Trong bối cảnh mọi người đều được kỳ vọng phải làm nhiều việc cần làm hơn trong thời gian ngắn hơn, hiệu quả là yếu tố quan trọng hàng đầu.
Bạn không có thời gian để đọc qua nhiều hợp đồng của nhà cung cấp hoặc nhớ chi tiết nhỏ nhặt.
Hãy để AI tóm tắt tài liệu cho bạn.
Claude, trợ lý AI của Anthropic, được thiết kế để xử lý và phân tích nhiều tệp cùng lúc.
Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn bạn cách sử dụng Claude cho việc tóm tắt nhiều tài liệu với các mẫu gợi ý và các thực hành tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi cũng đề cập đến các giới hạn mà bạn có thể gặp phải và việc cần làm trong những trường hợp đó.
Tóm tắt nhiều tài liệu thực sự có nghĩa là gì?
Tóm tắt nhiều tài liệu đề cập đến khả năng của Claude trong việc xử lý và phân tích thông tin từ nhiều tài liệu thành một bản tóm tắt thống nhất. Nó có thể phân tích tối đa 20 tệp cùng lúc (mỗi tệp có kích thước tối đa 30 MB) với kích thước bối cảnh là 200.000 token.
Ngoài ra, Claude có khả năng mạnh mẽ trong tóm tắt trích xuất và tóm tắt trừu tượng. Nó có thể kết nối các ý tưởng giữa các tài liệu, xác định các mẫu và mâu thuẫn, trích xuất các thông tin quan trọng và kết hợp các thông tin đa dạng để tạo ra một bản tóm tắt chi tiết, có tính quyết định.
📚 Đọc thêm: Đánh giá Claude AI: Những điều bạn cần biết (Tính năng, Giá cả và Đánh giá của người dùng)
🧠 Thú vị: Claude AI được đặt tên theo Claude Shannon, nhà toán học và kỹ sư được mệnh danh là "cha đẻ của lý thuyết thông tin".
Công việc của ông đã đặt nền móng cho cách thông tin được đo lường, truyền tải và bảo tồn — phù hợp với một AI được thiết kế để suy luận trên khối lượng lớn ngữ cảnh. Claude được ra mắt lần đầu vào tháng 3 năm 2023.
Vị trí của Claude trong công việc xử lý nhiều tài liệu
Claude là trợ lý AI được thiết kế cho phân tích tài liệu sâu. Sử dụng nó để tóm tắt một số tài liệu lớn hoặc khi bạn đang xử lý một tài liệu quá dài để xử lý thủ công.
Điểm nổi bật là Claude có thể phân tích nhiều tệp cùng lúc, rút ra kết luận từ từng tệp và giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, không có lỗi.
Dưới đây là các tình huống khác nhau mà bạn có thể sử dụng Claude AI để tóm tắt nhiều tài liệu:
- Tổng quan văn học và tổng hợp nghiên cứu: Hoạt động như một công cụ tóm tắt bài báo nghiên cứu để xác định các khoảng trống nghiên cứu chính, giới hạn, chủ đề chung, phương pháp nghiên cứu và kết quả mâu thuẫn từ nhiều bài báo nghiên cứu.
- So sánh tài liệu chính sách hoặc pháp lý: Trích xuất các điều khoản từ hợp đồng hoặc chính sách, so sánh sự khác biệt giữa các phiên bản, đánh dấu các rủi ro tuân thủ và tạo bản tóm tắt so sánh để xem xét nhanh chóng.
- Tổng hợp báo cáo từ các nhóm khác nhau: Tổng hợp báo cáo từ các nhóm khác nhau để cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về xu hướng hiệu suất, khoảng cách ngân sách và các chỉ số chính trong một chế độ xem duy nhất.
- Tóm tắt nhiều cuộc phỏng vấn hoặc bản ghi chép: Trích xuất các chủ đề, mục cần thực hiện, điểm yếu, yêu cầu tính năng và mẫu cảm xúc từ các cuộc phỏng vấn định tính và cuộc họp, cung cấp cho bạn dữ liệu có cấu trúc để làm việc.
📮 ClickUp Insight: 62% số người tham gia khảo sát của chúng tôi tin tưởng vào các công cụ AI trò chuyện như ChatGPT và Claude. Giao diện chatbot quen thuộc và khả năng đa dạng của chúng—tạo nội dung, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa—có thể là lý do khiến chúng trở nên phổ biến trong nhiều vai trò và ngành nghề khác nhau.
Tuy nhiên, nếu người dùng phải chuyển sang tab khác để hỏi AI mỗi lần, chi phí chuyển đổi ngữ cảnh và chi phí chuyển đổi liên quan sẽ tích lũy theo thời gian.
Tuy nhiên, không phải với ClickUp Brain. Nó nằm ngay trong Không gian Làm việc của bạn, hiểu rõ bạn đang làm gì, có thể hiểu các lệnh văn bản thuần túy và cung cấp cho bạn các câu trả lời cực kỳ liên quan đến công việc của bạn! Trải nghiệm sự cải thiện gấp đôi về năng suất với ClickUp!
✏️ Ghi chú: Claude chỉ hoạt động dựa trên thông tin bạn cung cấp. Nó không thể kiểm tra tính chính xác của tài liệu hoặc xác minh độ chính xác của dữ liệu của bạn.
Việc cần làm của nó là: kết nối các điểm, xây dựng sự đồng thuận và trích xuất các mẫu từ dữ liệu bạn cung cấp trong các tệp.
Cách sử dụng Claude cho việc tóm tắt nhiều tài liệu
Dưới đây là cách sử dụng Claude cho việc tóm tắt nhiều tài liệu 👇
1. Xác định tiêu chí thành công
Bạn định nghĩa thế nào là một bản tóm tắt tốt?
Dưới đây là một số tiêu chí để đánh giá chất lượng tóm tắt dựa trên trường hợp sử dụng của bạn:
| Aspect | Ý nghĩa của nó | Trường hợp sử dụng |
| Độ chính xác về mặt sự thật | Tóm tắt phải phản ánh chính xác các sự kiện, khái niệm và điểm chính trong các tài liệu. | Tổng hợp nghiên cứu và đánh giá tuân thủ |
| Độ chính xác | Thuật ngữ và tham chiếu đến các văn bản pháp luật, án lệ hoặc quy định phải chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý. | Tóm tắt hợp đồng pháp lý, tài liệu chính sách hoặc hồ sơ đăng ký quy định. |
| Súc tích | Tóm tắt ngắn gọn nên cô đọng các tài liệu dài thành các điểm chính mà không làm mất đi các chi tiết quan trọng. | Báo cáo tóm tắt cho lãnh đạo, cập nhật cho các bên liên quan hoặc các tình huống ra quyết định nhanh chóng. |
| Tính nhất quán | Khi tóm tắt nhiều tài liệu, Claude nên duy trì cấu trúc và phương pháp nhất quán cho từng bản tóm tắt. | Tổng hợp báo cáo từ các nhóm khác nhau hoặc so sánh nhiều đề xuất. |
| Độ dễ đọc | Nội dung văn bản cần rõ ràng và dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật hoặc pháp lý để đảm bảo người đọc không chuyên môn có thể hiểu được. | Tóm tắt dành cho khách hàng, giao tiếp giữa các bộ phận hoặc báo cáo công khai. |
| Sự thiên vị và công bằng | Tóm tắt nên trình bày một cách công bằng và khách quan về các đối số và vị trí đối lập. | Đồng bộ hóa quan điểm của các bên liên quan hoặc tóm tắt các kết quả nghiên cứu mâu thuẫn. |
2. Chuẩn bị dữ liệu
Claude chỉ hoạt động tốt như dữ liệu mà bạn cung cấp.
