Bạn còn nhớ chiến dịch "Dream Crazy" của Nike không? Tập trung vào một quảng cáo mạnh mẽ do Colin Kaepernick kể chuyện với sự tham gia của các vận động viên như Serena Williams và LeBron James, quảng cáo này đã giới thiệu những thành tích đáng kinh ngạc của họ và khuyến khích người xem kiên trì vượt qua khó khăn. Chiến dịch này, như dự đoán, đã lan truyền nhanh chóng trên mạng xã hội.
Nhưng bạn có thể tưởng tượng được công việc đằng sau hậu trường không? Việc phối hợp kịch bản, video, bài đăng trên mạng xã hội, thông cáo báo chí và nhiều hơn nữa chắc hẳn đòi hỏi kỹ năng hợp tác và quản lý điêu luyện.
Ngay cả khi bạn không sản xuất quảng cáo trị giá hàng triệu đô la với các huyền thoại thể thao, bạn cũng biết loại hình giao tiếp và cộng tác thời gian thực cần thiết để tạo ra các tài liệu quan trọng và thông điệp có khả năng hiển thị cao.
Phần mềm cộng tác nội dung được thiết kế để giải quyết trực tiếp những vấn đề này. Nó cung cấp một trung tâm cho tất cả nội dung của bạn, hợp lý hóa giao tiếp và giúp bạn theo dõi tiến độ. Thay vì phải đối mặt với một đống email và tài liệu rải rác, bạn sẽ có được chế độ xem dự án rõ ràng, có tổ chức.
Tôi đã dành nhiều thời gian để khám phá các nền tảng cộng tác nội dung khác nhau. Dựa trên kinh nghiệm thực tế của bản thân và nghiên cứu được thực hiện bởi nhóm ClickUp, tôi đã tổng hợp danh sách 15 công cụ cộng tác nội dung hàng đầu.
Hãy bắt đầu ngay!
Bạn nên tìm kiếm điều gì ở một nền tảng hợp tác nội dung?
Do có quá nhiều lựa chọn trên thị trường hiện nay, rất khó để chọn được nền tảng cộng tác nội dung phù hợp. Bạn muốn tìm một công cụ phù hợp với quy trình làm việc và mục tiêu của nhóm mình.
Để giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất, hãy tự hỏi mình:
- Phần mềm này xử lý kiểm soát phiên bản như thế nào? Hãy nghĩ về tầm quan trọng của việc theo dõi các thay đổi và cập nhật đối với các dự án của bạn. Tìm kiếm các tính năng cho phép bạn xem, khôi phục và quản lý các phiên bản tài liệu. Nếu nhóm của bạn thường xuyên xem xét và cập nhật nội dung, một nền tảng có tính năng kiểm soát phiên bản mạnh mẽ sẽ giúp ngăn ngừa lỗi và đảm bảo mọi người đều làm việc trên phiên bản mới nhất
- Bạn có thể cộng tác trong thời gian thực không? Xác định xem nhóm của bạn có cần làm việc cùng nhau trên các dự án trong thời gian thực hay không. Kiểm tra xem nền tảng có hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời và cập nhật trực tiếp hay không. Ví dụ: nếu bạn cần brainstorming ý tưởng hoặc thực hiện thay đổi nhanh chóng, một công cụ có tính năng cộng tác thời gian thực vững chắc sẽ giúp mọi người đồng bộ hóa thông tin và giảm thiểu sự nhầm lẫn
- Phần mềm này có tích hợp với các công cụ hiện có của bạn không? Đánh giá mức độ tích hợp của nền tảng với các công cụ hiện tại của bạn. Lập danh sách các phần mềm bạn đang sử dụng và tìm một nền tảng có thể kết nối liền mạch với chúng. Nếu nhóm của bạn sử dụng Slack để liên lạc, một nền tảng tích hợp với Slack sẽ giúp đồng bộ hóa các cuộc thảo luận và tài liệu dễ dàng hơn
- Dễ sử dụng không? Bắt đầu bằng cách xác định mức độ thân thiện của nền tảng đối với nhóm của bạn. Tìm kiếm các tính năng phù hợp với công việc hàng ngày của bạn. Ví dụ: nếu nhóm của bạn đã quen với việc chia sẻ tệp đơn giản, một nền tảng có giao diện phức tạp có thể làm chậm năng suất thay vì nâng cao nó
- Có thể truy cập trên thiết bị di động không? Hãy suy nghĩ về tần suất nhóm của bạn cần truy cập nền tảng từ thiết bị di động. Chọn một công cụ có hỗ trợ di động mạnh mẽ nếu nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc thường xuyên đi công tác. Ví dụ: nếu nhóm của bạn cần cập nhật khi đang di chuyển, một nền tảng có ứng dụng di động tuyệt vời sẽ giúp công việc của bạn không bị gián đoạn
Khi bạn có thể trả lời những câu hỏi này, bạn có thể xác định những lỗ hổng trong quy trình hợp tác nội dung hiện tại để thu hẹp các yêu cầu cụ thể mà bạn cần một hệ thống hoặc nền tảng mới.
