الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة: الفوائد وحالات الاستخدام والأدوات

أنت متأكد من أن الإجابة موجودة في مكان ما - ربما في رسالة بريد إلكتروني قديمة أو مستند مدفون أو سلسلة محادثات من شهور مضت.

ولكن هل يستغرق العثور على تلك المعلومات الصغيرة وقتاً أطول من المهمة الفعلية التي تحتاج إليها؟

يعمل الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة على إصلاح هذه الفوضى.

فهو يخزن المعلومات بطريقة منطقية، ويفهم السياق، ويوفر رؤى ذات صلة عند الحاجة إليها وأينما كانت.

دعونا نناقش كيف يحول الذكاء الاصطناعي إدارة المعرفة المؤسسية، وأفضل حالات الاستخدام، والأدوات التي تقود الطريق. 🧐

فهم الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة

مع الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة، لم يعد يتعين على الفرق البحث في مجلدات لا نهاية لها أو الاعتماد على الذاكرة للعثور على ما يحتاجون إليه. يعمل الذكاء الاصطناعي على فرز المعرفة وربطها وتحديثها تلقائياً، مما يحمي التفاصيل المهمة من الضياع أو النسيان.

تعتمد أنظمة إدارة المعرفة القديمة على وضع العلامات اليدوية وقواعد البيانات الثابتة، وغالبًا ما تؤدي إلى معلومات قديمة أو يتعذر الوصول إليها.

يزيل الذكاء الاصطناعي هذه العوائق، ويسرّع عمليات البحث، ويحافظ على صلة المحتوى بالموضوع، ويساعد الفرق على العمل بكفاءة أكبر. وهذا يعني أنه يمكن للمؤسسات قضاء وقت أقل في البحث عن المعلومات ووقت أطول في استخدامها.

فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة

لا ينبغي أن تكون إدارة المعرفة معاناة. يسهّل الذكاء الاصطناعي العثور على المعلومات وتنظيمها واستخدامها بكفاءة. تشمل المزايا الرئيسية ما يلي:

إدارة المعرفة بالذكاء الاصطناعي مقابل إدارة المعرفة التقليدية

غالبًا ما تبدو إدارة المعرفة التقليدية وكأنها متاهة - حيث تضيع المعلومات، وتستغرق التحديثات وقتًا طويلاً، ويشكل العثور على الإجابات الصحيحة معاناة. يعمل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي على تبسيط هذه العملية، مما يسهل تنظيم المعرفة والوصول إليها والحفاظ عليها.

إليك كيفية مقارنة الذكاء الاصطناعي بالطرق التقليدية. 👇

حالات الاستخدام الشائعة للذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة

تطبيق الذكاء الاصطناعي في أنظمة إدارة المعرفة

لا يجب أن يكون إدخال الذكاء الاصطناعي في نظام إدارة المعرفة لديك أمرًا مربكًا. فالقيام بذلك خطوة بخطوة يجعل العملية أكثر سلاسة وفعالية.

دعنا نتعرف على كيفية القيام بذلك، بدءًا من معرفة ما تحتاجه لضمان استمرار الذكاء الاصطناعي في تحقيق النتائج. 📊

الخطوة رقم 1: تقييم احتياجاتك في إدارة المعرفة

قبل إدخال الذكاء الاصطناعي في الصورة، خذ خطوة إلى الوراء وقم بتقييم استراتيجيات إدارة المعرفة الحالية في مؤسستك. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يحسن الكفاءة ولكنه يعمل بشكل أفضل عند تطبيقه على تحديات محددة جيدًا.

اطرح بعض الأسئلة الرئيسية:

❗️Where هل توجد فجوات معرفية؟

❗️What يبطئ استرجاع المعلومات؟

❗️How هل يتسبب المحتوى القديم في كثير من الأحيان في حدوث مشكلات؟

❗️Are الفرق التي تكافح للعثور على موارد المعرفة أو مشاركتها؟

انظر كيف تتدفق المعرفة عبر الأقسام.

إذا ظلت المعلومات المهمة حبيسة رسائل البريد الإلكتروني أو مبعثرة عبر منصات مختلفة، فقد تساعد أتمتة سير العمل والبحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي. إذا كانت فرق العمل تهدر الوقت في تحديث المستندات يدويًا، فقد تكون تحديثات المحتوى التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي هي الحل.

