Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp trước sự lộn xộn trong tài khoản Google Drive của mình chưa?
Vô số người dùng đã bày tỏ sự thất vọng của mình trên các diễn đàn trực tuyến như Reddit, Quora và diễn đàn Trợ giúp Google Drive, một số thậm chí còn cân nhắc xóa tài khoản của mình và bắt đầu lại từ đầu.
Không giống như sự lộn xộn vật lý, có thể nhìn thấy rõ ràng, sự lộn xộn kỹ thuật số thường ẩn khỏi chế độ xem, ẩn sâu trong máy tính hoặc bộ lưu trữ đám mây của bạn.
Điều này rất dễ bị bỏ qua cho đến khi bạn bị choáng ngợp bởi số lượng thư mục, tệp và tệp trùng lặp, khiến bạn gần như không thể tìm thấy thứ mình cần.
Nếu bạn đang làm việc với một nhóm hoặc chia sẻ Google Drive với gia đình, không gian làm việc có thể sẽ rất lộn xộn, đặc biệt là khi không có hệ thống sắp xếp. Vì vậy, hãy cùng thảo luận về cách triển khai một hệ thống đảm bảo Google Drive được sắp xếp gọn gàng, bất kể số lượng người dùng.
Cách sắp xếp Google Drive của bạn
Chúng tôi đã thấy Google Drive có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn như thế nào. Dưới đây là một số chiến lược để dọn dẹp Google Drive của bạn và quan trọng hơn là đảm bảo nó luôn gọn gàng.
1. Tạo thư mục (và thư mục con) cho các tệp khác nhau
Thư mục và thư mục con là nền tảng của một Google Drive được tổ chức tốt. Bằng cách tạo cấu trúc logic và phân cấp để sắp xếp các tệp và thư mục, chúng cung cấp một cách rõ ràng và có cấu trúc để sắp xếp tệp.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo cấu trúc cấp cao nhất cho các thư mục Google Drive của mình để phản ánh nhu cầu tổ chức tổng thể hoặc nhu cầu của dự án. Cấu trúc này có thể dựa trên các danh mục như công việc, cá nhân, công việc phụ, v.v. Sau đó, chia các thư mục lớn thành các thư mục con để tổ chức các tệp của bạn một cách chi tiết hơn.
📌Ví dụ
Thư mục công việc của bạn có thể có các thư mục con như 'Dự án', 'Tài liệu', 'Báo cáo' và 'Bản trình bày'. Tương tự, thư mục cá nhân của bạn có thể chứa các thư mục con cho 'Ảnh', 'Tài liệu', 'Nhạc' và 'Video'
Nếu bạn không chắc chắn nơi để đặt tài liệu Google, hãy tạo thư mục "Chưa sắp xếp" hoặc "Các tài liệu khác" làm nơi lưu trữ tạm thời. Sau khi xác định địa điểm thích hợp, bạn có thể di chuyển tệp đến đó.
Xem thêm: 10 Phần mềm tổ chức tệp tin tốt nhất
2. Áp dụng các quy tắc đặt tên nhất quán
Cấu trúc đặt tên chuẩn hóa không chỉ giúp bạn sắp xếp tệp hiệu quả hơn mà còn tránh nhầm lẫn khi làm việc với nhóm. Không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các trường đại học như Harvard và Purdue đều có quy tắc đặt tên tệp nghiêm ngặt.
Các quy ước này quy định mọi thứ, từ số ký tự được phép sử dụng đến thông tin cần bao gồm, giúp sinh viên và giảng viên dễ dàng truy cập tệp ngay cả khi tệp đã được di chuyển khỏi thư mục ban đầu.
Mặc dù bạn có thể không cần các quy tắc nghiêm ngặt như vậy, đây là một số mẹo cần lưu ý khi đặt tên cho tệp:
- Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân mình nghĩ đến điều gì (các từ khóa xuất hiện trong đầu) khi nhìn vào một tệp tin, và bao gồm chúng vào tên tệp
- Khi đặt tên cho một thứ gì đó, hãy bắt đầu từ chung chung đến cụ thể. Ví dụ: Kế hoạch tiếp thị_Ngân sách_Quý_Năm_Phiên bản (Chỉ định quý, năm và phiên bản)
- Nếu bạn thường xuyên cập nhật tệp, hãy thêm số phiên bản hoặc ngày vào tên tệp để theo dõi các thay đổi
3. Tìm kiếm dễ dàng hơn với mô tả tệp và thư mục
Ngoài tên tệp và thư mục, hàm tìm kiếm của Google Drive còn tận dụng các mô tả để cung cấp kết quả chính xác. Bằng cách kết hợp các từ khóa liên quan, bạn sẽ tăng cơ hội tệp của mình xuất hiện trong kết quả tìm kiếm khi bạn tìm kiếm các thuật ngữ cụ thể.