Hãy nhớ làm sạch và cấu trúc dữ liệu của bạn khi tóm tắt nhiều tệp. Nếu không có cấu trúc và sự rõ ràng, Claude có thể đưa ra thông tin không chính xác hoặc bịa đặt chi tiết.
Dưới đây là một số việc cần làm để chuẩn bị dữ liệu trước khi tải lên tài liệu:
| Chuẩn bị dữ liệu | Việc cần làm là gì? |
| Định dạng tệp | CSV cho dữ liệu có cấu trúc như khảo sát, báo cáo tài chính có chỉ số hoặc thông tin bảng tínhPDF cho hợp đồng, bài nghiên cứu và tài liệu có định dạngDOCX cho báo cáo có thể chỉnh sửa, đề xuất và tài liệu Word hợp tác |
| Độ dài và kích thước tài liệu | Mỗi tệp có thể có dung lượng lên đến 30 MB với cửa sổ ngữ cảnh 200K token. Nếu tài liệu vượt quá giới hạn này, hãy chia chúng thành các phần hoặc chương một cách hợp lý. Việc chia ngẫu nhiên giữa các đoạn văn hoặc giữa các ý tưởng sẽ làm gián đoạn ngữ cảnh và ảnh hưởng đến chất lượng tóm tắt. |
| Chuẩn bị tệp tin | Đảm bảo các tệp PDF có văn bản rõ ràng, có thể đọc được bởi máy tính với phông chữ tiêu chuẩn và định hướng thẳng đứngChạy OCR để nhúng văn bản thực cho các tài liệu được quétLoại bỏ các trang thừa hoặc hình ảnh không cần thiết để giảm sử dụng tokenLoại bỏ khoảng trắng thừa và số trangĐối với dữ liệu CSV, sử dụng tiêu đề cột mô tả, ví dụ: Ngày, Doanh số qua trang web, Doanh thu |
| Trích xuất dữ liệu(cho các tệp PDF đa phương tiện) | Trích xuất văn bản từ hình ảnh, bảng, biểu đồ và ghi chú viết tay bằng các công cụ OCR như Adobe Acrobat, Tesseract hoặc các tính năng tích hợp sẵn trong Google Drive trước khi tải lên. |
| Quản lý tệp tin | Đặt tên tệp rõ ràng và nhóm các tài liệu liên quan. Sử dụng tên mô tả như “Q3_Sales_Report_APAC.PDF” |
| Vấn đề mã hóa | Kiểm tra các tệp CSV và tệp văn bản để phát hiện các ký tự đặc biệt hoặc vấn đề mã hóa. |
Trước khi tải lên, hãy chạy lệnh lint hoặc kiểm tra chất lượng để đảm bảo các tệp của bạn được định dạng đúng cách và không có lỗi mã hóa có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý của Claude.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy yêu cầu Claude loại bỏ các phần không liên quan, chuẩn hóa định dạng hoặc trích xuất dữ liệu cụ thể từ các tài liệu lộn xộn trước khi tải chúng lên dự án của bạn để tóm tắt.
3. Tạo dự án Claude hoặc tiếp tục trò chuyện với Claude
Bạn có thể bắt đầu tóm tắt trong một cuộc trò chuyện Claude thông thường. Tuy nhiên, đối với các công việc tóm tắt kéo dài qua nhiều phiên và lặp đi lặp lại, hãy thiết lập một dự án Claude. Như vậy, bạn sẽ không phải xây dựng lại ngữ cảnh nhiều lần.
Khi cài đặt dự án, hãy cấu hình các thành phần sau:
Đặt hướng dẫn dự án
Sử dụng lời nhắc hệ thống để xác định giọng điệu, độ sâu, định dạng và cấu trúc cho các công việc lặp lại, giúp Claude duy trì tính nhất quán trong tất cả các bản tóm tắt.
Chọn mô hình Claude phù hợp
Sonnet để tạo tóm tắt cho các tài liệu tiêu chuẩn, Opus khi bạn cần phân tích sâu hơn trên các nguồn thông tin mâu thuẫn, và Claude Haiku khi bạn cần kết quả nhanh chóng.
Tải lên các tệp tham chiếu
Tải lên các tài liệu tham khảo và tài liệu bối cảnh mà Claude sẽ cần trong các phiên tóm tắt đa dạng. Một số ví dụ về tài liệu bối cảnh bao gồm:
- Thông tin về công ty, tuyên bố sứ mệnh hoặc biểu đồ tổ chức.
- Các hướng dẫn thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ điển thuật ngữ chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực của bạn.
- Các mẫu hiển thị định dạng hoặc cấu trúc tóm tắt mà bạn ưa thích.
- Bối cảnh lịch sử (ví dụ: "Báo cáo thường niên năm tài chính 2023 để tham khảo")
- Hồ sơ các bên liên quan chính
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tóm tắt. Sau khi cấu hình dự án, chỉ cần tải lên các tài liệu bạn muốn phân tích vào một trò chuyện mới và yêu cầu Claude tóm tắt chúng.
Claude sẽ tự động áp dụng các hướng dẫn dự án của bạn cho tất cả các bản tóm tắt.
📚 Đọc thêm: Ứng dụng ghi chú tốt nhất (Miễn phí & Trả phí)
4. Áp dụng các kỹ thuật tóm tắt nâng cao
Để tạo ra các bản tóm tắt có ý nghĩa phù hợp với trường hợp sử dụng cụ thể của bạn, bạn cần hướng dẫn cách Claude tiếp cận công việc. Dưới đây là ba kỹ thuật hoạt động hiệu quả cho việc tóm tắt nhiều tài liệu:
Tóm tắt có hướng dẫn
Khi các tài liệu có kích thước lớn và đề cập đến các khía cạnh khác nhau của cùng một chủ đề, bạn có thể cung cấp các hướng dẫn cụ thể về những nội dung cần tập trung trong các tài liệu của mình—dữ liệu tài chính, khoảng trống trong phương pháp luận, mối quan tâm của các bên liên quan, hoặc bất kỳ nội dung nào quan trọng đối với trường hợp sử dụng của bạn.
Một số ví dụ về các mẫu gợi ý hướng dẫn bao gồm:
- Tạo bản tóm tắt điều hành từ các báo cáo quý này, tập trung vào các thành công chính, rủi ro lớn và các quyết định cần thiết từ ban lãnh đạo.
- Xác định các mâu thuẫn trong phương pháp nghiên cứu giữa các bài báo này và ghi chú nghiên cứu nào là mới nhất.
- Từ các tệp Customer_Interviews_Jan. docx và Customer_Interviews_Feb. docx, xác định các vấn đề thường gặp được đề cập trong cả hai tháng và nhóm chúng theo tính năng sản phẩm.
