد يكون تسليم بيانات الشركة إلى الذكاء الاصطناعي مصدر قلق كبير، ولكن Amazon Q مصمم بحيث يتم تضمين الأمان في بنيته الأساسية.

أهم ميزة أمنية هي الاسترجاع المراعي للأذونات. فهو يحترم تلقائيًا قوائم التحكم في الوصول (ACL) من أنظمة المصدر الخاصة بك. وهذا يعني أن استجابات الذكاء الاصطناعي لن تتضمن سوى المحتوى الذي يحق للمستخدم رؤيته بالفعل.

يمكنك أيضًا تكوين حواجز حماية للتحكم في سلوك الذكاء الاصطناعي. على سبيل المثال، يمكنك منعه من مناقشة الموضوعات الحساسة أو مطالبته باقتباس المصادر لكل إجابة.

فيما يلي نظرة عامة على ميزات الأمان الرئيسية:

تمنحك هذه الضوابط الثقة اللازمة لتطبيق أداة ذكاء اصطناعي قوية دون خلق مخاطر أمنية جديدة.

ميزة ClickUp: يجمع ClickUp BrainGPT البحث والسياق والإجراءات في طبقة واحدة من الذكاء الاصطناعي تغطي مساحة العمل بأكملها.

بدلاً من العمل كمساعد منفصل، يعمل BrainGPT مباشرةً على مهامك ووثائقك ومحادثاتك وتقويمك وأولوياتك. يمكنك البحث عن المعلومات وطرح الأسئلة وفهم ما يحدث وتحويل الإجابات على الفور إلى مهام أو تحديثات أو تغييرات في سير العمل دون مغادرة سير عملك.

نظرًا لأن BrainGPT مدعوم بواسطة ClickUp’s Enterprise Search وسياق مساحة العمل الكامل، فإنه يفهم كيفية ارتباط العمل، وما هو قيد التقدم، وما يحتاج إلى الاهتمام بعد ذلك.

والنتيجة هي تجربة ذكاء اصطناعي موحدة حيث يؤدي البحث مباشرة إلى التنفيذ، وتكون المعلومات الذكية جزءًا من العمل نفسه، وليس بجانبه.

قيود استخدام Amazon Q لإدارة المعرفة المؤسسية

لا توجد أداة مثالية، ومن المهم فهم قيود Amazon Q Business قبل الالتزام بها. إن إدراك المفاضلات يساعدك على وضع توقعات واقعية وتجنب المفاجآت في المستقبل.

أكبر عامل هو تكامله العميق مع نظام AWS البيئي. إذا كانت شركتك تستثمر بالفعل بشكل كبير في AWS، فهذا هو الخيار المناسب.

بالنسبة للفرق غير المعتادة على خدمات AWS، هناك منحنى تعلم حاد لتكوين أشياء مثل أدوار IAM و VPCs — خاصةً عندما يكون 7% فقط قد قاموا بتوسيع نطاق الذكاء الاصطناعي عبر المؤسسة على الرغم من انتشار استخدامه على نطاق واسع.

فيما يلي بعض القيود الرئيسية التي يجب مراعاتها:

النقطة الأخيرة هي الأكثر أهمية. لا يحل استرجاع المعرفة وحده المشكلة الأساسية المتمثلة في انقطاع سير العمل. إن العثور على إجابة هو مجرد الخطوة الأولى؛ فلا يزال عليك تحويل تلك الإجابة إلى إجراء.

كيف يعزز ClickUp إدارة المعرفة المؤسسية

أنت تعرف هذا الشعور بالفعل. تجد الإجابة التي تحتاجها، ثم تنقلها يدويًا عبر الأدوات.

من نتيجة بحث إلى مستند. من مستند إلى مهمة. من مهمة إلى رسالة دردشة تشرح ما حدث للتو. في مكان ما في سباق التتابع هذا، يضيع السياق. ما بدأ بوضوح يتحول إلى عمل تنسيقي.

هذا فشل في سير العمل ناتج عن التجزئة. كل عملية تسليم تسبب احتكاكًا وتكرارًا وخطر انفصال المعرفة عن الإجراءات.

لماذا تغير مساحة العمل المتقاربة للذكاء الاصطناعي المعادلة

مساحة العمل المتكاملة للذكاء الاصطناعي ليست "أداة إضافية". إنها بيئة واحدة آمنة تتعايش فيها المشاريع والوثائق والمحادثات والتحليلات بشكل متناسق. عندما يتعايش كل شيء معًا، لم يعد من الضروري نقل المعرفة. يمكن نقلها بشكل أصلي من خلال سير العمل.

