Lập kế hoạch cho một bữa tiệc đáng nhớ là cân bằng giữa niềm vui và hậu cần — một công việc có thể nhanh chóng trở nên quá sức nếu không có các công cụ phù hợp.
Nhưng nếu bạn có một cách đơn giản để theo dõi từng chi tiết thì sao? Đó là lúc các mẫu Excel phát huy tác dụng.
Các bộ kế hoạch sẵn sàng sử dụng này bao gồm mọi thứ trong danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của bạn — từ quản lý ngân sách và danh sách khách mời đến lịch trình, sắp xếp chỗ ngồi và thậm chí cả kế hoạch thực đơn. 🥗
Với các tùy chọn mẫu lập kế hoạch sự kiện phù hợp, bạn có thể tránh được sự hỗn loạn và đảm bảo mọi chi tiết đều được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua bộ sưu tập các mẫu Excel thiết yếu để lên kế hoạch tiệc tùng, được thiết kế để giúp bạn lên kế hoạch hiệu quả, có tổ chức và không căng thẳng. Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số mẫu thay thế để lên kế hoạch tiệc tùng và sự kiện! 📋
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch tiệc tốt?
Một mẫu kế hoạch tổ chức tiệc hoặc sự kiện tốt sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện một cách dễ dàng, lưu trữ mọi chi tiết quan trọng ở một nơi dễ truy cập. Bạn nên tìm kiếm:
- Cấu trúc toàn diện: Chọn mẫu kế hoạch tiệc hoặc sự kiện được thiết kế tốt, bao gồm tất cả các khía cạnh thiết yếu của việc lập kế hoạch sự kiện: ngân sách, danh sách khách, lịch trình, chi tiết nhà cung cấp, thực đơn, sắp xếp chỗ ngồi và danh sách việc cần làm. Chúng cũng có thể được sử dụng làm mẫu chương trình để đảm bảo tính rõ ràng
- Khả năng tùy chỉnh: Chọn các mẫu lập kế hoạch sự kiện miễn phí tốt nhất cho phép linh hoạt, cho phép bạn điều chỉnh các phần dựa trên nhu cầu riêng của mình. Chúng phải có thể điều chỉnh số lượng khách, mục ngân sách và điều chỉnh lịch trình cho sự kiện tiếp theo một cách dễ dàng
- Thiết kế thân thiện với người dùng: Tìm kiếm mẫu sự kiện thành công với định dạng trực quan, trong đó các chi tiết quan trọng được hiển thị rõ ràng và sắp xếp hợp lý. Mã màu, hộp kiểm và menu thả xuống là một số cách để cải thiện khả năng sử dụng và sắp xếp tất cả thông tin sự kiện
- Dòng thời gian và nhắc nhở: Để lập kế hoạch hiệu quả, hãy chọn các mẫu lập kế hoạch sự kiện có dòng thời gian và nhắc nhở để giúp bạn đặt thời hạn cho các công việc quan trọng
- Tùy chọn phản hồi: Chọn mẫu lập kế hoạch sự kiện hoặc tiệc miễn phí có khảo sát phản hồi sự kiện, cho phép bạn thu thập phản hồi từ những người tham dự
📖 Đọc thêm: Truy cập các tính năng quản lý sự kiện toàn diện hơn như đề xuất sự kiện và lập kế hoạch ngân sách sự kiện với danh sách bảy phần mềm lập kế hoạch sự kiện miễn phí tốt nhất của chúng tôi!
Mẫu Excel lập kế hoạch tiệc tốt nhất
Để giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức, dưới đây là 6 mẫu Excel hàng đầu được thiết kế riêng cho việc lập kế hoạch tiệc tùng.
1. Mẫu Excel Party Planner của Microsoft 365
Hãy tưởng tượng bạn có một trợ lý sự kiện giúp bạn loại bỏ mọi phỏng đoán trong việc lên kế hoạch tiệc tùng. Đó chính là mẫu Excel Party Planner của Microsoft 365! Đây là hướng dẫn toàn diện để lên kế hoạch và thực hiện một sự kiện thành công từ đầu đến cuối.
Cần theo dõi các lời xác nhận tham dự? Đã xong. Muốn theo dõi chi phí đến từng xu? Đã có sẵn.
