คุณอยู่ในฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง แล้วทำไมคุณยังต้องวิ่งตามการอนุมัติ อัปเดตสเปรดชีต และค้นหาข้อมูลซัพพลายเออร์จากกล่องอีเมลต่างๆ อยู่ล่ะ?
ในขณะที่คุณติดอยู่ในรายละเอียดปลีกย่อย คู่แข่งของคุณกำลังตัดสินใจจัดหาสินค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยข้อมูลที่แม่นยำและข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนกว่า
เกือบหนึ่งในสี่ของผู้นำธุรกิจได้จัดสรรงบประมาณด้าน AI ของพวกเขา40% หรือมากกว่านั้นให้กับ AI เชิงสร้างสรรค์
ทุกชั่วโมงที่สูญเสียไปกับงานที่ยุ่งยากและใช้แรงงาน เป็นเวลาที่คุณสามารถนำไปใช้กับการประหยัดเชิงกลยุทธ์และนวัตกรรมจากซัพพลายเออร์ได้
ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ในด้านการจัดซื้อจัดจ้างเปลี่ยนแปลงเกมการแข่งขัน มันรวมข้อมูลที่แยกส่วนกันให้เป็นหนึ่งเดียว เปิดเผยความเสี่ยงและโอกาส และแนะนำขั้นตอนถัดไปภายในไม่กี่วินาที
ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีการที่ AI สามารถนำมาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณได้ ตั้งแต่การค้นหาผู้จัดหา การตรวจสอบสัญญา ไปจนถึงการวิเคราะห์การใช้จ่าย และการจัดหาอย่างมีกลยุทธ์ เราจะครอบคลุมกรณีการใช้งานจริง เครื่องมือ และปัญหาสำคัญที่คุณต้องระวัง
⭐️ แม่แบบแนะนำ
เทมเพลตการจัดซื้อของ ClickUpช่วยให้คุณติดตามและจัดการกระบวนการซัพพลายเชนของคุณได้อย่างครบวงจร ด้วยเครื่องมือสำหรับการจัดการงาน เช่น การติดแท็ก งานย่อยแบบซ้อน สถานะที่กำหนดเอง และป้ายกำกับความสำคัญ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการปรับปรุงและขยายการดำเนินงานด้านการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
อะไรคือ AI สร้างสรรค์ในด้านการจัดซื้อจัดจ้าง?
ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ในด้านการจัดซื้อจัดจ้าง หมายถึงการใช้แบบจำลองปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูง เช่น แบบจำลองภาษาขนาดใหญ่ (LLMs) เพื่อปรับปรุง กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้เป็นอัตโนมัติ ต่างจากระบบที่ใช้กฎเกณฑ์แบบดั้งเดิม ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ในการจัดซื้อจัดจ้างสามารถเข้าใจบริบท สร้างเนื้อหา และสังเคราะห์ข้อมูลข้ามระบบ ทำให้คุณสามารถดำเนินงานได้รวดเร็วขึ้น
ในองค์กรจัดซื้อจัดจ้าง Gen AI ช่วยลดเวลาที่คุณต้องใช้ไปกับงานซ้ำๆ ในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน ตัวอย่างเช่น การร่าง RFP (คำขอข้อเสนอ) การเขียนข้อกำหนดในสัญญาใหม่ หรือการเขียนอีเมลถึงซัพพลายเออร์ ล้วนสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ
นอกเหนือจากนี้ การนำเอไอเชิงสร้างสรรค์มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและระบบห่วงโซ่อุปทานของคุณหมายถึง:
- การตรวจพบความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม
- ปรับปรุงคุณภาพข้อมูลข้ามแพลตฟอร์ม
- การค้นพบการประหยัดค่าใช้จ่ายที่สำคัญโดยการลดชั่วโมงการทำงานที่ใช้ในการจัดทำเอกสารซ้ำซากและลดระยะเวลาในการจัดซื้อจัดจ้าง
- การใช้การวิเคราะห์ขั้นสูงเพื่อดึงข้อมูลเชิงลึกจากประสิทธิภาพของผู้จัดหา, สรุปข้อมูลขนาดใหญ่, และตรวจจับความเบี่ยงเบนจากเกณฑ์มาตรฐานในอดีต
📮 ClickUp Insight: 21% ของผู้ตอบแบบสอบถามต้องการใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อความเป็นเลิศในอาชีพ โดยการนำไปใช้กับการประชุม อีเมล และโครงการต่างๆ
แม้ว่าแอปอีเมลและแพลตฟอร์มการจัดการโครงการส่วนใหญ่จะมี AI รวมเป็นฟีเจอร์อยู่แล้ว แต่อาจยังไม่ราบรื่นพอที่จะรวมเวิร์กโฟลว์ให้ทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อระหว่างเครื่องมือต่างๆ
แต่เราไขรหัสได้แล้วที่ ClickUp! ด้วยฟีเจอร์การจัดการประชุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ ClickUp คุณสามารถสร้างหัวข้อการประชุมได้อย่างง่ายดาย จับบันทึกจากการประชุม สร้างและมอบหมายงานจากบันทึกการประชุม แปลงเสียงเป็นข้อความ และอื่นๆ อีกมากมาย—ด้วยAI NotetakerและClickUp Brain ของเรา ประหยัดเวลาประชุมได้ถึง 8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เหมือนกับลูกค้าของเราที่ Stanley Security!
