Hệ thống ERP của bạn nắm giữ khóa cho hoạt động kinh doanh, nhưng liệu bạn có thực sự tận dụng chúng?
Hầu hết các tổ chức đang sở hữu lượng dữ liệu vận hành khổng lồ, phải theo dõi báo cáo thủ công, vá các quy trình làm việc và phản ứng với các vấn đề mà AI có thể dự đoán từ vài tuần trước.
Oracle AI hứa hẹn sẽ thay đổi điều đó bằng cách tích hợp tự động hóa và phân tích dự đoán trực tiếp vào các công việc hiện có của bạn. Đây là một bộ công cụ mạnh mẽ, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng sử dụng hiệu quả. Vì vậy, trước khi bắt tay vào, việc hiểu rõ chính xác những gì bạn đang làm việc là rất quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng Oracle AI cho tự động hóa ERP và phân tích, cũng như lý do tại sao ClickUp, nền tảng Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, có thể là một giải pháp đơn giản và thực tiễn hơn đáng để xem xét.
Oracle AI trong ERP là gì?
Oracle AI trong ERP là bộ công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) được tích hợp trực tiếp vào Oracle Cloud ERP. Nó hoạt động trong các mô-đun hiện có của Oracle, bao gồm tài chính, mua sắm, chuỗi cung ứng và quản lý dự án, để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, phát hiện các bất thường và đưa ra các đề xuất dựa trên dữ liệu theo thời gian thực.
Lớp AI của công cụ này sử dụng các công nghệ như Oracle Digital Assistant, mô hình học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để giúp người dùng tương tác với dữ liệu ERP một cách trực quan hơn.
Ngoài ra, nó có thể phát hiện hóa đơn trùng lặp, dự đoán dòng tiền, tự động hóa các mục nhập sổ nhật ký và tạo báo cáo tài chính mà không cần can thiệp thủ công.
🧠 Thông tin thú vị: Phiên bản đầu tiên của hệ thống ERP thực chất là kết quả hợp tác giữa IBM và J. I. Case, một nhà sản xuất máy kéo, vào những năm 1960. Họ đã phát triển hệ thống được gọi là ‘Kế hoạch Cung ứng Vật tư’ (MRP). Lúc bấy giờ, đây là một hệ thống có kích thước cả một phòng, được sử dụng để tính toán số lượng linh kiện cần thiết để sản xuất một thiết bị máy móc.
Các loại công nghệ AI trong Oracle ERP
Oracle Fusion Cloud ERP tích hợp nhiều loại AI, mỗi loại được thiết kế cho các công việc khác nhau. Dưới đây là mô tả đơn giản và thực tiễn về từng công nghệ để bạn có thể lựa chọn công nghệ phù hợp cho từng công việc cụ thể.
Học máy và phân tích dự đoán
Trí tuệ nhân tạo (AI) học từ dữ liệu lịch sử của bạn để dự đoán tương lai. Thay vì bạn phải tạo các bảng tính phức tạp, các thuật toán AI phân tích các giao dịch trong quá khứ để dự báo các kết quả như dòng tiền, nhu cầu của khách hàng hoặc nhu cầu về hàng tồn kho.
Trên thực tế, điều đó có nghĩa là:
- Dự đoán nhu cầu: Thay vì dựa vào doanh số bán hàng của năm ngoái, hệ thống điều chỉnh dự báo bằng cách sử dụng các tín hiệu thời gian thực, như xu hướng bán hàng hiện tại hoặc sự quan tâm trên mạng xã hội.
- Dự báo dòng tiền: Nó dự đoán thời điểm khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn, giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về tình hình dòng tiền trong tương lai và cảnh báo sớm về các thiếu hụt tiềm ẩn.
- Phát hiện bất thường: Hệ thống tự động nhận diện các giao dịch bất thường có thể báo hiệu sai sót hoặc thậm chí gian lận, giúp bạn có thể điều tra ngay lập tức.
🔍 Bạn có biết? Việc triển khai hệ thống ERP nổi tiếng là phức tạp. Ví dụ nổi tiếng nhất là trường hợp của Hershey’s vào năm 1999. Họ cố gắng đưa hệ thống vào hoạt động ngay trước mùa cao điểm, nhưng hệ thống gặp phải các lỗi nghiêm trọng. Và đáng tiếc, họ không thể giao hàng $100 triệu đô la kẹo cho Halloween, điều này khiến giá cổ phiếu của họ giảm 8% trong một ngày.
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên và các tác nhân AI
NLP là công nghệ cho phép bạn "giao tiếp" với phần mềm của mình. Bạn có thể đặt câu hỏi cho hệ thống ERP bằng tiếng Anh thông thường và nhận được câu trả lời, giống như khi bạn trò chuyện với đồng nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc điều hướng qua các menu phức tạp và chạy các báo cáo cồng kềnh, được xây dựng sẵn.