اجمع المدخلات من الموظفين لفهم أكبر نقاط ضعفهم. قد يواجه البعض صعوبة في العثور على معلومات دقيقة بسرعة، بينما قد يتعامل البعض الآخر مع التوثيق غير المتسق. سيساعدك تحديد هذه التحديات على اختيار الأدوات التي تحل المشاكل الحقيقية بدلاً من إضافة تعقيدات غير ضرورية.

الخطوة رقم 2: اختر أدوات إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي

تُسهِّل منصات إدارة المعرفة بالذكاء الاصطناعي الحفاظ على المعلومات منظمة وقابلة للبحث ومُحدَّثة دائماً. باستخدام أدوات مثل البحث الذكي ووضع العلامات التلقائي، يمكن لفريقك العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه دون أي ضغوط.

إليك بعض الخيارات:

ClickUp، تطبيق كل شيء في العمل، يجلب الذكاء الاصطناعي إلى إدارة المعرفة، مما يسهّل إنشاء ويكي مركزي. دعنا نستكشف كيف يساعدك. 🗂️

العثور على المعلومات الصحيحة على الفور

يقضي ClickUp Connected Search على الإحباط الناتج عن البحث عن المعلومات.

هل تريد مستندًا مدفونًا في ClickUp أو أدوات الطرف الثالث المدمجة مثل Google Drive أو Salesforce؟ يقوم البحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي في ClickUp بسحب كل شيء في مكان واحد، حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في التنقل بين التطبيقات.

لنفترض أنك مدير نجاح العملاء الذي يبحث عن دليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها لحل مشكلة عميل. يتعرف الذكاء الاصطناعي على القصد من وراء بحثك ويعرض على الفور مستندات ClickUp Docs وتذاكر الدعم السابقة وملاحظات العميل الأكثر صلة.

إليك بعض الطرق الأخرى التي يساعدك بها البحث المتصل في ClickUp:

مساعدة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لسير عمل أكثر ذكاءً

ClickUp Brain، وهو مساعد الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp، يعيش مباشرةً في مساحة عملك ويساعد في إدارة المعرفة بطريقتين محددتين.

1️⃣ يمكنك ببساطة طرح أسئلة مثل "ما الذي تمت مناقشته في اجتماع المبيعات الأسبوع الماضي"، وسيجد لك الأفكار مع رابط إلى المستند أو المهمة ذات الصلة.

2️⃣ يمكن للذكاء الاصطناعي البحث في مساحة العمل لـ الإشارة إلى أي مواد قديمة/مكررة وحتى اقتراح تعديلات بناءً على التغييرات الجديدة

على سبيل المثال، إذا كان دليل إدارة المشروع يحتوي على مهمتين متشابهتين أو مكررتين، فإن ClickUp Brain يُشير إليك. كما أنه يقترح تحديثات بناءً على التغييرات الأخيرة في عمليات الشركة. كما يمكن للذكاء الاصطناعي أن يسحب أفكارًا من المناقشات السابقة ويقترح أقسامًا أو تعديلات جديدة، لضمان بقاء المعرفة حديثة.

تشمل الإمكانات الأخرى لهذا المساعد المتكامل للذكاء الاصطناعي ما يلي:

طريقة أكثر ذكاءً لإنشاء المعرفة وتنظيمها

ClickUp Docs هو المحور المركزي لجميع معارف الشركة، بدءًا من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) إلى إرشادات الفريق ووثائق المشروع. تضمن ميزاته المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مثل كاتب الذكاء الاصطناعي، أن يظل سير عمل إدارة المستندات فعالاً وسهل التنقل فيه.

تقدم المستندات أيضًا:

تعمل ClickUp Knowledge Management على تعزيز ذلك من خلال أتمتة التصنيف ووضع العلامات والربط، مما يضمن أن تكون المستندات ذات الصلة متصلة دائمًا. يقترح الذكاء الاصطناعي تجميعات منطقية، ويحدد المحتوى القديم، ويحافظ على تنظيم كل شيء.

على سبيل المثال، قد يكون لدى فريق التسويق الذي يعمل على إطلاق منتج ما مستند استراتيجية الحملة. قد يقترح ClickUp Brain ربط هذا المستند بالأصول ذات الصلة - النسخ الإعلانية وأبحاث الجمهور المستهدف وجداول بيانات الميزانية - حتى لا يضطر أحد إلى البحث في المجلدات للعثور على المحتوى ذي الصلة.

تنزيل هذا النموذج

يمكنك أيضًا تجربة قالب قاعدة المعرفة ClickUp Knowledge Base لإنشاء قاعدة معرفية منظمة لفريقك أو لعملائك.