- So sánh cách mỗi tài liệu chính sách xử lý vấn đề bảo mật dữ liệu và chỉ ra những điểm xung đột trong quy định.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng thẻ XML để cấu trúc các lời nhắc của bạn khi làm việc với nhiều tài liệu. Ví dụ:
Điều này giúp Claude phân tích các hướng dẫn phức tạp một cách đáng tin cậy hơn.
Tóm tắt meta
Điều này hữu ích khi bạn phải xử lý các tài liệu dài có thể vượt quá giới hạn token nếu được xử lý cùng nhau, hoặc khi mỗi tài liệu cần có tóm tắt riêng trước khi bạn có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể.
Trong trường hợp này, hãy tóm tắt bằng cách chia tài liệu thành các phần nhỏ, dễ quản lý và xử lý từng phần riêng biệt. Sau đó, kết hợp các bản tóm tắt của từng phần để tạo ra một bản tóm tắt tổng hợp cho toàn bộ bộ sưu tập. Dưới đây là cách thức hoạt động trong thực tế:
Giai đoạn 1: Tải lên các tệp của bạn và yêu cầu Claude tóm tắt từng tệp riêng biệt. Ví dụ: “Tóm tắt tệp Legal_Contract_A.PDF, tập trung vào các điều khoản về trách nhiệm pháp lý và điều kiện chấm dứt hợp đồng”, sau đó lặp lại cho các hợp đồng B, C và D.
Giai đoạn 2: Sử dụng các bản tóm tắt riêng lẻ và yêu cầu Claude tạo ra một bản tóm tắt tổng hợp.
Ví dụ về mẫu gợi ý:
Bạn đang xem xét các bản tóm tắt từ năm báo cáo nghiên cứu thị trường khác nhau (từ Q1_2024 đến Q1_2025). Hãy kết hợp các bản tóm tắt riêng lẻ này thành một phân tích thống nhất đang theo dõi:
1. Xu hướng cảm xúc của khách hàng theo thời gian
2. Yêu cầu tính năng sản phẩm mới nổi trên tất cả các quý
3. Những thay đổi trong vị trí cạnh tranh được đề cập bởi các đối tượng tham gia khảo sát
4. Thay đổi về độ nhạy cảm với giá cả hoặc hạn chế ngân sách
5. Sự khác biệt về sở thích theo vùng địa lý (nếu có ghi chú)
Trình bày kết quả dưới định dạng văn bản kể chuyện, thể hiện sự thay đổi qua năm quý. Ghi chú bất kỳ mâu thuẫn nào giữa các báo cáo và chỉ ra quý nào có sự thay đổi đáng kể nhất trong hành vi của khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Claude Code để tự động tạo mô tả chi tiết cho Yêu cầu Hợp nhất bằng cách phân tích các commit Git của bạn. Nó tóm tắt các thay đổi, giải thích lý do đằng sau các cập nhật và đánh dấu các thay đổi có thể gây xung đột cho người xem xét.
Tóm tắt các tài liệu được chỉ mục
Tài liệu được chỉ mục tóm tắt là một phương pháp nâng cao cho Quy trình Tạo Nội dung Hỗ trợ Bằng Tìm kiếm (RAG) hoạt động ở cấp độ tài liệu.
Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi việc truy xuất thông tin chính xác là quan trọng—chẳng hạn khi bạn cần xác định tài liệu nào hỗ trợ cho một tuyên bố cụ thể hoặc khi tuân thủ yêu cầu ghi nguồn. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Tóm tắt từng tài liệu riêng lẻ: Claude tạo ra một bản tóm tắt cho từng tệp trong bộ sưu tập của bạn, nắm bắt nội dung chính mà không cần chi tiết đầy đủ.
- Tóm tắt phù hợp với ngữ cảnh: Tất cả các bản tóm tắt đều được cô đọng đủ để nằm trong giới hạn token của Claude, giúp bạn có thể xử lý toàn bộ tập dữ liệu cùng một lúc.
- Đánh giá mức độ liên quan đến truy vấn của bạn: Claude xếp hạng các bản tóm tắt nào liên quan nhất đến truy vấn bạn đang đặt ra, hiển thị các tài liệu thực sự quan trọng.
- Tinh chỉnh với xếp hạng lại (tùy chọn): Áp dụng một lần xử lý thứ hai để nén hoặc sắp xếp lại các kết quả hàng đầu để tập trung hơn nữa.
- Tạo câu trả lời cuối cùng: Claude trích xuất thông tin từ các tài liệu liên quan nhất và cung cấp các trích dẫn quay trở lại các tệp nguồn.
Ví dụ về mẫu gợi ý:
Dựa trên truy vấn và các bản tóm tắt tài liệu sau đây, xác định các tài liệu nào là phù hợp nhất, sau đó trích xuất các mệnh đề cụ thể trả lời truy vấn.
Truy vấn: Trách nhiệm hợp đồng của chúng ta là gì nếu nhà cung cấp gặp sự cố rò rỉ dữ liệu ảnh hưởng đến thông tin khách hàng?
Tài liệu: Vendor_Contract_A. PDF, Vendor_Contract_B. PDF, Vendor_Contract_C. PDF, Vendor_Contract_D. PDF
Các bước:
- Xem lại tóm tắt của tất cả bốn hợp đồng.
- Xếp hạng các hợp đồng nào liên quan nhất đến nghĩa vụ vi phạm dữ liệu.
- Từ các hợp đồng hàng đầu, trích xuất các điều khoản cụ thể liên quan đến thông báo vi phạm, trách nhiệm pháp lý, yêu cầu khắc phục và bồi thường.
- Giữ nguyên ngôn ngữ pháp lý gốc cho từng điều khoản.
- Trích dẫn tên tệp hợp đồng và số mục cho từng điều khoản được trích xuất.
Đối với các nhóm cần tự động hóa các quy trình tóm tắt lặp đi lặp lại, bạn có thể viết mã để tương tác với API của Claude và xử lý các bản tóm tắt một cách tự động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các lệnh gạch chéo tùy chỉnh trong Claude để kích hoạt các quy trình làm việc đã được định nghĩa sẵn như “/summarize-contracts” hoặc “/extract-findings” mà không cần gõ lại các hướng dẫn mỗi khi bạn cần cùng một định dạng phân tích.
5. Đánh giá bản tóm tắt
Bây giờ hãy đánh giá các bản tóm tắt dựa trên các tiêu chí đã đặt ra. Dưới đây là một số việc cần làm để đánh giá các bản tóm tắt:
- Đánh giá dựa trên mô hình ngôn ngữ lớn (LLM): Đánh giá các bản tóm tắt dựa trên bảng tiêu chí chấm điểm có thể đánh giá độ chính xác, độ hoàn chỉnh, tính nhất quán hoặc bất kỳ yếu tố nào quan trọng cho trường hợp sử dụng của bạn. Phương pháp này rất phù hợp cho các công việc tóm tắt khối lượng lớn nơi việc kiểm tra thủ công không khả thi.
- Đánh giá của con người: Yêu cầu các chuyên gia trong lĩnh vực (chuyên gia pháp lý, chuyên gia chuyên môn hoặc bất kỳ ai hiểu rõ nội dung nhất) xem xét một mẫu các bản tóm tắt. Điều này tốn kém và mất thời gian khi triển khai trên quy mô lớn, nhưng là bước kiểm tra quan trọng trước khi triển khai các bản tóm tắt vào quy trình làm việc sản xuất.
- Kiểm tra ngẫu nhiên so với tài liệu gốc: Lựa chọn ngẫu nhiên các phần của bản tóm tắt và truy vết chúng trở lại các tệp gốc.
- So sánh nhiều phiên bản tóm tắt: Chạy cùng một tài liệu qua các mẫu nhắc nhở hoặc kỹ thuật khác nhau và so sánh kết quả đầu ra.
- Theo dõi tính nhất quán theo thời gian: Nếu các bản tóm tắt thay đổi về chất lượng hoặc định dạng khi bạn xử lý nhiều tài liệu hơn, hãy xem lại hướng dẫn dự án hoặc các ví dụ của bạn.
Mẫu nhắc: Vui lòng đánh giá Báo cáo Hiệu suất Chức năng Chéo Quý 1/2024 mà bạn vừa tạo so với bảng tiêu chí đánh giá đã được xác định trước. Đánh giá từng tiêu chí trên thang điểm từ 1 đến 5 và cung cấp lý do cho mỗi điểm số, cùng với các đề xuất cải thiện.
📚 Đọc thêm: Cách tổ chức ghi chú hiệu quả
6. Xuất các bản tóm tắt
Xuất các bản tóm tắt đã tạo ra một nơi mà nhóm của bạn có thể sử dụng chúng. Cuối cùng, các bản tóm tắt được thiết kế để giúp công việc tiến triển và hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược.
Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn, Claude cho phép bạn xuất các bản tóm tắt chi tiết dưới nhiều định dạng:
| Định dạng xuất | Phù hợp nhất cho |
| Báo cáo chính thức, trình bày cho các bên liên quan và tài liệu tuân thủ. | |
| Đầu ra markdown và JSON | Các trang wiki tài liệu, kho lưu trữ GitHub hoặc các công cụ như Notion và Confluence, nơi cần giữ nguyên định dạng. |
| Bảng tính (CXV/Excel) | Khi các bản tóm tắt bao gồm dữ liệu có cấu trúc như so sánh, chỉ số hoặc kết quả bảng biểu cần phân tích thêm. |
⭐ Bonus: Chúng tôi đã tổng hợp hướng dẫn video ngắn này về kỹ thuật tạo prompt để giúp bạn đặt câu hỏi cho AI một cách hiệu quả hơn.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết trong công việc. Trong khi chỉ 27% cho rằng việc này dễ dàng, phần còn lại gặp một số mức độ khó khăn, với 23% cho rằng việc này rất khó khăn.
Khi kiến thức được phân tán khắp email, trò chuyện và các công cụ, thời gian lãng phí sẽ tích tụ nhanh chóng. Với ClickUp, bạn có thể chuyển email thành các công việc có thể theo dõi, liên kết trò chuyện với công việc, nhận câu trả lời từ AI và nhiều tính năng khác trong một không gian làm việc duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: Nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
📚 Đọc thêm: Cách viết tóm tắt mục tiêu như một chuyên gia
Các chiến lược gợi ý hiệu quả cho tóm tắt nhiều tài liệu
Tóm tắt nhiều tài liệu trở nên phức tạp khi bạn mong đợi Claude tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau mà không có hướng dẫn cụ thể.
Dưới đây là một số chiến lược gợi ý bạn có thể áp dụng cho các trường hợp sử dụng khác nhau:
Tổng hợp thông tin mâu thuẫn từ các nguồn khác nhau
Khi các tài liệu được cung cấp có sự mâu thuẫn về sự kiện, dòng thời gian hoặc bất kỳ chi tiết quan trọng nào, đừng để Claude tự động xác định phiên bản tốt nhất.
💡 Dưới đây là mẫu gợi ý bạn nên tuân theo:
- Cảnh báo về khả năng mâu thuẫn ngay từ đầu: Làm rõ rằng mâu thuẫn giữa các nguồn thông tin có thể tồn tại và việc phát hiện chúng quan trọng hơn việc chọn ra bên đúng, tức là, các báo cáo này có thể không đồng ý về doanh thu quý—hãy chỉ ra nơi các số khác nhau.
- Yêu cầu các ví dụ cụ thể về thông tin mâu thuẫn: Yêu cầu trích dẫn chính xác hoặc các điểm dữ liệu từ mỗi tài liệu nơi có sự mâu thuẫn.
- Tiêu chí đánh giá yêu cầu: Nếu bạn cần Claude đánh giá nguồn nào đáng tin cậy hơn, hãy cung cấp cơ sở cho quyết định đó, tức là ưu tiên nguồn có dữ liệu mới nhất.
- Hướng dẫn nó giải thích hậu quả của mâu thuẫn: Việc hiểu mâu thuẫn không quan trọng nếu bạn không biết nó ảnh hưởng đến quyết định của bạn như thế nào, tức là, nếu chúng ta áp dụng mô hình định giá của Nhà cung cấp A so với Nhà cung cấp B, sự chênh lệch chi phí trong ba năm là bao nhiêu?*
🤖 Ví dụ về lời nhắc: Tôi đã tải lên ba báo cáo phân tích đối thủ cạnh tranh (Report_Q1.PDF, Report_Q2.PDF, Report_Q3.PDF) về ước tính thị phần trong ngành của chúng ta. Tóm tắt các kết quả chính, nhưng đánh dấu những nơi các báo cáo không đồng ý về tỷ lệ thị phần hoặc dự báo tăng trưởng kèm theo trích dẫn.
Tạo tóm tắt so sánh
Khi bạn muốn Claude so sánh nhiều tài liệu song song, cấu trúc là yếu tố quan trọng. Nếu không có tiêu chí so sánh rõ ràng, bạn sẽ chỉ nhận được những khác biệt bề mặt không giúp bạn đưa ra quyết định nào.
💡 Dưới đây là mẫu gợi ý bạn nên tuân theo:
- Xác định cơ sở so sánh: Làm rõ các trường dữ liệu quan trọng và tầm quan trọng của chúng, ví dụ: So sánh các đề xuất của nhà cung cấp về giá cả, dòng thời gian triển khai, tính đầy đủ của tính năng và chi phí hỗ trợ liên tục
- Đặt ngưỡng: Xác định tiêu chí để phân biệt sự khác biệt có ý nghĩa, ví dụ: Chỉ đánh dấu sự chênh lệch giá lớn hơn 10% hoặc Nhấn mạnh các khoảng trống tính năng ảnh hưởng đến chức năng cốt lõi.
- Yêu cầu phân tích theo thứ tự ưu tiên hoặc trọng số: Nếu một số điểm so sánh quan trọng hơn những điểm khác, hãy làm rõ ưu tiên, ví dụ: Ưu tiên các tính năng bảo mật hơn tính dễ sử dụng, hoặc Đánh giá tổng chi phí quyền sở hữu cao hơn giá ban đầu.
🤖 Ví dụ về mẫu nhắc nhở: So sánh bốn đề xuất của nhà cung cấp này và tạo bảng tóm tắt so sánh chi phí ban đầu, phí cấp phép hàng năm, dòng thời gian triển khai, các tích hợp cần thiết và hỗ trợ di chuyển dữ liệu. Đánh dấu bất kỳ nhà cung cấp nào thiếu các tích hợp quan trọng mà chúng ta cần.
Bảo toàn thông tin nguồn và theo dõi nguồn gốc.
Trong công việc xử lý nhiều tài liệu, bạn cần truy vết các tuyên bố trở lại các tệp cụ thể để xác minh, tuân thủ hoặc theo dõi.
💡 Dưới đây là mẫu gợi ý bạn nên tuân theo:
- Yêu cầu trích dẫn nguồn cho mọi khẳng định: Làm rõ rằng Claude phải ghi nguồn thông tin từ các tài liệu cụ thể, tức là cho mỗi kết quả, trích dẫn tên tệp tài liệu và số trang hoặc phần tương ứng.
- Chỉ định định dạng trích dẫn: Hướng dẫn Claude cách cấu trúc các tham chiếu để dễ dàng kiểm tra, ví dụ: Sử dụng định dạng: [Kết quả] (Nguồn: Tên tệp. PDF, Mục 3.2) hoặc Đính kèm tên tài liệu trong ngoặc đơn sau mỗi câu
- Yêu cầu nó đánh dấu thông tin không được trích dẫn: Nếu Claude đưa ra một khẳng định không thể truy溯 rõ ràng đến tài liệu nguồn, nó nên ghi chú điều đó một cách rõ ràng, tức là, Đánh dấu bất kỳ kết luận suy luận nào là [Suy luận] thay vì coi chúng là sự thật có nguồn gốc
🤖 Ví dụ về mẫu câu lệnh: Tóm tắt kết quả từ tám báo cáo thử nghiệm lâm sàng về hiệu quả của Phương pháp Điều trị X. Đối với mỗi tuyên bố về hiệu quả, tác dụng phụ hoặc kết quả của bệnh nhân, hãy trích dẫn báo cáo thử nghiệm cụ thể và phần mà dữ liệu đó xuất hiện. Sử dụng định dạng sau: [Kết quả] (Nguồn: Trial_Report_2024_Q2.PDF, Phần Kết quả, Trang 14). Nếu bất kỳ kết luận nào yêu cầu kết hợp dữ liệu từ nhiều báo cáo, hãy ghi chú rõ ràng điều đó.
⚡ Kho mẫu: Mẫu cập nhật dự án trong ClickUp và Word
Xác định các lỗ hổng trong phạm vi bao phủ của bộ tài liệu của bạn.
Trong công việc của mình, khi bạn làm việc với nhiều tài liệu cần bao quát một chủ đề chung, việc thiếu thông tin quan trọng không kém gì việc nhận diện các chủ đề chung. Claude có thể giúp bạn phát hiện những khoảng trống đó.
💡 Dưới đây là mẫu gợi ý bạn nên tuân theo:
- Xác định phạm vi mong đợi: Hướng dẫn Claude về những gì một bộ tài liệu hoàn chỉnh nên bao gồm, ví dụ: các báo cáo quý này nên bao gồm doanh số bán hàng, chi phí tiếp thị, chỉ số thu hút và giữ chân khách hàng cho từng khu vực.
- Hỏi về những gì còn thiếu: Yêu cầu phân tích khoảng trống một cách rõ ràng, tức là xác định những khu vực hoặc chỉ số nào không được đề cập trong bất kỳ báo cáo nào trong số này.
- Yêu cầu đề xuất để bổ sung thông tin thiếu sót: Claude có thể đề xuất các tài liệu hoặc dữ liệu bổ sung mà bạn cần, ví dụ: Chúng ta cần thông tin gì để hoàn thiện phân tích này?
🤖 Ví dụ về mẫu gợi ý: Phân tích năm tài liệu lập kế hoạch chiến lược từ các bộ phận khác nhau (Bán hàng, Tiếp thị, Sản phẩm, Kỹ thuật, Hỗ trợ khách hàng). Mỗi tài liệu cần nêu rõ mục tiêu năm 2025, yêu cầu ngân sách, nhu cầu nhân sự và các sáng kiến chính. Xác định các bộ phận thiếu bất kỳ yếu tố nào trong số này và đánh dấu những nơi mục tiêu của các bộ phận có thể xung đột.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng thư viện các mẫu câu lệnh Claude cho các tình huống tóm tắt khác nhau—phân tích hợp đồng nhà cung cấp, tổng hợp nghiên cứu, hợp nhất báo cáo quý, phân tích phản hồi khách hàng, v.v. Như vậy, nhóm của bạn sẽ có kiến thức hệ thống về các mẫu câu lệnh có thể sử dụng làm mẫu và thử nghiệm.
Các thực hành tốt nhất để giải thích kết quả đầu ra từ nhiều tài liệu
Lần đầu tiên sử dụng Claude cho việc tóm tắt nhiều tài liệu? Dưới đây là một số thực hành thân thiện với người mới bắt đầu để có kết quả tốt hơn:
- Hiểu những gì Claude ưu tiên: Bản tóm tắt phản ánh những gì Claude cho là quan trọng dựa trên lời nhắc của bạn — nếu bạn cảm thấy bản tóm tắt thiếu tập trung, có thể đó là vấn đề liên quan đến lời nhắc và hướng dẫn.
- Cảnh báo ngôn ngữ mơ hồ hoặc không chắc chắn: Hãy chú ý đến các cụm từ như có thể gợi ý hoặc dường như cho thấy—những cụm từ này cho thấy sự không chắc chắn và là dấu hiệu cần đào sâu hơn vào các tài liệu nguồn.
- Kiểm tra sự thiên vị trong tổng hợp: Khi một tài liệu được trích dẫn nhiều hơn hoặc chiếm ưu thế trong bản tóm tắt, hãy xác minh xem tài liệu đó thực sự có uy tín hơn hay chỉ đơn giản là dễ trích xuất thông tin hơn.
- Tinh chỉnh lặp lại: Theo dõi kết quả đầu ra của Claude để yêu cầu chi tiết thêm bằng các lời nhắc như Mở rộng về [chủ đề] với các trích dẫn hoặc So sánh kết quả với bản tóm tắt trước đó để làm sâu sắc phân tích hoặc điều chỉnh trọng tâm.
- Giới hạn tệp thành các phần nhỏ dễ quản lý: Claude có thể xử lý tối đa 20 tệp cùng lúc, nhưng đừng overload nó bằng cách đưa tất cả tệp cùng lúc—xử lý tài liệu theo từng đợt chia sẻ chủ đề hoặc mục đích.
- Tăng cường ngữ cảnh bằng thẻ XML: Sử dụng thẻ
hoặc để phân chia các phần của lời nhắc, giúp Claude dễ dàng phân tích các yêu cầu phức tạp nhiều bước.
👀 Bạn có biết? Claude tuân theo khung AI Hiến pháp, trong đó các phản hồi của nó được hướng dẫn bởi các nguyên tắc đạo đức, có nghĩa là các bản tóm tắt tài liệu của bạn được xử lý thông qua lăng kính chính xác và vô hại, không chỉ hiệu quả.