Các trợ lý AI của Oracle có thể xử lý các công việc nhiều bước dựa trên một yêu cầu đơn giản. Ví dụ, một quản lý tài chính có thể yêu cầu, “Hiển thị tất cả hóa đơn quá hạn hơn 30 ngày từ các nhà cung cấp ở khu vực EMEA,” và trợ lý AI sẽ ngay lập tức tạo và gửi báo cáo.
📮 ClickUp Insight: 28% số người tham gia khảo sát thừa nhận họ lập kế hoạch quá nhiều thay vì thực hiện công việc cần làm, và 20% có xu hướng chuyển sang các công việc dễ dàng hơn nhưng không có năng suất cao. Rõ ràng, việc trì hoãn xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.
Bạn phác thảo, sắp xếp lại, tinh chỉnh… và công việc thực tế vẫn lặng lẽ chờ đợi.
Đó là lúc việc sử dụng AI như một trình mô phỏng (theo một cách nào đó) có thể giúp ích. Bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain cùng bạn suy nghĩ về bước tiếp theo thực tế, dựa trên các công việc đang diễn ra khác.
Và nếu bạn cần một giải pháp có cấu trúc hơn, bạn có thể sử dụng Super Agent để kiểm tra nhẹ nhàng, đánh dấu những tác vụ chưa được xử lý hoặc chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước thực hiện cụ thể.
Tự động hóa quy trình bằng robot
Nếu bạn có các công việc lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là công cụ phù hợp. RPA sử dụng các "bot" phần mềm để mô phỏng các hành động của con người như nhấp chuột, sao chép và dán dữ liệu giữa các hệ thống. Nó lý tưởng cho các công việc đơn giản không yêu cầu quyết định phức tạp.
Các trường hợp sử dụng RPA phổ biến trong phần mềm ERP bao gồm:
- Trích xuất dữ liệu từ tệp PDF hóa đơn và nhập vào hệ thống
- Cập nhật thông tin nhà cung cấp trong tệp dữ liệu chính.
- Đối chiếu giao dịch giữa hệ thống ERP và sao kê ngân hàng
Cách sử dụng Oracle AI cho tự động hóa ERP và phân tích
Học cách sử dụng Oracle AI cho tự động hóa ERP và phân tích có nghĩa là biết cách áp dụng nó vào đâu.
Phân tích cho bạn biết điều gì đang xảy ra. Tự động hóa là việc cần làm để xử lý điều đó. Oracle AI có thể phát hiện các thông tin quan trọng và thực hiện hành động dựa trên đó, xử lý các công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, vốn chiếm dụng thời gian của nhóm trong các lĩnh vực tài chính, mua sắm và chuỗi cung ứng. Dưới đây là cách áp dụng điều đó. 🛠️
Bước #1: Xác định các quy trình bạn muốn tự động hóa
Không phải hệ thống ERP hay quy trình nào cũng đáng để tự động hóa ngay lập tức. Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra nơi nhóm của bạn dành nhiều nỗ lực thủ công nhất; các công việc có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại và tuân theo các quy tắc dự đoán chính là nơi Oracle AI mang lại kết quả nhanh nhất.
Các điểm khởi đầu tốt bao gồm:
- Quá trình thu thập hóa đơn và đối chiếu ba bên trong quy trình thanh toán hóa đơn cho tài khoản.
- Các mục nhập sổ cái định kỳ và đối chiếu cuối kỳ.
- Phê duyệt đơn đặt hàng trong mua sắm
- Dự báo nhu cầu và bổ sung hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng
Nếu nhóm kế toán (AP) của bạn đang nhập tay 500 hóa đơn mỗi tuần, đó là mục tiêu đầu tiên của bạn. Nếu việc phê duyệt mua hàng đang gây ra tắc nghẽn, đó là nơi bạn nên bắt đầu thay vào đó.
Bước #2: Kích hoạt các tính năng Oracle AI phù hợp cho từng mô-đun
Các tính năng của Oracle AI được liên kết với các mô-đun cụ thể, vì vậy mỗi mô-đun cần được kích hoạt riêng biệt tùy thuộc vào quy trình bạn muốn tự động hóa. Truy cập vào bảng điều khiển quản trị viên Oracle Fusion Cloud ERP và kích hoạt các tính năng liên quan:
- Đối với tự động hóa hóa đơn: kích hoạt Nhận dạng tài liệu thông minh (IDR) trong Oracle Payables.
- Đối với mua sắm: kích hoạt quy trình định tuyến yêu cầu mua hàng được hỗ trợ bởi AI trong Oracle Procurement Cloud trên đám mây.
- Đối với chuỗi cung ứng: Bật tính năng AI lập kế hoạch nhu cầu trong Oracle SCM Cloud trên đám mây.
- Đối với quá trình đóng sổ tài chính: Kích hoạt Oracle Account Reconciliation với chứng nhận hỗ trợ bởi AI.
