วิธีการนำการบริหารจัดการการปฏิบัติงานไปใช้สำหรับทีม

การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าในขณะที่พนักงาน 40% ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมงต่อสัปดาห์กับงานที่มองไม่เห็นในที่ทำงาน แต่ 15% สูญเสียเวลามากกว่าห้าชั่วโมงทุกสัปดาห์ ซึ่งรวมแล้วประมาณ 2.5 วันทำงานเต็มทุกเดือน

เวลานี้ถูกใช้ไปกับการไล่ตามความชัดเจน การทำความเข้าใจงานที่ส่งต่อไม่สมบูรณ์ การแปลความตัดสินใจ และการผลักดันงานให้เดินหน้าต่อเมื่อความรับผิดชอบยังไม่ชัดเจน ทั้งหมดนี้ดึงความสนใจออกจากงานที่ต้องส่งมอบ เมื่อทีมขยายตัวและงานข้ามสายงานมากขึ้น ชั้นงานที่ซ่อนอยู่นี้ก็เติบโตขึ้นอย่างเงียบ ๆ และคาดการณ์ได้

การจัดการการดำเนินงานแก้ไขช่องว่างนี้โดยการจัดให้มีโครงสร้างสำหรับการเคลื่อนย้ายงานหลังจากแผนได้รับการอนุมัติแล้ว มันให้ทีมมีวิธีการร่วมกันในการแบ่งงาน มอบหมายความรับผิดชอบ ติดตามความคืบหน้า และปรับเปลี่ยนเมื่อเงื่อนไขเปลี่ยนแปลง

คู่มือนี้อธิบายวิธีการนำการจัดการการดำเนินงานการทำงานไปใช้กับClickUp ซึ่งเป็นConverged AI Workspace แห่งแรกของโลก เพื่อสนับสนุนความพยายามของคุณ 🤩

การจัดการการปฏิบัติงานคืออะไร?

การบริหารการปฏิบัติงานคือแนวปฏิบัติในการประสานงานเพื่อให้งานดำเนินไปหลังจากแผนได้รับการอนุมัติแล้ว โดยจะกำหนดแนวทางให้ทีมแบ่งงานออกเป็นงานย่อย มอบหมายความรับผิดชอบ จัดลำดับงานที่ขึ้นต่อกัน ติดตามความคืบหน้า และแก้ไขอุปสรรคที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน

มันมอบแบบจำลองการดำเนินงานที่ร่วมกันให้แก่ทีมสำหรับการดำเนินงานในแต่ละวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการส่งมอบครอบคลุมหลายบทบาทเครื่องมือการร่วมมือ และทีม

การบริหารการปฏิบัติงานเทียบกับการบริหารโครงการ

การจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบโครงการ การจัดการการดำเนินงานมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานเอง ความแตกต่างจะปรากฏเมื่อเริ่มส่งมอบงาน 🗃️

องค์ประกอบหลักของการบริหารจัดการการปฏิบัติงาน

การบริหารจัดการการปฏิบัติงานแบ่งออกเป็นชุดของกลไกที่ควบคุมวิธีการดำเนินงาน:

ทำไมการบริหารการปฏิบัติงานจึงมีความสำคัญสำหรับทีมในยุคปัจจุบัน

นี่คือสิ่งที่การบริหารจัดการการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพนำมาสู่ทีมของคุณ และเหตุผลที่มันกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับทีมที่มีประสิทธิภาพสูง:

6 เสาหลักของการบริหารการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารการปฏิบัติงานที่แข็งแกร่งขึ้นอยู่กับการเชื่อมโยงของเสาหลักที่เปลี่ยนแปลงวิธีการที่ทีมวางแผน, ส่งมอบ, และขยายการดำเนินงานของพวกเขา. นี่คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของเสาหลักหกประการ. 📁

การมองเห็นแบบรวมศูนย์ในทุกกระบวนการทำงาน

องค์กรส่วนใหญ่ดำเนินงานแบบไร้ทิศทาง วิศวกรรมใช้ระบบหนึ่ง การตลาดใช้อีกระบบหนึ่ง และฝ่ายการเงินก็ใช้สเปรดชีตแยกกัน เมื่อรองประธานฝ่ายขออัปเดตพอร์ตโฟลิโอ พนักงานสามคนต้องใช้เวลาสองวันในการรวบรวมข้อมูลที่ล้าสมัยไปแล้วนั่นคือสิ่งที่เรียกว่าการทำงานที่ไร้ประสิทธิภาพ

การบริหารการดำเนินงานที่แข็งแกร่งจะรวบรวมงานทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่ทุกคนสามารถเห็นได้ ซึ่งหมายความว่า:

เมื่อมีคำขอใหม่เข้ามา ทีมสามารถเห็นได้ทันทีว่าอะไรจะถูกเลื่อนออกไปเพื่อให้มีที่ว่าง

การปรับกลยุทธ์ให้สอดคล้องและจัดลำดับความสำคัญ

ทุกองค์กรมีไอเดียมากกว่าความสามารถในการดำเนินการ คำถามคือใครเป็นผู้ตัดสินใจว่าอะไรจะถูกสร้างขึ้นและการตัดสินใจเหล่านั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร

หากไม่มีการจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจน ทีมจะหันไปทำตามคนที่ตะโกนเสียงดังที่สุดหรือส่งอีเมลอย่างสม่ำเสมอที่สุด งานที่มีคุณค่าสูงจะถูกเลื่อนออกไปเพราะมีคนโน้มน้าวทีมว่าฟีเจอร์เล็กๆ น้อยๆ จำเป็นต้องส่งมอบทันที โครงการต่างๆ จะยืดเยื้อออกไปเป็นเดือนๆ เพราะไม่มีใครมีอำนาจที่จะยุติโครงการเหล่านั้นได้

การจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพสร้างพื้นที่ว่างให้หายใจ:

ทีมที่เชี่ยวชาญในเรื่องนี้จะใช้เวลาทำงานที่ไม่สำคัญน้อยลง พวกเขาส่งมอบสิ่งต่างๆ น้อยลง แต่สิ่งเหล่านั้นช่วยขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวหน้า

เรียนรู้วิธีตั้งค่าการทำงานของคุณให้เป็นระบบอัตโนมัติภายในแอปจัดการโครงการของคุณ:

การจัดสรรทรัพยากรและการวางแผนกำลังการผลิต

ทีมที่ไม่มีการวางแผนกำลังความสามารถมักจะรับภาระงานเกินขีดความสามารถอยู่เสมอ พวกเขาจะรับทุกโครงการที่เข้ามาโดยไม่ไตร่ตรอง แล้วจึงรีบเร่งแก้ไขเมื่อกำหนดส่งงานชนกัน ความเหนื่อยล้าสะสมกลายเป็นเรื่องปกติ และคุณภาพงานก็ลดลงเมื่อทุกคนต้องเร่งรีบเพื่อให้ทันกำหนด

การบริหารการดำเนินงานที่เข้มแข็งถือว่ากำลังการผลิตเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดซึ่งต้องได้รับการจัดการอย่างจริงจัง ซึ่งหมายถึงการนำแนวปฏิบัติมาใช้เพื่อป้องกันการจัดสรรเกินกำลังก่อนที่มันจะเกิดขึ้น:

องค์กรที่เชี่ยวชาญในเสาหลักนี้สามารถระบุข้อจำกัดด้านกำลังการผลิตได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เจรจาต่อรองกรอบเวลาที่เป็นจริง และรักษาปริมาณงานที่ยั่งยืนได้ ทีมงานสามารถส่งมอบผลงานได้มากขึ้นเพราะพวกเขามุ่งมั่นกับงานที่น้อยลง

ค้นหาวิธีการวางแผนกำลังการผลิตที่ดีที่สุดได้ที่นี่:

การวางแผนการพึ่งพาและการจัดการความเสี่ยง

การพึ่งพาทำให้กำหนดเวลาล่าช้า: ฝ่ายการตลาดรอผลิตภัณฑ์, ฝ่ายผลิตภัณฑ์รอฝ่ายกฎหมาย, และฝ่ายกฎหมายรอให้ใครบางคนส่งสัญญาจริงมาให้ สามสัปดาห์ผ่านไป และไม่มีใครมีความคืบหน้าเลย

องค์กรที่ทำการวางแผนการพึ่งพาตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาได้. สิ่งที่ต้องการคือ:

เมื่อทีมรู้ว่าพวกเขาต้องการอะไรจากผู้อื่นล่วงหน้า พวกเขาสามารถจัดลำดับงานได้อย่างชาญฉลาด

กระบวนการทำงานและการกำกับดูแลที่เป็นมาตรฐาน

ทุกทีมที่ขาดมาตรฐานจะเสียเวลาไปกับการสร้างสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก โครงการใหม่ ๆ ก็เริ่มต้นจากศูนย์ คนในทีมถกเถียงคำถามเดิม ๆ อยู่ตลอดเวลา: ใครเป็นคนอนุมัตินี่? เราต้องการข้อมูลอะไรบ้าง? เมื่อไหร่จะเริ่มใช้งานจริง?

การมาตรฐานช่วยขจัดความคิดซ้ำซาก:

ราวกันชนเหล่านี้ช่วยเร่งการดำเนินการให้เร็วขึ้น ทีมใช้เวลาน้อยลงในการทำความเข้าใจกระบวนการและใช้เวลามากขึ้นในการส่งมอบงาน พนักงานใหม่สามารถปรับตัวได้เร็วขึ้นเพราะเส้นทางชัดเจน

⚡️ คลังแม่แบบ: ทำให้ทุกโครงการก้าวหน้าอย่างมั่นใจด้วยแม่แบบแผนการดำเนินงานโครงการของ ClickUp แม่แบบนี้จัดเตรียมเป้าหมาย ระยะเวลา บทบาท ความเสี่ยง และความคืบหน้าไว้อย่างครบถ้วน เพื่อให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่ต้องทำและกำหนดเวลาที่ชัดเจน

