Có những ngày, bạn có thể cảm thấy như mình và đồng nghiệp đang bị mắc kẹt trong một phiên bản trò chơi đoán chữ tại nơi làm việc. Đồng nghiệp né tránh câu hỏi của bạn bằng những câu trả lời mơ hồ hoặc trả lời bạn bằng những câu khó hiểu khiến bạn tự hỏi liệu mình có bỏ lỡ một bản ghi nhớ nào đó hay chỉ là tâm trạng của họ.
Chào mừng đến với thế giới của những thách thức trong giao tiếp thụ động!
Trên thực tế, một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 83% người Mỹ gặp phải email thụ động-hung hăng từ đồng nghiệp của mình.
Đây chỉ là một trong nhiều đặc điểm của phong cách giao tiếp thụ động có thể khiến việc xử lý các cuộc hội thoại khó khăn và xây dựng sự gắn kết trong nhóm trở nên phức tạp.
Nhưng đừng lo lắng! Hiểu rõ những tín hiệu tinh tế này và áp dụng các kỹ thuật giao tiếp tự tin có thể giúp xóa tan những hiểu lầm và tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và trung thực hơn.
Hãy cùng khám phá cách xử lý giao tiếp thụ động tại nơi làm việc và biến những tương tác mập mờ thành những cuộc đối thoại rõ ràng, hiệu quả.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Giao tiếp thụ động thường liên quan đến việc tránh thể hiện trực tiếp suy nghĩ, cảm xúc hoặc nhu cầu, dẫn đến hiểu lầm và sự bực bội
- Các dấu hiệu chính bao gồm câu trả lời mơ hồ, tránh xung đột và các tín hiệu không lời như ít giao tiếp bằng mắt hoặc xin lỗi quá nhiều
- Giao tiếp thụ động có thể tạo ra căng thẳng, làm giảm tinh thần của nhóm và dẫn đến hiệu suất làm việc kém. Theo thời gian, nó sẽ làm hỏng cả mối quan hệ cá nhân và mối quan hệ nghề nghiệp
- Để phát hiện các dấu hiệu ban đầu, hãy chú ý đến giao tiếp không rõ ràng, thỏa thuận ngầm và sự miễn cưỡng lên tiếng trong những thời điểm quan trọng
- Các công cụ như ClickUp giúp quản lý giao tiếp bằng cách phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp tác thời gian thực, cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Giao tiếp thụ động là gì?
Giao tiếp thụ động là tránh thể hiện trực tiếp suy nghĩ, cảm xúc hoặc nhu cầu của bản thân. Mặc dù có vẻ lịch sự hoặc vô hại, nhưng điều này thường dẫn đến hiểu lầm và kỳ vọng không được đáp ứng. Dưới đây là những đặc điểm chính của giao tiếp thụ động:
- Miễn cưỡng khẳng định nhu cầu: Những người giao tiếp thụ động thường đồng ý với mọi thứ, ngay cả khi cảm thấy không thoải mái, để tỏ ra dễ chịu. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến danh sách công việc chưa hoàn thành ngày càng dài
- Tránh xung đột bằng mọi giá: Thay vì giải quyết vấn đề một cách trực diện, họ có thể im lặng hoặc đồng ý với những điều họ không đồng ý để "giữ hòa bình"
- Giao tiếp không rõ ràng hoặc mơ hồ: Ý kiến hoặc mong muốn thường được chia sẻ một cách nửa vời hoặc không được nói ra, gây ra sự nhầm lẫn giữa các đồng nghiệp hoặc đồng đội
Những điều này có vẻ quen thuộc với bạn? Đừng lo lắng, điều này có thể khắc phục được! Nhận ra những thói quen này là bước đầu tiên để giao tiếp tốt hơn.
➡️ Xem thêm: Cách tránh hiểu lầm trong môi trường làm việc
Tác động của giao tiếp thụ động
Tác động của giao tiếp thụ động tại nơi làm việc có thể nguy hại hơn bạn nghĩ. Khi nó chiếm ưu thế, nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm, không chỉ một đồng nghiệp.
Giữ suy nghĩ và cảm xúc cho riêng mình có thể gây ra căng thẳng, nhầm lẫn và hiệu suất làm việc kém. Một kế hoạch giao tiếp rõ ràng sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực, giảm thiểu sự hiểu lầm cho mọi người. Hãy xem xét tác động của nó một cách chi tiết:
Tác động cá nhân và chuyên nghiệp
Khi giao tiếp không rõ ràng hoặc trực tiếp, hậu quả không phải lúc nào cũng xuất hiện ngay lập tức. Nhưng càng để tình trạng giao tiếp thụ động kéo dài, thiệt hại càng lớn.
Hãy xem tình huống sau: một quản lý dự án tránh đưa ra những phản hồi quan trọng cho nhóm của mình. Lúc đầu, điều này có vẻ vô hại.
Tuy nhiên, nhà phát triển đang làm việc trên một tính năng quan trọng không biết công việc của họ có phù hợp với mục tiêu của dự án hay không. Vài tuần trôi qua, đột nhiên tính năng này bị chậm trễ, dẫn đến sự chậm trễ và phải làm lại. Sự do dự của người quản lý trong việc lên tiếng gây ra sự thất vọng trong toàn nhóm.
Chu kỳ nhu cầu bị bỏ qua và mối quan tâm không được nói ra có thể dẫn đến môi trường làm việc độc hại, làm suy giảm tinh thần và năng suất của nhóm. Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy giao tiếp không rõ ràng có thể dẫn đến sự sụt giảm 34% mức độ hài lòng trong công việc.
Theo thời gian, điều này sẽ tích tụ, tạo ra xung đột và làm hỏng cả mối quan hệ nghề nghiệp lẫn cá nhân. Đây không phải là công thức để thành công, phải không?
Tác động tiêu cực đến động lực của nhóm
Tác động thực sự của giao tiếp thụ động thể hiện rõ ràng trong động lực của nhóm. Khi một người kìm nén suy nghĩ hoặc tránh đối mặt trực tiếp với vấn đề, điều đó sẽ tạo ra mảnh đất màu mỡ cho sự hiểu lầm.
Hãy tưởng tượng một nhóm thiết kế sản phẩm, trong đó một thành viên nhận thấy một lỗi thiết kế nhưng im lặng để tránh đối đầu. Vấn đề này không được chú ý, tích tụ thành vấn đề lớn hơn, gây ra sự chậm trễ và chi phí sửa chữa đắt đỏ sau này.
Đây là lúc các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc có thể cứu vãn tình thế. Khi các thành viên trong nhóm không rõ ràng về nhu cầu hoặc mối quan tâm của mình, toàn bộ nhóm dễ dàng đi chệch hướng, dẫn đến sụt giảm lòng tin và tinh thần làm việc.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có một hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email, tài liệu hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót.
Nhận diện giao tiếp thụ động trong môi trường làm việc
Bạn có bao giờ tự hỏi liệu đó là dấu hiệu của giao tiếp thụ động hay chỉ là tâm trí bạn đang chơi trò với bạn? Nhận diện giao tiếp thụ động có thể không dễ dàng ngay từ đầu, nhưng một khi bạn biết những dấu hiệu cần tìm, việc nhận ra chúng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là những dấu hiệu đó:
- Dấu hiệu phi ngôn ngữ: Ngôn ngữ cơ thể né tránh như không nhìn vào mắt, tư thế cúi gằm, hoặc biểu cảm khuôn mặt căng thẳng thường cho thấy sự không thoải mái và sự e dè trong việc bày tỏ ý kiến
- Phản hồi mơ hồ: Các cụm từ như "Tôi nghĩ là vậy" hoặc "Được thôi, tôi nghĩ là vậy" tránh đưa ra quan điểm rõ ràng, khiến người khác không chắc chắn về ý kiến thực sự của họ
- Tránh xung đột: Những người giao tiếp thụ động thường im lặng trong các cuộc thảo luận hoặc tránh né tranh luận, ngay cả khi ý kiến của họ là rất quan trọng
- Quá mức xin lỗi: Việc liên tục sử dụng từ "xin lỗi", như "Xin lỗi vì đã làm phiền bạn", thể hiện sự thiếu tự tin và sợ gây phiền hà hoặc xung đột
- Giọng điệu: Giọng điệu do dự hoặc quá nhẹ nhàng cho thấy sự thiếu quyết đoán, đôi khi kèm theo những lời nói bị động-aggressive như "Được thôi, anh nghĩ sao cũng được."
👀Bạn có biết? Khoảng 30% nhân viên cho biết sự hiểu lầm trong giao tiếp đã ảnh hưởng đến lòng tự trọng và sự tự tin trong công việc của họ. 22% trong số những nhân viên này đã cân nhắc chuyển việc vì giao tiếp kém.
Làm thế nào để nhận biết bạn là người giao tiếp thụ động
Nhưng khoan đã, bạn có phải là người giao tiếp thụ động không? Hãy tìm kiếm những dấu hiệu này trong hành vi của chính bạn. Bạn có đồng ý với mọi việc ngay cả khi bạn không có thời gian hoặc năng lượng để tránh nói "không" không?
Có thể bạn im lặng trong các cuộc thảo luận, ngay cả khi bạn có điều gì đó giá trị để đóng góp. Hoặc có thể bạn sử dụng các cụm từ như "Tôi nghĩ" thay vì trực tiếp bày tỏ ý kiến của mình. Nếu bạn nhận ra mình thường xin lỗi cho những điều không cần thiết, đó cũng có thể là một dấu hiệu.
Nếu những mẫu này nghe quen thuộc, hãy xem xét cách bạn giao tiếp. Nhận ra những dấu hiệu này là bước đầu tiên để thúc đẩy các cuộc hội thoại rõ ràng, trực tiếp và hiệu quả, đồng thời xây dựng sự tự tin để giao tiếp một cách quyết đoán hơn tại nơi làm việc.
➡️ Xem thêm: 5 Giai đoạn của xung đột tổ chức
Ví dụ và tình huống thường gặp trong giao tiếp thụ động
Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết ở bất kỳ nơi làm việc nào — nó thúc đẩy sự hợp tác, giải quyết xung đột và củng cố mối quan hệ.
Tuy nhiên, không phải ai cũng giao tiếp cởi mở. Một số người áp dụng phong cách giao tiếp thụ động-hung hăng, có thể cản trở sự năng động của nhóm. Dưới đây là một số ví dụ và tình huống giao tiếp thụ động thường gặp trong cuộc sống hàng ngày:
- Emma đồng ý làm việc muộn mà không bày tỏ sự thất vọng và tránh đối đầu. Tuy nhiên, điều này dẫn đến sự oán giận bên trong, làm căng thẳng nhóm theo thời gian
- Tom im lặng trong cuộc họp khi anh ấy tin rằng ý tưởng của đồng nghiệp sẽ thất bại, mạo hiểm gây tổn hại cho dự án và uy tín của mình bằng cách không lên tiếng
- Mia phải vật lộn với khối lượng công việc nặng nề nhưng không chia sẻ khó khăn của mình với quản lý, dẫn đến kiệt sức và bỏ lỡ cơ hội được hỗ trợ
- Trong một phiên brainstorming, Kevin có một ý tưởng sáng tạo nhưng ngại chia sẻ vì sợ bị đồng nghiệp đánh giá, điều này kìm hãm sự sáng tạo và cản trở tiến độ của nhóm.
Các ví dụ này cho thấy các phong cách giao tiếp khác nhau tại nơi làm việc có thể cản trở mọi người như thế nào.
➡️ Cũng nên đọc: Cách đối phó với những người độc hại tại nơi làm việc
Chiến lược vượt qua giao tiếp thụ động
Xử lý giao tiếp thụ động đòi hỏi sự nhận thức và hành động. Nhận ra nó—cho dù ở bản thân hay người khác—giúp tạo ra một văn hóa giao tiếp lành mạnh hơn. Dưới đây là bốn chiến lược để giải quyết nó một cách hiệu quả:
Khuyến khích sự tự tin và quyết đoán
Để khuyến khích người khác áp dụng phong cách giao tiếp quyết đoán, hãy làm gương bằng cách rõ ràng và tôn trọng nhóm của bạn. Nhiều người cảm thấy khó khăn khi bày tỏ nhu cầu của mình một cách cởi mở mà không gây ra xung đột. Hãy tạo ra các cơ hội đối thoại cởi mở để giải quyết vấn đề này.
Điều này giúp những người có xu hướng giao tiếp thụ động—đặc biệt là những người tránh xung đột—cảm thấy thoải mái hơn khi bày tỏ ý kiến. Những lợi ích này cũng áp dụng cho đồng nghiệp mắc rối loạn lo âu xã hội.
Bằng cách cài đặt tông điệu cho giao tiếp lành mạnh, bạn tạo ra một không gian nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và có thể đóng góp vào các cuộc thảo luận mà không do dự hoặc sợ đối đầu.
Cung cấp đào tạo về giao tiếp
Khi các nhóm làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn, rủi ro xảy ra hiểu lầm trong giao tiếp cũng tăng lên, chủ yếu phụ thuộc vào phương tiện được sử dụng.
Nghiên cứu gần đây của chúng tôi cho thấy 42% thành viên trong nhóm vẫn dựa vào email để giao tiếp, trong khi 41% sử dụng tin nhắn tức thời. Sự khác biệt trong sở thích này cũng có thể dẫn đến hiểu lầm, email nghe lạnh lùng hoặc văn bản thiếu chuyên nghiệp. Cung cấp đào tạo để cải thiện kỹ năng giao tiếp qua công nghệ và trực tiếp có thể giúp giảm thiểu những vấn đề này.
Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng các công cụ AI để tinh chỉnh email và tin nhắn của bạn để đảm bảo chúng lịch sự nhưng quyết đoán. Ví dụ, ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, có thể dễ dàng giúp bạn thực hiện việc này với lời nhắc phù hợp. Dưới đây là một ví dụ.
Đặt ra kỳ vọng rõ ràng
Khi vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng ngăn ngừa những hiểu lầm và thúc đẩy giao tiếp cởi mở.
Việc nêu rõ mong đợi ngay từ đầu có thể giảm thiểu sự nhầm lẫn trong nhóm và hành vi thụ động-hung hăng ít có khả năng xảy ra. Những người không chắc chắn về vai trò của mình có thể tránh chịu trách nhiệm, nhưng các hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp mọi người thống nhất với nhau.
Sử dụng các công cụ như Mẫu tài liệu lập kế hoạch RACI của ClickUp giúp xác định ai trong nhóm là người chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm giải trình, được tham khảo ý kiến và được thông báo về từng công việc.
Mẫu này giúp đảm bảo sự thống nhất của nhóm với các mục tiêu dự án, xây dựng trách nhiệm giải trình và xác định các rủi ro tiềm ẩn.
Quản lý dự án đã được cải thiện rõ rệt và chúng tôi cũng đang dần áp dụng phương pháp động não vào công cụ này. Giao tiếp giữa các bộ phận và nhóm có thể được cải thiện và ClickUp chắc chắn đang giúp chúng tôi làm điều đó. Nhóm của chúng tôi dễ dàng đặt câu hỏi về các dự án và thông báo khi mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành và sẵn sàng cho vòng tiếp theo.
Quản lý dự án đã được cải thiện rõ rệt và chúng tôi cũng đang dần áp dụng phương pháp động não vào công cụ này. Giao tiếp giữa các bộ phận và nhóm có thể được cải thiện và ClickUp chắc chắn đang giúp chúng tôi làm điều đó. Nhóm của chúng tôi dễ dàng đặt câu hỏi về các dự án và thông báo khi mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành và sẵn sàng cho vòng tiếp theo.
Khuyến khích phản hồi và công nhận
Thúc đẩy phản hồi và sự công nhận tại nơi làm việc có thể cải thiện giao tiếp. Phản hồi thường xuyên giúp các thành viên trong nhóm hiểu được tiến độ và những lĩnh vực cần cải thiện, trong khi sự công nhận giúp nâng cao tinh thần và củng cố các hành vi tích cực.
Khi một người giao tiếp thụ động lên tiếng, hãy ghi nhận đóng góp của họ bằng những lời khen ngợi tích cực. Những câu nói đơn giản như "Cảm ơn bạn đã chia sẻ, đó là một ý kiến hay" có thể giúp xây dựng sự tự tin theo thời gian.
Giao tiếp thụ động sẽ giảm khi có phản hồi tốt hơn, tạo ra môi trường cởi mở và hỗ trợ hơn.
Các công cụ hỗ trợ giao tiếp trong nhóm
Quản lý giao tiếp thụ động tại nơi làm việc có thể là một thách thức. Để điều hướng các mối quan hệ và tính cách phức tạp, cần có sự nhận thức, giao tiếp rõ ràng và các công cụ phù hợp. Mặc dù công nghệ không thể giải quyết mọi vấn đề, nhưng nó có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp và quản lý phản hồi một cách hiệu quả.
Một nền tảng mạnh mẽ giúp quản lý các vấn đề này là ClickUp. Ứng dụng tất cả trong một cho công việc được thiết kế để cải thiện giao tiếp trong nhóm và quản lý nhiệm vụ. Dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một nhóm toàn cầu, ClickUp giúp quản lý kỳ vọng dễ dàng hơn với các công cụ đa năng của mình.
Nó giúp đặt mục tiêu rõ ràng và quản lý kỳ vọng của nhóm thông qua ClickUp Goals. Sau đó, bạn có thể chia nhỏ từng mục tiêu thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, gán chúng cho các thành viên cụ thể trong nhóm, tạo danh sách kiểm tra và hơn thế nữa trong nhiệm vụ để đảm bảo không có chỗ cho sự mơ hồ hoặc hiểu lầm nảy sinh.
Hơn nữa, vòng phản hồi được tích hợp sẵn trong Nhiệm vụ ClickUp, cho phép người quản lý và thành viên nhóm đưa ra ý kiến đóng góp mang tính xây dựng theo thời gian thực và đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng. Tính năng lịch sử nhiệm vụ của ClickUp cũng đảm bảo trách nhiệm giải trình bằng cách theo dõi tất cả các thay đổi và thúc đẩy sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm.
Một cách mà nền tảng này thực hiện điều này là thông qua tính năng Phát hiện hợp tác của ClickUp, cho phép bạn xem nhóm của mình đang làm gì trong thời gian thực. Tất cả các bình luận và nhiệm vụ có thể được các thành viên trong nhóm của bạn xem ngay lập tức, giảm thiểu sự hiểu lầm và thúc đẩy tính minh bạch.
Tính năng này nổi bật như một điểm mạnh của ClickUp Docs. Nó đảm bảo sự hợp tác hoàn toàn trực tiếp và minh bạch, đồng thời lưu trữ tài liệu ở một nơi duy nhất.
ClickUp Chat đưa điều này lên một tầm cao mới. Hãy tạm biệt các ứng dụng trò chuyện rời rạc và đưa các cuộc thảo luận của bạn lên nền tảng cũng chứa công việc của bạn.
Loại bỏ mọi khả năng bỏ lỡ các cập nhật quan trọng — hoặc lo lắng về việc gửi văn bản cho nhóm của bạn qua email hay trò chuyện có chuyên nghiệp hay không — và biến các cuộc hội thoại của bạn thành công việc có thể thực hiện được chỉ bằng một cú nhấp chuột trong một nền tảng tích hợp duy nhất.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Gán bình luận của ClickUp để gán nhiệm vụ ngay lập tức cho bản thân hoặc nhóm của bạn và giải quyết chúng khi hoàn thành — đồng thời lưu lại thông tin về ai đã làm việc gì và khi nào.
ClickUp Views là một tính năng khác giúp thúc đẩy giao tiếp trong nhóm. Tính năng này cho phép bạn và các thành viên trong nhóm hình dung quy trình làm việc theo cách hợp lý nhất với bạn, với hơn 15 tùy chọn để lựa chọn.
Ví dụ: chức năng kéo và thả trực quan của Chế độ xem Bảng có thể giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ một cách có tổ chức và đúng vị trí. Một chế độ xem tuyệt vời khác để đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng là chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp. Chế độ xem này giúp bạn đánh giá các nhiệm vụ riêng lẻ, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và cân bằng trách nhiệm.
Các công việc này cũng được sắp xếp gọn gàng trong một hệ thống phân cấp gồm Không gian, Thư mục và Danh sách công việc — giúp bạn không bao giờ mất dấu tiến độ và các công việc ưu tiên!
Cuối cùng, ClickUp còn cung cấp nhiều mẫu sẵn sàng sử dụng, bao gồm biểu mẫu phản hồi và mẫu giao tiếp, để giúp giao tiếp giữa các nhóm diễn ra suôn sẻ.
Đối với các nhóm đang gặp khó khăn với giao tiếp thụ động, Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp giúp thúc đẩy sự hợp tác chủ động. Mẫu này giúp tạo kế hoạch giao tiếp dự án toàn diện dễ dàng hơn bằng cách giúp bạn phác thảo và thực hiện các chiến lược truyền tải thông điệp rõ ràng.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Cải thiện giao tiếp trong nhóm và với các đối tác bên ngoài
- Cấu trúc các mục tiêu, mục đích, dòng thời gian và các bên liên quan chính trong giao tiếp
- Đảm bảo giao tiếp nhất quán giữa tất cả các bộ phận và nhóm
Mẫu này giúp hợp lý hóa giao tiếp nội bộ và ngoại bộ, trao quyền cho các nhóm để duy trì trách nhiệm và tránh thói quen giao tiếp thụ động.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu giao tiếp nội bộ của ClickUp để tập trung các cuộc hội thoại, thông báo và tài liệu vào một nơi.
Cải thiện giao tiếp trong nhóm và tăng cường hợp tác với ClickUp
Khi làm việc với những người giao tiếp thụ động, điều quan trọng là phải nhớ rằng hành vi của họ thường xuất phát từ sự sợ hãi; nó không phản ánh giá trị của bạn. Mặc dù bạn không thể thay đổi cách tiếp cận của họ, nhưng bạn có thể kiểm soát phản ứng của mình.
Các công cụ như ClickUp giúp tăng tính minh bạch và làm rõ vai trò và trách nhiệm mà không gây xung đột. Các tính năng như theo dõi nhiệm vụ và cộng tác thời gian thực thúc đẩy sự tham gia tích cực, giúp giảm hành vi thụ động.
Nhưng đừng quên: Một nhà quản lý tạo ra kênh giao tiếp cởi mở có thể khắc phục hiệu quả các vấn đề giao tiếp thụ động.
Sẵn sàng thực hiện bước đầu tiên để giao tiếp tốt hơn? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và thúc đẩy sự tham gia của nhóm bạn!