Tại sao chúng ta lại trì hoãn công việc? Dữ liệu khảo sát mới cho thấy sự mơ hồ và quá tải làm chậm trễ hành động — và điều gì thực sự giúp giảm thiểu điều đó.
Đây là điều ít được đề cập trong văn hóa năng suất. Thời điểm trước khi bắt đầu công việc thường gây áp lực lớn hơn chính công việc đó.
Bạn mở công việc, đọc mô tả và não bạn thầm thì: “Tôi không biết bắt đầu từ đâu.”
Bạn đã tự nhủ sẽ quay lại sau bữa trưa, sau cuộc họp đó, sau khi có "sự rõ ràng hơn". Tuy nhiên, cuộc họp đã làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn, và bây giờ đó là một công việc "cấp bách" và không rõ ràng.
Đó là một tình huống trì hoãn mà hầu hết các nhân viên trí thức đều quen thuộc.
Gần đây, chúng tôi đã tiến hành khảo sát các nhân viên trí thức về cách thức và lý do họ trì hoãn công việc. Kết quả cho thấy một bức tranh phức tạp hơn nhiều so với lời khuyên thông thường "hãy ăn con ếch trước".
Hóa ra, trì hoãn không phải là sự thất bại về mặt đạo đức. Đó là một tín hiệu đơn giản cho biết chính xác nơi hệ thống của bạn đang gặp trục trặc. Dưới đây là những gì chúng tôi đã phát hiện.
📊 Thống kê chính về trì hoãn từ cuộc khảo sát của chúng tôi
❗️50% người trì hoãn khi bước đầu tiên không rõ ràng
❗️45% cho biết quá nhiều câu hỏi chưa được giải đáp khiến họ không thể bắt đầu.
❗️42% cho biết cảm giác quá tải là một mô hình lặp lại.
❗️39% dựa vào tính cấp bách để bắt đầu hành động
❗️46% cảm thấy có lỗi khi trì hoãn công việc
❗️35% cho biết sự rõ ràng hơn sẽ giúp họ bắt đầu sớm hơn.
Các điểm dữ liệu này kể một câu chuyện thống nhất: Sự chần chừ theo sau sự mơ hồ, giống như bóng theo sau đối tượng. Loại bỏ một trong hai, và cái còn lại sẽ không còn chỗ tồn tại. Hãy phân tích kỹ hơn.
🧠 Vấn đề bước đầu tiên: Tại sao sự mơ hồ gây ra việc trì hoãn
Nửa số người được khảo sát cho biết họ thường trì hoãn nhất ở những công việc mà bước đầu tiên không rõ ràng. 21% còn lại của sự trì hoãn là do công việc yêu cầu ra quyết định thay vì thực hiện một cách đơn giản.
Hãy suy nghĩ về ý nghĩa thực sự của điều đó. Hầu hết sự chần chừ trong công việc không xảy ra trên những công việc đơn giản, rõ ràng. Nó tập trung vào những công việc yêu cầu bạn phải xác định xem "việc làm nó" trông như thế nào trước khi có thể thực hiện.
Và những hướng dẫn không rõ ràng càng làm tình hình tồi tệ hơn. 64% thừa nhận họ trì hoãn công việc cho đến khi hiểu rõ hơn, và 29% cho biết họ ngay lập tức chậm trễ khi hướng dẫn cảm thấy mơ hồ.
Khi sự do dự xuất phát từ việc thiếu bối cảnh, nó thực sự trở thành một vấn đề hoàn toàn khác.
Đây là lý do tại sao điều này quan trọng: khi bối cảnh công việc được phân tán trên ba công cụ, hai chủ đề Slack và một cuộc họp diễn ra vào thứ Ba tuần trước, việc "bắt đầu" một công việc không có nghĩa là bắt đầu công việc.
Thay vào đó, bạn đang đào sâu: Khám phá lại cuộc hội thoại ban đầu, xem lại những ghi chú còn mờ nhạt, xác nhận những giả định mà không ai ghi chép lại, và tái hiện trong đầu hình ảnh thực sự của "hoàn thành".
Thực chất, có một lượng công việc trí óc không được trả công diễn ra trước khi công việc thực sự bắt đầu. Và đối với đa số mọi người, điều này tạo ra đủ ma sát để khiến "Tôi sẽ quay lại với điều này sau" trở thành lựa chọn hợp lý.
