Lindsey Rossi, New Reach Marketing’in Operasyon Müdürü’dür. Şirket için sistemler kurmak ve operasyonları iyileştirmek konusunda uzmandır. Boş zamanlarında Lindsey, müzik bestelemekten, şarkı söylemekten, şan dersleri vermekten ve doğada vakit geçirmekten hoşlanır.
Bir iş kurarken, ölçeklenebilirliği göz önünde bulundurmadan projelerinizi yönetmek için geçici bir sistem oluşturmak kolaydır. Belki de Google E-Tablolar ve metin uygulamaları gibi araçlar kullanıyorsunuz ve mevcut sisteminiz artık ihtiyaçlarınızı karşılayamıyor.
Eğer kendinizi dağınık hissediyorsanız ve zamanınızı boşa harcıyorsanız, etkili bir proje yönetimi aracından yararlanmak, şirketinizin büyümesini ve ölçeklenebilirliğini desteklemenin çözümü olabilir.
New Reach Marketing, 2020 yılında küçük bir iş olarak faaliyete başladı ve o dönemde tamamen Google E-Tablolar üzerinden yönetiliyordu.
Şirketimiz büyüdükçe ve müşteri sayımız arttıkça, mevcut sistemimizin ölçeklenebilir veya yönetilebilir olmayacağını biliyorduk.
Altı ay boyunca çeşitli proje yönetimi (PM) araçlarını denedik ve kullanıcı dostu olması, zaman tasarrufu sağlaması ve işimizin kendine özgü yapısına göre özelleştirilebilmesi nedeniyle ClickUp'ı seçtik.
İşte alternatif bir proje yönetimi platformuna geçmenin, ajans olarak aldığımız en iyi kararlardan biri haline gelmesinin hikayesi.
Sorun: Düzensiz iş akışları, proje yönetimi sırasında yaşanan zorluklar ve iletişim sorunları
İşe geldiğinizde, anında metin mesajları, Slack mesajları ve görevlerin netliği ya da öncelik sırası belli olmayan bir yapılacaklar listesiyle bombardımana tutulduğunuzu hayal edin.
Her sabah bir saat veya daha fazla zamanınızı işlerinizi düzenlemeye çalışarak harcıyorsunuz, ancak yine de güne nasıl başlayacağınızı bilemiyorsunuz.
Google Drive'ı açıp doğru Google E-Tabloları bulur ve hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olmak için mesajları tararsınız.
İhtiyacınız olan bilgileri bulmak için sayısız veri satırını tek tek gözden geçiriyorsunuz; sistem çalışıyor ama zar zor.
ClickUp'a geçmeden önce New Reach Marketing'de durumumuz böyleydi.
Zaman geçtikçe elektronik tablolarımızı yönetmek giderek zorlaşıyordu. Yalnızca içerik tablomuzda 648 satıra ulaşmıştık ve tüm müşterilerimiz için farklı projeleri yönetmek amacıyla tek bir elektronik tablo içinde birden fazla sekme kullanıyorduk! 😱
İşleri izlemek neredeyse imkansızdı ve sürekli bir şeyler gözden kaçıyordu.
Proje yönetimi, beklediğimiz türden bir büyüme için optimize edilmemişti.
Size eski Google E-Tablolarımızdan birkaç ekran görüntüsü göstereceğim ve ardından yeni sistemimizi tanıtacağım; böylece ClickUp'ı kullanmaya başlamadan önce ve sonra nasıl çalıştığımızı görebileceksiniz.
Ancak öncelikle, ne tür bir şirket olduğumuz ve ClickUp'ı işimize nasıl uyarlayabildiğimize dair biraz bilgi verelim.
Ajans olarak yapılacaklar: Eski sistemimize bir iç bakış
ClickUp'ın ARR'ımızı 800 bin dolara çıkarmamıza nasıl yardımcı olduğunu daha yakından anlamanız için, şirket olarak ne iş yaptığımızı genel hatlarıyla bilmeniz gerekiyor.
New Reach Marketing, SEO ve içerik pazarlaması alanlarında uzmanlaşmıştır. Farklı nişlerde faaliyet gösteren ve farklı hedefleri olan birçok müşterimiz var; link oluşturma hizmetleri aldığımız müşterilerimiz ve içerik hizmetleri aldığımız müşterilerimiz dahil olmak üzere üç farklı türde müşteriye hizmet veriyoruz.
Bir müşteri, arama motorlarındaki genel sıralamasını iyileştirmek istediğinde, link oluşturma işini bize yaptırır. Link oluşturma hizmetinden yararlanan müşterilerimiz için bir plan hazırlarken seçtiğimiz yedi pazarlama kampanyası şunlardır:
- Misafir yazıları
- İnfografikler
- Dışa açılma listeleri (eğer yönlendirme trafiği sağlıyorlarsa, geri bağlantı satın almayı da içerebilir)
- Gökdelen Tekniği
- Bahsetme izleme
- Kaynak sayfaları
Hangi kampanyayı yürütürsek yürütelim, her kampanya üç farklı aşamadan geçer.
- Potansiyel müşteri bulma
- Kişiselleştirme
- Müşteri İletişimi
En popüler kampanyamız misafir yazılarıdır; misafir yazıları nasıl işliyor, işte kısa bir özet:
1. Adım: Potansiyel Müşteri Arama
Müşterinin niş hedefleriyle ilgili blogları olan siteleri buluyor ve e-posta bilgilerini alıyoruz.
2. Adım: Kişiselleştirme
Potansiyel müşterinin bloguna göz atar, beğendiğimiz bir şey bulur ve e-posta şablonunu kişiselleştiririz. Ayrıca, potansiyel müşteriyle ilişki kurmak için bloga bir yorum bırakırız. Soğuk e-postalar gönderdiğimiz için bu, yanıt oranını artırmaya yardımcı olur.
3. Adım: Müşteri Kazanımı
Potansiyel müşterilere e-posta gönderiyoruz ve yanıt aldığımızda, blogları için konu önerileri sunuyoruz. Yayın organı bir konu seçtiğinde, içerik talebini düzenleyicimize iletiyoruz ve bu misafir yazılarında müşterimizin sitesine bağlantılar ekliyoruz.
İçerik müşterilerimiz için derinlemesine anahtar kelime araştırması yapılıyor, organik bağlantı oluşturmayı teşvik etmek amacıyla özel grafikler hazırlanıyor ve hedeflediğimiz anahtar kelime için sıralamada üst sıralarda yer alan rakip makaleleri geride bırakacak şekilde makaleler hazırlanıyor.
Eskiden tüm bunlar Google E-Tablolar'da yapılıyordu ve bunlar ayrı projeler olarak yönetilmiyordu, bu yüzden işleri ölçeklendiremiyor ya da kolayca yönetemiyorduk.
Eski içerik tablomuzu inceleyin ⬇️
Biraz göz korkutucu, değil mi? Bu, Google E-Tablolar aracılığıyla sakladığımız tüm bilgilerin tam bir özeti bile değil.
Müşterilerimiz için hazırlık aşamasında kaç makale olduğunu ve her birinin hangi durumda ne kadar süredir beklediğini bilmek bizim için gerçekten zordu! İşler kayboluyordu ve bir müşteriye rapor hazırlamak çok zaman alıyordu.
Müşterimizin aktif kampanya durumlarını nasıl yönettiğimizi burada görebilirsiniz. Ayrıca, kampanya verilerini (yürüttüğümüz her kampanyayla ilgili tüm ayrıntıları) ve müşteri çalışma sayfasını da burada sakladık ⬇️
Bu ise müşterilerimizin, hedeflerinin ve o ay içinde ne kadar ilerleme kaydettiğimize kıyasla elde edilen ilerlemenin yüzdesini gösteren eksiksiz bir özet. Bu, özellikle link oluşturma hizmetinden yararlanan müşterilerimiz için geçerlidir; zira ClickUp'tan önce yerinde hizmet verdiğimiz müşterilerimiz için bir izleme sistemimiz bile yoktu.
Gördüğünüz gibi, bir sistemimiz vardı, ancak bu sistem kesinlikle ölçeklenebilir değildi. 😬
İlk proje yöneticimiz çözüm olarak Asana'yı seçti, ancak bu, sorunu çözmeye yaklaşamadı bile; aksine, işleri daha da kötüleştirdi.
İlk sorun, Google E-Tablolar'dan Asana'ya net ve kesintisiz bir geçiş yapmak yerine, aşamalı olarak geçiş yapmaya çalışmış olmalarıydı. Bu durum, aynı projelerin birden fazla yerde yönetilmesi nedeniyle iletişimde daha da fazla soruna yol açtı.
Bu nedenle takımımız, yalnızca Google E-Tablolar kullandığımız zamana kıyasla daha fazla zaman kaybediyordu ve açıkçası çalışanlar platformu pek de kullanmıyordu.
Ayrıca takımın akışı kavraması gerçekten zordu ve ajansımızın ihtiyaçlarını karşılayacak kadar özelleştirilebilir değildi. Asana'yı anlamaya çalışmak için çok zaman harcadık ve zaman paradır, bu yüzden çok para da boşa harcadık.
Ama ne de olsa, bir startup'ın doğası budur: pek çok büyüme sancısı ve öğrenme süreci.
Çözüm: Hepsi bir arada bir proje yönetimi platformuna geçiş
Sonuç olarak, ClickUp hızlı bir şekilde ölçeklenmemiz için ihtiyacımız olan her şeye sahipti. Google E-Tablolar'da kullandığımız sistemi ClickUp'a aynen aktarabildik, bu da takımımız için geçiş sürecini çok daha kolay hale getirdi. Süreçleri değiştirmiyorduk, sadece operasyonları iyileştiriyorduk.
ClickUp kullanıcı dostudur, harika bir hiyerarşi sistemine sahiptir ve takım işbirliği, özelleştirme ve otomasyona olanak tanır; bu, tam da aradığımız her şeydi.
Takımımızı bir aydan biraz fazla bir sürede sorunsuz bir şekilde ClickUp'a geçirebildik. Bu, ClickUp'ın ne kadar kullanıcı dostu ve sezgisel olduğunu ve yeni başlayanlara ne kadar çok kaynak sunduğunu kanıtlıyor. Dolayısıyla, geçiş yapma konusunda endişeliyseniz, endişelenmeyin. Ben yapabiliyorsam, siz de yapabilirsiniz. 😊
Ajans olarak ClickUp'ı nasıl kullanıyoruz: Yeni sistemimize içeriden bir bakış
Eski yöntemi gördüğünüze göre, şimdi size ajans olarak bugün ClickUp'ı nasıl kullandığımızı göstereyim.
Önce içerik alanımızdan başlayalım!
Aşağıda, şu anda üzerinde çalıştığımız her bir makalenin durumunu gösteren bir Pano görünümü yer almaktadır. Eski elektronik tablomuza bakarsanız, makaleler için kaç kez takip yaptığımızı görmenin ya da her aşamada kaç makale olduğunu belirlemenin bir yolu olmadığını fark edeceksiniz. Ayrıca, son teslim tarihlerimiz ya da gerçek anlamda bir organizasyonumuz da yoktu.
Bonus: Pazarlama Ajansı Yazılımı
Artık ClickUp'ı kullandığımız için, görünümleri filtreleyerek bir müşteri için kaç makale üzerinde çalışıldığını görebiliyoruz. Tek bir tıklamayla işlerin ne durumda olduğuna dair eksiksiz bir genel bakış elde ediyoruz. Ayrıca son teslim tarihlerini takip edebiliyor ve takımımızı çok daha kolay yönetebiliyoruz.
Çok sayıda özel durumumuz var, ancak farklı web siteleriyle ilgili pek çok senaryoyla karşılaştığımız için bu sistem bizim için işe yarıyor. İş akışında ilerlerken doğru son teslim tarihini yansıtmak üzere her durum için bir otomasyon kurduk ve ölçeklendirme sürecinde içerik akışımızı daha da iyileştirmek için çalışıyoruz.
İşte ClickUp'ta site içi içeriklerimizi nasıl yönettiğimize dair bir iç bakış ⬇️
İşte ClickUp ile müşteri kampanyalarını nasıl yönettiğimize dair bir özet ⬇️
Kampanyalar, sona erene kadar bu üç durumu defalarca geçirir; bu genellikle ya bizim farklı bir yol izlemeyi tercih etmemiz ya da müşterinin sözleşmeyi feshetmesi durumunda gerçekleşir. Bunu ClickUp üzerinden yönetmek gerçekten çok kolay.
Şimdi, yenilenen ve geliştirilen müşteri listemize bir göz atalım ⬇️
Ne kadar harika, değil mi? Burada müşterilerimiz hakkında bilmemiz gereken her şey mevcut ve aktif kampanyaları her bir müşteriye bağladık. Ayrıca müşterileri durumlar arasında kolayca taşıyabiliyoruz.
İdari görev yükünü azaltmak için çeşitli otomasyonlar kurduk. Örneğin, haftalık müşteri çalışma saatleri arttığında, ClickBot bahsetme yaparak her bir projeye (potansiyel müşteri bulma, kişiselleştirme, müşteri erişimi) zaman ayırmaktan sorumlu takım üyesini bilgilendirir.
ClickUp'tan önce, bir müşteri işi duraklatmak istediğinde bu durum Slack üzerinden iletilirdi ve bu bazen gerçekten kafa karıştırıcı oluyordu. Artık tek bir tıklama ile tüm takım müşterinin durumunu öğrenebiliyor.
Ayrıca, daha önce bahsettiğim her müşteri türü için bir liste var. İleride daha da büyümeyi planlıyoruz ve ClickUp’ın sunduğu sınırsız olanaklar sayesinde bunu başarabileceğimize eminiz.
ClickUp'ın favori 5 avantajı
1. Kullanıcı dostu
ClickUp ile ilgili favori özelliklerimizden biri, son derece kullanıcı dostu olmasıdır. Kullanımı son derece kolay ve çok sezgiseldir. ClickUp'a geçiş sürecini sorunsuz hale getiren dört unsur şunlardır:
- Hiçbir deneyime sahip olmadan her şeyi bir ay içinde ayarlayabilme imkanı
- Google E-Tablolar'dan ClickUp'a veri aktarımı çok kolaydı; hatta takım ClickUp'a alışana kadar, link oluşturma müşterilerimizin bulunduğu eski Google E-Tablomuzu bile ClickUp'a entegre ettik. Herkes işin nasıl yürüdüğünü anladıktan sonra Liste görünümünü oluşturduk. Bu, geçiş sürecini herkes için kolaylaştırdı.
- ClickUp University ve ClickUp blogu üzerinden çeşitli kaynaklara erişebilirsiniz.
- Bir hata fark ederseniz veya yardıma ihtiyacınız olursa müşteri desteğinden hızlı yanıtlar alın
2. Net bir hiyerarşi sunar
ClickUp’ın hiyerarşi yapısını gerçekten çok seviyoruz çünkü işleri düzenli tutmak çok kolay. ClickUp ile şunları yapabilirsiniz:
- Her şeyi tek bir yerden görün
- Tüm alanı görünümde görün
- Alanları ayrıntılı olarak inceleyin ve klasörleri görünümde görüntüleyin
- Klasörleri ayrıntılı olarak inceleyin ve listeleri görünümde görüntüleyin
Ayrıca görünümleri atanan kişiye, etiketlere, Özel Alanlara ve daha fazlasına göre filtreleyebilirsiniz!
İşte ClickUp’ın Hiyerarşi özelliğinden nasıl yararlandığımıza dair bir örnek:
İşte farklı Alanlarımızın bir görünümü; “Her Şey” seçeneğine tıklarsanız, işiniz için ClickUp’ta gerçekleşen her şeyi tam anlamıyla görebilirsiniz. Oradan da kendi Alanlarınızı görüntüleyebilirsiniz.
Örneğin, “İçerik” Alana tıklarsanız, o Alan içinde gerçekleşen her şeyi görebilirsiniz. Renk kodlaması yaptım, bu sayede tüm içeriklerimizi Liste görünümünde renklerine göre ayrılmış olarak göreceğim.
"Misafir Yazı İçeriği" klasörüne tıklarsanız, o klasörün içindeki her şeyi görebilirsiniz.
Klasörü açtığınızda, o klasör içindeki tüm listelerinizi görebilirsiniz. Gördüğünüz gibi, içeriğimiz iki klasöre ayrılmıştır ve her birinde düzenli kalmamıza yardımcı olan listeler bulunmaktadır. Ayrıca her listede kaç görev olduğunu da görebiliriz. ClickUp University'deki ClickUp'a Giriş kursunu tamamladıktan sonra ClickUp'ın hiyerarşisini gerçekten iyi bir şekilde kavrayabildim.
3. Takım işbirliğini destekler
ClickUp, takım işbirliğini teşvik ediyor. Şu özelliklerini çok seviyoruz:
- Bir göreve birden fazla atanan kişi atayın. Bu, birden fazla kişinin bir görevle ilgili işlem yapması veya görevdeki ilerlemeyi takip etmesi gerektiğinde yararlıdır. Örneğin, bir yazarın bir makalede değişiklik yapması ve düzenleyicimizin bu değişikliği gözden geçirmesi gerekiyorsa
- Takım üyeleri için alt görevler/kontrol listeleri oluşturun. Ayrıca, herkesin işini yapması için görev içinde alt görevler ve kontrol listesi öğeleri atayabilirsiniz.
- Görev bağlantılarını gönderin. Bu, daha acil talepler olduğunda kullanışlıdır. Herkesin haberdar olmasını sağlamak için zaman zaman Slack üzerinden görevler göndeririz. Diğer kullanım örnekleri arasında müşterilere görev gönderilmesi sayılabilir. İsterseniz, ClickUp ve Slack arasında bir entegrasyon kurarak otomasyon mesajları gönderebilirsiniz.
- Misafirleri davet edin. Bu özelliği, takımımızın bir parçası olan misafir yazarlar ve serbest yazarlar için sıklıkla kullanıyoruz. Bu özellik, yazarlarımızı yalnızca içerik alanımıza davet etmemizi sağlıyor; böylece hassas müşteri bilgilerine erişemiyorlar.
4. Son derece özelleştirilebilir
Özelleştirilebilir seçenekleri bol olan bir platform bulmak, işimiz için hayati önem taşıyordu. ClickUp, aşağıdakilerle kurulumunuzu özelleştirmenize olanak tanır:
- Şirketinizin ihtiyaçlarına göre alanlar oluşturun ve operasyonları hayata geçirin. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak zaman takibi, zaman tahmini, sprintler ve Özel Alanlar gibi ClickApp özelliklerini bile etkinleştirebilirsiniz.
- İhtiyaca göre özel görünümler oluşturma. Bunlar arasında Pano görünümü, Liste görünümü, Google E-Tabloları Yerleştirme, Belge görünümü, Takvim görünümü ve daha fazlası gibi seçenekler bulunur. Görünümleri sabitleyebilir ve koruyabilirsiniz.
- Önemli bilgileri saklamak için Özel Alanlar. Bu, işimiz için hayati önem taşıyor ve her alanda kullandığımız değerli bir ClickApp. Özel alanları, diğer şeylerin yanı sıra müşteri bilgilerini ve içerik bilgilerini saklamak için kullanıyoruz. Aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç seçenek var
- Özel durumlar oluşturun. Durumları istediğiniz gibi adlandırabilir ve düzenleyebilirsiniz! Bunları istediğiniz zaman güncelleyebilme ve yerlerini değiştirebilme özelliğini çok seviyoruz.
5. Yararlı otomasyon özellikleri
ClickUp, alan, klasör veya listeler gibi her düzeyde uygulayabileceğiniz çeşitli otomasyon özelliklerine sahiptir. Otomasyonlar:
- Zamandan tasarruf edin
- Sezgisel ve kurulumu kolay
- Görevlerin gözden kaçmamasını sağlayın
- Yönetici görevlerini azaltarak maliyet tasarrufu sağlıyoruz
ClickUp ile sorunlarımızı çözüyor ve ölçeklendiriyoruz
ClickUp, şirketimizin büyümesine yardımcı oldu ve bize daha fazla müşteri ve iş alabilme imkanı sağladı.
ClickUp'a geçiş yaparak, şirket olarak karşılaştığımız sorunların çoğunu çözebildik. Bu, işi genişletmek ve büyümeye devam etmek için daha fazla fırsat yarattı. ClickUp'a geçmeden önce müşterilerimize sadece bir paket sunuyorduk, şimdi ise üç paketimiz var.
Bu sayede yeni müşteriler kazanma ve yeni çalışanlar işe alma imkânı da elde ettik. İşlerimizi sistematik hale getirdik ve şirketin her dalında üzerinde çalıştığımız her şeyin kaydını tek bir yerde tutuyoruz.
Dolayısıyla, hikayemize kendinizi yakın hissediyorsanız veya sadece işinizi büyütmeyi planlıyorsanız, tüm işlerinizi tek bir yerde toplamak, ş akışınızı düzenli, tutarlı ve yönetilebilir tutmak ve birden fazla uygulama kullanmanın yol açtığı gereksiz sürtüşmeleri ortadan kaldırmak için ClickUp'ı kullanmanızı şiddetle tavsiye ederiz. 🙏