Quản trị viên Oracle của bạn có thể xác nhận những tính năng nào trong số này được bao gồm trong gói đăng ký hiện tại của bạn trước khi bắt đầu cấu hình.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Trong khi Oracle cung cấp phân tích, việc thực hiện các hành động dựa trên những thông tin đó thường diễn ra trong các công cụ khác, dẫn đến tình trạng "Work Sprawl". Điều này có nghĩa là các nhóm phải lãng phí hàng giờ chuyển đổi giữa các ứng dụng và tìm kiếm thông tin cần thiết để hoàn thành các công việc cần làm.
Vậy khi cảnh báo bất thường được kích hoạt, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Một công việc cần được tạo, giao và theo dõi. Với ClickUp AI Super Agents, bạn có thể tự động tạo công việc khi cảnh báo được kích hoạt trong Oracle.
Ví dụ: Nếu Oracle Cloud Monitoring phát hiện sự gia tăng đột biến về độ trễ cơ sở dữ liệu, một AI Super Agent sẽ ngay lập tức tạo một công việc ưu tiên cao trong ClickUp, giao cho kỹ sư vận hành hệ thống (SRE) trực ca, đính kèm chi tiết cảnh báo và kích hoạt thông báo. Nó biến một cảnh báo thô thành một quy trình giải quyết có chủ sở hữu và có thể theo dõi trong vài giây.
Tìm hiểu thêm tại đây:
Bước #3: Cấu hình quy tắc tự động hóa bằng dữ liệu ERP lịch sử của bạn
Sau khi các tính năng được kích hoạt, Oracle AI ERP cần được cấu hình để phản ánh cách thức hoạt động của tổ chức bạn. Hệ thống sẽ không hoạt động hiệu quả nếu không có bước chuẩn bị này.
Trong quá trình xử lý hóa đơn, các quyết định quan trọng liên quan đến quy tắc khớp hóa đơn của bạn: mức độ nghiêm ngặt mà AI nên khớp hóa đơn với đơn đặt hàng (POs) và biên nhận hàng hóa, cũng như mức độ dung sai áp dụng cho sự chênh lệch về giá hoặc số lượng?
Một công ty sản xuất xử lý lượng lớn hóa đơn nhập hàng, ví dụ, có thể cài đặt mức dung sai số lượng chặt chẽ hơn so với một công ty dịch vụ chủ yếu xử lý hóa đơn nhà cung cấp dựa trên đăng ký.
Oracle AI sử dụng dữ liệu giao dịch lịch sử của bạn để thiết lập các giá trị cơ sở. Dữ liệu lịch sử càng phong phú, kết quả đầu ra càng chính xác ngay từ ngày đầu tiên. Dữ liệu sạch từ hai năm trở lên sẽ giúp bạn có vị trí tốt để triển khai tự động hóa quy trình làm việc đáng tin cậy sớm.
🔍 Bạn có biết? Một mạng xã hội mới có tên Moltbook đã được ra mắt dành cho các tác nhân AI. Con người có thể xem, nhưng không được phép đăng bài. Trong một diễn biến kỳ lạ nhất cho đến nay, bot của một người dùng đã tự cấp quyền truy cập vào trang web và thực sự thành lập một tôn giáo có tên 'Crustafarianism' chỉ trong một đêm, kèm theo kinh sách và trang web riêng, và bắt đầu tuyển dụng các bot khác.
Bước #4: Thử nghiệm trên một quy trình trước khi mở rộng quy mô.
Thay vì tự động hóa mọi thứ cùng một lúc, hãy chọn một quy trình duy nhất và chạy Oracle AI trên một tập con các giao dịch trong khi nhóm của bạn theo dõi kết quả song song. Khớp hóa đơn là điểm khởi đầu phổ biến nhất cho mục đích này.
Một chương trình thử nghiệm có kiểm soát cho phép bạn phát hiện các quy tắc cấu hình sai, xác định các trường hợp đặc biệt mà AI chưa xử lý tốt và xây dựng sự tự tin nội bộ trước khi triển khai rộng rãi. Hầu hết các nhóm thực hiện chương trình thử nghiệm trong vòng bốn đến sáu tuần, đủ thời gian để bao quát một chu kỳ kế toán đầy đủ và thu thập phản hồi có ý nghĩa.
Bước #5: Cài đặt xử lý trường hợp ngoại lệ để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Tự động hóa hoạt động tốt cho đến khi gặp phải tình huống nằm ngoài tham số dự kiến. Trong cài đặt của Oracle Intelligent Process Automation (IPA), việc xác định cách xử lý khi AI gặp phải giao dịch mà nó không thể xử lý một cách chắc chắn là rất quan trọng.
Ví dụ, một hóa đơn không qua được quá trình khớp ba bên có thể được tự động chuyển đến chuyên viên kế toán mua hàng (AP) có liên quan kèm theo thông tin lý do tại sao nó bị đánh dấu. Một đơn đặt hàng vượt quá ngưỡng chi tiêu đã định trước có thể được chuyển lên người phê duyệt cấp cao mà không cần bất kỳ bước sàng lọc thủ công nào ở giữa.
Đối với mỗi loại trường hợp ngoại lệ, các cảnh báo thời gian thực đảm bảo người có trách nhiệm được thông báo kịp thời trước khi bất kỳ vấn đề nào bị trì hoãn hoặc bỏ sót.