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลตนี้ยังช่วยให้คุณแปลงแผนระดับสูงให้เป็นงานที่มีโครงสร้าง เจ้าของงาน กำหนดการสำคัญ และจุดตรวจสอบการส่งมอบได้อีกด้วย

การให้ข้อมูลย้อนกลับอย่างต่อเนื่องและการทำซ้ำ

ส่วนใหญ่แล้วองค์กรต่างๆ จะวางแผนในเดือนมกราคมและไม่ย้อนกลับไปดูจนกว่าจะถึงเดือนธันวาคม พวกเขาปฏิบัติต่อแผนประจำปีราวกับเป็นคัมภีร์ แม้เมื่อสภาวะตลาดเปลี่ยนแปลงหรือผลลัพธ์เบื้องต้นแสดงให้เห็นว่ากลยุทธ์ไม่ได้ผลก็ตาม

ทีมที่สร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะจะปรับตัวได้เร็วกว่า:

องค์กรจะพัฒนาขึ้นเมื่อพวกเขาเรียนรู้จากประสบการณ์ พวกเขาปรับปรุงการประมาณการให้แม่นยำขึ้น ปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และหยุดการทำผิดพลาดซ้ำ ๆ การดำเนินงานในแต่ละไตรมาสจะมีความชัดเจนมากขึ้นเพราะทีมนำความรู้จากไตรมาสที่ผ่านมาไปใช้

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ผสานการรวบรวมและวิเคราะห์ความคิดเห็นเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณด้วยClickUp Agents

ตัวแทนทำงานเหมือนเพื่อนร่วมทีมที่ชาญฉลาดเพื่อรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณให้ตอบสนองและปรับตัวได้ พวกเขาตรวจสอบตัวกระตุ้น เงื่อนไข และข้อมูลในพื้นที่ทำงาน เพื่อให้การดำเนินการเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเกิดเหตุการณ์เฉพาะ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตัวแทนการรวบรวมความคิดเห็นเพื่อรวบรวมความคิดเห็นของทีมโดยอัตโนมัติในตอนท้ายของแต่ละสปรินต์หรือเป้าหมายสำคัญ จัดเรียงคำตอบตามหัวข้อ และสรุปปัญหาที่ขัดขวางและสิ่งที่ประสบความสำเร็จ

เมื่อการสปรินต์สิ้นสุดลง ตัวแทนจะกรอกข้อมูลการทบทวนรายสัปดาห์ในเอกสารและแจ้งเตือนหัวหน้าทีมด้วยภาพรวมของแนวโน้ม เช่น ความล่าช้าเนื่องจากข้อกำหนดที่ไม่ชัดเจนหรือข้อจำกัดด้านความสามารถ วงจรการทำงานอย่างต่อเนื่องนี้ช่วยให้สามารถนำบทเรียนไปปฏิบัติได้เร็วกว่าการรอการทบทวนสิ้นไตรมาส

เรียนรู้วิธีสร้างตัวแทน AI ของคุณเอง:

วิธีสร้างระบบการจัดการการปฏิบัติงาน [ขั้นตอนต่อขั้นตอน]

ซอฟต์แวร์กำลังรวมตัวกัน. ทีมไม่สามารถรับภาระเครื่องมือที่กระจัดกระจายซึ่งทำให้การดำเนินการช้าลงได้.

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpนำงาน, บริบท, และข้อมูลเชิงลึกมารวมกันเพื่อไม่ให้ความคืบหน้าหยุดชะงักระหว่างระบบ ขั้นตอนด้านล่างนี้จะแสดงวิธีการสร้างระบบการจัดการการดำเนินงานที่ทำงานบนหลักการเดียวกันนี้ 👇

ขั้นตอนที่ 1: แยกโครงการออกเป็นงานย่อยที่สามารถมอบหมายได้

เริ่มต้นด้วยการแบ่งโครงการของคุณออกเป็นงานย่อยที่แต่ละคนสามารถรับผิดชอบและดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ เป้าหมายคือการทำให้งานมีความเฉพาะเจาะจงมากพอที่เมื่อใครสักคนเห็นงานนั้นแล้วจะทราบได้ทันทีว่าต้องส่งมอบอะไร

แทนที่จะสร้างงานที่ชื่อว่า 'เปิดตัวแคมเปญอีเมล' ให้แยกออกเป็นส่วนๆ ที่ชัดเจน:

ระดับความละเอียดที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับทีมและความซับซ้อนของโครงการของคุณ การทดสอบที่ดี: หากคุณไม่สามารถระบุได้ทันทีว่าใครควรทำงานนี้และโดยประมาณแล้วควรใช้เวลานานเท่าไร คุณจำเป็นต้องแบ่งงานออกเป็นชิ้นย่อยมากขึ้น

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

ClickUp Tasksมอบกรอบการทำงานเพื่อรวบรวมรายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้อย่างเป็นระบบ แต่ละงานสามารถบรรจุได้:

สิ่งที่ทำให้สิ่งนี้มีความเป็นประโยชน์เป็นพิเศษคือวิธีที่ผู้คนต่าง ๆ สามารถมองเห็นงานเดียวกันในวิธีที่สอดคล้องกับการคิดของพวกเขาผ่านการใช้ClickUp Views

ผู้จัดการโครงการของคุณอาจชอบมุมมองบอร์ดใน ClickUpเพื่อดูว่างานเคลื่อนผ่านแต่ละขั้นตอนอย่างไร ในทางกลับกัน หัวหน้าแผนกของคุณอาจชอบมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpเพื่อแสดงว่าโครงการต่างๆ ทำงานทับซ้อนกันในเวลาใด

ตัวอย่างเช่น ทีมนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กำลังสร้างฟีเจอร์ใหม่ อาจสร้างงานเช่น 'ออกแบบสคีมาฐานข้อมูลสำหรับตารางการตั้งค่าผู้ใช้' 'พัฒนาจุดเชื่อมต่อ API สำหรับการอัปเดตการตั้งค่า' และ 'สร้างคอมโพเนนต์ React สำหรับหน้าการตั้งค่า'

วิศวกรแต่ละคนรู้อย่างชัดเจนว่าพวกเขากำลังสร้างอะไร

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดแผนผังกระบวนการทำงานของคุณโดยระบุจุดส่งต่อที่ชัดเจน

บันทึกทุกขั้นตอนที่งานของคุณผ่านตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเสร็จสิ้น ปัญหาส่วนใหญ่ในการดำเนินงานมักเกิดขึ้นระหว่างการส่งต่อเมื่องานเปลี่ยนผ่านระหว่างบุคคลหรือระหว่างขั้นตอนต่างๆ

เนื้อหาอาจเคลื่อนย้ายจากขั้นตอนการร่างไปสู่การแก้ไข การออกแบบ การอนุมัติ ไปจนถึงการเผยแพร่ คำขอฟีเจอร์อาจผ่านขั้นตอนการคัดกรอง การกำหนดรายละเอียด การออกแบบ การพัฒนา การทดสอบคุณภาพ และการนำไปใช้งานจริง ไม่ว่าขั้นตอนของคุณจะเป็นอย่างไร ควรระบุให้ชัดเจนและมองเห็นได้

สำหรับแต่ละขั้นตอน ให้กำหนดสิ่งที่ต้องเป็นจริงก่อนที่งานจะสามารถดำเนินต่อไปได้:

ประตูเหล่านี้ช่วยรักษาคุณภาพให้คงที่และลดการกลับไปกลับมา นอกจากนี้ยังระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน ความรับผิดชอบร่วมกันมักหมายถึงไม่มีใครรับผิดชอบ เมื่องานอยู่ในสถานะ 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' ให้ระบุชื่อผู้ตรวจสอบ เมื่อมีสิ่งใดที่ต้องการการอนุมัติ ให้ระบุผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติ

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

เปลี่ยนแผนผังกระบวนการทำงานเหล่านี้ให้กลายเป็นเส้นทางการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพด้วยสถานะงานที่กำหนดเองใน ClickUp

คุณสร้างสถานะที่สะท้อนถึงขั้นตอนกระบวนการจริงของคุณ ทีมการตลาดอาจใช้ การประชุม, การสร้าง, การตรวจสอบภายใน, การตรวจสอบโดยลูกค้า, การแก้ไข, และ อนุมัติ เมื่อมีคนอัปเดตสถานะของงาน ทุกคนจะเห็นได้ว่างานอยู่ในขั้นตอนใด

การพึ่งพาใน ClickUpเพิ่มอีกชั้นของการควบคุมกระบวนการทำงาน เชื่อมโยงงาน B กับงาน A แล้ว ClickUp จะแสดงว่างาน B ไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่างาน A จะเสร็จสิ้น ซึ่งทำให้เส้นทางที่สำคัญมองเห็นได้ชัดเจน:

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าทีมผลิตวิดีโอสร้างกระบวนการทำงานที่:

เมื่อการถ่ายทำเสร็จสิ้น บรรณาธิการจะเห็นทันทีและรู้ว่างานของตนสามารถเริ่มได้ ผู้ผลิตสามารถดูที่สายการพึ่งพาและระบุได้ว่าหากการเขียนบทล่าช้า ทุกอย่างที่อยู่ถัดไปก็จะเลื่อนตามไปด้วย

ขั้นตอนที่ 3: มองเห็นความคืบหน้าของการดำเนินงานแบบเรียลไทม์

สร้างระบบที่ทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องมีการประชุมสถานะหรือการขัดจังหวะอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลต้องเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง และนำเสนอในรูปแบบที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ สามารถตีความได้อย่างรวดเร็ว

คิดถึงสิ่งที่ผู้คนต่าง ๆ ต้องการทราบ:

ความผิดพลาดที่หลายทีมทำคือการสร้างรายงานการมองเห็นด้วยตนเอง มีคนใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ในการดึงข้อมูลและสร้างสเปรดชีต ข้อมูลนี้ล้าสมัยทันทีที่เผยแพร่ และมันฝึกให้ผู้คนรอการอัปเดตแทนที่จะตรวจสอบความคืบหน้าด้วยตัวเอง

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

สร้างแดชบอร์ดใน ClickUpที่ดึงข้อมูลสดโดยตรงจากแหล่งที่งานกำลังเกิดขึ้น พวกเขารวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์จากงาน โครงการ และพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อแสดงข้อมูลการดำเนินงานในมุมมองต่างๆ:

พลังมาจากความทันสมัยของข้อมูลนี้ คุณไม่ได้กำลังดูรายงานจากข้อมูลที่ดึงมาเมื่อวันศุกร์ที่แล้ว คุณกำลังเห็นสิ่งที่ถูกต้องในขณะนี้ ซึ่งช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: อัตโนมัติการทำงานที่ซ้ำซาก

ดูที่กระบวนการทำงานของคุณและระบุรูปแบบที่การกระทำตามกิจวัตรเป็นไปตามกฎที่คาดการณ์ได้ เมื่อเกิดเหตุการณ์ X ขึ้น Y ควรเกิดขึ้นต่อไป เมื่อกำหนดเส้นตายเหลืออีก Z วัน ควรมีใครบางคนได้รับการแจ้งเตือน รูปแบบที่คาดการณ์ได้เหล่านี้คือผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

กุญแจสำคัญคือการทำให้การกระทำเป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่การตัดสินใจ การทำให้เป็นอัตโนมัติควรจัดการขั้นตอนที่เป็นกระบวนการซ้ำๆ เพื่อให้มนุษย์สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ การแก้ปัญหา หรือการตัดสินใจ

ดังนั้น ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่ทำให้กระบวนการตัดสินใจว่าดีไซน์นั้นดีพอที่จะอนุมัติเป็นอัตโนมัติ แต่คุณจะทำการแจ้งเตือนผู้อนุมัติเมื่อดีไซน์พร้อมสำหรับการตรวจสอบของพวกเขา

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

ดำเนินการซ้ำตามการกระตุ้นและเงื่อนไขที่คุณกำหนดด้วยClickUp Automations. ตัวสร้างระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณสร้างกฎเช่น 'เมื่อสถานะของงานเปลี่ยนเป็นเสร็จสมบูรณ์ ให้ย้ายไปยังรายการเสร็จสิ้นและแจ้งให้ผู้จัดการโครงการทราบ' คุณสามารถตั้งค่านี้เพียงครั้งเดียว และมันจะทำงานทุกครั้งที่เงื่อนไขเหล่านั้นตรงกัน

นี่คือตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติที่คุณสามารถลองใช้ได้:

ห้องสมุดระบบอัตโนมัติประกอบด้วยตัวเลือกการกระตุ้นหลายสิบแบบ (การเปลี่ยนแปลงสถานะ, วันที่ครบกำหนดใกล้เข้ามา, การเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบ, การอัปเดตฟิลด์ที่กำหนดเอง, การสร้างงาน) และตัวเลือกการกระทำ (ย้ายงาน, เปลี่ยนฟิลด์, สร้างงานย่อย, โพสต์ความคิดเห็น, ส่งการแจ้งเตือน, ใช้แม่แบบ)

วิดีโอนี้จะแสดงวิธีประหยัดเวลาอันมีค่าด้วยการทำงานอัตโนมัติด้วย AI:

ขั้นตอนที่ 5: เชื่อมโยงการดำเนินการเชิงกลยุทธ์กับบริบทเชิงกลยุทธ์

ทุกงานที่ใครสักคนทำ ล้วนเชื่อมโยงกับสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าเสมอ การแก้ไขบั๊กนั้นช่วยสนับสนุนเป้าหมายด้านความน่าเชื่อถือของผลิตภัณฑ์ บทความบล็อกนั้นขับเคลื่อนกลยุทธ์เนื้อหาเพื่อสร้างความต้องการ เมื่อผู้คนเข้าใจความเชื่อมโยงเหล่านี้ พวกเขาจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นในการดำเนินงานของตนเอง

ปัญหาคือบริบทเชิงกลยุทธ์อยู่ในที่ที่แตกต่างจากงานประจำวัน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ถูกบันทึกไว้ในเซสชันการวางแผน จากนั้นก็ถูกเก็บไว้ในเอกสารกลยุทธ์ที่ผู้คนแทบจะไม่เคยอ้างอิงถึง

ในขณะเดียวกัน รายการงานของทุกคนก็ยาวขึ้นเรื่อย ๆ และพวกเขาก็แค่พยายามทำงานให้เสร็จโดยไม่คิดถึงภาพรวมที่ใหญ่กว่า

เพื่อป้องกันสิ่งนี้ ให้ทำให้บริบทเชิงกลยุทธ์สามารถเข้าถึงได้ง่ายในที่ที่ผู้คนทำงาน เชื่อมโยงงานกับเป้าหมายที่งานนั้นสนับสนุน ติดแท็กงานกับโครงการเชิงกลยุทธ์ต่างๆ บันทึกการตัดสินใจและเหตุผลไว้ในที่ที่ผู้คนสามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

ClickUp Brainช่วยเปิดเผยความเชื่อมโยงเหล่านี้ผ่าน AI ที่เข้าใจบริบท แทนที่จะต้องค้นหาข้อมูลด้วยตนเองจากงาน เอกสาร และความคิดเห็นเพื่อประกอบบริบท คุณสามารถถามคำถามกับ ClickUp Brain ด้วยภาษาธรรมชาติ และรับคำตอบที่ดึงมาจากงานจริงของคุณ

ClickUp Brain ค้นหาทั่วทุกงานของคุณเพื่อค้นหาภารกิจที่เกี่ยวข้องและตอบคำถามของคุณ

นอกจากนี้ยังสามารถสรุปประวัติของโครงการ อธิบายสิ่งที่ได้ลองทำมาก่อนหน้านี้ และแสดงให้เห็นว่างานแต่ละส่วนมีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่กำลังเตรียมการวางแผนสปรินต์สามารถถาม ClickUp Brain ว่า 'แสดงงานที่ยังไม่เสร็จทั้งหมดสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในไตรมาสที่ 1' ระบบจะรวบรวมรายการ จัดเรียงตามพื้นที่ฟีเจอร์ พร้อมสถานะปัจจุบันและผู้รับผิดชอบของแต่ละงาน

ฟังจากผู้ใช้จริง:

ฉันพบว่า ClickUp มีคุณค่าอย่างมากเพราะมันรวมฟังก์ชันต่าง ๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งทำให้งานและการสื่อสารทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว ทำให้ฉันได้รับบริบทครบถ้วน 100% […] ฉันชอบฟีเจอร์ Brain AI เป็นพิเศษ เพราะมันทำหน้าที่เป็นตัวแทน AI ที่ดำเนินการตามคำสั่งของฉันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำงานแทนฉันได้อย่างมีประสิทธิผล ด้านอัตโนมัติของมันช่วยได้มากเพราะทำให้กระบวนการทำงานของฉันราบรื่นขึ้นและลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 6: จัดตั้งวงจรการสะท้อนและการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ

ระบบการดำเนินงานของคุณจะไม่มีวันเสร็จสมบูรณ์ เมื่อทีมของคุณเติบโตขึ้น เมื่องานเปลี่ยนแปลงไป เมื่อคุณเรียนรู้ว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล คุณจำเป็นต้องปรับปรุงวิธีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง

จัดสรรเวลาเฉพาะเพื่อตรวจสอบระบบการดำเนินงานของคุณเอง แยกต่างหากจากการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ. อาจเกิดขึ้นทุกเดือน ทุกไตรมาส หรือหลังจากโครงการใหญ่เสร็จสิ้น. ความถี่ไม่สำคัญเท่ากับการทำให้เป็นกิจวัตรที่สม่ำเสมอ.

มุ่งเน้นการทบทวนเหล่านี้ไปที่ รูปแบบที่เฉพาะเจาะจงและสังเกตได้:

รวบรวมข้อมูลจากทุกคนที่มีปฏิสัมพันธ์กับระบบ ผู้ที่ทำงานจะเห็นจุดเสียดทานที่ผู้สังเกตการณ์มองข้าม นักออกแบบของคุณรู้ว่าขั้นตอนอนุมัติใดเพิ่มคุณค่าและขั้นตอนใดเพียงแค่เพิ่มเวลาล่าช้า นักพัฒนาของคุณรู้ว่าฟิลด์งานใดให้บริบทที่เป็นประโยชน์และฟิลด์ใดที่พวกเขาไม่เคยกรอก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารจัดการการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูง

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งจะสะสมผลลัพธ์เมื่อเวลาผ่านไปและเปลี่ยนการส่งมอบให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้ 🧑‍💻

การตัดสินใจเกี่ยวกับต้นแบบก่อนกำหนดทิศทาง

ทีมเสียเวลาหลายเดือนไปกับการสร้างสิ่งที่ผิดเพราะพวกเขาตัดสินใจเลือกทิศทางเร็วเกินไป พวกเขาข้ามขั้นตอนการสำรวจที่ยุ่งเหยิงและกระโดดไปสู่การดำเนินการทันที จากนั้นจึงพบข้อบกพร่องพื้นฐานเมื่อการเปลี่ยนแปลงทิศทางกลายเป็นเรื่องที่มีค่าใช้จ่ายสูง

วิธีแก้ปัญหา: ดำเนินการตัดสินใจแบบสปรินต์เป็นเวลาสองสัปดาห์สำหรับโครงการที่ซับซ้อน ทดสอบแนวทางที่แข่งขันกันสามแนวทางในระดับความละเอียดต่ำ

จากนั้น ให้ผู้ใช้จริง (ไม่ใช่ผู้บริหาร) ได้แสดงปฏิกิริยาต่อต้นแบบที่ยังไม่สมบูรณ์ สิ่งนี้จะช่วยกำจัดไอเดียที่ไม่ดีตั้งแต่ยังเป็นเพียงภาพร่างบนกระดานไวท์บอร์ด

