Bạn đã bao giờ nhìn chằm chằm vào một trang Google Trang tính lộn xộn và ước các cột có thể biến mất một chút?
Cho dù là phân tích doanh số bán hàng hay quản lý dòng thời gian, ẩn cột bảng tính cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng.
Gartner dự đoán rằng đến năm 2025, 40% giám đốc công nghệ thông tin (CIO) sẽ tập trung vào quản lý dữ liệu chiến lược để duy trì lợi thế cạnh tranh. Điều này khiến việc kiểm soát dữ liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Khi các doanh nghiệp ngày càng hướng tới hoạt động dựa trên dữ liệu, việc giữ dữ liệu được sắp xếp gọn gàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Điều thú vị là nhiều người bỏ qua những thủ thuật đơn giản, như ẩn cột, có thể giúp công việc với dữ liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy khắc phục điều đó!
Bài viết này sẽ xem xét các phương pháp khác nhau để ẩn cột trong Google Trang tính. Thêm vào đó, chúng tôi sẽ xem xét một giải pháp thay thế có thể thay đổi hoàn toàn trải nghiệm quản lý bảng tính của bạn!
🧠 Thông tin thú vị: Ngày 17 tháng 10 hàng năm được kỷ niệm là ngày bảng tính! Những người đam mê kỷ niệm sự kiện này bằng cách tôn vinh "niềm vui và thách thức khi làm việc với bảng tính"
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách ẩn cột trong Google Trang tính:
- Sử dụng phương pháp nhấp chuột phải: Dễ dàng ẩn các cột bằng menu nhấp chuột phải
- Ghi nhớ phím tắt: Tăng tốc quá trình với phím tắt cho Windows [Ctrl + Alt + 0] và Mac [Command + Option + 0]
- Ẩn nhiều cột: Chọn và ẩn nhiều cột cùng lúc cho các tập dữ liệu lớn
- Nhóm các cột: Nhóm các cột lại với nhau để quản lý dễ dàng hơn và ẩn/hiển thị nhanh chóng
- Ẩn trên thiết bị di động: Ẩn các cột trên thiết bị iOS và Android bằng cách chọn một hoặc nhiều cột
- Hiển thị lại cột: Sử dụng mũi tên kép hoặc nhấp chuột phải để hiển thị lại các cột đã ẩn một cách nhanh chóng
- Chuyển sang ClickUp : Chế độ xem Bảng của ClickUp kết hợp sự quen thuộc của bảng tính với các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ như Trường Tùy chỉnh, tự động hóa và kiểm soát phiên bản
Cách ẩn cột trong Google Trang tính
Khi cộng tác với nhóm hoặc trình bày dữ liệu cho các bên liên quan, khả năng ẩn cột là một công cụ thiết yếu trong kho công cụ bảng tính của bạn.
Trước khi đi vào các phương pháp cụ thể, bạn nên biết rằng Google Trang tính cung cấp cho bạn một số cách để ẩn hàng và cột. Cho dù bạn cần ẩn nhanh một cột hoặc nhiều cột hay quản lý tập dữ liệu lớn hơn với nhiều phần ẩn, luôn có phương pháp phù hợp cho mọi tình huống.
Hiểu rõ các tùy chọn này sẽ giúp bạn chọn phương pháp hiệu quả nhất cho nhu cầu của mình. Hãy cùng khám phá cách giữ cho bảng tính của bạn gọn gàng và có tổ chức!
1. Sử dụng phương pháp nhấp chuột phải
Phương pháp nhấp chuột phải thường được coi là cách thân thiện nhất với người mới bắt đầu để ẩn các cột trong Google Trang tính. Phương pháp này rất hữu ích khi cần điều chỉnh hiển thị nhanh trong các cuộc họp hoặc bản trình bày.
Phương pháp này cũng hoạt động trơn tru trên các thiết bị và hệ điều hành khác nhau, khiến nó trở thành lựa chọn đáng tin cậy cho các nhóm sử dụng nhiều nền tảng khác nhau.