Với phần tổng quan, bạn có thể xem toàn cảnh kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm tiến độ việc cần làm, ngân sách, số lượng khách và hơn thế nữa. Danh sách việc cần làm được tải sẵn các hoạt động cần thực hiện hai đến ba tháng trước, một tháng trước, một tuần trước và một ngày trước bữa tiệc.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Thêm video, hình ảnh động và hiệu ứng chuyển cảnh, đồng thời tùy chỉnh văn bản, phông chữ, hình ảnh và hơn thế nữa
- Danh sách thời gian bên cạnh các hoạt động để dễ theo dõi
- Dễ dàng tích hợp với tệp Excel và nhập dữ liệu từ Microsoft Word hoặc các mẫu khác
Lý tưởng cho: Các buổi họp mặt quy mô nhỏ đến trung bình mà bạn muốn lên kế hoạch một cách dễ dàng và có tổ chức.
2. Mẫu Lập kế hoạch tiệc và danh sách kiểm tra Excel của Microsoft 365
Mẫu Excel Party Planner and Checklist của Microsoft 365 là lựa chọn hoàn hảo cho những người yêu thích danh sách. Mẫu này giúp bạn thực hiện mọi việc, từ sắp xếp kế hoạch tiệc tùng đến mang lại cảm giác thành công khi hoàn thành từng phần công việc.
Danh sách kiểm tra được chia thành ba phần: ba tuần trước, một tuần trước và ngày tổ chức tiệc. Phần ngân sách tiệc là một trong những phần toàn diện nhất của mẫu, với biểu đồ tròn để dễ dàng hình dung phân bổ chi phí.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Kết hợp trình lập kế hoạch tiệc với danh sách kiểm tra để có chế độ xem toàn diện về sự kiện của bạn
- Theo dõi RSVP với danh sách khách có thể tùy chỉnh
- Ghi chú thêm về trang trí, giải trí và hướng dẫn đặc biệt
Lý tưởng cho: Lập kế hoạch cho các bữa tiệc thân mật hoặc lễ kỷ niệm nhỏ, nơi mà việc có một danh sách kiểm tra hoàn chỉnh từ đầu đến cuối sẽ giúp mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
3. Mẫu Excel Baby Shower Planner của Microsoft 365
Lập kế hoạch tiệc chào đón em bé là tạo ra một bầu không khí ấm áp, thân thiện, và Mẫu lập kế hoạch tiệc chào đón em bé Excel của Microsoft 365 đã bao gồm mọi chi tiết.
Với các phần để theo dõi danh sách khách, lập kế hoạch công việc và yêu cầu thiết bị, đồng thời điều phối ngân sách cho thức ăn và trang trí, mẫu này giúp bạn tạo ra một lễ kỷ niệm tuyệt vời để vinh danh các bậc cha mẹ tương lai.
Thêm thời gian cho từng công việc trong danh sách công việc của bạn và sử dụng phần ghi chú để thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn cần nhớ trong khi thực hiện công việc.
Điều bạn sẽ yêu thích ở nó?
- Thêm ngày bên cạnh mỗi công việc để dễ dàng theo dõi
- Sử dụng công cụ theo dõi ngân sách được thiết kế riêng cho tiệc chào đón em bé
- Thay đổi phông chữ, màu sắc, hình ảnh và hình động để phản ánh phong cách cá nhân của bạn
Phù hợp cho: Những ai đang tổ chức một buổi lễ ý nghĩa, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và trong ngân sách.
4. Mẫu Excel Event/Party Planner của OfficeTemplatesOnline
Mẫu Lập kế hoạch sự kiện/tiệc tùng từ OfficeTemplatesOnline được thiết kế để xử lý mọi sự kiện, lớn hay nhỏ.
Trình lập kế hoạch sự kiện này sắp xếp từng bước trong quá trình lập kế hoạch của bạn, từ danh sách khách chi tiết đến phần mẫu ngân sách toàn diện. Đây là trình lập kế hoạch tối ưu giúp tổ chức lễ kỷ niệm của bạn một cách có trật tự mà không ảnh hưởng đến tính linh hoạt.
Thậm chí còn có không gian cho các hoạt động cụ thể (kèm theo thời gian!) trong bữa tiệc. Ví dụ: nếu bạn tổ chức tiệc Giáng sinh ảo, hãy thêm các công việc như hát mừng Giáng sinh vào lúc 7:45 p.m.