Bạn không thể đưa mọi chi tiết vào tên tệp, vì vậy phần mô tả là nơi để cung cấp thông tin bổ sung. Điều này cũng đảm bảo rằng bạn tuân thủ các tiêu chuẩn về khả năng truy cập. Mô tả là một cách tuyệt vời để cung cấp cho người dùng trình đọc màn hình thêm thông tin về nội dung của tệp và thư mục, giúp Google Drive của bạn trở nên thân thiện hơn với mọi người.
Dưới đây là cách bạn có thể thêm mô tả:
- Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục
- Đi đến Thông tin tệp > Chi tiết
- Thêm mô tả chi tiết (tối đa 25.000 ký tự)
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một mẫu để viết mô tả bao gồm các thông tin cần thiết như mục đích, các bên liên quan và từ khóa liên quan. Bằng cách đó, bạn có thể bao gồm tất cả thông tin liên quan và đảm bảo các tệp phù hợp sẽ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
4. Đánh dấu các tệp quan trọng để truy cập nhanh chóng
Tính năng Đánh dấu sao là một cách tuyệt vời để sắp xếp thứ tự ưu tiên và truy cập nhanh các tài liệu quan trọng. Bằng cách đánh dấu sao một tệp, bạn có thể dễ dàng tìm thấy tệp đó trong phần Đã đánh dấu sao , ngay cả khi tệp đó nằm sâu trong cấu trúc thư mục của bạn.
Nhấp chuột phải vào thư mục hoặc tệp, chuyển đến Tổ chức, và chọn Thêm vào mục yêu thích. Nếu bạn thích sử dụng phím tắt, hãy nhấp chuột phải vào tệp/thư mục và nhập:
- Option + Command + S cho Mac hoặc,
- Ctrl + Alt + S cho Windows
Lưu ý: Tránh đánh dấu sao quá nhiều tệp! Điều này có thể khiến bạn khó tìm kiếm những tệp quan trọng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đối với những người sử dụng không gian làm việc nhóm, hãy sử dụng nhãn cùng với các tệp được đánh dấu sao để phân loại tốt hơn. Yêu cầu quản trị viên tổ chức của bạn bật nhãn. Quản trị viên của bạn có thể tạo tối đa 150 nhãn và bạn có thể áp dụng tối đa 5 nhãn cho mỗi tệp. Điều này cho phép phân loại chính xác hơn.
Ngoài ra, tính năng phân loại AI của Google sẽ tự động đề xuất nhãn, giúp quá trình này trở nên đơn giản hơn.
5. Đánh mã màu cho các thư mục để dễ phân loại
Mặc dù việc đánh dấu tệp ưu tiên là hữu ích, nhưng mã hóa màu sắc cho các thư mục của bạn là một phương pháp 'tổ chức trực quan' trên quy mô lớn. Bằng cách sử dụng các màu sắc khác nhau cho các thư mục khác nhau, bạn có thể dễ dàng phân biệt chúng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm tệp và tận hưởng Google Drive trực quan hơn.
Để mã hóa màu cho một thư mục, nhấp chuột phải vào thư mục đó, chuyển đến Tổ chức và chọn màu từ phần Màu thư mục.
Dưới đây là một số mẹo khi mã hóa màu sắc cho thư mục của bạn:
- Gán màu sắc cho các danh mục cụ thể: Xác định các danh mục bạn muốn mã hóa bằng màu sắc và gán một màu duy nhất cho mỗi danh mục. Ví dụ: bạn có thể sử dụng màu xanh lam cho các thư mục liên quan đến công việc và màu xanh lục cho các thư mục cá nhân
- Áp dụng màu sắc nhất quán: Đảm bảo rằng bạn áp dụng màu sắc nhất quán cho các tệp và thư mục trong mỗi danh mục. Điều này sẽ giúp duy trì cấu trúc rõ ràng và có tổ chức
6. Kiểm tra và dọn dẹp Google Drive của bạn
Mẹo cuối cùng để sắp xếp Google Drive là thường xuyên xem lại các tệp của bạn và xóa bất kỳ thứ gì bạn không cần nữa. Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy mọi thứ dễ dàng hơn và đảm bảo bạn không hết không gian.
Một cách để làm việc này là dành ra một khoảng thời gian cụ thể để dọn dẹp Google Drive. Có thể là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào mức độ sử dụng và tốc độ tích lũy tệp mới của bạn.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn bắt đầu:
- Đánh dấu các tệp không cần thiết: Khi bạn xác định một tệp không còn cần thiết, hãy thêm thẻ như
, hoặc vào tên tệp đó. Trong các phiên dọn dẹp, hãy tìm kiếm các thẻ tên này và xóa các tệp đã được đánh dấu một cách hiệu quả - Xem lịch sử file: Kiểm tra ngày sửa đổi gần nhất của các file để đánh giá hoạt động gần đây của chúng. Nếu một file không được truy cập hoặc cập nhật trong một khoảng thời gian đáng kể, nó có thể là ứng cử viên để xóa
Và nếu đây là lần đầu tiên bạn dọn dẹp, thì chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ những việc nhỏ. Hãy bắt đầu với một phần dễ quản lý trong Google Drive của bạn, chẳng hạn như một thư mục cụ thể hoặc một loại tệp cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy quá tải và công việc trở nên bớt khó khăn hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn không chắc chắn về việc xóa một tệp, hãy xem xét tạo một thư mục 'Lưu trữ'. Điều này tương tự như cách tiếp cận tối giản là lưu trữ các mục vật lý trong một khoảng thời gian nhất định. Di chuyển tệp vào thư mục Lưu trữ và xem lại sau vài tháng.
Nếu bạn không cần đến nó trong thời gian đó, thì có thể nó là không cần thiết và có thể xóa đi. Phương pháp này giúp bạn dọn dẹp và sắp xếp các tệp trong Google Drive đồng thời giảm thiểu rủi ro xóa nhầm các tệp quan trọng.
Đọc thêm: 15 mẹo sử dụng Google Drive để sắp xếp mọi thứ gọn gàng
Hạn chế của việc sử dụng Google Drive
Google Drive đã trở thành một công cụ phổ biến cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức học thuật. Tuy nhiên, mặc dù rất phổ biến, nó vẫn có những nhược điểm.
- Cấu trúc lưu trữ tệp truyền thống: Google Drive dựa vào cấu trúc tệp và thư mục quen thuộc có thể không phù hợp với thói quen làm việc hiện đại, vốn thường yêu cầu tổ chức linh hoạt và năng động hơn
- Giới hạn lưu trữ ẩn: Không có lưu trữ không giới hạn. Google Drive có giới hạn kích thước tệp và giới hạn tải lên, và các tệp lớn hoặc tải lên quá nhiều có thể kích hoạt các hạn chế
- Tùy chỉnh giới hạn: Giao diện và tính năng của Google Drive có thể không hoàn toàn tùy chỉnh được, giới hạn khả năng thích ứng với sở thích cá nhân hoặc yêu cầu công việc cụ thể
- Giới hạn nhãn: Tính năng Nhãn, có thể là một công cụ tổ chức hữu ích, bị giới hạn trong không gian làm việc và yêu cầu sự chấp thuận của quản trị viên, giới hạn khả năng truy cập của người dùng cá nhân
- Thách thức trong hợp tác: Google Drive không đi kèm với công cụ hợp tác 'toàn diện'. Các cuộc thảo luận bị phân tán trong từng tệp, điều này làm tăng khả năng xảy ra hiểu lầm
Cuối cùng, mặc dù Google có chính sách bảo mật mạnh mẽ, nhưng Google cũng phân tích nội dung của bạn (bao gồm cả email) để cung cấp quảng cáo phù hợp và đề xuất các tính năng — vì vậy, khi bạn nghĩ về điều đó, dữ liệu của bạn không thực sự riêng tư.
Đọc thêm: 10 phần mềm chia sẻ tệp tốt nhất cho tài liệu trực tuyến
Tạo và quản lý tệp của bạn với ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng không chỉ cho phép bạn lưu trữ tệp tin mà còn tạo ra một hệ thống và quy trình cho cách làm việc của bạn, thì ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời.
Được xây dựng cho tương lai của công việc, ClickUp là một nền tảng năng suất tất cả trong một cho phép bạn tạo và quản lý tệp, theo dõi dự án và cộng tác với đồng nghiệp (hoặc gia đình) từ một giao diện duy nhất bằng các tính năng như trò chuyện trực tiếp, bình luận trong tài liệu và thậm chí cả video clip.
ClickUp đã giúp tôi loại bỏ sự lộn xộn và tổ chức hoạt động của công ty để tôi có thể tập trung vào chiến lược phát triển công ty.
ClickUp đã giúp tôi loại bỏ sự lộn xộn và tổ chức hoạt động của công ty để tôi có thể tập trung vào chiến lược phát triển công ty.
Hãy xem ClickUp giúp bạn tổ chức công việc như thế nào.
Tổ chức thông tin trong các tài liệu lồng nhau và wiki
Không giống như Google Drive, một không gian ảo để lưu trữ tệp tin, ClickUp Docs là một công cụ quản lý kiến thức được tích hợp chặt chẽ trong nền tảng.
Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo các tài liệu riêng lẻ, nhưng cũng có thể tạo các trang lồng nhau và wiki toàn diện để sắp xếp thông tin của mình một cách hợp lý hơn theo các phần và chương — khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế tốt hơn cho Tài liệu Google và Google Drive.
Với ClickUp Docs, bạn có thể:
- Tạo nhiều 'khối nội dung' khác nhau — từ danh sách và bảng đến khối mã
- Cộng tác với người khác bằng cách sử dụng bình luận, chỉnh sửa thời gian thực và trò chuyện trực tiếp
- Thêm thẻ vào tài liệu để phân loại chúng
- Lọc tài liệu theo tiêu đề, ngày xem hoặc cập nhật, người đóng góp và địa điểm không gian làm việc
- Lưu trữ các tài liệu bạn không còn sử dụng nhưng không muốn xóa
Hình dung bằng bảng trắng
ClickUp Whiteboard — công cụ bảng trắng kỹ thuật số miễn phí — có thể giúp bạn hình dung ý tưởng, soạn thảo chiến lược và lập bản đồ quy trình làm việc một cách hợp tác.
Hơn nữa, bạn có thể thêm tài liệu và công việc của mình vào bảng trắng hoặc tạo công việc trực tiếp từ bảng trắng, mang lại trải nghiệm người dùng toàn diện và mượt mà, không làm gián đoạn luồng công việc của bạn.
Liên kết tài liệu của bạn với quy trình của bạn
Với ClickUp, bạn không chỉ tạo tài liệu mà còn kết hợp chúng với quy trình làm việc của mình. Ví dụ: giả sử bạn đang theo dõi một dự án, bạn có thể thêm liên kết đến các tài liệu quan trọng cho mỗi công việc và công việc con.
Tương tự, bạn có thể nhúng Dự án ClickUp vào tài liệu của mình để có thể xem mọi thứ từ cùng một nơi.
Một tính năng hữu ích khác là Tự động hóa ClickUp. Tại đây, bạn có thể sử dụng tự động hóa quy trình làm việc if/then để tự động hóa các công việc thường ngày như đồng bộ hóa thông tin, gửi email hoặc thậm chí phân công nhiệm vụ.
Tìm mọi thứ ở mọi nơi với Tìm kiếm kết nối
Chúng tôi đã thấy ClickUp có thể giúp bạn tạo và quản lý tài liệu, dự án và bảng trắng từ một nơi. Giao diện tích hợp chặt chẽ này còn có một lợi ích khác, đó là Tìm kiếm kết nối ClickUp.
Tính năng tìm kiếm dựa trên AI này có thể tìm thấy bất kỳ thứ gì cho bạn miễn là nó có trong ClickUp. Không quan trọng đó là tài liệu, nhiệm vụ, trò chuyện trực tiếp hay chủ đề bình luận.
Phần hay nhất là bạn có thể mở rộng khả năng của ClickUp Connected Search bằng cách kết nối với các ứng dụng khác của mình. Điều này giúp tập hợp tất cả thông tin vào một không gian và giúp bạn tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán, cho dù đó là tệp GitHub, bản ghi Zoom hay thậm chí là tệp Google Drive.
Tích hợp với toàn bộ hệ thống công nghệ của bạn
Cuối cùng, ClickUp tích hợp với hơn 1000 nền tảng từ CRM đến công cụ thiết kế, công cụ tự động hóa và thậm chí cả nền tảng lưu trữ tệp — để bạn có thể thiết lập một hệ thống tích hợp giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và loại bỏ việc đồng bộ hóa dữ liệu thủ công.
Và tin tốt là: nếu bạn chưa sẵn sàng rời khỏi Google Drive nhưng muốn thiết lập một hệ thống công việc trong ClickUp, thì bạn có thể sử dụng Tích hợp ClickUp-Google Drive để tận dụng những lợi ích của cả hai.
Với tích hợp Google Drive này, bạn có thể:
- Thêm tệp Google Drive vào Nhiệm vụ ClickUp
- Duyệt Google Drive của bạn từ ClickUp
- Tạo Tài liệu Google, Trang trình bày và hơn thế nữa từ ClickUp
Điều này có nghĩa là bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau — tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.
Làm việc hiệu quả hơn với ClickUp và Google Drive
ClickUp và Google Drive có thể bổ sung cho nhau để nâng cao năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn — để bạn không chỉ lưu trữ tệp mà còn làm việc hiệu quả hơn.
Quản lý dự án tập trung, cộng tác liền mạch và tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI chỉ là một vài trong số nhiều lợi ích.
Ngoài ra, bạn (và nhóm của bạn) không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Mọi thứ đều có thể thực hiện trong ClickUp.
Muốn tìm hiểu thêm về cách ClickUp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn? Đăng ký ClickUp miễn phí và tự mình trải nghiệm.