مدراء المشاريع: هل تبحث عن نظام تنظيمي لتحديد أولويات مهامك وطلباتك؟ جرّب لوحات كانبان!

تُعد لوحات كانبان مثالية لإدارة الانتباه، بحيث تعرف دائمًا ما هو في قائمة الانتظار، وما هو قيد التنفيذ، وما هو مكتمل. هذه الأدوات المرئية - في برنامج كانبان

• مزدوج كلوحة حالة وتقرير.

ووفقًا لبعض المصادر، فإن استخدام تقرير حالة المشروع المؤتمت بالكامل يدعم إنتاجية أفضل لجميع أعضاء المشروع!

لبدء تشغيل مؤسستك، قم بتنزيل برنامج قالب لوحة كانبان البسيطة من ClickUp وأضف مهامك. ستوفر ساعات ثمينة من بناء لوحة كانبان يدويًا في مساحة عمل جوجل ! تنزيل القالب هل تريد الاختيار من بين القوالب الأخرى؟

لدينا المزيد من قوالب لوحة كانبان الأساسية لكل مدير مشروع يفضل تصور عملهم (وإذا كنت تدير حملات، فلن ترغب في المغادرة بدون القالب رقم 3).

إضافة حالات ذات مغزى في ClickUp لإزالة التخمينات من مكان المهام

كيفية إنشاء لوحة كانبان في جداول بيانات جوجل

والآن إلى الحدث الرئيسي - إنشاء لوحة كانبان في جداول بيانات جوجل!

الخطوة 1: إنشاء كل عمود حالة

في الصف الأول، أضف كل خطوة في عملية عملك كخلية رأس خاصة بها: التسجيل و العمل و تحت التنفيذ و تحت التنفيذ و تحت التنفيذ. إذا كانت هناك حالات أخرى في سير عملك، تأكد من إضافتها أيضًا!

بعد ذلك، قم بتمييز مجموعة من الخلايا (بما في ذلك أعمدة الرؤوس) ومن شريط القائمة، انقر على حدود وحدد كل الحدود.

تم إنشاؤها في جداول بيانات جوجل

الخطوة 2: تنسيق الخلايا

تبدو لوحة كانبان لطيفة بعض الشيء. إنها ليست قريبة من أداة التصور القوية التي نريدها أن تكون، لذا دعنا نضيف لونًا لتصنيف الحالات!

قم بتمييز خلاياك (بما في ذلك أعمدة الرأس) وانتقل إلى علامة التبويب تنسيق. حدد ألوان متغيرة واختر سمة اللون التي تناسب تفضيلاتك.

تم إنشاؤها في جداول بيانات جوجل

الخطوة 3: تغيير لون الخلفية لجميع الرؤوس

بعد ذلك، حدد خلية رأس، وفي شريط القائمة، انقر على لون التعبئة واختر لون خلفية فاتح. كرر هذه الخطوة لبقية خلايا الرأس.

تم إنشاؤها في جداول بيانات جوجل

الخطوة 4: إنشاء بطاقة مهام

لنقم الآن بإنشاء قالب بطاقة مهمة ستستخدمه لنسخ ولصق المهام الجديدة! في خلية خارج لوحة كانبان، اكتب المعلومات المطلوبة، على سبيل المثال

اسم المهمة: الوصف: تاريخ الاستحقاق: تقدير الوقت: المكلف: الأولوية:

نصيحة احترافية: تفتقد جداول بيانات جوجل إلى وظيفة السحب والإفلات لنقل المهام بسهولة عبر سير العمل، لذا استخدم خلية واحدة لكل بطاقة مهمة. وإلا فإنك ستخاطر بترك أي خلايا لم تقم بنسخها ولصقها أثناء نقل بطاقة المهمة من حالة إلى أخرى. في جداول بيانات جوجل، إليك كيفية إضافة سطر جديد داخل الخلية:

• اختصار لوحة مفاتيح ماك أمر \ + إدخال
• اختصار لوحة مفاتيح ويندوز ولينكس وكروم بوك: Ctrl \ + إدخال

تم إنشاؤه في جداول بيانات جوجل

الخطوة 5: احفظ قالب لوحة كانبان في Google Drive الخاص بك

الأعمدة؟ تحقق. بطاقات المهام؟ تحقق. لنحفظ هذا القالب!

أعد تسمية عنوان جدول بياناتك وأضف كلمة "قالب". انقر على أيقونة المجلد المجاور للعنوان وانقل القالب الخاص بك إلى مجلد موجود في Google Apps Drive أو قم بإنشاء مجلد قالب جديد!