การประยุกต์ใช้หลักของปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ในด้านการจัดซื้อจัดจ้าง
ปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีมจัดซื้อจัดจ้าง นี่คือพื้นที่สำคัญที่เห็นผลกระทบได้ชัดเจนที่สุด
การสร้างเอกสารอัตโนมัติ
การสร้างเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างเป็นงานที่ทำซ้ำๆ เอกสารแต่ละฉบับ ไม่ว่าจะเป็น RFP (คำขอเสนอราคา) RFQ (คำขอเสนอราคา) หรือแบบฟอร์มการลงทะเบียนผู้จัดหา ต้องมีความถูกต้อง ตรงตามนโยบาย และปรับให้เหมาะกับบริบท
คุณจะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการคัดลอกเทมเพลตเก่า ค้นหาข้อกำหนด และตรวจสอบความถูกต้องตามข้อกำหนดซ้ำแล้วซ้ำอีก
🎯 คุณค่าของ AI เชิงสร้างสรรค์: มันใช้แบบจำลองทางภาษาเพื่อจดจำรูปแบบในเนื้อหาที่คุณมีอยู่ เช่น โครงสร้าง, น้ำเสียง, ภาษาที่สอดคล้องกับกฎระเบียบ, และนำไปใช้กับเอกสารใหม่ ๆ ได้ มันเข้าใจว่าคุณกำลังสร้างเอกสารประเภทใด และปรับตัวอย่างเหมาะสม
ClickUp Brainเหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานประเภทต่อไปนี้:
นี่คือสามประเภทของสัญญาการจัดซื้อจัดจ้างที่คุณควรทราบ:
- สัญญาแบบราคาคงที่: สำหรับขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
- สัญญาแบบคืนค่าใช้จ่าย: สำหรับโครงการที่มีขอบเขตไม่แน่นอน ซึ่งผู้ซื้อจะคืนค่าใช้จ่ายที่อนุญาตให้ผู้ขายพร้อมค่าธรรมเนียม
- สัญญาตามเวลาและวัสดุ: สำหรับโครงการที่ขอบเขตไม่ชัดเจน การรวมสัญญาทั้งแบบราคาคงที่และแบบชดใช้ค่าใช้จ่าย
การจัดการความเสี่ยงของผู้จัดหาที่มีความฉลาด
การติดตามความเสี่ยงของผู้จัดหาสินค้าด้วยตนเองนั้นช้าและเป็นการตอบสนองอย่างล่าช้า. คุณต้องพึ่งพาข้อมูลรายงานที่ล้าสมัย, ไฟล์สเปรดชีตที่กระจัดกระจาย, หรือข้อมูลย้อนกลับที่ไม่สมบูรณ์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรต่าง ๆ. เมื่อผู้จัดการการจัดซื้อสามารถตรวจพบปัญหาได้, ปัญหาดังกล่าวอาจส่งผลกระทบต่อระยะเวลา, คุณภาพ, หรือค่าใช้จ่ายไปแล้ว.
🎯 คุณค่าของ AI เชิงกำเนิด: วิเคราะห์ข้อมูลข้ามระบบ—บัตรคะแนนผู้จัดหา ประวัติสัญญา กำหนดการส่งมอบ และตั๋วสนับสนุน นำสัญญาณเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับความเสี่ยงของผู้จัดหา เช่น การจัดส่งล่าช้า ความผันผวนของราคา หรือการลดลงของคุณภาพ และแนะนำขั้นตอนถัดไปอย่างเชิงรุก
การวิเคราะห์การใช้จ่ายและการเพิ่มประสิทธิภาพ
ทีมจัดซื้อของคุณกำลังนั่งอยู่บนขุมทรัพย์ของข้อมูลการใช้จ่าย แต่หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นก็จะยังคงถูกฝังอยู่ เมื่อคุณต้องจัดการกับระบบที่แยกจากกัน คุณจะต้องเผชิญกับปัญหาการรายงานที่ล้าสมัย ซึ่งหมายความว่าคุณไม่มีภาพรวมที่ชัดเจนของการใช้จ่ายในกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดของคุณ
🎯 คุณค่าของ AI เชิงกำเนิด: มันดึงข้อมูลจากระบบ ERP, แพลตฟอร์มการจัดซื้อ,ระบบการจัดการผู้ขาย, และระบบธุรกิจต้นน้ำและปลายน้ำอื่น ๆ จากนั้นคุณสามารถจัดหมวดหมู่และวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ คุณจะได้รับมุมมองที่ชัดเจนในทันทีเกี่ยวกับแนวโน้ม, การใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามนโยบาย, และโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่าย
การเสริมสร้างข้อมูลและการทำความสะอาดข้อมูล
ในระบบการจัดซื้อจัดจ้างส่วนใหญ่ ข้อมูลผู้จัดหาสินค้าอาจไม่สมบูรณ์หรือล้าสมัย ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีผู้จัดหาสินค้าเดียวกันปรากฏอยู่ภายใต้ชื่อต่าง ๆ หลายชื่อ ขาดข้อมูลภาษี หรือข้อมูลติดต่อไม่ตรงกันในระบบต่าง ๆ
ผลลัพธ์ของความไม่ถูกต้องเหล่านี้คือข้อผิดพลาดในการรายงาน ความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และแม้กระทั่งการเสียเวลาในการแก้ไขข้อมูลด้วยตนเองก่อนการจัดหาหรือการตรวจสอบ
