กรณีการใช้งานการจัดซื้อจัดจ้างด้วย ChatGPT ที่ยอดเยี่ยมเพื่อการจัดหาที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ทีมจัดซื้อจัดจ้างกำลังเผชิญกับแรงกดดันในการทำงานมากขึ้นด้วยทรัพยากรที่น้อยลง—ท่ามกลางตลาดที่ผันผวน ความไม่แน่นอนด้านอุปทาน และการลดต้นทุนอย่างต่อเนื่อง

การใช้ ChatGPT สำหรับกรณีการใช้งานด้านการจัดซื้อจัดจ้างช่วยให้ทีมของคุณตอบสนองต่อตลาดและความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วขึ้น ChatGPT สามารถจำลองสถานการณ์ของผู้จัดหา วิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ร่างเอกสารคำขอข้อเสนอ (RFP) และแม้กระทั่งแนะนำวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้าง

ในบล็อกนี้ เราจะแบ่งปันกรณีการใช้งานหลักบางประการของ ChatGPT สำหรับทีมจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับแต่ละกรณีการใช้งาน เราจะแบ่งปันคำสั่ง ChatGPT ที่สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ

เพื่อเริ่มต้น ให้คัดลอกและวางคำแนะนำเหล่านี้ลงในบริบทของคุณได้เลย จากนั้นปรับแต่งตามต้องการเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่เฉพาะเจาะจง

⭐ แม่แบบแนะนำ

เทมเพลตการจัดซื้อของ ClickUpช่วยรวมศูนย์แหล่งที่มา ข้อมูลซัพพลายเออร์ และการอนุมัติการซื้อสำหรับทีมจัดซื้อและทีมปฏิบัติการ

ฟิลด์เช่น ระดับผู้จัดจำหน่าย, ความสำคัญ, และ สถานะการปฏิบัติตาม ช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ ในขณะที่มุมมองสำหรับ สัญญา, การอนุมัติ, และ ใบสั่งซื้อ ช่วยให้ทีมของคุณสามารถมองเห็นทุกขั้นตอนของวงจรการจัดซื้อได้อย่างทันที

รับเทมเพลตฟรี

ทำไมต้องใช้ ChatGPT ในการจัดซื้อจัดจ้าง?

ทีมจัดซื้อจัดจ้างต้องแบกรับภาระงานจำนวนมาก—การจัดการสัญญา ข้อมูลซัพพลายเออร์ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเอกสารจำนวนมาก

ความท้าทายนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง:รายงานล่าสุดจาก Hackett Groupคาดการณ์ว่าในขณะที่ปริมาณงานด้านการจัดซื้อจัดจ้างจะเพิ่มขึ้น 10% งบประมาณของทีมจะเพิ่มขึ้นเพียง 1% เท่านั้น ส่งผลให้เกิด ช่องว่างด้านประสิทธิภาพถึง 9%

ChatGPT ช่วยลดความซับซ้อนนี้ลง ด้วยการใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) มันทำหน้าที่เป็นคู่คิดในการวิเคราะห์ข้อมูลที่แยกส่วนกัน ร่างเนื้อหาสำคัญ และนำเสนอข้อมูลเชิงลึกภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นวัน ช่วยเร่งกระบวนการตัดสินใจและลดช่องว่างด้านประสิทธิภาพ

นี่คือวิธีที่ ChatGPT ช่วยได้:

กรณีการใช้งาน ChatGPT ในการจัดซื้อจัดจ้าง

บางทีคุณอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องการใช้ ChatGPT เพื่อร่างเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง หรือเป็นผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องการใช้ ChatGPT เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานหลายขั้นตอนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

บางทีคุณอาจเป็นผู้นำด้านการจัดซื้อจัดจ้างหรือ CPO ที่ต้องการใช้ AI เพื่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการสนับสนุนการตัดสินใจ

เราได้สร้างกรณีการใช้งาน ChatGPT สำหรับผู้ใช้ทุกระดับ ลองดูสิ

1. ChatGPT สำหรับการร่าง RFP (คำขอข้อเสนอ)

การร่าง RFP ด้วยตนเองทำให้ทีมต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดหรือนำเทมเพลตที่ล้าสมัยมาใช้ซ้ำ

การปรับให้สอดคล้องกันของขอบเขต, ข้อกำหนดทางเทคนิค, ระยะเวลา, เกณฑ์การประเมิน, และข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหรืออาจนานถึงหลายวัน

ข้อมูลที่ขาดหายไปมักปรากฏขึ้นในช่วงหลัง ทำให้ต้องขอคำชี้แจงจากผู้ขายและยืดระยะเวลาของกระบวนการออกไป ส่งผลให้กำหนดเวลาในการจัดหาล่าช้า

ด้วย ChatGPT คุณเพียงแค่ต้องป้อนบริบทของโครงการ—ประเภท ปริมาณ สถานที่ นโยบาย และกำหนดเวลา จากนั้นคุณจะได้รับร่าง RFP ที่สมบูรณ์พร้อมส่วนต่างๆ ที่มีโครงสร้างทันที: วัตถุประสงค์ ขอบเขต ข้อกำหนด รูปแบบการส่ง น้ำหนักการประเมิน และหมายเหตุการปฏิบัติตาม

ChatGPT ยังสามารถชี้ให้เห็นช่องว่างและเปลี่ยนให้เป็นคำถามสำหรับผู้ขายได้อีกด้วย ทีมงานของคุณจึงมีเวลาเพิ่มขึ้นในการมุ่งเน้นกับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า เช่น การประเมินและเจรจากับซัพพลายเออร์

🤖 แนวทางร่าง RFP ทั่วไป: "ร่าง RFP สำหรับ [โครงการ/หมวดหมู่]. รวมถึง: วัตถุประสงค์, ขอบเขต, ข้อกำหนดทางเทคนิค, ระยะเวลา, เกณฑ์การประเมินพร้อมน้ำหนัก, รูปแบบการส่ง, และข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่สอดคล้องกับ [นโยบาย/มาตรฐาน]. ไฮไลต์ข้อมูลที่ขาดเป็นคำถามสำหรับผู้ขาย."

2. รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ขายด้วย ChatGPT

ตั้งแต่การรวบรวมเอกสาร การตั้งค่าระบบ การขออนุมัติ และทุกขั้นตอนระหว่างนั้น—มีหลายอย่างที่ต้องทำในการรับผู้ขายรายใหม่เข้าสู่กระบวนการ

ด้วยการใช้ ChatGPT คุณสามารถสร้างกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่แบบกำหนดเองตามความต้องการเฉพาะของบริษัทของคุณได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาให้ทีมของคุณไม่ต้องสร้างกระบวนการใหม่ทุกครั้งที่มีซัพพลายเออร์รายใหม่เข้าร่วม

🤖 รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานทั่วไป: "สร้างรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ขายในอุตสาหกรรม/ประเภทบริษัท [ระบุ] รวมถึงส่วนของเอกสารทางกฎหมาย, การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด, การตั้งค่าทางการเงิน, การเข้าถึงระบบ IT/ความปลอดภัย, ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPIs), และขั้นตอนการอนุมัติ"

3. ChatGPT สำหรับการร่างอีเมลสื่อสารกับซัพพลายเออร์

การจัดการอีเมลจากซัพพลายเออร์ด้วยตนเองทำให้เกิดปัญหาคอขวดอย่างรุนแรง

เนื่องจากผู้ซื้อแต่ละรายใช้รูปแบบการสื่อสารของตนเอง การขาดมาตรฐานทำให้เกิดความสับสนในหมู่ผู้จัดหา ขาดรายละเอียด และตอบสนองช้า

อีเมลไปกลับแบบแมนนวลหลายสิบฉบับ (RFP, การชี้แจง, การเตือน) หมายความว่าข้อมูลสำคัญอาจสูญหายได้ง่าย ทำให้ทีมต้องเสียเวลาในการติดตามรายละเอียดพื้นฐานที่ควรชัดเจนตั้งแต่แรก

ChatGPT สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ด้วยการเป็นผู้ช่วยร่างเอกสารของคุณ เพียงป้อนข้อมูลที่จำเป็น แล้วระบบจะส่งอีเมลของผู้จัดจำหน่ายมืออาชีพให้คุณภายในไม่กี่วินาที

ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกไปจนถึงการแจ้งเตือนกำหนดส่งงานและการติดตามผลหลังการประชุม ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความที่สื่อสารมีความสอดคล้องกัน

4. ChatGPT สำหรับการสร้างแบบฟอร์มการรับข้อมูล

ทีมจัดซื้อของคุณได้รับคำขอจัดหาสินค้าผ่านช่องทางต่าง ๆ รวมถึงอีเมล, แชท, และบันทึกไม่เป็นทางการ

หากไม่มีกระบวนการรับข้อมูลมาตรฐาน รายละเอียดสำคัญ เช่น งบประมาณ ข้อกำหนด และกำหนดเวลา อาจถูกมองข้ามไป คุณอาจต้องส่งคำขอหลายครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลเหล่านี้

ใช้ ChatGPT เพื่อสร้างแบบฟอร์มขั้นตอนต่อขั้นตอนที่รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดล่วงหน้า—รายละเอียดผู้ร้องขอ, เหตุผลทางธุรกิจ, รหัสงบประมาณ, การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด, และกรอบเวลา

ด้วยวิธีนี้ ทุกคำขอจะเข้าสู่กระบวนการด้วยข้อมูลที่สมบูรณ์และเป็นมาตรฐาน ลดการสื่อสารซ้ำไปมาและช่วยให้การอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใน Workspace ของ ClickUp คุณไม่จำเป็นต้องไล่ตามรายละเอียดในอีเมลหรือสเปรดชีตอีกต่อไป ใช้ClickUp Formsพร้อมตรรกะเงื่อนไขเพื่อให้ผู้ขอหรือผู้จัดหาเห็นเฉพาะฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น การอัปโหลดใบรับรองจะปรากฏเฉพาะเมื่อเลือกหมวดหมู่ที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลเท่านั้น

แบบฟอร์มที่ส่งแต่ละรายการสามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติ มอบหมายให้กับเจ้าของที่เหมาะสม และกระตุ้นการอนุมัติ ทำให้กระบวนการรับงานจัดซื้อจัดจ้างสามารถเคลื่อนจากขั้นตอนการร้องขอไปสู่การดำเนินการได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง

5. ChatGPT สำหรับการตรวจสอบสัญญาและการประเมินความเสี่ยง

การตรวจสอบสัญญาเป็นหนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง คุณต้องพึ่งพาแผนกกฎหมายที่มีงานล้นมืออยู่แล้วในการตรวจจับเงื่อนไขที่ไม่เป็นมาตรฐาน ช่องว่างด้านความสอดคล้อง หรือความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่

แม้ว่า ChatGPT จะไม่สามารถทดแทนทีมกฎหมายได้ แต่ก็สามารถทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบเบื้องต้นในกระบวนการจัดการสัญญา

คุณสามารถสั่งให้มันสแกนสัญญาเพื่อเน้นจุดที่ราคาผิดปกติ เงื่อนไขการต่ออายุอัตโนมัติ ข้อจำกัดความรับผิด และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ นอกจากนี้ยังสามารถระบุปัญหาที่ต้องการการตรวจสอบทางกฎหมายอย่างละเอียดเพิ่มเติมได้อีกด้วย

6. ChatGPT สำหรับการสนับสนุนการเจรจาต่อรอง

ลองนึกภาพว่าคุณได้ทำการจำลองการเจรจาต่อรองก่อนเข้าสู่การประชุมสำคัญ เปรียบเสมือนนักเจรจาต่อรองส่วนตัวที่คอยทดสอบข้อโต้แย้งของคุณ ตรวจจับจุดอ่อน และเสริมสร้างความคมชัดในการตอบโต้ของคุณ

ChatGPT ทำหน้าที่เป็นคู่ซ้อมการเจรจา คุณสามารถจำลองการสนทนากับซัพพลายเออร์ ทดสอบข้อโต้แย้ง และคาดการณ์การตอบโต้ก่อนที่จะมีการประชุมจริง คุณยังสามารถใช้การสนทนานี้เพื่อเตรียมสคริปต์การรับมือกับข้อโต้แย้งและพัฒนาทักษะการเจรจาของคุณได้อีกด้วย

7. ChatGPT สำหรับการวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างระดับกลาง คุณมักจะเป็นคนแรกที่ต้องลงมือวิเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่ายดิบ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ CSV ที่ดึงมาจากระบบ ERP, สเปรดชีตที่มีประวัติใบสั่งซื้อ (PO) หรือใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์

คุณต้องสามารถสังเกตเห็นแนวโน้ม การรั่วไหล หรือการใช้จ่ายที่ผิดปกติได้อย่างรวดเร็วเพียงพอที่จะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้แก่ผู้นำ อย่างไรก็ตาม การทำความสะอาดและแยกข้อมูลด้วยตนเองนั้นใช้เวลาหลายชั่วโมง

ChatGPT เร่งกระบวนการนี้ด้วยการแปลความหมายไฟล์ข้อมูลและสรุปเรื่องราวที่ข้อมูลเหล่านั้นต้องการสื่อ สามารถเน้นหมวดหมู่หลักตามยอดใช้จ่าย ระบุซัพพลายเออร์ซ้ำ แจ้งความแตกต่างของราคาต่อหน่วย และค้นหาโอกาสในการรวมกลุ่มหรือเจรจาต่อรองใหม่

ผลลัพธ์ที่ได้คือเรื่องราวที่พร้อมสำหรับการนำเสนอ

🤖 คำแนะนำสำหรับการวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย: "วิเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดจ้างนี้และระบุโอกาสในการลดต้นทุน: [วางข้อมูลการใช้จ่ายของคุณ]"

ฉันต้องการให้คุณ:

• ตรวจจับรูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติหรือความผิดปกติที่ต้องการความสนใจ
• ระบุหมวดหมู่ที่เราใช้จ่ายเกินกว่าเกณฑ์มาตรฐาน
• ค้นหาโอกาสในการรวมผู้จัดหาหรือต่อรองส่วนลดตามปริมาณ
• เน้นการซื้อที่ไม่เป็นไปตามปกติที่เกิดขึ้นนอกผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ
• คำนวณการประหยัดที่อาจเกิดขึ้นจากคำแนะนำแต่ละข้อ
• จัดลำดับความสำคัญของโอกาสตามผลกระทบและความง่ายในการดำเนินการ

นำเสนอผลการค้นพบในรูปแบบสรุปที่ชัดเจน พร้อมระบุจำนวนเงินดอลลาร์ที่เฉพาะเจาะจงเมื่อเป็นไปได้ และขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้สำหรับแต่ละโอกาส

8. ChatGPT สำหรับการสั่งซื้อสินค้าอัตโนมัติ (POs)

เมื่อคุณกำลังสร้างใบสั่งซื้อ (PO) แต่ละใบสั่งซื้อจะต้องให้คุณตรวจสอบรหัสงบประมาณ, ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลผู้จัดจำหน่าย, จัดให้สอดคล้องกับรายการสินค้า, และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับนโยบายของบริษัท

กระบวนการทำงานด้วยมือมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เนื่องจากแม้แต่การใส่รหัสสินค้า (SKU) ผิดหรือราคาไม่ตรงกันก็สามารถลุกลามกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ ไม่เพียงแต่จะก่อให้เกิดข้อพิพาทระหว่างฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการเงิน และซัพพลายเออร์เท่านั้น แต่ยังเป็นการเสียเวลาในการแก้ไขและขออนุมัติใหม่อีกด้วย ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจนำไปสู่การถูกปรับหรือเสียค่าปรับได้

ChatGPT สามารถสร้างร่างแรกของใบสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติด้วยการดึงข้อมูลที่มีโครงสร้าง เช่น ข้อมูลการขอซื้อ รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย และเงื่อนไขราคา

ระบบสร้างรูปแบบใบสั่งซื้อ (PO) ที่สมบูรณ์พร้อมรายการสินค้า, ยอดรวม, ที่อยู่จัดส่ง และเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ด้วยระบบตรวจสอบโดยมนุษย์ คุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติใบสั่งซื้อได้

นอกจากนี้ ChatGPT ยังสามารถแจ้งความไม่สอดคล้องกัน (เช่น ราคาไม่ตรงกับอัตราที่ตกลงในสัญญา) ก่อนที่ใบสั่งซื้อจะถูกส่งออกไป

🤖 คำสั่งระดับกลางสำหรับการสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ: "สร้างใบสั่งซื้อสำหรับ [ชื่อผู้จัดจำหน่าย] ตามข้อมูลคำขอซื้อนี้: [วางตารางหรือรายละเอียด]. ระบุหมายเลขใบสั่งซื้อ, รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย, รายการสินค้า (พร้อมรหัส SKU, ราคาต่อหน่วย, และจำนวน), ค่าใช้จ่ายทั้งหมด, ที่อยู่สำหรับจัดส่ง, เงื่อนไขการชำระเงิน, และส่วนการอนุมัติ. ระบุราคาที่ไม่ตรงกับอัตราที่ตกลงไว้ในสัญญา และเน้นข้อมูลที่ขาดหายไปซึ่งต้องการการตรวจสอบ." "

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ให้ClickUp Brainดึงรายการสินค้า ราคา และข้อมูลผู้จัดจำหน่ายโดยตรงจากงานหรือใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง Brain จะดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติและสร้างร่างใบสั่งซื้อที่มีโครงสร้างพร้อมสำหรับการตรวจสอบ อนุมัติ และส่งต่อ

ผลลัพธ์คือเวลาในการดำเนินการที่เร็วขึ้นสำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่ต้องจัดการใบสั่งซื้อหลายสิบรายการในแต่ละสัปดาห์

9. ChatGPT สำหรับการจัดการผู้ขาย

การจัดการผู้ขายต้องใช้ทรัพยากรมากเนื่องจากข้อมูลที่กระจัดกระจาย: รายงานประสิทธิภาพ, SLA และการอัปเดตการปฏิบัติตามข้อกำหนดมาถึงในรูปแบบที่แตกต่างกัน (สเปรดชีต, PDF, อีเมล) การรวบรวมข้อมูลนี้ด้วยตนเองต้องใช้ เวลาและความพยายาม อย่างมาก เพิ่มความเสี่ยงของ ปัญหาสำคัญ (การละเมิด SLA, การหมดอายุการรับรอง) ที่นำไปสู่ความล่าช้าและบทลงโทษทางการเงิน

หากไม่มีข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน วงจรการต่ออายุจะล่าช้า และหลักฐานเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้จัดหาจะยังคงเป็นเพียงเรื่องเล่า

ChatGPT ช่วยคุณรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นคะแนนผู้จัดหาที่มีโครงสร้าง, แผงควบคุมความเสี่ยง, และสรุปผลการดำเนินงานรายไตรมาส. มันสามารถดึงข้อมูลสำคัญจากรายงานหรืออีเมล, แจ้งปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ, และแม้กระทั่งสร้างแผนการแก้ไขสำหรับผู้จัดหาที่มีประสิทธิภาพต่ำ.

10. ChatGPT สำหรับการวางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้าง

ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง (CPO) จำเป็นต้องมีความชัดเจนเชิงกลยุทธ์ ตัวอย่างเช่น การสร้างสมดุลระหว่างการลดต้นทุนกับความยืดหยุ่นของซัพพลายเออร์และเป้าหมายด้าน ESG การวางแผนแบบดั้งเดิมต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการจัดเวิร์กช็อปข้ามสายงานและจัดทำสไลด์ PowerPoint

ChatGPT สามารถย่อกระบวนการนั้นให้เหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง โดยการสังเคราะห์ข้อมูลจากซัพพลายเออร์ การวิเคราะห์การใช้จ่าย รายงานตลาด และเป้าหมายภายในองค์กร ให้กลายเป็นกลยุทธ์ที่สอดคล้องกันในเนื้อหาเดียว

สามารถสร้างคู่มือการจัดซื้อจัดจ้างที่มีเป้าหมายการเปลี่ยนแปลง ตัวขับเคลื่อนทางเทคโนโลยี และตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สอดคล้องกับ OKR ขององค์กรได้ ผู้นำสามารถใช้ร่างเอกสารที่ได้รับการช่วยเหลือจาก AI เหล่านี้เพื่อเข้าสู่การหารือเชิงกลยุทธ์ได้ทันที โดยไม่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น

11. ChatGPT สำหรับการคาดการณ์การใช้จ่ายล่วงหน้า

ตลาดที่ผันผวนทำให้การใช้จ่ายที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้กลายเป็นหนึ่งในจุดบอดที่ใหญ่ที่สุดของผู้นำระดับสูง

ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายซัพพลายเชน (CSCOs) และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFOs) ต้องพึ่งพาค่าเฉลี่ยในอดีตหรืองบประมาณคงที่เมื่อไม่มีการคาดการณ์ที่เชื่อถือได้

ChatGPT สามารถซ้อนทับข้อมูลเชิงลึกทางการตลาด ดัชนีสินค้าโภคภัณฑ์ ความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน และข้อมูลประสิทธิภาพของผู้จัดหาเข้ากับการใช้จ่ายภายในองค์กร เพื่อสร้างการคาดการณ์เชิงอนาคต

มันแสดงสัญญาณเตือนล่วงหน้าสำหรับการใช้จ่ายเกินตัว และสร้างแบบจำลองสถานการณ์การบรรเทา เช่น การรวมปริมาณหรือการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ใหม่

🤖 คำสั่งสำหรับ ChatGPT เพื่อการคาดการณ์การใช้จ่ายล่วงหน้า: "วิเคราะห์ข้อมูล S2P (ใบสั่งซื้อ/ใบแจ้งหนี้) ตลอด 24 เดือน เพื่อสร้างการคาดการณ์การใช้จ่ายในไตรมาสถัดไปโดยแบ่งตามหมวดหมู่ พร้อมระบุสถานการณ์ฐาน/สูง/ต่ำ"

ทำ:

1. วิศวกรผู้ขับรถ (ปริมาณ, ต้นทุนต่อหน่วย, ฤดูกาล, อัตราแลกเปลี่ยน, ดัชนีสินค้าโภคภัณฑ์ [ระบุ])
2. วัดความไวของการใช้จ่ายต่อปัจจัยแต่ละตัว (ความยืดหยุ่น)
3. หมวดหมู่ธงที่มีแนวโน้มจะเกินงบประมาณ >[x]%
4. แนะนำการดำเนินการที่มุ่งเป้า (เช่น การรวมปริมาณ การป้องกันความเสี่ยง การเสนอราคาใหม่) ที่มีผลกระทบต่อ $ และกำหนดเวลา

ผลลัพธ์: สรุปผู้บริหาร (≤12 ข้อ), ตารางหมวดหมู่ (การคาดการณ์, ช่วง, ปัจจัยขับเคลื่อน, ความเสี่ยง), บรรยายแผนภูมิแบบน้ำตก ('อะไรที่ขับเคลื่อนตัวเลข'), แผนปฏิบัติการ 30/60/90 วันพร้อมเจ้าของ

สมมติฐาน: บันทึกช่องว่างคุณภาพข้อมูลและระดับความมั่นใจในแต่ละหมวดหมู่

12. ChatGPT สำหรับข้อมูลเชิงลึกด้านความเสี่ยงของซัพพลายเออร์

ซัพพลายเออร์เพียงรายเดียวที่ประสบปัญหาสามารถหยุดรายได้นับล้านได้ แต่ CPO จำนวนมากกลับค้นพบความเสี่ยงก็ต่อเมื่อมันเกิดขึ้นแล้ว

ChatGPT สามารถทำหน้าที่เป็นนักวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ได้ สามารถสแกนข่าวสาธารณะ รายการคว่ำบาตร การเปิดเผยข้อมูล ESG และเอกสารทางการเงินเพื่อตรวจจับสัญญาณเริ่มต้นของความไม่มั่นคง

สามารถเชื่อมโยงตัวชี้วัดภายนอก (การเปลี่ยนแปลงเจ้าของ, การนัดหยุดงาน, การล้มละลาย) กับ KPI ภายใน (การส่งมอบล่าช้า, ปัญหาคุณภาพ) และเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาได้

13. ChatGPT สำหรับแดชบอร์ดและรายงานผู้บริหาร

ChatGPT สามารถวิเคราะห์การ์ดคะแนนซัพพลายเออร์, ข้อมูล PO, และรายงานการประหยัดเพื่อสร้างสรุปเชิงบรรยายสำหรับการทบทวนธุรกิจรายไตรมาสหรือการประชุมคณะกรรมการ

สามารถเน้นย้ำการเบี่ยงเบนของ KPI อธิบายความแตกต่าง และแม้กระทั่งแนะนำการดำเนินการถัดไป—เปลี่ยนข้อมูลเมตริกให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกด้านการจัดการที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

14. ChatGPT สำหรับความยั่งยืนและการรายงาน ESG

ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างรับผิดชอบถึง 60–90% ของรอยเท้าด้านความยั่งยืนของบริษัท แต่การรวบรวมข้อมูล ESG จากซัพพลายเออร์นั้นใช้เวลามากและกระจัดกระจาย

ChatGPT สามารถดึงข้อมูลการเปิดเผยข้อมูล ESG รายงานการปล่อยก๊าซ และผลการตรวจสอบ นำมาเชื่อมโยงกับกรอบ CSRD หรือ GRI และระบุช่องว่างในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

นอกจากนี้ยังสามารถแนะนำแผนปรับปรุงซัพพลายเออร์และสรุปรายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อการทบทวนความยั่งยืนได้อีกด้วย

🤖 คำสั่งสำหรับ ChatGPT ในการเตรียมสรุปการปฏิบัติตาม ESG: "รวบรวมชุดข้อมูลประสิทธิภาพของผู้จัดหาที่สอดคล้องกับ [CSRD/GRI] สำหรับผู้จัดหา 20 อันดับแรกตามการใช้จ่าย

ข้อมูลนำเข้า: การเปิดเผยข้อมูล ESG ของซัพพลายเออร์ (ที่ได้รับ), บันทึกการตรวจสอบ, ระดับความเสี่ยงของหมวดหมู่

งานที่ต้องทำ: สกัดข้อมูลตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตที่ 3, สถิติความหลากหลาย, เหตุการณ์ด้านความปลอดภัย, และการรับรองนโยบาย. ระบุช่องว่างเมื่อเทียบกับเกณฑ์ของกรอบงาน; เสนอการขอข้อมูลเพิ่มเติม.

ผลลัพธ์: แผนที่ความร้อนตามผู้จัดหา/หมวดหมู่, ระดับความสุกงอม (พื้นฐาน/กำลังพัฒนา/ผู้นำ), การดำเนินการปรับปรุงในระยะเวลา 6 เดือนพร้อมหลักฐานที่ต้องการ, และเครื่องมือทางสัญญา (ข้อกำหนดการรายงาน, น้ำหนักคะแนนในสกอร์การ์ด)

ข้อควรระวัง: อ้างอิงแหล่งที่มาสำหรับแต่ละตัวชี้วัด; ระบุการประมาณการด้วยระดับความเชื่อมั่น

15. ChatGPT สำหรับต้นทุนการเป็นเจ้าของทั้งหมดและการวิศวกรรมคุณค่า

ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อ (CPO) และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) ต้องการก้าวข้าม "การประหยัดต้นทุนต่อหน่วย" ไปสู่ การสร้างคุณค่าโดยรวม

ChatGPT สามารถสร้างแบบจำลองปัจจัยขับเคลื่อนต้นทุนแบบครบวงจรได้ ซึ่งรวมถึงการได้มาซึ่งต้นทุน, โลจิสติกส์, พลังงาน, การบำรุงรักษา, การกำจัด, และเบี้ยประกันความเสี่ยง พร้อมทั้งเสนอแนะวิธีการปรับปรุงสเปคหรือแบบจำลองการจัดหาใหม่

นอกจากนี้ยังสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอของผู้จัดหาสินค้าหรือบริการกับมาตรฐานตลาดเพื่อเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับต้นทุนการให้บริการที่มักซ่อนอยู่เบื้องหลังราคาพื้นฐาน

ข้อจำกัดของการใช้ ChatGPT ในการจัดซื้อจัดจ้าง

ChatGPT นำคุณค่าที่สำคัญมาสู่การดำเนินงานด้านการจัดซื้อจัดจ้าง แต่ไม่ใช่ซอฟต์แวร์การจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง มันเป็นเครื่องมือที่ทำงานแยกต่างหากซึ่งมีข้อจำกัดที่คุณควรทราบ

การขาดการรับรู้บริบท

ChatGPT ไม่เข้าใจบริษัทของคุณ คุณต้องอธิบายกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างของคุณและป้อนข้อมูลเฉพาะ เช่น ข้อมูลจุดข้อมูล วัสดุ เว็บไซต์ และข้อกำหนดขององค์กร เพื่อให้ได้คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

หากไม่มีบริบทที่ลึกซึ้ง คุณจะได้รับคำแนะนำทั่วไปที่ไม่สามารถยอมรับข้อจำกัดภายในหรือลำดับความสำคัญทางกลยุทธ์ของคุณได้

การขาดการบูรณาการ

ChatGPT ไม่สามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมือจัดการคำสั่งซื้อหรือ ซอฟต์แวร์โลจิสติกส์ของคุณได้แบบเรียลไทม์ คุณจะต้องส่งออกข้อมูลด้วยตนเองจากหลายแพลตฟอร์มและป้อนข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่ ChatGPT เพื่อวิเคราะห์ ไม่เพียงแต่จะใช้เวลามากเท่านั้น แต่ยังอาจเกิดปัญหาความแม่นยำเมื่อข้อมูลล้าสมัยระหว่างขั้นตอนการส่งออกและการวิเคราะห์อีกด้วย

ความลับและความปลอดภัย

เมื่อคุณใช้ ChatGPT สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง คุณอาจต้องเปิดเผยข้อมูลผู้จัดหาที่ละเอียดอ่อน เงื่อนไขสัญญา และข้อมูลราคาที่แข่งขันได้ ซึ่งอาจเป็นการละเมิดนโยบายของบริษัทคุณที่ห้ามการแบ่งปันข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์กับบริการ AI ของบุคคลที่สาม

เนื่องจาก ChatGPT มาตรฐานประมวลผลคำขอผ่านเซิร์ฟเวอร์ของ OpenAI ซึ่งพนักงานอาจตรวจสอบการสนทนาของคุณเพื่อปรับปรุงระบบ หากไม่มีการควบคุมความเป็นส่วนตัวระดับองค์กร ข้อมูลของคุณอาจถูกบุกรุก นำไปสู่ปัญหาทางกฎหมาย

