Süreçler, kasıtlı olarak tasarlasanız da tasarlasanız da var olacaktır. Birine bir görev atadığınızda, o kişi kendi sürecini oluşturur ve işi kolaylaştırmak için bu süreci tekrar tekrar kullanır.
Bu makaleyi yazmam istendiğinde, bir Google Dokümanlar belgesi açtım, ana hatları kopyalayıp yapıştırdım, her bölüm için araştırmaya başladım, yazdım, düzenledim, düzelttim, bağlantıları ekledim ve onay için gönderdim. Onlarca yazarınız olsaydı, muhtemelen onlarca süreçünüz olurdu.
Ancak, bir marka olarak yazma, düzenleme, yayınlama ve dağıtım süreçlerinde tutarlılık sağlamak için düzinelerce sürece sahip olamayız. Tek tip bir sürece ihtiyacımız var.
Verimli, etkili ve tek tip bir iş akışı oluşturmak için kapsamlı bir süreç analizi gerekir. Bu blog yazısında, bunu nasıl yapabileceğinizi göstereceğiz!
Süreç analizi nedir?
Süreç analizi, iş faaliyetlerinin iç işleyişini anlamak ve belgelemek için sistematik bir yaklaşımdır. İş süreci yönetimi [BPM] düşünce okuluna göre, süreç analizi sürekli iyileştirmenin önemli bir parçasıdır.
Süreçleri analiz etmenin temel amacı, iyileştirme fırsatlarını belirlemektir. Bunu başarmak için, bir iş süreci analizi genellikle şunları inceler:
- Bir görevi tamamlamak için gerçekleştirilen adımlar
- Her adımın nasıl gerçekleştirildiği
- Bir sonraki süreçleri nasıl etkilediğini
- Projeye nasıl katkıda bulunurlar?
- Her adımdan kim sorumludur?
- Eskalasyon matrisleri
- Yedeklilik ve yedekleme planları
- Takım üyelerinin süreci takip ederken karşılaştıkları zorluklar
Bu gözlemlenip belgelendikten sonra, BPM takımları devam eden işleri kesintiye uğratmadan süreç verimliliğini artırmanın yollarını arar.
Süreç analizi tek seferlik bir faaliyet değildir. Aslında, sürekli iyileştirmeyi desteklemek için düzenli olarak gerçekleştirilmesi en iyisidir. Nedeni şudur.
Süreç Analizi Yapmanın Avantajları
İyi, sürekli ve stratejik süreç analizi, kârlılığı artırmak da dahil olmak üzere birçok yönden işinize yardımcı olabilir. İşte nasıl.
Mevcut sistemleri anlama: İş süreci analizi, işlerin mevcut durumunu değerlendirmek için harika bir yoldur. Aşağıdaki gibi soruları yanıtlayarak verimliliği ve etkinliği ölçmeye yardımcı olur:
- Satış ekibimiz CRM'yi verimli bir şekilde kullanıyor mu?
- Herkes iş akışını net bir şekilde görebiliyor mu?
- Tüm biletler proje yönetimi aracında açılıyor mu?
- Son sprint hedeflerine ulaştı mı?
- Müşteri hizmetleri takımı verimli çalışıyor mu?
İyileştirme fırsatlarını belirleme: Mevcut sürecinizi anladıktan sonra, eksiklikleri belirleyebilir ve bunları giderebilirsiniz. Sezgileriniz yerine verilere dayalı kararlar alabilirsiniz. Bu, elbette süreç analizinin en doğrudan ve en basit avantajıdır.
Operasyonel verimlilik: Çeşitli takımların kendi süreçlerini kullanması yaygın bir durumdur. Örneğin, satış takımı etkileşimleri kaydetmek için Salesforce'u, müşteri başarısı takımı ilişkileri yönetmek için ClickUp'ı ve pazarlama takımı ilerlemeyi izlemek için Hubspot'u kullanır. Bu durum, birçok bilginin gözden kaçmasına neden olur.
İyi bir iş akışı analizi, bu sistemler arasında daha iyi entegrasyon sağlar ve sorunsuz bir süreç akışını kolaylaştırır.
Operasyonel maliyetleri azaltın: İş süreci analizi, gereksiz işlemleri, darboğazları ve verimsizlikleri belirler. Operasyon liderleri bunları ortadan kaldırarak proje geliştirme aşamasında malzeme tedariki, enerji tüketimi ve işçilik maliyetlerini azaltabilir.
Müşteri sadakatini artırın: Müşteriler tutarlı bir deneyim ister. İş süreci analizi bunu sağlamaya yardımcı olur. Daha da önemlisi, işletmelerin müşteri deneyimindeki sorunları ve eksiklikleri belirlemelerine ve iş akışlarını optimize etmelerine yardımcı olur.
Süreçlerinizi takip ettiğinizde, tekrarlayan sorunları gözlemleyebilir ve proaktif çözümler oluşturabilirsiniz. Ayrıca, müşterilerinizi yaklaşan sorunlar hakkında önceden bilgilendirerek güven oluşturabilirsiniz.
Uyum: Hiçbir kuruluş uyumsuz olmak istemez. Ancak, sürekli izleme ve dikkat olmadan, bazen uyum sorunları gözden kaçabilir.
Düzenli iş süreci analizi bunu önler ve işletmeleri yasal cezalardan ve hukuki ihtilaflardan korur.
Daha iyi çalışan deneyimi: İş süreçleri analizinden sadece müşteriler yararlanmaz. Verimli süreçler, iş yükünün azalması ve dolayısıyla memnuniyetin artmasıyla sonuçlanır. Motive olmuş çalışanlar daha çok, daha iyi ve daha yüksek kâr elde etmek için çalışır.
Rekabet avantajı: Rekabetin yüksek olduğu pazarlarda, gerçek rekabet avantajı işleri nasıl yaptığınızdan geçer. Süreç analizi, rekabet avantajınızı korumak için süreçlerinizi izlemenize, değerlendirmenize ve iyileştirmenize yardımcı olur.
Artık süreç analizine neden ihtiyaç duyduğunuzu bildiğinize göre, türlerini ve nasıl gerçekleştirileceğini görelim.
Süreç Haritalama Türleri
Adından da anlaşılacağı gibi, süreç haritalama, süreç akışını görsel olarak haritalamaya yardımcı olan bir tekniktir. Bir sürecin nasıl gerçekleştirildiğini, ilgili adımların neler olduğunu, paydaşların kimler olduğunu ve ne kadar sürdüğünü gösteren bir resim çizer.
Bir süreç haritası, ilgili her şeyin genel bir görünümünü sunarak iş operasyonları takımlarının olası iyileştirmeleri simüle etmesine yardımcı olur.
Süreç haritanızı çeşitli şekillerde oluşturabilirsiniz. En sık kullanılan yöntemlerden bazıları şunlardır.
Temel akış şeması
En popüler ve yaygın olarak kullanılan süreç haritası, bir yolculuğu görsel olarak temsil etmek için kutulardan ve oklarından oluşan akış şemasıdır. Basit olması, sınırlı olduğu anlamına gelmez.
Akış şeması, birden çok bağımlılık ve bağlantı içeren karmaşık süreçleri haritalamanızı sağlar. Adımları, kararları ve birden çok yolu içerebilir. Herhangi bir koşul karşılanmadığında önceki adımlara geri dönebilir. Word, PowerPoint, Excel veya ClickUp'ta çeşitli akış şeması şablonları arasından seçim yapabilirsiniz.
Clickup süreç akış şablonu, bir işe alım sürecini örnek olarak görselleştirir. İşe alım yöneticisinin yeni bir kaynak talebinden teklif vermeye kadar, bu akış şeması tüm adımları, paydaşları ve bir adımdan diğerine akışı içerir.
En uygun kullanım alanı: Birden fazla karar içeren karmaşık sıralı süreçler.
Yüzme şeridi diyagramı
Yüzme kulvarı diyagramı, temel akış şemasının geliştirilmiş bir şeklidir. İş sürecini görsel olarak temsil etmek için yüzme havuzu şeklini kullanır ve projeyi ilgili her takım/birey için kulvarlar halinde ayırır.
Yüzme şeridi akış şeması, herkesin bir projeye dahil olmasını ve etkili bir şekilde işbirliği yapmasını sağlar. Görevleri ve sorumlulukları açık bir şekilde tanımlayarak iş akışının optimizasyonuna yardımcı olur. Bunlar, mühendislik takımlarında sürekli entegrasyon/sürekli geliştirme [CI/CD] için ve artımlı kod değişiklikleri uygularken yaygın olarak kullanılır.
En uygun olduğu durumlar: Tek bir süreç üzerinde çalışan işlevler arası takımlar
Değer akışı haritası
Değer akışı haritaları, bir süreçteki verimsizlikleri belirlemeye ve değer katan ile değer katmayan kısımları net bir şekilde ayırmaya yardımcı olur. Genellikle ürün takımlarında kullanılan değer akışı haritaları, dört ayrı adımı kolaylaştırır:
- Ürün ailesini tanımlayın
- Mevcut durumu belgelendirin
- Gelecekteki durumu tasarlayın
- Uygulama planı oluşturun
Değer akışı haritalarının temel hedefi, maliyet, zaman ve kaynak tasarrufu sağlayan değişiklikler tasarlamaktır.
ClickUp değer akışı haritalama şablonunu kullanarak süreci tasarlayın, notlar bırakın, dosya ekleyin ve tedarik ve teslimat lojistiğinizi özetlemek için hedefler belirleyin. Şablonun içinde doğrudan iyileştirme görevleri oluşturabilir ve atayabilirsiniz.
İhtiyaçlarınızı karşılamıyor mu? Daha fazlası var. Takım süreçlerinizi iyileştirmek için en iyi on değer akışı haritalama şablonuna göz atın.
En uygun: Ürün tasarımından teslimata kadar süreçleri tasarlayan takımlar
SIPOC
SIPOC, tedarikçiler, girdiler, süreçler, çıktılar ve müşteriler anlamına gelir. Six Sigma metodolojisinde SIPOC, uçtan uca bir sürecin sınırlarını ve kapsamını tanımlar.
Bu yöntemin en büyük avantajı, müşteriye odaklanmasıdır. Bunu yansıtmak için bazı uzmanlar, müşteriyi ön plana çıkaran COPIS terimini de kullanır.
En uygun olduğu durumlar: Adımları ve ilgili paydaşları belirlemek isteyen işler
İş süreci modeli ve notasyonu [BPMN]
Object Management Group tarafından tasarlanan iş süreci modeli ve kavramı, karmaşık ve birbiriyle bağlantılı iş süreçlerini haritalamak için ayrıntılı bir akış şemasıdır.
Akış şeması gibi, etkinlik, faaliyet, akış ve geçit aşamalarını içerir. Her aşamanın altında birden fazla sembol bulunur.
Örneğin, bir ağ geçidi özel, kapsayıcı, etkinlik tabanlı, paralel veya bunların bir kombinasyonu olabilir ve her birinin kendi sembolü vardır. Akış, sıra akışı, mesaj akışı, ilişkilendirme veya veri ilişkilendirme olarak gösterilebilir.
Bu ayrıntı düzeyi ile BPMN, tüm paydaşlara hassas bir uygulama için yeterli ayrıntıyı sağlar.
En uygun: Süreçleri uçtan uca haritalayan işler; yazılım mühendisliği takımları için en kullanışlıdır
Süreç Analizi Nasıl Yapılır?
Süreç analizi tutarlı, stratejik ve döngüsel olmalıdır. Bunu kuruluşunuzda nasıl gerçekleştirebileceğinizi görelim.
Kapsam ve amacı tanımlayın
Her altı ayda bir süreç analizi yapmanız gerekse de, kapsam ve amaç her seferinde aynı olmayacaktır. Analiz ettiğiniz sürecin olgunluk düzeyine bağlı olarak, bu önemli ölçüde değişebilir.
Öncelikle aşağıdakileri tanımlayarak başlayın.
Kapsam: Hangi süreçleri analiz edeceksiniz? Analizin kapsamı nedir?
Örneğin, müşteri başarısından sorumlu bir kişi olarak, müşterinin satın alma sonrası yolculuğunun tamamını analiz edebilirsiniz. Burada, müşterilerden bir örneklem alır, yolculuklarındaki adımları ve dönüm noktalarını inceler, 1-2 çağrı dinler ve birkaç müşteri başarı yöneticisiyle görüşürsünüz.
Öte yandan, aylık müşteri yorumlarını derinlemesine analiz edebilirsiniz. Bu durumda, belirli bir dönemdeki tüm müşteri yorumlarını dinleyeceksiniz. Müşterinin nasıl hissettiği, temel şikayeti veya çözüm olarak ne istediği hakkında daha derin gözlemler yapacaksınız.
Amaç: Ne arıyorsunuz? Bulgular üzerine ne tür önlemler alacaksınız?
Herhangi bir süreç analizinin en önemli amacı elbette iyileştirme fırsatları bulmaktır. Ancak bazı iyileştirmeler daha maliyetli olabilir, diğerleri daha uzun sürebilir veya kuruluşun diğer bölümlerini etkileyebilir. Başlamadan önce hedeflerinizi belirleyin.
Takımı bir araya getirin
İyi bir süreç analizi, doğru uzmanları gerektirir. Aşağıdaki özelliklere sahip analistlerden oluşan bir takım seçin:
- Analiz ettiğiniz süreçlerde deneyim sahibi olun
- Süreci düzenli olarak kullanın
- Görevlerin neden bugünkü şekilde yerine getirildiğini öğrenin
- Daha büyük organizasyonel iş akışları üzerindeki etkisini anlayın
Gözlemlerini tartışmaları ve müzakere etmeleri için işbirliğine dayalı bir ortam oluşturun. ClickUp görev görünümü ve yorumları bunu sağlamak için harika bir yoldur.
Mevcut durumu anlayın
Niteliksel bir analizle başlayın. Mevcut süreçleri denetlerken, hem nasıl hem de neden olduğuna odaklanın. Örneğin, müşteri şikayetlerinin bugün bir elektronik tabloya kaydedildiğini öğrenebilirsiniz. Nedenini sorun. Bu seçimlerin arkasında iş ile ilgili bir neden olabilir.
İş süreçleri analizine yargılamadan, açık fikirli bir şekilde yaklaşın. Mümkün olduğunca ayrıntılı bilgi toplayın ve dinleyin.
Süreci net bir şekilde anladıktan sonra, nicel analize geçin. Aşağıdakilerle ilgili anahtar performans göstergelerini toplayın:
- Üretim/çözüm süreleri
- Hizmet seviyesi anlaşması [SLA] uyum oranı
- Hata oranları
- Eskalasyon oranları
- Kaynak kullanımı
Bu aşamada, mevcut durumunuzu görselleştirmek için çeşitli süreç haritalama araçları ve metodolojileri de kullanabilirsiniz. Birkaç örnek ve öneri bir sonraki bölümde yer almaktadır.
Dikkatli ve özenli bir şekilde analiz edin
Tüm verileri topladıktan sonra, bunları bağlam içinde analiz edin. Süreçteki her adımı inceleyerek verimsizlikleri, bağımlılıkları ve gereksiz işlemleri belirleyin. Bunlar şunlar olabilir:
- Birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilen tekrarlayan görevler
- Takım üyelerinin yapacak yeterince işi olmaması
- Darboğazlar nedeniyle süreç adımları çok uzun sürüyor
- Çok fazla hata, bunları düzeltmek için ek kaynaklar gerekiyor
İyileştirmeler önermeden önce aşağıdakileri göz önünde bulundurun.
Karşılaştırmalı değerlendirme: Diğer takımlar/departmanlar/şirketler benzer süreçlerde nasıl performans gösteriyor?
Etki çalışması: Alternatif bir adım/yöntem önerilirse, bunun takım ve genel olarak organizasyon üzerinde ne gibi etkileri olacaktır?
Kaynak analizi: Bir alternatifin uygulanması için ne gerekir? Maliyeti ne kadar olur? Ne kadar sürer? Ek eğitim gerekir mi?
Kesinti: Değişiklik sırasında hangi süreçler etkilenecek? Bu, işleri nasıl etkileyecek?
İyileştirmeler önerin
Analizinize göre iyileştirmeler önerin. Bu, elektronik tablolardan ClickUp şablonlarına geçmek gibi basit bir değişiklik olabilir. Ayrıca, tüm sistemin tamamen yenilenmesi de olabilir. Önerdiğiniz iyileştirmeler ne olursa olsun, bunları ayrıntılı bir şekilde belgelendirin.
Tüm değişiklikleri listeleyin: Önerdiğiniz tüm değişiklikleri, ne kadar küçük veya büyük olursa olsun, listeleyin. Bunu belgelerken, mevcut süreci özetleyin ve önerilen süreci ayrıntılı olarak açıklayın. Değişiklikleri vurgulayın.
Öncelikleri belirleyin: Her şeyi aynı anda değiştirmek asla iyi bir fikir değildir. Değiştirmek istediğiniz şeyleri öncelik sırasına koyun ve tek tek yapın.
Zaman çizelgeleri belirleyin: Acil değişiklik gerektiren adımlarla başlayın ve kademeli olarak genişletin. Her hafta, ay, çeyrek veya yıl tamamlanacak görevlere ayrılmış bir proje zaman çizelgesi oluşturun. Bu, süreç iyileştirmelerini gözlemlemenize ve herhangi bir anormalliği düzeltmenize de yardımcı olur.
ClickUp'ın Gantt grafiği görünümü , proje yönetimi aracında belirlediğiniz görevlere ve son tarihlere göre otomatik olarak bir zaman çizelgesi oluşturur.
ROI'yi ölçün: Her değişiklik bir maliyet getirir. Bu nedenle, iyileştirmeleri uygulamak için gereken tüm maliyetleri belgelendirin. Ayrıca, her bir vaka için yatırımın geri dönüşünü gösterin.
Değişim yönetimine başlayın: Kimse kendisine fayda sağlamadıkça değişimi sevmez. Bu nedenle, tüm paydaşları bir araya getirerek bir değişim yönetimi stratejisi oluşturun. Önerinizi onlara açıklayın ve onların desteğini alın. Geri bildirimleri dinleyin ve buna göre uyum sağlayın.
Değişimi teşvik edin: En iyi çabalarınız bile takımların işbirliğini gerektirir. Satış ekibi CRM'yi düzenli olarak güncellemiyor mu? Üç aylık teşvikleri CRM güncellemelerine bağlayın. Bazı takım üyeleri yeni teknolojiyi sevmiyor mu? Takım içinde öncüleri belirleyin ve onlarla işbirliği yapın.
Yeni iş süreçlerini takip edin
Herhangi bir süreç iyileştirme girişimi, ancak döngüsel olduğunda başarılı olur. Dolayısıyla, son adım ilk adıma geri dönmektir.
Değişikliği uyguladıktan sonra, birinci adıma geri dönün ve yeni süreçleri analiz etmeye başlayın.
- İyileştirme istenen etkiyi yarattı mı?
- Metrikler iyileşti mi?
- Yeni süreçle ortaya çıkan başka eksiklikler var mı?
Buradan, sürekli iyileştirme stratejinizi oluşturun.
ClickUp Şablonu ile İş Süreçleri Analizi
Süreç analizine yeni başlıyorsanız veya mevcut performansınızı optimize etmek istiyorsanız, ClickUp Süreç Denetimi ve İyileştirme şablonu başlamak için harika bir yerdir.
Sınıflandırın: Şablonu kullanarak süreç analizi görevlerinizi süreç, kaynaklar, yönetim ve izleme kategorilerine ayırın. Örneğin, temizlikle ilgili görevler kaynaklar altında, başarı ölçütleri ise yönetim altında listelenir.
Bu, süreç sahiplerini atamanıza, etkinlikleri yönetmenize ve her görevdeki ilerlemeyi izlemenize yardımcı olur.
Denetim puanı atayın: Her görev için gözlemlerinize göre bir denetim puanı atayabilirsiniz. Örneğin, sürecin herhangi bir bölümüne atanan kaynaklar yeterli değilse, buna bir puan verebilirsiniz.
Şablon, uyumluluk, iyileştirme fırsatı, küçük uyumsuzluklar ve büyük uyumsuzluklar gibi seçenekler sunar. Her görevi nasıl puanlamak istediğinize göre bunu özelleştirebilirsiniz.
Kanıt yükleyin: Gözlemlerinizi kanıtlayamazsanız, iş süreci analizi tamamlanmış sayılmaz. Bu şablon, fotoğraf, ekran görüntüsü veya belge olarak kanıt yüklemenizi sağlar.
Projeyi yönetin: Kullanıcıları atayın, son teslim tarihlerini ayarlayın, eylem öğeleri ekleyin ve yorumlar üzerinde işbirliği yapın. Her görevin durumunu görmek için denetim puanları pano görünümünü kullanın. Yüksek öncelikli görevleri izlemek için dikkat gerektirenler liste görünümünü kullanın.
Süreç analizini doğrudan ClickUp içinde bir proje olarak yönetin.
ClickUp ile süreçlerinizi analiz edin ve optimize edin
İyi bir proje yönetimi, görev yönetiminden daha fazlasıdır. Şirketin her üyesine en iyi işi yapmak için gerekli bilgileri, araçları ve süreçleri sağlar.
Takım boyutu veya sektörden bağımsız olarak, iyi bir proje yönetiminin önemli bir parçası düzenli süreç analizi ve sürekli iyileştirmedir.
Ancak günümüzün proje takımları, düzenli iş süreci analizi yapmak için yeterli zamana veya kaynağa sahip değildir. Günlük faaliyetlerin yoğunluğu içinde, süreç analizi arka plana atılmaktadır.
Aslında olmamalı. ClickUp'ın çeşitli süreç analizi şablonları, yolculuğunuzu hızlandırmanıza ve fikirlerinizi hayata geçirmenize yardımcı olur.
ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin ve süreçlerinizi nasıl iyileştirebileceğini görün.