تم إنشاؤها في جداول بيانات جوجل

المزيد من الموارد ذات الصلة:

• كيفية إنشاء تقويم على جداول بيانات جوجل
• كيفية عمل جدول زمني على جداول بيانات جوجل
• كيفية إنشاء لوحة بيانات على جداول بيانات جوجل
• كيفية عمل مخطط جانت في جداول بيانات جوجل
• كيفية إنشاء لوحة كانبان في Excel
• كيفية عمل مخطط هيكلي في جداول بيانات جوجل

## قوالب لوحة كانبان لحل التحديات الشائعة في إدارة المشاريع

لقد قمت بإنشاء لوحة كانبان جيدة، ولكن هل هي مناسبة لمكان العمل الحديث؟ من المحتمل أنك سترغب في مشاركة اللوحة مع أعضاء مشروعك وعملائك. و منتجات جوجل مثل جداول البيانات ليست مصممة لإدارة المشاريع المتقدمة.

بصفتك مدير مشروع، فأنت بمثابة مصباح ضوئي في الضباب لمساعدة الجميع على رؤية التقدم العام للمشروع. ولكن ما بين تسليم الطلبات وإعداد تقارير الحالة عدة مرات في اليوم، فإنك تستجيب باستمرار للأولويات المتضاربة. إدارة المشاريع في جداول بيانات جوجل ليس الحل الأفضل.

وهو ليس الحل الوحيد!

استخدم ميزة تتبع الوقت في ClickUp لبدء الوقت وإيقافه والانتقال بين المهام

مع نظام أساسي للمشروع والإنتاجية مثل ClickUp، ما عليك سوى الإصدار المجاني للحصول على مزايا لوحات كانبان القوية واستعادة الوقت المسروق من تحديات المشروع.

جميع الميزات المذكورة متوفرة في ClickUp مع القالب أو بدونه، ولكننا وضعنا قائمة مختصرة بلوحات كانبان الأساسية التي يجب أن تكون لديك في صندوق أدواتك التقنية!

1. قالب لوحة كانبان للإدارة الرشيقة من ClickUp الإدارة الرشيقة للمشاريع ليست مفهوماً جديداً، ولكن من الضروري أن ترغب الفرق في رؤية فرص التحسين في سير العمل. بالنسبة لمديري المشاريع الذين ينشئون تقارير جديدة لكل اجتماع من اجتماعات الفريق... هذا لك!

في اجتماعات الاستعداد، يتجنب الأشخاص التحديق في جدول بيانات ثابت على شاشاتهم. فهم يفضلون الاطلاع على المعلومات ذات الصلة بهم، وهذا هو السبب في أن استخدام ClickUp مفيد جدًا! بنقرات قليلة، يمكنك إنشاء لوحات كانبان لجماهير أو معايير مختلفة مرة واحدة. ثم تُعرض هذه اللوحات العامة كمصدر يومي قبل الاجتماعات وأثناءها وبعدها.

شاهد المهام وهي تُحدَّث تلقائيًا عبر جميع طرق العرض لمنح فرقك رؤية فورية للحالات في الوقت الفعلي - أينما كانوا!

شاهد نفس المعلومات في نوع عرض ClickUp مختلف من نوع عرض ClickUp تنزيل نموذج رشيق

2. قالب لوحة كانبان لطلبات الفريق من ClickUp هل تقوم بتتبع كل طلبات الفريق - من العمليات العامة إلى طلبات الشركة؟ هذه موسيقى تطرب آذاننا. نحن نحب عملية مبسطة لهذه المهام الصغيرة ولكن المستهلكة للوقت! هذا هو السبب في أننا أنشأنا هذا القالب من أجلك للحفاظ على كل مهمة تتحرك من خلال خط الأنابيب والطالب _من خلال رسائل Slack DMs الخاصة بك.

أضف الطالب كمراقب لطلب مهمته وحافظ على مركزية التواصل مع التعليقات. مع لوحات Kanban في ClickUp، سيكون لديك حاوية محكمة لجميع الطلبات لإدارتها في وقتك!

قم بسحب مهمة وإفلاتها لتحديث الحالة تلقائيًا في ClickUp تنزيل نموذج طلبات الفريق

3. قالب لوحة كانبان لتتبع الحملة من ClickUp هل يمكننا التحدث عن طبيعة الحملات التي تتحرك بشكل أسرع من طفل صغير تعلم للتو كيفية الجري؟ إذا كنت لا تستخدم أي نوع من قوالب إدارة الحملات، فإن قالب ClickUp هذا سيكون الأول والأخير! ستقدّر جميع أقسام المشروع المختلفة المشاركة في حملتك مرونة لوحات كانبان ClickUp Kanban:

• أضف ملفات لإعطاء المزيد من السياق للمهمة (لديناقوالب ClickUp لموجزات المشروع أيضًا)
• تثبيت صورة غلاف لمعاينة الأصول الإبداعية بسرعة
• إجراء تحديثات للمهام بشكل مجمّع باستخدام شريط أدوات الإجراءات المجمّعة
• نقل المهمة لأعلى أو لأسفل لتغيير الأولوية

إضافة المكلفين وتغيير الحالات وحذف المهام دون مغادرة عرض اللوحة في ClickUp تنزيل قالب تتبع الحملة

4. قالب لوحة كانبان لإدارة المشاريع من ClickUp أخيرًا وليس آخرًا، أحد التحديات الشائعة في إدارة المشاريع هو كثرة العمل المطلوب أو قيد التنفيذ. تعد حدود WIP (العمل قيد التنفيذ) في ClickUp أفضل صديق لكل مدير مشروع لحماية قدرات عبء العمل لجميع أعضاء المشروع.

