16 công cụ truyền thông doanh nghiệp tốt nhất cần xem xét trong năm 2025

Ngay cả khi làm việc tại văn phòng, nếu nhóm của bạn không giao tiếp đủ tốt, điều đó sẽ ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc chung.

Câu trả lời là gì? Một công cụ truyền thông doanh nghiệp cho phép truyền thông thống nhất. Các công cụ này giúp bạn đáp ứng các yêu cầu như hội nghị video, tin nhắn tức thì, chia sẻ tệp, chia sẻ màn hình và các tính năng cộng tác khác.

Nhưng làm thế nào để chọn một công cụ giao tiếp doanh nghiệp cho nhóm của bạn? Bạn nên tập trung vào các tính năng quản lý mối quan hệ khách hàng hay cải thiện giao tiếp kinh doanh?

Tôi cũng gặp phải tình huống khó xử tương tự khi phải chọn một công cụ giao tiếp doanh nghiệp.

Sau quá trình nghiên cứu và thử nghiệm kỹ lưỡng, tôi đã tổng hợp một danh sách các công cụ tốt nhất trên thị trường. Đọc tiếp để tìm hiểu các lựa chọn mà tôi đề xuất cho các nhu cầu chung và cụ thể.

Bạn nên tìm kiếm điều gì trong các công cụ giao tiếp doanh nghiệp?

Làm thế nào để chọn hệ thống truyền thông doanh nghiệp tốt nhất?🤔

Đầu tiên, hãy cụ thể. Hầu hết các công cụ giao tiếp doanh nghiệp được thiết kế để giải quyết một thách thức cụ thể. Vì vậy, hiểu rõ yêu cầu và quy trình làm việc của nhóm là chìa khóa để tìm ra công cụ phù hợp.

Trong những năm qua, tôi đã học được rằng một số tính năng khóa giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp trong nơi làm việc cho giao tiếp nội bộ và ngoại bộ. Các tính năng này bao gồm:

16 công cụ truyền thông doanh nghiệp tốt nhất

Bằng cách tập trung vào các tính năng khóa và các yêu cầu quan trọng về truyền thông doanh nghiệp, chúng tôi đã chọn ra 16 công cụ độc đáo. Hãy cùng tìm hiểu lợi ích và hạn chế của từng công cụ.

1. ClickUp (Tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ, hợp tác và quản lý dự án)

Nếu bạn hỏi tôi làm thế nào để đo lường hiệu quả giao tiếp trong một công ty, tham số của tôi sẽ là năng suất và sự hợp tác nhóm.

Và công cụ duy nhất có thể quản lý cả hai? ClickUp.

ClickUp luôn được xếp hạng trong số các công cụ giao tiếp doanh nghiệp tốt nhất nhờ các tính năng đa năng của mình.

Là một nền tảng năng suất tất cả trong một, nó cung cấp một nền tảng truyền thông thống nhất cho giao tiếp nội bộ và ngoại bộ hiệu quả. Bạn có thể sử dụng nó để tập hợp tất cả tin nhắn của nhóm, các cuộc thảo luận riêng tư, bình luận trong tài liệu hoặc theo dõi công việc cụ thể trong một không gian làm việc thống nhất.

ClickUp Chat cho phép bạn quản lý các dự án và giao tiếp kinh doanh trong một cửa sổ. Nó cho phép bạn giữ liên lạc với nhóm của mình, thảo luận về các hoạt động liên quan đến dự án và chia sẻ thông tin cập nhật mà không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Các tính năng tích hợp của nó bao gồm 'Liên kết đến nhiệm vụ', cho phép bạn kết nối các chủ đề trò chuyện cụ thể với các nhiệm vụ.

Hơn nữa, với ClickUp Chat, cuộc hội thoại của bạn diễn ra trong cùng một công cụ, loại bỏ sự cần thiết phải chuyển sang một công cụ khác để nhắn tin cho nhóm của bạn. Tạm biệt, chuyển đổi công cụ!

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng ghi lại và gửi bản ghi màn hình cho các cuộc thảo luận phức tạp hơn bằng ClickUp Clips. Điều này giúp bổ sung thêm bối cảnh cho các cuộc thảo luận của bạn, đồng thời các tính năng AI tích hợp sẵn sẽ hỗ trợ chuyển lời nói thành văn bản để đảm bảo tính rõ ràng hơn.