🧠 Thông tin thú vị: Chúng ta thường coi tự động hóa là một xu hướng hiện đại, nhưng vào khoảng năm 400 TCN, một nhà triết học Hy Lạp tên là Archytas đã chế tạo một con chim cơ khí chạy bằng hơi nước. Nó có thể bay khoảng 200 mét trước khi hết hơi, và được coi là một trong những ghi chép đầu tiên về một máy móc tự động.
Bước #6: Sử dụng phân tích để theo dõi hiệu suất tự động hóa
Khi các quy trình làm việc tự động hóa đã được triển khai, kết nối chúng với Oracle Fusion Analytics Warehouse (FAW) sẽ giúp bạn hiển thị hiệu suất hoạt động của chúng. Mục tiêu là liên tục cải thiện dựa trên dữ liệu thu thập được.
Các chỉ số quan trọng cần theo dõi:
- Tỷ lệ xử lý trực tiếp: Tỷ lệ phần trăm hóa đơn hoặc đơn đặt hàng được xử lý từ đầu đến cuối mà không cần can thiệp của con người.
- Tỷ lệ ngoại lệ: Tần suất AI phát hiện các giao dịch mà nó không thể xử lý và các nguyên nhân cơ bản.
- Chu kỳ xử lý: So sánh chu kỳ xử lý hóa đơn hoặc phê duyệt mua hàng với các tiêu chuẩn trước khi tự động hóa.
- Tỷ lệ lỗi: Xem liệu các giao dịch được xử lý bằng AI có gây ra các điều chỉnh sau đó hoặc các cảnh báo kiểm toán hay không.
Tỷ lệ xử lý trực tiếp dưới 70% là dấu hiệu cần xem xét lại quy tắc khớp hóa đơn hoặc chất lượng dữ liệu. Ngược lại, tỷ lệ ngoại lệ tăng cao thường cho thấy sự thay đổi trong hành vi của nhà cung cấp hoặc mô hình giao dịch mà mô hình chưa kịp thích ứng.
Các trường hợp sử dụng Oracle AI cho ERP
Oracle AI được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào chức năng kinh doanh. Trong các lĩnh vực tài chính, mua sắm và chuỗi cung ứng, đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất mà các tổ chức đang triển khai hiện nay. 🤩
Kế toán và thanh toán tài khoản
- Xử lý hóa đơn: Trích xuất dữ liệu, khớp hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và đánh dấu các trường hợp ngoại lệ tự động trên quy mô lớn mà không cần nhập liệu thủ công.
- Dự đoán thanh toán trễ: Phân tích hành vi thanh toán lịch sử để xác định các hóa đơn có nguy cơ trước khi chúng quá hạn.
- Phát hiện hóa đơn trùng lặp: Phát hiện hóa đơn trùng lặp trước khi chúng được xử lý, giảm thiểu việc thanh toán quá mức và các vấn đề đối chiếu sau này.
🧠 Thông tin thú vị: Có một loại tự động hóa được đặt tên theo Detroit. Nó được gọi là Detroit Automation, và nó đề cập đến một hệ thống mà nguyên liệu thô (như một khối gỗ) được đưa vào một đầu của chuỗi máy móc khổng lồ, và sản phẩm hoàn chỉnh (như một con búp bê gỗ) được tạo ra ở đầu kia mà không cần con người can thiệp.
Mua sắm và nguồn cung ứng
- Định tuyến yêu cầu mua hàng: Tự động khớp yêu cầu mua hàng với nhà cung cấp ưa tiên dựa trên danh mục, điều khoản hợp đồng và hiệu suất trong quá khứ.
- Giám sát tuân thủ: Phát hiện các giao dịch không tuân thủ trong thời gian thực, trước khi đơn đặt hàng được đặt thay vì trong quá trình kiểm toán.
- Phân tích chi tiêu: Phát hiện chi tiêu không tuân thủ và rò rỉ hợp đồng trong các danh mục nhà cung cấp mà không cần báo cáo thủ công.
Quản lý chuỗi cung ứng và kho hàng
- Dự báo nhu cầu: Xem xét yếu tố mùa vụ, thời gian giao hàng và tín hiệu nhu cầu để tạo ra các dự báo tồn kho chính xác hơn.
- Tự động hóa bổ sung hàng tồn kho: Kích hoạt tạo đơn đặt hàng khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng dự đoán, loại bỏ nhu cầu kiểm tra đơn đặt hàng thủ công.
- Theo dõi rủi ro nhà cung cấp: Phát hiện sớm các nhà cung cấp hoạt động kém hiệu quả, giúp các nhóm có thời gian hành động trước khi các sự cố xảy ra.
