Bạn đã dành vô số giờ để sắp xếp suy nghĩ, ý tưởng và nghiên cứu của mình trong OneNote. Đây là nơi lưu trữ kỹ thuật số cho những suy nghĩ và ý tưởng tự do của bạn.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn cần chia sẻ những ghi chú đó với người không sử dụng OneNote? Hoặc có thể bạn muốn lưu trữ chúng để bảo quản.
Trên thực tế, OneNote có thể giống như một lỗ đen kỹ thuật số nếu bạn không biết cách trích xuất nội dung của mình.
Đó chính là lý do tại sao hướng dẫn này ra đời. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình xuất dữ liệu từ OneNote và chỉ cho bạn cách thực hiện chính xác.
Vì vậy, hãy cùng nhau bắt đầu cuộc phiêu lưu xuất này và đảm bảo công việc khó khăn của bạn không biến mất vào vực thẳm kỹ thuật số.
Xuất và nhập sổ tay OneNote
Xuất và nhập sổ ghi chép cho phép bạn dễ dàng chuyển ghi chú giữa các thiết bị hoặc chia sẻ chúng với người khác. Thực hiện theo các bước của chúng tôi để xuất ghi chú và toàn bộ sổ ghi chép, bao gồm cả những ghi chú từ OneDrive.
Xuất sổ ghi chép từ ứng dụng OneNote
Để xuất tệp sổ ghi chép OneNote, bạn cần thực hiện các bước cụ thể để đảm bảo tất cả dữ liệu của bạn được chuyển chính xác. Dưới đây là cách thực hiện:
- Bước 1: Mở ứng dụng OneNote trên máy tính để bàn hoặc qua OneNote Online
- Bước 2: Chọn thư mục sổ ghi chép bạn muốn xuất. Đây có thể là sổ ghi chép cá nhân hoặc sổ ghi chép được chia sẻ
- Bước 3: Nhấp vào tab Tệp nằm ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ
- Bước 4: Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Xuất trong menu Tệp. Nhấp vào Xuất để hiển thị các định dạng xuất khác nhau
- Bước 5: Bạn có thể xuất tệp sổ ghi chép dưới dạng tệp Gói OneNote (.onpkg), PDF hoặc tài liệu Word. Để có tính di động hoàn toàn, Gói OneNote thường là tùy chọn tốt nhất
- Bước 6: Sau khi chọn định dạng, chọn địa điểm trên máy tính nơi bạn muốn lưu tệp và nhấp vào Lưu
- Bước 7: Sau khi xuất hoàn tất, điều hướng đến địa điểm lưu tệp để xác minh rằng mọi thứ đã được xuất chính xác
Xuất ghi chú từ ứng dụng OneNote dưới dạng PDF
Xuất ghi chú OneNote dưới dạng tệp PDF là một yêu cầu phổ biến, đặc biệt là khi chia sẻ ghi chú với những người khác có thể chưa cài đặt ứng dụng OneNote. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện việc này:
- Bước 1: Mở ghi chú cụ thể hoặc phần sổ ghi chép mà bạn muốn xuất
- Bước 2: Điều hướng đến menu Tệp và nhấp vào Xuất
- Bước 3: Chọn tùy chọn PDF từ danh sách các định dạng có sẵn
- Bước 4: Chọn địa điểm bạn muốn lưu tệp PDF và nhấp vào Lưu
Xuất sổ tay OneNote từ OneDrive
Nếu sổ ghi chép OneNote của bạn được lưu trữ trên OneDrive trong tài khoản Microsoft, bạn vẫn có thể xuất nó một cách dễ dàng. Thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập OneDrive qua trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản Microsoft Office của bạn
- Bước 2: Tìm sổ ghi chép OneNote bạn muốn xuất
- Bước 3: Nhấp chuột phải vào sổ ghi chép và chọn tùy chọn Tải xuống. Thao tác này sẽ lưu sổ ghi chép dưới dạng tệp .onepkg trên máy tính của bạn
- Bước 4: Sau đó, bạn có thể mở tệp đã tải xuống bằng OneNote trên máy tính để bàn của mình
Khắc phục sự cố thường gặp khi xuất tệp sổ ghi chép OneNote
Khi xuất sổ ghi chép được lưu trữ trong OneNote, bạn có thể gặp một số lỗi. Dưới đây là cách xử lý các lỗi đó:
- "Tệp tải xuống của tôi chỉ chứa tệp 'errors.txt'. "
Vấn đề này thường xảy ra nếu có sự cố với cấu trúc sổ ghi chép OneNote. Để khắc phục, hãy thử xuất sổ ghi chép lại, đảm bảo rằng tất cả các phần đã được đồng bộ hóa đúng cách
- "Tôi nhận được thông báo lỗi cho biết sổ ghi chép của tôi quá lớn để xuất. "
OneNote có thể hạn chế việc xuất các sổ tay lớn. Nếu gặp trường hợp này, hãy thử chia sổ tay thành các phần nhỏ hơn và xuất từng phần riêng biệt. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ của bên thứ ba để hỗ trợ quá trình xuất
Mẹo cần thiết để giải quyết các vấn đề xuất
- Đồng bộ hóa trước khi xuất ghi chú: Đảm bảo sổ ghi chú OneNote đã được đồng bộ hóa hoàn toàn để tránh xuất không đầy đủ
- Kiểm tra tính tương thích định dạng tệp: Đảm bảo định dạng tệp xuất được hỗ trợ bởi ứng dụng bạn đang nhập vào
- Kiểm tra dung lượng lưu trữ: Xác nhận rằng thiết bị của bạn có đủ dung lượng lưu trữ cho các tệp đã xuất
- Cập nhật phần mềm của bạn: Luôn cập nhật ứng dụng OneNote để tránh lỗi trong quá trình xuất hoặc nhập
Đọc thêm: Mẫu OneNote miễn phí để quản lý dự án
Tại sao bạn nên xuất ghi chú khỏi OneNote?
Mặc dù OneNote là một công cụ mạnh mẽ, nhưng có một số lý do khiến bạn muốn tải xuống và xuất ghi chú của mình sang một ứng dụng khác:
- Giới hạn nền tảng: OneNote hoạt động rất tốt trong hệ sinh thái Microsoft, nhưng có thể bị giới hạn nếu bạn cần cộng tác với những người sử dụng nền tảng khác. Xuất ghi chú của bạn để nhiều người hơn có thể truy cập
- Khả năng di chuyển dữ liệu: Lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng phổ biến như tệp PDF hoặc tài liệu Word đảm bảo bạn có thể truy cập chúng ngay cả khi không có quyền truy cập OneNote
- Sao lưu: Xuất ghi chú là cách hiệu quả để tạo bản sao lưu thông tin quan trọng. Điều này rất quan trọng để ngăn ngừa mất dữ liệu do xóa nhầm hoặc vấn đề phần mềm
- Chức năng: Các ứng dụng khác có thể cung cấp các tính năng mà OneNote không có, chẳng hạn như quản lý công việc nâng cao, khả năng AI hoặc tích hợp tốt hơn với các công cụ khác. Xuất ghi chú cho phép bạn tận dụng các tính năng này
- Tuân thủ và bảo mật: Trong một số trường hợp, bạn có thể cần lưu trữ ghi chú của mình ở một định dạng cụ thể để tuân thủ các chính sách của tổ chức hoặc quy định bảo mật. Xuất ghi chú cho phép bạn đáp ứng các yêu cầu này
Các công cụ thay thế cho OneNote
Việc chọn một ứng dụng thay thế cho OneNote đòi hỏi bạn phải đánh giá nhu cầu cụ thể, yêu cầu về quy trình làm việc và các tính năng được cung cấp bởi các công cụ ghi chú và tổ chức khác. ClickUp cách mạng hóa việc ghi chú bằng cách tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc năng suất của bạn.
Ngoài việc ghi lại ý tưởng, ClickUp còn cho phép bạn sắp xếp và đồng bộ hóa ghi chú với các nhiệm vụ, dự án và thảo luận của nhóm. Điều này giúp bạn giữ mọi thứ trong bối cảnh và đảm bảo ghi chú của bạn luôn có thể truy cập và thực hiện được.
Dưới đây là một số tính năng của ClickUp mang lại lợi thế cho bạn.
Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs là giải pháp tất cả trong một để ghi chú, tạo tài liệu và quản lý dự án. Giải pháp này có thể truy cập từ web, máy tính để bàn và nền tảng di động, mang lại tính linh hoạt cho các nhóm và cá nhân.
ClickUp Docs cho phép nhiều người dùng cộng tác trong thời gian thực, lý tưởng cho các dự án nhóm. Nó tích hợp liền mạch với các tính năng khác của ClickUp, chẳng hạn như nhiệm vụ và mục tiêu, cung cấp một nền tảng quản lý dự án tập trung.
Bạn cũng có thể tạo các mẫu ghi chú tùy chỉnh và quy trình làm việc, điều chỉnh ClickUp Docs để phù hợp với nhu cầu của mình.
Ngoài ra:
- ClickUp Docs là một phần của hệ sinh thái quản lý dự án rộng lớn hơn, không giống như ứng dụng OneNote. Bạn có thể dễ dàng liên kết ghi chú với nhiệm vụ, dự án và mục tiêu, đảm bảo tài liệu của bạn được kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của bạn
- ClickUp Docs cho phép tùy chỉnh nhiều hơn. Bạn có thể tạo và sửa đổi các mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, sắp xếp thông tin bằng các thư mục phân cấp và sử dụng các tùy chọn định dạng phong phú để điều chỉnh giao diện của ghi chú
- ClickUp Docs hỗ trợ cộng tác thời gian thực, cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa, bình luận và xem lại tài liệu đồng thời. Tính năng này rất hữu ích cho các nhóm làm việc trên các dự án hoặc tài liệu được chia sẻ
- ClickUp hỗ trợ tự động hóa, cho phép bạn tạo quy trình công việc để tự động cập nhật tài liệu, phân công nhiệm vụ hoặc thông báo cho các thành viên trong nhóm dựa trên những thay đổi trong Tài liệu của bạn. OneNote không có tính năng này, mang đến cách quản lý dự án năng động và hiệu quả hơn
Mẹo nhanh
- Sử dụng thư mục để phân loại tài liệu theo dự án, bộ phận hoặc mục đích. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thẻ để thêm một lớp tổ chức khác, giúp dễ dàng lọc và tìm tài liệu liên quan hơn
- Theo dõi các thay đổi được thực hiện trên tài liệu của bạn với tính năng lịch sử phiên bản của ClickUp. Điều này cho phép bạn xem lại, so sánh và khôi phục các phiên bản trước của tài liệu nếu cần
- Làm quen với các tính năng tìm kiếm nâng cao của ClickUp. Sử dụng bộ lọc, từ khóa và thẻ để nhanh chóng tìm thấy tài liệu hoặc phần cụ thể trong ghi chú của bạn
ClickUp Notepad
Nếu bạn thích sự đơn giản trong ứng dụng ghi chú, ClickUp Notepad là một lựa chọn tuyệt vời. Ứng dụng này có thể truy cập trên hầu hết mọi thiết bị và tích hợp với các ứng dụng khác để chia sẻ dễ dàng. Ghi chú có thể dễ dàng lưu và chuyển giữa các thiết bị.
Mặc dù OneNote rất linh hoạt, nhưng việc quản lý công việc, dự án và giao tiếp đòi hỏi phải chuyển đổi giữa các ứng dụng (OneNote, Outlook, Teams).
Mặt khác, ClickUp Notepad lưu trữ mọi thứ ở một nơi — ghi chú, nhiệm vụ, mục tiêu, tài liệu và hơn thế nữa — giúp nâng cao năng suất và giảm sự phân mảnh thư mục. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã sử dụng ClickUp để quản lý dự án.
Ngoài ra, tính năng Notepad được bao gồm trong gói miễn phí của ClickUp, cung cấp các tính năng phong phú mà không tốn thêm chi phí.