Một khía cạnh khác của hệ thống giao tiếp doanh nghiệp là tối ưu hóa quy trình làm việc và cho phép hợp tác thời gian thực. Với ClickUp Whiteboards, bạn có được một khung vẽ ảo để lập kế hoạch và tổ chức các phiên brainstorming, rất phù hợp cho nơi làm việc từ xa và kết hợp.

Tất nhiên, sẽ có những trường hợp bạn muốn thêm ghi chú cho ai đó trong tài liệu hoặc nhiệm vụ. Tính năng Gán bình luận của ClickUp rất hữu ích trong trường hợp này. Tính năng này sẽ tạo mục hành động ngay lập tức khi bạn gán bình luận cho ai đó, cho dù trong tài liệu hay cuộc thảo luận nhóm, đảm bảo bình luận đó không bị bỏ sót!

Để kết nối tất cả lại với nhau, bạn có thể đánh dấu văn bản trong bình luận hoặc tài liệu và "trích dẫn" nó để thêm bình luận cung cấp phản hồi hoặc yêu cầu làm rõ.

Điểm nổi bật nhất của ClickUp là các tùy chọn mẫu kế hoạch giao tiếp phong phú, giúp bạn dễ dàng bắt đầu. Tôi đã tìm thấy hai mẫu có thể giúp ích cho các kênh giao tiếp doanh nghiệp: Mẫu giao tiếp nội bộ ClickUp và Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp .

Các tính năng tốt nhất của ClickUp

Giới hạn của ClickUp

Giá ClickUp

Xếp hạng và đánh giá ClickUp

2. Microsoft Teams (Công cụ giao tiếp kinh doanh tốt nhất cho hệ sinh thái Microsoft)

Đối với các tổ chức đã sử dụng Microsoft 365, Microsoft Teams là lựa chọn tự nhiên.

Microsoft Teams là trung tâm giao tiếp doanh nghiệp tất cả trong một, tập hợp mọi thứ mà một nhóm cần để giao tiếp hiệu quả: nhắn tin tức thời, hội nghị video hoặc chia sẻ tệp. Nó cực kỳ hữu ích cho giao tiếp nội bộ nhóm vì tất cả giao tiếp của nhóm đều ở một nơi. Ngoài ra, bất kỳ tệp nào bạn muốn chia sẻ với các thành viên trong nhóm đều có thể được chia sẻ dưới dạng liên kết, cho phép cập nhật thời gian thực và khả năng sắp xếp các tệp này vào thư mục.

Điều này làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho một hệ thống truyền thông doanh nghiệp có tính bảo mật cao, đủ linh hoạt để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày.

Các tính năng tốt nhất của Microsoft Teams

Giới hạn của Microsoft Teams

Giá Microsoft Teams

Đánh giá và nhận xét về Microsoft Teams

3. Slack (Nền tảng giao tiếp nhóm không đồng bộ tốt nhất)

Slack đã trở thành đồng nghĩa với nhắn tin nhóm, và đó là điều dễ hiểu. Đây là một công cụ giao tiếp không đồng bộ được thiết kế để hợp lý hóa giao tiếp giữa các nhóm, bộ phận và thậm chí toàn bộ tổ chức.

Nếu nhóm của bạn phát triển nhờ nhắn tin tức thời và hợp tác thời gian thực, cấu trúc dựa trên kênh và chủ đề của Slack sẽ giúp mọi thứ luôn được tổ chức.

Tính năng yêu thích của tôi là Canvas, cho phép tôi ghim tất cả các chủ đề liên quan vào một nơi, đảm bảo các cuộc hội thoại không bị lạc trong rừng thông tin.

Các tính năng tốt nhất của Slack

Giới hạn của Slack

Giá Slack

Đánh giá và nhận xét về Slack

4. Google Workspace (Hệ thống truyền thông doanh nghiệp tích hợp tốt nhất cho GSuite)

Google Workspace là công cụ không thể thiếu cho những người dùng thích làm việc với hệ sinh thái Google.

Trước đây được gọi là G Suite, nó kết hợp tất cả các công cụ làm việc của Google vào một nền tảng thống nhất, bao gồm Gmail, Google Drive, Tài liệu Google, Google Meet và hơn thế nữa.

Điều tôi thích ở G Suite là khả năng chia sẻ tệp và tài liệu với người dùng bên ngoài một cách hiệu quả. Tôi chia sẻ liên kết chỉ xem để người dùng có thể truy cập nội dung tài liệu mà không có tùy chọn thay đổi. Họ sẽ phải yêu cầu quyền chỉnh sửa để thực hiện chỉnh sửa hoặc cập nhật. Tính năng hiệu quả này cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các tài liệu của mình.

