ClickUp'ta CSAT Raporlamasını ClickUp Süper Ajan ile Hızlı ve Eyleme Geçirilebilir Bilgilere Nasıl Dönüştürdüm

Çoğu destek lideri size şunu söyleyecektir: CSAT geri bildirimi altın değerindedir.

Küçük harflerle yazılmış kısım mı? Sadece nasıl kullanacağınızı biliyorsanız faydalıdır.

ClickUp'ta CSAT Raporlaması: Bilet Denizi'ni Net Sinyallere Dönüştürmek

Destek ekibindeyseniz, muhtemelen bu hissi bilirsiniz: CSAT anketleri gelir, her yanıt bir görev haline gelir ve birdenbire okumak gereken uzun bir bilet listesine bakarsınız... ama derinlemesine analiz etmek için zamanınız yoktur.

CSAT bu şekilde hızla gürültüye dönüşür. Geri bildirimin değerli olduğu şüphe götürmez. Ancak bu geri bildirim, incelemesi yavaş, özetlemesi zor ve tutarlı bir şekilde paylaşımı neredeyse imkansız olan bir ş Akışında sıkışıp kalır.

Her hafta bu sıkıntıyı yaşıyordum. Müşterilerimizden harika geri bildirimler alıyorduk, ancak bu görevleri net ve paylaşılabilir içgörülere dönüştürmek zahmetli bir işti ve kolayca "sonra"ya ertelenebilirdi.

Bu nedenle, ClickUp Süper Ajanı, yani CSAT Raporlama Süper Ajanı'nı şu amaçlarla oluşturdum:

Takımım için sonuç: daha hızlı içgörüler, daha net modeller ve müşterilerimizin bize söylediklerine göre harekete geçmek için daha fazla zaman.

Tüm süreci ClickUp Topluluk Web Semineri'nde gösterdim. Şimdi bu makalede size tüm süreci anlatayım!

Kimim: Müşteri Deneyimine Takıntılı Bir Destek Uzmanı

4,5 yıldır ClickUp Destek Ekibi'nde çalışıyorum. Birçok destek lideri ve IC gibi, ben de tek bir temel değere inanıyorum: Mümkün olan en iyi müşteri deneyimini (CX) sunmak.

Her CSAT yanıtı, müşterinin neyin işe yaradığını ve ürünümüzün, süreçlerimizin veya iletişimimizin hangi alanlarda yetersiz kaldığını gösteren doğrudan bir sinyaldir. Bu ajanı oluşturmadan önce, ClickUp'ta CSAT raporlaması için zaten sağlam bir temele sahiptik:

Kağıt üzerinde, kurulumumuz ideal görünüyordu: her CSAT yanıtı tek bir yerde bir görev haline geliyordu. Gerçekte ise, bu durum yeni darboğazlar yarattı.

CSAT Zorluğu: Harika Geri Bildirimler, Yavaş İçgörüler

Takımımız şu sorunlarla karşı karşıya kaldı:

Daha hızlı, daha tutarlı ve tekrarlanabilir bir şeye ihtiyacımız vardı. Ve bunu, gerçek insan geri bildirimlerinin nüanslarını kaybetmeden yapmalıydık.

Bu da beni CSAT Raporlama Süper Ajanımı oluşturmaya itti.

ClickUp'ta CSAT Raporlama Süper Aracımı Tasarlamak

AI, özellikle de ajanların kullanımıyla ilgili öğrendiğim bir şey varsa, o da şudur: Belirsiz bir sorunla başlamayın. Sorunu net bir şekilde tanımlayın, böylece AI'nız neyi çözmesi gerektiğini tam olarak bilir.

Ben de öyle yaptım: Müşterilerimizin ne dediğini hızlı bir şekilde anlamak ve bunu net, eyleme geçirilebilir temalara dönüştürmek istiyorum.

Buradan yola çıkarak, Süper Ajan'ı tek bir işi olağanüstü iyi yapması için tasarladım.

