10 ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดเพื่อความเป็นระเบียบในปี 2025

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ส่วนสำคัญของสัปดาห์การทำงานของคุณน่าจะถูกใช้ไปกับการจัดการเอกสารและการจัดระเบียบข้อมูล งานบริหารเหล่านี้อาจใช้เวลาที่มีค่าซึ่งสามารถนำไปใช้กับงานที่มีคุณค่าสูงกว่าได้

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารถูกออกแบบมาเพื่อลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือโดยการจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ไฟล์, กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง, และสร้างกระบวนการทำงานสำหรับการอนุมัติและการแก้ไข.

ในคู่มือนี้ เราจะเจาะลึกซอฟต์แวร์จัดการเอกสารชั้นนำและวิธีการใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์เหล่านี้เป็นศูนย์กลางสำหรับการแชร์เอกสารและการทำงานร่วมกัน!

คุณควรค้นหาอะไรในซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร (DMS)?

เมื่อค้นหา ระบบจัดการเอกสาร, จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับมาตรการความปลอดภัยชั้นยอดเพื่อปกป้องข้อมูลลับ, ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล, และปฏิบัติตามข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูล. คุณสมบัติหลักเช่น:

การร่วมมือก็เป็นคุณสมบัติที่จำเป็นในระบบจัดการเอกสารของคุณเช่นกัน คุณต้องการให้ทีมของคุณสามารถร่วมมือกันในเอกสารแบบเรียลไทม์ มอบหมายงาน ทิ้งความคิดเห็น และแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย และแน่นอน คุณต้องสามารถค้นหาเนื้อหาได้โดยไม่ต้องป้อนคำค้นหาจำนวนมาก!

สุดท้ายการผสานรวมกับเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆเช่นการจัดการงานและการติดตามโครงการจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานข้ามสายงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การผสานรวมนี้ส่งเสริมการทำงานร่วมกันการแบ่งปันความรู้ และเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ

10 ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด

1.คลิกอัพ

ClickUp คือแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจรที่ออกแบบมาสำหรับทีมทุกขนาด เพื่อสร้างเอกสารที่สวยงาม ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหลักวิกิ หรือเอกสารประเภทอื่น ๆ ซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับระบบการทำงานอัตโนมัติ (workflows) เพื่อขับเคลื่อนไอเดียและทำงานร่วมกับทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ!

ด้วยตัวเลือกการปรับแต่งอย่างสมบูรณ์ ClickUp มอบประสบการณ์ที่ยืดหยุ่นเพื่อช่วยจัดการปริมาณงาน ติดตามความคืบหน้า และเชื่อมต่อจากทุกที่ การทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของทุกฟีเจอร์ พร้อมด้วยเครื่องมือมากมายที่ออกแบบมาเพื่อให้ทีมข้ามสายงานได้รับการอัปเดตและทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้อง

นอกจากนี้ ClickUp ยังผสานการทำงานกับเครื่องมือการทำงานอื่น ๆ กว่า 1,000 รายการ ช่วยให้ทีมสามารถซิงค์งานทั้งหมดและปรับปรุงกระบวนการทำงานข้ามสายงานได้อย่างราบรื่นในแพลตฟอร์มเดียว!

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ ClickUp

ข้อจำกัดของ ClickUp

ราคาของ ClickUp

คะแนนและรีวิว ClickUp

2. รีเวอร์

Revver, เดิมชื่อ Rubex, เป็นระบบการจัดการเอกสารออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจจัดระเบียบ, เก็บ, และแบ่งปันเอกสารอย่างปลอดภัย. Revver Docs ได้รวมเข้ากับแอปพลิเคชันเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ได้รับความนิยม เช่น Google Drive, Dropbox, Box, และ OneDrive.

แพลตฟอร์มนี้ยังมีคุณสมบัติหลากหลาย เช่น การควบคุมเวอร์ชันของไฟล์ ความสามารถในการค้นหาเอกสาร และการควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัย เพื่อให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขข้อมูลที่เป็นความลับได้

คุณสมบัติเด่นของ Revver

ข้อจำกัดของ Revver

ราคาของ Revver

เรฟเวอร์เรตติ้งและรีวิว

3. Connecteam

Connecteam เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการมีส่วนร่วมของพนักงานและการจัดการทีมฟีเจอร์เอกสารของมันทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสาร แบบฟอร์ม และแบบสำรวจได้อย่างง่ายดาย

การมีไฟล์พนักงานทั้งหมด, ใบรับรอง, และเอกสารทางธุรกิจในที่เดียวสามารถเปลี่ยนแปลงเกมสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการได้ ระบบศูนย์กลางสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและผลผลิตได้โดยการให้การเข้าถึงเอกสารได้ง่าย, ลดความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพ, และลดความเสี่ยงของการสูญหายหรือการจัดเก็บเอกสารผิดที่ ด้วยโซลูชันดิจิทัล, พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถค้นหา, เรียกดู, และแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม!