Sự thật khó chịu? Nó thường là sự lựa chọn hợp lý. Cuối cùng, bộ não con người rất giỏi trong việc xác định chi phí của việc "bắt đầu" ngay cả khi nó có nghĩa là gì ở đây.
🧩 Tại sao quá tải trong công việc là một vấn đề cấu trúc
Khi chúng tôi hỏi mọi người điều gì cụ thể khiến họ không thể bắt đầu, 45% cho biết có quá nhiều câu hỏi chưa được giải đáp. 26% khác cho biết có quá nhiều bước cần phải nhớ cùng một lúc.
Và 42% mô tả chu kỳ này, cảm thấy quá tải tại công việc và mặc định trì hoãn, là một mô hình lặp lại trong cuộc sống công việc của họ.
Hãy làm rõ điều đang xảy ra ở đây. Mọi người không nói “Tôi có quá nhiều việc cần làm.” Mà là “Tôi không thể giữ hình dung về công việc này trong đầu đủ lâu để hành động.”
Trong tâm lý học nhận thức có một khái niệm gọi là tải trọng bộ nhớ làm việc: ý tưởng cho rằng não bộ chỉ có thể xử lý một số lượng giới hạn các mục chưa được giải quyết trước khi hiệu suất suy giảm. Khi một công việc không được phân chia thành các bước nhỏ, não bộ phải mô phỏng toàn bộ dự án, mọi bước, mọi phụ thuộc, mọi câu hỏi chưa được giải đáp, trước khi có thể thực hiện một hành động cụ thể.
Nó tiêu tốn bộ nhớ làm việc rất nhanh. Và khi các mối quan hệ phụ thuộc không rõ ràng hoặc chưa được giải quyết? Tiến độ cảm thấy bị chặn trước khi bắt đầu.
Đó là lý do tại sao cùng một người có thể trì hoãn một dự án phức tạp nhưng lại có thể xử lý 30 email một cách dễ dàng mà không do dự. Điều này phụ thuộc vào định nghĩa. Các email là những tác vụ nhỏ, độc lập và hoàn chỉnh. Trong khi đó, dự án lại giống như một đám mây mù.
🔁 Cách trì hoãn che giấu bản thân trong công việc
Đây là lúc vấn đề trở nên phức tạp.
Sự chần chừ không phải lúc nào cũng thể hiện qua việc ai đó ngồi nhìn chằm chằm vào tường. Thường xuyên hơn, nó thể hiện qua việc ai đó rất, rất bận rộn với những việc không quan trọng.
28% số người được hỏi thừa nhận họ dành quá nhiều thời gian để lập kế hoạch thay vì thực hiện công việc thực tế. 20% chuyển sang làm những công việc dễ dàng hơn, mang tính "năng suất giả". Và 37% cho biết họ lướt điện thoại thay vì làm việc.
Trong khi đó, công việc khó khăn và không rõ ràng vẫn nằm đó mà không được động đến. Đây chính là mánh khóe thực sự của việc trì hoãn. Nó không loại bỏ công việc khỏi nhận thức của bạn (chỉ liên tục đề xuất cho bạn những việc cần làm dễ dàng hơn để làm thay thế).
Và vì môi trường làm việc hiện đại cung cấp một loạt các tác vụ nhỏ, có thể hoàn thành, email, tin nhắn, chỉnh sửa nhanh, cập nhật trạng thái, luôn có một lựa chọn hợp lý thay thế cho việc bạn đang tránh né.
⏳ Tại sao hạn chót và tính cấp bách lại thúc đẩy việc trì hoãn
39% số người được hỏi cho biết áp lực là yếu tố duy nhất có thể thúc đẩy họ hành động. 29% còn lại cho rằng hạn chót giúp ích, điều này thực chất chỉ là cách nói lịch sự để diễn đạt điều tương tự.
Vậy hãy gọi đúng tên của nó: trong tình trạng thiếu rõ ràng, tính cấp bách trở thành hệ điều hành.
Và nó hiệu quả. Adrenaline tăng cao, phạm vi công việc thu hẹp lại chỉ còn những điều tuyệt đối cần thiết, và bạn tạo ra thứ gì đó dưới áp lực... ổn. Thậm chí có thể tốt.
