Nếu bạn hỏi một nhóm Agile hiệu suất cao về bí quyết thành công của họ, bạn có thể sẽ nghe nhiều về 'bảng'
Bảng Kanban là một công cụ quản lý quy trình làm việc giúp cải thiện hiển thị, xác định các điểm nghẽn và cân bằng khối lượng công việc một cách hiệu quả.
Khi các dự án ngày càng phức tạp, việc duy trì sự tổ chức trở nên rất quan trọng. Đó là lý do tại sao nhiều nhóm chuyển sang sử dụng bảng Kanban để hợp lý hóa quy trình làm việc của họ.
Là một phần của bộ Atlassian, Trello là công cụ quản lý dự án trực quan, phù hợp cho cả nhóm làm việc tại văn phòng và từ xa. Các mẫu bảng Trello cung cấp một cách dễ dàng để lập kế hoạch cho các quy trình kinh doanh và quy trình làm việc phức tạp, đóng vai trò như bản thiết kế cho các dự án của bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các ví dụ bảng Trello tốt nhất và khám phá cách chúng có thể tăng năng suất trong các tình huống khác nhau.
Chúng tôi cũng sẽ so sánh ClickUp và Trello để xác định cái nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
15 ví dụ về bảng Trello để tăng năng suất
Marketing
Nếu bạn đang muốn kinh doanh trực tuyến, Mẫu lập kế hoạch công việc trang web của Trello chính là thứ bạn cần để tiếp cận đối tượng mục tiêu. Mẫu này hướng dẫn bạn từng bước, từ lập kế hoạch và thiết kế đến ra mắt và sao lưu blog hoặc trang web chuyên nghiệp của bạn, chỉ với 10 bước đơn giản
Mỗi bước bao gồm một danh sách kiểm tra toàn diện cho các nhóm tiếp thị, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ cho đến khi trang web hoạt động. Nếu bạn đã có trang web, bảng này cũng có thể giúp bạn cải tiến thiết kế và nâng cao trải nghiệm người dùng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với những người đang làm việc trên các dự án trang web trong Trello, Import Power-Up là một công cụ thay đổi cuộc chơi. Nó cho phép người dùng nhập danh sách các trang từ một trang web hiện có hoặc phác thảo các trang cho một trang web mới. Ngoài ra, nó có thể đưa dữ liệu trường tùy chỉnh, như thông tin từ Google Analytics, trực tiếp vào Trello khi thiết lập thẻ.
Bán hàng
Mẫu CRM & Sales Pipeline của Crmble biến quy trình làm việc bán hàng của bạn thành một đường ống tổ chức và hấp dẫn về mặt thị giác, giúp bạn dễ dàng theo dõi từng khách hàng tiềm năng từ đầu đến cuối.
Thẻ có thể tùy chỉnh cho phép bạn thêm chi tiết khách hàng tiềm năng, ghi chú và thời hạn, phù hợp hoàn hảo với nhu cầu riêng của bạn. Các tính năng CRM của mẫu giúp quản lý tương tác với khách hàng trực tiếp trong Trello, giữ tất cả thông tin của bạn ở một nơi thuận tiện. Ngoài ra, tính năng theo dõi tiến độ và tổng quan trực quan cung cấp khả năng hiển thị chi tiết cho tất cả các công việc.
Một tính năng mới được thêm vào là nút WhatsApp bên cạnh số điện thoại liên lạc, cho phép bạn chuyển trực tiếp đến cuộc hội thoại WhatsApp từ bảng Trello của mình.
Nhân sự (HR)
Mẫu Quy trình Tuyển dụng của Trello là công cụ đắc lực giúp bạn hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Mẫu này biến quá trình tuyển dụng hỗn loạn thành một quy trình trực quan, có tổ chức, hướng dẫn bạn từ việc tìm kiếm ứng viên đến quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Bằng cách đính kèm mô tả công việc vào thẻ của từng vị trí, bạn có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật quá trình của từng ứng viên. Sử dụng thẻ Trello để lưu trữ thông tin chi tiết về ứng viên, ghi chú phỏng vấn và các bước tiếp theo — tất cả ở một nơi. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không còn phải tìm kiếm thông tin hay mất dấu các ứng viên tiềm năng nữa.
Ngoài ra, bố cục trực quan của mẫu cung cấp một bản tóm tắt nhanh về quy trình tuyển dụng của bạn, giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn và theo dõi thời hạn.
Quản lý sản phẩm
Mẫu Lộ trình sản phẩm cho Trello là chìa khóa để bạn thành thạo quản lý sản phẩm một cách tài tình. Nó biến tầm nhìn sản phẩm của bạn thành lộ trình năng động, có thể thực hiện được, giúp việc lập kế hoạch phức tạp trở nên dễ dàng.
Sử dụng nó để sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu tính năng cho các sprint sắp tới, tạo ra một quy trình phát triển minh bạch cho nhóm Agile của bạn. Sắp xếp câu chuyện của người dùng và phản hồi của khách hàng trực tiếp trên mỗi thẻ tính năng, giúp dễ dàng tham khảo các chi tiết quan trọng.
Bảng dự án đơn giản đảm bảo tính nhất quán bằng cách áp dụng cùng một khung cho mọi ý tưởng tính năng, trong khi danh sách kiểm tra phác thảo các yêu cầu phát triển và thiết kế để triển khai suôn sẻ. Ngoài ra, việc thêm điểm câu chuyện vào thẻ có thể cải thiện kế hoạch sprint và quản lý khối lượng công việc của nhóm tốt hơn.
Hỗ trợ khách hàng
Mẫu hỗ trợ khách hàng Trello có thể được điều chỉnh theo nhu cầu để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Khi biểu mẫu yêu cầu hỗ trợ được gửi hoặc email đến địa chỉ hỗ trợ của bạn, một thẻ sẽ tự động được tạo trong danh sách 'Yêu cầu hỗ trợ đến', ghi lại tất cả các chi tiết. Từ đó, bạn có thể thêm các thành viên nhóm có liên quan và di chuyển thẻ sang danh sách Đã phân công.
Khi nhóm của bạn làm việc trên yêu cầu, họ cập nhật trạng thái của thẻ bằng cách di chuyển nó vào danh sách "Đang tiến hành". Nếu cần xem xét, chỉ cần sử dụng nhãn "Đang chờ phê duyệt". Khi vấn đề được giải quyết, thẻ sẽ được di chuyển vào danh sách "Đã giải quyết", hoàn thành quy trình.
Mẫu này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của đội ngũ hỗ trợ, giữ mọi thứ được tổ chức và dễ truy cập trong Trello.
IT
Nhóm kỹ sư Trello đã tạo Mẫu Kanban để hợp lý hóa việc quản lý quy trình làm việc. Với sáu danh sách: Công việc tồn đọng, Thiết kế, Việc cần làm, Đang thực hiện, Kiểm tra mã, Thử nghiệm và Đã hoàn thành, đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm kỹ sư muốn lập bản đồ quy trình phát triển một cách rõ ràng.
Ngoài ra, bạn có thể cải thiện bảng Trello của mình bằng cách kích hoạt các tính năng nâng cao cho các công cụ thiết kế như Invision hoặc Figma, tích hợp các tài nguyên này trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn.
Tài chính
Việc theo dõi chi phí thường có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt là khi phải xử lý các bảng tính phức tạp. Việc tạo và duy trì ngân sách Excel có thể rườm rà và tốn thời gian. May mắn thay, Mẫu ngân sách của Cedrik Bell cung cấp một giải pháp đơn giản.
Thiết kế thân thiện với người dùng và linh hoạt cho phép bạn ghi lại từng khoản chi tiêu ngay khi phát sinh. Chỉ cần nhập chi tiêu và các bản nháp quá hạn vào các phần cụ thể, tổng chi tiêu sẽ được tính toán ở phía dưới.
Đây là phương pháp quản lý ngân sách đơn giản. Để thuận tiện hơn, hãy tích hợp Google Drive như một công cụ hỗ trợ để hợp lý hóa việc quản lý dữ liệu và tiết kiệm thời gian.