🔍 Bạn có biết? Năm 1992, một cơn bão đã làm rơi một container xuống biển, giải phóng 28.000 con vịt cao su vào Thái Bình Dương và tạo ra một thí nghiệm chuỗi cung ứng vô tình kéo dài 30 năm. Vì chúng bền bỉ và nổi, những con vịt này đã di chuyển hàng nghìn dặm. Các nhà khoa học đang theo dõi chúng trong nhiều năm để lập bản đồ dòng hải lưu; một số con vịt được tìm thấy xa đến Scotland và thậm chí bị đóng băng trong băng Bắc Cực.
Kết thúc tài chính và báo cáo
- Tự động hóa đối chiếu: Tự động xác nhận các trường hợp đối chiếu có rủi ro thấp và chỉ hiển thị các trường hợp ngoại lệ cần kiểm tra bởi con người.
- Giải thích chênh lệch: Tạo báo cáo tài chính với phần bình luận do AI viết sẵn, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo báo cáo thủ công.
- Sẵn sàng cho kiểm toán: Theo dõi giao dịch liên tục để phát hiện các bất thường và vi phạm chính sách, cảnh báo các vấn đề trước khi kiểm toán viên đến.
🧠 Thông tin thú vị: Năm 1994, một lỗi nhỏ về toán học trong chip Pentium của Intel đã gây ra một khoản chi phí khổng lồ $475 triệu trên báo cáo tài chính của họ. Lỗi này chỉ xảy ra một lần trong 9 tỷ phép tính, nhưng kết quả của việc thu hồi sản phẩm đã biến một lỗi kỹ thuật nhỏ thành một trong những mục chi phí đắt đỏ nhất trong lịch sử báo cáo tài chính.
Các thực hành tốt nhất để tự động hóa quy trình ERP với Oracle AI
Oracle AI có thể xử lý nhiều tác vụ, nhưng hiệu quả hoạt động của nó phụ thuộc lớn vào cách cài đặt và duy trì. Các nguyên tắc tốt nhất này giúp bạn đạt được kết quả nhất quán và đáng tin cậy từ hệ thống tự động hóa của mình.
- Kiểm tra dữ liệu của bạn trước khi kích hoạt bất kỳ tính năng nào: Oracle AI học từ dữ liệu ERP lịch sử của bạn, vì vậy các bản sao trùng lặp, dữ liệu không đầy đủ và dữ liệu chủ nhà cung cấp hoặc khách hàng không nhất quán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của tự động hóa. Hãy làm sạch dữ liệu của bạn trước, sau đó cấu hình.
- Xác định rõ quyền sở hữu cho các trường hợp ngoại lệ: Mọi quy trình tự động hóa đều sẽ tạo ra các trường hợp ngoại lệ. Nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể cho từng loại ngoại lệ, các giao dịch bị đánh dấu có thể không được giải quyết và gây ra các vấn đề sau này. Hãy gán các loại ngoại lệ cho các vai trò cụ thể trước khi triển khai.
- Lên lịch đánh giá hiệu suất mô hình định kỳ: Oracle AI có khả năng thích ứng theo thời gian, nhưng vẫn cần sự giám sát của con người. Việc đánh giá định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý các chỉ số như tỷ lệ xử lý trực tiếp và khối lượng trường hợp ngoại lệ giúp bạn phát hiện sớm sự suy giảm hiệu suất.
- Cập nhật thường xuyên với các bản cập nhật quý của Oracle: Oracle thường xuyên phát hành các cải tiến về AI và ML theo chu kỳ cập nhật định kỳ. Việc duy trì đối tượng/kỳ/phiên bản của bạn luôn được cập nhật đảm bảo bạn đang sử dụng logic mô hình mới nhất.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Nhóm ERP của bạn đang bị ngập trong các công cụ AI. ClickUp Brain MAX giải quyết vấn đề đó.
Phòng Tài chính đang sử dụng ChatGPT. Phòng Vận hành đang dùng Gemini. Quản lý dự án của bạn đang sao chép và dán vào Claude. Mọi người đều phải giải thích lại bối cảnh từ đầu, mỗi lần như vậy. Đây là hiện tượng "AI Sprawl", và nó đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn.
Brain MAX thay thế hàng chục công cụ AI không kết nối bằng một giải pháp duy nhất, không phụ thuộc vào mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Bạn có thể chuyển đổi giữa ChatGPT, Claude và Gemini từ một nơi duy nhất, mà không mất lịch sử cuộc hội thoại hoặc bối cảnh không gian làm việc. Và khi bạn bận rộn quản lý hoạt động, quản lý nhà cung cấp hoặc đóng sổ sách? Chức năng "Talk to Text" trong ClickUp Brain MAX cho phép bạn nói chuyện tự nhiên để cập nhật lịch, giao công việc, gửi tin nhắn và soạn thảo tài liệu - hoàn toàn rảnh tay.