Nhưng đây là điều bạn chưa tính đến: thuế.
- Chất lượng mà bạn đã bỏ lỡ vì không có thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng.
- Căng thẳng tích tụ vào buổi tối của bạn
- Các công việc khác đã bị hạ ưu tiên vì công việc này đã chiếm trọn cả ngày.
Sự cấp bách không phải là chiến lược nâng cao năng suất. Và việc dựa vào nó một cách nhất quán giống như việc thanh toán mọi thứ bằng thẻ tín dụng; nó hoạt động cho đến khi bạn nhìn vào hóa đơn. Và chúng ta đã vô tình coi đó là điều bình thường.
😞 Tác động cảm xúc của việc trì hoãn công việc
Sự chần chừ hiếm khi mang lại cảm giác tốt. Nhưng dữ liệu ở đây cho thấy nhiều điều hơn bạn có thể tưởng tượng.
46% số người được hỏi cho biết họ cảm thấy có lỗi vì biết mình cần làm công việc. 29% cảm thấy thất vọng với bản thân. Đây là những người quan tâm và cảm thấy tồi tệ hơn chính xác vì họ làm vậy.
Đây chính là chi tiết phá vỡ hoàn toàn quan niệm về sự lười biếng.
Nếu trì hoãn chỉ đơn thuần là thiếu nỗ lực hoặc tham vọng, chữ ký cảm xúc sẽ là sự thờ ơ. Thay vào đó, dữ liệu cho thấy một xung đột nội tâm: Đây là những người muốn tiến lên, biết rằng họ nên làm vậy và thực sự lo lắng vì không thể làm được.
Vấn đề là muốn làm công việc và có khả năng bắt đầu công việc là hai điều hoàn toàn khác nhau. Và hầu hết môi trường làm việc tập trung mạnh vào khía cạnh đầu tiên thông qua mục tiêu, động lực và trách nhiệm, trong khi hầu như bỏ qua khía cạnh thứ hai.
Chúng ta vẫn đang cố gắng giải quyết một vấn đề hệ thống bằng áp lực cảm xúc.
3 Cách Giảm Thiểu Tình Trạng Chần Chừ Trong Công Việc
Nếu sự mơ hồ và quá tải là nguyên nhân gốc rễ, các giải pháp cần phải mang tính cấu trúc.
Không có lượng năng lượng "hãy làm ngay" nào có thể giải quyết một công việc không cho bạn biết việc cần làm trước tiên. Dưới đây là những gì thực sự mang lại hiệu quả.
1. Xác định hành động cụ thể đầu tiên
Điều này nghe có vẻ quá đơn giản đến mức xúc phạm, nhưng đây là thay đổi mang lại hiệu quả cao nhất mà bạn có thể thực hiện.
Mỗi công việc nên có một điểm khởi đầu hiển thị rõ ràng. Một hành động cụ thể tiếp theo: “Xem xét dữ liệu từ 4 quý gần nhất và phân tích tỷ lệ chuyển đổi của ba đối thủ cạnh tranh hàng đầu” hoặc “Brainstorm và xây dựng bản đồ sơ bộ cho hành trình của người mua, sau đó chúng ta sẽ thảo luận về điều đó.”
Sự khác biệt là rất lớn.
Nếu ai đó có thể mở một công việc và ngay lập tức biết việc cần làm trước tiên, mà không cần giải mã, không cần tìm kiếm, không cần hỏi ba người khác về bối cảnh, sự do dự sẽ giảm đáng kể. Bởi vì bạn đang loại bỏ rào cản trước khi bắt đầu công việc.
2. Chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
Các hạn chót lớn là "người bạn tốt nhất" của việc trì hoãn vì chúng tạo ra ảo tưởng về thời gian còn lại. "Hạn chót trong hai tuần" nghe có vẻ thoải mái, cho đến khi nó không còn nữa.
Các cột mốc nhỏ hơn giải quyết vấn đề này bằng cách thay thế một đích đến xa xôi bằng nhiều điểm kiểm tra ngắn hạn. Các công việc con, các cuộc kiểm tra giữa kỳ và các vòng phản hồi ngắn hơn có thể mang lại sự giải tỏa nhận thức cần thiết.