15 nền tảng hợp tác nội dung tốt nhất
Chúng tôi đã xác định 15 nền tảng cộng tác nội dung tốt nhất hiện nay, mỗi nền tảng đều cung cấp các tính năng độc đáo để nâng cao tinh thần đồng đội, hợp lý hóa công việc và mang lại kết quả vượt trội.
1. ClickUp (Tốt nhất cho tạo/lập, quản lý và cộng tác nội dung)
Nếu bạn giống tôi, phải cân bằng nhiều dự án nội dung cùng một lúc, ClickUp sẽ nhanh chóng trở thành nền tảng không thể thiếu của bạn. Từ ý tưởng nội dung đến phê duyệt cuối cùng, ClickUp là một công cụ quản lý dự án toàn diện để hợp lý hóa mọi giai đoạn của quá trình tạo/lập nội dung.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực. Tôi thấy nó đặc biệt hữu ích cho việc soạn thảo bài đăng trên blog, lập kế hoạch lịch nội dung và cộng tác với các trình chỉnh sửa.
Bạn có thể tích hợp các tài liệu này với quy trình làm việc của mình để đảm bảo rằng các tài liệu được liên kết với các công việc có thể thực hiện được, giúp mọi người luôn đồng bộ. Docs Hub giúp tổ chức và tìm kiếm thông tin nhanh chóng trong khi các tính năng kiểm soát bảo mật bảo vệ nội dung nhạy cảm.
Dưới đây là một số mẹo dựa trên kinh nghiệm của tôi với tính năng này:
- Nâng cao chất lượng tài liệu của bạn bằng cách cho phép bạn nhúng video và hình ảnh để cung cấp nội dung phong phú, tương tác, thu hút sự tham gia của nhóm bạn
- Đặt các cấp độ truy cập khác nhau (chế độ xem, bình luận, chỉnh sửa) cho các thành viên khác nhau trong nhóm để đảm bảo những người phù hợp có mức độ kiểm soát thích hợp
- Liên kết các tài liệu có liên quan với nhau bằng ClickUp Relationships để tạo cơ sở kiến thức toàn diện hoặc bộ tài liệu dự án
ClickUp Brain là một tính năng nổi bật khác. Công cụ AI mạnh mẽ này có thể thích ứng với các vai trò và yêu cầu công việc khác nhau. Nó giúp tạo, quản lý và tinh chỉnh nội dung trong các nhóm.
ClickUp Brain có thể tạo nội dung chất lượng cao dựa trên đầu vào của bạn, giúp khởi động quá trình viết. Tính năng này rất hữu ích cho các nhóm làm việc với thời hạn gấp rút hoặc khi gặp khó khăn trong sáng tạo, cho phép tạo nội dung nhanh hơn với ít nỗ lực thủ công hơn.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Sử dụng các tính năng Quản lý dự án của ClickUp với ClickUp Brain để phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Sự tích hợp này đảm bảo các dự án nội dung phù hợp với mục tiêu và dòng thời gian chung của nhóm
- Sử dụng các đề xuất của AI để cải thiện nội dung và tinh chỉnh văn bản, đảm bảo sản phẩm cuối cùng hấp dẫn và không có lỗi
- Quản lý công việc, dòng thời gian và lịch nội dung tại một nơi
- Sử dụng Danh sách kiểm tra ClickUp cho nhóm kỹ thuật của bạn để họ không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào
- Ghi nhanh những ý tưởng bạn muốn trình bày trong cuộc họp tiếp thị truyền thông xã hội tiếp theo hoặc sử dụng Notepad của ClickUp để theo dõi biên bản cuộc họp
- Sử dụng ClickUp Collaboration Detection để cập nhật thông tin theo thời gian thực, chẳng hạn như khi người khác đang gõ, thêm nhận xét hoặc xem nhiệm vụ
Giới hạn của ClickUp
- Chưa có chế độ xem bảng trên ứng dụng di động
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp Brain: Thêm vào bất kỳ gói trả phí nào với giá 7 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.000+ đánh giá)
Dưới đây là nhận xét của Sid Babla, Điều phối viên Chương trình Sức khỏe cho Trung tâm Sức khỏe Sinh viên Đại học Dartmouth, về ClickUp:
Chúng tôi sử dụng ClickUp để quản lý và theo dõi quy trình tạo nội dung trên mạng xã hội và phương tiện kỹ thuật số. Điều này cho phép chúng tôi xem trạng thái của từng nội dung (đang tiến hành, cần chỉnh sửa, đã lên lịch, v.v.) cùng với người thiết kế chính. Nó cũng loại bỏ tất cả các trao đổi email qua lại vì phần bình luận cho từng nhiệm vụ có thể được sử dụng để thảo luận và phân công nhiệm vụ/bước tiếp theo (phục vụ nhu cầu theo dõi và cập nhật chu kỳ tạo nội dung của chúng tôi). ClickUp đã giảm nhu cầu giao tiếp qua email và hợp lý hóa sự hợp tác cho nhóm tạo/lập nội dung của chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi có thể chuyển từ ý tưởng/động não sang bản nháp đầu tiên nhanh hơn 2-3 lần.
Chúng tôi sử dụng ClickUp để quản lý và theo dõi quy trình tạo/lập nội dung truyền thông xã hội và kỹ thuật số. Điều này cho phép chúng tôi xem trạng thái của từng nội dung (đang tiến độ, cần chỉnh sửa, đã lên lịch, v.v.) cùng với người thiết kế chính. Nó cũng loại bỏ tất cả các trao đổi email qua lại vì phần bình luận cho từng nhiệm vụ có thể được sử dụng để thảo luận và phân công nhiệm vụ/bước tiếp theo (phục vụ nhu cầu theo dõi và cập nhật chu kỳ tạo nội dung của chúng tôi). ClickUp đã giảm nhu cầu giao tiếp qua email và hợp lý hóa sự hợp tác cho nhóm tạo/lập nội dung của chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi có thể chuyển từ ý tưởng/động não sang bản nháp đầu tiên nhanh hơn 2-3 lần.
2. Bitrix24 (Tốt nhất cho CRM)
Bitrix24 là một nền tảng toàn diện cho phép hợp tác nội dung. Nó cung cấp các công cụ để quản lý dự án và tiếp thị nội dung, CRM và truyền thông. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp duy nhất để quản lý nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh.
Tôi đánh giá cao tính năng mạng nội bộ xã hội của Bitrix24, giúp thúc đẩy giao tiếp và hợp tác trong nhóm trong một môi trường cài đặt thân thiện hơn.
Các tính năng tốt nhất của Bitrix24
- Tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, quản lý và chia sẻ tệp của bạn trong bộ lưu trữ đám mây an toàn
- Trao đổi phản hồi và tệp nhanh chóng qua trò chuyện và cuộc gọi video
- Lên lịch sự kiện và tổ chức cuộc họp trong nền tảng
Giới hạn của Bitrix24
- Hạn chế đối với người dùng thông thường. Chỉ quản trị viên cấp cao mới có thể thay đổi một số cài đặt
- Giao diện có thể trông lộn xộn và gây choáng ngợp
Giá cả của Bitrix24
- Miễn phí
- Cơ bản: 49 USD/tháng cho năm người dùng
- Tiêu chuẩn: 99 USD/tháng cho 50 người dùng
- Chuyên nghiệp: 199 USD/tháng cho 100 người dùng
- Enterprise250: 399 USD/tháng cho 250 người dùng
Đánh giá và nhận xét về Bitrix24
- G2: 4.1/5 (530+ đánh giá)
- Capterra: 4.2/5 (850+ đánh giá)
3. Citrix Sharefile (Tốt nhất cho ký tài liệu điện tử)
Citrix ShareFile là một công cụ hợp tác nội dung được thiết kế đặc biệt để xử lý thông tin nhạy cảm. Mã hóa cấp ngân hàng đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ. Tôi khuyên bạn nên sử dụng nền tảng này nếu bạn ký nhiều hợp đồng kỹ thuật số hoặc thường xuyên cần chữ ký của khách hàng.
ShareFile là một công cụ tuyệt vời để trao đổi tài liệu bí mật với khách hàng. Tính năng lưu trữ và chia sẻ an toàn của nó là hàng đầu.
Các tính năng tốt nhất của Citrix Sharefile
- Lưu trữ tất cả danh sách yêu cầu tài liệu, tệp, công việc và nhận xét trong một không gian trung tâm để xử lý nhanh hơn
- Chèn liên kết đến tệp, tải lên và gửi tệp mới, đồng thời yêu cầu tệp trực tiếp từ Microsoft Outlook hoặc tin nhắn Gmail
- Dễ dàng tìm thấy các cuộc hội thoại, tệp, công việc và nhận xét liên quan đến dự án để luôn đồng bộ
- Xem và ký tài liệu trong cùng một công cụ bảo mật mà không cần in, quét hoặc gửi email
Giới hạn của Citrix Sharefile
- Một số người dùng báo cáo thường xuyên gặp lỗi và trục trặc trong tính năng tải lên tệp
- Trì hoãn đồng bộ hóa, đặc biệt là với các tệp tin lớn
Giá cả của Citrix Sharefile
- Nâng cao: 17,60 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 27,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Lợi thế trong ngành: 45,83 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Phòng dữ liệu ảo: 75 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Citrix Sharefile
- G2: 4.2/5 (1.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (390+ đánh giá)
4. Dropbox (Tốt nhất để chia sẻ tệp)
Dropbox đồng nghĩa với chia sẻ tệp và điều đó hoàn toàn có lý do. Đây là một trong những nền tảng thân thiện với người dùng nhất hiện nay, giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp, cộng tác trên tài liệu và lưu trữ nội dung một cách an toàn. Bạn có thể sử dụng Dropbox để chia sẻ tệp lớn với khách hàng và cộng tác trên bản nháp nội dung với các thành viên trong nhóm.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox
- Dễ dàng cộng tác, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung
- Công việc trên các tài liệu đồng thời với nhiều thành viên trong nhóm để tăng hiệu quả
- Sử dụng tích hợp ứng dụng cho Slack và Zoom từ trong nền tảng
Giới hạn của Dropbox
- Quá trình đồng bộ hóa có thể hơi chậm, khiến bạn phải chờ đợi khi đang vội
- Lưu trữ đám mây có thể không hiệu quả như yêu cầu đối với các trường hợp sử dụng cụ thể
Giá cả của Dropbox
- Thêm: 11,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Essentials: 19,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 30 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Dropbox
- G2: 4.4/5 (27.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (21.000+ đánh giá)
Xem thêm: 10 Phần mềm thay thế Dropbox Paper tốt nhất và đối thủ cạnh tranh năm 2024
5. Box (Tốt nhất cho quản lý nội dung doanh nghiệp)
Box là một nền tảng dựa trên đám mây được thiết kế để quản lý và cộng tác nội dung doanh nghiệp. Nó đặc biệt phù hợp cho các tổ chức lớn có nhu cầu cộng tác dự án nội dung phức tạp. Box là một công cụ tuyệt vời để quản lý khối lượng nội dung lớn, đặc biệt khi cần tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp bảo mật và tuân thủ.
Các tính năng tốt nhất của Box
- Tận dụng các tính năng bảo mật nâng cao để quản lý nội dung
- Chỉnh sửa tài liệu và để lại nhận xét cho nhóm của bạn trong thời gian thực
- Tích hợp với hơn 1.500 ứng dụng, bao gồm Google Workspace và Microsoft Office
Giới hạn của Box
- Độ trễ cao khi chia sẻ hoặc tải lên tệp tin lớn
- Đôi khi, quá trình đồng bộ hóa tệp bị chậm trễ, dẫn đến các vấn đề
Giá Box
- Kinh doanh: 18,42 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 31,41 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: 43,34 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Box
- G2: 4.2/5 (4.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (5.400+ đánh giá)
6. Amazon WorkDocs (Tốt nhất cho tích hợp với hệ sinh thái AWS)
Amazon WorkDocs là một nền tảng cộng tác nội dung an toàn được thiết kế để hoạt động trơn tru với hệ sinh thái AWS. Nếu tổ chức của bạn đầu tư nhiều vào Amazon Web Services, WorkDocs là sự lựa chọn phù hợp. Tôi đã sử dụng WorkDocs với các dịch vụ AWS khác và sự tích hợp rất trơn tru.
Các tính năng tốt nhất của Amazon WorkDocs
- Mã hóa nội dung của bạn một cách an toàn trong quá trình truyền tải và lưu trữ trong cơ sở hạ tầng đám mây toàn cầu của AWS
- Giữ kết nối với các nhóm nội bộ và người dùng bên ngoài bằng tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp an toàn
- Tích hợp WorkDocs với các ứng dụng và quy trình hiện có để quản lý nội dung theo cách bạn muốn và ở nơi bạn muốn
Giới hạn của Amazon WorkDocs
- Không thể có nhiều người chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc
- Thường xuyên gặp sự cố khi lưu và tải lên tệp tin
Giá cả của Amazon WorkDocs
Phần mềm này cung cấp cấu trúc giá trả theo sử dụng, nghĩa là bạn chỉ phải trả cho số lượng người dùng và dung lượng lưu trữ mà bạn sử dụng. Ở hầu hết các khu vực, chi phí là 5 USD/người dùng/tháng, bao gồm 1 TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng. Người dùng mới có thể dùng thử miễn phí trong 30 ngày để trải nghiệm WorkDocs với tối đa 50 người dùng và 1 TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng.
Đánh giá và nhận xét về Amazon WorkDocs
- G2: 4.1/5 (30+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.000+ đánh giá)
7. M-Files (Tốt nhất cho quản lý tài liệu và tuân thủ)
M-Files là một nền tảng cộng tác nội dung được thiết kế cho các doanh nghiệp phải quản lý tài liệu với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt. Tôi thấy M-Files đặc biệt hữu ích trong các ngành như pháp lý và tài chính, nơi quản lý tài liệu và tuân thủ là rất quan trọng.
Các tính năng tốt nhất của M-Files
- Sắp xếp và tìm kiếm tài liệu dựa trên metadata
- Cùng tác giả, phê duyệt hoặc ký các tệp 'nguồn thông tin chính xác' thống nhất với khách hàng của bạn
- Tiết kiệm thời gian và chi phí CNTT bằng cách tạo các quy trình công việc nhúng với khả năng kiểm soát, quy tắc và định tuyến thời gian thực, có sẵn cho tất cả người dùng được ủy quyền
Giới hạn của M-Files
- Đường cong học tập dốc hơn
- Tốc độ xử lý chậm trên đám mây
Giá cả của M-Files
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về M-Files
- G2: 4.3/5 (140+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (180+ đánh giá)
8. BoostHQ (Tốt nhất cho học tập và chia sẻ kiến thức)
BoostHQ là một nền tảng chia sẻ kiến thức được phát triển bởi Skyprep. Được trang bị thư viện tài nguyên tập trung và các công cụ để tuyển dụng các chuyên gia trong lĩnh vực, nó rất hữu ích trong môi trường làm việc từ xa.
Tôi thích phần mềm này vì nó tập trung vào học tập và trao đổi kiến thức thay vì giới hạn ở việc tạo/lập và chia sẻ nội dung. Phần mềm này thường xuyên tạo báo cáo để giúp bạn xác định nhu cầu của hệ thống đào tạo.
Các tính năng tốt nhất của Boost HQ
- Cho phép nhân viên chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của họ, thu thập và lưu giữ kiến thức của họ để tham khảo trong tương lai với các tính năng như bình luận và hỏi đáp
- Sắp xếp nội dung của bạn theo Nhóm, Danh mục và Thẻ, giúp bạn dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết
- Chia sẻ nội dung học tập như tài liệu hỗ trợ công việc, hướng dẫn thủ tục hoặc hướng dẫn từ mọi nơi
Giới hạn của Boost HQ
- Việc đăng ký cho các nhóm lớn cần được thực hiện theo nhóm 500 người, điều này có thể gây giới hạn cho các tổ chức nhỏ hơn
Boost HQ giá cả
- Giá tùy chỉnh
Nâng cao đánh giá và nhận xét trên HQ
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: 4.8/5 (150+ đánh giá)
9. Microsoft OneDrive (Tốt nhất cho người dùng Microsoft Office)
Microsoft OneDrive for Business là nền tảng cộng tác nội dung lý tưởng cho các tổ chức đã sử dụng Microsoft Office. Phần mềm này được tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Word, Excel và PowerPoint, giúp dễ dàng cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực. Tôi đã sử dụng OneDrive for Business rộng rãi và sự tích hợp của nó với Microsoft Office là không thể đánh bại.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft OneDrive
- Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft Office
- Hợp tác chỉnh sửa tài liệu Office trực tuyến
- Chia sẻ tệp an toàn trong và ngoài tổ chức của bạn
Giới hạn của Microsoft OneDrive
- Tính năng cộng tác giới hạn cho các tài liệu không phải MS Office
- Chi phí cao hơn cho các tính năng nâng cao
Giá cả của Microsoft OneDrive
- OneDrive for Business: 4,95 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Microsoft Business 365 Basic: 1,73 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Microsoft Business 365 Standard: 9,18 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Microsoft OneDrive
- G2: 4.3/5 (9.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (11.000+ đánh giá)
10. Confluence (Tốt nhất cho quản lý kiến thức và hợp tác)
Confluence của Atlassian là một nền tảng cộng tác nội dung để quản lý kiến thức và cộng tác nhóm. Nó được thiết kế cho các nhóm phát triển phần mềm nhưng cũng hữu ích không kém cho việc quản lý các dự án nội dung và cộng tác trong việc lập tài liệu.
Các tính năng tốt nhất của Confluence
- Tạo nội dung với các công cụ đa năng như bảng trắng, tin nhắn video và tính năng tài liệu
- Mời các nhóm của bạn chia sẻ và cộng tác với tính năng chỉnh sửa thời gian thực và bình luận trực tiếp
- Nhúng và chỉnh sửa nội dung từ các công cụ khác mà bạn đã sử dụng, như tệp thiết kế, kho lưu trữ mã, bảng tính và hơn thế nữa
Giới hạn của Confluence
- Việc xuất tài liệu ở các định dạng khác nhau có thể khó khăn
- Tính năng tìm kiếm có thể phức tạp đối với một số người dùng
Giá cả của Confluence
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 4,89 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 8,97 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Confluence
- G2: 4.1/5 (3.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.400+ đánh giá)
11. Notion (Công cụ không gian làm việc tốt nhất)
Notion là một không gian làm việc tất cả trong một, kết hợp ghi chú, quản lý công việc và cộng tác nội dung. Nó lý tưởng cho các nhóm cần một nền tảng linh hoạt để quản lý các dự án nội dung và cộng tác trên các tài liệu. Nó có thể hữu ích khi tổ chức ý tưởng nội dung, cộng tác trên bản nháp và quản lý lịch nội dung, đồng thời là một công cụ đa năng cho bất kỳ nhóm nào.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Dễ dàng theo dõi trạng thái của nhiều dự án ở các giai đoạn khác nhau
- Có được cái nhìn tổng quan cấp cao và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của bạn một cách trực quan bằng Lịch và Bảng Kanban
- Tạo mẫu tùy chỉnh cho quy trình làm việc nội dung
Giới hạn của Notion
- Một số người dùng cho biết phần mềm này cực kỳ chậm nếu bạn sử dụng để lưu trữ nhiều dữ liệu, chẳng hạn như hơn 2000 trang
- Giao diện lộn xộn và quá phức tạp đối với nhiều người dùng
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Cộng thêm: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
- Kinh doanh: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (5.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.200+ đánh giá)
12. Google Drive (Tốt nhất cho lưu trữ đám mây và cộng tác)
Google Drive là dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây được sử dụng rộng rãi. Nó cho phép lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Giao diện thân thiện với người dùng và tích hợp với các dịch vụ khác của Google như Gmail, Tài liệu và Trang tính khiến nền tảng này trở thành lựa chọn phổ biến cho mục đích cá nhân và chuyên nghiệp.
Chỉnh sửa đồng thời theo thời gian thực là một tính năng nổi bật của Google Drive, giúp cải thiện đáng kể khả năng cộng tác nội dung liền mạch.
Các tính năng tốt nhất của Google Drive
- Tích hợp với Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày để tạo nội dung và cộng tác hiệu quả hơn trong thời gian thực
- Loại bỏ nhu cầu kiểm soát phiên bản và giảm rủi ro chỉnh sửa xung đột, giúp các nhóm dễ dàng hợp tác hiệu quả và hiệu quả hơn
- Lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tệp và thư mục từ thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn
Giới hạn của Google Drive
- Một số người dùng báo cáo lỗi về định dạng tài liệu
- Liên kết đến các thư mục nội bộ gây nhầm lẫn
- Đồng bộ hóa video và tệp đám mây với phiên bản máy tính để bàn chậm
Giá của Google Drive
- Cá nhân: Miễn phí
- Business Starter: 1,63 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 8,78 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 16,46 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Google Drive
- Gartner: 4.6/5 (8.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (27.000+ đánh giá)
13. Wordable (Tốt nhất cho tích hợp mượt mà với WordPress)
Wordable là một ứng dụng trực tuyến dành cho người quản lý và chỉnh sửa nội dung. Đối với bất kỳ ai làm việc với WordPress, Wordable là một ứng dụng không thể thiếu. Ứng dụng này có thể hợp lý hóa quá trình xuất Tài liệu Google sang WordPress, HubSpot và Medium, giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian và công sức.
Các tính năng tốt nhất của Wordable
- Xuất nội dung của bạn từ Tài liệu Google sang WordPress chỉ với một cú nhấp chuột
- Tải xuống, nén và định dạng hình ảnh của bạn vào bài đăng trên blog của bạn một cách tự động
- Loại bỏ thời gian và nỗ lực dành cho việc sao chép, dán và định dạng với tính năng tự động bảo toàn định dạng nội dung
Giới hạn của Wordable
- Công cụ này được thiết kế chuyên biệt cho WordPress, vì vậy nếu bạn đang sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) khác, Wordable sẽ không mang lại nhiều lợi ích
- Bạn cần cài đặt Tài liệu Google để tận dụng tối đa Wordable, điều này có thể là một giới hạn đối với một số nhóm
Giá cả của Wordable
- Người có sở thích: Miễn phí
- Basic: $29/năm
- Pro: $149/năm
- Premium: $349/năm
Đánh giá và nhận xét từ người dùng
- G2: 3.5/5 (12+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (80+ đánh giá)
14. Bit. ai (Tốt nhất cho tài liệu tương tác)
Bit. ai là một nền tảng cộng tác cho các tài liệu ở nhiều định dạng. Nó thu hút sự chú ý của tôi vì đã hiện đại hóa việc cộng tác tài liệu. Nếu nhóm của bạn cần tạo các tài liệu tương tác với nội dung đa phương tiện phong phú, Bit. ai là một trong những công cụ tốt nhất. Tôi thấy nó đặc biệt hữu ích cho các bản trình bày và đề xuất.
Các tính năng tốt nhất của Bit.ai
- Nhúng video, bảng tính và các phương tiện truyền thông khác, giúp tài liệu của bạn trở nên hấp dẫn hơn nhiều
- Tìm kiếm tài nguyên kỹ thuật số trong thư viện nội dung của bạn bằng từ khóa, tiêu đề và mô tả
- Tăng tốc độ tạo/lập nội dung với AI và các mẫu tài liệu trong nhiều danh mục như dịch vụ khách hàng, thiết kế, giáo dục, nhân sự và hơn thế nữa
Giới hạn của Bit.ai
- Mặc dù Bit. ai rất tốt để tạo tài liệu tương tác, nhưng nó không mạnh bằng một số công cụ khác trong việc chỉnh sửa văn bản truyền thống
- Ban đầu, nền tảng này có thể khiến bạn cảm thấy hơi choáng ngợp do số lượng tính năng có sẵn, vì vậy bạn sẽ cần một thời gian để làm quen
Giá cả của Bit. ai
- Miễn phí
- Pro: 12 USD/tháng cho mỗi thành viên
- Kinh doanh: 20 USD/tháng cho mỗi thành viên
Đánh giá và nhận xét của Bit. ai
- G2: 4.0/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
15. ProofHub (Tốt nhất cho quản lý dự án và công việc)
ProofHub là công cụ quản lý dự án và cộng tác tất cả trong một, lý tưởng cho các nhóm quản lý dự án nội dung từ đầu đến cuối.
Các tính năng tốt nhất của ProofHub
- Cộng tác trên các tài sản sáng tạo, xem xét và chia sẻ phản hồi với các chú thích trên tệp tin theo thời gian thực
- Mời cộng tác viên bên ngoài ngay lập tức và theo dõi các thay đổi với tính năng lưu nhiều phiên bản tệp
- Lên lịch và đăng ký cho mọi người nhận thông báo về các dự án khác nhau và chia sẻ chúng tự động lên dòng thời gian của nhóm
Giới hạn của ProofHub
- Giao diện người dùng có thể hơi không ổn định
- Thông báo có thể quá nhiều, gây mất tập trung và khó quản lý
Giá cả của ProofHub
- Cần thiết: $45/tháng
- Kiểm soát tối đa: $89/tháng
Đánh giá và nhận xét về ProofHub
- G2: 4.6/5 (90+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (100+ đánh giá)
Chọn phần mềm cộng tác nội dung tốt nhất
Các nền tảng mà tôi đã thử nghiệm và lựa chọn đều hoạt động tốt, hỗ trợ tạo/lập nội dung và hợp tác nhóm hiệu quả.
Tuy nhiên, cá nhân tôi thích một công cụ giúp hợp lý hóa quá trình tạo/lập nội dung, cộng tác và quản lý dự án từ đầu đến cuối, để tôi không bao giờ phải rời khỏi nền tảng trong khi làm việc. Với tính năng và khả năng tích hợp đa dạng, ClickUp thực sự nổi bật. Không giống như các lịch nội dung cơ bản hoặc nền tảng chia sẻ tài liệu, ClickUp cung cấp một giải pháp toàn diện, đáp ứng nhu cầu của các nhóm có kích thước khác nhau.
Quản lý dự án tập trung giúp bạn giữ tất cả các dự án nội dung ở một nơi. Bạn có thể tạo quy trình làm việc phù hợp với các quy trình riêng của nhóm. Cho dù bạn đang theo lịch biên tập truyền thống hay phương pháp linh hoạt, ClickUp đủ linh hoạt để thích ứng.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay! Bạn sẽ không hối tiếc.