Bilgi Yönetimi için Amazon Q'yu Kullanma

Takımlar genellikle dağınık kurumsal bilgilerle mücadele eder.

Önemli bilgiler, birbirinden bağımsız düzinelerce araç arasında kaybolur ve doğru cevapları hızlı bir şekilde bulmak neredeyse imkansız hale gelir.

Bunun başlıca nedeni, çoğu şirketin bilgi yönetimini bir dosya dolabı gibi ele almasıdır. Süreçleri dijital olabilir, ancak yaklaşımları geleneksel, analog düşünce biçimlerine dayalı olmaya devam etmektedir.

Bilgiler teorik olarak düzenlenir, ancak aslında yapılacak işlerle hiçbir zaman bağlantı kuramaz.

Bu kılavuz, veri kaynaklarınızı bağlamaktan güvenliği yapılandırmaya kadar kurumsal bilgi yönetimi için Amazon Q Business'ı kurma sürecini ve cevapları bulma ile eyleme geçme arasındaki boşluğu nasıl kapatabileceğinizi adım adım anlatır.

Amazon Q İş nedir?

Amazon Q İş, AWS'nin yapay zeka destekli yardımcı programıdır. Şirketinizin iç bilgileri için merkezi bir konuşma asistanı görevi görür. Belgelerden sohbet mesajlarına kadar mevcut veri kaynaklarınıza yapılan tek bir bağlantı ile bağlanır.

Bunu, kodlama ve yazılım geliştirme görevleri için özel olarak oluşturulmuş ayrı bir araç olan Amazon Q Developer'dan ayırmak önemlidir.

Amazon Q İş, genel kurumsal bilgi için özel olarak tasarlanmıştır. Geri alma destekli üretim (RAG) adlı bir teknolojiyi kullanır, yani yanıtlarını gerçek şirket belgelerine dayandırırken, yapay zekanın bilgileri çarpıtmasını aktif olarak önler.

Ayrıca, izin farkında olan sistemi, halihazırda uyguladığınız erişim kontrollerine saygı gösterir. Bir çalışan bir dosyayı orijinal konumunda göremezse, Amazon Q'nun arama sonuçlarında da göremez.

Amazon Q İş üç temel özelliğe odaklanır:

Amazon Q İşinin Bilgi Yönetimi için İş Şekli

Teknik yönü anlamak, bir aracın bilgi parçalanmasını gerçekten çözüp çözemeyeceğini veya sadece araç karmaşasına katkıda bulunan başka bir uygulama olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.

Şirketler şu anda ortalama 101 farklı SaaS uygulaması çalıştırdığı için, başka bir araç eklemek dikkatli bir değerlendirme gerektirir. Amazon Q, dağınık verilerinizi aranabilir bilgiye dönüştürmek için net bir ş Akışı izler. Veri alımıyla başlar, indekslemeyle devam eder, ardından geri alma ve son olarak yanıt oluşturma aşamasına geçer.

Sistem belgelerinizi sadece okumakla kalmaz, onları "parçalar" adı verilen daha küçük, yönetilebilir parçalara ayırır. Her parça daha sonra, anlamının sayısal bir temsilini içeren bir vektör gömülmesine dönüştürülür. Bu, yapay zekanın sadece tam anahtar kelime eşleşmelerini değil, kavramsal olarak ilişkili bilgileri de bulabileceği sinirsel arama yapılmasına olanak tanır.

Bir soru sorduğunuzda, basitleştirilmiş akış şu şekildedir:

Bu temel mekanizma anahtardır. AI'nın "işini göstermesini" sağlar, bu da güven oluşturmaya yardımcı olur ve bir cevabınız olduğunda ancak bu cevabın nereden geldiğini veya güvenilir olup olmadığını bilmediğinizde ortaya çıkan kara kutu düşüncesini önler.

Kurumsal Veri Kaynaklarınızı Amazon Q'ya Bağlantı Kurma

Bir bilgi yönetim sistemi, erişebildiği veriler kadar iyidir.

