Bạn đã bao giờ nộp bài tập hoặc gửi báo cáo, chỉ để nhận ra rằng văn bản gần như dính vào mép trang? Hoặc tệ hơn, nó lệch một inch. 🤦🏾♀️
Lề có vẻ là một chi tiết nhỏ, nhưng chúng là yếu tố quan trọng giúp tài liệu trông gọn gàng và chuyên nghiệp. Lề tạo không gian thoáng cho nội dung và giúp người đọc không bị mất tập trung.
Điều chỉnh lề trong Tài liệu Google rất dễ, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết có rất nhiều người không biết cách làm việc này (hoặc tại sao nó lại quan trọng!).
Cho dù bạn đang cố gắng thay đổi lề của một đoạn văn bản hay thiết lập một tài liệu mới với kiểu lề cụ thể, chúng tôi đều có mẹo cho bạn! Hướng dẫn này sẽ giải thích mọi thứ bạn cần biết về cách điều chỉnh lề trong Tài liệu Google.
Ngoài ra, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo sử dụng Tài liệu Google và giới thiệu phần mềm cộng tác nhóm giúp nâng tầm tài liệu của bạn lên một tầm cao mới.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
- Lề là không gian trống giữa nội dung tài liệu và mép trang. Lề giúp tăng khả năng đọc và ngăn văn bản tràn ra ngoài trang
- Sử dụng menu Thiết lập trang để đo chính xác hoặc kéo thanh kẻ dọc ở đầu trang để thực hiện nhanh hơn, trực quan hơn trong Google Docs
- Tài liệu Google chỉ hỗ trợ lề đồng nhất trên toàn bộ tài liệu và không tích hợp sẵn với các công cụ quản lý công việc nâng cao
- ClickUp Docs, kết hợp với ClickUp Brain, cung cấp một giải pháp mạnh mẽ để tạo và tùy chỉnh các tài liệu động, đồng thời tận dụng các công cụ AI để viết và chỉnh sửa, cũng như dễ dàng tích hợp chúng vào quy trình làm việc của bạn
Làm thế nào để điều chỉnh lề trong Tài liệu Google?
Điều chỉnh lề là một quá trình đơn giản trong Tài liệu Google, nhưng phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào sở thích của bạn về độ chính xác hoặc tốc độ. Dưới đây là hai cách để điều chỉnh lề:
1. Điều chỉnh lề bằng cách sử dụng Thiết lập trang
Phương pháp này cho phép bạn kiểm soát chính xác kích thước lề.
- Mở Tài liệu Google: Bắt đầu bằng cách mở tài liệu của bạn
- Truy cập Thiết lập trang: Chuyển đến Tệp > Thiết lập trang trong menu trên cùng
- Đặt giá trị lề: Trong hộp thoại Cài đặt trang, bạn sẽ thấy các trường cho lề Trên, Dưới, Trái và Phải. Nhập số đo mong muốn (bằng inch)
- Lưu thay đổi: Nhấp vào OK để áp dụng các lề mới
Điều chỉnh lề bằng tính năng Thiết lập trang đặc biệt hữu ích khi chuẩn bị các tài liệu chuyên nghiệp như báo cáo, đề xuất hoặc bài luận yêu cầu bố cục đồng nhất.
Phương pháp này đảm bảo tính nhất quán và dễ thực hiện, ngay cả đối với người mới bắt đầu. Bằng cách nhập các số đo cụ thể, bạn có thể căn chỉnh tài liệu của mình theo tiêu chuẩn công nghiệp hoặc học thuật, thường yêu cầu kích thước lề chính xác để in hoặc nộp bài.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tiết kiệm thời gian bằng cách nhấp vào Đặt làm mặc định để áp dụng lề này cho tất cả các tài liệu trong tương lai. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một cài đặt lề cho các dự án của mình. Bằng cách đặt cài đặt ưa thích làm mặc định, bạn sẽ loại bỏ các bước lặp lại và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình.
Hơn nữa, Thiết lập trang cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh bổ sung ngoài lề. Bạn có thể điều chỉnh hướng trang (dọc hoặc ngang), kích thước giấy và màu sắc trang, điều chỉnh tài liệu cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Các tính năng này rất tiện lợi khi tạo các loại nội dung đa dạng, chẳng hạn như bản tin, sơ yếu lý lịch hoặc báo cáo trực quan. Thực hiện tất cả các thay đổi này ở một nơi giúp quá trình định dạng trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu in như brochure và danh mục đầu tư, nơi mà cách trình bày có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả.