คุณสมบัติเด่นของ Connecteam

ข้อจำกัดของ Connecteam

ราคาของ Connecteam

Connecteam คะแนนและรีวิว

4. การบรรจบกัน

Confluence เป็นระบบพื้นที่ทำงานแบบทีมที่มีคุณสมบัติซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเพื่อสร้าง, แชร์, จัดระเบียบ, และหารือเกี่ยวกับงานกับทีมทุกขนาด. มันช่วยให้ผู้คนในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันในโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา โดยให้พวกเขาสามารถเก็บและแชร์งานของตนไว้ในที่เดียว.

ด้วย Confluence ทีมงานสามารถสร้างและแบ่งปันไอเดียแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ติดตามความคืบหน้าของโครงการ แจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงให้ทุกคนทราบ และอื่น ๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ ฟีเจอร์ที่ทรงพลัง เช่น การรายงาน แดชบอร์ด และการผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ยังช่วยให้ทีมสามารถควบคุมและจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ!

เปรียบเทียบ Confluence กับ Google Docs!

คุณสมบัติเด่นของ Confluence

ข้อจำกัดของการบรรจบกัน

การกำหนดราคาแบบคอนฟลูเอนซ์

คะแนนและรีวิวจากคอนฟลูเอนซ์

เปรียบเทียบ Confluence กับ Notion!

5. ด็อกคูเฟส

DocuPhase เป็นโซลูชันการจัดการเอกสารที่ช่วยให้องค์กรควบคุมกระบวนการทำงานที่ใช้กระดาษได้ดียิ่งขึ้น โดยให้แพลตฟอร์มสำหรับการจับภาพและจัดการเอกสาร ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เป็นระบบ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน ด้วย DocuPhase ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ จัดการ และเข้าถึงเอกสารทุกประเภทได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ทั่วโลกผ่านการติดตั้งบนคลาวด์หรือภายในองค์กร

แพลตฟอร์มนี้มาพร้อมกับชุดคุณสมบัติ เช่น การจับภาพและจัดทำดัชนีเอกสาร ความสามารถในการค้นหา การจัดเส้นทางและอนุมัติเอกสาร เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ บันทึกการตรวจสอบ และการควบคุมเวอร์ชัน!

คุณสมบัติเด่นของ DocuPhase

ข้อจำกัดของ DocuPhase

ราคาของ DocuPhase

คะแนนและรีวิวของ DocuPhase

6. บลูมไฟร์

Bloomfire เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการแบ่งปันความรู้ที่ช่วยเพิ่มการร่วมมือและการผลิตภายในทีม ผู้ใช้สามารถจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูล เอกสาร วิดีโอ รูปภาพ และเนื้อหาอื่น ๆ ได้อย่างปลอดภัยบนแพลตฟอร์มที่มีการจัดระเบียบ สามารถใช้เป็นวิกิภายในอินทราเน็ต หรือแม้กระทั่งแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ได้

แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้การค้นหาและจัดการเนื้อหาเป็นเรื่องง่ายขึ้น ทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันการค้นหาที่ทรงพลัง ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Bloomfire

ข้อจำกัดของ Bloomfire

ราคาของ Bloomfire

คะแนนและรีวิวของ Bloomfire

7. SharePoint

Sharepoint เป็นระบบจัดการเอกสารสำหรับองค์กรที่ช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถแบ่งปันและจัดการเนื้อหาภายในระบบนิเวศของMicrosoft Officeได้ มันให้พื้นที่ส่วนกลางสำหรับทีมในการจัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันเอกสาร ข้อมูล และทรัพยากรจากอุปกรณ์ใดๆ Sharepoint ยังมีคุณสมบัติที่ทรงพลัง เช่น เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และความสามารถในการควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงในเนื้อหา

แพลตฟอร์มนี้ยังมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยมากมายเพื่อช่วยรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เช่น การอนุญาตตามบทบาทและความสามารถในการตรวจสอบ ด้วยการมีแพลตฟอร์มที่ทรงพลังนี้ ทีมงานสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร และสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันได้มากขึ้น

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint

ข้อจำกัดของ SharePoint

ราคา SharePoint

การให้คะแนนและรีวิวใน SharePoint

ลองดูทางเลือกอื่นสำหรับ SharePoint เหล่านี้!