Điều bạn sẽ yêu thích ở nó?
- Theo dõi số lượng người mà mỗi khách sẽ mang theo
- Dễ dàng thêm hoặc xóa các phần theo nhu cầu với thiết kế trực quan
- Thêm ghi chú vào các hoạt động đã lên lịch và đề cập đến người chịu trách nhiệm cho một công việc cụ thể
Lý tưởng cho: Các tổ chức cần mẫu đáng tin cậy để hợp lý hóa việc quản lý sự kiện.
5. Mẫu kế hoạch sự kiện Excel của ProjectManager
Mẫu Kế hoạch sự kiện từ ProjectManager là một công cụ mạnh mẽ cho bất kỳ ai điều phối một sự kiện nhiều lớp.
Được xây dựng với phương pháp quản lý dự án sự kiện, nó hoàn hảo cho các bữa tiệc hoặc sự kiện có nhiều phần chuyển động. Trình lập kế hoạch sự kiện này có các phần để đặt mục tiêu, phân tích công việc, theo dõi ngân sách kỹ lưỡng và thậm chí cả biểu đồ Gantt để trực quan hóa tiến độ của bạn.
Quá trình này bao gồm bốn giai đoạn: lập kế hoạch, quảng bá, thực hiện và tổng kết. Thêm các hoạt động liên quan vào từng giai đoạn và theo dõi chúng bằng mẫu trực quan này.
Hơn thế nữa? Mở mẫu trong ProjectManager để truy cập mẫu ở năm chế độ xem: Gantt, bảng Kanban, danh sách công việc, lịch và trang tính.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Tận dụng các tính năng quản lý dự án được thiết kế đặc biệt cho việc lập kế hoạch sự kiện
- Có chế độ xem rõ ràng về dòng thời gian sự kiện của bạn với biểu đồ Gantt tích hợp sẵn
- Cộng tác với nhóm của bạn để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ thông tin
Lý tưởng cho: Sự kiện công ty, hội nghị nhiều ngày hoặc bất kỳ sự kiện quy mô lớn nào yêu cầu phương pháp quản lý dự án chi tiết với vai trò rõ ràng, chi phí dự kiến và cột mốc.
6. Mẫu Excel Event Planner của You Exec
Mẫu Event Planner của You Exec mang đến khả năng quản lý chuyên nghiệp cho lễ kỷ niệm của bạn, đảm bảo bạn không bị quá tải với việc lập kế hoạch.
Thêm chi tiết nhà cung cấp và giai đoạn dịch vụ của bạn, cùng với mức độ ưu tiên. Các giai đoạn dịch vụ bao gồm phỏng vấn, đàm phán, đặt cọc và ký hợp đồng.
Bố cục thân thiện với người dùng cũng giúp mẫu này trông hấp dẫn hơn. Ngoài ra, tính linh hoạt của mẫu này khiến nó trở nên hoàn hảo cho cả những buổi tụ họp nhỏ hay những buổi tiệc lớn.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Thêm thông tin giá vé để dễ dàng truy cập nếu bạn đang theo định dạng đăng ký cho sự kiện
- Đảm bảo dữ liệu khách của bạn đầy đủ bằng cách thêm thông tin RSVP, loại khách, bảng được chỉ định, nhóm tuổi và loại vé của họ
- Sắp xếp các chi tiết sự kiện phức tạp với cấu trúc nhiều tab
Lý tưởng cho: Các dịp và dự án có sự tham gia của nhiều bộ phận hoặc nhóm, chẳng hạn như sự kiện lớn của công ty hoặc gây quỹ.