- Mở tài liệu Google Trang tính của bạn
- Chọn cột hoặc các cột bạn muốn ẩn bằng cách nhấp vào chữ cái của cột
- Nhấp chuột phải vào các cột đã chọn
- Nhấp vào Ẩn cột để ẩn các cột đã chọn
➡️ Cũng nên đọc: Phần mềm cơ sở dữ liệu miễn phí tốt nhất [Tính năng, Giá cả]
2. Sử dụng phím tắt
Các phím tắt có thể cải thiện đáng kể hiệu quả làm việc của các chuyên gia thường xuyên làm việc với bảng tính. Các tổ hợp phím tắt tiết kiệm thời gian này giúp giảm thiểu việc di chuyển chuột và điều hướng menu thả xuống liên tục.
Khi đã thành thạo, các phím tắt này có thể trở thành thói quen và giúp tăng tốc đáng kể quy trình quản lý bảng tính của bạn. Dưới đây là bảng tóm tắt:
- Nhấp vào chữ cái cột để chọn toàn bộ cột
- Nếu bạn là người dùng Windows, nhấn Ctrl + Alt + 0 [số không]
- Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, nhấn Command + Option + 0 [không]
- Cột sẽ biến mất ngay lập tức
Đây là một trong nhiều thủ thuật hữu ích của Google Trang tính có thể giúp cải thiện năng suất.
3. Ẩn nhiều cột cùng một lúc
Việc ẩn từng cột riêng lẻ có thể tốn nhiều thời gian khi xử lý các tập dữ liệu lớn.
Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi chuẩn bị báo cáo tài chính hoặc phân tích các tập dữ liệu lớn, trong đó bạn cần ẩn tạm thời một số cột.
Hiểu cách quản lý ẩn cột trong Google Trang tính có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình phân tích dữ liệu và chuẩn bị bản trình bày.
- Nhấp và giữ chữ cái của cột đầu tiên
- Kéo con trỏ qua các cột liền kề mà bạn muốn ẩn
- Nhấp chuột phải vào phạm vi đã chọn
- Chọn Ẩn cột [phạm vi] từ menu
Ngoài các tính năng gốc này, bạn có thể chọn từ một loạt tiện ích bổ sung của Google Trang tính để cung cấp các tính năng quản lý cột bổ sung cho các nhu cầu chuyên biệt.
➡️ Cũng nên đọc: Cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều Google Trang tính
4. Sử dụng nhóm cột
Nhóm cột giúp quản lý các tập dữ liệu lớn một cách có tổ chức hơn. Tính năng ẩn cột trong Google Trang tính rất hữu ích khi xử lý các dữ liệu liên quan mà bạn phải thường xuyên ẩn hoặc hiển thị cùng nhau.
Các nhóm cột cũng giúp duy trì sự tổ chức của bảng tính và giúp các thành viên trong nhóm dễ hiểu hơn về cấu trúc dữ liệu của bạn.
- Chọn tất cả các cột trong Google Trang tính mà bạn muốn nhóm
- Nhấp vào Chế độ xem ở menu trên cùng
- Truy cập vào Nhóm
- Chọn Nhóm cột
- Sử dụng nút (+) hoặc (-) hiển thị để hiển thị/ẩn các cột được nhóm lại
5. Quản lý các cột không sử dụng
Các cột không sử dụng có thể tạo ra sự lộn xộn không cần thiết và gây khó khăn cho việc điều hướng khi làm việc với cấu trúc cơ sở dữ liệu Google Trang tính.
Tính năng này rất hữu ích để dọn dẹp dữ liệu đã nhập hoặc làm việc với các mẫu có quá nhiều cột. Nhiều người dùng không biết rằng có một cách nhanh chóng để ẩn tất cả các cột không sử dụng cùng một lúc.
- Chọn tiêu đề cột đầu tiên chưa sử dụng [cột trống đầu tiên sau dữ liệu của bạn]
- Nhấn Ctrl + phím Shift + mũi tên phải [Cmd + phím Shift + mũi tên phải trên Mac]
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ cột nào đã chọn
- Chọn tùy chọn Ẩn cột từ menu
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ thông tin kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
6. Quản lý cột trên thiết bị di động
Ngoài máy tính để bàn, việc quản lý nhiều hàng hoặc cột trên Google Trang tính từ điện thoại thông minh cũng rất quan trọng.
Cho dù là cập nhật nhanh trong cuộc họp hay xem lại dữ liệu khi đang di chuyển, biết cách ẩn nhiều cột trên thiết bị di động sẽ giúp bạn duy trì năng suất ngay cả khi không ở bàn làm việc.