🧠 Thông tin thú vị: Lề trong sách và tài liệu truyền thống được sử dụng như một lớp bảo vệ để ngăn ngừa hư hỏng do mài mòn hoặc côn trùng gây hại như sâu sách!
2. Điều chỉnh lề bằng thước kẻ
Phương pháp sử dụng thước kẻ nhanh chóng và cho phép điều chỉnh ngay lập tức.
- Bật thước: Nếu thước chưa hiển thị, hãy kích hoạt thước qua Chế độ xem > Hiển thị thước
- Kéo các thanh hướng dẫn: Sử dụng các phần màu xám và trắng trên thước để điều chỉnh lề. Các điểm đánh dấu hình tam giác màu xanh điều chỉnh độ thụt lề đoạn văn, trong khi các thanh hướng dẫn hình chữ nhật điều chỉnh lề trang tổng thể
Đối với người dùng ưu tiên các công cụ hỗ trợ trực quan, phương pháp thước kẻ cung cấp một cách trực quan để sửa đổi lề. Bạn có thể thấy các điều chỉnh theo thời gian thực bằng cách kéo trực tiếp các hướng dẫn, đảm bảo bố cục phù hợp với mong đợi của bạn.
Phương pháp này lý tưởng cho việc chỉnh sửa nhanh hoặc khi cộng tác trên tài liệu được chia sẻ, trong đó nhiều thành viên trong nhóm cần thực hiện thay đổi ngay lập tức.
➡️ Cũng nên đọc: Cách tùy chỉnh và định dạng Tài liệu Google
3. Điều chỉnh lề cho các đoạn văn cụ thể bằng cách sử dụng thụt lề
Bạn có thể điều chỉnh lề đoạn văn để tùy chỉnh lề cho các phần cụ thể thay vì toàn bộ tài liệu.
- Đánh dấu đoạn văn: Chọn đoạn văn bạn muốn điều chỉnh
- Truy cập thước kẻ: Đảm bảo thước kẻ hiển thị bằng cách bật nó qua Chế độ xem > Hiển thị thước kẻ
- Kéo các điểm đánh dấu thụt lề: Điều chỉnh các điểm đánh dấu hình tam giác màu xanh trên thước để sửa thụt lề trái và phải cho đoạn văn bản đã chọn
Cách làm này giúp tạo khối trích dẫn, phần tùy chỉnh hoặc định dạng độc đáo cho nội dung được đánh dấu. Cách này đảm bảo lề chính của bạn vẫn nguyên vẹn đồng thời mang lại sự linh hoạt cho các nhu cầu cụ thể.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu tài liệu của bạn sẽ được in và đóng bìa, hãy đặt lề bên trái (hoặc bên sẽ được đóng bìa) lớn hơn để tránh văn bản bị cắt bỏ.
4. Sử dụng tiện ích bổ sung của Tài liệu Google để điều chỉnh lề nâng cao
Bạn có thể tận dụng các tiện ích bổ sung của bên thứ ba từ Google Workspace Marketplace để có thêm quyền kiểm soát.
- Tìm kiếm tiện ích bổ sung: Chuyển đến Phần mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung
- Cài đặt công cụ định dạng: Tìm các plugin cho phép bạn kiểm soát chi tiết hơn lề và bố cục, tùy theo yêu cầu của bạn (ví dụ: có Screenplay Formatter để áp dụng các định dạng kịch bản cơ bản)
- Áp dụng các tính năng tiện ích bổ sung: Sử dụng tiện ích bổ sung để tùy chỉnh lề ngoài các tùy chọn có sẵn
Các tiện ích bổ sung đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia xử lý bố cục phức tạp hoặc định dạng tài liệu không chuẩn.
👀 Bạn có biết? Tài liệu Google hỗ trợ bố cục từ phải sang trái. Bạn có thể đặt lề để phù hợp với luồng văn bản từ phải sang trái khi làm việc với các ngôn ngữ như tiếng Ả Rập hoặc tiếng Do Thái.
5. Tạo mẫu tùy chỉnh với lề được định sẵn
Tạo mẫu Tài liệu Google có thể tái sử dụng có thể giúp tiết kiệm thời gian nếu bạn thường xuyên làm việc với các yêu cầu lề cụ thể.
- Đặt lề mong muốn: Điều chỉnh lề bằng Cài đặt trang
- Lưu dưới dạng mẫu: Chuyển đến Tệp > Tạo bản sao và đặt tên cho tài liệu làm mẫu của bạn
- Sử dụng khi cần: Mở mẫu cho các dự án trong tương lai để đảm bảo tính nhất quán giữa các tài liệu
Các mẫu rất hữu ích cho các nhóm phải duy trì thương hiệu thống nhất hoặc tuân thủ các tiêu chuẩn của tổ chức.
