Acil ve Önemli: Aralarındaki Fark Nedir?

Altı ya da sekiz yaşlarında, “zaman” kavramının farkına varırız .

Saniyeleri, dakikaları, saatleri ve zamanın geçişine dair algımızı anlamaya başlarız.

Kısa süre sonra, alışkanlıklar geliştirmeye ve zamanımızı nasıl kullanacağımıza dair kararlar almaya başlarız.

Gelişim aşamalarımızda, genellikle başkaları zamanımızı nasıl geçirmemiz gerektiğini belirler. Ancak, profesyonel olarak büyüdükçe, zamanımızı kullanma konusunda giderek daha fazla özerkliğe sahip oluruz.

Zamanımızı geçirmek için kendi kişisel sistemlerimizi geliştiririz – bazen başarılı oluruz, bazen olmaz.

Ve her birimiz karar vermeliyiz: Zamanımı en etkili şekilde nasıl kullanabilirim?

Bu karar sürecinde, önemli olmayan görevlerin önemli olduğunu düşünerek kendimizi kandırabiliriz. Ya da görev listemizdeki en önemli öğeleri, genellikle en zor oldukları için erteliyoruz.

Ve sonra acil olan ile önemli olanı karıştırırız.

Bu, önceliklerimizi ve yapılacaklar listemizi değiştirebilecek çok önemli bir ayrımdır.

Devam etmeden önce, bu terimleri nasıl tanımlayacağımızı açıklayalım:

Acilen dikkat edilmesi gereken öğeler.

Uzun vadeli hedeflerinizi ve stratejinizi etkileyen öğeler

Yapmanız gerekenleri ve yapmak istediklerinizi düşünmenin bir yolu, görevlerinizi zaman yönetimi matrisine, genellikle Eisenhower Matrisi olarak bilinen matrise yerleştirmektir.

Eski ABD başkanının adını taşıyan bu yöntem, Stephen Covey'in Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabında popüler hale getirilmiştir .

İşte iş ile ilgili bazı örneklerle birlikte çeyrek daire şeması:

Acil

Acil Değil

Önemli

Önemsiz

1. Çeyrek: Acil ve Önemli

Bunlar, hemen yapmanız gereken şeylerdir, aksi takdirde olumsuz sonuçlar doğabilir. Bunlar, son teslim tarihinden önce yapmanız gereken acil gözden geçirmeler ve değişiklikler olabilir ve zaman açısından hassas başka sonuçları da olabilir.

Bu yüksek değerli faaliyetler, şirketinize kazanç sağlayacak ve hemen yapılması gereken faaliyetlerdir.

1. Çeyrek Acil ve Önemli Örnekler:

Travma cerrahı ya da kahramanlık yapan biri değilseniz, işinizin çoğunu burada yapmamalısınız.

2. Çeyrek: Acil Değil, Ancak Önemli

İşte işlerinizi öncelik sırasına koymak için en uygun nokta.

En verimli işlerinizi burada yapabilirsiniz. İşte bunun için çalışıyorsunuz. Bu projeler, görevler ve diğer eylem öğeleri, uzun vadeli girişimlerinize ulaşmanıza yardımcı olan tuğlalardır.

Bunlar acil değildir, ancak hedeflerinize ulaşmada başarıya ulaşmanıza yardımcı olur.

Bazen bu görevler, sizin sorumluluğunuzda olmayan veya hiç olmaması gereken sorunları çözmeyi de içerebilir.

2. Çeyrek Önemli/Acil Değil Örnekler:

Günlük işlerinizin çoğu böyle olmalıdır.

Acil durumlarla birinci ve üçüncü çeyrekte çok fazla zaman geçiriyorsanız, yeniden düşünmeniz, önceliklerinizi yeniden belirlemeniz veya size yardımcı olacak daha fazla kaynak bulmanız gerekir.

3. Çeyrek: Acil, ancak önemsiz

Bu en tehlikeli kadranttır.

Burası, çoğumuzun istemeden de olsa yaşadığı ve nefes aldığı yer.

Diğer insanlar, tam olarak ne yaptıklarını fark etmeden bizim zamanımızı talep etmekte kolaylık duyarlar.

Onların sorunu mutlaka sizin acil durumunuz değildir. İşleri ilerletmeyen bir sorun için hızlı bir çözüm veya yanıt arıyorlarsa, açık iletişim çok önemlidir.

ClickUp gibi bir verimlilik platformu bu sorunu çözer.

