Thiết kế là công việc sáng tạo. Nó liên quan đến trí tưởng tượng và tạo ra thứ gì đó từ con số không. Các nhà thiết kế là những người sáng tạo, họ đầu tư một phần bản thân vào công việc của mình — thành quả của họ thường mang tính cá nhân.
Đối với công việc như vậy, việc đặt ra mục tiêu bằng con số có vẻ kỳ lạ. "Tạo 10 băng rôn mỗi ngày" hoặc "cải thiện thẩm mỹ trang web" không có ý nghĩa gì nhiều. Tuy nhiên, để theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và hỗ trợ các thành viên trong nhóm, cần phải có mục tiêu phù hợp.
Đây là lúc khung mục tiêu và kết quả chính (OKR) có thể giúp ích. Hãy xem cách thức hoạt động của nó. Nhưng trước tiên, hãy xem một số bối cảnh.
Hiểu về OKRs trong Thiết kế
OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính). Nó phác thảo những gì các nhóm thiết kế cần đạt được và cách thức đánh giá hiệu suất. Dưới đây là một ví dụ đơn giản.
- Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm của khách hàng trên trang web
- Kết quả chính: Tăng thời gian truy cập trang web hoặc giảm tỷ lệ bỏ giỏ hàng
Tại sao các nhóm thiết kế cần OKR?
Vì thiết kế là công việc sáng tạo, các nhóm thường tập trung vào việc đảm bảo thiết kế đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản về trải nghiệm khách hàng, khả năng tiếp cận, v.v. Tuy nhiên, đó mới chỉ là bước đầu. OKR tốt có thể mang lại nhiều lợi ích hơn, chẳng hạn như:
Phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Trong các dự án thương mại, thiết kế tốt phải phục vụ cho kinh doanh. OKR giúp các nhóm sáng tạo điều chỉnh nỗ lực của mình để hướng tới mục tiêu kinh doanh.
Rõ ràng: Các quyết định sáng tạo rất khó đưa ra. Ví dụ, làm thế nào để một nhóm thiết kế quyết định có nên thay đổi bảng màu hay không? OKR giúp làm rõ các quyết định này. Ví dụ, nếu OKR là tăng tương tác của người dùng, các nhóm thiết kế sẽ chạy thử nghiệm A/B trên các bảng màu khác nhau và chọn bảng màu đáp ứng mục tiêu.
Hợp tác liền mạch: Khi có bất đồng, các nhóm thiết kế có thể sử dụng OKR như một cách để củng cố quyết định của mình. OKR đảm bảo rằng toàn bộ nhóm có cùng quan điểm và đang làm việc hướng tới các mục tiêu chung. OKR đảm bảo rằng quy trình thiết kế diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Định hướng kết quả: Các nhóm sáng tạo thường rơi vào bẫy của sự tê liệt trong ra quyết định, làm việc qua nhiều lần lặp lại và nhiều phiên bản, dẫn đến trì hoãn ra mắt sản phẩm. OKR cung cấp cho các nhà thiết kế một khung quyết định, hướng sự tập trung của họ vào kết quả kinh doanh.
Thêm: Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc phân biệt mục tiêu, kết quả chính và chỉ số hiệu suất chính, hãy đọc thêm về OKR và KPI.
Ngoài kết quả hoạt động, OKR thiết kế còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện năng suất và nhận thức về thương hiệu.
Tác động của OKR thiết kế đối với năng suất và nhận thức về thương hiệu
Sự hiểu biết của toàn bộ nhóm thiết kế về mục tiêu và kết quả khóa có tác động đặc biệt đến năng suất của họ. Dưới đây là lý do.
- OKR tập trung vào hướng mà nhóm cần đi, loại bỏ những yếu tố gây xao lãng
- Nó giúp ưu tiên các sản phẩm thiết kế có tác động lớn hơn, cải thiện hiệu quả công việc của nhóm
- Nó giảm thiểu nỗ lực cho các hoạt động không cần thiết, loại bỏ sự lãng phí năng suất
- Điều này mang lại cho toàn bộ nhóm cùng một mục tiêu và cùng một ngôn ngữ, giúp cải thiện đáng kể năng suất tập thể của họ
Điều quan trọng không kém là cách OKR định hình nhận thức về thương hiệu. Nhóm thiết kế là người bảo vệ thương hiệu trực quan của tổ chức. Họ chịu trách nhiệm trình bày thương hiệu một cách rõ ràng, hấp dẫn và nhất quán. OKR đảm bảo điều này.