🎯 คุณค่าของ AI เชิงกำเนิด: สามารถระบุและแก้ไขช่องว่างของข้อมูลโดยการจดจำรูปแบบจากข้อมูลที่ยุ่งเหยิง คุณสามารถกรอกข้อมูลที่ขาดหายโดยอัตโนมัติ, มาตรฐานข้อมูล, รวมข้อมูลที่ซ้ำกัน, และแม้กระทั่งเพิ่มข้อมูลให้กับโปรไฟล์ผู้จัดหาโดยใช้แหล่งข้อมูลภายนอก ทุกการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดหาและการใช้จ่ายจะได้รับการสนับสนุนด้วยข้อมูลในกระบวนการทำงานอัตโนมัติของการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ
การพยากรณ์และการวางแผนความต้องการ
ทีมขายของคุณมีการคาดการณ์ของตนเอง ข้อมูลสินค้าคงคลังถูกแยกเก็บในระบบเก่า เทรนด์ตลาดเปลี่ยนแปลงเร็วกว่าที่รอบรายงานของคุณจะตามทัน ทั้งหมดนี้นำไปสู่ข้อมูลที่กระจัดกระจาย
ขณะนี้ การตัดสินใจด้านการพยากรณ์และการวางแผนความต้องการของคุณอาศัยข้อมูลจากสเปรดชีตที่ล้าสมัย และสุดท้ายก็กลายเป็นเพียงการคาดเดามากกว่าการวางแผนอย่างมีระบบ
🎯 คุณค่าของ AI เชิงสร้างสรรค์: มันช่วยให้คุณมองเห็นภาพอนาคตได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถในการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ คุณสามารถค้นพบรูปแบบที่ทีมของคุณอาจมองข้ามไป และรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงของความต้องการก่อนที่มันจะปรากฏในรายงาน โดยรวมแล้ว มันช่วยให้คุณวางแผนได้อย่างรอบคอบและมีเป้าหมายมากยิ่งขึ้น
นี่คือวิธีที่เครื่องมือ AI สร้างสรรค์ที่ทรงพลังอย่างClickUp AIสามารถช่วยคุณได้
ระบบอัตโนมัติสำหรับอีเมลและการสื่อสาร
คุณใช้เวลาเป็นจำนวนมากในการสื่อสารและติดตามกับผู้จัดหา, ยืนยันกำหนดเวลา, ชี้แจงเงื่อนไข, และตอบคำถามภายใน. แม้จะมีความสำคัญ แต่การสื่อสารเหล่านี้ก็เป็นการสื่อสารที่ซ้ำซากและเป็นการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยของข้อมูลที่อัปเดตเดิม.
แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อกล่องจดหมายของคุณล้นและคุณต้องจัดการกับผู้ขายหลายร้อยราย? มีโอกาสสูงที่ข้อความสำคัญจะถูกเลื่อนหรือพลาดไปโดยสิ้นเชิง
🎯 คุณค่าของ AI เชิงกำเนิด: ทำหน้าที่เป็นชั้นอัจฉริยะด้านการสื่อสารแบบรวมศูนย์ โดยดึงบริบทจากระบบธุรกิจของบุคคลที่สามของคุณเพื่อสร้างคำตอบที่แม่นยำ คุณสามารถลดภาระการประสานงานในขณะที่มอบประสบการณ์ที่ตอบสนองและสม่ำเสมอมากขึ้นให้กับผู้ขายทุกราย
📚 อ่านเพิ่มเติม:วิธีใช้ AI ในการจัดการปฏิบัติการ
การแบ่งปันความรู้
ใครเป็นผู้เจรจาเงื่อนไขอะไร ผู้จัดหาใดที่ยากลำบาก และมีการใช้แนวทางแก้ไขใดในการแก้ไขปัญหาที่ผ่านมา? ทั้งหมดนี้อยู่ในหัวของคน ไม่ใช่ระบบ เมื่อสมาชิกในทีมของคุณลาออกหรือเปลี่ยนบทบาท ความรู้นั้นมักจะหายไปพร้อมกับพวกเขา
สิ่งที่ตามมาคือสิ่งที่คุ้นเคย: ผู้จัดการใหม่ทำซ้ำความผิดพลาดในอดีต เสียเวลาในการค้นพบปัญหาที่เคยแก้ไขไปแล้ว
🎯 คุณค่าของ AI เชิงกำเนิด: มันเปลี่ยนความรู้เฉพาะกลุ่มให้กลายเป็นปัญญาที่ทุกคนเข้าถึงได้ ด้วยการขุดค้นอีเมล สัญญา บันทึกการประชุม และการสนทนาภายในองค์กร AI สามารถเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกสำคัญที่อาจถูกลืมไปได้ ด้วยการทำงานที่ต่อเนื่องนี้ คุณสามารถต้อนรับพนักงานใหม่ได้รวดเร็วขึ้น และต่อยอดจากความรู้ที่มีอยู่แล้ว
⚒️ เคล็ดลับด่วน: ใช้ClickUp Brainเพื่อเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกทั้งหมดนี้ให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการสรุปบทสนทนากับซัพพลายเออร์ การดึงข้อมูลสำคัญจากสัญญา หรือการตอบคำถามด้านการจัดซื้อจัดจ้างทันที ClickUp Brain ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างสอดคล้องและเป็นหนึ่งเดียว
จับคู่กับClickUp Dashboardsเพื่อติดตามประสิทธิภาพของผู้จัดหา, สัญญาที่รอดำเนินการ, และแนวโน้มการใช้จ่าย—ทั้งหมดในที่เดียว ไม่ว่าคุณจะกำลังรับผู้จัดหาใหม่หรือโอนกรรมสิทธิ์ผู้จัดหาให้สมาชิกในทีม คุณจะไม่มีวันสูญเสียบริบทอีกต่อไป
ตัวอย่างจริงของ AI สร้างสรรค์ในงานจัดซื้อจัดจ้าง
เราผ่านขั้นตอนที่ Gen AI ในด้านการจัดซื้อจัดจ้างยังอยู่ในช่วงทดสอบแล้ว นี่คือวิธีที่องค์กรชั้นนำกำลังใช้งานมันในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของพวกเขา
1. การจัดการสัญญาและการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น