Quy trình rất đơn giản, tuy nhiên có một số khác biệt nhỏ giữa các thiết bị iOS và Android.
Trên thiết bị iOS:
- Mở bảng tính của bạn trong ứng dụng Google Trang tính
- Nhấn để chọn các cột mục tiêu
- Tìm tùy chọn Ẩn cột trong menu bật lên
- Nhấn để xác nhận
Trên thiết bị Android:
- Mở bảng tính của bạn trong ứng dụng Google Trang tính
- Nhấn và giữ tiêu đề cột mong muốn
- Nhấn vào menu ba chấm
- Chọn Ẩn cột
👀 Bạn có biết? VisiCalc, phần mềm bảng tính điện tử đầu tiên, cung cấp một bảng tính nhỏ chỉ có 254 hàng và 63 cột. Ngược lại, Google Trang tính có giới hạn 10 triệu ô, có thể là bất kỳ kết hợp nào của hàng và cột hiện nay.
7. Tìm và hiển thị lại các cột
Các cột ẩn có thể khó tìm, đặc biệt là khi làm việc với bảng tính do người khác tạo. Biết cách xác định và hiển thị lại các cột cũng quan trọng như biết cách ẩn chúng.
Điều này đảm bảo bạn luôn có thể truy cập dữ liệu khi cần và giúp tránh nhầm lẫn khi cộng tác với các thành viên trong nhóm.
- Tìm mũi tên kép [>>] giữa các cột hiển thị
- Nhấp vào mũi tên để hiển thị các cột ẩn ngay lập tức
- Ngoài ra, bạn có thể chọn các cột ở hai bên của các cột bị ẩn
- Nhấp chuột phải và chọn Hiển thị lại cột
➡️ Cũng nên đọc: 10 công cụ AI miễn phí tốt nhất cho Google Trang tính để tối ưu hóa bảng tính của bạn
Hạn chế của việc sử dụng Google Trang tính để quản lý dữ liệu
Mặc dù Google Trang tính có một số tính năng tuyệt vời để quản lý bảng tính cơ bản, nhưng điều quan trọng là phải hiểu những giới hạn của nó khi xử lý các tập dữ liệu phức tạp. Những hạn chế này thường xuất hiện khi nhóm của bạn phát triển hoặc nhu cầu quản lý dữ liệu của bạn trở nên phức tạp hơn.
- Kiểm soát phiên bản giới hạn: Việc theo dõi các thay đổi của nhiều người dùng trở nên khó khăn, đặc biệt là với các cột ẩn
- Vấn đề hiệu suất: Bảng tính lớn với nhiều cột ẩn có thể làm chậm hiệu suất đáng kể
- Cài đặt quyền truy cập cơ bản: Thiếu kiểm soát chi tiết đối với quyền truy cập cấp cột gây ra rủi ro bảo mật
- Không có tính năng cơ sở dữ liệu tích hợp: Thiếu chức năng cơ sở dữ liệu thiết yếu khiến việc quản lý dữ liệu phức tạp trở nên rắc rối
- Hạn chế cộng tác: Nhiều người dùng làm việc với các cột ẩn có thể dẫn đến nhầm lẫn và lỗi
Hiểu rõ những giới hạn này sẽ giúp bạn có cơ sở để đưa ra quyết định sáng suốt về phần mềm bảng tính và công cụ quản lý dữ liệu.
Sử dụng chế độ xem bảng ClickUp để quản lý dữ liệu bảng tính
Trong khi Google Trang tính đáp ứng các nhu cầu cơ bản về bảng tính, ClickUp, ứng dụng cho mọi công việc, cung cấp nhiều tính năng giúp thay đổi hoàn toàn cách các nhóm quản lý và trực quan hóa dữ liệu.
Hãy chào mừng chế độ xem bảng của ClickUp. Chế độ này đơn giản hóa việc quản lý bảng tính hơn bao giờ hết bằng cách kết hợp các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ với các công cụ quản lý công việc dễ sử dụng — kết hợp những điểm mạnh của cả hai!
Không giống như các công cụ bảng tính cơ bản, nó còn giải quyết các thách thức phổ biến trong xử lý dữ liệu và tăng cường sự hợp tác, giúp các nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau và duy trì tiến độ công việc.
Chế độ xem là giao diện giống bảng tính quen thuộc, nơi bạn có thể quản lý, lọc và sắp xếp dữ liệu bằng các tính năng nâng cao ngoài các hàng và cột truyền thống.
Với giải pháp thay thế Google Trang tính này, bạn có thể lưu và sử dụng lại các mẫu trường trong các chế độ xem khác nhau, giúp dễ dàng duy trì cấu trúc dữ liệu nhất quán giữa các dự án.
Dưới đây là cách ClickUp khắc phục các giới hạn phổ biến của bảng tính:
Kiểm soát phiên bản và theo dõi thay đổi mạnh mẽ
Trong khi các bảng tính cơ bản gặp khó khăn trong việc quản lý phiên bản, ClickUp lưu giữ lịch sử đầy đủ của tất cả các thay đổi. Mọi sửa đổi đều được theo dõi bằng dấu thời gian và thông tin người dùng. Các nhóm có thể xem lại các phiên bản trước của bất kỳ mục nhập dữ liệu nào và khôi phục các phiên bản trước đó nếu cần.
Nhóm của bạn có thể xem ai đã thực hiện thay đổi cụ thể và khi nào. Bạn có thể thêm nhận xét trực tiếp vào ô dữ liệu để cung cấp bối cảnh và nhận thông báo về những thay đổi quan trọng.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi dự án của chúng tôi bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung hóa các quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể sự hiểu lầm
Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi dự án của chúng tôi bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung hóa các quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể sự hiểu lầm
Cải thiện hiệu suất và khả năng mở rộng
Kiến trúc của ClickUp xử lý hiệu quả các tập dữ liệu lớn, loại bỏ các vấn đề về hiệu suất thường gặp trong bảng tính truyền thống.
Nền tảng này duy trì tốc độ và khả năng phản hồi ngay cả khi quản lý hàng nghìn hàng dữ liệu hoặc làm việc với nhiều thành viên trong nhóm cùng lúc.
Bộ lọc phức tạp, sắp xếp, Trường Tùy chỉnh, công thức và tính toán thời gian thực — kích thước tập dữ liệu của bạn không thành vấn đề.
Kiểm soát quyền truy cập nâng cao
ClickUp cung cấp quyền truy cập chi tiết thông qua hệ thống bảo mật mạnh mẽ, không giống như quyền truy cập cơ bản của bảng tính. Ngoài quyền truy cập dựa trên vai trò tiêu chuẩn ở cấp không gian, thư mục và danh sách, ClickUp còn cung cấp các tính năng bảo vệ chế độ xem mạnh mẽ.
Quản trị viên có thể bảo vệ chế độ xem cụ thể bằng cách khóa các cài đặt quan trọng, bao gồm bộ lọc, sắp xếp, cột, nhóm và cấu hình chế độ xem. Chế độ xem được bảo vệ sẽ được đánh dấu, giúp thành viên nhóm nhanh chóng xác định bố cục được bảo mật.
Hệ thống bảo vệ chế độ xem cho phép quản trị viên thêm thông báo tùy chỉnh để giải thích trạng thái bảo vệ. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể hạn chế sửa đổi chế độ xem đối với thông tin nhạy cảm trong khi vẫn cho phép các thành viên trong nhóm làm việc với dữ liệu cơ bản.
Nền tảng này cũng xử lý hiệu quả quyền truy cập của khách cho cộng tác viên bên ngoài. Các thay đổi tạm thời đối với chế độ xem được bảo vệ sẽ tự động quay lại trừ khi được người dùng được ủy quyền lưu lại.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có tài liệu Google Trang tính hiện tại mà bạn không thể thiếu? Chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể thêm tài liệu đó vào ClickUp. Sử dụng nút +Chế độ xem trong dự án của bạn và chọn Google Trang tính. Thêm liên kết công khai vào tệp của bạn và bắt đầu đồng bộ hai chiều!
Tính năng cơ sở dữ liệu tích hợp
Bạn vẫn đang sử dụng bảng tính để tạo cơ sở dữ liệu phức tạp? ClickUp chính là thứ bạn cần. Tạo mối quan hệ giữa các tập dữ liệu khác nhau và dễ dàng tạo Trường Tùy chỉnh với hơn 15 loại dữ liệu để duy trì cơ sở dữ liệu của bạn.