Những lỗi thường gặp cần tránh
Dưới đây là một số lỗi cần tránh khi sử dụng Claude để tóm tắt nhiều tài liệu cùng lúc và việc cần làm thay thế:
| ❌ Lỗi | ✅ Việc cần làm thay thế là gì? |
| Tải lên tệp mà không cần sắp xếp | Đặt tên cho các tệp một cách mô tả, ví dụ: Q3_Sales_APAC.PDF, và nhóm các tài liệu liên quan trước khi tải lên. |
| Tải lên các tệp không cấu trúc, chất lượng thấp | Chạy OCR trên các tài liệu phức tạp đã quét và trích xuất bảng và hình ảnh riêng biệt. Đảm bảo văn bản có thể đọc được bằng máy trước khi tải lên. |
| Không duy trì các mối quan hệ ngữ nghĩa khi chia tách tệp | Phân chia tài liệu một cách logic (theo chương, phần hoặc chủ đề) để giữ nguyên ngữ cảnh thay vì chia tách theo số trang tùy ý. |
| Xem các bản tóm tắt trừu tượng như thông tin sự thật mà không cần xác minh | Yêu cầu Claude bao gồm các trích dẫn trực tiếp cho các tuyên bố quan trọng bên cạnh bản tóm tắt tổng hợp của nó, giúp bạn có cả thông tin tổng hợp và ngôn ngữ gốc để so sánh. |
| Dữ liệu bị hiểu sai | Yêu cầu Claude trước tiên phân tích hiểu biết của nó về dữ liệu — các trường dữ liệu là gì, mối quan hệ giữa chúng như thế nào — sau đó điều chỉnh bất kỳ sự hiểu lầm nào trước khi yêu cầu tóm tắt. |
👀 Bạn có biết? Mỗi năm, trên toàn cầu có gần 180 zettabyte dữ liệu được tạo ra. Các doanh nghiệp đang sở hữu một kho tàng thông tin ẩn chứa trong dữ liệu thô này. Những ai có thể khai thác nó sẽ có thể tiếp cận những cơ hội mà người khác không thể nhìn thấy.
Những giới hạn thực sự của Claude trong việc tóm tắt nhiều tài liệu
Claude AI được thiết kế cho việc tóm tắt nhiều tài liệu. Nhưng đó là giới hạn của nó. Khi dự án của bạn chuyển sang giai đoạn thực thi, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy các hạn chế sau 👇
- Không phù hợp cho bộ sưu tập tài liệu cực kỳ lớn: Bạn có thể tiền xử lý dữ liệu để phù hợp với cửa sổ ngữ cảnh của Claude, nhưng các chiến lược chia nhỏ tài liệu có thể làm sai lệch kết quả nếu bạn không cẩn thận trong việc chia tách tài liệu hoặc ưu tiên nội dung trong các lời nhắc.
- Thiếu quy trình làm việc hợp tác: Các nhóm không thể cùng nhau hoàn thiện kết quả hoặc thử nghiệm các bản tóm tắt cùng lúc — chỉ một người có thể kiểm soát cuộc hội thoại tại một thời điểm, giới hạn tốc độ tinh chỉnh hoặc xác minh kết quả.
- Không được thiết kế cho phân tích định kỳ của các tập dữ liệu động: Nó không phù hợp với các tập dữ liệu thay đổi thường xuyên, chẳng hạn như phiếu hỗ trợ khách hàng hàng ngày hoặc dữ liệu bán hàng thời gian thực. Bạn sẽ cần tải lên các tệp mới, tiền xử lý và làm sạch chúng, sau đó khởi động lại quá trình tóm tắt từ đầu mỗi lần.
- Thiếu tích hợp gốc: Claude không thể nhập dữ liệu thời gian thực từ các công cụ công việc của bạn như Google Drive, Slack, CRM hoặc các nền tảng quản lý dự án—bạn phải xuất tệp thủ công, tải lên Claude, sau đó xuất tóm tắt trở lại hệ thống của bạn để thực hiện các hành động tiếp theo.
- Không có kiểm soát phiên bản hoặc nhật ký theo dõi: Khi bạn thực hiện các lần lặp lại trên các bản tóm tắt qua nhiều cuộc hội thoại, không có cách nào tích hợp sẵn để theo dõi nguồn gốc của bản tóm tắt, khiến việc tái tạo kết quả hoặc giải thích quyết định sau này trở nên khó khăn.
- Không thể tự động hóa quy trình tóm tắt: Mỗi công việc tóm tắt đều yêu cầu gợi ý thủ công — bạn không thể cài đặt tóm tắt theo lịch trình hoặc kích hoạt tóm tắt tự động khi có tài liệu mới đến.
👀 Bạn có biết? Mặc dù dữ liệu được coi là kho báu có giá trị, nhưng giá trị đó thường không được khai thác. Theo một báo cáo, hơn 43% dữ liệu thu thập được chưa bao giờ được tận dụng.
Nơi tổng hợp nhiều tài liệu thực sự hiệu quả (và tại sao các nhóm sử dụng ClickUp)
Ngay cả khi Claude thực hiện việc cần làm chính trong việc tóm tắt nhiều tài liệu, bạn vẫn cần một hệ thống riêng biệt để giữ cho các bản tóm tắt đó dễ dàng truy cập. Một nơi để thực thi chúng. Một nơi giúp các dự án tiếp tục tiến triển thay vì để các thông tin hữu ích bị bỏ ngỏ.
Đó chính xác là những gì ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, cung cấp.
Không gian làm việc AI tích hợp này kết nối các dự án, tài liệu, trò chuyện, công việc và kiến thức.
Không cần phải sao chép và dán tóm tắt giữa các công cụ để nhóm của bạn có thể hành động dựa trên chúng.
Đây là cách nó hoạt động.
Cấu trúc và lưu trữ bản tổng hợp của bạn trong ClickUp Tài liệu
Sử dụng ClickUp Docs như một không gian kiến thức tập trung.
Viết và lưu trữ tài liệu dự án trong Docs. Bạn có thể tổ chức thông tin bằng các trang con, nhúng video YouTube, thêm bảng và tệp PDF, v.v.
Là một không gian làm việc hợp tác, bạn có thể gắn thẻ thành viên nhóm bằng bình luận và giao công việc. Những công việc này sau đó có thể được chuyển đổi thành các công việc có thể theo dõi.
Tiếp theo, bạn có thể yêu cầu AI tóm tắt văn bản cho mình. Cung cấp các gợi ý về giọng điệu, mức độ dễ đọc và đối tượng của bản tóm tắt để nó trở nên phù hợp hơn với ngữ cảnh.
Một AI biết tất cả công việc của bạn
Nếu bạn cần trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn trong không gian làm việc của mình, ClickUp Brain phân tích thông tin thời gian thực từ các công việc, tài liệu và cuộc trò chuyện của bạn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh này có thể làm được tất cả—tạo tóm tắt công việc hoặc tài liệu, đề xuất cải thiện văn bản của bạn, tạo nội dung (văn bản và hình ảnh), soạn thảo bản cập nhật dự án và nhiều hơn nữa—giúp nâng cao năng suất làm việc tổng thể của bạn.