8. ความคิด

Notion เป็นพื้นที่ทำงานครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันในทีม มันทำหน้าที่เป็นเครื่องมือฐานข้อมูลสำหรับทีมในการสร้าง จัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันเอกสารในตำแหน่งศูนย์กลาง

ทีมสามารถสร้างบทและหมวดย่อยเพื่อจัดระเบียบเอกสาร ตั้งค่าแม่แบบที่กำหนดเองเพื่อเข้าถึงเนื้อหาที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มแท็กและความคิดเห็นเพื่อติดตามข้อมูลสำคัญ และมอบหมายงานพร้อมกำหนดวันครบกำหนดสำหรับการจัดการโครงการร่วมกัน

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Notion

ข้อจำกัดของ Notion

ราคาของ Notion

คะแนนและรีวิวของ Notion

9. กล่อง

Box เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและบริการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย ให้บริการโซลูชันการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน และการสื่อสารที่ปลอดภัยเพื่อช่วยให้องค์กรจัดเก็บ แชร์ และจัดการเอกสาร สเปรดชีต และไฟล์ดิจิทัลอื่นๆ ในระบบคลาวด์ ด้วย Box ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ได้จากทุกอุปกรณ์และแชร์ไฟล์เหล่านั้นกับเพื่อนร่วมงานหรือพันธมิตรภายนอกได้อย่างง่ายดาย

แพลตฟอร์มยังมีคุณสมบัติเช่นการจัดการเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารตลอดเวลา, การเข้ารหัสเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน, และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงอย่างละเอียดเพื่อตัดสินใจว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้. นอกจากนี้ Box ยังมีคุณสมบัติระดับองค์กรเช่นการผสานรวมกับระบบไอทีที่มีอยู่และนโยบายความปลอดภัย, การปรับแต่งแบรนด์และประสบการณ์ผู้ใช้, และความสามารถในการวิเคราะห์ที่ทรงพลัง.

คุณสมบัติเด่นของกล่อง

ข้อจำกัดของกล่อง

การกำหนดราคาแบบกล่อง

คะแนนและรีวิวกล่อง

10. แบรนด์โฟลเดอร์

Brandfolder เป็นแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลออนไลน์สำหรับธุรกิจในการจัดเก็บ จัดระเบียบ แบ่งปัน และติดตามสินทรัพย์ของแบรนด์ แพลตฟอร์มนี้ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการจัดการวัสดุการตลาดทั้งหมดของบริษัท รวมถึงรูปภาพ โลโก้ วิดีโอ เอกสาร สื่อการตลาด การนำเสนอ และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายของ Brandfolder ผู้ใช้สามารถเข้าถึง จัดการ แชร์ และติดตามสินทรัพย์แบรนด์ทั้งหมดได้ในที่เดียวอย่างรวดเร็วและง่ายดาย นอกจากนี้ เครื่องมืออันทรงพลังของ Brandfolder ยังช่วยให้ควบคุมการใช้งานและการแจกจ่ายสินทรัพย์ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้การสร้างแบรนด์ของบริษัทคุณมีความสม่ำเสมอในทุกช่องทาง!

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Brandfolder

ข้อจำกัดของ Brandfolder

ราคาของ Brandfolder

คะแนนและรีวิวของ Brandfolder

เครื่องมือขั้นสูงสุดสำหรับการจัดการเอกสารแบบร่วมมือ: ClickUp Docs

ClickUp เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมที่กำลังมองหา ระบบการจัดการเอกสารที่ครอบคลุม เพื่อจัดการเนื้อหาทุกประเภททั้งภายในองค์กรและที่ติดต่อกับลูกค้า

ความหลากหลายของแพลตฟอร์มนี้ครอบคลุมไปถึงเครื่องมือการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย ทำให้เป็นโซลูชันครบวงจรสำหรับทีมที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาเริ่มต้นพื้นที่ทำงาน ClickUpวันนี้!