Kiến thức của công ty luật của bạn là một trong những tài sản quý giá nhất của công ty.
Nhưng nếu các luật sư của bạn không thể tìm thấy những gì họ cần khi họ cần, thì chuyên môn đó có thể coi như không tồn tại. 🤦🏾♀️
Với 62% nhân viên làm việc với kiến thức gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian quá nhiều dành cho việc tìm kiếm thông tin, cuộc khủng hoảng về bối cảnh/thông tin cần thiết có thể là một trong những thách thức lớn nhất mà lực lượng lao động hiện đại phải đối mặt ngày nay.
Điều này ảnh hưởng đặc biệt nghiêm trọng đến ngành pháp lý vì hoạt động kinh doanh của bạn phụ thuộc vào việc tìm ra thông tin quan trọng vào đúng thời điểm.
Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ về quản lý kiến thức pháp lý, tại sao nó quan trọng đối với hiệu quả hoạt động và dịch vụ khách hàng của công ty, cũng như cách xây dựng một hệ thống thực sự hiệu quả – kèm theo các chiến lược và công cụ thực tiễn giúp việc chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng và tự nhiên.
Quản lý Kiến thức Pháp lý là gì?
Quản lý kiến thức pháp lý là quy trình hệ thống hóa việc thu thập, tổ chức và chia sẻ kiến thức chuyên môn chung của công ty luật. Điều này giúp các công việc trước đây, nghiên cứu pháp lý và kiến thức tổ chức của công ty trở nên dễ dàng truy cập cho mọi người khi cần. Đây là việc biến thông tin phân tán thành một tài sản mạnh mẽ, có thể tìm kiếm.
Quy trình này bao gồm hai loại kiến thức. Loại đầu tiên là kiến thức ngầm, tức là kiến thức dựa trên kinh nghiệm mà các đối tác cấp cao và luật sư có kinh nghiệm của công ty bạn sở hữu.
Loại thứ hai là kiến thức rõ ràng, bao gồm tất cả các sản phẩm công việc được tài liệu hóa, như bản tóm tắt, hợp đồng và bản ghi nhớ nghiên cứu.
Khác với quản lý kiến thức chung, lĩnh vực pháp lý có những yêu cầu đặc thù. Hệ thống của bạn phải xử lý các tiền lệ pháp lý, quản lý thông tin cụ thể cho từng vụ việc và hỗ trợ đảm bảo tuân thủ các quy định phức tạp.
Luật sư/chuyên gia về quản lý kiến thức thường được giao công việc giám sát toàn bộ quy trình này, đảm bảo tài sản trí tuệ của công ty được bảo vệ và khai thác hiệu quả.
Một hệ thống quản lý kiến thức pháp lý mạnh mẽ được xây dựng dựa trên một số thành phần chính:
- Quy trình quản lý tài liệu : Đây là các thư viện kỹ thuật số tập trung cho tất cả tài liệu pháp lý của bạn, bao gồm kiểm soát phiên bản và gắn thẻ metadata.
- Cơ sở kiến thức: Hãy xem đây là các bộ sưu tập có cấu trúc của những công việc tốt nhất của công ty bạn, bao gồm các tiền lệ, mẫu và các thực hành tốt nhất, tất cả đều được tổ chức theo lĩnh vực chuyên môn.
- Khả năng tìm kiếm: Đây là các công cụ tiên tiến có thể tìm kiếm chính xác thông tin bạn cần trong toàn bộ kho lưu trữ kiến thức của công ty, từ một điều khoản cụ thể trong hợp đồng đến chiến lược giải quyết tranh chấp trong quá khứ.
- Công cụ hợp tác: Đây là các nền tảng cho phép các luật sư và nhóm chuyên môn của bạn chia sẻ kiến thức và thảo luận các vấn đề trong thời gian thực.
- Tự động hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI): Các hệ thống hiện đại sử dụng các tính năng thông minh để tự động hiển thị các vụ việc và chuyên môn liên quan trong quá khứ, giúp bạn tránh khỏi việc tìm kiếm thủ công.
Phần mềm quản lý kiến thức pháp lý hiện đại vượt xa các hệ thống chia sẻ tệp cũ hoặc mạng nội bộ. Các hệ thống ngày nay kết hợp quy trình quản lý tài liệu, cơ sở kiến thức theo lĩnh vực chuyên môn, khả năng tìm kiếm nâng cao, công cụ hợp tác và tự động hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) để hiển thị các vụ việc liên quan trong quá khứ mà không cần nỗ lực thủ công. Mục tiêu là loại bỏ tình trạng phân tán thông tin, buộc các luật sư phải chuyển đổi giữa các chủ đề email không liên kết, hệ thống tài liệu và tệp vụ việc.