İşte tam olarak izlediğim yol haritası:

1. Net bir misyonla başlayın

Ajanımın adı çok basit: "CSAT Raporlama Süper Ajanı". Çok süslü bir isim değil, ama çok net. Çalışma Alanınızda binlerce Süper Ajanın bulunduğu bir kütüphaneye sahipseniz, bu çok önemli bir fark yaratabilir! 😅

Ajanın görevini şu şekilde tanımladım (evet, kod yapmadan doğal dilde):

2. Ajanınızın doğru veri kaynaklarına bağlantı kurmasını sağlayın

Ardından, Süper Ajanımı ClickUp'ta yer alan gerçek bağlama bağladım:

Talimatlarımda, ajansa hangi listeden okuyacağını ve hangi belgeyi değerlendirme tablosu olarak kullanacağını söylüyorum. Ayrıca, hangi Özel Alanın yıldız derecelendirmesini içerdiğini de belirtiyorum. Ajan, genel bir veri kümesi değil, gerçek Çalışma Alanı verilerine dayandığından şunları yapabilir:

Bu, her şeyi sohbet penceresine yapıştırmanızı gerektirmeden bağlamı anlayan yapay zekanın harika bir örneğidir.

Müşterilerimizin ClickUp'ın yapay zekasında en çok sevdiği şey de budur:

*Görevlerin içindeki yapay zeka oldukça kullanışlıdır, özetler, yeniden atamalar, görevleri bulma ve genel olarak küçük işlerde zaman kazanma konusunda yardımcı olur. Otomasyonlar da oldukça güçlüdür ve öncelik atama vb. gibi birçok tekrarlayan görevi azaltmaya yardımcı olabilir. Bunları, temelde otomasyonların güçlendirilmiş hali olan yapay zeka ajanlarıyla değiştirebilirsiniz.

3. Temsilciye kılavuzlar ve yeniden kullanılabilir ipuçları verin

Veri kaynakları bağlandıktan sonra, ajanın her zaman ihtiyacım olan biçimde çıktıları döndürmesi için komut istemlerine ve koruyucu önlemlere odaklandım.

Yöneticiler için hazır rollup özetleri dahil olmak üzere birkaç yeniden kullanılabilir komut kalıbı oluşturdum. Bir yönetici "Bu haftanın temaları nelerdir?" diye sorduğunda, ajansa şu komutu veren bir tetikleyici oluşturabilirim:

Ayrıca şu gibi filtreler de ekleyebilirim:

💡 Profesyonel İpucu: İyi komutlar ajanınıza net bir görev, doğru filtreler ve beklenen çıktı biçimi sağlar. Bu çerçeveye yatırım yapın, böylece çıktılara güvenebilir ve bunları tekrar tekrar kullanabilirsiniz.

Komutu anlamak için yardıma ihtiyacınız varsa, ClickUp'taki kod gerektirmeyen Agent Studio'yu deneyin. Doğal dil oluşturucu, sizinle birlikte fikirler üretebilir ve yararlı paylaşımlarda bulunabilir.

Ajanı İşe Koymak

Her şey hazır olduğunda, günlük akışım çok basit hale geliyor. Super Agent'a CSAT anketleri için bir tarih aralığı gönderiyorum. Super Agent, CSAT listemizden tüm eşleşen görevleri alıyor, rubriğimizi kullanarak geri bildirimleri gruplandırıp analiz ediyor ve tutarlı, yapılandırılmış bir rapor sunuyor.

Artık saatlerce tek tek biletleri okumak yerine şunları elde ediyorum:

CSAT İçgörülerini Paylaşım Takımımızın Halihazırda İşlediği Yer

Bir rapor, ancak doğru kişiler tarafından görüldüğünde yararlıdır. Ayrıca, raporla ilgili yapılacak bir şey için zamanında görmeleri gerekir.