ClickUp Notepad có chức năng danh sách kiểm tra tích hợp với tùy chọn kéo và thả, để bạn có thể di chuyển các mục hành động đã lưu và sắp xếp trực tuyến một cách có tổ chức.
Dưới đây là một số mẹo nhanh để tận dụng tối đa Notepad:
- Liên kết ý tưởng hoặc ghi chú cuộc họp với các công việc có liên quan hoặc tạo công việc mới từ ghi chú ngay lập tức. Điều này giúp mọi thứ luôn có thể thực hiện và theo dõi được
- Đặt nhắc nhở hoặc ngày đáo hạn trực tiếp từ Notepad nếu ghi chú có mục việc cần làm. Điều này đảm bảo bạn không quên các việc quan trọng cần theo dõi
- Nhúng ghi chú của bạn vào ClickUp Docs hoặc đính kèm chúng vào các nhiệm vụ cụ thể để dễ tham khảo, tạo ra một quy trình làm việc liền mạch
- Sử dụng ứng dụng di động ClickUp để ghi chú khi đang di chuyển, đảm bảo rằng ý tưởng và thông tin quan trọng của bạn được ghi lại bất kể bạn đang ở đâu
- Làm cho ghi chú của bạn dễ đọc và có tổ chức hơn bằng cách sử dụng định dạng văn bản phong phú, dấu đầu dòng, danh sách kiểm tra và tiêu đề.
Mẹo bổ sung: Sắp xếp ghi chú của bạn bằng thẻ để dễ dàng truy xuất. Đề cập trực tiếp đến các thành viên trong nhóm trong ghi chú để cộng tác thời gian thực và phản hồi nhanh chóng
Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Mẫu Ghi chú Cuộc họp ClickUp được tạo sẵn và có thể tùy chỉnh là cách nhanh chóng và dễ dàng để quản lý biên bản cuộc họp. Mẫu này giúp quản lý tài liệu cuộc họp trong khung quản lý dự án rộng hơn.
Mẫu này cung cấp cấu trúc được tổ chức tốt để ghi lại tất cả các chi tiết cuộc họp cần thiết, chẳng hạn như chương trình nghị sự, mục hành động, điểm thảo luận và công việc cần theo dõi. Cấu trúc này giúp duy trì sự rõ ràng và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào trong hoặc sau cuộc họp.
Một trong những tính năng nổi bật của mẫu ghi chú cuộc họp này là khả năng chỉ định công việc trực tiếp từ ghi chú cuộc họp. Khi các mục hành động được xác định trong cuộc họp, bạn có thể ngay lập tức tạo và chỉ định công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt ngày đáo hạn và liên kết chúng với các dự án liên quan.
Điều này giúp hợp lý hóa việc theo dõi sau cuộc họp và đảm bảo các mục hành động được theo dõi và hoàn thành một cách hiệu quả.
Cũng giống như các tính năng khác của ClickUp, Mẫu ghi chú cuộc họp có thể truy cập từ mọi thiết bị, cho dù là trên web, máy tính để bàn hay thiết bị di động. Khả năng truy cập đa nền tảng này đảm bảo bạn có thể xem lại hoặc cập nhật ghi chú cuộc họp từ mọi màn hình ở mọi nơi, tạo sự thuận tiện cho các nhóm làm việc từ xa hoặc đang di chuyển.