Thiết kế
Mẫu Design Sprint hướng dẫn bạn và nhóm của bạn tiếp cận giải quyết vấn đề và đổi mới một cách có cấu trúc, theo thời gian.
Bạn sẽ bắt đầu bằng việc đi sâu vào giai đoạn "Hiểu", nơi bạn làm rõ vấn đề và đặt mục tiêu. Từ đó, đã đến lúc thỏa sức sáng tạo trong giai đoạn "Phân tách", brainstorming tất cả các giải pháp khả thi. Khi đã có ý tưởng, hãy chuyển sang giai đoạn "Hợp nhất", nơi bạn thu hẹp ý tưởng và biến chúng thành các mục có thể thực hiện được.
Tiếp theo là 'Tạo mẫu', nơi bạn chuyển đổi những ý tưởng tốt nhất của mình thành các thiết kế hữu hình và chia sẻ chúng với người quản lý dự án và đồng nghiệp để thu thập phản hồi quý giá. Mẫu Trello này giúp các sprint thiết kế của bạn hiệu quả hơn và giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng để bạn có thể tập trung vào việc cùng nhau tạo ra các giải pháp tuyệt vời.
Hoạt động
Mẫu Quản lý hàng tồn kho, được hỗ trợ bởi Smart Fields, đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho bằng cách cho phép bạn sắp xếp các mục hàng tồn kho, theo dõi mức hàng tồn kho và quản lý đơn đặt hàng tất cả ở một nơi.
Mẫu này có tính năng danh sách trực quan cho các danh mục như 'Hàng tồn kho', 'Hàng tồn kho thấp' và 'Đơn đặt hàng', giúp bạn dễ dàng theo dõi trạng thái hàng tồn kho của mình trong nháy mắt. Bạn có thể tùy chỉnh và tự động hóa các chi tiết quan trọng như số lượng, mức đặt hàng lại và thông tin nhà cung cấp để luôn cập nhật thông tin mà không cần nhập thủ công.
Cho dù đang theo dõi nguồn cung cấp, quản lý mức tồn kho hay chuẩn bị đặt hàng lại, ví dụ bảng Trello này cung cấp chế độ xem rõ ràng về hàng tồn kho của bạn. Nó hợp lý hóa các hoạt động của bạn và giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều, giữ cho chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả.
Pháp lý
Mẫu Quản lý dự án chính phủ trên Trello là lựa chọn lý tưởng để xóa bỏ rào cản và giúp nhóm của bạn hợp tác suôn sẻ, cho dù bạn đang xử lý nghiên cứu pháp lý, trường hợp khách hàng hay dự án nội bộ.
Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu:
- Bắt đầu với danh sách 'Tài nguyên' để lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng, lịch họp và câu hỏi thường gặp để tiện sử dụng
- Theo dõi mục đích và mục tiêu của dự án với danh sách 'Mục tiêu dự án' và 'Yêu cầu'
- Quản lý các công việc hàng ngày với danh sách "Việc cần làm" và theo dõi những việc đang chờ xử lý với "Đang chờ xử lý"
- Đánh dấu các vấn đề trong 'Roadblocks' (Rào cản), ăn mừng thành công trong 'Done' (Đã hoàn thành) và theo dõi chi phí trong 'Project Budget and Costs' (Ngân sách và chi phí dự án)
Quản lý
Nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng một kế hoạch kinh doanh vững chắc, Mẫu Gói Doanh nghiệp sẽ giúp bạn phác thảo và tổ chức chiến lược một cách đơn giản. Mẫu này chia nhỏ mọi thứ thành các danh sách dễ quản lý để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Mẫu này chứa các danh sách công việc sau:
- Tài liệu
- Trường hợp sử dụng
- Tóm tắt
- Giới thiệu về công ty
- Mô tả sản phẩm/dịch vụ
- Phân tích thị trường
Nghiên cứu và Phát triển (R&D)
Mẫu Dự án nghiên cứu được thiết kế để hợp lý hóa từng bước trong quá trình nghiên cứu của bạn, giúp bạn luôn có tổ chức và tập trung. Bắt đầu bằng cách xem phần "Mục đích của bảng này" — đây là lộ trình giúp bạn hiểu cách sử dụng bảng và bắt đầu dự án nghiên cứu của mình.