Hạn chế khi sử dụng Excel để lập kế hoạch tiệc
Sử dụng Excel để lập kế hoạch tiệc có thể cực kỳ hữu ích, nhưng nó cũng có một số giới hạn ảnh hưởng đến trải nghiệm lập kế hoạch thành công. Dưới đây là một số nhược điểm phổ biến cần xem xét:
- Hợp tác giới hạn: Mặc dù Excel cung cấp các phiên bản trực tuyến, nhưng hợp tác thời gian thực không liền mạch như trên các nền tảng được xây dựng riêng cho việc phối hợp nhóm tổ chức sự kiện
- Truy cập di động bị giới hạn: Các phiên bản Excel dành cho thiết bị di động rất hữu ích cho việc xem, nhưng khó chỉnh sửa khi đang di chuyển, đặc biệt là với các mẫu chi tiết có nhiều trường. Việc cuộn qua các bảng tính lớn cũng trở nên khó khăn, khiến việc cập nhật hoặc tham khảo kế hoạch trở nên khó khăn trong khi đang tích cực chuẩn bị cho bữa tiệc
- Độ khó học cao đối với các tính năng nâng cao: Mặc dù Excel rất mạnh mẽ, nhưng các tính năng nâng cao hơn của nó, như định dạng có điều kiện, công thức hoặc bảng xoay, không phải ai cũng có thể sử dụng một cách trực quan
- Khả năng quá tải dữ liệu: Khi quản lý danh sách công việc dài (như danh sách khách mời hoặc ngân sách chi tiết), Excel dễ bị quá tải thông tin, khiến giao diện trở nên rối mắt. Đối với các sự kiện quy mô lớn, bản trình bày trên các bảng tính này có thể trở nên lộn xộn và khó điều hướng
- Thiếu tính năng lập kế hoạch sự kiện chuyên biệt: Excel không bao gồm các tính năng quản lý sự kiện tích hợp sẵn như theo dõi RSVP tự động, tùy chọn liên lạc với khách hoặc nhắc nhở nhà cung cấp
📖 Đọc thêm: Làm cho sự kiện của bạn trở nên nổi bật với 10 ví dụ về tiếp thị sự kiện này!
Thay thế cho Mẫu Excel Lập kế hoạch tiệc tùng
Bạn đang tìm kiếm một công cụ khắc phục những hạn chế của Excel đồng thời cung cấp nhiều tính năng hơn? Đừng tìm đâu xa, ClickUp là lựa chọn dành cho bạn!
ClickUp là phần mềm quản lý dự án cho các sự kiện, cung cấp bảng điều khiển trực quan, hơn 1000 tích hợp, tự động hóa và vô số mẫu.
Từ kho lưu trữ khổng lồ của ClickUp, chúng tôi đã chọn ra những mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí hàng đầu cho bạn. Hãy bắt đầu!
1. Mẫu lập kế hoạch tiệc ClickUp
Được thiết kế để giữ cho quá trình lập kế hoạch có tổ chức và không căng thẳng, Mẫu lập kế hoạch tiệc tùng của ClickUp bao gồm mọi thứ, từ danh sách khách mời và ngân sách đến lịch trình và thậm chí cả ý tưởng trang trí.
Tạo danh sách kiểm tra cho tất cả các khía cạnh của bữa tiệc và phân công công việc riêng cho từng thành viên với thời hạn hoàn thành. Mẫu này cung cấp danh sách cho tiếp thị sự kiện, kết thúc sự kiện, đăng ký, thiết kế sáng tạo và hơn thế nữa. Thêm danh sách hoặc tùy chỉnh danh sách có sẵn.
Hãy coi mẫu kế hoạch tổ chức tiệc này như hướng dẫn cá nhân để tổ chức một bữa tiệc mà mọi người sẽ còn nhắc đến lâu sau khi nó kết thúc!
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết cho việc lập kế hoạch, từ ngân sách và vật tư đến danh sách khách mời
- Giữ mọi thứ dễ quản lý và dễ theo dõi với các phần công việc được sắp xếp có tổ chức
- Tùy chỉnh thiết kế để phù hợp với bất kỳ chủ đề hoặc không khí tiệc tùng nào
- Luôn cập nhật dòng thời gian với công cụ theo dõi tiến độ trực quan
Lý tưởng cho: Lập kế hoạch cho các bữa tiệc hoặc buổi họp mặt quy mô nhỏ đến trung bình, trong đó bạn cần phân công công việc cho các thành viên trong nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đặt mức độ ưu tiên (khẩn cấp, cao, bình thường và thấp) cho từng công việc trong danh sách để nhóm của bạn biết công việc nào cần hoàn thành trước.
2. Mẫu tóm tắt dự án sự kiện ClickUp
Mẫu Tóm tắt dự án sự kiện của ClickUp giống như tuyên bố sứ mệnh của sự kiện của bạn! Đây là nơi tất cả các chi tiết quan trọng của bạn được tập hợp lại, cài đặt hướng đi rõ ràng cho tất cả mọi người tham gia.
Mẫu này giúp bạn xác định ai, cái gì, khi nào và tại sao của sự kiện, để nhóm của bạn hiểu mục tiêu, đối tượng mục tiêu và tông điệu mà bạn hướng tới ngay từ đầu.
Bằng cách nắm bắt các yếu tố cơ bản quan trọng — mục tiêu, chỉ số thành công, cột mốc, chủ đề và hậu cần cấp cao — bản tóm tắt này đặt nền tảng đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn cùng chung một trang.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Làm rõ mục đích, mục tiêu và đối tượng của sự kiện với trọng tâm là bức tranh tổng thể
- Lập kế hoạch dễ dàng với các phần dành cho mục tiêu sự kiện, thông điệp chính và vai trò của nhóm
- Thêm liên kết đến các trang chiếu hoặc video cùng với nhiều diễn giả để đảm bảo tính rõ ràng
- Lên kế hoạch cho sự kiện của bạn từng phút một với phần Lịch trình sự kiện
Lý tưởng cho: Lập kế hoạch cho các sự kiện có cấu trúc, bao gồm hội nghị, gây quỹ hoặc các buổi họp toàn công ty, nơi tầm nhìn rõ ràng và mục tiêu chung là yếu tố quan trọng để thành công.
3. Mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn ClickUp
Khi bạn tổ chức một sự kiện lớn, tổ chức là điều quan trọng nhất, và Mẫu kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp sẽ giúp bạn từ đầu đến cuối.
Nó chia nhỏ nhiều phần của một sự kiện lớn thành các bước dễ quản lý và hợp lý.
Mở mẫu trong bốn chế độ xem: Tóm tắt sự kiện, Chào mừng, Danh sách và Biên bản cuộc họp. Sử dụng các phần dành cho chi phí, người đăng ký, nhà tài trợ và phản hồi từ nhà tài trợ và người tham dự để điều phối mọi khía cạnh một cách rõ ràng và dễ dàng.
Điều bạn sẽ yêu thích ở nó?
- Chia nhỏ các sự kiện lớn thành các giai đoạn và công việc dễ quản lý
- Quản lý toàn bộ logistics, không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào
- Đảm bảo tất cả các giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ với các cột mốc và dòng thời gian tích hợp sẵn
- Tận dụng công cụ theo dõi ngân sách được thiết kế cho các sự kiện quan trọng với nhiều chi phí
Lý tưởng cho: Các sự kiện quy mô lớn như đám cưới, tiệc công ty hoặc lễ hội, nơi việc quản lý nhiều yếu tố và nhà cung cấp là rất quan trọng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các trường tùy chỉnh như Giai đoạn sự kiện, Loại chi phí và Loại người tham gia để phân loại dữ liệu. Các trường văn bản như "Yêu thích" và "Cải tiến" dành cho nhà tài trợ và người tham dự sự kiện cung cấp phản hồi chính xác về sự kiện của bạn.
4. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Mẫu Ngân sách sự kiện của ClickUp là công cụ hữu ích để kiểm soát chi phí mà không bỏ sót các chi tiết quan trọng. Mẫu này được thiết kế để theo dõi mọi chi phí, từ các mục chi phí lớn như địa điểm và dịch vụ ăn uống đến các chi tiết nhỏ như quà tặng và trang trí, tất cả ở một nơi thuận tiện.
Với mẫu này, bạn có thể xem tổng chi phí của mình được sử dụng vào đâu chỉ trong nháy mắt và dễ dàng điều chỉnh chi tiêu để đạt được mục tiêu.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Tổ chức mọi chi phí sự kiện, từ phí địa điểm đến trang trí
- Theo dõi cả chi phí ước tính và chi phí thực tế, giúp bạn kiểm soát ngân sách
- Sử dụng các phần linh hoạt cho các danh mục khác nhau, chẳng hạn như thực phẩm, giải trí và vật tư sự kiện
- Đặt mục tiêu ngân sách, phân tích chi tiêu và quản lý hóa đơn, tiền đặt cọc và ngày đáo hạn
Lý tưởng cho: So sánh giá của các dịch vụ khác nhau và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên ngân sách sự kiện của bạn.
5. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Được thiết kế để điều phối sự kiện quy mô lớn, Mẫu quản lý sự kiện của ClickUp là trung tâm chỉ huy của bạn để tổ chức một sự kiện hoàn hảo. Mẫu này hoàn hảo để giữ tất cả các bộ phận hoạt động đồng bộ, với các phần dành riêng cho nhiệm vụ, dòng thời gian, ngân sách và vai trò của nhóm.
Mỗi phần của sự kiện của bạn được lập bản đồ chi tiết, từ giai đoạn lập kế hoạch đến hậu cần hàng ngày. Mẫu này cũng cho phép bạn phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo không có sự nhầm lẫn về việc ai phụ trách việc gì.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Mở trong nhiều chế độ xem, chẳng hạn như Danh sách, Bản đồ, Dòng thời gian và Ngân sách
- Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về từng yếu tố của sự kiện với bảng điều khiển tập trung
- Phân công công việc rõ ràng và dễ dàng cho nhóm lập kế hoạch với tính năng phân công công việc
- Tận dụng các tính năng toàn diện bao gồm công việc, lịch trình, ngân sách và vai trò của nhóm
Lý tưởng cho: Sự kiện đa nhóm, nhà tổ chức sự kiện công ty hoặc bất kỳ ai điều phối các sự kiện phức tạp đòi hỏi mức độ hợp tác và phân công cao.
6. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp là bộ công cụ tất cả trong một để nắm bắt toàn bộ các yếu tố cần thiết cho sự kiện của bạn.
Sử dụng danh sách kiểm tra có sẵn để bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Thêm thông tin chi tiết về khách mời vào danh sách mời, bao gồm thông tin về việc họ có tham dự hay không. Danh sách nhà cung cấp cho phép bạn thêm thông tin chi tiết về các nhà cung cấp dịch vụ địa điểm, ăn uống và giải trí.
Với bố cục dễ điều hướng, bạn có thể hình dung sự kiện của mình, cập nhật khi đang di chuyển và đảm bảo sự kiện của bạn thành công.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Dễ dàng điều hướng các phần danh sách khách, lịch trình và ngân sách
- Đừng bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào với danh sách kiểm tra tích hợp sẵn
- Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về sự kiện chỉ trong nháy mắt với bố cục trực quan
- Tích hợp với các tính năng theo dõi nhiệm vụ của ClickUp để lập kế hoạch một cách liền mạch
Lý tưởng cho: Các buổi họp mặt quy mô nhỏ đến trung bình, nơi mẫu đơn giản, tất cả trong một giúp quản lý mọi phần của sự kiện theo luồng có tổ chức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các hạn chế về chế độ ăn uống vào danh sách nhà cung cấp cùng với số bảng của khách để đảm bảo khách của bạn có thể tận hưởng bữa tiệc mà không lo lắng về dị ứng.
7. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp
Bạn đang lên kế hoạch cho nhiều sự kiện? Đừng tìm đâu xa, mẫu Kế hoạch dự án sự kiện của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Mẫu này rất phù hợp để quản lý nhiều sự kiện hoặc chỉ một sự kiện dưới dạng các dự án có cấu trúc rõ ràng, kèm theo dòng thời gian, cột mốc và lộ trình công việc.
Mẫu này được thiết kế cho các nhà tổ chức sự kiện muốn có phương pháp tiếp cận có hệ thống để lập kế hoạch sự kiện, cung cấp chế độ xem theo dự án với tất cả các điểm kiểm tra cần thiết.
Có cái nhìn tổng quan về các sự kiện sắp tới với Bảng sự kiện sắp tới cùng ngày đáo hạn. Sử dụng Lịch sự kiện để xem các sự kiện đã được lên kế hoạch, đảm bảo không có sự kiện nào trùng nhau.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Sử dụng Chế độ xem danh sách sự kiện để xem tóm tắt các sự kiện theo loại sự kiện và tiến độ của chúng
- Phân chia công việc từng bước cho từng giai đoạn của sự kiện
- Sử dụng công cụ theo dõi tiến độ để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng lịch trình
- Hình dung những việc cần làm với Chế độ xem Gantt
Lý tưởng cho: Các nhà lập kế hoạch hoặc nhóm làm việc theo dự án, xử lý các sự kiện chi tiết, nhiều giai đoạn và thích khung kế hoạch từng bước.