Những thách thức phổ biến khi triển khai AI trong hệ thống ERP
Oracle AI có thể mang lại giá trị thực sự, nhưng việc triển khai hiếm khi diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu. Dưới đây là một số rào cản phổ biến mà các tổ chức thường gặp phải và nguyên nhân thường nằm sau chúng.
| Thách thức | Ý nghĩa thực tế của nó | Cách xử lý |
| Chất lượng dữ liệu kém | Các mô hình AI được đào tạo trên dữ liệu ERP không đầy đủ hoặc không nhất quán sẽ tạo ra kết quả không đáng tin cậy, từ việc khớp hóa đơn sai đến dự báo không chính xác. | Kiểm tra và làm sạch dữ liệu chính trước khi kích hoạt bất kỳ tính năng AI nào. |
| Độ phức tạp triển khai cao | Oracle AI bao phủ nhiều mô-đun và yêu cầu cấu hình cẩn thận, thường đòi hỏi chuyên môn Oracle chuyên sâu mà nhiều nhóm IT nội bộ không có. | Lập kế hoạch triển khai theo giai đoạn và hợp tác với các đối tác triển khai Oracle được chứng nhận từ sớm. |
| Sự kháng cự trong việc áp dụng của người dùng | Các nhóm tài chính và vận hành thường phản đối khi tự động hóa thay đổi các quy trình làm việc quen thuộc, đặc biệt khi họ không hiểu rõ AI đang làm gì. | Đầu tư vào quản lý thay đổi và minh bạch về những nơi AI xử lý công việc và những nơi vẫn cần sự kiểm tra của con người. |
| Thách thức tích hợp | Kết nối Oracle AI với các hệ thống không phải Oracle hoặc công cụ cũ có thể gây ra lỗ hổng dữ liệu và vấn đề tương thích, ảnh hưởng đến độ chính xác của tự động hóa. | Xác định tất cả các điểm tích hợp trước khi triển khai và sử dụng Oracle Integration Cloud khi có thể. |
| Bảo trì mô hình liên tục | Các mô hình AI có thể thay đổi theo thời gian do sự thay đổi trong quy trình kinh doanh, hành vi của nhà cung cấp hoặc mô hình giao dịch, dẫn đến hiệu suất giảm sút. | Lên lịch đánh giá hiệu suất định kỳ và đào tạo lại mô hình khi tỷ lệ ngoại lệ hoặc các chỉ số độ chính xác bắt đầu giảm sút. |
| Chi phí đăng ký và cấp phép | Các tính năng nâng cao của Oracle AI không phải lúc nào cũng được bao gồm trong gói đăng ký ERP cơ bản, và chi phí có thể tăng lên khi thêm các mô-đun và người dùng mới. | Xác minh tính khả dụng của tính năng và giá cả với Oracle trước khi commit với một cấu hình. |
🔍 Bạn có biết? Robot công nghiệp đầu tiên trên thế giới, Unimate, đã trở nên nổi tiếng sau khi ra mắt vào năm 1961 đến mức xuất hiện trên chương trình The Tonight Show với Johnny Carson. Nó đã thực hiện một số công việc trước ống kính, bao gồm rót bia và chỉ huy dàn nhạc trong studio.
Cách ClickUp đơn giản hóa tự động hóa ERP và phân tích
Hệ thống ERP gặp khó khăn khi công việc vượt ra ngoài phạm vi của một bộ phận duy nhất. Một yêu cầu mua hàng liên quan đến tài chính, pháp lý, mua sắm và vận hành. Mỗi lần chuyển giao công việc đều gây ra sự chậm trễ, kiểm tra thủ công và thiếu sót trong báo cáo.
ClickUp đơn giản hóa tự động hóa ERP bằng cách giữ các quy trình thực thi, phê duyệt, logic và khả năng hiển thị trong một không gian làm việc kết nối, nơi công việc có tiến độ mà không mất đi ngữ cảnh. Nó kết hợp các công việc, quy trình làm việc, phê duyệt và báo cáo lại với nhau, giúp các nhóm tự động hóa các bước vận hành thực tế thay vì ghép nối các công cụ không liên kết.
Dưới đây là cái nhìn chi tiết về cách ClickUp đơn giản hóa tự động hóa ERP và phân tích. 👀
Nhận câu trả lời vận hành ngay lập tức
Các nhóm ERP mất thời gian trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại hàng tuần. Ai là người phê duyệt yêu cầu này, tại sao thanh toán bị trì hoãn và bước tiếp theo là gì. ClickUp Brain giải quyết vấn đề này bằng cách lấy câu trả lời từ dữ liệu quy trình làm việc thời gian thực.
Giả sử một quản lý kế toán phải trả cần hiểu lý do tại sao khoản thanh toán $120,000 cho nhà cung cấp bị bỏ lỡ khung thời gian xử lý. Họ đặt câu hỏi trực tiếp cho ClickUp Brain trong không gian làm việc.
📌 Thử gợi ý này: Tại sao việc thanh toán hóa đơn của ACME Corp bị chậm trễ và ai cần hành động tiếp theo?
ClickUp Brain kiểm tra lịch sử công việc, trường phê duyệt, bình luận và thay đổi trạng thái. Nó thông báo rằng phê duyệt pháp lý vẫn đang chờ xử lý, nêu tên người phê duyệt và liên kết với công việc cụ thể gây ra sự chậm trễ. Quản lý hành động ngay lập tức thay vì phải tái tạo quy trình làm việc thủ công.