Bạn có thể thiết lập liên kết Calendly để tự động xử lý lịch trình. Sau khi hoàn thành, bạn có thể cấu hình bảng để đẩy các cuộc phỏng vấn mới đã lên lịch trực tiếp vào bảng, giữ mọi thứ ở một nơi mà không cần cập nhật thủ công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hiểu rõ sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban để xác định loại nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong khi biểu đồ Gantt là lựa chọn hoàn hảo cho các dự án có dòng thời gian và phụ thuộc được xác định rõ ràng, bảng Kanban lại mang đến sự linh hoạt rất cần thiết cho các dự án không theo dòng thời gian tuyến tính.
Thành công của khách hàng
Mẫu Trello Quản lý thành công khách hàng là một công cụ thiết yếu để hợp lý hóa mối quan hệ với khách hàng và triển khai phần mềm. Bảng trở thành một không gian chung nơi các nhà quản lý thành công khách hàng (CSM) và khách hàng có thể hợp tác hiệu quả.
Ở trên cùng, danh sách "Điểm nổi bật" hiển thị liên tục các tài liệu và ghi chú quan trọng, đảm bảo mọi người đều thống nhất về cách sử dụng bảng. Danh sách "Mục chương trình" rất phù hợp để xây dựng và hoàn thiện chương trình cuộc họp, theo dõi ghi chú và theo dõi các mục hành động.
Danh sách "Dự án/Sáng kiến" và "Bên thứ ba/Tích hợp" giúp theo dõi các dự án và tích hợp đang diễn ra, cung cấp thông tin rõ ràng về các sáng kiến khác nhau và cách CSM có thể hỗ trợ. Danh sách "Yêu cầu tính năng" và "Lỗi" rất quan trọng để quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phản hồi và vấn đề của khách hàng.
Cuối cùng, danh sách "Hoàn thành" đóng vai trò là kho lưu trữ cho các dự án đã hoàn thành, lỗi và yêu cầu tính năng, giúp bảng của bạn tập trung vào các công việc quan trọng đồng thời thể hiện những thành tựu trong quá khứ.
Nội dung
Lập kế hoạch nội dung có thể là một thách thức thực sự — nó tốn thời gian và đòi hỏi nhiều suy nghĩ.
Mẫu Lịch trình nội dung blog đơn giản hóa quá trình quản lý nội dung bằng cách lập lịch trình rõ ràng cho tất cả các bài đăng blog sắp tới, đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng để cung cấp nội dung vào đúng thời điểm.
Bạn có thể sử dụng nó để phân công công việc cho các tác giả phù hợp, đảm bảo mỗi phần công việc đều được chú ý đúng mức. Mỗi nội dung có một thẻ riêng, tác giả có thể sử dụng thẻ này để đính kèm liên kết đến công việc đã hoàn thành.
Quản lý
Mẫu Quản lý công việc hàng ngày giúp bạn dễ dàng hình dung các việc cần làm hàng ngày để luôn có tổ chức và không bao giờ bỏ lỡ các công việc chuyên môn và cá nhân.
Để sử dụng, hãy thêm các công việc vào 'Backlog', cho dù đó là công việc của hôm nay, ngày mai hay sau này. Mỗi ngày, hãy kéo các công việc bạn dự định hoàn thành vào danh sách 'To Do Today' (Công việc cần làm hôm nay). Sau khi hoàn thành, hãy chuyển chúng sang 'Done Today' (Đã hoàn thành hôm nay).
Thiết lập này giúp hợp lý hóa việc quản lý công việc và giữ cho công việc của bạn được tổ chức.
Giới hạn của Bảng Trello
Các mẫu Trello có một số ưu điểm, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và startup, nhưng chúng cũng có một số giới hạn.