ความท้าทาย:ทีมจัดซื้อและทีมการเงินของeBay เผชิญกับปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพในการดึงข้อมูลสำคัญจากสัญญาที่ซับซ้อนด้วยตนเอง การกระทบยอดข้อมูลทางการเงิน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีและความยั่งยืนที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
ข้อมูลที่สะสมมาเป็นเวลาหลายทศวรรษได้เพิ่มความซับซ้อน ทำให้ยากต่อการรักษาความถูกต้องและความรวดเร็ว
โซลูชันที่นำมาใช้: ด้วยการนำปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์มาใช้ พวกเขาสามารถทำให้การวิเคราะห์สัญญาเป็นอัตโนมัติ ปรับปรุงการกระทบยอดการชำระเงินให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และสนับสนุนการจัดประเภทตามข้อกำหนดสำหรับภาษีทางอ้อม
ทีมจัดซื้อจัดจ้างยังได้เริ่มใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ RFP และการจัดการเอกสารของผู้จัดจำหน่าย
ผลกระทบ: การเปลี่ยนแปลงของการจัดซื้อและการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้วย Gen AI
- ลดปริมาณงานที่ต้องทำด้วยมือในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การเงิน และการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- ปรับปรุงความถูกต้องในการตีความสัญญา การปฏิบัติตามกฎหมายภาษี และการรายงานความยั่งยืน
- เพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุน, วงจรการจัดซื้อที่รวดเร็วขึ้น, และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมทั้งในด้านวิศวกรรมและการสนับสนุนลูกค้า
2. การสร้างห่วงโซ่อุปทานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น
ความท้าทาย: การจัดการห่วงโซ่อุปทานระดับโลกที่กว้างขวางและซับซ้อน ทำให้ยูนิลีเวอร์เผชิญกับความท้าทายในการร่วมมือกับซัพพลายเออร์ การบริหารสัญญา และการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
กระบวนการทำงานด้วยมือเหล่านี้ใช้เวลานานและมีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ซึ่งส่งผลต่อความคล่องตัวและความสามารถในการตอบสนอง
วิธีแก้ไข: ยูนิลีเวอร์ร่วมมือกับแอคเซนเจอร์เพื่อขยายการใช้งานแอปพลิเคชัน AI เชิงสร้างสรรค์ทั่วทั้งองค์กร
โดยใช้แพลตฟอร์มGenWizardของ Accenture, Unilever ได้พัฒนาเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อทำให้การวิเคราะห์สัญญาเป็นอัตโนมัติ, เพิ่มประสิทธิภาพการร่วมมือกับผู้จัดหา, และทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นระบบ. เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การจับคู่ผู้จัดหาอย่างมีประสิทธิภาพ, การติดตามประสิทธิภาพ, และการรวบรวมข้อมูลข้อเสนอแนะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ, ส่งเสริมนวัตกรรมและความยืดหยุ่นในห่วงโซ่อุปทาน.
ผลกระทบ: การนำ Gen AI มาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน
- การอัตโนมัติของงานการจัดซื้อจัดจ้างนำไปสู่การประหยัดเวลาอย่างมีนัยสำคัญและลดปริมาณงานที่ต้องทำด้วยตนเอง
- กระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างมากโดยการเพิ่มประสิทธิภาพการเลือกผู้จัดหาและการจัดการสัญญา
- การร่วมมือกับผู้จัดหาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้การพัฒนาผลิตภัณฑ์และการนวัตกรรมเกิดขึ้นได้รวดเร็วขึ้น
เครื่องมือ AI สร้างสรรค์ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้าง
นี่คือเครื่องมือ AI สร้างสรรค์ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างเช่นคุณ:
คลิกอัพ
ClickUpคือแอปเดียวที่ตอบโจทย์ทุกการทำงาน—รวมงานเอกสาร การสื่อสาร ปัญญาประดิษฐ์ และระบบอัตโนมัติไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ทรงพลัง
มาดูกันว่าคุณสามารถใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการจัดซื้อจัดจ้างด้วย AI ได้อย่างไร
ด้วยผู้ช่วย AI ในตัว ClickUp Brain คุณสามารถสร้างสรุปและถามคำถามตามบริบทได้ Brain ยังสามารถช่วยคุณในการอัปเดตอัตโนมัติ, สังเคราะห์บันทึกสัญญาอย่างรวดเร็ว, และตอบคำถามได้ทันที เช่น "RFP ใดบ้างที่ล่าช้า?"