Mẹo nhanh
- Sử dụng mẫu để tạo chương trình nghị sự chi tiết trước cuộc họp. Điều này giúp hướng dẫn cuộc thảo luận và đảm bảo tất cả các chủ đề quan trọng được đề cập. Chia sẻ chương trình nghị sự với những người tham gia trước để họ có thể chuẩn bị sẵn sàng
- Gán nhiệm vụ và mục hành động ngay lập tức cho các thành viên nhóm có liên quan bằng tính năng gán nhiệm vụ của ClickUp. Điều này đảm bảo rằng trách nhiệm được phân định rõ ràng và việc theo dõi được thực hiện một cách đơn giản
- Đồng bộ hóa Ghi chú cuộc họp ClickUp với lịch của bạn để theo dõi lịch trình cuộc họp và đảm bảo rằng ghi chú của bạn luôn sẵn sàng khi cần. Tích hợp này cũng giúp cài đặt nhắc nhở cho các cuộc họp sắp tới và các cuộc họp tiếp theo
Các công cụ ghi chú AI như ClickUp Brain giúp cải thiện hơn nữa khả năng ghi chú và quản lý tài liệu của bạn. Nó giúp bạn sắp xếp nội dung, tạo ra những hiểu biết sâu sắc và tự động hóa các công việc thường ngày bằng cách:
- Đề xuất thông tin liên quan, giúp bạn hợp lý hóa công việc
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giải phóng thời gian cho những công việc quan trọng hơn
- Cung cấp thông tin chi tiết giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin trong ghi chú của mình
Cũng nên đọc: 10 công cụ ghi chú cuộc họp AI tốt nhất năm 2024
OneNote và ClickUp: Lợi ích của tích hợp
Nếu bạn muốn tận dụng lợi thế của cả hai, bạn có thể tích hợp ClickUp với OneNote. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các dự án phức tạp và cộng tác với các thành viên trong nhóm làm việc trong hệ sinh thái Microsoft. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Liên kết sổ ghi chép OneNote với các nhiệm vụ cụ thể trong ClickUp, đảm bảo tất cả thông tin liên quan đều dễ dàng truy cập
- Tạo tổng quan về các dự án của bạn, tích hợp ghi chú, công việc và thời hạn trong một nơi với bảng điều khiển của ClickUp
- Tiết kiệm thời gian và giảm công việc thủ công với các tính năng tự động hóa của ClickUp, có thể kích hoạt các hành động dựa trên mục nhập OneNote của bạn
Ngoài ra, bạn có thể di chuyển một phiên bản ghi chú của mình từ OneNote sang ClickUp để cải thiện quy trình làm việc:
- Thực hiện các bước được đề cập trước đó để xuất sổ ghi chép và ghi chú OneNote
- Sử dụng tính năng nhập của ClickUp để đưa ghi chú của bạn vào nền tảng. Bạn có thể nhập chúng dưới dạng nhiệm vụ hoặc tài liệu và thậm chí đính kèm chúng vào các dự án cụ thể
- Sắp xếp ghi chú của bạn trong cấu trúc ClickUp, sử dụng thư mục, thẻ và danh sách để giữ mọi thứ theo thứ tự sau khi nhập
- Nâng cao chiến lược ghi chú của bạn bằng cách tận dụng các tính năng của ClickUp, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, thời hạn và theo dõi tiến độ
Tất cả các tính năng này có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Và khách hàng của chúng tôi cũng đồng ý:
Tôi làm việc hiệu quả hơn vì có thể lưu trữ tất cả ghi chú của mình ở một nơi.
Tôi đã làm việc hiệu quả hơn vì có thể lưu trữ tất cả ghi chú của mình ở một nơi.
Tăng tính linh hoạt cho việc ghi chú kỹ thuật số
Xuất ghi chú từ OneNote sang các ứng dụng ghi chú khác là một kỹ năng hữu ích giúp bạn duy trì tính linh hoạt, tăng cường sự hợp tác và đảm bảo rằng thông tin của bạn luôn có thể truy cập được. Cho dù bạn xuất để sao lưu, để khắc phục giới hạn của nền tảng hay để tận dụng các tính năng nâng cao trong các công cụ khác, quá trình này tương đối đơn giản.
Các công cụ thay thế như ClickUp Docs, ClickUp AI và Notepad cung cấp các tính năng mạnh mẽ có thể bổ sung hoặc thậm chí thay thế OneNote, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Đặc biệt, tích hợp OneNote với ClickUp có thể hợp lý hóa quy trình quản lý dự án của bạn, kết hợp những điểm mạnh của cả hai công cụ.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và khám phá cách nó có thể nâng tầm ghi chú và quản lý dự án của bạn lên một tầm cao mới!