Phiên bản miễn phí của Trello giới hạn không gian làm việc ở 10 cộng tác viên, điều này có thể gây hạn chế cho các nhóm lớn hơn và mặc dù bảng Kanban có sẵn trên tất cả các gói, nhưng các tính năng như Bảng điều khiển, Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian và Chế độ xem Lịch chỉ có thể truy cập với các gói trả phí.
Nhiều hàm nâng cao, chẳng hạn như báo cáo, theo dõi thời gian và theo dõi chi phí, yêu cầu tích hợp bên thứ ba qua Power-ups, cũng có thêm chi phí.
Cuối cùng, giao tiếp trong nhóm chỉ giới hạn ở các bình luận trên thẻ Trello, điều này có thể không đủ để tương tác tốt hơn.
Hãy cùng xem một số giải pháp thay thế Trello cung cấp tính năng cộng tác thời gian thực và quản lý công việc nâng cao, bên cạnh các mẫu bảng Kanban sẵn sàng sử dụng và có thể tùy chỉnh hoàn toàn.
Các lựa chọn thay thế cho Bảng Trello
ClickUp là phần mềm quản lý dự án và Kanban tất cả trong một, được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất của bạn.
Điều khiến ClickUp trở nên khác biệt là khả năng thích ứng — cho dù bạn là người mới sử dụng ứng dụng quản lý dự án hay là người dùng thành thạo, Chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp có thể mở rộng và điều chỉnh theo bất kỳ kích thước nhóm nào để giúp bạn quản lý công việc trong một hệ thống Kanban linh hoạt.
Bạn có thể tùy chỉnh Chế độ xem Kanban để sắp xếp bảng theo trạng thái, người được giao, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa. Chế độ xem 'Everything View' cho phép bạn xử lý nhiều khối lượng công việc cùng một lúc. Tùy chỉnh trạng thái trực tiếp trong bảng của bạn và dễ dàng di chuyển công việc qua các quy trình làm việc bằng tính năng kéo và thả.
Ngoài ra, 'Thanh công cụ thao tác hàng loạt' cho phép bạn cập nhật nhiều công việc cùng một lúc, giúp phần mềm quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn.
Thư viện mẫu Bảng Kanban của ClickUp cung cấp các bảng được thiết kế sẵn để phù hợp với các nhu cầu khác nhau và tăng năng suất ngay từ đầu.
Mẫu Kanban của ClickUp cung cấp sự cân bằng hoàn hảo giữa tính linh hoạt và cấu trúc, cho phép bạn dễ dàng hình dung tiến độ và nêu bật bất kỳ điểm nghẽn nào trong quy trình làm việc của mình.
Mẫu Kanban của ClickUp sẽ giúp bạn:
- Tăng khả năng hiển thị công việc cho từng thành viên trong nhóm
- Chia nhỏ các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Cải thiện giao tiếp giữa các nhóm để công việc tiến triển thuận lợi
Bất kể bạn đang thực hiện loại dự án nào, mẫu Kanban này cung cấp mọi thứ bạn cần để duy trì sự tổ chức và năng suất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn tạo bảng Kanban nhanh chóng, ClickUp Brain, Trợ lý AI, có thể đẩy nhanh quá trình này bằng cách tự động tạo và sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên dữ liệu dự án của bạn. Nó sử dụng AI để dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các đề xuất thông minh, giúp quản lý dự án hiệu quả và trực quan hơn.
Cải thiện quy trình làm việc và năng suất với ClickUp
Trello là một công cụ quản lý dự án phổ biến và các mẫu của nó có thể cung cấp một điểm khởi đầu hữu ích cho việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Tuy nhiên, chúng có thể không phải là giải pháp toàn diện nhất hiện có.
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án và năng suất mạnh mẽ, cung cấp một loạt các mẫu bao gồm tất cả các khía cạnh của quản lý dự án, cùng với Trường Tùy chỉnh và Trạng thái, để theo dõi các danh mục và tiến độ một cách hiệu quả.
Với nhiều chế độ xem để trực quan hóa kế hoạch dự án của bạn, ClickUp mang đến sự linh hoạt và khả năng cá nhân hóa giúp nó trở nên khác biệt. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.