ถัดไป ใช้ClickUp Automationsเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองตามกฎสำหรับงานที่ทำซ้ำเหล่านี้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถสร้างทริกเกอร์เช่น:
- เมื่อมีการอัปโหลดสัญญาผู้จัดหาใหม่ในซอฟต์แวร์การจัดการคำสั่งซื้อ ให้กำหนดงานตรวจสอบทางกฎหมาย
- เมื่อภารกิจ RFP ถูกย้ายไปยังสถานะ "ส่งแล้ว" ให้สร้างภารกิจติดตามผลสำหรับการประเมินโดยอัตโนมัติ
- แจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติเมื่อใบรับรองของผู้ขายกำลังจะหมดอายุ
- ย้ายงานไปยัง "ปิด" เมื่อการอนุมัติขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้น
ClickUp Docsช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างคุณกับซัพพลายเออร์ง่ายขึ้นในพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ปลอดภัย มันช่วยให้คุณแก้ไขรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งาน คำแนะนำ RFP หรือแม่แบบการตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์
การเข้าถึงสำหรับผู้เยี่ยมชมช่วยให้ผู้จัดหาเห็นเฉพาะสิ่งที่พวกเขาต้องการเท่านั้น โดยไม่กระทบต่อข้อมูลภายใน ด้วยฟีเจอร์ความคิดเห็นและการกล่าวถึง คุณสามารถแท็กผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเพื่อตรวจสอบและแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ได้
โดยใช้ประวัติการแก้ไข คุณสามารถดูได้ว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงเอกสารและเมื่อใด เพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ
ด้วย ClickUp Docs คุณสามารถทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้นได้เช่นกัน คุณสามารถสร้างและเก็บโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับผู้ขายได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชื่อมโยงเอกสารกับงานได้ (เช่น แบบประเมินผู้จัดหาที่เชื่อมโยงกับงานนั้นเอง)
📚 โบนัส: ด้วย ClickUp Brain คุณสามารถสรุปสัญญาที่ยาว, ดึงเอาข้อกำหนดสำคัญ, หรือสร้างงานติดตามผลจากบันทึกการประชุม—ทั้งหมดนี้ภายในเอกสารเดียวกัน
การติดตามการจัดซื้อจัดจ้างจะง่ายขึ้นมากด้วยมุมมองและแดชบอร์ดที่ยืดหยุ่นของ ClickUp คุณสามารถใช้มุมมองบอร์ดเพื่อดูภาพรวมว่าแต่ละโครงการจัดหาอยู่ในขั้นตอนใด หรือจะใช้มุมมองแกนต์หรือไทม์ไลน์เพื่อติดตามกำหนดการส่งมอบก็ได้
📊 นี่คือKPIบางส่วนของการจัดซื้อจัดจ้างที่คุณสามารถติดตามได้โดยใช้ ClickUp:
- จำนวนผู้จัดหา
- การประหยัดค่าใช้จ่าย
- ระยะเวลาการจัดหาจากผู้จัดจำหน่าย
- อัตราการชำรุดของผู้จัดหา
- ความถูกต้องของใบสั่งซื้อ
- ผลตอบแทนจากการลงทุนในการจัดซื้อจัดจ้าง
แดชบอร์ด ClickUp ช่วยให้คุณจัดการงบประมาณโครงการและติดตาม KPI ที่สำคัญทั้งหมด รวมถึงเวลาตอบสนองของผู้จัดหา วันที่ต่อสัญญา และการใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม
นอกจากนี้ด้วยการผสานการทำงานกับ ClickUp คุณจะลดการสลับเครื่องมือไปมา ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการเวิร์กโฟลว์การจัดหา การรับสมัครซัพพลายเออร์ หรือการวิเคราะห์การจัดซื้อ ClickUp สามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว ทำให้คุณมีแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นปัจจุบันเสมอ
เครื่องมือ AI สร้างสรรค์ชั้นนำอื่น ๆ สำหรับทีมจัดซื้อจัดจ้าง ได้แก่:
1.Icertis: Icertis เป็นแพลตฟอร์มการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งใช้ในทีมจัดซื้อ ทีมกฎหมาย และทีมการเงิน เครื่องมือ Contract Intelligence (ICI) ของแพลตฟอร์มนี้ใช้ประโยชน์จากโมเดลภาษาขนาดใหญ่เพื่อสร้างสัญญาโดยอัตโนมัติ ระบุข้อกำหนดที่มีความเสี่ยง และสกัดข้อมูลข้อผูกพันที่สำคัญ
โดยการนำเสนอคำแนะนำตามบริบทระหว่างการเจรจา Icertis ช่วยให้ทีมเร่งการอนุมัติและปฏิบัติตามนโยบายทางกฎหมายได้อย่างต่อเนื่อง