Her şey paylaşılan ClickUp Çalışma Alanımızda yer aldığı için, sonuçları ayrı araçlara kopyalayıp yapıştırmam veya uygulamalar arasında insanları aramam gerekmiyor.

CSAT içgörülerini takımımla ve paydaşlarla şu şekilde paylaşıyorum:

1. ClickUp sohbeti üzerinden isteğe bağlı raporlar

Bir ekip arkadaşı veya lider "Bu hafta müşteriler ne diyor?" diye sorarsa, manuel bir rapor hazırlamak için zaman ayırmam gerekmez. Uzun bir anket görevleri listesini de incelemem gerekmez.

ClickUp Sohbet'i açıyorum, CSAT Raporlama Süper Ajanıma bir takım arkadaşım gibi DM gönderiyorum ve bir tarih aralığı belirtiyorum. Birkaç dakika sonra, sohbet penceresinde yapılandırılmış bir özet alıyorum: ana temalar, öne çıkan noktalar, sorunlu noktalar ve önerilen sonraki adımlar — zaten güvendiğimiz aynı değerlendirme kriterlerine göre.

Buradan, ClickUp'tan çıkmadan bu çıktıyı doğrudan işbirlikçilerime iletebilir veya alıntı yapabilirim.

2. CSAT kanalında otomasyonla gerçekleştirilen haftalık güncellemeler

CSAT raporlamasının sadece birisi talep ettiğinde yapılmasını istemiyorum. En iyi içgörüler, sorunlar trend haline gelmeden önce tutarlı bir şekilde ortaya çıkanlardır.

Bu nedenle, Süper Ajan'ın belirli aralıklarla haftalık raporlar yayınladığı özel bir CSAT kanalı da kurdum. Bu kanal, kimsenin manuel olarak derlemesi ve dağıtımını yapması gerekmeden, şu anda "müşterilerimizin nasıl hissettiği" konusunda tek ve güvenilir bilgi kaynağı haline geldi.

Otomasyon, CSAT'ı ara sıra yapılan derinlemesine analizlerden, müşteri deneyimini önemseyen herkes için sürekli bir içgörü kaynağına dönüştürür.

Manuel CSAT İncelemelerinden Stratejik İyileştirmelere

Peki, ajans ş Akışına geçmenin en büyük etkisi ne oldu?

Elbette, CSAT geri bildirimlerini okumak çok daha kolay hale geldi. Ama daha da önemlisi, kullanmak da daha kolay hale geldi!

Süper Ajan her seferinde aynı yapılandırılmış raporu sunmaya başladığında, takım, daha büyük bir sorun haline gelmeden önce trend olanları, iyileşenleri ve dikkat edilmesi gerekenleri hızlı bir şekilde tespit edebildi.

Bu tutarlılık, işbirliği şeklimizi de değiştirdi. Geri bildirimin "anlamını" tartışmak yerine, bir sonraki adımlar üzerinde daha hızlı anlaşabilirdik, çünkü temsilci her seferinde aynı değerlendirme ölçütlerini ve çerçeveyi uyguluyordu.

ClickUp'ta kendi CSAT raporlamanız için bunu deneyin

CSAT'ı veya herhangi bir tekrarlayan müşteri geri bildirim döngüsünü yönetiyorsanız, bu kurulumları ClickUp'ta fazla düşünmeden uygulayabilirsiniz. Küçük adımlarla başlayın, bir tür raporu çalışır hale getirin, ardından buradan devam edin.

ClickUp'ta yapılandırılmış geri bildirim, net bir değerlendirme ölçeği ve odaklanmış bir Süper Ajanı bir araya getirdiğinizde, CSAT "zamanınız olduğunda gözden geçirdiğiniz bir şey" olmaktan çıkar ve takımınızın her hafta uygulayabileceği güvenilir bir sistem haline gelir.

Sistemimi takımınız için denemek ister misiniz? Bugün ClickUp'a kaydolun —ücretsizdir!