Đối với bất kỳ công việc nào, Brain có thể tham khảo:
- Các công việc, công việc con và phân cấp công việc
- Trạng thái, ưu tiên, ngày đáo hạn và mối quan hệ phụ thuộc
- Các tài liệu liên kết với dự án và công việc
- Phản hồi, quyết định và các cuộc hội thoại đang diễn ra
- Quyền sở hữu và trách nhiệm giữa các nhóm
Vì Brain hoạt động trong mô hình quyền truy cập của ClickUp, nó chỉ hiển thị thông tin mà người dùng được phép xem.
Thay vì tạo ra kết quả một cách độc lập, AI phân tích dữ liệu trong không gian làm việc trực tiếp và trả về các câu trả lời phản ánh trạng thái thực thi thực tế.
⭐ Một bonus về cách sử dụng ClickUp AI : ClickUp Brain cũng có thể phân tích bảng tính cho bạn! Chỉ cần tải bảng tính của bạn lên trong trò chuyện, sau đó yêu cầu nó xem xét dữ liệu, cung cấp tóm tắt, nhấn mạnh các xu hướng chính và trả lời các câu hỏi cụ thể về thông tin.
Tóm tắt kiến thức của công ty bạn với ClickUp Enterprise Search
Vấn đề lớn nhất khi sử dụng Claude không phải là việc tóm tắt bản thân. Đó là việc đưa dữ liệu vào Claude ngay từ đầu.
Các tài liệu của bạn được phân tán trên Google Drive, Slack, thư mục dự án và các chủ đề email cũ. Trước khi bắt đầu tóm tắt, bạn phải tìm kiếm và xuất dữ liệu thủ công. Đó chính là nơi tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
ClickUp’s Enterprise Search loại bỏ điều đó. Nó quét qua các tài liệu, công việc, bình luận và các ứng dụng kết nối như Google Drive và SharePoint. Tất cả những gì bạn cần làm là hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, và nó sẽ tìm kiếm qua:
- Nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, bình luận và tệp đính kèm
- Các tệp được lưu trữ trong các công cụ kết nối như Google Drive, GitHub, SharePoint và nhiều công cụ khác.
- Lịch sử không gian làm việc và các quyết định vốn có thể bị ẩn trong các chủ đề thảo luận.
Khác với tìm kiếm từ khóa truyền thống, Brain trả về câu trả lời và các tệp liên quan dựa trên cách công việc được tổ chức. Điều này đặc biệt hữu ích trong các không gian làm việc lớn, nơi thông tin bị phân tán giữa các dự án, nhóm và công cụ.
Thay vì phải tìm kiếm trong các thư mục hoặc bảng điều khiển, các nhóm có thể đặt câu hỏi như:
- “Những quyết định nào đã được đưa ra về giá cả trong quý vừa qua?”
- “Những công việc nào đề cập đến yêu cầu của khách hàng này?”
- “Chúng ta đã ghi chép việc phê duyệt cuối cùng ở đâu?”
Tự động hóa việc tạo tóm tắt cho các công việc.
Tuy nhiên, việc tạo ra một bản tóm tắt chỉ là một nửa công việc. Giá trị thực sự đến khi bản tổng hợp đó trở thành nền tảng mà toàn bộ nhóm của bạn có thể phát triển dựa trên đó.
ClickUp Brain tóm tắt các công việc và cập nhật dự án ngay lập tức. Thêm AI Summary và AI Project Updates làm hai cột trong danh sách công việc của bạn, và bạn sẽ nhận được các tóm tắt tự động mà không cần mở từng công việc riêng lẻ.
📌 Ví dụ:
- Tóm tắt trạng thái hiện tại của tất cả các công việc trong dự án ra mắt sản phẩm
- Cập nhật mới nhất về các công việc onboarding nhà cung cấp là gì?
- Hãy cho tôi một bản tóm tắt nhanh về tất cả các công việc đang chờ xử lý trong Không gian Làm việc của chiến dịch Q3
Biến các bản tổng hợp một lần thành sự chia sẻ về hiểu biết.
Các dự án tóm tắt với Claude kết thúc khi phiên làm việc kết thúc.
Lần sau khi bạn muốn cập nhật các bản tóm tắt đó, bạn sẽ phải bắt đầu từ đầu — cung cấp bối cảnh, tải lại tệp, giải thích lại tầm quan trọng, tạo lời nhắc và kiểm tra các câu chuyện. Quá trình tổng hợp không tự động phát triển. Nó chỉ nằm đó, tĩnh lặng, cho đến khi bạn tạo lại nó một cách thủ công.
Giúp dễ dàng áp dụng phán đoán của con người vào kết quả đầu ra của AI.
Giả sử Claude tóm tắt năm đề xuất của nhà cung cấp và kết luận: “Nhà cung cấp A cung cấp tỷ lệ giá-tính năng tốt nhất. ”
Nhưng chính nhóm của bạn mới là người biết rằng Nhà cung cấp A có dịch vụ hỗ trợ kém và chính điều đó là nguyên nhân khiến dự án triển khai gần đây của bạn bị chậm tiến độ ba tháng.
Nếu tất cả các bản tóm tắt của bạn được lưu trữ trong Claude, nhóm của bạn sẽ không thể đưa ra đánh giá hoặc xem xét lại. Khả năng hợp tác hạn chế của Claude khiến cho quá trình tổng hợp bị giới hạn trong cửa sổ trò chuyện đó.
Với ClickUp, việc tóm tắt của bạn không chỉ giới hạn ở những gì AI trích xuất. Nó trở thành một tài liệu hỗ trợ quyết định, cho phép nhóm của bạn hợp tác theo thời gian thực và đưa ra đánh giá của mình.
Khi bản tổng hợp của bạn được lưu trữ trong ClickUp Docs, việc thực hiện các thao tác sau sẽ trở nên dễ dàng hơn:
- Thực hiện kiểm tra xác thực: Bình luận trực tiếp vào các phần tóm tắt cần xác thực bằng cách gắn thẻ các thành viên trong nhóm.
- Đánh dấu mâu thuẫn: Nhấn mạnh các tuyên bố không khớp với kiến thức nội bộ của bạn và chỉ định ai đó để xác minh.
- Kết nối giả định với kiểm tra: Kết nối các điểm tổng hợp với các công việc sẽ kiểm tra chúng trong thực tế (ví dụ: “xác minh cam kết hỗ trợ (SLA) hiện tại của Nhà cung cấp A”).
Thử nghiệm với nhiều mô hình AI khác nhau.
ClickUp Brain cho phép bạn truy cập vào nhiều mô hình AI, bao gồm Claude Sonnet 4, ngay trong không gian làm việc của bạn. Bạn không cần đăng ký hoặc đăng nhập vào các công cụ khác để thử nghiệm với các mô hình AI khác nhau.
Không còn phải tóm tắt hợp đồng nhà cung cấp trong Claude, sau đó sao chép thủ công các thông tin quan trọng vào công cụ quản lý dự án để tạo các công việc theo dõi. Nhóm của bạn có thể hợp tác trên các bản tóm tắt đó theo thời gian thực và biến các phát hiện thành hành động mà không cần chuyển tab.