2.SAP Ariba: SAP Ariba ใช้ปัญญาประดิษฐ์ทางธุรกิจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่การค้นหาผู้จัดหาไปจนถึงการประเมินความเสี่ยง มีประโยชน์สำหรับทีมจัดซื้อจัดจ้างและทีมซัพพลายเชนที่บริหารจัดการเครือข่ายผู้จัดหาขนาดใหญ่
ระบบ AI ช่วยเสนอแนะสัญญา, แนะนำแหล่งจัดหา, และให้คะแนนผู้จัดหาตามโปรไฟล์ความเสี่ยงแบบเรียลไทม์และข้อมูลประวัติศาสตร์
3.Zycus: Zycus เป็นแพลตฟอร์มอัตโนมัติสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างแบบครบวงจรที่นำเสนอความสามารถของ Gen AI ผ่านชุด Merlin AI ทีมจัดซื้อจัดจ้างสามารถสร้าง RFP อัตโนมัติ ประเมินการตอบสนองของผู้จัดหาด้วยคะแนนตามบริบท และสร้างสรุปการเจรจาต่อรองได้
ระบบเรียนรู้จากข้อมูลในอดีตเพื่อเสนอแนะกลยุทธ์การจัดหาที่ดีที่สุด
4.Ivalua: Ivalua เป็นแพลตฟอร์ม Source-to-Pay (S2P) แบบไม่ต้องเขียนโค้ด ออกแบบมาเพื่อรวมการจัดซื้อ การจัดการซัพพลายเออร์ และการวิเคราะห์การใช้จ่ายไว้ในระบบเดียวที่ปรับแต่งได้
ด้วยการใช้ IVA (ผู้ช่วยเสมือนอัจฉริยะ) ของ Ivalua คุณสามารถทำงานอัตโนมัติ เช่น การค้นคว้าข้อมูลผู้จัดหา การสรุปสัญญา และการร่างการสื่อสาร
5.Cherrywork: ด้วยระบบการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ชุดการจัดซื้ออัจฉริยะของ Cherrywork ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ ตั้งแต่การค้นหาแหล่งที่มาจนถึงการชำระเงิน ช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินงาน พร้อมทั้งรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความสม่ำเสมอ
แอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์นี้มีประโยชน์สำหรับองค์กรที่ใช้ SAP เนื่องจากการผสานการทำงานแบบเนทีฟ
6.Klevaar: สำหรับทีมที่จัดการ RFQ ที่มีปริมาณมากหรือมีหลายตัวแปร ระบบนี้ผสานการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดหาเข้ากับระบบอัตโนมัติอัจฉริยะเพื่อจัดการเหตุการณ์ที่ซับซ้อนในระดับใหญ่ โดยไม่ทำให้ทีมรู้สึกหนักเกินไป
แพลตฟอร์ม eSourcing ที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถประมวลผลคำตอบจากซัพพลายเออร์ได้หลายร้อย (หรือหลายพัน) รายพร้อมกัน โดยใช้กฎและความชอบที่ผู้ซื้อได้กำหนดไว้
7.LevaData: LevaData ใช้ AI ในการตรวจจับโอกาสในการประหยัดต้นทุน ประเมินความเสี่ยงในการจัดหา และแนะนำซัพพลายเออร์หรือส่วนประกอบทางเลือก
เครื่องมือจัดซื้อจัดจ้างด้วย AI นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับวัสดุโดยตรงและการจัดหาเชิงกลยุทธ์ เนื่องจากสามารถเปลี่ยนสัญญาณจากตลาดภายนอกให้กลายเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจเชิงรุกตลอดทั้งกระบวนการจัดหา
8.Sievo: เปลี่ยนข้อมูลการจัดซื้อที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกด้านการใช้จ่ายที่เป็นระบบด้วยซอฟต์แวร์วิเคราะห์การจัดซื้อของ Sievo ซึ่งมอบความสามารถในการมองเห็นการใช้จ่ายอย่างครอบคลุม ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI การจัดการข้อมูลขั้นสูง และการติดตาม ESG สำหรับองค์กรขนาดใหญ่
ภายในแดชบอร์ดการวิเคราะห์การใช้จ่ายของคุณ คุณสามารถเปรียบเทียบผลการดำเนินงานในอดีตและกรองข้อมูลตามหน่วยธุรกิจได้
9.GEP Smart: GEP SMART เป็นแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างแบบครบวงจรที่มี AI ฝังอยู่ แพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมศูนย์นี้ช่วยให้คุณสามารถระบุโอกาส จัดการการประหยัด และปรับปรุงการจัดการการใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อมให้มีประสิทธิภาพ
10.Fairmarkit: แพลตฟอร์มการจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติ Fairmarkit ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการจัดหาสินค้าและบริการที่มีมูลค่าต่ำ (tail spend) สามารถทำงานอัตโนมัติในงานที่ต้องทำด้วยมือ เช่น การรวบรวมความต้องการ การสร้างกิจกรรมการจัดหา การวิเคราะห์การตอบสนองจากซัพพลายเออร์ และการรายงานความคืบหน้า รวมถึงกระบวนการทำงานที่ต้องใช้สเปรดชีตจำนวนมาก
📚 อ่านเพิ่มเติม:เครื่องมือ AI สำหรับการจัดการสินค้าคงคลัง
ความท้าทายหลักและข้อพิจารณาทางจริยธรรมในการจัดซื้อจัดจ้างที่ขับเคลื่อนด้วย AI
แม้ว่าประโยชน์ของการจัดซื้อจัดจ้างที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเอกสารอัตโนมัติไปจนถึงการจัดการความเสี่ยงของผู้จัดหาอย่างชาญฉลาด การวิเคราะห์การใช้จ่าย และการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ก็มีความท้าทายของตัวเองเช่นกัน ซึ่งได้แก่:
1. อัลกอริทึมที่มีอคติและความยุติธรรม
ระบบ AI ที่ได้รับการฝึกฝนจากข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างในอดีตอาจสืบทอดอคติที่มีอยู่เดิม ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลในอดีตให้ความสำคัญกับซัพพลายเออร์บางรายเนื่องจากปัจจัยด้านภูมิศาสตร์หรือขนาด โมเดล AI ของคุณอาจยังคงแนวโน้มนี้ต่อไป ส่งผลให้เกิดการเลือกซัพพลายเออร์ที่ไม่เป็นธรรมและอาจนำไปสู่การเลือกปฏิบัติ
ข้อพิจารณาสำคัญ:
- ความหลากหลายของข้อมูล: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ใช้ในการฝึกอบรมประกอบด้วยโปรไฟล์ของผู้จัดหาที่หลากหลาย (เช่น ขนาด, ภูมิศาสตร์, ประเภทการเป็นเจ้าของ) เพื่อหลีกเลี่ยงการเสริมสร้างอคติเชิงระบบ
- การตรวจสอบอคติ: ทดสอบโมเดล AI อย่างสม่ำเสมอเพื่อหาผลลัพธ์ที่ลำเอียงในการให้คะแนน การคัดเลือก และการแนะนำซัพพลายเออร์
- ความสามารถในการอธิบายได้: ใช้ระบบ AI ที่ให้ความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีการตัดสินใจ เพื่อให้สามารถท้าทายหรือทบทวนได้หากจำเป็น
- การออกแบบที่ครอบคลุม: ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย รวมถึงทีมความหลากหลายของผู้จัดหา ร่วมในการพัฒนาและทดสอบแบบจำลอง AI เพื่อหลีกเลี่ยงจุดบอด
👀 คุณรู้หรือไม่? ทีมจัดซื้อจัดจ้างใช้เวลาเกือบ40% ไปกับงานที่ต้องทำซ้ำๆ ด้วยมือ เช่น การติดตามการอนุมัติหรือการอัปเดตสเปรดชีต นั่นคือเกือบ สองวันเต็มต่อสัปดาห์ ที่ใช้ไปกับงานที่เครื่องมืออย่างระบบอัตโนมัติและ AI สามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย
2. ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบ AI สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างมักประมวลผลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของผู้จัดหาและองค์กร เช่น ข้อมูลทางการเงินของผู้จัดหา และเอกสารทางสัญญาและกฎหมาย แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่มีมาตรการป้องกันที่แข็งแกร่งไว้? เมื่อคุณไม่มีการกำกับดูแลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเข้าถึง การประมวลผล และการแบ่งปันข้อมูลโดยระบบ AI?
คุณจะเผชิญกับความเสี่ยงที่สำคัญเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลในทางที่ผิด รวมถึงการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวและการสูญเสียความไว้วางใจจากซัพพลายเออร์
✅ รายการตรวจสอบ: มาตรการคุ้มครองทางจริยธรรมในการจัดซื้อจัดจ้างด้วย AI
- จำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยใช้สิทธิ์ตามบทบาท
- เปิดเผยวิธีที่เครื่องมือ AI ประมวลผลข้อมูลผู้จัดหาหรือข้อมูลสัญญา
- ตรวจสอบการตัดสินใจของ AI เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายความเป็นส่วนตัว (GDPR, CCPA, เป็นต้น)
- จัดตั้งระเบียบการให้ความยินยอมเมื่อแบ่งปันข้อมูลภายนอก
- ตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและการลบข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
📌 การละเมิด GDPR มีโทษอะไรบ้าง?