Ngoài ra, Google Workplace có thể truy cập từ mọi thiết bị, di động hoặc máy tính để bàn, đảm bảo bạn có thể tiếp tục công việc ngay cả khi đang di chuyển.

Các tính năng tốt nhất của Google Workspace

Giới hạn của Google Workspace

Giá Google Workspace

Đánh giá và nhận xét về Google Workspace

5. Zoom (Công cụ hội nghị truyền hình tốt nhất)

Zoom được sử dụng trong tất cả các loại hình kinh doanh doanh nghiệp để tương tác với khách hàng và giao tiếp nội bộ nhóm. Tôi đã sử dụng nó nhiều lần trong thời gian đại dịch để tổ chức các cuộc họp và chia sẻ bản trình bày ảo.

Tôi thích công cụ này chủ yếu vì tính dễ sử dụng và các tính năng tuyệt vời.

Nó cho phép tổ chức các cuộc họp âm thanh và video chất lượng cao, chia sẻ màn hình, gửi tài liệu hoặc tệp tin cho người tham dự, và thậm chí có phòng họp nhỏ ảo để tạo điều kiện cho sự giao tiếp và hợp tác liền mạch giữa các bên liên quan.

Nó đặc biệt phù hợp với các tổ chức lớn, vì nó hỗ trợ nhiều người tham dự và có các tính năng tuyệt vời để tổ chức thành công các hội thảo trực tuyến quy mô lớn.

Các tính năng tốt nhất của Zoom

Giới hạn của Zoom

Giá Zoom

Đánh giá và nhận xét về Zoom

6. RingCentral (Hệ thống điện thoại liên lạc doanh nghiệp tốt nhất)

Nếu bộ phận bán hàng, tiếp thị hoặc các bộ phận khác của bạn thường dành phần lớn thời gian cho các cuộc gọi, RingCentral là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.

Nền tảng toàn diện và thống nhất này cho phép liên lạc doanh nghiệp liền mạch bằng cách quản lý các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn và cuộc họp video trong một hệ thống duy nhất

Điều tôi thích ở công cụ này là các tính năng giao tiếp được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn có được những thông tin chi tiết được cá nhân hóa về các cuộc thảo luận kinh doanh của mình. Cho dù bạn đang sử dụng ghi chú cuộc gọi trực tiếp, dịch thuật thời gian thực hay trả lời tức thì các truy vấn của khách hàng, trợ lý AI sẽ tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất.

Các tính năng tốt nhất của RingCentral

Giới hạn của RingCentral

Giá cả của RingCentral

Đánh giá và nhận xét về RingCentral

7. Trello (Công cụ hợp tác và quản lý dự án trực quan tốt nhất)

Nếu bảng Kanban đơn giản là chế độ xem giao tiếp và năng suất của nhóm bạn, bạn phải thử Trello. Công cụ quản lý dự án trực quan này rất xuất sắc trong việc giúp các nhóm tổ chức công việc và dự án bằng hệ thống thẻ.

Tôi rất thích khả năng của Trello trong việc sắp xếp tất cả thông tin về dự án và công việc thành một cấu trúc linh hoạt, chẳng hạn như bảng Kanban, danh sách hoặc thẻ. Điều này giúp các nhóm của bạn biết những việc cần làm, theo dõi tiến độ và phân công công việc một cách dễ dàng. Ngoài ra, các bình luận trong thẻ Trello có thể được sử dụng để cung cấp thêm thông tin hoặc làm rõ những điểm còn nghi vấn.

Sự dễ sử dụng này khiến nó trở nên lý tưởng cho hầu hết các trường hợp, cho dù đó là thiết lập chính thức hay một nhóm sáng tạo cần hiểu rõ các ưu tiên của mình.

Các tính năng tốt nhất của Trello

Giới hạn của Trello

Giá Trello

Đánh giá và nhận xét về Trello

8. Asana (Công cụ quản lý công việc và tương tác nhân viên tốt nhất)

Nếu các thành viên trong nhóm nội bộ của bạn thích tích hợp quản lý dự án với giao tiếp, Asana là một nền tảng tuyệt vời để quản lý công việc và tránh hiểu lầm trong nơi làm việc.

Nền tảng quản lý dự án này giúp bạn tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc của mình, đảm bảo tất cả các cuộc thảo luận liên quan đến công việc đều minh bạch.

Phương pháp phối hợp và giao tiếp dự án toàn diện của Asana đảm bảo tất cả các nhóm sử dụng nó một cách hiệu quả. Tôi cũng nhận thấy rằng các thành viên nhóm không có kiến thức kỹ thuật đặc biệt đánh giá cao giao diện gọn gàng và thân thiện với người dùng của nó

Nó cho phép người dùng dễ dàng tạo dự án, phân công công việc và đặt thời hạn mà không cần quá nhiều sự can thiệp.

Các tính năng tốt nhất của Asana

Giới hạn của Asana

Giá Asana

Đánh giá và nhận xét về Asana

9. Confluence (Giải pháp quản lý tài liệu và kiến thức tốt nhất)

Confluence là một công cụ hợp tác mạnh mẽ được thiết kế để các nhóm tạo, chia sẻ và quản lý tài liệu dự án.

Là một phần của hệ sinh thái Atlassian, tôi thấy công cụ này cực kỳ hữu ích để tạo wiki chi tiết và tài nguyên dự án.

Nếu bạn cũng giống tôi, cảm thấy căng thẳng khi nhìn vào một trang giấy trắng, Confluence có vô số mẫu để bạn lựa chọn tùy theo mục đích sử dụng. Điều này giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và bạn cũng có thể sử dụng trình chỉnh sửa AI để điền vào các ô trống, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc chuyển ý tưởng của mình lên giấy (hoặc trong trường hợp này là tài liệu ảo).

Các tính năng tốt nhất của Confluence

Giới hạn của Confluence

Giá cả của Confluence

Đánh giá và nhận xét về Confluence

10. Discord (Nền tảng xây dựng cộng đồng tốt nhất)

Discord bắt đầu là một nền tảng dành cho game thủ, nhưng đã phát triển thành một công cụ giao tiếp đa năng phù hợp với mọi loại nhóm. Các tính năng trò chuyện bằng giọng nói, video và văn bản thời gian thực của Discord rất tuyệt vời cho việc hợp tác, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa hoặc năng động.

Công cụ này có khả năng tạo các kênh trong một nhóm, giúp tôi tối ưu hóa các cuộc thảo luận và truy xuất thông tin sau này. Tôi cũng có thể đóng vai trò là người điều hành nhóm, cài đặt các quy tắc cho cộng đồng và đảm bảo mọi người tuân thủ để hợp lý hóa giao tiếp và quản lý tài liệu.

Các tính năng tốt nhất của Discord

Giới hạn của Discord

Giá Discord

Đánh giá và nhận xét về Discord

11. Dropbox (Công cụ chia sẻ tệp tốt nhất)

Dropbox là nền tảng lưu trữ và chia sẻ tệp hàng đầu, cho phép các nhóm cộng tác hiệu quả trên các tài liệu và dự án. Giao diện trực quan của Dropbox cho phép người dùng dễ dàng tải lên, chia sẻ và quản lý tệp trong môi trường an toàn

Điều tôi thích ở Dropbox là khả năng đồng bộ hóa tệp giữa các thiết bị, đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể truy cập các tài liệu mới nhất bất kể họ đang ở đâu.

Các tính năng tốt nhất của Dropbox

Giới hạn của Dropbox

Giá cả của Dropbox

Đánh giá và nhận xét về Dropbox Business

12. Skype (Giải pháp truyền thông doanh nghiệp tốt nhất cho cuộc gọi và nhắn tin)

Skype là một trong những tên tuổi lâu đời và nổi tiếng nhất trong lĩnh vực công cụ giao tiếp.

Ban đầu được thiết kế cho mục đích sử dụng cá nhân, công cụ này đã phát triển để hỗ trợ kinh doanh với các tính năng toàn diện, bao gồm cuộc gọi video, nhắn tin tức thời và chia sẻ tệp.

Tôi vẫn thích Skype vì giao diện quen thuộc và dễ sử dụng. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các nhóm đang tìm kiếm một nền tảng giao tiếp đơn giản.

Các tính năng tốt nhất của Skype

Giới hạn của Skype

Giá Skype

Đánh giá và nhận xét về Skype

13. Miro (Công cụ bảng trắng hợp tác tốt nhất)

Có một số công cụ bảng trắng ảo, nhưng hiếm có công cụ nào đơn giản như Miro. Nền tảng bảng trắng hợp tác này cho phép các nhóm brainstorming, lập kế hoạch và thực hiện dự án trong thời gian thực.

