Ngay cả trong bối cảnh chuyển đổi kỹ thuật số đang diễn ra khắp nơi, bộ phận nhân sự hiếm khi được ưu tiên. Kết quả là, bộ phận nhân sự thường cảm thấy bị kẹt trong làn đường chậm trong khi kinh doanh đang phát triển nhanh chóng.
Chắc chắn bạn đã thử các phương pháp hay nhất, các chiến lược từ những cuốn sách nổi tiếng về nhân sự và triển khai phần mềm nhân sự. Nếu không có phương pháp nào mang lại kết quả như mong muốn, nhân sự linh hoạt có thể là câu trả lời.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu về Agile HR là gì và cách triển khai nó trong tổ chức của bạn để đạt được hiệu quả cao hơn.
Agile HR là gì?
Agile HR là một cách tiếp cận mới đối với các hàm nhân sự, lấy cảm hứng từ các phương pháp phát triển phần mềm agile. Nó kết hợp các khung agile/Scrum để tạo ra một thực tiễn nhân sự thích ứng, hợp tác và lặp đi lặp lại hơn để phù hợp với quản lý kinh doanh hiện đại.
Các nhóm nhân sự Agile tập trung vào:
- Cấu trúc chi tiết: Chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý, được thực hiện trong các chu kỳ ngắn được gọi là sprint
- Tập trung vào khách hàng: Tập trung vào nhu cầu của bộ phận quản lý tuyển dụng (khách hàng nội bộ) và ứng viên
- Vòng phản hồi: Thu thập phản hồi tích cực từ tất cả các bên liên quan và điều chỉnh theo nhu cầu mới phát sinh dựa trên những thông tin thu được
- Cộng tác: Ưu tiên cộng tác liên chức năng giữa các nhóm kinh doanh, tài chính, nhân sự và các nhóm khác
Nếu đó là việc bạn luôn làm, hãy để chúng tôi chỉ cho bạn những điểm khác biệt nhỏ giữa nhân sự linh hoạt và nhân sự truyền thống.
Sự khác biệt giữa Agile và HR truyền thống là gì?
Nói một cách đơn giản, HR truyền thống tương tự như phương pháp phát triển theo mô hình thác nước, trong khi HR linh hoạt giống như, ừm, linh hoạt. Nếu bạn chưa quen với những thuật ngữ này, đây là tóm tắt nhanh về sự khác biệt giữa Agile và thác nước.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa HR Agile và HR truyền thống.
| Agile HR | Nhân sự truyền thống | |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Nâng cao tính linh hoạt và đổi mới | Tuân thủ quy định, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và giảm thiểu rủi ro |
| Cấu trúc | Lin hoạt và thích ứng | Cứng nhắc và phân cấp |
| Hợp tác | Hợp tác liên chức năng và trao quyền | Cấu trúc tổ chức được định sẵn với các bộ phận hoạt động độc lập |
| Quyết định | Quyết định phân quyền | Quyết định tập trung |
| Quy trình | Lặp lại và tăng dần | Thứ tự và tuyến tính |
| Tập trung | Tập trung vào khách hàng, tập trung vào việc mang lại giá trị cho các bên liên quan cả nội bộ và bên ngoài | Tập trung vào hoạt động nội bộ, chú trọng các công việc hành chính và tuân thủ quy định |
| Khả năng thích ứng | Với khả năng thu thập phản hồi và điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt | Khó khăn trong việc phản ứng với những thay đổi trong môi trường bên ngoài và nhu cầu thị trường |
Lợi ích và thách thức của Agile HR
Agile HR thay đổi cách thức tuyển dụng, ứng viên, quản lý, trưởng bộ phận và ban giám đốc tiếp cận công tác quản lý nhân sự. Nó hiện đại hóa việc lập kế hoạch và thực hành nhân sự. Điều này mang lại những lợi ích to lớn và mạnh mẽ.
Sự tham gia của nhân viên: Bằng cách thu hút nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định, khuyến khích phản hồi và tạo cơ hội học tập Agile, phương pháp này tạo ra cảm giác quyền sở hữu và thuộc về tổ chức trong nhân viên.
Hiệu suất của nhà tuyển dụng: Nhân sự Agile cho phép các nhà tuyển dụng làm việc chặt chẽ với các quản lý tuyển dụng, giảm thiểu các giả định và điểm thất bại. Nó mở rộng kiến thức tập thể, cải thiện đáng kể kết quả của nhà tuyển dụng.
Sự hài lòng trong công việc: Cách tiếp cận linh hoạt cho phép các nhóm đa chức năng đảm nhận các vai trò khác nhau và đóng góp vào các dự án có ý nghĩa. Điều này giúp nhân viên không cảm thấy trì trệ hoặc nhàm chán với vai trò của mình, mang lại sự sôi nổi rất cần thiết một cách nhất quán.
Giữ chân nhân viên: Các phương pháp nhân sự Agile như cá nhân hóa, cải tiến liên tục, phản hồi 360 độ, hợp tác liên chức năng, v.v. có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Những thách thức mà các nhóm nhân sự Agile phải đối mặt
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai nhân sự linh hoạt không phải là không có thách thức. Một số thách thức phổ biến nhất mà các nhóm nhân sự phải đối mặt là như sau.
Sự thay đổi văn hóa: Áp dụng Agile là sự thay đổi về văn hóa, tư duy và hành vi hàng ngày. Sự kháng cự đối với sự thay đổi này trong toàn tổ chức cần được vượt qua.
Phân bổ nguồn lực: Các sáng kiến Agile HR đòi hỏi thời gian, ngân sách và nhân sự có kỹ năng. Các tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc phân bổ các nguồn lực này một cách hiệu quả, đặc biệt nếu họ đang hoạt động với sức chứa giới hạn hoặc có nhiều ưu tiên cạnh tranh.
Tích hợp với các hệ thống hiện có: Các hệ thống cũ có thể không hỗ trợ tính nhanh nhẹn và linh hoạt mà nhân sự nhanh nhẹn yêu cầu, dẫn đến sự kém hiệu quả và tắc nghẽn. Các tổ chức cần đầu tư vào việc cập nhật hoặc thay thế các hệ thống lỗi thời và đảm bảo tích hợp liền mạch với các thực tiễn nhân sự nhanh nhẹn.
Bằng cách chủ động giải quyết những thách thức này và tận dụng các lợi ích của nhân sự linh hoạt, các tổ chức có thể tạo ra một bộ phận nhân sự linh hoạt, phản ứng nhanh và tập trung vào con người hơn, giúp đạt được các chỉ số KPI nhân sự và thúc đẩy thành công của tổ chức.
Vai trò của Agile trong nhân sự
Agile HR không phải là một công cụ đơn giản hay sự thay đổi quy trình. Đây là cách thức cơ bản mà các nhóm nhân sự suy nghĩ, trao đổi và hành động. Dưới đây là cách các giá trị Agile có thể được điều chỉnh để phù hợp với hàm nhân sự.
Agile HR trong tuyển dụng
Thời đại của những bài đăng tuyển dụng dài dòng và quy trình phỏng vấn phức tạp đã qua. Agile HR tập trung vào việc thu hút nhân tài hàng đầu một cách nhanh chóng. Điều này có thể bao gồm các chiến lược Agile như:
- Sử dụng mạng xã hội để tiếp cận mục tiêu thay vì đăng tin tuyển dụng rộng rãi
- Phỏng vấn theo cặp, giống như lập trình theo cặp để hợp lý hóa các cuộc hội thoại
- Tự động hóa các quy trình nhận đơn xin việc, lên lịch phỏng vấn, gửi email cập nhật, v.v. bằng các công cụ phù hợp
Agile HR cho sự gắn kết của nhân viên
Mô hình nhân sự linh hoạt thúc đẩy văn hóa quyền sở hữu và sự tham gia của nhân viên, sử dụng các công cụ và quy trình linh hoạt.
- Vòng phản hồi về tất cả các hoạt động liên quan đến nhân viên để luôn gần gũi với nhu cầu của khách hàng
- Mở các kênh truyền thông để chia sẻ ý tưởng và hiểu biết
- Hợp tác số hóa và mở
Agile HR trong đánh giá hiệu suất
Nói lời tạm biệt với các cuộc đánh giá hàng năm! Cách tiếp cận nhân sự linh hoạt nhấn mạnh vào việc quản lý hiệu suất liên tục với việc đặt mục tiêu, kiểm tra thường xuyên và tập trung vào các cuộc hội thoại phát triển hơn là đánh giá. Nó thay đổi cơ bản cách thức quản lý nhân tài.
Các nhóm Agile sẽ có các cuộc đánh giá hàng tháng và hàng quý thay vì hàng năm. Họ chia nhỏ các mục tiêu hàng năm thành các phần nhỏ hơn cho mỗi tuần/tháng. Họ ưu tiên phản hồi 360 độ.
Agile HR cho việc giữ chân nhân viên
Agile HR thúc đẩy văn hóa học tập và phát triển. Nó trao quyền cho nhân viên phát triển trong vai trò của mình và cung cấp các cơ hội sáng tạo để thăng tiến trong sự nghiệp.
Chiến lược này giúp họ xác định và theo đuổi các cơ hội trong tổ chức, ngay cả khi những cơ hội đó không trực tiếp liên quan đến công việc hiện tại của họ.
Cần trợ giúp để bắt đầu? Sử dụng bất kỳ mẫu nhân sự miễn phí nào sau đây.
Phương pháp Agile trong Quản lý Nhân sự
Hiện nay, có một số nguyên tắc của Agile, như tập trung vào phản hồi, triển khai theo từng giai đoạn và hợp tác thay vì cạnh tranh, có thể dễ dàng áp dụng vào các thực hành HR truyền thống.
Tuy nhiên, nhân sự linh hoạt cần phải làm nhiều hơn thế. Nó cần phải vượt ra khỏi các thực tiễn rời rạc và áp dụng một cách tiếp cận toàn diện. Một số mô hình thường được áp dụng là:
1. Scrum
Phát triển phần mềm Scrum là một khung thời gian cố định, chia các dự án lớn thành các sprint ngắn trong hai tuần. Nếu bạn là một chuyên gia nhân sự dẫn dắt các dự án, như phát triển chương trình đào tạo nhân viên mới hoặc cải tiến quy trình đánh giá hiệu suất, Scrum là một cấu trúc tuyệt vời để áp dụng.
Để triển khai thành công các dự án nhân sự theo phương pháp Scrum:
Suy nghĩ theo sprint: Chia công việc thành các phần nhỏ, dễ quản lý và có thể hoàn thành trong các sprint 1-2 tuần.
Tạo danh sách công việc tồn đọng: Chấp nhận yêu cầu từ các nhóm kinh doanh và sắp xếp chúng thành danh sách công việc tồn đọng được sắp xếp theo mức độ ưu tiên rõ ràng.
Ưu tiên: Sử dụng quy trình tương tự như câu chuyện của người dùng để ưu tiên các công việc cần hoàn thành trong mỗi sprint.
Tổ chức các cuộc họp đứng và nhìn lại: Tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày để thảo luận về kế hoạch trong ngày và giải quyết các vấn đề cản trở. Thảo luận về những thành công và thất bại trong các cuộc họp nhìn lại sprint.
Đo lường tiến độ: Thiết lập các công việc phụ để tổng hợp thành các công việc và dự án để bạn có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.
2. Kanban
Kanban sử dụng bảng trực quan để quản lý quy trình làm việc. Các công việc được thể hiện bằng các thẻ di chuyển qua các giai đoạn khác nhau (ví dụ: cần làm, đang tiến hành, đã hoàn thành). Các nhóm nhân sự có thể thiết lập bảng Kanban cho các mục đích phù hợp nhất với họ, chẳng hạn như quy trình tuyển dụng cho từng vai trò.
Để tận dụng tối đa Kanban, hãy xem xét các điểm sau.
- Bản đồ quy trình: Chia nhỏ từng quy trình thành các giai đoạn có thể được thanh toán trên bảng Kanban
- Xác định tham số: Lập danh sách những thứ bạn cần cho mỗi công việc, như người được giao, thời hạn, tiêu chí chấp nhận, v.v.
- Công việc theo luồng: Đào tạo các nhóm nghĩ về công việc như một luồng từ giai đoạn này sang giai đoạn khác
3. DevOps
Phát triển phần mềm DevOps được xây dựng dựa trên sự trao quyền cho nhóm, tự động hóa và cải tiến liên tục. Các nguyên tắc này có thể được áp dụng cho DevOps bằng cách:
- Áp dụng công nghệ và tạo các cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên truy cập các tài nguyên nhân sự (ví dụ: đăng ký phúc lợi, tài liệu chính sách)
- Tự động hóa các công việc thường ngày như yêu cầu thanh toán chi phí, phê duyệt nghỉ phép, v.v.
- Tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống tính lương hoặc quản lý hiệu suất để có chế độ xem toàn diện về lực lượng lao động
- Cải tiến liên tục dựa trên hiệu quả công việc, phản hồi, quan sát và những kỳ vọng mới nổi
Bonus: Giới thiệu về DevOps so với Agile
4. Sản phẩm tối thiểu khả thi
Trong lĩnh vực phần mềm, điều này có nghĩa là tạo ra một phiên bản đơn giản hóa của sản phẩm hoặc dịch vụ để thu thập phản hồi ban đầu và lặp lại nhanh chóng. Đối với các nhóm nhân sự linh hoạt, điều này có thể cực kỳ hữu ích, đặc biệt là trong các chương trình quản lý thay đổi.
Nếu bạn đang xem xét một cấu trúc lương thưởng mới, bạn có thể thử nghiệm nó trên quy mô nhỏ hơn (ví dụ: một bộ phận hoặc nhóm mới) trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức.
Điều này cho phép điều chỉnh nhanh chóng dựa trên trải nghiệm thực tế của người dùng và tránh lãng phí nguồn lực cho việc quản lý nhân sự linh hoạt mà có thể không phù hợp với nhân viên.
Bất kể bạn chọn mô hình nhân sự linh hoạt nào, bạn cũng cần có kế hoạch triển khai. Bạn thật may mắn!
Triển khai Agile HR trong nhóm của bạn
Sẵn sàng biến nhóm nhân sự của bạn thành một lực lượng mạnh mẽ và linh hoạt? Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn bắt đầu và hợp lý hóa quy trình.
1. Đánh giá và điều chỉnh
Thu thập dữ liệu: Bắt đầu bằng việc hiểu tình trạng hiện tại và tình trạng mong muốn trong tương lai của nhóm bạn. Tiến hành khảo sát, tổ chức các nhóm thảo luận hoặc các cuộc hội thoại riêng. Tạo tài liệu Agile để xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến.
Xác định mục tiêu: Điều chỉnh mục tiêu nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh chung. Các chỉ số nhân sự quan trọng mà bạn muốn cải thiện là gì? Sử dụng khung mục tiêu SMART để tăng cơ hội đạt được mục tiêu.
Không biết bắt đầu từ đâu? Mẫu Lộ trình nhóm Agile của ClickUp có thể giúp bạn hình dung vị trí của mình trong bối cảnh tổ chức lớn hơn.
2. Xây dựng nhóm nhân sự linh hoạt
Tập hợp nhóm: Khi lựa chọn thành viên nhóm nhân sự để triển khai các sáng kiến nhân sự linh hoạt, hãy xem xét kỹ năng, kinh nghiệm và sự sẵn sàng chấp nhận thay đổi của họ. Những người đã quen thuộc với Agile và đồng ý với các phương pháp của nó có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Đừng cản trở họ: Agile chỉ hoạt động hiệu quả khi được xây dựng trên nền tảng trao quyền. Trao quyền cho các nhóm Agile của bạn để họ tự quản lý và khuyến khích họ tự đưa ra quyết định.
3. Áp dụng các phương pháp Agile
Chọn khung công tác: Chọn một phương pháp Agile (Scrum, Kanban, v.v.) phù hợp nhất với quy trình nhân sự của bạn.
Xác định các thực hành: Thiết kế cách thức triển khai HR linh hoạt, các tài liệu cần duy trì và quy trình cần tuân thủ
Làm cho các phương pháp thực hành linh hoạt trở nên rõ ràng và dễ tiếp cận để đảm bảo rằng nhóm của bạn nhiệt tình áp dụng chúng. Sử dụng Mẫu Sổ tay Nhân sự ClickUp để tạo hướng dẫn tham khảo cho tất cả các vấn đề liên quan đến nhân sự linh hoạt.
Bước 4: Triển khai và lặp lại
Giao tiếp: Thông báo cho các thành viên trong nhóm nhân sự linh hoạt về những thay đổi trong cách thức làm việc. Thảo luận về cả triết lý và các mục hành động. Khuyến khích họ bày tỏ ý kiến trái chiều và tranh luận tích cực.
Phân chia công việc thành các sprint: Chia các dự án lớn thành các phần nhỏ dễ quản lý với mục tiêu, thời hạn và tiêu chí chấp nhận rõ ràng.
Minh bạch: Giúp thông tin dễ tiếp cận và dễ hiểu bằng các công cụ trực quan như bảng Kanban của ClickUp. Bằng cách này, mọi người sẽ luôn có cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc.
Thu thập phản hồi và điều chỉnh: Thu thập phản hồi thông qua cả các kênh chính thức và không chính thức. Chính thức, tiến hành các cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn để đánh giá hiệu quả công việc.
Một cách không chính thức, quan sát cách mọi người phản ứng với sự thay đổi. Xác định những điều họ thích và những điều họ không thích. Cố gắng hiểu tư duy Agile HR của họ. Điều chỉnh tốc độ áp dụng Agile HR dựa trên phản hồi.
Bắt đầu thực hành Agile HR với ClickUp
Quản lý nhân sự Agile là một hành trình, không phải là điểm đến. Mặc dù ban đầu là một mô hình phát triển phần mềm, ngày nay, các nguyên tắc Agile thường được áp dụng trong một phạm vi rộng các hàm, và bộ phận nhân sự cũng đang dần chấp nhận chúng.
Để thúc đẩy sự thay đổi tổ chức này hướng tới nhân sự linh hoạt, bạn cần một bộ công cụ sắc bén. ClickUp được thiết kế chính xác để đáp ứng nhu cầu đó.
Với khả năng quản lý dự án mạnh mẽ, khả năng tùy chỉnh, hợp tác và hơn thế nữa, ClickUp là đối tác hoàn hảo trong hành trình chuyển đổi Agile của bạn. Xem cách ClickUp có thể giúp bạn xây dựng một nhóm nhân sự linh hoạt, hiệu suất cao!