ClickUp cũng hỗ trợ quy trình làm việc tự động dựa trên dữ liệu. Tạo Chế độ xem tùy chỉnh cho các nhu cầu khác nhau của nhóm và bật công thức và phụ thuộc giữa các mục có liên quan. Nó giống như bảng tính nhưng tốt hơn nhiều!
Cải thiện sự hợp tác trong nhóm
Tính năng Phát hiện cộng tác của ClickUp là tính năng tuyệt vời nhất sau việc có cả nhóm cùng làm việc trong một phòng. Với tính năng phát hiện cộng tác nâng cao, bạn sẽ biết chính xác khi nào đồng nghiệp đang gõ, xem nhiệm vụ hoặc thêm nhận xét — rất phù hợp để mọi người cùng làm việc trên cùng một trang.
Cần đồng chỉnh sửa tài liệu hoặc cập nhật mô tả công việc? Bạn có thể thực hiện việc này trong thời gian thực và xem các thay đổi được hiển thị ngay lập tức.
Và điều tuyệt vời nhất là gì? Mọi thứ được cập nhật ngay lập tức trên tất cả các nền tảng, vì vậy bạn sẽ không bao giờ bị mất đồng bộ, dù bạn đang sử dụng máy tính xách tay hay điện thoại. Hãy tạm biệt những email qua lại và chào mừng sự hợp tác nhóm!
Tích hợp với quản lý công việc
Không giống như bảng tính độc lập, ClickUp kết nối dữ liệu trực tiếp với các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Nhóm của bạn có thể chuyển đổi ngay các hàng bảng tính thành nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên, đồng thời theo dõi thời gian dành cho các mục cụ thể.
Nền tảng này cho phép tạo/lập các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc có liên quan và theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực!
Quy trình làm việc tự động để nâng cao hiệu quả
Giải phóng mình khỏi các công việc quản lý dữ liệu lặp đi lặp lại với quy trình công việc có thể tùy chỉnh của ClickUp Automations. Công cụ tự động hóa của nền tảng này có thể kích hoạt các hành động dựa trên các điều kiện cụ thể, từ cập nhật giá trị trường đến gửi thông báo.
Nhóm của bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa phức tạp với nhiều kích hoạt và hành động để đảm bảo xử lý dữ liệu nhất quán. Tự động hóa giúp dữ liệu luôn mới bằng cách lên lịch cập nhật hoặc dọn dẹp, trong khi tự động hóa danh sách chéo đồng bộ dữ liệu giữa các khu vực không gian làm việc khác nhau.
Các quy trình làm việc này giúp giảm nỗ lực thủ công và duy trì tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.
Bạn đang chuyển từ bảng tính truyền thống sang bảng tính mới? Mẫu bảng tính có thể chỉnh sửa ClickUp cung cấp một điểm khởi đầu có cấu trúc cho các nhóm như của bạn. Mẫu này được cấu hình sẵn với các Trường Tùy chỉnh, quy trình công việc tự động và cài đặt chế độ xem thường được sử dụng.
Nâng cấp kỹ năng sử dụng bảng tính của bạn với ClickUp
Quản lý hiệu quả hiển thị bảng tính không chỉ là vấn đề thẩm mỹ mà còn liên quan đến việc cải thiện khả năng truy cập dữ liệu và tốc độ ra quyết định. Cho dù bạn đang làm việc với các mẫu bảng tính hay tạo các giải pháp tùy chỉnh, việc thành thạo các tính năng như ẩn cột có thể giúp tăng năng suất đáng kể.
Mặc dù quản lý dự án trong Google Trang tính đáp ứng được các nhu cầu cơ bản, nhưng công việc hiện đại đòi hỏi các công cụ quản lý dữ liệu tinh vi hơn. Chế độ xem bảng của ClickUp là một sự thay thế toàn diện, kết hợp sự quen thuộc của bảng tính với các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, công cụ cộng tác nâng cao và các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.
Sẵn sàng thay đổi trải nghiệm sử dụng bảng tính của bạn? Đăng ký ClickUp và thay đổi cách bạn quản lý quy trình quản lý dữ liệu.