Một cấu trúc logic - hay hệ thống phân loại - là yếu tố then chốt để thực hiện công việc này. Việc tổ chức kiến thức bằng metadata nhất quán như loại vụ việc, ngành nghề, khu vực pháp lý hoặc vấn đề pháp lý sẽ biến các tệp tin riêng lẻ thành kiến thức tổ chức mà các nhóm có thể tin cậy.
⭐ Mẫu tính năng
Bạn có thể nhận thấy rằng một mẫu quản lý dự án pháp lý có thể là một giải pháp đột phá để tập trung công việc của bạn. Nó giúp bạn tổ chức tất cả các yếu tố này—tài liệu, cơ sở kiến thức, hợp tác và tự động hóa—vào một quy trình lặp lại, tối ưu hóa mà toàn bộ nhóm của bạn có thể sử dụng.
Tại sao Quản lý Kiến thức Pháp lý lại quan trọng đối với các công ty luật hiện đại?
Đối với nhiều công ty, quản lý kiến thức hiệu quả cho các công ty luật không còn là tùy chọn—đó là yếu tố thiết yếu để duy trì tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ cạnh tranh.
Dưới đây là thách thức chính mà bạn có thể đang gặp phải: các luật sư của bạn dành phần lớn thời gian để tìm kiếm thông tin thay vì tập trung vào công việc tính phí.
Điều này không chỉ liên quan đến việc mất doanh thu. Nó dẫn đến sự thất vọng của luật sư, phản hồi chậm trễ từ khách hàng và cảm giác liên tục phải làm lại từ đầu.
Tăng hiệu quả và giảm thời gian không tính phí
Mỗi phút mà luật sư dành để tìm kiếm một bản kiến nghị hoàn hảo từ một vụ án năm ngoái hoặc tái tạo một điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn là thời gian mà họ không thể tính phí cho khách hàng. Một hệ thống quản lý kiến thức pháp lý hiệu quả sẽ giảm đáng kể thời gian tìm kiếm này bằng cách cho phép các sản phẩm công việc của công ty bạn được tái sử dụng ngay lập tức. Đây là nền tảng quan trọng để chia sẻ thông tin hiệu quả với các thành viên trong nhóm của bạn.
Hãy tưởng tượng những tình huống phổ biến sau đây tại công ty của bạn:
- Tái sử dụng tài liệu vụ việc: Thay vì bắt đầu từ đầu, các luật sư của bạn có thể tìm kiếm và điều chỉnh các bản tường trình, hợp đồng hoặc báo cáo nghiên cứu trước đó chỉ trong vài giây.
- Truy cập kiến thức chuyên môn nhanh chóng: Bạn có thể ngay lập tức xác định đồng nghiệp nào có kinh nghiệm về một vấn đề pháp lý cụ thể và tận dụng chuyên môn của họ.
- Loại bỏ nghiên cứu trùng lặp: Trước khi một luật sư thực tập dành hàng giờ trên Westlaw, họ có thể kiểm tra xem liệu ai đó trong công ty đã nghiên cứu quy định phức tạp đó chưa.
Tác động đến hiệu quả quy trình làm việc của công ty là rất lớn. Khi các luật sư trẻ có quyền truy cập vào các mẫu tài liệu được chọn lọc và các tiền lệ chất lượng cao, họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn và nhanh hơn. Điều này có nghĩa là các luật sư cấp cao sẽ dành ít thời gian hơn cho việc kiểm tra và sửa chữa các lỗi cơ bản, từ đó có thể tập trung vào các công việc chiến lược có giá trị cao.
Nếu bạn muốn việc xây dựng và duy trì cơ sở kiến thức trở nên dễ dàng hơn, hãy tham khảo Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp — đây là một công cụ vô cùng hữu ích để giúp nhóm của bạn nhanh chóng nắm bắt thông tin và duy trì kiến thức tổ chức một cách có hệ thống.
Việc tái sử dụng kiến thức này cũng giúp tiêu chuẩn hóa cách tiếp cận của công ty đối với các vấn đề thông thường. Mọi người đều bắt đầu từ một mẫu đã được kiểm chứng phản ánh các thực hành tốt nhất của công ty, điều này giúp giảm thiểu lỗi và hỗ trợ hoàn thành các vấn đề một cách nhanh chóng và nhất quán hơn.
