Hiç bir projeye başladığınızda, projenin yolundan saptığını gördünüz mü? Bunun nedeni kapsam genişlemesi olabilir ve bu, yazılım geliştirmeden pazarlamaya, inşaat, ağır makine ve hatta kamu sektörü girişimlerine kadar çoğu projede sıkça karşılaşılan bir tuzaktır.
Ancak bir çözüm var. İyi hazırlanmış bir kapsam yönetimi planı, projenizi yolunda tutabilir ve paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir.
Bu kullanışlı kontrol listesi, her sektör için mükemmel proje kapsam beyanını oluşturmak için gerekli adımları özetler.
Proje Kapsam Beyanını Anlama
Proje kapsam açıklaması, bir projenin sınırlarını özetleyen ve nelerin dahil olup nelerin dahil olmadığını tanımlayan resmi bir belgedir. Proje ekibinin hedeflerini, teslim edilecekleri ve kısıtlamaları anlamasını sağlar.
Bir proje kapsam beyanı genellikle dört anahtar unsur içerir:
- Proje hedefleri: Projenin ulaşmayı amaçladığı belirli hedefler ve sonuçlar
- Teslim Edilecekler: Üretilecek 'somut' çıktılar
- Kapsam dahil olanlar (ve hariç tutulanlar): Projeye dahil olan (ve olmayan) belirli proje görevleri, faaliyetleri veya bileşenleri
- Kısıtlamalar: Projeyi etkileyebilecek sınırlamalar veya kısıtlamalar
İyi tanımlanmış bir proje kapsam beyanı oluşturmak, kapsamın genişlemesini önlemeye ve projenin yolunda ilerlemesine yardımcı olabilir. Proje kapsam beyanı şu amaçlara hizmet eder:
- Riskleri azaltır: Projenin sınırlarını net bir şekilde tanımlayarak, kapsam genişlemesi, maliyet aşımları ve program gecikmeleriyle ilişkili riskleri azaltmaya yardımcı olur
- Verimliliği artırır: En başından itibaren neyin önemli olduğunu bildiğiniz için, kaynakları daha iyi tahsis edebilir ve bütçenizi daha iyi yönetebilirsiniz
- Paydaşları memnun eder: Herkes projenin çıktıları konusunda önceden mutabık kaldığı için, ilerleyen aşamalarda çatışmaları ve kapsamın genişlemesini en aza indirebilirsiniz
- Referans noktası görevi görür: Belirsizlikler ortaya çıktığında veya takım üyeleri değiştiğinde, proje kapsam beyanı güvenilir bir bilgi kaynağı olabilir
Kısacası, bir proje kapsam beyanı netlik, yön ve kontrol sağlar, böylece projenin zamanında ve bütçeye uygun olarak tamamlanmasını sağlar.
Proje Kapsam Beyanı Nasıl Yazılır (Örneklerle)
Proje kapsam beyanının ne olduğunu ve neden gerekli olduğunu gördük, şimdi daha kesin bir proje yönlendirmesi ve daha iyi bir takım uyumu için nasıl oluşturabileceğinize bakalım. Ayrıca, ClickUp gibi proje yönetimi araçlarının süreci nasıl destekleyebileceğini, takımların görevleri organize etmesine, ilerlemeyi izlemesine ve verimli bir şekilde işbirliği yapmasına nasıl yardımcı olabileceğini inceleyeceğiz.
İşte anahtar adımların kısa bir özeti:
Proje kapsam açıklaması oluşturmak için TL;DR kontrol listesi
- Projenin amacını belirleyin
- Kaynak planı oluşturun
- Teslim edilecekleri listeleyin
- Proje kısıtlamalarını belirleyin
- Proje kapsam beyanınızı taslak olarak hazırlayın
- Değişiklik kontrol süreci uygulayın
Şimdi bunu ayrıntılı olarak inceleyelim.
Ayrıca okuyun: Yöneticiler için 9 maddelik proje yönetimi kontrol listesi
1. "Neler" ve "nedenler"inizi belirleyin
Projenizin amacını anlamak, açık ve ikna edici bir kapsam açıklaması (ve projenin başarısı) oluşturmak için çok önemlidir. Bu, projenin hedeflerini, iş ihtiyaçlarını ve istenen sonuçları belirlemeyi içerir.
Bu aşamada kendinize sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:
- Proje hangi sorunu çözüyor?
- İstenen sonuçlar veya faydalar nelerdir?
- Bu proje, kuruluşun genel hedefleriyle nasıl uyumludur?
Bu adım, proje planınızı şekillendirirken seçimlerinizi ve kararlarınızı yönlendiren Kuzey Yıldızınız gibidir. Bu aşamada tüm proje takımınızı (veya en azından ilgili anahtar proje paydaşlarını) bir araya getirin. Farklı takım üyeleri tartışmaya farklı bakış açıları getirmekle kalmayacak, erken aşamada dahil edilen kişiler proje sonucuna daha fazla bağlı hissedeceklerdir.
Tartışmayı daha etkileşimli hale getirmek için sanal beyaz tahta aracını kullanın (özellikle uzaktan veya karma bir takım iseniz). Örneğin, ClickUp Proje Kapsamı Beyaz Tahta Şablonu, takım olarak birlikte beyin fırtınası yapmanıza ve proje kapsamınızın taslak bir taslağını oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Şablon, proje kapsamınızın tüm yönlerini düzenlemek ve yönetmek için tasarlanmış görsel ve işbirliğine dayalı bir araçtır. Proje faaliyetlerini, kaynakları, teslim edilecekleri ve zaman çizelgelerini izlemek için merkezi bir alan sağlar ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar. Proje kapsam planınızdaki her adım için ayrı kutular içerir:
- Bilgi: Projeyi şekillendirecek tüm ilgili verileri ve gerçekleri toplayın. Bu, proje yöneticisi dahil herkesin aynı temel bilgilere erişebilmesini sağlar
- Gerekçe: Proje boyunca alınan her kararın ardındaki mantığı açıklayın. Bu, takım üyelerinin projenin amacı ve yönü ile uyum içinde çalışmasına yardımcı olur
- Kapsam: Proje kapsamını tanımlayın — projeye dahil olan ve olmayanları belirleyin. Bu, sınırların net olmasını sağlar ve yanlış anlaşılmaları önler
- Hedefler: Projenin istenen sonuçlarını ve hedeflerini belirtin. Bu, projenin ilerlemesine rehberlik eder ve başarısını ölçer
- Teslim Edilecekler: Projenin üreteceği somut çıktıları veya sonuçları belirtin. Bunlar, ilerlemeyi ve tamamlanmayı izlemek için kriterler olarak hizmet eder
- Hariç tutulanlar: Kapsam genişlemesini önlemek için projenin parçası olmayanları özetleyin. Bu bölüm, ele alınmayacak veya teslim edilmeyecekler için beklentileri ayarlar
- Varsayımlar: Projeyi etkileyen temel varsayımları ve olası önyargıları belirleyin. Bunları kabul etmek, riskleri öngörmenize ve acil durumlar için plan yapmanıza yardımcı olur
Bu, proje planlama sürecinin geri kalanı için sağlam bir temel oluşturur ve kaynakları tahsis ederken veya proje planınızı ana hatlarıyla belirlerken size daha fazla netlik sağlar.
📌Örnek:
Bir inşaat şirketi olduğunuzu ve bir ofis binasını yenilemeniz gerektiğini varsayalım. İşte "nedenleriniz" (hedefleriniz) şöyle olabilir:
Değişen kiracı ihtiyaçlarını karşılamak ve işletme maliyetlerini azaltmak için binanın enerji verimliliğini, işlevselliğini ve estetiğini iyileştirin.
2. Kaynak planı oluşturun
Projenizin hedeflerini belirledikten sonra, bu hedeflere ulaşmak için gereken kaynakları değerlendirme zamanı gelir. Proje gereksinimleriniz, gerekli kişileri, ekipmanı, malzemeleri ve bütçeyi belirlemeyi içerebilir.
Bu planı yaparken, özellikle işlevler arası takımlarla çalışıyorsanız, herkesin sesini duyurmak için anahtar paydaşları dahil edin. Bir başka en iyi uygulama da acil durumlar için planlama yapmaktır. Bu, proje dönemi boyunca tatilde olan bir çalışanın hesabını yapmak kadar basit olabilir veya hükümet onayı veya malzeme lojistiğinde gecikmeler gibi daha ciddi bir durum olabilir.
Ayrıca, proje maliyetlerinizi ve kaynaklarınızı önceden planlayarak, gereksinimlerini daha net bir şekilde anlayabilir ve bütçenizi aşmamanıza yardımcı olabilirsiniz.
Ayrıca okuyun: 20 Anahtar Proje Rolü ve Proje Başarısı Üzerindeki Etkileri
📌Örnek:
Bir ofis binasını enerji verimli hale getirmek için yenileme örneğinde, kaynak tahsis planınız şunları içerecektir:
- İnsan kaynakları: Mimarlar, tesisatçılar, elektrikçiler, inşaat işçileri, şantiye yöneticileri vb
- Ekipman ve malzemeler: İnşaat ekipmanları, yapı malzemeleri, elektrik malzemeleri vb
- Bütçe: İnşaat maliyeti, mimar ve mühendis ücretleri, malzeme maliyeti, işçilik maliyetleri ve acil durum fonu
- Zaman çizelgeleri: Anahtar dönüm noktaları, vardiya planları ve daha fazlası
3. Teslim edilecekleri listeleyin
Bunlar, projenin sonunda proje sponsorlarına ve müşterilere teslim edilecek somut sonuçlardır. Ayrıca, projenin başarısını ve planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini ölçmek için kullanabileceğiniz birer referans noktasıdır. Projenizin çıktılarını belirlerken akılda tutulması gereken iki önemli nokta şunlardır:
- Çıktıların gerçekçi ve projenin kısıtlamaları dahilinde ulaşılabilir olduğundan emin olun
- Her bir teslim edilebilir öğeyi belirli bir son tarih veya zaman dilimi ile ilişkilendirin — bir projenin zamanında teslim edilip edilmeyeceğini izlemek için kullanabileceğiniz proje dönüm noktaları
Bu aşamada projeye dahil edilen (kapsam dahilinde) ve hariç tutulan (kapsam dışı) belirli görevleri tanımlayın.
📌Örnek:
Enerji verimli, yenilenmiş ofis binanız için gerekli bazı çıktılar şunlardır:
- İzin onayı: Yerel makamlardan gerekli izin ve onayların alınması (bir ay)
- Geliştirilmiş enerji verimliliği: Aydınlatma, sürdürülebilir inşaat, güneş panelleri vb. (üç ay)
- Yenilenmiş iç mekanlar: Modern dekor, yenilenmiş odalar ve düzen değişiklikleri (iki ay)
- Tamamlanma sertifikası: Bina denetçisinden tamamlanma sertifikası alınması (bir hafta)
Kapsam dışı işler arasında ofis alanının döşenmesi, peyzaj düzenlemesi ve benzeri işler sayılabilir. Bunlar ofis yenileme ile ilgili olsa da projenizin bir parçası değildir.
Bu temel bir liste olmakla birlikte, proje yönetimi kontrol listenizi daha ayrıntılı hale getirmenizi öneririz. ClickUp Checklists gibi bir araç kullanarak hiyerarşik listeler oluşturabilir, hiçbir detayın atlanmamasını ve hiçbir görevin gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz.
Görev kontrol listelerinin en iyi yanı, basit bir listeden daha fazlası olmalarıdır. Şunları yapabilirsiniz:
- Belirli bir liste öğesini birine atayın
- Yorumları kullanarak öğe hakkında daha fazla bağlam ekleyin
- Daha iyi kategorizasyon için liste öğelerini iç içe yerleştirin
En iyisi, kontrol listelerini şablon olarak kaydedin ve gelecekteki projelerinizde yeniden kullanın.
💡 Profesyonel İpucu: Neden teslimatlarınız için sadece kontrol listeleriyle yetinmelisiniz? Takımınızın her proje kapsam beyanı için kopyalayıp kullanabileceği bir kontrol listesi şablonu da oluşturabilirsiniz. Böylece proje kapsam sürecini ve yapısını basitleştirip standart hale getirebilirsiniz.
4. Proje kısıtlamalarını belirleyin
Teslimatlarınızın ne olduğunu biliyorsunuz. Şimdi bunları gerçekleştirmenizi engelleyen unsurları bulmanın zamanı geldi. Bu, zaman kısıtlaması (işin kalitesini etkilemeden sınırlı bir zaman dilimi içinde projeyi bitirme baskısı), bütçe kısıtlaması (müşteriye ihtiyacı olanı ancak ayrılan bütçe dahilinde sunma) veya hatta kaynak kısıtlaması (iş için doğru takımı bulma) olabilir.
Bu sorunları proje aşamasının erken safhalarında belirleyerek, proje yaşam döngüsü boyunca bunların etkisini azaltacak stratejiler geliştirebilir ve projenin başarıyla tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
📌Örnek:
Ofis yenileme projenize başlarken bazı kısıtlamalarla karşılaşabilirsiniz.
- Kiracılara en az rahatsızlık vermek için yenileme çalışmalarının iş saatleri dışında tamamlanması gerekliliği
- Bölgede yetenekli inşaat işçilerinin sınırlı olması
- Yenileme çalışmaları sırasında kiracıların geçici taşınmaya direnci
- Yeşil bina standartları ve yönetmeliklerine uygunluk
5. Proje kapsam beyanınızı taslak olarak hazırlayın
Projenizin hedeflerini, kaynaklarını ve olası zorluklarını belirledikten sonra, bulgularınızı resmi bir proje kapsam beyanında bir araya getirme zamanı geldi. Bu belge, projenizin parametrelerini (çıktılar, zaman çizelgeleri ve daha fazlası) özetleyen bir yol haritası görevi görecektir.
Proje kapsam belgeniz hedefler, teslim edilecekler (zaman çizelgeleriyle birlikte), hariç tutulanlar, varsayımlar ve kısıtlamalar için ayrı bölümler içerecektir. Kapsam beyanınızı hazırlarken kullanabileceğiniz bazı ipuçları:
- Belirsizliği önlemek için açık ve öz bir dil kullanın
- Paydaşların aşina olmayabileceği teknik terimleri veya kısaltmaları açıkça tanımlayın
- Kapsamı daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere ayırın
Son olarak, taslak kapsam beyanını ilgili paydaşlarla paylaşın ve geri bildirimlerini alın.
Bir müşterimiz, ClickUp'ın proje planlamasını nasıl geliştirdiğine dair şunları söyledi:
ClickUp, neredeyse her türlü proje yönetimi ihtiyacına göre özelleştirilebilir. Büyük, yıllarca süren departmanlar arası projeleri yönetmek için yeterince teknik, ancak basit bir günlük kontrol listesi olarak çalışacak şekilde özelleştirilebilir.
ClickUp, neredeyse her türlü proje yönetimi ihtiyacına göre özelleştirilebilir. Büyük, yıllarca süren departmanlar arası projeleri yönetmek için yeterince teknik, ancak basit bir günlük kontrol listesi olarak çalışacak şekilde özelleştirilebilir.
Kapsam beyanı oluşturuyorsanız veya mevcut beyanınızı iyileştirmek istiyorsanız, ClickUp Kapsam Yönetimi Planı Şablonu size yardımcı olabilir.
Bu proje kapsamı şablonu, kapsam beyanınızı oluşturmak ve yönetmek için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar ve aşağıdaki bölümleri içerir:
- Proje Hedefleri: Herkesin istenen sonuçlara odaklanmasını sağlamak için projenin amaçlarını tanımlayın
- Sorun Tanımı: Projenin gerekliliğini haklı çıkarmak için projenin ele alacağı temel sorunu belirleyin
- Kapsam dahil/kapsam dışı görevler: Kapsamın genişlemesini önlemek için hangi görevlerin dahil edildiğini veya hariç tutulduğunu netleştirin
- Teslim Edilecekler: Projenin her aşamasında beklenen somut sonuçları listeleyin
- Onay: Resmi doğrulama sağlamak için paydaşların onayını almak için kriterleri belirleyin
Bu proje kapsamı şablonu, kapsamla ilgili tüm bilgileri tek bir yerde düzenleyerek yöneticilerin değişiklikleri verimli bir şekilde yönetmesine ve projelerin zamanında ve bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olur.
Ayrıca, ClickUp'ın işbirliği özellikleri (yorumlar, etiketler ve gerçek zamanlı düzenleme) takımınızın belge üzerinde birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
📌Örnek:
Proje kapsam beyanınızın son hali şöyle olacaktır:Proje Başlığı: Ofis Binası Modernizasyon Projesi
Proje Hedefleri:
- Binanın enerji verimliliğini artırın
- Modern kiracıların ihtiyaçlarını karşılamak için binanın işlevselliğini artırın
Teslim Edilecekler:
- Yenilenmiş ofis alanları, güncellenmiş yüzeyler ve düzenler
- Geliştirilmiş enerji verimli aydınlatma
- Gelişmiş güvenlik sistemi
- Güncellenen ortak alanlar (ör. lobi, tuvaletler)
Kapsam Dahil Olanlar:
- Yapısal onarımlar
- Sürdürülebilirlik yükseltmeleri
- İç tasarım ve kaplamalar
Kapsam Dışı Kalacaklar:
- Mobilya ve ekipman tedariki
- Pazarlama ve kiralama faaliyetleri
Varsayımlar:
- Gerekli izinler ve onaylar derhal alınacaktır
- Binanın yapısal bütünlüğü sağlamdır
- Projeyi tamamlamak için yeterli finansman mevcuttur
Kısıtlamalar:
- Altı aylık sıkı bir teslim tarihi
- Nitelikli işgücü eksikliği
Kabul Kriterleri:
- Bina denetimden geçer ve enerji verimliliği standartlarını karşılar
- Proje, belirtilen bütçe ve zaman çizelgesi içinde tamamlanır
📌İşte bir etkinliği organize etmenin başka bir örneği: yıllık konferans.
Proje Başlığı: Yıllık Endüstri Konferansı
Proje Hedefleri:
- Markanızı ve misyon beyanınızı tanıtan bir etkinlik düzenleyin
- Katılımcıların birbirleriyle bağlantı kurması ve ağ oluşturması için fırsatlar yaratın
Teslim Edilecekler:
- Konferans yeri
- Konferans gündemi
- Konuşmacı kadrosu
- Kayıt ve biletleme sistemi
- Yerinde etkinlik yönetimi
- Konferans sonrası değerlendirme raporu
Kapsam Dahil Olanlar:
- Mekan seçimi ve rezervasyon
- Konuşmacı seçimi ve yönetimi
- Sponsorluk talebi ve yönetimi
- Etkinlik planlama ve koordinasyon
- Yerinde lojistik (ör. kayıt, yiyecek ve içecek, AV ekipmanı)
Kapsam Dışı Kalacaklar:
- Konferans sonrası devam eden pazarlama ve tanıtım faaliyetleri
- Konferans sonrası ağ oluşturma etkinlikleri
- Konferans bildirilerinin yayınlanması
Varsayımlar:
- Tüm maliyetleri karşılamak için yeterli fon mevcuttur
- Gerekli izinler ve onaylar alınacaktır
- Konferansı yönetmek için yeterli personel sağlanacaktır
Kısıtlamalar:
- Sınırlı bütçe
- Sıkı teslim tarihi
- Mekan uygunluğu
Kabul Kriterleri:
- Konferans deneyimi hakkında katılımcıların olumlu geri bildirimleri
- Etkinlik, belirtilen bütçe ve zaman çizelgesi içinde tamamlandı
Ayrıca okuyun: 15 ücretsiz proje yönetimi şablonu
6. Değişiklik kontrol süreci uygulayın
Son olarak, önerilen değişiklikleri gözden geçirmek, onaylamak veya reddetmek için bir çerçeve oluşturmanız gerekir. Böylece değişiklikler projenin hedefleriyle uyumlu olur ve projenin kapsamı, programı veya bütçesinden ödün verilmez.
Bunu, bir değişiklik kontrol sistemi oluşturarak yapabilirsiniz. İşin işleyişi şu şekildedir:
- İlk olarak, tüm değişiklik taleplerini inceleyecek bir komite oluşturun (üç kişi uygun bir sayıdır)
- Ardından, diğer takım üyelerinin projenizin kapsamına ilişkin değişiklik talebinde bulunabilecekleri bir süreç belirleyin
- Son olarak, önerilen değişikliğin projenizin mevcut kapsamına uygun olup olmadığını analiz edin
Bu süreci otomatikleştirmek için ClickUp Formları gibi bir form kullanın. Takım üyeleri değişiklik önerisinde bulunabilir ve gerekçelerini sunabilir. Komite daha sonra bunu inceleyerek kararını ve gerekçesini paylaşabilir, böylece tüm süreci kolaylaştırabilir.
Değişiklik kontrol süreci uygulayarak, projenizdeki değişiklikleri etkin bir şekilde yönetebilir, riskleri en aza indirebilir ve gereksiz maliyetleri önleyebilirsiniz.
Kapsam Beyanı (ve ClickUp) ile Projenizi Yolunda Tutun
İşin kapsamını tanımlamak, projenizi başarılı ve zamanında teslim etmek için ilk adımdır. Bu, kapsam beyanını proje yöneticilerinin en iyi arkadaşı yapar ve onlara ne yapılması gerektiğini, hangi risklerden kaçınılması gerektiğini ve nasıl yapılacağını anlatan net bir yol haritası sunar.
Aynı zamanda, proje kapsamınız bir belgede yer alırken, gerçek proje görev yönetimi aracınızda izlenir. Daha sorunsuz (ve bütünsel) bir iş akışı için ClickUp gibi hepsi bir arada bir çözüm kullanmayı düşünebilirsiniz.
ClickUp ile proje kapsam beyanınızı taslak haline getirebilir, teslim edilecekleri eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürebilir ve hatta zamanı takip edebilirsiniz. Proje kapsam beyanlarından görevlere ve risk azaltma çabalarına kadar her şeyi yönetmek için kapsamlı bir çözümdür.
ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve proje kapsam yönetimi ve yürütmeyi nasıl basitleştirdiğini görün.