إليك كيفية عملها: عيّن حدودًا بسيطة واحصل على مؤشرات مرئية عندما تكون عند حد WIP أو أعلى منه. لن يحظر ClickUp إنشاء المهام أو نقلها أو تحديثها حتى لو كان ذلك سيجعل العمود فوق الحد المحدد!

حدد أيقونة العد في رأس العمود لتعيين الحد تنزيل قالب المشروع

من المستفيد من استخدام لوحات كانبان؟

أصبحت لوحات كانبان تحظى بشعبية متزايدة في السنوات الأخيرة، حيث تتبنى العديد من الشركات والمؤسسات هذه الأداة المرئية لإدارة المشاريع. ولكن من الذي يستفيد بالضبط من استخدام لوحات كانبان؟ فيما يلي بعض الأمثلة والنماذج للفرق التي يمكنها الاستفادة بشكل كبير من استخدام لوحات كانبان:

فرق إدارة المشاريع: غالبًا ما يكون لدى فرق إدارة المشاريع الكثير من المهام، مع وجود العديد من المشاريع والمهام التي يجب التوفيق بينها في وقت واحد. توفر لوحات كانبان طريقة واضحة ومنظمة لمديري المشاريع لتتبع التقدم المحرز في كل مشروع والتأكد من إنجاز جميع المهام بكفاءة.

• لوحة كانبان لإدارة المشاريع
• لوحة كانبان لتتبع المشروع
• لوحة كانبان لمنسقي المشاريع
• لوحة كانبان لمديري المشاريع

فرق التسويق: تعمل فرق التسويق باستمرار على طرح الأفكار وإنشاء الحملات وتتبع التحليلات. ومع وجود الكثير من الأمور التي تحدث، من السهل أن تفلت المهام من بين يديك. تسمح لوحة كانبان لفرق التسويق برؤية جميع مشاريعهم ومهامهم بصريًا في مكان واحد، مما يسهل تحديد الأولويات والبقاء على المسار الصحيح.

• لوحة كانبان للتسويق
• لوحة كانبان للمسوقين الرقميين
• لوحة كانبان لمحلل السوق

كيف تدعم لوحات كانبان ClickUp Kanban Boards فرق العمل

لقد ساعدت ClickUp عددًا لا يحصى من الفرق في تبسيط عمليات إدارة المشاريع الخاصة بهم. اطلع على كيفية استخدام هذه الفرق الحقيقية للوحات كانبان في ClickUp لتحقيق أهدافها:

Adhere Creative الالتزام الإبداعي هي وكالة تسويق داخلي كاملة الخدمات لتطوير العلامات التجارية B2B وشريك HubSpot البلاتيني لـ HubSpot ومقرها هيوستن، تكساس. إليك ما قالوه عن ClickUp:

_"كانت طريقة عرض اللوحة هي الأكثر فائدة لأنها تحاكي لوحة كانبان. نقوم كل صباح خلال اجتماعات الاستعداد لدينا بنقل جميع مشاريع العملاء عبر اللوحة. إنها تمثيل مرئي للمكان الذي نحن فيه حاليًا والمكان الذي نريد أن نصل إليه، بالإضافة إلى أنها تذكير مفيد في جميع الأقسام

كما كان تخطيط نوافذ المهام الفردية مفيدًا للغاية. ففي ثوانٍ معدودة يمكننا في ثوانٍ معدودة تحديد حالة المهمة التي يجب إنجازها، والجهة التي أُسندت إليها المهمة، وتقدير الوقت اللازم لإنجازها، وتواريخ الاستحقاق، والمرفقات، والمحادثات حول المشروع دون الحاجة إلى البحث أو التمرير المفرط. لقد جئنا سابقًا من Basecamp، ولم يكن من السهل الوصول إلى أي من هذه الأمور إن وجدت."

5 نجوم للتجارة خمس نجوم للتجارة هي شركة تسويق تركز على منصة أمازون للمساعدة في زيادة مبيعات المنتجات المادية والعلامات التجارية. إليك ما قالوه عن ClickUp:

"في شركة تسويق مختلفة كنت أعمل بها، استخدمنا Trello، والذي لا يمكنني تحمله الآن. لم يكن مناسبًا لنوع شركتنا على الإطلاق. لم يكن يحتوي على مهام متكررة ولم تكن طريقة عرض اللوحة بالنسبة لي طريقة جيدة لفرز كميات كبيرة من المهام. لقد جعل من الصعب جدًا على الموظف أن يرى بالضبط ما كان عليه إنجازه كل يوم، وكانت الكثير من المهام تفلت من بين يديه." جرّب عرض لوحة ClickUp's Board View