📮 ClickUp Insight: 1 trong 4 nhân viên sử dụng bốn công cụ trở lên chỉ để tạo bối cảnh trong công việc.
Một chi tiết quan trọng có thể bị ẩn trong email, được mở rộng trong một chủ đề Slack và được ghi chép trong một công cụ riêng biệt, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin thay vì tập trung vào công việc. ClickUp tích hợp toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng thống nhất. Với các tính năng như Quản lý Dự án Email ClickUp, Trò chuyện ClickUp, Tài liệu ClickUp và ClickUp Brain, mọi thứ đều được kết nối, đồng bộ và truy cập ngay lập tức. Hãy tạm biệt "công việc về công việc" và lấy lại thời gian năng suất của bạn. 💫
Kết quả thực tế: Nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn thông qua kiến thức tổ chức
Việc tổ chức kiến thức của công ty bạn một cách có hệ thống trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Khi nhóm của bạn có thể truy cập ngay lập tức các tiền lệ liên quan và chiến lược xử lý vụ việc trong quá khứ, họ có thể trả lời câu hỏi của khách hàng nhanh hơn và tự tin hơn. Tốc độ và độ chính xác là yếu tố quan trọng khi khách hàng cần câu trả lời ngay lập tức.
Bạn cũng có thể thể hiện cho khách hàng thấy rằng bạn nhớ lịch sử và sở thích của họ bằng cách duy trì các hồ sơ vụ việc toàn diện, có thể truy cập được cho bất kỳ luật sư nào có thể tham gia vào vụ việc của họ. Điều này tạo ra một nguồn thông tin duy nhất đảm bảo sự nhất quán trong tư vấn giữa các nhóm chuyên môn khác nhau. Các công cụ như Mẫu theo dõi vụ việc pháp lý có thể giúp bạn thiết lập những nền tảng này nhanh hơn.
Chuyển giao kiến thức hoặc giữ lại kiến thức là một lợi ích lớn khác, đặc biệt khi một luật sư chủ chốt rời khỏi công ty. Nếu không có hệ thống phù hợp, chuyên môn và kiến thức của họ sẽ ra đi cùng họ. Tuy nhiên, khi bạn đã thu thập sản phẩm công việc, chiến lược vụ việc và ghi chú khách hàng của họ trong một hệ thống có tổ chức, kiến thức quý giá đó sẽ được giữ lại để phục vụ cho các vụ việc tương lai và các thành viên mới trong nhóm.
💡Mẹo hay: Nếu bạn muốn giữ cho các tài sản kỹ thuật số của mình được tổ chức và dễ truy cập, Mẫu Quản lý Tài sản Kỹ thuật số (DAM) là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tập trung và quản lý tất cả các tài liệu pháp lý và tài sản kiến thức của mình.
Cách xây dựng chiến lược quản lý kiến thức pháp lý của bạn
Một chiến lược quản lý kiến thức hiệu quả cho công ty luật phụ thuộc vào các quy trình mà các luật sư thực sự tuân thủ, chứ không chỉ là công nghệ được áp dụng lên trên các thói quen hiện có.
Điều này đòi hỏi một sự thay đổi văn hóa trong công ty của bạn, được hỗ trợ bởi các quy trình và công cụ nhất quán, tích hợp mượt mà vào cách các luật sư của bạn đã thực hiện công việc. Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu. 🛠️
Bắt đầu với một cuộc kiểm tra kiến thức
Trước khi có thể tổ chức kiến thức của công ty, bạn cần hiểu rõ những gì mình có và nơi lưu trữ chúng. Phỏng vấn các lãnh đạo từ các nhóm chuyên môn khác nhau để xác định những tài sản kiến thức quý giá nhất của họ. Bạn cũng nên tiến hành khảo sát các nhân viên để tìm hiểu thông tin mà họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm. Quy trình này sẽ giúp bạn lập bản đồ kiến thức hiện có và xác định những khoảng trống quan trọng.
Xác định rõ quyền sở hữu
Nếu quản lý kiến thức là trách nhiệm của mọi người, nó nhanh chóng trở thành trách nhiệm của không ai.
Để tránh điều này, hãy chỉ định "những người tiên phong về kiến thức" trong từng nhóm chuyên môn. Những cá nhân này chịu trách nhiệm biên soạn mẫu, cập nhật tiền lệ và đảm bảo các sản phẩm công việc mới được ghi chép đầy đủ. Họ trở thành những người tiên phong cho hệ thống mới của bạn và thúc đẩy thành công của nó.
Ví dụ, nếu bạn sử dụng công cụ như ClickUp, bạn có thể chia nhỏ trách nhiệm thành các nhiệm vụ ClickUp và giao cho các thành viên cụ thể trong nhóm để trách nhiệm được xác định rõ ràng và phân công hợp lý. Tính năng này cũng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp trong ClickUp, với các tính năng như AI Assign và AI Prioritize.
Chọn công cụ một cách thông minh
Phần mềm quản lý kiến thức pháp lý tốt nhất là phần mềm mà các luật sư của bạn thực sự sử dụng.
Thay vì ép buộc họ phải áp dụng các hệ thống hoàn toàn mới, hãy tìm kiếm một nền tảng có thể tích hợp với các quy trình làm việc hiện có của họ. Bạn cần một giải pháp toàn diện kết hợp quản lý tài liệu, theo dõi vụ việc và giao tiếp nhóm để giảm thiểu sự phức tạp do sử dụng quá nhiều công cụ.
Khi đánh giá các nền tảng, bạn nên chú ý đến các yếu tố sau:
| Tính năng | Đó là gì | Tại sao điều này quan trọng đối với các nhóm pháp lý |
|---|---|---|
| Quản lý tài liệu tập trung với metadata | Một kho lưu trữ thống nhất cho các bản tóm tắt, hợp đồng, tài liệu nghiên cứu và hồ sơ vụ việc với các trường thông tin có cấu trúc (thẩm quyền, vấn đề, các bên, giai đoạn). | Đảm bảo các luật sư thực hiện công việc dựa trên phiên bản chính xác và có thể truy xuất tài liệu dựa trên bối cảnh pháp lý và sự kiện thực tế - chứ không chỉ dựa trên tên file. |
| Tìm kiếm nâng cao, nhận biết ngữ cảnh | Tính năng tìm kiếm quét qua tài liệu, bình luận, công việc, tệp đính kèm và dữ liệu tích hợp với khả năng nhận diện thuật ngữ pháp lý. | Giúp luật sư tìm kiếm các điều khoản, lập luận và chiến lược trước đó chỉ trong vài giây, giảm thời gian nghiên cứu và tránh trùng lặp. |
| Quản lý mẫu, tiền lệ và hướng dẫn thực hành | Một hệ thống để lưu trữ, cập nhật và phân phối các tài liệu mẫu, hướng dẫn đàm phán và quy trình làm việc tiêu chuẩn. | Bảo tồn chất lượng tổ chức, rút ngắn thời gian soạn thảo và đảm bảo tính nhất quán trong sản phẩm công việc giữa các nhóm chuyên môn. |
| Hợp tác tập trung vào vụ việc | Các công cụ giúp liên kết các cuộc thảo luận, công việc, dòng thời gian và tài liệu trực tiếp với từng vụ việc. | Ngăn chặn kiến thức bị phân tán qua email và trò chuyện, tạo ra một bản ghi đầy đủ và đáng tin cậy về cách các quyết định được đưa ra. |
| Tự động hóa quy trình làm việc | Các bước tự động hóa cho chu kỳ kiểm tra, đóng vụ việc, chuyển tiếp tài liệu hoặc thông báo. | Giảm bớt công việc hành chính, loại bỏ các bước bị bỏ sót và đảm bảo kiến thức được thu thập như một phần tự nhiên của quy trình làm việc. |
| Quản trị thông tin và các biện pháp tuân thủ | Quyền truy cập, nhật ký kiểm tra, quy tắc lưu trữ, nhật ký truy cập và chính sách quản trị dữ liệu. | Bảo đảm tính bảo mật, tránh vi phạm đạo đức và hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ quy định và do khách hàng đề ra. |
| Hệ thống phân loại linh hoạt | Phân loại đa cấp cho các lĩnh vực hoạt động, vấn đề, phân khúc ngành, mức độ rủi ro hoặc loại vụ việc. | Cho phép hệ thống phản ánh cách các nhóm pháp lý thực hiện công việc và phát triển khi có các chuyên môn mới hoặc nhu cầu của khách hàng thay đổi. |
| Tích hợp với các công cụ nghiên cứu và năng suất | Kết nối với email, lịch, công cụ nghiên cứu pháp lý, Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS), eDiscovery và hệ thống theo dõi thời gian. | Giảm thiểu sự phân tán của các công cụ và đảm bảo kiến thức không bị ẩn trong các hệ thống độc lập; mọi thông tin đều được tích hợp vào một nền tảng kết nối duy nhất. |
| Trải nghiệm người dùng trực quan | Giao diện đơn giản, thân thiện, yêu cầu ít đào tạo và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc hàng ngày. | Thúc đẩy việc áp dụng trên các cấp bậc, ngăn chặn việc Quản lý Kiến thức (KM) trở thành một "công việc phụ" mà các luật sư tránh né. |
| Khả năng mở rộng và khả năng thích ứng lâu dài | Hạ tầng hỗ trợ cho các hoạt động phát triển, số lượng người dùng tăng, số lượng vụ việc tăng và các hệ thống phân loại phức tạp hơn. | Đảm bảo hệ thống Quản lý Kiến thức (KM) vẫn đáng tin cậy và hiệu quả khi công ty mở rộng hoặc tái cơ cấu các nhóm thực hành. |
Các khả năng này đảm bảo rằng trung tâm kiến thức của bạn trở thành một phần của công việc pháp lý hàng ngày, chứ không phải là một hệ thống bổ sung mà các luật sư cảm thấy bắt buộc phải cập nhật.
Xem video hướng dẫn từng bước này để tìm hiểu cách cài đặt và quản lý một cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) thực sự hiệu quả cho nhóm của bạn, bao gồm các tính năng về tổ chức tài liệu, đào tạo AI và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.
Xây dựng tiêu chuẩn quản trị
Để duy trì kho lưu trữ kiến thức của bạn sạch sẽ và hữu ích, bạn cần có các quy tắc. Thiết lập các quy ước đặt tên rõ ràng cho tài liệu, đặt yêu cầu metadata cho tất cả các vụ việc mới và xác định chính sách lưu trữ để quyết định những gì cần giữ lại và những gì cần lưu trữ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu thư viện quy trình tiêu chuẩn (SOP) này đảm bảo hệ thống của bạn luôn là nguồn thông tin đáng tin cậy.
Tăng cường áp dụng thông qua việc chứng minh giá trị
Đừng cố triển khai hệ thống mới cho toàn bộ công ty cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một nhóm luật sư thử nghiệm sẵn sàng cải thiện quy trình làm việc của họ. Ghi chép lại những thành công ban đầu của họ—chẳng hạn như việc họ tìm thấy một tiền lệ quan trọng nhanh chóng hoặc tái sử dụng một hợp đồng phức tạp—và chia sẻ những câu chuyện thành công này để tạo đà phát triển.
Yếu tố quan trọng là biến việc chia sẻ kiến thức thành một phần tự nhiên của quy trình làm việc, chứ không phải là một nhiệm vụ phụ. Khi nhóm của bạn có thể thu thập thông tin và tìm kiếm dữ liệu mà không cần rời khỏi không gian làm việc chính, quản lý kiến thức sẽ trở nên tự động.
Cách xây dựng Trung tâm Kiến thức Pháp lý của bạn trong ClickUp
Để biến chiến lược quản lý kiến thức thành thực tiễn hàng ngày, cần có một hệ thống ghi nhận công việc ngay khi nó diễn ra. Hệ thống này nên giúp bạn bảo tồn bối cảnh và làm cho kiến thức dễ dàng truy cập.
Cấu trúc phù hợp sẽ giúp bạn loại bỏ tình trạng phân tán thông tin — khi các nhóm lãng phí hàng giờ tìm kiếm thông tin cần thiết trên các ứng dụng không kết nối, tìm kiếm tệp tin và cập nhật thông tin trên nhiều nền tảng — bằng cách tập trung mọi thứ vào một nền tảng thống nhất, nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được tích hợp cùng nhau, như ClickUp.
Hãy cùng xem ClickUp có thể hỗ trợ bạn như thế nào trong việc này:
1. Tạo cấu trúc nhất quán bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh
Các đội ngũ pháp lý hoạt động theo các mô hình: lĩnh vực chuyên môn, khu vực pháp lý, kích thước giao dịch, loại vấn đề, chủ đề quy định. Các Trường Tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn chuyển đổi các mô hình đó trực tiếp vào Không gian Làm việc của mình, giúp mỗi vụ việc được gắn với metadata mà các luật sư dựa vào. Thay vì phải điều hướng qua các thư mục tĩnh, nhóm của bạn có thể lọc, nhóm và so sánh các vụ việc dựa trên các tiêu chí pháp lý thực tế. Điều này biến Không gian Làm việc của bạn thành một chỉ mục sống động về kinh nghiệm của công ty, không chỉ là một kho lưu trữ tài liệu.