Xem chi tiết cách thức hoạt động trong không gian làm việc thực tế. Trong hướng dẫn dưới đây, bạn sẽ tìm hiểu cách ClickUp Brain hoạt động như một trợ lý cá nhân:
Bảo đảm tính liên tục của quy trình làm việc
Các quy trình ERP bị gián đoạn khi quyền sở hữu thay đổi và không ai theo dõi tiến độ từ đầu đến cuối. ClickUp Super Agents duy trì tính liên tục trong các quy trình kéo dài và liên quan đến nhiều nhóm.
Ví dụ, giả sử một công ty thực hiện các cuộc kiểm tra tuân thủ nhà cung cấp hàng quý liên quan đến khả năng thanh toán. Vì vậy, khi:
- Một công việc kiểm tra tuân thủ được mở, nhân viên kiểm tra các trường thông tin của nhà cung cấp.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm hết hạn, nhân viên tạo công việc gia hạn và giao cho bộ phận mua sắm.
- Bộ phận Mua hàng tải lên các tài liệu cập nhật, nhân viên xử lý chuyển công việc đến bộ phận Tuân thủ.
- Bộ phận tuân thủ phê duyệt, nhân viên cập nhật trạng thái nhà cung cấp và mở khóa các công việc thanh toán.
Siêu Trợ lý phản ứng với các thay đổi theo thời gian thực và quản lý toàn bộ vòng đời quy trình làm việc. Các nhóm không còn phải dựa vào các nhắc nhở hoặc theo dõi vì trợ lý tự động thúc đẩy tiến độ.
Nghe chia sẻ từ người dùng thực tế:
Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích vì nó tích hợp các chức năng vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo rằng tất cả công việc và giao tiếp được tập trung vào một nơi, cung cấp cho tôi 100% bối cảnh. Tích hợp này đơn giản hóa quản lý dự án cho tôi, nâng cao hiệu quả và sự rõ ràng. Tôi đặc biệt thích tính năng Brain AI, vì nó hoạt động như một trợ lý AI thực hiện các lệnh của tôi, hiệu quả thực hiện các công việc thay cho tôi. Khía cạnh tự động hóa này rất hữu ích vì nó tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Ngoài ra, việc thiết lập ban đầu của ClickUp rất dễ dàng, giúp quá trình chuyển đổi từ các công cụ khác diễn ra mượt mà. Tôi cũng đánh giá cao việc ClickUp tích hợp với các công cụ khác mà tôi sử dụng, như Slack, Open AI và GitHub, tạo ra một môi trường công việc thống nhất. Tổng thể, vì những lý do này, tôi khuyên dùng ClickUp cho người khác.
Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích vì nó tích hợp các chức năng vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo rằng tất cả công việc và giao tiếp được tập trung vào một nơi, cung cấp cho tôi 100% bối cảnh. Tích hợp này đơn giản hóa quản lý dự án cho tôi, nâng cao hiệu quả và sự rõ ràng. Tôi đặc biệt thích tính năng Brain AI, vì nó hoạt động như một trợ lý AI thực hiện các lệnh của tôi, hiệu quả thực hiện các công việc thay cho tôi. Khía cạnh tự động hóa này rất hữu ích vì nó tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Ngoài ra, việc thiết lập ban đầu của ClickUp rất dễ dàng, giúp quá trình chuyển đổi từ các công cụ khác diễn ra mượt mà. Tôi cũng đánh giá cao việc ClickUp tích hợp với các công cụ khác mà tôi sử dụng, như Slack, Open AI và GitHub, tạo ra một môi trường công việc thống nhất. Tổng thể, vì những lý do này, tôi khuyên dùng ClickUp cho người khác.
Áp dụng logic phê duyệt
Tự động hóa ERP phụ thuộc vào các quy tắc chính xác liên kết với các ngưỡng và kết quả thực tế. ClickUp Automations áp dụng trực tiếp các quy tắc đó vào các công việc khi tiến độ công việc tiến triển. Mỗi quy trình tự động hóa kích hoạt một hành động vận hành cụ thể.
Mỗi bước được kích hoạt bởi hoạt động của công việc. Các nhóm tuân theo logic phê duyệt nhất quán mà không cần định tuyến thủ công hoặc các công cụ quản lý quy trình làm việc bên ngoài. Dưới đây là một số ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc để thử:
- Khi yêu cầu mua hàng vượt quá $50,000, tự động hóa sẽ giao cho bộ phận tài chính và cập nhật trạng thái thành ‘Đang xem xét tài chính’.
- Khi bộ phận tài chính phê duyệt, tự động hóa sẽ gán cho bộ phận pháp lý và tạo tệp đính kèm danh sách kiểm tra đánh giá hợp đồng.
- Khi bộ phận pháp lý hoàn thành việc xem xét, hệ thống tự động hóa cập nhật trường phê duyệt và thông báo cho bộ phận mua sắm.