Kullanıcılar görevler için farklı öncelik düzeyleri belirler, atanan kişinin kapsamı bilmesini sağlamak için zaman tahminleri sağlar, hatırlatıcı bildirimler gönderir ve tüm takımla önemli bilgileri paylaşır. Bu, işlerin ve beklentilerin uyumlu olmasını sağlar ve daha etkili bir takım olmanızı sağlar.

Ancak dikkatli olmalıyız. Telefonlarımız ve iletişim araçlarımız her saniye dikkatimizi dağıtmak için tasarlanmıştır. Bildirim bombardımanı gerçek bir sorundur.

Sosyal medya uygulamaları için telefonumuza gelen push bildirimleri, acil bir şey olduğunu düşünmemize neden olur, ancak aslında öyle değildir – özellikle de sadece arkadaşınız tatilde ne kadar güzel vakit geçirdiğini gösteriyorsa.

İlginç mi?

Belki. Acil mi? Hayır, değil.

4. Çeyrek: Önemli değil, acil değil

Erteleme çeyreği olarak da bilinir.

Bu, önemli ve acil olmasa da kendinizi yaparken bulduğunuz işlerdir. Temel olarak, iş yapmanız gereken zamanda yaptığınız işlerdir.

Bu, asla mola vermemeli, eğlenmemeli veya dinlenmemelisiniz anlamına gelmez. Ancak bazen iyi şeyler en üst düzeye çıkarılabilir. Ve bunların sizin için öyle olmasını istemezsiniz.

Bunlar arasında şunlar olabilir:

Günümüzde piyasada odaklanmanıza yardımcı olabilecek birçok harika verimlilik uygulaması bulunmaktadır. Favorilerimden biri Forest. Verimli olduğunuz ve telefonunuza dokunmadığınız her blok zaman için bir ağaç büyür.

Hatta bir orman oluşturmaya başlayabilir ve ilerlemenizi arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Sizi telefonunuzdan uzak tutan bir oyun.

Acil ve Önemli Arasındaki Farkı Anlamak

E-posta gelen kutusunda başka bir ses.

Daha fazla telefon geliyor.

Ve bunun ne anlama geldiğini biliyor musun? Karar verme zamanı geldi.

Evet, her bir e-posta, önümüzdeki birkaç dakikanızı, bir saatinizi, tüm gününüzü hatta tüm haftanızı belirleyebilir.

E-postayı açmaya karar verirseniz (belirli bir süre bekleyin!), bir karar vermeniz gerekecektir.

Bu soru/istek Eisenhower Matrisinde nereye yerleştirilir? Görevle ilgili aciliyet ve önem derecesi nedir?

Sosyal medya ve haber döngüsü, her son dakika haberi acil ve hemen ilgilenmemiz gereken bir konu olduğunu düşünmemize neden oluyor.

Gerçek sinyali bulmak için gürültüyü filtrelemeliyiz.

Acil görevler tepki yaratır.

Hemen işe koyulmak ve bir cevap bulmak istiyoruz. Evet, bazı pozisyonlar diğerlerinden daha acil karar vermeyi gerektirir (acil çağrı operatörleri merhaba!). Ancak doğru süreçler olmadan endişeli olur ve elimizden gelenin en iyisini yapamayız.

Aceleci kararlar, gelecekte verimliliği olumsuz etkileyebilecek ve iş yükümüze daha fazla sorun ekleyebilecek kötü kararların alınmasına neden olabilir.

Önemli görevler bize strateji için zaman kazandırır. Bu projeler ve görevler, tamamlanmasını istediğimiz ve katkıda bulunmayı umduğumuz şeylerdir. Bunlar, yeni ürün özellikleri için görevler, yeni bir iş planı sunmak veya satış ekibinin gelecek çeyrek için finansal hedefleri hakkında düşünmek gibi görevlerdir.

Önemli görevler, dikkat edilmesi gereken kasıtlı eylem öğeleridir. Bu ek dikkatle, hataların sayısı sınırlandırılabilir.

Anahtar bir kararın hemen verilmesi gerektiğinde, görevlerin acil ve önemli olması mümkündür. Ancak acil olan her görev mutlaka önemli değildir.

Satış satıcısından gelen son e-posta, çaresizce dikkatinizi çekmek istiyor. Aciliyet varmış gibi gösteriyorlar, ancak bu sizin için önemli değil. Bu, devredilebilecek bir görevdir.

Diğer görevler kendiliğinden acil hale gelir. Örneğin, bir iş arkadaşınız hemen yardıma ihtiyacı olduğunu söylüyor. Belki bunu kendileri halledebilirler. Belki de onların acil/önemli görevi sizin acil durumunuz değildir.