Çoğu şirketin bilgileri her yere dağılmış durumdadır ve büyük çaplı bir veri taşıma proje genellikle başlangıç aşamasında bile başarısız olur. İşte bu noktada Amazon Q'nun konektör tabanlı yaklaşımı devreye girer.

Amazon Q İş, tüm verilerinizi yeni bir sisteme taşımaya zorlamak yerine, 40'tan fazla yerel bağlantı kullanarak içeriği bulunduğu yerde indeksler. Bu, zahmetli bir geçiş süreci olmadan mevcut araçlarınıza bağlanabileceğiniz anlamına gelir.

Burada anahtar stratejik davranmaktır. Her şeyi bir kerede bağlantı kurmaya çalışmak yerine, en değerli veri kaynaklarınızla başlayın.

Her konektör, kaynak sistemin erişim kontrol listelerine (ACL) uygun olarak tasarlanmıştır ve mevcut güvenlik ve izinlerinizi korur. Ayrıca, "delta senkronizasyon" özelliğini kullanır, yani ilk tam taramadan sonra yalnızca değiştirilen veya güncellenen belgeleri işleyerek zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.

Desteklenen veri kaynağı türleri

Amazon Q İş, takımlarınızın halihazırda günlük olarak kullandığı birçok platforma bağlanır. Tescilli veya desteklenmeyen sistemler için, özel bağlayıcı SDK'yı kullanarak kendi sisteminizi oluşturabilirsiniz.

Veri alımı ş akışı

Yeni bir veri kaynağını bağlamak, kılavuzlu bir işlemdir. Bağlantıyı seçip gerekli kimlik doğrulamayı (API anahtarı veya OAuth girişi olabilir) sağlarsınız. Sistem daha sonra mevcut tüm belgeleri işlemek için ilk "tam senkronizasyon" işlemini gerçekleştirir.

Ardından, yalnızca yeni veya değiştirilen içeriği işleyerek indeksi güncel tutmak için "artımlı senkronizasyon" moduna geçer.

Belge işleme ardışık düzeni, metni ayıklama, parçalara ayırma, gömme oluşturma ve indekse ekleme işlemlerini gerçekleştirir. Alım sürecinin herhangi bir kısmı başarısız olursa bildirim alırsınız, böylece sorunları hızlı bir şekilde çözebilirsiniz.

En iyi senkronizasyon uygulamalarını senkronize edin

Veri güncelliği ve maliyet arasında doğru dengeyi bulmanız gerekir. Daha sık senkronizasyonlar daha güncel bilgiler sağlar, ancak daha fazla kaynak tüketir ve bu da AWS faturanızı artırabilir.

Amazon Q İş Kurmak İçin Adım Adım Kılavuz

Yeni bir kurumsal AI aracını kullanmaya başlamak zor gelebilir, ancak bunu açık ve yönetilebilir adımlara bölmek süreci daha kolay hale getirir.

Başlamak için doğru IAM izinlerine sahip bir AWS hesabına ihtiyacınız olacak. Temel kurulum birkaç saat içinde tamamlanabilir, ancak birden fazla veri kaynağı içeren tam bir üretim dağıtımı birkaç gün sürebilir.

Adım 1: Oturum açın ve uygulamanızı oluşturun

İlk olarak, AWS Yönetim Konsolu' na gidin ve Amazon Q İş hizmetini arayın. Burada yeni bir "uygulama" oluşturacaksınız. Bu uygulama, veri kaynaklarınız, indeks ve web arayüzünüz için bir kap görevi görecektir.

Oluştururken, ona açık bir ad vermeniz ve dağıtılacağı AWS bölgesini seçmeniz gerekir. Bu seçim, veri yerleşimi ve uyumluluk gereksinimleri açısından önemlidir.

Adım 2: IAM Kimlik Merkezi'ni yapılandırın

Amazon Q İş, kullanıcı kimlik doğrulamasını yönetmek için AWS IAM Identity Center'ı (AWS SSO'nun yeni adı) gerektirir. AI asistanınıza kimlerin erişebileceğini bu şekilde kontrol edebilirsiniz.

İki ana seçeneğiniz vardır: AWS içinde yeni bir kimlik kaynağı oluşturmak veya şirketinizin halihazırda kullandığı Okta veya Azure AD gibi mevcut bir kimlik sağlayıcısına bağlantı kurmak.

Kullanıcıları doğru şekilde yetkilendirmek güvenlik açısından çok önemlidir. Amazon Q'yu kullanması gereken herkesin, izinlerinin doğru şekilde yönetilebilmesi için Identity Center'da bir hesabı olmalıdır.

3. Adım: Veri kaynaklarını bağlayın ve senkronizasyon yapın

Şimdi eğlenceli kısım: verilerinizi bağlamak. Amazon Q uygulamanızda, veri kaynakları bölümüne gidin ve bağlantılar eklemeye başlayın. Arayüz, her biri için kimlik doğrulama sürecinde size yol gösterecektir.

Test için daha küçük bir veri alt kümesiyle başlamak iyi bir uygulamadır; örneğin, tek bir SharePoint sitesi veya tek bir Slack kanalı. Bu, içeriği tüm şirkete yaymadan önce doğru şekilde indekslendiğini doğrulamanızı sağlar. Senkronizasyon ilerlemesini doğrudan konsoldan izleyebilirsiniz.

4. Adım: Web deneyimini özel olarak ayarlayın ve dağıtın

Amazon Q İş, şirketinizin markasına uyacak şekilde özelleştirebileceğiniz kullanıma hazır bir web arayüzü ile birlikte gelir. Logonuzu ekleyebilir, renkleri değiştirebilir ve kullanıcılara ne tür sorular sorabilecekleri konusunda rehberlik etmek için bir hoş geldiniz mesajı yazabilirsiniz.

Görünüm ve hissiyattan memnun kaldığınızda, web deneyimini dağıtabilir ve URL'yi takımınızla paylaşabilirsiniz. Daha entegre bir deneyim için, API'leri kullanarak Amazon Q sohbet arayüzünü takımınızın her gün kullandığı diğer uygulamalara doğrudan gömebilirsiniz.

🎥 Entegre bilgi aktarımının ş akışlarını nasıl kolaylaştırdığını ve bağlam geçişini nasıl ortadan kaldırdığını uygulamada görün!

Amazon Q İş Güvenliği ve Koruyucu Önlemler

Kurumsal ortamda herhangi bir AI aracını benimsemek, güvenlik ve uyumluluk engellerini aşmadan imkansızdır. Şirket verilerini bir AI'ya teslim etmek büyük bir endişe kaynağı olabilir, ancak Amazon Q, temel mimarisine güvenlik özellikleri entegre edilerek tasarlanmıştır.

En önemli güvenlik özelliği, izinlere duyarlı geri alma özelliğidir. Kaynak sistemlerinizdeki erişim kontrol listelerini (ACL) otomatik olarak dikkate alır. Bu, AI'nın yanıtlarının yalnızca kullanıcının görmeye yetkili olduğu içeriği içereceği anlamına gelir.

Ayrıca, AI'nın davranışını kontrol etmek için koruyucu önlemler de yapılandırabilirsiniz. Örneğin, hassas konuları tartışmasını bloke edebilir veya her cevap için kaynak gösterilmesini zorunlu kılabilirsiniz.

İşte ana güvenlik özelliklerine genel bir bakış:

Bu kontroller, yeni güvenlik riskleri yaratmadan güçlü bir AI aracını güvenle kullanmanızı sağlar.

ClickUp Avantajı: ClickUp BrainGPT, arama, bağlam ve eylemi tüm çalışma alanınızda yer alan tek bir AI katmanında bir araya getirir.

BrainGPT, ayrı bir asistan olarak çalışmak yerine, görevleriniz, Belgeler, Sohbet, takvim ve öncelikleriniz üzerinde doğrudan çalışır. Bilgi arayabilir, sorular sorabilir, neler olup bittiğini anlayabilir ve akışınızdan çıkmadan cevapları hemen görevlere, güncellemelere veya ş Akışı değişikliklerine dönüştürebilirsiniz.

BrainGPT, ClickUp'ın Kurumsal Arama ve tam Çalışma Alanı bağlamı tarafından destekleniyor olduğundan, işlerin nasıl birbirine bağlı olduğunu, neyin ilerlediğini ve bundan sonra nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlar.

Sonuç, aramanın doğrudan uygulamaya yol açtığı ve zekanın işin yanında değil, işin içinde yer aldığı birleşik bir yapay zeka deneyimidir.

Kurumsal Bilgi Yönetimi için Amazon Q Kullanımının Sınırlamaları

Hiçbir araç mükemmel değildir ve Amazon Q Business'ı kullanmaya karar vermeden önce sınırlamalarını anlamak önemlidir. Avantaj ve dezavantajların farkında olmak, gerçekçi beklentiler belirlemenize ve ileride sürprizlerle karşılaşmamanıza yardımcı olur.

En büyük faktör, AWS ekosistemiyle derin entegrasyonlardır. Şirketiniz AWS'ye zaten büyük yatırım yapmışsa, bu doğal bir seçimdir.

AWS hizmetlerine aşina olmayan takımlar için, IAM rolleri ve VPC'ler gibi öğeleri yapılandırmak oldukça zor bir öğrenme süreci gerektirir. Bu durum, yaygın olarak benimsenmesine rağmen yalnızca %7'si kurumsal çapta yapay zekayı ölçeklendirmiş olması nedeniyle özellikle endişe vericidir.

Dikkate alınması gereken bazı anahtar sınırlamalar şunlardır:

Son nokta en önemlisidir. Bilgi erişimi tek başına, bağlantısız ş akışının temel sorununu çözmez. Cevabı bulmak sadece ilk adımdır; bu cevabı eyleme dönüştürmeniz gerekir.

ClickUp Kurumsal Bilgi Yönetimini Nasıl Geliştirir?

Bu hissi zaten biliyorsunuz. İhtiyacınız olan cevabı bulur, ardından bunu manuel olarak araçlar arasında taşırsınız.

Arama sonucundan belgeye. Belgeden göreve. Görevden, az önce olanları açıklayan sohbet mesajına. Bu bayrak yarışının bir yerinde, bağlam kaybolur. Netlikle başlayan süreç, koordinasyon işine dönüşür.

Bu, parçalanma nedeniyle oluşan bir ş akışı hatasıdır. Her aktarım, sürtüşme, yineleme ve bilginin eylemden kopma riskini beraberinde getirir.

Birleştirilmiş AI Çalışma Alanı neden denklemi değiştiriyor?

Birleştirilmiş bir AI Çalışma Alanı "bir araç daha" değildir. Projelerin, belgelerin, konuşmaların ve analizlerin tasarım gereği bir arada bulunduğu tek ve güvenli bir ortamdır. Her şey bir arada olduğunda, bilginin aktarılmasına gerek kalmaz. Bilgi, ş akışı içinde doğal olarak hareket edebilir.

İşte ClickUp bu noktada fark yaratıyor. ClickUp, yapay zekayı aramaya eklemek veya mevcut araçların üzerine başka bir asistan katmanı eklemek yerine, işlerin zaten yürütüldüğü aynı sistem içinde ölçeklenebilir bir bilgi aktarım süreci oluşturmanıza olanak tanır. Cevaplarınız, kararlarınız ve bağlamınız, bilgilendirdikleri uygulamaya bağlı kalır.

Ş Akışının canlı bir parçası olarak bilgi

Geleneksel bir kurulumda, bilgi bulmak sadece ilk adımdır. Bir araçta arama yapar, cevabı kopyalar, proje yönetimi sisteminize yapıştırır, bir görev oluşturur ve ardından takımınıza sohbet üzerinden bildirimde bulunursunuz. Her adım gecikmeye neden olur ve bir şeylerin kaybolma veya yanlış anlaşılma olasılığını artırır.

ClickUp içinde döngü çöker. ClickUp Brain kullanarak bir soru sorarsınız, Çalışma Alanının tüm bağlamını içeren bir yanıt alırsınız ve bu yanıtı ekrandan ayrılmadan hemen bir görev, yorum veya belge güncellemesine dönüştürürsünüz. Yanıt seyahat etmez. Dönüşür.

Güncelliğini kaybetmeyen bağlantılı belgeler

ClickUp Belgeler, destekledikleri işlerle birlikte bulunur ve görevler ve projelerle doğrudan bağlantılıdır. Planlar değiştiğinde, güncellemeler paralel sistemlerde değil, yerinde yapılır.

Belgeler eylem odaklı olduğundan, metni ClickUp görevlerine dönüştürebilir veya karar verildiği anda ilgili görevle ilişkilendirebilirsiniz. Bilgi ve uygulama senkronize kalır, ki bu da çoğu takımın başarısız olduğu noktadır.

Tüm çalışma alanınızı birbirine bağlayan bağlam farkında yapay zeka

ClickUp Brain sadece sorduğunuz soruyu anlamakla kalmaz. Bu sorunun işinizin hangi aşamasında yer aldığını da anlar.

Brain, çalışma alanına doğrudan entegre olduğu için görevlerinizi, önceliklerinizi, son teslim tarihlerinizi, sahiplerini ve takviminizi görebilir. Bugün yapılması gerekenleri, gecikmiş olanları, bloklanmış olanları ve işlerin kişiler ve zaman arasında nasıl dağıtıldığını görebilir. Bu, aldığınız cevapların şu anda gerçekte olanlara dayandığı anlamına gelir.

Özet istediğinizde, görev durumu, son etkinlikler ve yaklaşan taahhütler ile şekillendirilmiş bir genel bakış elde edersiniz.

Komut katmanı olarak da işlev gören kurumsal arama

Çoğu araçta arama pasiftir. Bir şeyi aratırsınız, sonra yapılacakları belirlersiniz. Ancak ClickUp Kurumsal Arama aktif bir bileşendir. Bilgi bulmak için kullandığınız AI komut çubuğu, aynı zamanda eylemde bulunmanızı da sağlar.

Tek bir komut yüzeyinden görevler, Belgeler, yorumlar, Sohbet konuları ve bağlı üçüncü taraf uygulamaları arasında arama yapabilir, ardından bulduklarınızı hemen iş haline dönüştürebilirsiniz. Bağlamı değiştirmeden görevler oluşturun, durumları güncelleyin, Belgeleri açın, konuşmalara katılın veya ş Akışlarını tetikleyin.

Takım üyeleri, bağlamı aramak için işi durdurmak yerine, arama özelliğini kullanarak soruyu yanıtlayıp tek bir hareketle ilerleyebilir. Sonuç olarak, çıkmazlar azalır, kararlar daha hızlı alınır ve doğru kaynağı bulup bulmadığınızı doğrulamak için harcadığınız zaman önemli ölçüde azalır.

Belgeler, görevler ve Sohbet'te bilgileri güncel tutma

Bilgi, insanların belgelemeyi unutması nedeniyle nadiren eskir. Bilgi, konuşmaların başka yerlerde gerçekleşmesi nedeniyle eskir.

ClickUp, ClickUp Chat 'i ş Akışlarına sıkı bir şekilde bağlayarak bu sorunu çözer. Sohbet, ilgili işin yanına doğrudan yerleştirilir. Mesajlar görevlere bağlanabilir, Belgeler'de referans gösterilebilir ve tam bağlamı korunarak arama yoluyla yeniden ziyaret edilebilir.

İşler geliştikçe, takımlar Docs'u işbirliği içinde günceller, sohbette değişiklikleri tartışır ve yorumlar ve sürüm geçmişi aracılığıyla kararları izler; hepsi aynı sistemde. Ayrı bir "dokümantasyon aşaması" yoktur ve doğruluğu geri kazanmak için temizlik sprintine gerek yoktur.

Konuşmalar, kararlar ve uygulamalar bir arada olduğu için, bilgi kaynağınız ön tanımlı olarak güncel kalır. Bunun nedeni, birisinin kaynağı mükemmel bir şekilde koruduğu için değil, işin ilerlemesiyle kaynağın doğal olarak geliştiği içindir.

ClickUp'ın Süper Ajanları , çalışma alanınızı engel teşkil etmeden önce soruları yanıtlayan bir ortama dönüştürür .

Super Agents, komut beklemek yerine görevler, Belgeler, Sohbet ve zaman çizelgeleri arasında kesintisiz olarak çalışır. Değişiklikleri izler, durmuş işleri tespit eder, riskleri ortaya çıkarır ve kaçırılan son tarihler, çakışan öncelikler veya yanıtlanmamış sorular gibi gerçek Çalışma Alanı sinyallerine dayalı ortam yanıtları sağlar.

Süper Ajanlar aynı birleşik Çalışma Alanı’nda çalıştığı için, içgörüler her zaman canlı bağlamda temellendirilir. Sadece sorunları işaretlemekle kalmazlar. Bir şeyin neden önemli olduğunu açıklar ve görevleri güncellemekten doğru sahibine bildirimde bulunmaya kadar otomatik olarak eylemde bulunabilirler.

Bu, yapay zekanın aynı anda hem görünmez hem de kullanışlı olmasını sağlayan şeydir. Cevaplar, başka bir araçla yönetilmeye veya başka bir soru sorulmaya gerek kalmadan, tam da ihtiyaç duyulduğu anda iş akışında görünür.

ClickUp ile Aramanızı Geliştirin

Başarılı bir kurumsal bilgi yönetimi, yalnızca güçlü bir arama motorundan daha fazlasını gerektirir. Bilgileri doğrudan takımınızın iş akışlarına bağlayan bir sistem gerektirir.

Bir çözümü değerlendirirken, en değerli veri kaynaklarınızla başlayın ve kademeli olarak genişletin. İşin geleceği, ivmeyi kaybetmeden cevapları eyleme dönüştürecek bir çözüm gerektirir.

Amazon Q İş, AWS ekosistemine zaten büyük yatırım yapmış ve öncelikle kurumsal arama sorununu çözmeye odaklanmış kuruluşlar için güçlü bir seçimdir.

Ancak, aramanın ötesine geçmek ve gerçekten bağlantılı bir bilgi ve iş yönetim sistemi oluşturmak isteyen takımlar için farklı bir yaklaşım gereklidir.

Birleştirilmiş bir AI çalışma alanının takımınızın verimliliğini nasıl dönüştürebileceğini görün. ClickUp ile ücretsiz olarak başlayın. ✨

Sık Sorulan Sorular

Amazon Q İş, tüm çalışanlara yardımcı olmak için genel kurumsal bilgi yönetimi için tasarlanmıştır. Amazon Q Developer ise yazılım geliştiriciler için kodlama, hata ayıklama ve AWS mimarisine yardımcı olan özel bir araçtır.

Amazon Q İş, birçok veri kaynağına bağlanır, ancak ClickUp için yerel bir bağlayıcıya sahip değildir. ClickUp, proje yönetimi ve bilgi tabanı özellikleriyle tamamen entegre olan kendi yerleşik AI özelliği olan ClickUp Brain'i sunar.

Amazon Q İş'in iki ana abonelik seviyesi vardır: Amazon Q İş Lite ve Pro. Fiyatlandırma, kullanıcı başına aylık modele göre yapılır. Maliyetler, depoladığınız veri hacmine göre "indeks birimleri" ücretlerini de içerir. Bu nedenle, güncel fiyatlar için resmi AWS fiyatlandırma sayfasını kontrol etmelisiniz.

Başlıca kısıtlamalar arasında AWS ekosistemine güçlü bir bağımlılık, kurulum için AWS uzmanlığı gereksinimi, entegre ş Akışlarından ziyade aramaya odaklanma ve bazı kurumsal araçlar için yerel bağlayıcılarda potansiyel boşluklar yer almaktadır.