Nó cực kỳ hữu ích cho tôi trong các phiên brainstorming với các nhóm làm việc từ xa. Bạn chỉ cần ghi ý tưởng và ghi chú của mình vào khung vẽ ảo, Miro AI sẽ tạo bản tóm tắt, sơ đồ luồng, bản tóm tắt và hơn thế nữa trong vài phút. Những công cụ này giúp bạn cấu trúc các cuộc thảo luận và tạo quy trình làm việc tương tác dễ dàng thêm vào các sprint dự án hoặc hoạt động hàng ngày của bạn.

Các tính năng tốt nhất của Miro

Giới hạn của Miro

Giá của Miro

Đánh giá và nhận xét về Miro

14. Chanty (Công cụ nhắn tin và giao tiếp nhóm tốt nhất)

Chanty là một ứng dụng nhắn tin nhóm đơn giản nhưng mạnh mẽ, được thiết kế để tăng cường giao tiếp và hợp tác trong tổ chức. Ứng dụng này cung cấp một nền tảng trực quan để các nhóm chia sẻ tin nhắn, tệp tin và ý tưởng một cách liền mạch.

Tôi thích Chanty vì tập trung vào sự đơn giản, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng bắt đầu mà không cần phải học nhiều.

Các tính năng tốt nhất của Chanty

Giới hạn của Chanty

Giá cả của Chanty

Đánh giá và nhận xét về Chanty

15. SurveyMonkey (Công cụ thu thập khảo sát và phản hồi tốt nhất)

Bạn có thể bỏ lỡ những thông tin và phản hồi quan trọng nếu chủ yếu giao tiếp qua email hoặc trò chuyện.

Vì vậy, sử dụng một giải pháp thay thế email cho phép các thành viên trong nhóm sắp xếp ý tưởng của mình tốt hơn và thậm chí chia sẻ phản hồi ẩn danh là một lựa chọn lý tưởng.

SurveyMonkey giúp bạn thực hiện chính xác điều đó, cho phép bạn tạo khảo sát, thu thập phản hồi và phân tích dữ liệu tốt hơn.

Tôi đã sử dụng nó để tạo khảo sát nhằm thu thập phản hồi của nhóm, mức độ hài lòng của khách hàng và thậm chí là nghiên cứu tiếp thị. Mặc dù đơn giản và dễ điền, các câu trả lời được chuyển đổi thành báo cáo và thông tin chi tiết thực tế, giúp thúc đẩy tác động kinh doanh. Bạn cũng có thể chia sẻ các phản hồi này với các bên liên quan khác, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu dựa trên các phản hồi khảo sát và thông tin chi tiết thu được.

Các tính năng tốt nhất của Survey Monkey

Giới hạn của Survey Monkey

Giá cả của Survey Monkey

Đánh giá và nhận xét từ Survey Monkey

16. Jitsi (Công cụ truyền thông đám mây mã nguồn mở tốt nhất)

Đối với những người đang cân nhắc các công cụ giao tiếp kinh doanh miễn phí và mã nguồn mở, Jitsi là một lựa chọn tuyệt vời. Công cụ hội nghị truyền hình mã nguồn mở này cung cấp giải pháp miễn phí cho các cuộc họp ảo và thậm chí cho phép gọi điện mà không cần tạo tài khoản

Jitsi, mặc dù là một nền tảng mã nguồn mở, nhưng rất đơn giản cho người dùng không có kiến thức kỹ thuật. Giao diện dễ sử dụng. Công cụ này có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm Android, iOS, Linux, macOS và Windows.

Các tính năng tốt nhất của Jitsi

Giới hạn của Jitsi

Giá cả của Jitsi

Đánh giá và nhận xét về Jitsi

Đơn giản hóa sự hỗn loạn trong giao tiếp với ClickUp

Mặc dù có nhiều lựa chọn giao tiếp cho các nhóm làm việc từ xa và nơi làm việc kết hợp, nhưng mỗi công cụ tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh cụ thể. Với việc làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, việc tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ giữa các múi giờ khác nhau là rất quan trọng.

Vì vậy, công cụ tốt nhất không phải là công cụ có nhiều tính năng hào nhoáng, mà là công cụ giúp bạn xây dựng hệ thống truyền thông doanh nghiệp toàn diện, đáp ứng tất cả các yêu cầu thiết yếu của bạn.

Đây là nơi ClickUp tỏa sáng với các tính năng quản lý dự án, giao tiếp và hợp tác tất cả trong một.

Đăng ký ClickUp và trải nghiệm sức mạnh của nền tảng truyền thông thống nhất.