Her görevin acil ve önemli olduğunu varsaymanın sorunu, işleri stratejik olarak düşünmek için yeterli zamanınızın olmamasıdır.

Bir satış stratejisi geliştirmek önemlidir. Hatta bunun arkasında biraz aciliyet bile olabilir. Ancak, planı dikkatlice hazırlamak için birkaç gün veya hafta ayırırsanız, sonradan daha az hata yaparsınız. Tüm önemli görevler hemen yapılamaz; bunlar çok önemlidir ve ekstra dikkat gerektirir.

Ancak aciliyet, kendimizi önemli hissetmemizi sağlar. Yoğunluk, stratejik dikkat eksikliğini maskeleyebilir. Yoğunluk nedeniyle büyük organizasyonel sorunlar fark edilmeyebilir.

Önemli stratejik değişiklikler hakkında düşünmek için zamanınız olmadığından, henüz keşfedilmemiş potansiyel fırsatları kaçırıyor olabilirsiniz.

Blockbuster veya Borders gibi bir şirketi düşünün.

Bunlar film kiralayan ve kitap satan dev şirketlerdi. Değişen akımları kaçırdılar.

Bu durum sadece önemli görevleri yerine getirmemelerine mi bağlanabilir?

Elbette hayır. Ancak stratejik işlere harcanan zamanın neden her zaman en "acil" işler olmayabileceğini anlayabilirsiniz

Her çeyreğe hangi görevler girer?

Neyin nereye gideceğine nasıl karar veriyorsunuz?

Bu çok basit ve dörtlü gruplarla birlikte iyi sonuç verir. Şu konularda yardımcı olurlar:

Eisenhower / Zaman Yönetimi Matrisinde Zamanınızı Nasıl Önceliklendirebilirsiniz?

Her görev aynı öneme sahip değildir. Sizin acil/önemli olarak değerlendirdiğiniz bir görev, başka biri tarafından önemli/acil olmayan bir görev olarak değerlendirilebilir.

Ancak, bu farklı görev türleri için özel olarak zaman ayırmalısınız. Planlama tamamlandıktan ve programlandıktan sonra, her birine doğru enerji ve zihniyeti getirebilirsiniz.

Yapılacaklar listenizdeki işleri sırayla yapmak yerine, her gün veya her hafta acil/önemli işler için zaman ayırın, ardından önemli/acil olmayan işleri yapın.

Bu disiplin gerektirir. Örneğin, sabahlarınız en önemli, acil ve önemli görevlerle dolu olabilir. Ardından, diğer acil/önemli olmayan görevleri delege etmek için birkaç dakika ayırabilirsiniz.

Öğleden sonra veya gece geç saatlerde, her şey sakinleştiğinde, daha stratejik işlere, yani önemli ama acil olmayan işlere derinlemesine odaklanabilirsiniz.

Bu da acil olmayan/önemli olmayan görevleri bırakır. Bu, sosyal medyayı kontrol etmekten gelecek yılın tatil planlarına bakmaya kadar geniş bir aralık içerir. Sonunda, bunlar acil veya önemli görevleriniz arasında yer bile alabilir.

Bir başka önemli husus: Bunu 2 dakika veya daha kısa sürede yapabilir misiniz?

Bu kural, David Allen'ın Get Things Done metodolojisinden alınmıştır.

Eğer görevi iki dakikadan kısa sürede halledebilirsen, o zaman kendin yapabilirsin diyor. Eğer yapamazsan, görevi başkasına ver ya da daha sonra tekrar gözden geçir.

Bonus: İşleri Tamamla Yazılımı!

ClickUp, işlerinizi önceliklendirmenize nasıl yardımcı olabilir?

ClickUp, işinize yaklaşımınızı kökünden değiştirebilecek bir verimlilik platformudur.

Projelerinizi Klasörler ve Listeler ile düzenleyebilir ve ardından bunları takımınıza iş olarak atayabilir veya kendinize atayabilirsiniz. Bu özellikler, sadece kendiniz için değil, tüm takımınız için acil ve önemli olan işleri ayırt etmenize yardımcı olacaktır.

Sonuç: Acil ve Önemli Arasındaki Fark Zamanınızı Etkiler

Acil ve önemli arasındaki farkı düşünmek, zamanınızı nasıl kullandığınız üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Bu genel zaman yönetimi stratejileri, daha fazla odaklanmanıza yardımcı olabilir.

Bu ipuçlarını akılda tutarak, acil ve önemli sorunları çözmeye hazır olacaksınız. İşte işlerinizi önceliklendirmenize yardımcı olacak ClickUp'taki diğer kaynaklar: