كيفية تضمين ملف PDF في Excel بسهولة وفعالية

يتحدث العاملون في الشركات في الولايات المتحدة الأمريكية اللغة الإنجليزية، بينما يتحدث العاملون في فرنسا اللغة الفرنسية، وفي ألمانيا يتحدثون اللغة الألمانية في الغالب.

ولكن هناك لغة واحدة يتحدث بها كل عامل في الشركات على مستوى العالم بطلاقة: Excel.

تُعد جداول البيانات وملفات PDF عنصرًا أساسيًا في مكان العمل لدرجة أنك تشعر أحيانًا أن نصف العمل هو مجرد إدارتها. في الواقع، تُظهر الدراسات أن المحترفين يقضون في المتوسط 20 ساعة شهريًا في العمل على Excel.

ومع ذلك، على الرغم من قضاء ساعات في استخدام Excel، فإن معظم الناس لا يدركون الحيل البسيطة التي يمكن أن تجعل عملهم أسهل بكثير.

خذ تضمين ملف PDF في Excel، على سبيل المثال. بالكاد يعرف أي شخص كيفية القيام بذلك، ولكن بمجرد أن تفعل ذلك - وستعرفه بنهاية هذه المدونة - سيكون لديك اختراق فوري للإنتاجية في جعبتك.

لماذا تضمين ملف PDF في Excel؟

تضمين ملف PDF في Excel يجعل الحياة أسهل من خلال الاحتفاظ بجميع المستندات ذات الصلة في مكان واحد. نحن نتحدث هنا عن الفواتير أو التقارير أو المراجع المرئية؛ حيث يبقى كل شيء منظمًا بدقة دون مغادرة جدول البيانات الخاص بك. وهذا يعني

طرق تضمين ملف PDF في Excel

دعنا نتعرف على أفضل الطرق لإدراج ملفات PDF في جداول بيانات Excel - دون إحباط.

1. الطريقة السريعة: إدراج ملف PDF ككائن

إذا كنت بحاجة إلى طريقة مباشرة لإدراج ملف PDF في Excel، فهذه هي الطريقة. اتبع هذه الخطوات

تحافظ هذه الطريقة على كل شيء في مكان واحد، ولكن لن يتم تحديث ملف PDF إذا تم إجراء تغييرات على الملف الأصلي.

2. الطريقة المرتبطة: احتفظ بالتحديثات في الوقت الفعلي

بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى أن يعكس ملف PDF آخر التحديثات، فإن ربطه بالملف الأصلي هو الخيار الأفضل. بهذه الطريقة، ستظهر أي تعديلات يتم إجراؤها في ملف PDF تلقائيًا في مصنف Excel.

هذا مفيد للتقارير التي يتم تحديثها بانتظام، ولكن ضع في اعتبارك أن نقل ملف PDF إلى موقع مختلف سيؤدي إلى قطع الرابط.

3. الطريقة المرئية: اعرض الصفحة الأولى لملف PDF

تحتاج في بعض الأحيان إلى إظهار الصفحة الأولى من مستند PDF داخل ورقة عمل Excel، مثل فاتورة أو عقد للرجوع إليها سريعًا. إليك الطريقة:

ما الطريقة التي يجب أن تستخدمها؟

✅ هل تحتاج إلى طريقة بسيطة لإدراج ملف PDF؟ استخدم طريقة مربع الحوار كائن

✅ هل تريد تحديثات في الوقت الفعلي؟ استخدم خيار الارتباط بالملف

✅ هل تفضل معاينة ملف PDF؟ أدرج صورة للصفحة الأولى

كيفية عرض ملفات PDF المضمنة وتحريرها

إذًا، لقد نجحتَ في تضمين ملف PDF في Excel - رائع. لكن ماذا الآن؟ كيف يمكنك بالفعل فتح ملف PDF أو تحريره أو تحديثه دون إفساد جدول بيانات Excel الخاص بك؟ إليك ما تحتاج إلى معرفته.

عرض ملف PDF مضمن في Excel

بمجرد إدراج ملف PDF في Excel، يصبح فتحه سهلاً مثل النقر المزدوج على أيقونة ملف PDF داخل ورقة عمل Excel. إذا لم ينجح ذلك، فتحقق من هذه الخطوات:

تحرير ملف PDF مضمن في Excel

إذا كنت بحاجة إلى تحرير ملف PDF المضمن، فإليك ما يمكنك فعله:

أفضل الممارسات لتضمين ملفات PDF في Excel

أصبح تضمين العناصر الآن في متناول يدك، ولكن دعنا لا نغفل الهدف الحقيقي. نحن نقوم بتضمين ملفات PDF لإضافة سياق للبيانات الموجودة، وليس فقط لإضفاء الفوضى على ورقة Excel بمرفقات عشوائية.

وهذا يعني محاذاة مستندات PDF مع محتوى جدول البيانات ذي الصلة وضمان تنسيق أنيق ومنظم. لذا، إليك بعض أفضل الممارسات للحفاظ على الأداء الوظيفي والمهني والجمالي:

✅ قبل إدراج ملفات PDF في Excel، انقر على الخلية التي تريد أن تظهر فيها بالضبط. هذا يمنع العناصر من أن تطفو بلا هدف ويحافظ على تنظيم ملف Excel الخاص بك

✅ اختر دائمًا اختر دائمًا إنشاء من ملف عند تضمين مستند PDF. يتيح لك ذلك اختيار ملف PDF معين من نظامك بدلاً من إنشاء كائن فارغ

✅ يمكن أن تشغل معاينة PDF كاملة مساحة كبيرة. لإبقاء الأمور مرتبة، حدد العرض كأيقونة-بهذه الطريقة، يظل مستند PDF يمكن الوصول إليه دون أن يطغى على ورقة عمل Excel

✅ ليس هناك ما هو أسوأ من فتح مصنف Excel مليء بالرموز التي لا اسم لها. أضف أوصافًا أو ارتباطات تشعبية بجوار ملفات PDF المضمنة حتى يعرف المستخدمون ما هو كل ملف

استكشاف المشكلات الشائعة وإصلاحها

حتى عندما تفعل كل شيء بطريقة صحيحة، فإن Excel لديه طريقة لإلقاء حواجز غير متوقعة في طريقك.

قبل أن تبدأ في لوم Microsoft على مشاكلك، دعنا نستعرض بعض المشكلات الأكثر شيوعًا - وإصلاحها.

التحدي 1: خطأ "لا يمكن إدراج كائن"

لقد اتبعت جميع الخطوات ونقرت على إدراج > كائن، ولكن بدلاً من تضمين مستند PDF الخاص بك، يُظهر Excel خطأً. وقح.

يحدث هذا عادةً عندما يكون لملف PDF قيود أمنية تمنع التضمين أو إذا كان Microsoft Excel يواجه مشكلات في التوافق.

✨ ✨ الحل:

التحدي 2: عدم فتح ملف PDF عند النقر عليه

تنقر نقرًا مزدوجًا على ملف PDF المضمن، متوقعًا فتحه، ولكن لا شيء يحدث. أو الأسوأ من ذلك، يعطيك Excel رسالة خطأ لا معنى لها. يحدث هذا عادةً عندما لا يتم تعيين عارض PDF الافتراضي بشكل صحيح.

✨ ✨ الحل:

التحدي 3: ظهور ملف PDF كصورة

لقد قمت بتضمين مستند PDF، ولكن بدلاً من الملف التفاعلي، يعرض Excel معاينة ثابتة للصفحة الأولى فقط. ليس مفيدًا عندما تحتاج إلى التنقل بين صفحات متعددة.

✨ ✨ الحل:

التحدي 4: قيود التحرير

لقد قمت بتضمين ملف PDF في Excel، ولكنك تدرك الآن أنك بحاجة إلى تحديث محتواه. المشكلة هي أن النقر عليه لا يسمح بالتحرير المباشر داخل ورقة Excel.

✨ ✨ الحل:

التحدي 5: مشكلات التنسيق

تقوم بإدراج ملف PDF في Excel، وفجأة، يبدو جدول بياناتك المنظم بدقة وكأنه نجا للتو من زلزال. لا تتم محاذاة مستند PDF بشكل صحيح، والتخطيط في كل مكان.

✨ ✨ الحل:

التحدي 6: مشكلات التوافق عبر الأنظمة الأساسية

يتم تضمين مستند PDF بشكل مثالي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ولكن عندما يفتح أحد الزملاء ملف Excel نفسه على جهاز مختلف، تبدو الأمور مختلفة تمامًا - أو الأسوأ من ذلك، يختفي ملف PDF المضمّن تمامًا.

✨ الحل:

حدود استخدام Excel

على الرغم من أن Microsoft Excel هو الأداة المفضلة لدى الجميع تقريبًا لإدارة البيانات وحساب الأرقام، إلا أنه ليس أفضل أداة لتصور البيانات أو إدارة المشاريع. إليك بعض القيود الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام المنصة:

ClickUp كبديل لبرنامج Excel

العمل شاق بما فيه الكفاية - لماذا تجعله أكثر تعقيدًا باستخدام جداول بيانات جامدة في حين توجد خيارات أفضل؟

الخيار الأفضل هو ClickUp، تطبيق كل شيء للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع وتصور البيانات والتعاون في المستندات.

لنفترض أنك تدير فواتير العملاء. في Excel، ستقوم بإدراج ملف PDF، وتغيير حجم أيقونة PDF، وتدعو أن يتمكن زميلك الذي يستخدم جهاز Mac من رؤيته.

ومع ذلك، باستخدام ClickUp Docs، يمكنك تضمين ملفات PDF وروابط من منصات مثل YouTube وGoogle Drive وFigma وغيرها. يتم تحديث المحتوى المضمّن في الوقت الفعلي، مما يضمن انعكاس التغييرات التي تم إجراؤها على النظام الأساسي الأصلي في المحتوى المضمّن داخل ClickUp.

لإنشاء مستند مضمن في ClickUp Docs، اتبع الخطوات التالية:

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الحصول على خيارات تنسيق نصية منسقة متعددة، مثل اللافتات وقوائم المراجعة والكتل أيضًا! لا يتوقف الأمر عند هذا الحد. يمكن لعدة أشخاص العمل على مستندات ClickUp Docs في الوقت الفعلي وإجراء التغييرات معًا عبر التعليقات المعينة والنصوص المقتبسة لتسهيل التعاون.

ذلك لأن ClickUp لا يقتصر على تخزين الملفات فحسب، بل يتيح للفرق العمل عليها مباشرةً داخل المنصة. وهذا يجعل العملية أكثر تفاعلية من مجرد تضمين مستندات PDF في ورقة Excel.

ثم، هناك طريقة عرض الجدول ClickUp Table View، وهي طريقة حديثة للبيانات المنظمة. إنه يشبه جدول البيانات ولكنه أفضل. ما عليك سوى استيراد بياناتك إلى ClickUp من Excel، وإضافة حقول مخصصة وحالات مخصصة، وفجأة، تصبح جميع بياناتك قابلة للتنفيذ!

لإضافة عرض جدول في ClickUp، اتبع الخطوات التالية:

نعم، الأمر بهذه السهولة. يمكنك حتى تضمين هذا الجدول في مستند النقر، مثل هذا:

لتضمين طريقة عرض جدول في مستند ClickUp:

بدلاً من إدراج ملف PDF يدويًا في Excel ومشاهدة جدول البيانات الخاص بك وهو يتحول إلى فوضى بطيئة، يتيح لك ClickUp تضمين ملفات أو روابط إلى طرق عرض مشروع معين، وتتبع تقدم المشروع، وتعيين المهام - كل ذلك ضمن واجهة سهلة الاستخدام يتم تحديثها في الوقت الفعلي.

على عكس Excel، حيث يعني تضمين ملف PDF التعامل مع مربعات حوار الكائنات، ومشكلات التنسيق، وروابط الملفات المعطلة، فإن ClickUp يجعل كل شيء متاحًا وتفاعليًا وسهل التحديث.

مشاكل في الملفات؟ انتقل إلى ClickUp!

يقوم ClickUp بعمل استثنائي في استبدال الأنظمة الأساسية المتعددة بأداة واحدة شاملة تغطي كل ما تحتاج إليه - إدارة المهام، وتصور البيانات، والتعاون في المستندات، وغير ذلك الكثير.

ولسنا الوحيدين الذين يقولون ذلك-يتفق مستخدمو ClickUp على ذلك. شاركتنا كايلا، مديرة التسويق الرقمي في أجورا، ما يلي:

"ClickUp هو حل شامل رائع يحل محل المستندات وExcel وأدوات إدارة المشاريع الأخرى. لقد أتاح لفريقي أن يصبح أكثر تنظيماً، وحسّن الكفاءات التشغيلية، ووفر المزيد من الرؤية في تأثير عملنا. "

يوفر ClickUp مستندات، وجداول، ولوحات معلومات، وعمليات تكامل سلسة للتعاون، وتتبع البيانات، وإدارة المشاريع دون الحاجة إلى تضمين ملف PDF آخر في Excel مرة أخرى.

هل تريد تجربة نفس التأثير؟ اشترك في ClickUp الآن وقم بتبسيط سير عملك!