📌 Ví dụ về trường hợp sử dụng:
- Gemini cho các công việc chứa nhiều thông tin hoặc có liên kết chéo.
- ChatGPT cho các tác vụ hàng ngày và bản nháp nhanh.
- Claude cho phân tích và tổng hợp nội dung dài
✏️ Ghi chú: Tất cả quyền truy cập vào mô hình đều được quản lý thông qua ClickUp Brain. Điều này có nghĩa là việc sử dụng AI vẫn được tập trung, có quyền truy cập và có thể kiểm tra trong không gian làm việc. Điều này giúp tránh tình trạng phân mảnh khi các nhóm phụ thuộc vào nhiều công cụ AI độc lập.
Tự động hóa các công việc tóm tắt với Super Agents
Các Super Agents của ClickUp được thiết kế để thực hiện các hành động dựa trên những thông tin đó mà không cần bạn phải nhắc nhở.
Đây là các trợ lý AI thông minh liên tục theo dõi mọi hoạt động trong không gian làm việc của bạn. Chúng phản hồi với các thay đổi trong công việc, việc tải lên tài liệu mới, sự thay đổi trong dòng thời gian và các cột mốc quan trọng của dự án — mà không cần bạn phải kích hoạt tóm tắt thủ công mỗi lần.
📌 Ví dụ về việc gì một Super Agent có thể làm cho bạn
- Theo dõi thư mục hợp đồng và tự động tóm tắt các thỏa thuận mới với nhà cung cấp khi chúng được tải lên, đánh dấu các điều khoản quan trọng khác biệt so với mẫu tiêu chuẩn của bạn.
- Tạo báo cáo tổng hợp hàng tuần bằng cách thu thập cập nhật từ ghi chú cuộc họp, bình luận công việc và tài liệu dự án — sau đó đăng bản tóm tắt tổng hợp lên kênh lãnh đạo của bạn vào mỗi thứ Sáu.
- Phát hiện khi các công việc nghiên cứu được đánh dấu hoàn thành và tự động tổng hợp kết quả từ các tệp đính kèm vào một tài liệu tóm tắt duy nhất.
- Theo dõi các báo cáo quý trên các bộ phận và kích hoạt tóm tắt so sánh khi tất cả các nhóm đã nộp bản cập nhật của họ.
Điều này có nghĩa là quá trình tổng hợp nhiều tài liệu của bạn không dừng lại khi phiên làm việc của Claude kết thúc. Nó trở thành một quy trình làm việc lặp lại chạy ngầm, giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ mà không cần can thiệp thủ công.
Để xem cách thức hoạt động, hãy xem video này về cách ClickUp sử dụng Super Agents 👇
Tổng hợp tài liệu điều khiển bằng giọng nói
Khi bạn đang đối mặt với bảy hợp đồng pháp lý và cố gắng tạo ra một bản tóm tắt logic, việc gõ ra các hướng dẫn có thể làm gián đoạn suy nghĩ của bạn. Bạn có thể mất chủ đề giữa chừng khi mô tả cách cấu trúc đầu ra và so sánh các điều khoản trách nhiệm pháp lý.
Tính năng Talk to Text của ClickUp cho phép bạn diễn đạt nhu cầu tóm tắt của mình mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Nói một cách tự nhiên về nội dung của các tài liệu, cách chúng liên quan đến nhau và những thông tin cần trích xuất. Xác định tiêu chí phân tích, chỉ định cấu trúc đầu ra và làm rõ các trường hợp đặc biệt — tất cả đều được thực hiện mà không cần thao tác tay.
Đối với tóm tắt nhiều tài liệu, điều này có nghĩa là bạn có thể:
- Định nghĩa các tiêu chí so sánh chi tiết khi xem xét các hợp đồng song song.
- Gắn thẻ các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan vào phần bình luận khi phát hiện mâu thuẫn trong các bài nghiên cứu, đưa họ vào quá trình xác minh ngay lập tức.
- Chuyển đổi các quan sát bằng lời nói thành các tài liệu có cấu trúc, ghi lại lý do tại sao một số tài liệu nên được đánh giá với trọng số khác nhau.
- Tạo các công việc tiếp theo từ các thông tin tóm tắt ngay khi chúng xuất hiện, mà không cần dừng lại để nhập lại bối cảnh.
Xây dựng Trí tuệ Đa Tài liệu với ClickUp
Hầu hết các công cụ AI đều nằm bên cạnh công việc của bạn. Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp nằm bên trong nó.
ClickUp kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI) với các dự án trực tiếp, công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và dòng thời gian trong một hệ thống duy nhất. Điều đó có nghĩa là AI không chỉ hiểu những gì bạn đang hỏi, mà còn hiểu những gì đang diễn ra, những gì bị tắc nghẽn và những gì cần được xử lý tiếp theo.
Lợi ích của sự hội tụ có nghĩa là:
- Bối cảnh nằm ở nơi công việc diễn ra, không phải trong các mẫu nhắc nhở được sao chép.
- Quyền sở hữu và dòng thời gian giúp tăng cường trách nhiệm.
- Các đồng đội AI của bạn, Super Agents, sẽ giúp bạn thực hiện các việc cần làm nặng nhọc.
Sẵn sàng bắt đầu? Đăng ký miễn phí trên ClickUp ✅
Câu hỏi thường gặp
Đúng vậy, Claude có thể phân tích và tóm tắt đồng thời lên đến 20 tệp với cửa sổ ngữ cảnh 200K token, khiến nó phù hợp cho việc tổng hợp nhiều tài liệu.
Claude có thể xử lý tối đa 20 tệp cùng lúc, mỗi tệp có sức chứa lên đến 30 MB. Để đạt kết quả tốt nhất, hãy chia tài liệu theo chủ đề hoặc khoảng thời gian thay vì tải lên tất cả cùng lúc ở sức chứa tối đa.
Độ chính xác của Claude khi tóm tắt nhiều tài liệu phụ thuộc vào chất lượng tệp, độ cụ thể của lời nhắc, bản chất của nội dung và khả năng hướng dẫn của bạn. Claude sẽ không tự động kiểm tra sự thật hoặc xác minh thông tin mâu thuẫn—nó chỉ tổng hợp những gì bạn cung cấp.
Claude có thể phát hiện mâu thuẫn giữa các nguồn và so sánh các quan điểm khác nhau, nhưng nó sẽ không xác định nguồn nào là chính xác trừ khi bạn cung cấp tiêu chí đánh giá trong lời nhắc của mình.
Không, việc kiểm tra thủ công từng tuyên bố trong các bản tóm tắt trừu tượng là không thể thực hiện được—các nhóm sẽ phải phân tích chi tiết từng tài liệu, điều này đi ngược lại mục đích của việc tóm tắt. Thay vào đó, hãy sử dụng các mẫu nhắc nhở hướng dẫn để yêu cầu trích dẫn trực tiếp cho các tuyên bố quan trọng, yêu cầu Claude trích dẫn nguồn cho các phát hiện chính, và để nó đánh dấu các khu vực không chắc chắn để bạn biết chính xác nơi cần tập trung nỗ lực xác minh.