ไม่มีการดำเนินการตามขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

ChatGPTช่วยในการวางแผนและวิเคราะห์องค์กรแต่ไม่สามารถดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างได้โดยอัตโนมัติ ระบบ AI จะไม่ส่งคำขอซื้อ อัปเดตข้อมูลผู้จัดจำหน่าย หรือเริ่มกระบวนการอนุมัติ

คุณยังคงต้องใช้ระบบแยกต่างหากเพื่อดำเนินการตามกลยุทธ์และแม่แบบ ช่องว่างระหว่างการวางแผนการจัดซื้อและการดำเนินการนี้ทำให้เกิดงานที่ต้องทำด้วยมือเพิ่มเติม

ความท้าทายด้านความถูกต้องของข้อมูลและการตรวจสอบ

ChatGPT มีนิสัยชอบให้คำตอบที่ฟังดูน่าเชื่อถือ แม้ข้อมูลพื้นฐานจะไม่ถูกต้องหรือถูกสร้างขึ้นก็ตาม นี่เป็นข้อควรระวังทั่วไปในการใช้AI สร้างสรรค์สำหรับงานจัดซื้อจัดจ้าง

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างต้องตรวจสอบข้อมูลผู้จัดหา ข้อมูลราคา และรายละเอียดการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนตัดสินใจ ขั้นตอนการตรวจสอบนี้เพิ่มเวลาให้กับกระบวนการวิจัยที่ทีมต้องการให้มีความคล่องตัวมากขึ้น

การตรวจสอบแบบไม่เรียลไทม์

ChatGPT ไม่สามารถผสานรวมกับฐานข้อมูลผู้จัดหาหรือระบบติดตามเพื่อให้บริการข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้จัดหาได้ คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลประสิทธิภาพจากแหล่งต่าง ๆ เพื่อให้ได้การประเมินผู้จัดหาที่แม่นยำ

สิ่งนี้ขัดขวางการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและสร้างจุดบอดที่อาจส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และการจัดการความเสี่ยงในความสัมพันธ์กับผู้ขาย

ทางเลือกของ ChatGPT สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง

ข้อจำกัดของ ChatGPT ในฐานะเครื่องมือเดี่ยวทำให้การใช้งานในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบครบวงจรไม่สามารถทำได้ในทางปฏิบัติ

ในความเป็นจริง หากคุณต้องการที่จะทำให้การจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือการจัดซื้อจัดจ้างที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ซึ่งถูกสร้างขึ้นบนโครงสร้างพื้นฐานการจัดการโครงการที่คุณมีอยู่แล้ว

เช่นเดียวกับClickUp ซึ่งเป็นแอปครบวงจรสำหรับการทำงาน ที่ช่วยให้คุณจัดการโครงการ ติดตามซัพพลายเออร์ อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ และวิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างจากแพลตฟอร์มเดียว และด้วย AI ที่รวมศูนย์ (ClickUp Brain) คุณสามารถเชื่อมต่อทุกส่วนของการดำเนินงานของคุณได้ นี่คือวิธีการ:

ตั้งค่าขั้นตอนการทำงานการจัดซื้อด้วยเทมเพลต ClickUp

เทมเพลตการจัดซื้อของ ClickUpนำเสนอโครงสร้างที่มีระเบียบแบบแผนโดยไม่ต้องเขียนโค้ด เพื่อช่วยให้กระบวนการจัดซื้อทั้งหมดของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น มาพร้อมกับตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับการรับคำขอ การเสนอราคา (RFP) การเจรจาสัญญา และการดำเนินงานจัดซื้อภายในองค์กร คุณจึงไม่ต้องสร้างขั้นตอนการทำงานใหม่ตั้งแต่ต้น

รับเทมเพลตฟรี

ใช้แม่แบบการจัดซื้อของ ClickUp เพื่อ:

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้การลากและวางโหนดในClickUp Mind Mapsเพื่อวาดเส้นเชื่อมโยงระหว่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อน แสดงภาพขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างต่างๆ และระบุจุดติดขัดก่อนที่ปัญหาจะส่งผลกระทบต่อการจัดการห่วงโซ่อุปทานของคุณ

สร้างเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างที่สามารถแชร์ได้ ด้วย ClickUp Docs

ClickUp Docsมอบศูนย์กลางที่รวมทุกอย่างไว้สำหรับการสร้างและจัดเก็บสัญญาและเอกสารทั้งหมดของคุณ ด้วย Docs คุณสามารถเชิญสมาชิกในทีมหลายคนให้ทำงานบนเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อจัดการกับความท้าทายในการควบคุมเวอร์ชัน

เอกสารสามารถเชื่อมโยงกับงานใน ClickUpและบันทึกการจัดซื้อจัดจ้างของคุณได้อย่างง่ายดาย ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องค้นหาผ่านอีเมลหรือไดรฟ์ที่แชร์เพื่อหาเวอร์ชันล่าสุดของสัญญาเมื่อซัพพลายเออร์โทรมาสอบถามเกี่ยวกับเงื่อนไข

เข้าถึง AI เชิงบริบทด้วย ClickUp Brain

ภายใน Docs คุณสามารถเข้าถึงClickUp Brain ได้เช่นกัน ด้วยปัญญาประดิษฐ์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างที่อยู่ในตัวแก้ไขเอกสารของคุณ คุณสามารถ:

ทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Automations

การติดตามการอนุมัติ, การจัดส่งคำขอซื้อ, การติดตามการอัปเดตจากผู้ขาย, และการปิดการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ เป็นงานที่จะกินเวลาของคุณไป

ด้วยClickUp Automations เปลี่ยนขั้นตอนที่เป็นกิจวัตรเหล่านี้ให้กลายเป็นเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานโดยอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสามารถย้ายงานระหว่างขั้นตอนต่างๆ มอบหมายเจ้าของตามเกณฑ์การใช้จ่าย หรือส่งการแจ้งเตือนเมื่อการรับรองจากซัพพลายเออร์หรือวันที่ในสัญญาใกล้หมดอายุ คำขอซื้อสามารถถูกส่งไปยังผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติเมื่อเงื่อนไขด้านต้นทุนหรือแผนกเป็นไปตามที่กำหนด

สร้างภาพรวมประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้างด้วยแดชบอร์ด ClickUp

คุณสามารถปรับปรุงได้เฉพาะสิ่งที่วัดได้เท่านั้น ด้วยตัวชี้วัดจำนวนมากที่ต้องวัดตลอดวงจรการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ การติดตามด้วยตนเองจะเป็นเรื่องที่ท้าทาย

ClickUp Dashboardsเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาอย่างมากที่นี่ โดยให้คุณเห็นภาพรวมของสัญญาและข้อมูลซัพพลายเออร์ของคุณได้อย่างรวมศูนย์ ไม่ว่าคุณจะกำลังติดตามการส่งมอบตรงเวลา การประหยัดต้นทุน หรือคะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนด สุขภาพโดยรวมของการจัดซื้อจัดจ้างของคุณจะปรากฏให้เห็นอย่างชัดเจนในทันที

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ:ใช้การ์ด AI ในแดชบอร์ดเพื่อฝังข้อมูลเชิงลึกที่ชาญฉลาดและเปลี่ยนแปลงได้โดยตรงในแดชบอร์ดการจัดซื้อ

คุณสามารถเรียกใช้คำสั่งที่กำหนดเอง (ผ่านบัตร AI Brain), รับสรุปผู้บริหาร, หรือสร้างการอัปเดตโครงการโดยอัตโนมัติตามกิจกรรมล่าสุด. บัตร AI จะอัปเดตตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลพื้นฐานของคุณ, ทำให้แดชบอร์ดของคุณสดใหม่และพร้อมสำหรับการตัดสินใจ.

รวมการสนทนาในที่เดียวที่งานเกิดขึ้น

ให้ทุกการสนทนาเชื่อมโยงกับงานเฉพาะ, RFP หรือใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องโดยใช้ClickUp Chat

ตัวอย่างเช่น เมื่อซัพพลายเออร์ส่งเงื่อนไขราคาที่อัปเดต ผู้จัดการหมวดหมู่สามารถใส่บันทึกเหล่านั้นลงในช่องแชทที่เชื่อมโยงกับงานของซัพพลายเออร์นั้นได้โดยตรง ทีมการเงิน ฝ่ายปฏิบัติการ และฝ่ายกฎหมายสามารถดู พูดคุย และอัปเดตขั้นตอนถัดไปได้ในที่เดียว—ไม่ต้องวุ่นวายกับอีเมล ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสำคัญตกหล่น

สำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์SyncUps ใน ClickUp Chatช่วยให้คุณสามารถจัดการสนทนาแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย ณ จุดที่งานเกิดขึ้น คุณสามารถเริ่มการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอได้โดยตรงภายในช่องหรืองาน

พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์: ศูนย์กลางเดียวสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างอัจฉริยะ

ClickUp's Converged AI Workspaceผสานเอกสาร งาน แชท และฟีเจอร์ AI ไว้ในสภาพแวดล้อมเดียวที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่าง Excel, อีเมล, ที่เก็บสัญญา และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูล คุณจะได้ทำงานภายใน หน้าต่างอัจฉริยะเดียว ที่รักษาบริบทไว้อย่างครบถ้วนและข้อมูลเชิงลึกไหลลื่นอย่างเป็นธรรมชาติ

ในบริบทการจัดซื้อจัดจ้าง Converged AI หมายถึง:

ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

ไม่อาจปฏิเสธได้ว่า AI ในด้านการจัดซื้อจัดจ้างกำลังเปลี่ยนงานที่ใช้เวลานานให้กลายเป็นกระบวนการทำงานที่ชาญฉลาดและปรับตัวเองให้เหมาะสมที่สุด

แต่เครื่องมืออย่าง ChatGPT สามารถจัดการได้เพียงงานเดี่ยว ๆ อย่างแยกกัน

หากคุณต้องการแพลตฟอร์มที่เชื่อมต่อข้อมูลผู้จัดหา, สัญญา, การอนุมัติ, และการสื่อสารของคุณไว้ในระบบอัจฉริยะเดียว ClickUp คือคำตอบของคุณ ด้วยทุกงาน, ไฟล์, การสนทนา, และข้อมูลในที่ทำงานของคุณไว้ในที่เดียว ClickUp คือที่ทำงานแบบรวมศูนย์เพียงหนึ่งเดียวที่คุณต้องการและทีมของคุณเพื่อดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล

เพื่อเริ่มต้นการอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อของคุณลงทะเบียนกับ ClickUp ฟรี