ما الذي يجعلها مختلفة؟ إنه مصمم للخدمة الذاتية. إنه يتجاوز مجرد مستودع مستندات أساسي، حيث يساعدك على إنشاء مركز مساعدة تفاعلي مع الفئات والمقالات والأسئلة الشائعة. يمكن للمستخدمين العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه دون الحاجة إلى طلب الدعم.

يبدو إعداد قالب قاعدة المعرفة هذا أشبه بموقع إلكتروني مخصص للمساعدة، مما يجعل التصفح سلسًا وبديهيًا.

الخطوة رقم 3: تدريب نماذج الذكاء الاصطناعي بالبيانات ذات الصلة

لا يمكن للذكاء الاصطناعي أن يكون فعالاً إلا بقدر فعالية البيانات التي يتعلم منها. فتزويده بمعلومات دقيقة وجيدة التنظيم يضمن استرجاع المعرفة ذات الصلة والموثوقة.

ابدأ بجمع المستندات الداخلية وتذاكر الدعم السابقة وملاحظات الاجتماعات ومصادر المعرفة الرئيسية الأخرى. يؤدي توحيد التنسيقات وإزالة المعلومات القديمة أو المكررة إلى منع حدوث ارتباك.

يتحسن الذكاء الاصطناعي أيضًا من خلال التغذية الراجعة. شجع الفرق على تصحيح الأخطاء وتحسين الاستجابات بمرور الوقت. يساعد تدريب الذكاء الاصطناعي بالبيانات الخاصة بالأدوار على تخصيص النتائج للأقسام المختلفة، مما يجعل المعرفة أكثر قابلية للتنفيذ.

الخطوة رقم 4: تشجيع التبني والتعاون

إن تقديم النظام لفريقك بشكل صحيح هو المفتاح لضمان أن يصبح ذا قيمة لسير عمل فريقك. خذ الوقت الكافي لشرح كيف تبسّط هذه الأداة الوصول إلى المعلومات، وتعزز التعاون، وتتطور مع مساهمات فريقك.

البداية القوية هي التي تحدد مسار التبني وتضمن توافق الجميع منذ اليوم الأول.

إليك كيفية دفع عملية التبني بفعالية:

الخطوة رقم 5: تحسين أداء الذكاء الاصطناعي باستمرار

تتحسن العوامل القائمة على الذكاء الاصطناعي القائمة على المعرفة بمرور الوقت، ولكن فقط إذا حصلت على تحديثات منتظمة.

تساعد مراجعة دقة البحث بانتظام وتنقيح النتائج وتحديث المحتوى القديم في الحفاظ على الموثوقية. مع تفاعل الفرق مع الذكاء الاصطناعي، تبدأ الثغرات في الظهور، مما يسهل تعديل الاستجابات وتحسين الأداء.

تؤدي ملاحظات المستخدمين دورًا مهمًا هنا. إذا اقترح الذكاء الاصطناعي شيئًا ما خارج المسار الصحيح، دع الناس يضعون علامة عليه حتى يتمكن المسؤولون من ضبط النظام. إن إبقاء الذكاء الاصطناعي متزامنًا مع العمليات الجديدة يضمن بقاءه مفيدًا. كما أن تدريبه على بيانات جديدة يمنع المعلومات القديمة من التسلل وإبطاء الجميع.

التحديات والاعتبارات في إدارة المعرفة بالذكاء الاصطناعي

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يفعل العجائب في إدارة المعرفة، ولكن دعنا نواجه الأمر - هناك بعض العقبات التي يجب الانتباه إليها وبعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل الغوص فيها.

لنرى أدناه. 🚧

جودة البيانات واتساقها

لا يمكن للذكاء الاصطناعي أن يكون ذكيًا إلا بقدر ذكاء البيانات التي يتم تغذيته بها.

إذا كانت قاعدة معارف الذكاء الاصطناعي الخاصة بك فوضوية أو قديمة أو غير متناسقة، فأنت تهيئ نفسك لنتائج غير موثوقة. لهذا السبب فإن الحفاظ على نظافة بياناتك وتنظيمها أمر غير قابل للتفاوض. قم بمراجعة وتنقيح المحتوى الخاص بك بانتظام للتأكد من دقته وملاءمته وسهولة فهمه.

لكن الأمر لا يتوقف عند هذا الحد. ضع قواعد واضحة لكيفية إضافة البيانات أو تحديثها. *من المسؤول عن تحديثها؟ ما هو التنسيق القياسي؟

يُحدث الاتساق كل الفرق، مما يحول قاعدة معارفك إلى مركز قوة من الرؤى الموثوقة. بالإضافة إلى ذلك، توفر قاعدة المعرفة المنظمة بشكل جيد على فريقك الوقت والإحباط عندما يبحثون عن إجابات.

أمن المعرفة والتحكم في الوصول

إن حماية المعلومات الحساسة أمر لا بد منه، ولكن تأمينها بإحكام شديد يمكن أن يترك فريقك عالقاً دون البيانات التي يحتاج إليها.

المفتاح هو إيجاد التوازن الصحيح.

ابدأ ب إجراءات مصادقة قوية، مثل المصادقة الثنائية، لإبعاد المستخدمين غير المصرح لهم. بعد ذلك، قم بتطبيق الأذونات المستندة إلى الأدوار لضمان وصول الموظفين فقط إلى ما يتعلق بأدوارهم - لا أكثر ولا أقل.

إن البقاء متوافقًا مع لوائح أمن البيانات لا يقل أهمية عن ذلك، خاصةً إذا كانت مؤسستك تتعامل مع بيانات العملاء أو بيانات الملكية. فكّر في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي أو قانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) في الولايات المتحدة. قم بمراجعة نظامك بانتظام لتحديد الثغرات والبقاء في صدارة أي مخاطر.

إدارة التغيير والتبني

يمكن أن يكون التغيير صعباً، وبدون الدعم المناسب، غالباً ما يصطدم اعتماده بحائط مسدود.

ابدأ بالتأهيل المناسب. امنح فريقك دورات تدريبية عملية حيث يمكنهم استكشاف النظام في سيناريوهات واقعية. اتبعها مع أدلة البدء السريع أو مقاطع فيديو تعليمية قصيرة يمكنهم إعادة النظر فيها حسب الحاجة.

ولكن لا تتوقف عند هذا الحد - حافظ على استمرار الزخم من خلال الدعم المستمر. فعمليات المراجعة المنتظمة والقنوات المفتوحة للتغذية الراجعة تُحدث فرقاً كبيراً.

يضمن دمج الذكاء الاصطناعي في عملية اتخاذ القرار انتقالات أكثر سلاسة. أظهر كيف يحسن سير العمل أو يسرع العمليات لجعل الفوائد ملموسة. وكلما رأى فريقك القيمة الملموسة، كلما أسرعوا في تبني هذا التحول، مما يحول الذكاء الاصطناعي من أداة خيالية إلى أداة أساسية يومية.

مخاطر التحيز والمعلومات المضللة

لا تكون أنظمة الذكاء الاصطناعي جيدة إلا بقدر جودة البيانات التي تتعلم منها.

إذا كانت بيانات التدريب غير مكتملة أو متحيزة أو تفتقر إلى التنوع، يمكن أن تظهر هذه العيوب في النتائج. وهذا يجعل من الأهمية بمكان مراقبة النظام ومعالجة أي تحيزات محتملة.

ابدأ بمراجعة الرؤى الناتجة عن الذكاء الاصطناعي بانتظام. ابحث عن الأنماط أو التناقضات التي قد تشير إلى وجود مشكلة. إذا شعرت بوجود مشكلة ما، ابحث في بيانات التدريب وعدّلها.

من الجيد أيضًا ضبط نموذج الذكاء الاصطناعي بشكل دوري، خاصةً مع تطور احتياجات مؤسستك.

"Ctrl+F" لا يمكنها القيام بالكثير - جرّب النقر فوق "ClickUp" بدلاً من ذلك

غربلة رسائل البريد الإلكتروني القديمة، والمستندات المدفونة، وسلاسل الدردشة التي لا نهاية لها فقط للعثور على معلومة واحدة؟ هذا ليس عملاً - إنه علم الآثار الرقمية. يجعل الذكاء الاصطناعي إدارة المعرفة سهلة - تنظيم وتحديث وإظهار التفاصيل الصحيحة عندما تحتاج إليها بالضبط.

ومع ذلك، لا يتم تصميم جميع أدوات إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي بنفس الطريقة.

يرتقي ClickUp إلى ما هو أبعد من ذلك من خلال البحث القائم على الذكاء الاصطناعي الذي يفهم السياق بالفعل، والتحديثات التلقائية التي تحافظ على تحديث المعرفة، ومركز مركزي حيث يكون كل شيء - من المستندات إلى المناقشات - في متناول يدك.

لماذا تلاحق المعرفة بينما يمكن أن تأتي إليك؟ اشترك في ClickUp اليوم! ✅