OKR thúc đẩy nhận thức về thương hiệu bằng cách điều chỉnh các nỗ lực tiếp thị và thiết kế phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty. Ví dụ, nếu mục tiêu là đảm bảo 100% tính nhất quán của thương hiệu, nhóm thiết kế sẽ xây dựng các mẫu thương hiệu để tổ chức sử dụng.
Nếu bạn đang nghĩ: tất cả điều đó thật tuyệt, nhưng làm thế nào để thực sự tạo ra OKR cho các nhà thiết kế trong một tổ chức, thì bạn đã đến đúng nơi!
Ví dụ về OKR trong thiết kế
Giống như bất kỳ khung mục tiêu và kết quả chính nào, việc đặt mục tiêu cần bắt đầu từ cấp cao nhất. Ban lãnh đạo công ty cần đặt ra các mục tiêu và truyền đạt chúng xuống từng bộ phận, bao gồm cả bộ phận thiết kế. Dưới đây là một số ví dụ OKR về cách các nhà lãnh đạo thiết kế có thể điều chỉnh các mục tiêu của tổ chức cho các nhóm của họ.
1. OKR cho thiết kế trải nghiệm người dùng
Trải nghiệm người dùng (UX) là hàm của một số yếu tố, chẳng hạn như khả năng sử dụng, chức năng, tính tương tác, khả năng truy cập, v.v. Bạn có thể đặt OKR cho từng yếu tố này. Nếu bạn mới làm quen với việc này, bạn có thể bắt đầu với một OKR chung chung, như ví dụ dưới đây.
Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm người dùng trên ứng dụng di động
Kết quả chính:
- Tăng mức độ hài lòng của người dùng từ 3,5 lên 4,5 sao
- Giảm 30% thời gian trung bình để hoàn thành một giao dịch mua hàng
- Đạt tỷ lệ thành công 90% cho tất cả các luồng người dùng chính
- Giảm 50% số lượng yêu cầu hỗ trợ khách hàng liên quan đến vấn đề điều hướng
- Tăng 30% điểm đánh giá thẩm mỹ
2. OKR cho sự nhất quán thương hiệu
Mọi nhóm thiết kế, dù là thiết kế đồ họa, thiết kế tương tác hay thiết kế giao diện người dùng (UI), đều nỗ lực mang lại bản sắc hình ảnh nhất quán cho thương hiệu. Đây là một khía cạnh quan trọng trong chiến lược quản lý thương hiệu của công ty. Mặc dù là một phần của OKR tiếp thị, nhưng nó cũng có thể là OKR của nhóm thiết kế.
Mục tiêu: Cải thiện tính nhất quán của thương hiệu
Kết quả chính:
- Kiểm tra toàn bộ tài liệu tiếp thị và xác định các điểm không nhất quán trong thương hiệu
- Giảm thiểu sự không nhất quán xuống dưới 5% của các tài liệu tiếp thị
- Tổ chức các hội thảo thiết kế thương hiệu cho tất cả những người làm công việc truyền thông, chẳng hạn như nhóm PR, mạng xã hội và sự kiện
- Đạt 98% tuân thủ hướng dẫn thiết kế
3. OKR cho khả năng truy cập
Tất cả các sản phẩm kỹ thuật số hiện đại cần phải có thể tiếp cận được với nhiều người dùng khác nhau. OKR đảm bảo rằng đây là ưu tiên của tất cả mọi người trong nhóm.
Mục tiêu: Cải thiện khả năng truy cập của trang web
Kết quả chính:
- Kiểm tra các yếu tố về khả năng tiếp cận trực quan, chẳng hạn như cấu trúc trang web, màu sắc, độ tương phản, kích thước phông chữ, khả năng đọc, v.v. và lên kế hoạch thay đổi
- Tiến hành thử nghiệm người dùng về khả năng tiếp cận
- Đạt tiêu chuẩn AAA và Hướng dẫn về khả năng truy cập nội dung web (WCAG) trong sáu tháng
- Nhận chứng chỉ thiết kế về khả năng truy cập
4. OKR cho trải nghiệm chế độ tối
Chế độ Tối đã trở thành một chiến thuật được sử dụng rộng rãi vì lý do khả năng truy cập và khả năng sử dụng. Là một ứng dụng mới, bạn có thể hoàn toàn không có chế độ Tối. Nếu đó là mục tiêu của bạn, OKR sẽ trông như thế này.
Mục tiêu: Triển khai trải nghiệm chế độ tối chất lượng cao
Kết quả chính:
- Áp dụng chế độ tối trên tất cả các luồng quan trọng của người dùng
- Tăng 25% việc sử dụng chế độ tối
- Đạt 90% phản hồi tích cực về thiết kế chế độ tối
5. OKR cho đổi mới thiết kế
Một nhóm thiết kế thành công cũng định hình tương lai của chính thiết kế. Họ tạo ra và công bố các giải pháp thiết kế sáng tạo được áp dụng rộng rãi. Nếu nhóm của bạn tập trung vào đổi mới thiết kế, việc đặt ra các OKR cụ thể cho mục tiêu đó sẽ rất hữu ích.
Mục tiêu: Thúc đẩy sự đổi mới trong thiết kế
Kết quả chính:
- Tổ chức năm cuộc thi thiết kế hoặc workshop để tìm ra các giải pháp sáng tạo cho ba vấn đề thiết kế hàng đầu của năm
- Thực hiện và thử nghiệm mười hai tính năng thiết kế sáng tạo
- Giành ba giải thưởng thiết kế sáng tạo
6. OKR cho năng suất của nhà thiết kế
Mọi nhà lãnh đạo thiết kế đều muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và năng suất cao. Cài đặt OKR cho năng suất giúp đạt được điều này một cách hiệu quả hơn.
Mục tiêu: Đạt 80% năng suất trên tất cả các nguồn lực
Kết quả chính:
- Đạt 98% hiệu suất sử dụng tài nguyên trong nhóm thiết kế
- Hoàn thành 90% công việc thiết kế trong thời hạn
- Giảm tỷ lệ làm lại xuống dưới 10%
7. OKR cho quản lý dự án thiết kế
Song song với năng suất là hiệu quả của nhóm thiết kế, cần có luồng công việc liên tục từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. OKR cho quản lý quy trình công việc thiết kế sẽ như sau.
Mục tiêu: Hợp lý hóa quy trình thiết kế
Kết quả chính:
- Giảm 25% thời gian chu kỳ lặp lại thiết kế
- Giảm thiểu thời gian chờ giữa hai giai đoạn của quy trình làm việc xuống còn 4 giờ
- Đáp ứng 100% tiêu chí chấp nhận cho tất cả các công việc thiết kế
8. OKR cho hợp tác
Các nhóm thiết kế đứng ở ngã tư giữa thương hiệu, tiếp thị, sản phẩm, bán hàng và chính khách hàng. Họ cần phải làm việc chặt chẽ với các bên liên quan này. Hãy xem một ví dụ về OKR cho sự hợp tác giữa nhóm thiết kế với nhóm phát triển, những người có OKR nhanh nhẹn riêng của họ.
Mục tiêu: Cải thiện sự hợp tác với bộ phận phát triển
Kết quả chính:
- Giảm thời gian phản hồi giữa nhà thiết kế và nhà phát triển xuống 20%
- Đạt 95% độ chính xác trong việc bàn giao thiết kế
- Giảm thời gian chênh lệch giữa thiết kế và phát triển xuống còn 24 giờ
9. OKR cho thiết kế trạng thái lỗi
Thiết kế trạng thái lỗi có tác động rất lớn đến trải nghiệm người dùng, vì nó xác định điều gì sẽ xảy ra khi có sự cố. Trạng thái lỗi tốt đảm bảo rằng người dùng được chuyển hướng đến đúng nơi để tiếp tục hành trình của họ. OKR cho thiết kế trạng thái lỗi như sau.
Mục tiêu: Cải thiện thiết kế trạng thái lỗi
Kết quả chính:
- Đảm bảo 100% lỗi được phát hiện
- Giảm 15% tỷ lệ người dùng bỏ trang trong trạng thái lỗi
- Đạt 90% phản hồi tích cực của người dùng về thiết kế trạng thái lỗi
10. OKR cho thiết kế bảng điều khiển
Cuối cùng, hãy xem một ví dụ về một yếu tố thiết kế cụ thể, ví dụ như bảng điều khiển. Nếu bạn kinh doanh thiết kế bảng điều khiển, OKR sau đây có thể là OKR của bạn.
Mục tiêu: Cải thiện thiết kế bảng điều khiển
Kết quả chính:
- Tăng 25% điểm sử dụng bảng điều khiển
- Giảm 2 giây thời gian tải bảng điều khiển
- Giảm tần suất làm mới từ 1 lần mỗi 5 phút xuống 1 lần mỗi 60 giây
Nếu không có những ràng buộc của thế giới thực, những ví dụ trên có vẻ dễ dàng. Điều đó không có nghĩa là bạn sẽ không gặp khó khăn khi thực hiện chúng. Dưới đây là những khó khăn bạn sẽ gặp phải và một số ý tưởng để vượt qua chúng.
Thách thức trong việc triển khai OKRs trong thiết kế
Những thách thức trong việc triển khai OKR trong nhóm thiết kế có thể là về mặt vận hành, thực tiễn, văn hóa hoặc quản lý. Một số thách thức phổ biến nhất như sau.
Thiếu mục tiêu rõ ràng
Các nhóm thiết kế thường làm việc với các mục tiêu mơ hồ hoặc không rõ ràng như "làm cho băng rôn hấp dẫn hơn". Điều này không hữu ích. Ví dụ, một mục tiêu như "cải thiện chất lượng thiết kế" quá rộng và có thể hiểu theo nhiều cách. Bất kỳ ai cũng có thể tranh luận rằng sản phẩm của họ có chất lượng tốt hơn trước.
Giải pháp: Để khắc phục điều này, hãy xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được, chẳng hạn như "thiết kế lại trang chủ để cải thiện sự tương tác của người dùng lên 20%". Các mẫu OKR toàn diện có thể giúp bạn bắt đầu.
Kết quả khóa không đầy đủ
Nếu mục tiêu cho bạn định hướng, thì kết quả chính là cột mốc. Các nhóm thiết kế có thể đặt ra những kết quả chính quá khó đo lường hoặc không liên quan đến mục tiêu của họ.
Giải pháp: Làm cho kết quả chính của bạn có thể định lượng được và liên kết trực tiếp với các mục tiêu. Nếu mục tiêu là cải thiện sự tham gia của người dùng, kết quả chính của bạn có thể là "giảm 15% tỷ lệ lỗi của người dùng". Một số phần mềm OKR tốt nhất hiện nay có thể giúp bạn thực hiện điều này.
Sự kháng cự đối với thay đổi
Việc triển khai OKR có thể khó khăn đối với các thành viên trong nhóm đã quen với phương pháp làm việc truyền thống. Họ có thể xem OKR là một thủ tục hành chính bổ sung, từ chối chúng một cách chủ động hoặc ít nhất là thụ động.
Giải pháp: Giúp các nhóm dễ dàng áp dụng OKR. Tổ chức các phiên đào tạo để giúp họ hiểu lợi ích của OKR. Khuyến khích họ chọn mục tiêu của riêng mình, trao cho họ quyền tự chủ và trách nhiệm.
Sự phối hợp kém với các nhóm khác
OKR phải phù hợp với mục tiêu của các bộ phận khác để đảm bảo tiến độ thống nhất hướng tới mục tiêu chung của công ty. Các nhóm thiết kế có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh, dẫn đến xung đột ưu tiên.
Giải pháp: Tổ chức các cuộc họp liên bộ phận thường xuyên để đảm bảo tất cả các nhóm làm việc hướng tới các mục tiêu và dòng thời gian phù hợp. Thiết lập các quy trình để thu thập bản tóm tắt thiết kế, tiêu chí chấp nhận, phản hồi định lượng và định tính, v.v.
Nguồn lực không đủ
Việc triển khai OKR đòi hỏi nguồn lực, bao gồm con người, thời gian và các công cụ phù hợp. Các nhóm thiết kế có thể thấy mình thiếu nguồn lực, dẫn đến kiệt sức và không đạt được mục tiêu.
Giải pháp: Để giải quyết vấn đề này, hãy cung cấp cho nhóm của bạn những công cụ phù hợp. Tự động hóa càng nhiều càng tốt để tránh quá tải cho các thành viên trong nhóm. Chọn một nền tảng nơi làm việc ảo như ClickUp để quản lý công việc, đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và thích ứng nhanh chóng.
Cài đặt và đo lường các chỉ số hiệu suất trong thiết kế
Các nhóm thiết kế thường thiên vị các công cụ yêu thích của họ. Họ có thể muốn sử dụng bộ công cụ hiện có để theo dõi OKR của mình. Mặc dù điều này có thể hiệu quả, nhưng sử dụng một hệ thống quản lý mục tiêu toàn diện như ClickUp cho các nhóm thiết kế sẽ hiệu quả hơn.
Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập và đo lường các chỉ số hiệu suất trong thiết kế.
Xác định mục tiêu
Bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu chiến lược rõ ràng cho nhóm thiết kế của bạn. Đối với mỗi mục tiêu, xác định các kết quả khóa có thể định lượng và có thời hạn.
Nếu bạn mới sử dụng OKR, hãy sử dụng ClickUp Brain để brainstorm ý tưởng cho OKR. Tính năng AI cung cấp câu trả lời tức thì cho tất cả các câu hỏi của bạn về mục tiêu, kết quả khóa liên quan và hơn thế nữa.
Đặt mục tiêu
ClickUp Goals là một cách tuyệt vời để đặt mọi mục tiêu và kết quả chính trên một nền tảng được chia sẻ. Bạn cũng có thể giao chúng cho từng cá nhân để theo dõi tốt hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ClickUp để đo lường điểm hài lòng của người dùng, tỷ lệ ứng dụng bị treo, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, v.v.
Sử dụng mẫu OKR ClickUp để biến ý tưởng của bạn thành hành động ngay lập tức. Chia nhỏ mục tiêu thiết kế của bạn thành các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ của từng kết quả quan trọng và quản lý chu kỳ OKR với mẫu cấp trung cấp này.
Theo dõi tiến độ
Thu thập dữ liệu về các kết quả quan trọng để theo dõi tiến độ của các sáng kiến thiết kế của bạn một cách liên tục.
Bạn có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thực hiện khảo sát hoặc thu thập phản hồi. Bạn cũng có thể thiết lập Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số bạn cần.
Kiểm tra và điều chỉnh chiến lược
Thường xuyên đánh giá hiệu suất của nhóm thiết kế OKR và điều chỉnh cho phù hợp. Bạn thậm chí có thể kết hợp các đánh giá này vào các cuộc họp nhóm hàng tuần. Nếu bạn không đạt được kết quả khóa, hãy xác định nguyên nhân và điều chỉnh phương pháp của mình.
Quá trình lặp đi lặp lại này đảm bảo sự cải tiến và khả năng thích ứng liên tục. Ví dụ, nếu tỷ lệ ứng dụng bị treo không giảm như mong đợi, hãy điều tra nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục có mục tiêu hơn.
Đạt được mục tiêu thiết kế của bạn với ClickUp
Trong môi trường làm việc hiện đại, thiết kế là một phần không thể thiếu trong kinh doanh. Nó là yếu tố tạo ra sự khác biệt trong cạnh tranh. Nó cũng là khía cạnh quan trọng nhất trong trải nghiệm của khách hàng. Vì vậy, sẽ là một sai lầm lớn nếu thực hiện các dự án thiết kế mà không có mục tiêu, mục đích rõ ràng và kết quả khóa tương ứng.
Đừng phạm sai lầm đó. Đặt OKR rõ ràng, công bố chúng, làm cho chúng dễ tiếp cận và kích hoạt tính năng theo dõi tự động, tất cả trên công cụ quản lý dự án ClickUp!