وهذا ما يميز ClickUp . بدلاً من ربط الذكاء الاصطناعي بالبحث أو إضافة مساعد آخر إلى الأدوات الحالية، يتيح لك ClickUp إنشاء عملية نقل معرفة قابلة للتطوير داخل نفس النظام الذي يتم فيه العمل بالفعل. تظل إجاباتك وقراراتك وسياقك مرتبطة بالتنفيذ الذي تستند إليه.

المعرفة كجزء حيوي من سير العمل

في الإعداد التقليدي، يعد العثور على المعلومات مجرد الخطوة الأولى. يمكنك البحث في أداة واحدة، ونسخ الإجابة، ولصقها في نظام إدارة المشاريع الخاص بك، وإنشاء مهمة، ثم إخطار فريقك في الدردشة. كل خطوة تضيف تأخيرًا وتزيد من احتمال ضياع شيء ما أو إساءة فهمه.

داخل ClickUp، تنهار الحلقة. يمكنك طرح سؤال باستخدام ClickUp Brain ، وتلقي إجابة مع سياق مساحة العمل الكامل، وتحويل هذا الرد على الفور إلى مهمة أو تعليق أو تحديث مستند دون مغادرة الشاشة. الإجابة لا تنتقل. إنها تتحول.

مستندات متصلة لا تصبح قديمة

ClickUp توجد المستندات جنبًا إلى جنب مع الأعمال التي تدعمها، وترتبط مباشرة بالمهام والمشاريع. عندما تتغير الخطط، تتم التحديثات في مكانها، وليس في أنظمة موازية.

نظرًا لأن المستندات تدرك الإجراءات، يمكنك تحويل النص إلى مهام ClickUp أو حتى ربطه بالمهمة ذات الصلة في لحظة اتخاذ القرار. تظل المعرفة والتنفيذ متزامنين، وهو بالضبط ما يفشل فيه معظم الفرق.

ذكاء اصطناعي مدرك للسياق يربط مساحة العمل بأكملها

ClickUp Brain لا يفهم فقط ما تطلبه. إنه يفهم مكانة هذا السؤال في عملك.

نظرًا لأنه مدمج مباشرة في مساحة العمل، فإن Brain لديه رؤية واضحة لمهامك وأولوياتك ومواعيدك النهائية ومالكيها وتقويمك. يمكنه رؤية ما هو مستحق اليوم، وما هو متأخر، وما هو معطل، وكيف يتم توزيع العمل بين الأشخاص والوقت. وهذا يعني أن الإجابات التي تحصل عليها تستند إلى ما يحدث بالفعل في الوقت الحالي.

عندما تطلب ملخصًا، تحصل على نظرة عامة تشكلها حالة المهمة والأنشطة الحديثة والالتزامات القادمة.

بحث مؤسسي يعمل أيضًا كطبقة أوامر

في معظم الأدوات، يكون البحث سلبيًا. تبحث عن شيء ما، ثم تقرر ماذا تفعل بعد ذلك. لكن ClickUp Enterprise Search هو مكون نشط. شريط أوامر الذكاء الاصطناعي الذي تستخدمه للعثور على المعلومات يتيح لك أيضًا اتخاذ إجراءات.

من خلال واجهة أوامر واحدة، يمكنك البحث في المهام والمستندات والتعليقات ومواضيع الدردشة والتطبيقات الخارجية المتصلة، ثم تحويل ما تجده على الفور إلى عمل. قم بإنشاء المهام وتحديث الحالات وفتح المستندات والانضمام إلى المحادثات أو تشغيل سير العمل دون تغيير السياق.

بدلاً من إيقاف العمل للبحث عن السياق، تستخدم الفرق البحث للإجابة على سؤال والمضي قدمًا في خطوة واحدة. والنتيجة هي تقليل حالات الطرق المسدودة، واتخاذ قرارات أسرع، وقضاء وقت أقل بكثير في التحقق من أنك تبحث في المصدر الصحيح.

الحفاظ على تحديث المعرفة عبر المستندات والمهام والدردشة

نادرًا ما تصبح المعرفة قديمة لأن الناس ينسون توثيقها. بل تصبح قديمة لأن المحادثات تجري في أماكن أخرى.

يحل ClickUp هذه المشكلة من خلال ربط ClickUp Chat بشكل وثيق بسير العمل. يتم تضمين الدردشة مباشرةً بجانب العمل الذي تشير إليه. يمكن ربط الرسائل بالمهام، والرجوع إليها في المستندات، وإعادة النظر فيها من خلال البحث مع الحفاظ على السياق الكامل.