สิ่งนี้สามารถนำไปใช้ได้มากกว่าการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การตลาดสามารถทดสอบแนวคิดแคมเปญสามแบบก่อนที่จะผลิตสื่อต่างๆ ฝ่ายปฏิบัติการสามารถทดลองกระบวนการทำงานใหม่ในภูมิภาคหนึ่งก่อนที่จะขยายไปทั่วโลก รูปแบบยังคงเหมือนเดิม: ลงทุนเล็กน้อยเพื่อเรียนรู้อย่างรวดเร็ว จากนั้นขยายสิ่งที่ได้ผล

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: เมื่อทีมเร่งรีบในการดำเนินการ พวกเขามักจะเลือกทิศทางเร็วเกินไปและเสียเวลาไปกับการสร้างสิ่งที่ผิดClickUp BrainGPTมอบวิธีอัจฉริยะให้คุณสำรวจแนวทางต่างๆ ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกแผนการ

นี่คือวิธีการใช้ BrainGPT เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น:

• สรุปงานวิจัย ข้อเสนอแนะ และการอภิปรายกับContextual AI เพื่อให้แนวคิดที่ยังไม่ชัดเจนปรากฏขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ
• ถามคำถาม BrainGPT ในงานและเอกสารต่างๆ เพื่อทดสอบสมมติฐานภายใต้บริบทของพื้นที่ทำงานจริง
• ร่างและเปรียบเทียบแนวทางหลายแนวทางก่อนที่จะตัดสินใจเลือกแนวทางเดียว
• ใช้ClickUp Talk to Textเพื่อบันทึกความคิดคร่าว ๆ อย่างรวดเร็ว จากนั้นให้ BrainGPT ช่วยปรับแต่งให้เป็นแนวคิดที่ชัดเจน
• แปลงแนวคิดที่ได้รับการตรวจสอบแล้วให้กลายเป็นงานเมื่อพร้อม โดยให้เหตุผลในการตัดสินใจเชื่อมโยงกับการดำเนินการ

งานลำดับข้อมูลตามการเพิ่มพูนข้อมูล

แผนงานส่วนใหญ่เรียงลำดับงานตามแรงกดดันของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือวันที่กำหนดไว้โดยพลการ ทีมงานมักจะจัดการกับโครงการที่มองเห็นได้ทางการเมืองก่อน แม้ว่าพวกเขาจะขาดข้อมูลสำคัญในการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ จากนั้นพวกเขาก็ชะลอการดำเนินงานกลางคันเพื่อรอคำตอบที่พวกเขาสามารถรวบรวมได้ตั้งแต่แรก

พลิกตรรกะการเรียงลำดับ:

การจัดการโครงการแบบอไจล์ทำได้ถูกต้อง—เพิ่มการเรียนรู้ต่อหน่วยของความพยายามให้สูงสุด

สร้างฟังก์ชันบังคับที่ช่วยให้เห็นปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ

เส้นตายเผยความจริง ทีมสามารถถกเถียงเรื่องสถาปัตยกรรมได้เป็นเดือน แต่เส้นตายในการสร้างต้นแบบภายในสองสัปดาห์จะบังคับให้พวกเขาเลือกแนวทางและทดสอบมัน ปัญหาที่ซ่อนอยู่ในแผนการที่เป็นนามธรรมจะปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็วภายใต้แรงกดดันของการดำเนินการ

กุญแจสำคัญคือการแทรกจุดตรวจสอบเทียมที่บังคับให้เกิดความก้าวหน้าที่เป็นรูปธรรม:

ข้อจำกัดเหล่านี้ป้องกันไม่ให้ทีมสร้างโซลูชันที่เกินความจำเป็นในแบบแยกส่วน การทดลองที่ล้มเหลวในสัปดาห์ที่สองไม่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายใด ๆ แต่ความล้มเหลวเดียวกันในเดือนที่หกอาจทำให้ทุกอย่างล้มเหลวได้

สร้างข้อเสนอแนะไว้ในงานเอง

ทีมส่วนใหญ่ปฏิบัติต่อข้อเสนอแนะเหมือนเป็นกิจกรรมหลังเหตุการณ์ พวกเขาส่งมอบโครงการ จัดการประชุมทบทวน เขียนบทเรียน แล้วละเลยบทเรียนเหล่านั้นในโครงการถัดไป การเรียนรู้ยังคงเป็นเพียงทฤษฎีเพราะไม่เคยถูกรวมเข้ากับการปฏิบัติงานประจำวัน

การฝังกลไกการให้ข้อเสนอแนะโดยตรงเข้าไปในกระบวนการทำงานเปลี่ยนแปลงพลวัตนี้:

การจัดการทรัพยากรจะดีขึ้นเมื่อทีมเห็นข้อมูลการใช้งานแบบเรียลไทม์ที่แสดงให้เห็นว่าใครกำลังทำงานเกินกำลัง ทำให้วงจรการให้ข้อมูลย้อนกลับแน่นหนาจนการเพิกเฉยกลายเป็นเรื่องยากกว่าการดำเนินการตามข้อมูลนั้น