2. Ghi chép và tiêu chuẩn hóa công việc tốt nhất của công ty bạn với ClickUp Tài liệu và công cụ soạn thảo hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI)
Tài sản trí tuệ của một công ty thường bị "kẹt" trong các tệp hồ sơ vụ việc riêng lẻ hoặc trong đầu óc của các luật sư cấp cao. ClickUp Docs cung cấp cho các nhóm một không gian có cấu trúc để biến chuyên môn đó thành các tài nguyên sống động, có thể chia sẻ - các điều khoản mẫu, hướng dẫn thực hành theo lĩnh vực, hướng dẫn tiếp nhận, sơ đồ tố tụng hoặc các mẫu mẫu tài liệu dành cho khách hàng.
Vì Docs tích hợp trực tiếp với các vụ việc, các luật sư có thể soạn thảo và hoàn thiện nội dung trong cùng một không gian làm việc nơi công việc đang được thực hiện.
Trợ lý AI của ClickUp giúp đẩy nhanh quá trình này. Các luật sư có thể chuyển đổi ghi chú sơ bộ thành hướng dẫn chi tiết, tạo danh sách kiểm tra bản nháp đầu tiên từ các vụ việc trước đó, hoặc tóm tắt lịch sử vụ án phức tạp thành tài liệu tiền lệ có thể tái sử dụng. Thay vì bắt đầu từ đầu, các nhóm xây dựng dựa trên suy nghĩ trước đó của công ty. Theo thời gian, điều này tạo ra một thư viện thống nhất về ngôn ngữ tiêu chuẩn và các thực hành tốt nhất phản ánh cách công ty thực sự hoạt động — và giúp các luật sư mới thích nghi với phương pháp đã được thiết lập của công ty ngay từ ngày đầu tiên.
3. Thu thập kiến thức tự động thông qua các quy trình tự động hóa dựa trên vụ việc
Quản lý kiến thức sẽ không hiệu quả nếu phụ thuộc vào việc các luật sư phải dừng lại để “lưu trữ tài liệu sau”. Các tính năng Tự động hóa và Trợ lý Trí tuệ Nhân tạo (AI) của ClickUp tích hợp quá trình thu thập thông tin trực tiếp vào chu trình quản lý vụ việc.
Khi một vụ việc đã đóng, hệ thống có thể gán một tóm tắt ngắn, nhắc nhở tải lên các tài liệu cuối cùng hoặc chuyển các tệp quan trọng đến thư viện tiền lệ của bạn. Điều này đảm bảo việc chuyển giao kiến thức diễn ra chính xác vào thời điểm các thông tin vẫn còn mới mẻ — và không yêu cầu ai phải nhớ thêm một công việc hành chính nào khác.
Dưới đây là quy trình làm việc minh họa cho trường hợp sử dụng này:
4. Giảm thời gian tìm kiếm với trải nghiệm tìm kiếm thống nhất và giàu ngữ cảnh
Một trong những nguyên nhân chính gây giảm năng suất pháp lý là việc tìm kiếm trên các hệ thống không kết nối. Tính năng Tìm kiếm Enterprise của ClickUp loại bỏ sự phân mảnh này bằng cách tìm kiếm các công việc, tài liệu, tệp đính kèm và các nguồn tích hợp từ một nơi duy nhất.
Luật sư không cần phải kiểm tra hộp thư đến, ổ đĩa cũ hoặc các chủ đề Slack trước đây — toàn bộ hồ sơ của một vụ việc và các vụ việc tương tự sẽ hiển thị trong một chế độ xem tổng hợp. Giá trị là tích lũy: ít chuyển đổi công cụ hơn, truy xuất tiền lệ nhanh hơn và ít thời gian bị lãng phí do phải tìm kiếm bối cảnh.
5. Bảo tồn trí nhớ tổ chức với ClickUp Brain
Khi các nhóm thay đổi hoặc các vụ việc được chuyển giao, kiến thức tổ chức thường biến mất cùng với những người nắm giữ nó.
ClickUp Brain giúp lấp đầy khoảng trống đó bằng cách cung cấp bối cảnh vụ việc theo yêu cầu. Khi một luật sư đặt câu hỏi cho Brain—trong một công việc, bình luận hoặc cuộc thảo luận—nó sẽ trả lời dựa trên sản phẩm công việc thực tế và lịch sử trong không gian làm việc của bạn.
Công cụ AI có thể tìm kiếm các vụ việc trước đây, các điều khoản liên quan hoặc các cuộc thảo luận trước đó mà nếu không sẽ bị lãng quên. Điều này giảm sự phụ thuộc vào các mạng lưới kiến thức không chính thức và giữ cho kinh nghiệm tập thể của công ty luôn sẵn sàng cho tất cả mọi người.
6. Hãy để hệ thống phát triển cùng với mỗi vụ việc bạn hoàn thành
Khi hệ thống phân loại, mẫu tài liệu, quy trình tự động hóa và lớp tìm kiếm đã được thiết lập, trung tâm kiến thức của bạn sẽ phát triển một cách tự nhiên. Mỗi vụ việc đã được đóng, danh sách kiểm tra được hoàn thiện và cuộc thảo luận được ghi lại đều góp phần củng cố hệ thống.
Các luật sư bắt đầu tin tưởng vào nó vì nó phản ánh công việc thực tế của công ty - không phải là một thư viện trừu tượng tách biệt khỏi thực tiễn hàng ngày. Theo thời gian, điều này trở thành một trong những tài sản quý giá nhất của công ty bạn: một bản ghi được cập nhật liên tục về cách nhóm của bạn suy nghĩ, soạn thảo, ra quyết định và giành chiến thắng.
📖 Đọc thêm: Các trường hợp sử dụng Tìm kiếm Enterprise AI
Những rào cản phổ biến cản trở Quản lý Kiến thức Pháp lý và Cách Vượt qua Chúng
Mặc dù có những lợi ích rõ ràng, nhiều dự án quản lý kiến thức pháp lý thường gặp khó khăn khi chuyển từ giai đoạn kế hoạch sang triển khai thực tế. Những rào cản này hiếm khi liên quan đến kỹ thuật.
Những thách thức này xuất phát từ cách thức tổ chức công việc pháp lý, cách luật sư quản lý thông tin và cách các công ty truyền thống lưu trữ kiến thức tổ chức. Xử lý những rào cản này từ sớm sẽ giúp chương trình quản lý kiến thức của bạn có khả năng thành công cao hơn - và trở nên giá trị hơn theo thời gian.
| Thách thức | Tại sao lại như vậy? | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Công việc dựa trên tiền lệ thiếu sự quản lý nhất quán | ❗️Các công ty luật phụ thuộc nặng nề vào các công việc trước đây, nhưng các luật sư lưu trữ các phiên bản riêng của mình mà không có quy trình chung để xác định các tài liệu "tiêu chuẩn vàng". | ✅ Thiết lập một quy trình kiểm tra đơn giản, có thể lặp lại khi vụ việc đã đóng. Chỉ định các nhà đánh giá để chỉ đưa các tài liệu chất lượng cao vào thư viện tiền lệ của bạn. |
| Kiến thức được thu thập ở cấp độ tài liệu, không phải cấp độ vụ việc | ❗️Các tài liệu đơn thuần không thể truyền đạt chiến lược, lý lẽ, động lực đàm phán hay những điểm ngoặt quan trọng—nơi thực sự chứa đựng chuyên môn thực sự. | ✅ Thêm các tóm tắt ngắn gọn, có cấu trúc tại các cột mốc quan trọng. Một vài câu mô tả bối cảnh có thể tăng đáng kể giá trị tái sử dụng. |
| Các nhóm chuyên môn sử dụng các cấu trúc và quy tắc khác nhau | ❗️Các nhóm chuyên trách về tranh tụng, doanh nghiệp, quy định và nội bộ phân loại công việc theo cách khác nhau, dẫn đến sự phân mảnh. | ✅ Áp dụng hệ thống phân loại linh hoạt: tiêu chuẩn hóa các trường thông tin cơ bản (ví dụ: thẩm quyền, loại vụ việc) đồng thời cho phép các lớp thông tin cụ thể theo từng lĩnh vực chuyên môn. |
| Luật sư thường dựa vào các hệ thống cá nhân mà họ cảm thấy nhanh hơn | ❗️Các thư mục Outlook, ổ đĩa riêng tư và bộ sưu tập tiền lệ riêng tư có vẻ quen thuộc và hiệu quả hơn so với một công cụ Quản lý Kiến thức mới. | ✅ Đảm bảo hệ thống trung tâm giúp luật sư tiết kiệm thời gian ngay từ ngày đầu tiên. Tăng tốc độ tìm kiếm, giảm bớt các bước và tích hợp việc thu thập thông tin vào quy trình làm việc hàng ngày của họ. |
| Kiến thức sẽ trở nên lỗi thời nếu không có quyền sở hữu rõ ràng | ❗️Các mẫu, danh sách kiểm tra và hướng dẫn nhanh chóng mất đồng bộ với các yêu cầu pháp lý thay đổi và quy trình làm việc của công ty. | ✅ Chỉ định "chuyên gia kiến thức" trong từng nhóm chuyên môn. Thiết lập chu kỳ cập nhật định kỳ hàng quý hoặc nửa năm với tần suất nhẹ nhàng, tập trung vào các tài liệu mà luật sư thực sự sử dụng. |
| Lượng tài liệu lớn làm quá tải các quy trình thủ công | ❗️Các công ty tạo ra hàng nghìn tài liệu mỗi tháng; việc gắn thẻ hoặc lưu trữ thủ công trở nên không thể quản lý được. | ✅ Sử dụng tự động hóa cho việc đóng vụ việc, gắn thẻ, định tuyến để xem xét và phân loại ban đầu nhằm giảm bớt gánh nặng thủ công và duy trì độ chính xác của hệ thống theo thời gian. |
Quản lý kiến thức của bạn với ClickUp
Quản lý kiến thức pháp lý là một thực hành mang tính cách mạng cho bất kỳ công ty luật hiện đại nào.
Nó giúp nhóm của bạn chuyển từ việc tìm kiếm phản ứng sang chia sẻ kiến thức chủ động, từ đó nâng cao hiệu quả, cải thiện quản lý khách hàng và bảo vệ tài sản quý giá nhất của công ty - kiến thức chuyên môn tập thể. Sự khác biệt giữa một hệ thống bị bỏ quên và một hệ thống mang lại giá trị thực sự thường nằm ở việc lựa chọn nền tảng mà các luật sư của bạn thực sự sử dụng.
Với công cụ tìm kiếm doanh nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp, có khả năng hiểu bối cảnh pháp lý, các mẫu tùy chỉnh cho mọi loại vụ việc và các quy trình tự động hóa giúp thu thập kiến thức cho bạn, bạn không chỉ tổ chức thông tin mà còn nâng cao chuyên môn của công ty.
Khi quản lý kiến thức pháp lý được triển khai một cách có hệ thống, nó sẽ củng cố việc chia sẻ kiến thức giữa các nhóm chuyên môn, nâng cao khả năng giám sát các vụ việc và bảo tồn chuyên môn định hình uy tín của công ty bạn.
Sẵn sàng xây dựng một công ty thông minh và hiệu quả hơn? Bắt đầu miễn phí với ClickUp và tự mình trải nghiệm sự khác biệt. ✨
Câu hỏi thường gặp
Quản lý kiến thức pháp lý là quá trình thu thập, tổ chức và tái sử dụng kiến thức chuyên môn chung của công ty luật – bao gồm các vụ việc trước đây, tài liệu, nghiên cứu và những hiểu biết thực tiễn – để các luật sư có thể truy cập thông tin phù hợp vào thời điểm thích hợp.
Nó giảm thiểu thời gian tìm kiếm không tính phí, ngăn chặn công việc trùng lặp, nâng cao tính nhất quán trong các vụ việc, đẩy nhanh quá trình soạn thảo và đảm bảo chuyên môn vẫn được duy trì trong công ty ngay cả khi các nhóm thay đổi. Nó cũng trực tiếp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp ngay lập tức các chiến lược và bối cảnh trước đó.
Một hệ thống mạnh mẽ bao gồm quản lý tài liệu tập trung, thư viện tiền lệ, tìm kiếm nâng cao, mẫu chuẩn hóa, công cụ hợp tác và quy định về đặt tên, metadata và lưu trữ. Ngày càng nhiều công ty cũng dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa quá trình phân loại và hiển thị kiến thức liên quan.
Phù hợp với quy trình làm việc của luật sư và tích hợp việc thu thập kiến thức vào công việc hàng ngày của các vụ việc. Bắt đầu với một nhóm thử nghiệm để chứng minh giá trị và mở rộng khi việc áp dụng ngày càng phổ biến.
Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ bằng cách tóm tắt tài liệu, tạo danh sách kiểm tra và mẫu bản nháp đầu tiên, xác định các vấn đề liên quan, đề xuất các điều khoản phù hợp và nâng cao độ chính xác của tìm kiếm. Nó giảm bớt nỗ lực thủ công thường cần thiết để duy trì hệ thống kiến thức và giúp chuyên môn tổ chức dễ dàng truy cập hơn.