➡️ Cũng nên đọc: Cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Tài liệu Google
6. Kết hợp đường viền bảng cho lề riêng cho từng phần
Bảng cung cấp một giải pháp sáng tạo để cài đặt lề cho từng phần cụ thể.
- Chèn bảng: Chuyển đến Chèn > Bảng và chọn bảng một ô
- Thay đổi kích thước bảng: Điều chỉnh kích thước để phù hợp với kích thước phần mong muốn
- Xóa đường viền: Nhấp chuột phải vào bảng, chuyển đến Thuộc tính bảng và đặt màu sắc đường viền thành màu trắng
Phương pháp này lý tưởng cho các báo cáo hoặc bài thuyết trình yêu cầu sự tách biệt rõ ràng về mặt hình ảnh giữa các phần.
➡️ Cũng nên đọc: Tại sao kiểm soát phiên bản tài liệu lại quan trọng?
Hạn chế khi sử dụng Tài liệu Google
Mặc dù Tài liệu Google là một công cụ mạnh mẽ và thân thiện với người dùng, nhưng bạn có thể gặp một số giới hạn khi điều chỉnh lề:
- Lề đồng nhất giữa các phần: Bạn không thể đặt lề khác nhau cho từng phần riêng lẻ mà không cần thực hiện các thao tác phức tạp như sử dụng bảng hoặc tài liệu riêng biệt, không giống như một số phần mềm cộng tác tài liệu khác
- Không có bản xem trước trong khi điều chỉnh lề: Không có bản xem trước trực tiếp về giao diện tài liệu của bạn khi sử dụng hộp thoại Page Setup (Thiết lập trang). Điều này có nghĩa là bạn có thể cần thử nhiều lần để đạt được bố cục mong muốn
- Độ chính xác giới hạn với thước kẻ: Phương pháp thước kẻ thiếu khả năng tinh chỉnh cần thiết để đo lường chính xác
- Không có tích hợp gốc: Tài liệu Google không tích hợp gốc vào các công cụ quản lý công việc và năng suất rộng hơn, khiến việc xử lý số lượng lớn tài liệu trở nên phức tạp cho các nhóm và tổ chức
- Vấn đề tương thích: Lề được đặt trong Tài liệu Google đôi khi có thể bị dịch chuyển hoặc sai vị trí khi xuất sang Microsoft Word hoặc phần mềm chỉnh sửa văn bản khác, chủ yếu là khi tài liệu có định dạng tùy chỉnh
➡️ Cũng nên đọc: Cách thêm trang mới trong Tài liệu Google
Tạo trang và tài liệu với ClickUp
Nếu bạn đã sử dụng Tài liệu Google để tạo và quản lý tài liệu của mình, bạn có thể đã gặp một số giới hạn của nó, chẳng hạn như tùy chọn định dạng bị hạn chế, khó quản lý nội dung cụ thể của từng phần hoặc các vấn đề về khả năng tương thích.
Đã đến lúc bạn chuyển sang các giải pháp thay thế Tài liệu Google như ClickUp, giúp tập hợp tất cả các nhiệm vụ, công cụ và tài liệu của bạn vào một nền tảng duy nhất.
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Người dùng ClickUp Mitch Stephens, PMP, Giám đốc chương trình kỹ thuật tại Shipt, chứng thực tính hữu ích của nền tảng này:
ClickUp là một công cụ tuyệt vời để hỗ trợ văn hóa hợp tác. Kể từ khi áp dụng ClickUp, các nhóm của chúng tôi đã dần chuyển từ Tài liệu Google sang ClickUp để lưu trữ tài liệu và chất lượng tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
ClickUp là một công cụ tuyệt vời để hỗ trợ văn hóa hợp tác. Kể từ khi sử dụng ClickUp, các nhóm của chúng tôi đã dần chuyển từ Tài liệu Google sang ClickUp để lưu trữ tài liệu và chất lượng tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
Một ví dụ hoàn hảo về tính hữu ích của ClickUp là ClickUp Docs. Đây là một hệ thống tài liệu tích hợp sẵn trong ClickUp, cho phép bạn tạo tài liệu hoặc wiki, chia sẻ chúng một cách dễ dàng và làm việc trong thời gian thực với các thành viên trong nhóm của bạn.
Dưới đây là một số tính năng chính của công cụ đa năng này:
- Tạo tài liệu phù hợp với mọi công việc: Tạo tài liệu hoặc wiki phù hợp với nhu cầu của bạn bằng các trang lồng nhau, mẫu có thể tùy chỉnh và các tùy chọn định dạng. Thêm bảng, dấu trang, nút và phân cách để tài liệu của bạn trở nên hữu ích và hấp dẫn hơn
- Tính năng tùy chỉnh mạnh mẽ: Thử nghiệm các tùy chọn phông chữ, kích thước và khoảng cách để có giao diện hoàn hảo. Thêm nét cá nhân với hình ảnh bìa và biểu tượng trang, bao gồm các biểu tượng cảm xúc phổ biến
- Công cụ định dạng nâng cao: Sử dụng băng rôn, tiêu đề lớn, phần nổi bật và khối mã để làm nổi bật thông tin quan trọng. Tận dụng các phím nóng, phím tắt và lệnh Slash để định dạng văn bản dễ dàng
- Chế độ tập trung để tăng năng suất: Bật Chế độ tập trung để loại bỏ các yếu tố gây xao lãng, giúp bạn tập trung vào việc viết. Tính năng này rất phù hợp cho các tài liệu dài hoặc các phiên làm việc chuyên sâu
- Hợp tác kết hợp hành động: Biến ý tưởng thành hành động với thanh công cụ Tài liệu, cho phép bạn tạo công việc hoặc công việc con trực tiếp từ tài liệu của mình. Bảo vệ công việc của bạn bằng cài đặt bảo mật và theo dõi hiệu suất tài liệu bằng số liệu thống kê quan trọng
- Tích hợp dễ dàng với Google Drive: ClickUp tích hợp dễ dàng với Google Drive, cho phép bạn nhập, liên kết hoặc nhúng các tài liệu Google Docs hiện có để có quy trình làm việc thống nhất
Với ClickUp Docs, chỉ cần vài cú nhấp chuột là bạn có thể định dạng nội dung theo ý muốn và bắt đầu sử dụng các tài liệu được căn chỉnh hoàn hảo trong quy trình làm việc của mình ngay lập tức.
Nghe có vẻ quá tốt để là sự thật? Nhưng hãy chờ đã! Còn nhiều điều thú vị nữa!
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách trực quan, được hỗ trợ bởi AI để tạo, sắp xếp và cải thiện nội dung của mình, ClickUp Brain kết hợp với ClickUp Docs là giải pháp tối ưu cho bạn.
Mặc dù Tài liệu Google cung cấp các công cụ tạo tài liệu cơ bản, nhưng nó thiếu các tính năng AI tích hợp như Write with AI của ClickUp, giúp nâng cao năng suất của bạn lên một tầm cao mới.
Với Write with AI, bạn có thể:
- Tạo nội dung theo yêu cầu bằng cách sử dụng các lời nhắc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn. Cho dù là soạn thảo kế hoạch dự án, email hay mẫu cuộc họp, AI sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn
- Tối ưu hóa nội dung hiện có bằng cách yêu cầu AI tinh chỉnh, mở rộng hoặc làm cho nội dung chuyên nghiệp hơn
- Tận dụng các lời nhắc dựa trên vai trò với hơn 100 mẫu được thiết kế cho các công việc cụ thể, từ báo cáo bán hàng đến bản sao tiếp thị
Tận dụng sức mạnh của ClickUp Brain và tính linh hoạt của ClickUp Docs để tạo ra các tài liệu tuyệt vời, sẵn sàng sử dụng trong vài giây!
➡️ Xem thêm: Cách sử dụng AI cho tài liệu
Vượt xa việc thành thạo lề với ClickUp
Điều chỉnh lề trong Tài liệu Google có vẻ là một chi tiết nhỏ, nhưng nó rất quan trọng để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và hoàn hảo.
Cho dù bạn sử dụng công cụ Thiết lập trang, Thước hoặc các điều chỉnh riêng cho từng phần, việc nắm rõ các phương pháp này sẽ đảm bảo tài liệu của bạn trông chính xác như bạn muốn.
Không có gì ngạc nhiên khi Tài liệu Google vẫn rất phổ biến với giao diện dễ sử dụng và các tính năng cộng tác thời gian thực liền mạch.
Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ vượt xa khả năng tạo/lập tài liệu, một công cụ tích hợp dễ dàng với quản lý công việc, năng suất và thậm chí cả các công cụ AI tích hợp sẵn, thì ClickUp là lựa chọn đáng để khám phá.
ClickUp Docs tương thích với Tài liệu Google về chức năng và cải thiện quy trình làm việc của bạn với các tính năng AI mạnh mẽ, công cụ cộng tác nhóm và tích hợp trực tiếp với các nhiệm vụ và dự án.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và đừng quên mang Tài liệu Google của bạn lên nền tảng này nhé!