มาตรฐานในสิ่งที่ทำซ้ำได้ ปรับเปลี่ยนในสิ่งที่เป็นนวัตกรรม

ทีมต่างๆ เสียพลังงานไปกับการคิดค้นกระบวนการทำงานใหม่สำหรับงานที่พวกเขาทำมาแล้วนับสิบครั้ง การเปิดตัวผลิตภัณฑ์แต่ละครั้งก็มีรายการตรวจสอบที่แตกต่างกันไป แคมเปญแต่ละแคมเปญก็เริ่มต้นจากเอกสารวางแผนที่ว่างเปล่า ผู้คนใช้เวลาหลายชั่วโมงในการถกเถียงเรื่องโลจิสติกส์ที่ควรจะเป็นระบบอัตโนมัติ

วิธีแก้ไข? ใช้แม่แบบสำหรับทุกสิ่งที่คุณทำมากกว่าสองครั้ง:

เมื่อกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ ผู้คนสามารถมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ นวัตกรรม และการจัดการกับปัญหาที่ไม่คาดคิดซึ่งเทมเพลตไม่สามารถคาดการณ์ได้

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในการบริหารจัดการการปฏิบัติงาน

ทีมมักจะนำการจัดการการดำเนินงานไปใช้ในนาม แต่พลาดกลไกที่ทำให้มีประสิทธิภาพ นี่คือข้อผิดพลาดบางประการที่ปรากฏซ้ำๆ พร้อมวิธีแก้ไขที่ชัดเจน ☑️

เปิดใช้งานโหมดดำเนินการโครงการด้วย ClickUp

การบริหารจัดการการปฏิบัติงานช่วยให้เกิดความมีระเบียบในขั้นตอนกลางที่ยุ่งเหยิง โดยมอบแนวทางร่วมกันให้ทีมในการแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย ติดตามความคืบหน้า ลดความเสี่ยงในการดำเนินงานตั้งแต่เนิ่นๆ และปรับเปลี่ยนได้โดยไม่เกิดความวุ่นวาย

ClickUp รองรับกระบวนการทั้งหมดนี้ใน Converged AI Workspace เดียว งาน, กระบวนการทำงาน, แดชบอร์ด, การทำงานอัตโนมัติ, เอกสาร และ Contextual AI ทั้งหมดเชื่อมต่อโดยตรงกับงานจริง ทีมงานจะเห็นสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น เข้าใจสิ่งที่ต้องทำต่อไป และดำเนินการได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องสลับเครื่องมือหรือติดตามการอัปเดต

หากคุณต้องการให้การดำเนินงานราบรื่นเหมือนแผนงานที่วางไว้บนกระดาษ ทุกอย่างเริ่มต้นที่นี่ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้! ✅

คำถามที่พบบ่อย [FAQ]

การจัดการการดำเนินงานมุ่งเน้นที่วิธีการที่งานเคลื่อนจากคำขอไปสู่การเสร็จสมบูรณ์ ครอบคลุมการรับงาน การจัดลำดับความสำคัญ การมอบหมายงาน การติดตาม และการส่งมอบงานระหว่างทีมต่างๆ เป้าหมายคือการรักษาการไหลของงานให้ราบรื่นและคาดการณ์ได้

การบริหารโครงการมุ่งเน้นไปที่การวางแผนและการส่งมอบโครงการที่กำหนดไว้ การบริหารการปฏิบัติงานมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานทั้งหมด รวมถึงคำขอที่ไม่คาดคิด การดำเนินงานต่อเนื่อง และงานที่ต้องทำข้ามทีม ไม่เพียงแต่โครงการเท่านั้น

ระบบที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยช่องทางการรับข้อมูลที่ชัดเจน, ลำดับความสำคัญที่กำหนดไว้, ความรับผิดชอบ, การมองเห็นความคืบหน้า, และวงจรการให้ข้อเสนอแนะ. นอกจากนี้ยังพึ่งพาการไหลของงานที่สม่ำเสมอและมาตรฐานที่แบ่งปันร่วมกัน.

การมาตรฐานเริ่มต้นด้วยกระบวนการทำงานที่เหมือนกัน, คำจำกัดความที่แบ่งปัน, และสถานะที่ได้รับการตกลงร่วมกัน. ทีมจะสอดคล้องกันในวิธีการที่งานถูกขอ, ได้รับการอนุมัติ, ติดตาม, และเสร็จสมบูรณ์ ในขณะที่ยังคงความยืดหยุ่นสำหรับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของทีม.

กระบวนการรับข้อมูลแบบรวมศูนย์ใช้จุดรับข้อมูลเดียวสำหรับคำขอทั้งหมด โดยมีเกณฑ์ที่ชัดเจนและข้อมูลที่จำเป็นรองรับ ซึ่งช่วยลดความสับสนและช่วยให้ทีมประเมินและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างรวดเร็ว

กรอบการทำงานที่พบบ่อย ได้แก่ MoSCoW, RICE, Eisenhower Matrix และ WSJF กรอบการทำงานเหล่านี้ช่วยให้ทีมจัดลำดับความสำคัญของงานตามผลกระทบ ความเร่งด่วน ความพยายาม และมูลค่าทางธุรกิจ