مع تطور العمل، تقوم الفرق بتحديث المستندات بشكل تعاوني ومناقشة التغييرات في الدردشة وتتبع القرارات من خلال التعليقات وسجل الإصدارات، كل ذلك في نفس النظام. لا توجد "مرحلة توثيق" منفصلة ولا حاجة إلى عملية تنظيف سريعة لاستعادة الدقة.

نظرًا لأن المحادثات والقرارات والتنفيذ تتعايش معًا، فإن مصدر الحقيقة الخاص بك يظل محدثًا بشكل افتراضي. ليس لأن شخصًا ما حافظ عليه بشكل مثالي، ولكن لأنه تطور بشكل طبيعي مع تقدم العمل.

تحول Super Agents من ClickUp مساحة عملك إلى بيئة تجيب على الأسئلة قبل أن تصبح عوائق.

بدلاً من انتظار المطالبة، يعمل Super Agents بشكل مستمر عبر المهام و Docs و Chat و timelines. يقومون بمراقبة التغييرات واكتشاف الأعمال المتوقفة والمخاطر الظاهرة وتقديم إجابات ملائمة بناءً على إشارات مساحة العمل الحقيقية مثل المواعيد النهائية الفائتة والأولويات المتضاربة أو الأسئلة التي لم يتم الرد عليها.

نظرًا لأن Super Agents تعمل داخل نفس مساحة العمل المتقاربة، فإن رؤاها تستند دائمًا إلى سياق مباشر. فهي لا تكتفي بتمييز المشكلات فحسب، بل تشرح سبب أهمية شيء ما ويمكنها اتخاذ إجراءات تلقائيًا، بدءًا من تحديث المهام وحتى توجيه المالك المناسب.

هذا ما يجعل الذكاء الاصطناعي غير مرئي ومفيدًا في الوقت نفسه. تظهر الإجابات في سياق العمل، في الوقت المناسب تمامًا، دون الحاجة إلى أداة أخرى لإدارتها أو سؤال آخر لطرحه.

قم بتحسين البحث باستخدام ClickUp

تتطلب إدارة المعرفة المؤسسية الناجحة أكثر من مجرد محرك بحث قوي. فهي تتطلب نظامًا يربط المعرفة مباشرةً بسير عمل فريقك.

عند تقييم الحل، ابدأ بمصادر البيانات الأعلى قيمة، ثم قم بالتوسع تدريجيًا. تذكر أن مستقبل العمل يتطلب حلاً يحول الإجابات إلى إجراءات دون فقدان الزخم.

يعد Amazon Q Business خيارًا قويًا للمؤسسات التي استثمرت بالفعل بشكل كبير في نظام AWS البيئي، وتركز بشكل أساسي على حل مشكلة البحث المؤسسي.

ومع ذلك، بالنسبة للفرق التي ترغب في تجاوز البحث وبناء نظام إدارة معرفة وعمل متصل حقًا، هناك حاجة إلى نهج مختلف.

اكتشف كيف يمكن لمساحة عمل الذكاء الاصطناعي المتكاملة أن تحول إنتاجية فريقك. ابدأ مجانًا مع ClickUp. ✨

الأسئلة المتداولة

تم تصميم Amazon Q Business لإدارة المعرفة العامة للمؤسسات لمساعدة جميع الموظفين، بينما Amazon Q Developer هو أداة متخصصة لمطوري البرامج تساعد في البرمجة وتصحيح الأخطاء وبنية AWS.

يتصل Amazon Q Business بالعديد من مصادر البيانات ولكنه لا يحتوي على موصل أصلي لـ ClickUp. يوفر ClickUp ميزة الذكاء الاصطناعي المدمجة الخاصة به، ClickUp Brain، والتي تتكامل تمامًا مع ميزات إدارة المشاريع وقاعدة المعرفة.

يحتوي Amazon Q Business على مستويين رئيسيين للاشتراك، Amazon Q Business Lite و Pro، مع أسعار تستند إلى نموذج شهري لكل مستخدم. تشمل التكاليف أيضًا رسوم "وحدات الفهرس" بناءً على حجم البيانات التي تخزنها، لذا يجب عليك مراجعة صفحة أسعار AWS الرسمية لمعرفة الأسعار الحالية.

تشمل القيود الرئيسية الاعتماد الشديد على نظام AWS البيئي، والحاجة إلى خبرة AWS للإعداد، والتركيز الأساسي على البحث بدلاً من سير العمل المتكامل، والفجوات المحتملة في موصلاته الأصلية لبعض أدوات المؤسسات.