Khi bạn có thể thấy tiến độ diễn ra theo thời gian thực, động lực sẽ được tạo ra. Khi cột mốc tiếp theo chỉ còn hai ngày thay vì hai tuần, chi phí của việc trì hoãn trở nên cụ thể trước khi nó trở thành một cuộc khủng hoảng.
3. Tập trung vào bối cảnh
Đây là "kẻ giết người thầm lặng". Khi các cuộc hội thoại diễn ra trên Slack, tài liệu được lưu trữ trên Tài liệu Google, công việc được quản lý trong công cụ quản lý dự án và quyết định nằm trong trí nhớ của ai đó, việc bắt đầu bất kỳ công việc nào đều đòi hỏi phải tổ chức lại.
Thuế lắp ráp tích tụ một cách vô hình. Đó là năm phút ở đây, mười phút ở đó, một "câu hỏi nhanh" mất 30 phút để được trả lời.
Giảm khoảng cách giữa bối cảnh và thực thi sẽ loại bỏ ma sát trước khi nó trở nên nghiêm trọng. Khi mọi thứ bạn cần để bắt đầu đã có sẵn tại nơi công việc diễn ra, việc tiến hành công việc sẽ trở nên dễ dàng.
Cách ClickUp hỗ trợ
Các mô hình trong dữ liệu này vượt ra ngoài vấn đề năng suất cá nhân. Chúng là các triệu chứng cấu trúc của tình trạng khi công việc được phân tán qua quá nhiều hệ thống không liên kết hoặc sự lan rộng của công việc.
ClickUp giải quyết vấn đề này ở cấp độ kiến trúc, không bằng cách thêm một công cụ khác vào hệ thống, mà bằng cách tích hợp các công việc, tài liệu, giao tiếp và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất, nơi sự rõ ràng là tiêu chuẩn mặc định, không phải là ngoại lệ.
Dưới đây là cách thức đó tương ứng với những gì dữ liệu đang cho thấy.
Làm cho bước đầu tiên hiển thị
Hãy nhớ rằng 50% số người được khảo sát chần chừ khi bước đầu tiên không rõ ràng? ClickUp được thiết kế để loại bỏ sự mơ hồ đó ở cấp độ công việc.
Mỗi công việc ClickUp có thể được chia thành các công việc con với chủ sở hữu được chỉ định, thời hạn cụ thể và mô tả rõ ràng — vì vậy điểm khởi đầu không phải là điều bạn phải giải mã, mà là điều bạn có thể nhìn thấy ngay khi mở nó.
Các mối quan hệ phụ thuộc được hiển thị rõ ràng, nghĩa là bạn không bao giờ phải đoán xem điều gì đang bị chặn hoặc điều gì đã sẵn sàng để tiến hành. Khi có vấn đề chưa được giải quyết ở giai đoạn trước, bạn sẽ biết. Khi con đường phía trước rõ ràng, bạn cũng sẽ biết điều đó.
Mục tiêu là biến câu hỏi “Tôi nên làm gì trước tiên?” thành một câu hỏi mà hệ thống sẽ trả lời trước khi bạn phải đặt ra.
Loại bỏ khoảng cách giữa bối cảnh và các mục cụ thể
Một trong những điểm gây cản trở lớn nhất mà dữ liệu của chúng tôi phát hiện ra là chi phí nhận thức khi phải thu thập thông tin từ các nguồn phân tán. Các cuộc hội thoại diễn ra trong một công cụ, tài liệu được lưu trữ trong công cụ khác, và các quyết định bị "kẹt" trong trí nhớ của ai đó.
ClickUp giải quyết vấn đề này một cách có hệ thống. Các cuộc hội thoại trong ClickUp Chat luôn được kết nối với các công việc mà chúng đề cập, không còn phải lục lọi ứng dụng nhắn tin để tìm lại chủ đề tin nhắn từ hai tuần trước. Tài liệu trong ClickUp Docs được lưu trữ bên cạnh các dự án mà chúng hỗ trợ, không nằm trong một công cụ riêng biệt yêu cầu chuyển đổi ngữ cảnh để truy cập.
Các thông tin từ cuộc họp được ghi lại bởi AI Notetaker được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, liên kết với các công việc và dự án liên quan. Những gì đã được thảo luận, quyết định và phân công không biến mất vào một bản ghi âm mà không ai xem lại; nó trở thành một phần của luồng làm việc động.