สำหรับการละเมิดที่ร้ายแรง โทษปรับอาจสูงถึง20 ล้านยูโรหรือ 4% ของรายได้ทั่วโลกต่อปี สำหรับทั้งองค์กรภาครัฐและเอกชน
แม้สำหรับการละเมิดที่ไม่รุนแรงนัก เช่น การไม่บันทึกข้อมูลอย่างถูกต้อง หรือการไม่รายงานการรั่วไหลของข้อมูลในเวลาที่กำหนด ค่าปรับอาจสูงถึง 10 ล้านยูโร หรือ 2% ของมูลค่าการขายทั่วโลก
3. การพึ่งพาการทำงานอัตโนมัติมากเกินไป
เมื่อระบบปัญญาประดิษฐ์มีความสามารถมากขึ้น ความเสี่ยงที่ทีมของคุณจะเริ่มพึ่งพาการตัดสินใจอัตโนมัติมากเกินไปก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย
ยกตัวอย่างเช่น การร่างสัญญา ระบบ AI อาจลบข้อกำหนดที่ดูเหมือนไม่จำเป็นออกในระหว่างการสร้างสัญญาเพื่อให้เอกสารมีความกระชับมากขึ้น แต่ข้อกำหนดนั้นอาจเป็นการคุ้มครองสำรองที่ทีมกฎหมายของคุณยืนยันให้รวมไว้สำหรับผู้ขายที่มีความเสี่ยงสูงตามข้อพิพาทในอดีต
สิ่งที่ AI มองว่าเป็นการซ้ำซ้อน อาจเป็นมาตรการป้องกันที่ได้มาอย่างยากลำบากซึ่งปกป้ององค์กรของคุณในความเป็นจริง
✅ รายการตรวจสอบ: วิธีสร้างสมดุลระหว่างการอัตโนมัติกับการตัดสินใจของมนุษย์
- ตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างโดย AI ก่อนการอนุมัติหรือการให้คะแนนผู้จัดหา
- กำหนดเกณฑ์ที่การดำเนินการอัตโนมัติต้องได้รับการอนุมัติจากมนุษย์
- ติดตามข้อยกเว้นและรูปแบบที่ทับซ้อนเพื่อระบุจุดที่ระบบอัตโนมัติทำงานผิดพลาด
- ฝึกอบรมผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างให้เข้าใจข้อจำกัดของ AI ไม่ใช่แค่การใช้เครื่องมือเท่านั้น
📚 อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ AI เพื่อทำงานอัตโนมัติ
4. ทรัพย์สินทางปัญญาและสิทธิของผู้ขาย
ผู้ขายไว้วางใจคุณด้วยข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์โดยหวังว่าจะได้เป็นพันธมิตรที่ยุติธรรมและปลอดภัย หากเครื่องมือ AI ของคุณนำข้อมูลนั้นไปใช้ซ้ำหรือเปิดเผย ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ก็ตาม คุณกำลังเชิญชวนให้เกิดผลร้ายแรง ซึ่งอาจนำไปสู่การดำเนินคดีทางกฎหมายได้เช่นกัน AI ไม่สามารถกำหนดขอบเขตได้ คุณต้องเป็นผู้กำหนดเอง
ข้อควรพิจารณาสำคัญในการปกป้องข้อมูลผู้ขายในกระบวนการทำงานของ AI
- ความชัดเจนในสัญญา: ให้ผู้ขายระบบ AI ระบุอย่างชัดเจนว่าพวกเขาใช้ข้อมูลนำเข้าอย่างไร และใครเป็นเจ้าของผลลัพธ์ที่ได้
- สิทธิ์การใช้ข้อมูล: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลจากบุคคลที่สามใด ๆ ที่ใช้ในการฝึกอบรม AI ได้รับการอนุญาตอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการเรียกร้องการละเมิดสิทธิ์
- ข้อตกลงกับผู้ขาย: รวมข้อกำหนดการชดใช้ค่าเสียหายเพื่อป้องกันการละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาที่อาจเกิดขึ้นจากการกระทำของผู้ขาย
👀 คุณรู้หรือไม่? หลายสำนักข่าวของแคนาดาได้ยื่นฟ้อง OpenAI ในเดือนพฤศจิกายน 2024 ในข้อหาละเมิดลิขสิทธิ์จากการใช้บทความข่าวของพวกเขาเพื่อฝึกอบรม ChatGPT โดยพวกเขาเรียกร้องค่าเสียหายสูงสุดถึง20,000 ดอลลาร์แคนาดาต่อบทความข่าวที่ถูกนำไปใช้ในการฝึกอบรม
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อของคุณด้วย ClickUp
คุณทราบดีว่าการจัดซื้อจัดจ้างกำลังเปลี่ยนแปลง แต่เครื่องมือที่ใช้งานแบบชั่วคราวและข้อมูลที่ไม่เชื่อมโยงกันจะไม่สามารถรองรับสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นได้
เพื่อปลดล็อกการประหยัดเชิงกลยุทธ์อย่างแท้จริง ลดระยะเวลาการทำงาน และนำทางด้วยวิสัยทัศน์ AI เชิงสร้างสรรค์จำเป็นต้องมากกว่าการทดลอง มันจำเป็นต้องฝังอยู่ในทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานของคุณ ตั้งแต่การจัดหาและการติดตามความเสี่ยงของผู้จัดหาไปจนถึงการอัตโนมัติของสัญญาและการมองเห็นการใช้จ่าย
นั่นคือจุดที่คุณต้องการ ClickUp
ไม่ใช่แค่การจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างเท่านั้น แต่เป็นการเชื่อมโยงบุคลากร ระบบ และข้อมูลของคุณไว้ในที่ทำงานเดียวที่ขับเคลื่อนด้วย AI
นอกจากนี้ ClickUp Brain ยังช่วยให้คุณเปลี่ยนการสนทนากับซัพพลายเออร์ที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นสรุป เปลี่ยนสัญญาที่ยาวเหยียดให้กลายเป็นรายการที่ต้องดำเนินการ และเปลี่ยนคำถามการจัดซื้อที่ซับซ้อนให้กลายเป็นคำตอบทันที ราวกับมีนักวิเคราะห์การจัดซื้อ หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ และผู้จดบันทึกอยู่ในเครื่องมือเดียว
พร้อมที่จะขยายการจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์ด้วย AI หรือยัง?ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรี