Biểu đồ Gantt là công cụ hữu ích nhất của người quản lý dự án — một dòng thời gian dự án được trình bày một cách rõ ràng, bản đồ hóa các công việc, thời hạn và tiến độ.
Khi được thực hiện tốt, biểu đồ Gantt sẽ biến dòng thời gian dự án phức tạp thành lộ trình rõ ràng, có thể thực hiện được bằng cách sử dụng các kỹ thuật trực quan hóa.
Mặc dù có nhiều cách để tạo biểu đồ Gantt, nhưng mẫu Google Trang tính có thể là công cụ yêu thích của nhiều người. Tuy nhiên, Google Trình chiếu cũng có thể giúp bạn trong trường hợp này!
Công cụ này dễ sử dụng, dễ truy cập và là một phần của Google Workspace mạnh mẽ, với hơn 8 triệu khách hàng. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trình chiếu.
Nhưng đó chưa phải là tất cả — chúng ta sẽ khám phá các công cụ và mẹo khác để làm cho biểu đồ Gantt của bạn trở nên mạnh mẽ hơn với các tính năng như phân công công việc và theo dõi tiến độ. Hãy bắt đầu!
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án trực quan giúp theo dõi công việc, thời hạn và các mối phụ thuộc theo thời gian
- Sử dụng các mẫu Biểu đồ dòng thời gian trong Google Slides để tạo biểu đồ Gantt cơ bản
- Ngoài ra, bạn có thể tạo biểu đồ thủ công bằng cách thêm hình dạng, mũi tên và đường lưới để có dòng thời gian hoàn toàn tùy chỉnh
- Một số giới hạn khi tạo biểu đồ Gantt trong Google Slides bao gồm thiếu mẫu biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, giới hạn theo dõi phụ thuộc công việc và thiếu tích hợp với các công cụ quản lý dự án
- Thay vào đó, hãy sử dụng Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để trực quan hóa và quản lý dự án một cách đơn giản bằng cách kéo và thả
- Đơn giản hóa việc lập kế hoạch với Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp, cung cấp các chế độ xem tích hợp cho các mục tiêu SMART và các mục hành động
🧠Thông tin thú vị: Biểu đồ Harmonogram, được tạo ra bởi kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki vào năm 1896, là tiền thân của biểu đồ Gantt. Mặc dù có mục đích tương tự, nhưng biểu đồ này không được biết đến rộng rãi ngoài khu vực Đông Âu vào thời điểm đó.
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trình chiếu
Google Slides cung cấp một cách trực quan và đơn giản để tạo và tùy chỉnh hình ảnh, giúp bạn dễ dàng sử dụng ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia công nghệ!
Bạn đang băn khoăn không biết cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trình chiếu? Thật dễ dàng hơn bạn nghĩ! Chỉ cần làm theo các bước dưới đây, bạn sẽ có biểu đồ Gantt của riêng mình trong chốc lát:
Bước 1: Bắt đầu với một trang trình chiếu trống
Bắt đầu bằng cách mở Google Trình chiếu và tạo một bản trình bày mới, trống.
Bạn có thể điều chỉnh bố cục trang chiếu để phù hợp với nhu cầu của mình, nhưng giữ cho trang chiếu trống sẽ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn thiết kế của mình.
Từ đây, bạn sẽ sẵn sàng để tạo biểu đồ Gantt của mình từ đầu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hình ảnh phù hợp trong trình duyệt của mình với Google Trình chiếu. Chỉ cần nhấp vào Chèn > Hình ảnh > Tìm kiếm trên web, bạn sẽ không cần tải xuống hoặc tải lên bất kỳ thứ gì riêng biệt.
Bước 2: Chèn sơ đồ dòng thời gian
Chèn biểu đồ dòng thời gian bằng cách sử dụng bảng
- Nhấp vào Chèn và sau đó chọn Biểu đồ
- Bây giờ, hãy chọn Dòng thời gian
Bây giờ, bạn sẽ thấy một loạt tùy chọn ở bên phải. Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu này bằng cách chọn hình thu nhỏ và chèn vào trang chiếu, giúp bạn dễ dàng tạo biểu đồ Gantt của riêng mình.
Google Slides không có biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, nhưng các mẫu dòng thời gian của nó rất giống với biểu đồ Gantt đơn giản.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đối với bản trình bày có hơn 10 trang chiếu, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng trang chiếu mẫu để thực hiện cập nhật chung, loại bỏ việc chỉnh sửa từng trang chiếu riêng lẻ.
➡️ Cũng nên đọc: Biểu đồ Gantt và dòng thời gian: Chúng là gì và cách sử dụng
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ Gantt
- Sau khi chèn dòng thời gian, nhấp vào dòng thời gian để chỉnh sửa
Thay thế văn bản giữ chỗ bằng các công việc hoặc cột mốc của dự án, sử dụng các nút dòng thời gian cho tên công việc hoặc cột mốc quan trọng. Thêm ngày hoặc khung thời gian bên dưới mỗi nút để xác định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
Để làm cho biểu đồ giống biểu đồ Gantt hơn:
- Đánh dấu màu cho dòng thời gian để hiển thị trạng thái công việc, chẳng hạn như đã hoàn thành, đang tiến độ hoặc chưa bắt đầu
- Thêm hình dạng hoặc đường thẳng để biểu thị các công việc chồng chéo hoặc phụ thuộc nếu cần
- Sử dụng hộp văn bản hoặc hình dạng để gắn nhãn khoảng thời gian (ví dụ: tuần, tháng), giúp sắp xếp dòng thời gian một cách trực quan
🧠 Thông tin thú vị: Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong quá trình xây dựng đập Hoover, bắt đầu từ năm 1931.
Tuyến đường thay thế
Bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ Gantt trong Google Slides bằng cách sử dụng thủ công các hình dạng và mũi tên cơ bản để biểu thị các công việc và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng.
Cách làm này hơi tốn thời gian nhưng cho phép bạn tùy chỉnh mọi thứ để phù hợp hoàn hảo với dự án của mình!
- Chèn hình cho công việc: Chọn Chèn trên thanh công việc và chọn Hình. Trong menu Hình, chọn hình chữ nhật hoặc hình chữ nhật bo tròn.
- Điều chỉnh hình dạng: Sử dụng các hình dạng này để biểu thị từng công việc trên dòng thời gian. Điều chỉnh độ dài của từng hình dạng để phản ánh thời lượng của công việc
- Thêm mũi tên cho các phụ thuộc: Chuyển đến Chèn > Hình > Mũi tên để kết nối các công việc và chỉ ra sự phụ thuộc giữa chúng. Đặt vị trí mũi tên để hiển thị trình tự công việc
- Tạo lưới dòng thời gian: Thêm một đường ngang cho dòng thời gian và các đường dọc để đánh dấu khoảng thời gian (ngày, tuần hoặc tháng). Sử dụng công cụ Đường để vẽ các đường lưới theo cách thủ công
- Mã hóa màu sắc cho công việc: Sử dụng các màu sắc khác nhau cho các hình dạng để biểu thị các loại công việc, giai đoạn hoặc mức độ ưu tiên, giúp dễ dàng nhận biết công việc
- Dán nhãn công việc và ngày tháng: Sử dụng hộp văn bản để thêm tên công việc vào bên trong hình và dán nhãn ngày tháng dọc theo dòng thời gian
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
Giới hạn của việc tạo biểu đồ Gantt trong Google Slides
Tạo biểu đồ Gantt trong Google Slides là cách nhanh chóng, đơn giản để trực quan hóa dòng thời gian của dự án, đặc biệt là đối với các dự án hoặc bản trình bày nhỏ. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn thay thế tốt nhất cho biểu đồ Gantt và còn nhiều hạn chế so với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng do một số giới hạn sau:
- Thiếu mẫu biểu đồ Gantt tích hợp sẵn: Google Slides không cung cấp các mẫu biểu đồ Gantt sẵn có. Bạn phải tạo hoặc điều chỉnh biểu đồ dòng thời gian theo nhu cầu của dự án, điều này có thể tốn nhiều thời gian
- Theo dõi phụ thuộc công việc giới hạn: Không giống như phần mềm chuyên dụng, Google Trình chiếu không liên kết công việc hoặc người với các phụ thuộc dự án, khiến việc theo dõi các đường dẫn quan trọng hoặc trực quan hóa mối quan hệ giữa các công việc trở nên khó khăn
- Cập nhật thủ công: Bất kỳ thay đổi nào đối với công việc hoặc dòng thời gian phải được cập nhật thủ công vì không có tính năng đồng bộ tự động với dữ liệu dự án thời gian thực, điều này có thể gây phiền phức khi chi tiết thay đổi thường xuyên
- Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế: Mặc dù bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh cơ bản, Google Slides thiếu các tính năng nâng cao như định dạng có điều kiện, menu thả xuống tích hợp hoặc theo dõi tiến độ, những tính năng rất quan trọng để quản lý thời gian dự án hiệu quả
- Không tích hợp với các công cụ quản lý dự án: Google Slides không tích hợp với các công cụ quản lý dự án khác, giới hạn việc sử dụng cho các nhóm lớn và các dự án phức tạp cần theo dõi tập trung
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu Google Slides miễn phí cho các bản trình bày ấn tượng
Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tạo biểu đồ Gantt một cách thông minh trong vài giây, với dữ liệu dự án có sẵn, tại cùng nơi bạn cộng tác với nhóm của mình?
Với ClickUp, bạn có thể làm được!
Đây là ứng dụng cho mọi công việc kết hợp tất cả công việc của bạn với ClickUp Chat, được hỗ trợ bởi ClickUp Brain giúp bạn làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn.
Dưới đây là ý kiến của Alexis Correa, người dùng ClickUp, Nhà phân tích kinh doanh tại CPPA:
Nhờ ClickUp, chúng tôi đã loại bỏ được bảng tính mà chúng tôi cập nhật biểu đồ Gantt hàng tháng. Trước khi sử dụng biểu đồ Gantt, chúng tôi đã sử dụng một ứng dụng tương tự khác để quản lý các hoạt động, nhưng với Clickup, chúng tôi đã giải quyết vấn đề này bằng cách có nhiều tùy chọn trực quan và tất cả chỉ trong một ứng dụng web duy nhất.
Nhờ ClickUp, chúng tôi đã loại bỏ được bảng tính mà chúng tôi cập nhật biểu đồ Gantt hàng tháng. Trước khi sử dụng biểu đồ Gantt, chúng tôi đã sử dụng một ứng dụng tương tự khác để quản lý các hoạt động, nhưng với Clickup, chúng tôi đã giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng nhiều tùy chọn trực quan trong một ứng dụng web duy nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm Gantt miễn phí, ClickUp có thể giúp bạn. Dưới đây là những điểm nổi bật của Biểu đồ Gantt ClickUp:
- Giao diện thân thiện với người dùng: Dễ dàng điều hướng biểu đồ Gantt của ClickUp, ngay cả khi bạn là người mới bắt đầu, và nhanh chóng tạo và điều chỉnh dòng thời gian dự án của bạn
- Tích hợp quản lý công việc: Liên kết công việc, đặt ngày đáo hạn và theo dõi lịch trình dự án một cách liền mạch — tất cả trong Chế độ xem Biểu đồ Gantt
- Cộng tác thời gian thực: Cập nhật trạng thái công việc và thực hiện thay đổi thời gian thực, giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của mình
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh: Tùy chỉnh biểu đồ Gantt của bạn để phù hợp với nhu cầu của bạn với các tùy chọn điều chỉnh màu sắc, nhãn công việc và phụ thuộc
- Tính năng nâng cao: Sử dụng các tính năng như lập lịch bằng cách kéo và thả, phân tích Đường dẫn quan trọng và thông tin chi tiết về Thời gian trễ Slack để luôn nắm rõ các dòng thời gian quan trọng của dự án
Bạn mới sử dụng ClickUp? Cài đặt biểu đồ Gantt rất dễ dàng. Dưới đây là video hướng dẫn giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp là một cách tuyệt vời để trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ và thời hạn của bạn ở một nơi, giúp bạn sắp xếp công việc và theo dõi tiến độ dự án.
Được thiết kế cho Cấp danh sách trong Không gian làm việc của bạn, mẫu này bao gồm nhiều chế độ xem và tính năng để hợp lý hóa việc lập kế hoạch và thực hiện dự án, chẳng hạn như:
- Gantt đơn giản: Xem dòng thời gian dự án của bạn ở cấp Danh sách để có cái nhìn tổng quan ở cấp cao
- Kế hoạch dự án: Sắp xếp các mục tiêu SMART theo sáng kiến trong chế độ xem danh sách để theo dõi mục tiêu tốt hơn
- Gantt dự án: Nhóm các mục hành động theo sáng kiến trong chế độ xem danh sách để lập kế hoạch cho từng công việc cụ thể
Trường Tùy chỉnh trong mẫu giúp cải thiện việc theo dõi bằng các trường tiến độ tự động theo dõi việc hoàn thành công việc con theo tỷ lệ phần trăm. Các trường menu thả xuống cũng cho biết giai đoạn của từng công việc trong dự án.
Ngoài ra, các tính năng của không gian làm việc như Chế độ xem, Trường Tùy chỉnh, Tài liệu và hơn thế nữa giúp tạo ra một môi trường năng động và hiệu quả.
Mẫu này được thiết kế thân thiện với người dùng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu và người dùng Gantt có kinh nghiệm, để bạn có thể bắt đầu mà không cảm thấy bối rối với công cụ này.
ClickUp giúp công việc trở nên dễ dàng hơn
Bạn còn nhớ chúng tôi đã nói ClickUp có thể tạo biểu đồ Gantt và hơn thế nữa không? Dưới đây là một số tính năng khóa khác có thể biến nó thành công cụ chủ lực của nhóm bạn:
- Quy trình công việc tập trung: Tập hợp tất cả các dự án, kiến thức và cuộc hội thoại của bạn vào một ứng dụng để giảm sự phân mảnh và tăng hiệu quả
- Cải thiện khả năng cộng tác: Thảo luận ý tưởng một cách trực quan và cộng tác với Bảng trắng ClickUp, đồng thời tạo, chia sẻ và chỉnh sửa kế hoạch trong thời gian thực với Tài liệu ClickUp
- Tăng cường hiển thị: Luôn nắm rõ mọi dự án với một nguồn thông tin duy nhất, theo dõi tiến độ công việc, trách nhiệm và cập nhật mà không cần phải liên tục tổ chức cuộc họp hoặc theo dõi
- Tự động hóa mạnh mẽ: Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh như tuyển dụng nhân viên, yêu cầu CNTT và quản lý chi phí với ClickUp Automations
➡️ Cũng nên đọc: Ví dụ về biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
Hình dung mục tiêu dự án với ClickUp
Mặc dù trông có vẻ khó hiểu, biểu đồ Gantt cung cấp tổng quan đồ họa về dự án của bạn để giúp bạn quản lý công việc, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc.
Mặc dù Google Slides cung cấp các tùy chọn cơ bản như sơ đồ dòng thời gian và biểu đồ Gantt tự làm bằng hình dạng, nhưng quá trình này rất tẻ nhạt. Việc thiếu các tính năng nâng cao như phụ thuộc công việc và cập nhật thời gian thực là điều rất rõ ràng.
Sử dụng Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp — được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc, quản lý công việc dễ dàng và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực khi dự án của bạn phát triển. Quên đi những rắc rối của Google Slides và tận hưởng các tính năng năng động.
Với các mẫu biểu đồ Gantt có sẵn, bạn có thể dễ dàng bắt tay vào công việc và tổ chức các dự án của mình.
Tại sao phải hài lòng với những tính năng cơ bản khi bạn có thể có những tính năng tuyệt vời? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!