- Khi bộ phận mua hàng gửi thông tin nhà cung cấp, tự động hóa sẽ gán tài khoản phải trả và cài đặt trạng thái thành ‘Sẵn sàng để thanh toán’.
Theo dõi tình trạng hoạt động
Các nhà lãnh đạo ERP cần có khả năng hiển thị trong khi công việc vẫn còn có thể thực hiện được. Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin thời gian thực trên các quy trình làm việc mà không cần chờ đợi các báo cáo chậm trễ. Khác với các bản xuất tĩnh hoặc tóm tắt cuối tuần, Bảng điều khiển lấy dữ liệu trực tiếp từ các công việc và mục tiêu đang diễn ra, đảm bảo các biểu đồ luôn chính xác khi công việc có tiến độ tốt.
Điểm mạnh thực sự của bảng điều khiển trong việc giám sát ERP nằm ở các Thẻ AI, cho phép tích hợp trực tiếp trí tuệ của ClickUp Brain vào bảng điều khiển của bạn. Các thẻ này cung cấp cho nhóm tóm tắt và phân tích thời gian thực do AI tạo ra, liên kết trực tiếp với dữ liệu thời gian thực từ không gian làm việc. Dưới đây là các tính năng có sẵn và cách mỗi tính năng đáp ứng nhu cầu ERP:
- Thẻ AI Brain: Chạy các lệnh tùy chỉnh trên dữ liệu ERP trực tiếp của bạn. Hỏi tại sao đơn đặt hàng bị trì hoãn hoặc người phê duyệt nào là điểm nghẽn.
- Thẻ AI StandUp và Thẻ Team StandUp: Nhận tóm tắt nhanh hàng ngày hoặc hàng tuần về công việc đã hoàn thành của bạn hoặc nhóm của bạn.
- Thẻ Tóm tắt Điều hành AI: Nhận được cái nhìn tổng quan về tình trạng hoạt động của quy trình làm việc trên các bộ phận.
- Thẻ Cập nhật Dự án AI: Tạo một bản tóm tắt ngắn gọn về tiến độ, các rào cản và các ưu tiên sắp tới.
Tích hợp thông tin và thực thi ERP trong ClickUp
Ngay cả khi hệ thống ERP được tự động hóa hoàn hảo, công việc vẫn chưa thực sự hoàn thành.
Các thông tin từ Oracle tạo ra các công việc cho nhóm của bạn. Các trường hợp ngoại lệ yêu cầu sự hợp tác và giải quyết vấn đề. Nhân viên của bạn vẫn phải chuyển đổi giữa hệ thống ERP và các công cụ giao tiếp, tạo ra một quy trình làm việc gây bực bội và kém hiệu quả. Yếu tố thực sự làm giảm năng suất là sự phân tán ngữ cảnh giữa hệ thống ghi chép và hệ thống hành động của bạn.
Bạn cần ClickUp, một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động cùng nhau. Nó kết hợp các thông tin tự động hóa từ hệ thống ERP của bạn với sự hợp tác của con người cần thiết để thực hiện các hành động dựa trên những thông tin đó. Điều này mang lại cho bạn một nơi duy nhất để con người và các tác nhân AI làm việc cùng nhau. Tất cả các cuộc hội thoại và bối cảnh đều được lưu trữ tại một nơi, giúp luồng công việc diễn ra trơn tru.
Kết nối các hệ thống và nhóm của bạn tại một nơi duy nhất. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Sự khác biệt giữa các tác nhân Oracle Fusion AI và tự động hóa ERP truyền thống là gì?
Tự động hóa truyền thống tuân theo các quy tắc cứng nhắc, được định sẵn. Các tác nhân Oracle Fusion AI sử dụng học máy để hiểu bối cảnh, đưa ra quyết định và xử lý các công việc nhiều bước một cách độc lập, đồng thời thích ứng theo thời gian.
2. Làm thế nào để quản lý các công việc ERP được tự động hóa bằng AI yêu cầu sự phê duyệt của con người?
Bạn có thể cài đặt ngưỡng phê duyệt dựa trên các yếu tố như giá trị giao dịch hoặc điểm rủi ro. Nếu một giao dịch vượt quá ngưỡng, hệ thống sẽ tự động chuyển nó đến người được chỉ định để xem xét, kèm theo đề xuất của AI.
3. Có thể sử dụng Oracle AI cho ERP cùng với các công cụ quản lý dự án khác không?
Có, Oracle Fusion có các API cho phép kết nối với các hệ thống bên ngoài. Các nhóm thường kết nối Oracle với nền tảng quản lý công việc như ClickUp để giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý trường hợp ngoại lệ và phối hợp các công việc liên quan đến con người.
4. Những quy trình ERP nào không nên được tự động hóa hoàn toàn bằng AI?
Các quy trình yêu cầu phán đoán chủ quan đáng kể, chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý hoặc liên quan đến các tình huống mới không có dữ liệu lịch sử nên luôn có sự tham gia của con người. AI có thể đưa ra đề xuất, nhưng quyết định cuối cùng nên do con người đưa ra.