8. Mẫu kế hoạch sự kiện đơn giản của ClickUp
Mẫu kế hoạch sự kiện đơn giản của ClickUp giống như một bản đồ đường đi cá nhân, hướng dẫn bạn từ ý tưởng đến thực hiện. Nó cho phép bạn hình dung mọi thứ, từ ngân sách đến danh sách khách mời và tìm kiếm địa điểm.
Mở mẫu trong Chế độ xem danh sách để sắp xếp kế hoạch sự kiện, Chế độ xem bảng để hình dung các ưu tiên và quy trình công việc, và Chế độ xem lịch để quản lý dòng thời gian sự kiện. Mẫu sự kiện này cũng cho phép cập nhật và điều chỉnh dễ dàng, đảm bảo rằng ngay cả những thay đổi vào phút chót cũng không làm ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Truy cập danh sách công việc đã lưu sẵn cho các hoạt động, cơ sở vật chất, sự kiện trước và thanh toán để bắt đầu lập kế hoạch sự kiện sớm hơn
- Dễ dàng cá nhân hóa cho bất kỳ loại sự kiện nào với thiết kế thân thiện với người dùng
- Sử dụng hiệu quả dù bạn có kinh nghiệm hay không
- Ưu tiên công việc và đặt thời hạn rõ ràng
Lý tưởng cho: Những người tổ chức sự kiện quy mô vừa, dù là sự kiện bình thường hay bán chính thức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xem tổng quan về các công việc đang trong ngân sách, vượt ngân sách hoặc thậm chí là ngân sách trong phần Ngân sách của mẫu.
9. Mẫu lập kế hoạch sự kiện nâng cao ClickUp
Mẫu Lập kế hoạch sự kiện nâng cao đa năng của ClickUp tập trung tất cả các yếu tố lập kế hoạch của bạn, bao gồm lập lịch, lập ngân sách và phân công nhiệm vụ. Mẫu này được thiết kế để hướng dẫn bạn dễ dàng thực hiện từng phần của quy trình.
Các phần được cấu trúc trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi kế hoạch của mình từ ý tưởng đến thực hiện. Với tính năng theo dõi dễ dàng và dòng thời gian tích hợp, mẫu này giúp sự kiện của bạn diễn ra đúng lịch trình, không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Cho dù bạn đang tổ chức một buổi họp công ty hay một buổi tiệc xã giao, các mẫu này sẽ mang lại sự rõ ràng và kiểm soát cho từng bước, tạo không gian cho sự sáng tạo mà không làm mất đi sự tổ chức.
Điều gì khiến bạn yêu thích?
- Tận dụng các phần công việc chi tiết bao gồm mọi thứ từ hậu cần đến trang trí
- Tiếp tục lập kế hoạch hiệu quả và tập trung với thiết lập trực quan
- Thích ứng với cả sự kiện công ty và cá nhân
- Theo dõi danh sách công việc, lịch trình, vật tư tại địa điểm và các thông tin bổ sung khác trong một không gian được tổ chức hợp lý
Lý tưởng cho: Các sự kiện quy mô vừa đến lớn, nơi mà phương pháp tiếp cận tập trung, toàn diện mang lại lợi ích cho việc quản lý nhiều phần thay đổi.
Hiện thực hóa ý tưởng tiệc tùng của bạn với ClickUp
Với các công cụ lập kế hoạch phù hợp trong tầm tay, việc lập kế hoạch tiệc tùng không còn là công việc phải xoay xở hàng trăm công việc cùng một lúc.
Mỗi mẫu lập kế hoạch tiệc tùng và sự kiện của ClickUp giúp chia nhỏ quá trình lập kế hoạch, giúp bạn dễ dàng sắp xếp ý tưởng, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ và đảm bảo tất cả các chi tiết sự kiện được bao quát.
Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một buổi họp mặt thân mật hay một sự kiện công ty quy mô lớn, mẫu ClickUp có thể tùy chỉnh sẽ là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Nó giúp sự kiện của bạn được tổ chức tốt, thú vị và hoàn toàn phù hợp với tầm nhìn của bạn.
Vậy tại sao không bắt đầu với một mẫu giúp biến ý tưởng của bạn thành trải nghiệm hoàn hảo?
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và dùng thử các mẫu lập kế hoạch tiệc tùng và sự kiện của ClickUp để hiện thực hóa ý tưởng của bạn một cách dễ dàng!