Vấn đề "khảo cổ học" mà chúng ta đã đề cập trước đó? Đây là cách để loại bỏ nó.
Hãy để AI xử lý gánh nặng nhận thức
Dữ liệu cho thấy các câu hỏi mở, ưu tiên không rõ ràng và các phụ thuộc chưa được giải quyết là những yếu tố chính dẫn đến việc trì hoãn. ClickUp Brain giải quyết vấn đề này bằng cách hoạt động như một lớp thông minh liên tục trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Nó có thể hiển thị những gì đã được quyết định trong một chủ đề thảo luận dài, tóm tắt các cuộc hội thoại mà bạn đã bỏ lỡ và trích xuất bối cảnh liên quan từ các dự án khác nhau, để công việc nhận thức về việc tái cấu trúc "tình hình hiện tại" không đè nặng lên bạn mỗi sáng.
Khi một công việc cảm thấy không rõ ràng, Brain có thể giúp xác định bước tiếp theo thực tế hoặc tạo ra một phương pháp tiếp cận có cấu trúc dựa trên dữ liệu thực tế của không gian làm việc của bạn. Thay vì lời khuyên chung chung từ AI, đây là trí tuệ bối cảnh được rút ra từ công việc của bạn, quyết định của bạn và mô hình làm việc của nhóm bạn.
Và các Super Agents đi xa hơn nữa. Những trợ lý AI có thể tùy chỉnh này có thể liên tục quét không gian làm việc của bạn để phát hiện các công việc bị đình trệ, đánh dấu các mục không có tiến độ và hiển thị các ưu tiên của bạn trong một bản tóm tắt tập trung. Thay vì bắt đầu ngày mới với một "bức tường" thông báo và cảm giác lo lắng nhẹ nhàng "nên bắt đầu từ đâu", bạn sẽ bắt đầu với một cái nhìn rõ ràng về những gì quan trọng và những gì đang bị tắc nghẽn.
Mỗi khả năng này đều tương ứng trực tiếp với những yếu tố giúp giảm thiểu việc trì hoãn trong công việc: các bước tiếp theo hiển thị, cam kết nhỏ và cụ thể, và bối cảnh tập trung. Khi những yếu tố này được tích hợp vào chính hệ thống, sự do dự sẽ có ít cơ hội để phát triển.
Tóm lại, với ClickUp, sự rõ ràng không còn là điều bạn phải tự tạo ra từ đầu mà trở thành điều mà hệ thống liên tục cung cấp.
Sự chần chừ đang cố gắng nói với bạn điều gì đó
Dữ liệu từ cuộc khảo sát này chỉ ra một hướng rõ ràng: Sự rõ ràng.
Người ta trì hoãn khi bước đầu tiên không rõ ràng. Khi có quá nhiều câu hỏi chưa được giải quyết. Khi các công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực trí tuệ và không được định nghĩa rõ ràng về mặt cấu trúc. Khi tính cấp bách là yếu tố duy nhất đáng tin cậy để thúc đẩy hành động.
Phản ứng tự nhiên của hầu hết các tổ chức là đối phó với việc trì hoãn bằng cách tăng cường trách nhiệm: thời hạn chặt chẽ hơn, kiểm tra thường xuyên hơn, áp lực lớn hơn. Nhưng bạn không thể giải quyết vấn đề thiếu rõ ràng bằng cách tăng cường trách nhiệm.
Yếu tố quyết định nằm ở môi trường làm việc. Khi bước tiếp theo hiển thị, khi bối cảnh công việc được thể hiện ngay tại nơi làm việc, khi các câu hỏi mở được giải quyết trước khi chúng trở thành rào cản, việc bắt đầu trở thành con đường ít trở ngại nhất thay vì một cuộc thương lượng hàng ngày với chính bản thân mình.
Tóm lại? Sự chần chừ là dấu hiệu cho thấy công việc của bạn đang tạo ra những rào cản không cần thiết.
Các tổ chức biết cách nhận diện tín hiệu đó và thiết kế hệ thống phù hợp sẽ được chứng kiến khả năng thực sự của nhân viên khi việc bắt đầu trở nên dễ dàng.