กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง: ขั้นตอนและกลยุทธ์เพื่อการบริหารจัดการที่ราบรื่น

การจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องเผชิญกับห่วงโซ่อุปทานที่ซับซ้อน การติดต่อกับซัพพลายเออร์ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการบริหารการจัดหาจากทั่วโลก ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายเลย!

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทาน

การได้รับเงื่อนไขที่ดีที่สุดจากซัพพลายเออร์ของคุณและเพิ่มผลกำไรสูงสุดนั้นต้องอาศัยกลยุทธ์ที่รอบคอบ และแน่นอนว่าการมีเครื่องมือจัดซื้อที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการเป็นผู้นำ

เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์และการแนะนำแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้าง ClickUp ซึ่งเป็นเครื่องมือที่คุณต้องใช้เพื่อขับเคลื่อนเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ โซลูชันนี้จะช่วยให้คุณเร่งกระบวนการทั้งหมดของคุณได้เร็วกว่าที่เคย

การจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

การจัดซื้อจัดจ้างหมายถึงการได้มาซึ่งสินค้า บริการ หรือผลงานจากแหล่งภายนอก เป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่ครอบคลุมการหาแหล่งที่มา การจัดซื้อ การเจรจาต่อรอง และการขนส่งสินค้า จุดมุ่งหมายคือการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานหรือโครงการขององค์กรของคุณ

การจัดซื้อจัดจ้างมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดการต้นทุน การรับประกันคุณภาพ และการสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจของคุณ การจัดซื้อจัดจ้างขั้นพื้นฐานครอบคลุมขั้นตอนเริ่มต้นเหล่านี้ แต่ในระดับขั้นสูงจะเจาะลึกมากขึ้น—วิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง จัดการการชำระเงิน และวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างในอนาคต

กลยุทธ์การจัดซื้อของคุณอาจรวมถึงการศึกษาความต้องการทางธุรกิจ การติดตามการรับสินค้า และการปรับปรุงเงื่อนไขการชำระเงิน อย่างไรก็ตาม ที่แก่นของกระบวนการจัดซื้อ ทุกแผนกจัดซื้อมีเป้าหมายเดียวกัน: การจัดหาสินค้าที่มีราคาแข่งขันได้ตรงเวลา และเพิ่มคุณค่าให้สูงสุด

ในการจัดซื้อจัดจ้าง ขั้นตอนสำคัญ ได้แก่ การรับรู้ความต้องการ การเจรจาต่อรองและบริหารสัญญา การจัดการใบเสนอราคา การขออนุมัติงบประมาณ การออกใบแจ้งหนี้ และการบันทึกข้อมูล เราจะพูดถึงรายละเอียดเหล่านี้เพิ่มเติมในส่วนถัดไป

ประเภทของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

เพื่อให้เข้าใจกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้ดีขึ้น เรามาแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ดังนี้:

1. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง

การจัดซื้อโดยตรงหมายถึงการได้มาซึ่งสินค้า บริการ หรือวัตถุดิบสำหรับผลิตภัณฑ์สุดท้ายของคุณ การจัดซื้อจัดจ้างนี้เกี่ยวข้องกับการจัดหาวัสดุที่จำเป็นสำหรับการผลิตหรือการประกอบผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักของบริษัทของคุณ

การจัดซื้อจัดจ้างบริการโดยตรงมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดหาปัจจัยคุณภาพอย่างมีประสิทธิภาพ เจรจาต่อรองกับผู้จัดจำหน่าย จัดการสัญญา และรับประกันการส่งมอบตรงเวลาเพื่อสนับสนุนวงจรการผลิต

สำหรับบริษัทผู้ผลิต สิ่งสำคัญคือการจัดหาวัตถุดิบและบริการที่จำเป็นเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ในทำนองเดียวกัน สำหรับผู้ค้าปลีก กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าจากผู้ค้าส่งเพื่อนำไปขายต่อให้กับลูกค้าปลายทาง

การจัดซื้อประเภทนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมเช่นการผลิต ที่คุณภาพและความพร้อมใช้งานของวัสดุอย่างทันเวลา มีผลกระทบอย่างมากต่อผลิตภัณฑ์สุดท้าย

2. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทางอ้อม

การจัดซื้อทางอ้อมคือการจัดหาสินค้าและบริการที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตสินค้าหรือบริการขั้นสุดท้าย ซึ่งรวมถึงการซื้อสินค้าและบริการที่สนับสนุนการดำเนินงานและการทำงานโดยรวมของธุรกิจของคุณ แต่ไม่ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์หรือบริการสุดท้าย

คิดถึงอุปกรณ์สำนักงาน, ช่วยเหลือด้านไอที, บริการการตลาด, บริการให้คำปรึกษา, การบำรุงรักษาสถานที่, และสิ่งอื่น ๆ ที่ทำให้องค์กรดำเนินไปได้—สิ่งเหล่านี้อยู่ภายใต้การจัดซื้อทางอ้อม

การจัดซื้อจัดจ้างทางอ้อมช่วยให้มั่นใจว่าทรัพยากรที่จำเป็นมีพร้อมเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานภายในและกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ

3. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์

การจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาและดำเนินการกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างที่สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กรของคุณ มันก้าวข้ามขอบเขตของการทำธุรกรรมซื้อสินค้าและบริการ และมุ่งเน้นไปที่การสร้างคุณค่าในระยะยาวสำหรับองค์กร

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการร่วมมือจากแผนกต่างๆ ทั่วทั้งบริษัทเพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าที่มีคุณภาพถูกต้องได้รับการจัดหาในเวลาที่เหมาะสม

ในการจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์ เราจะพูดถึงการบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ การประเมินความเสี่ยง การวิเคราะห์ตลาด และการทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เป้าหมายคืออะไร? ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และช่วยให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จด้วยการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดและการสร้างความร่วมมือที่มั่นคงและยั่งยืนกับซัพพลายเออร์

4. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในการดำเนินงาน

การจัดซื้อจัดจ้างเชิงปฏิบัติการคือกระบวนการประจำวันในการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานปกติขององค์กรของคุณ ซึ่งรวมถึงการดำเนินการตามงานประจำ เช่น การขอเบิก การสั่งซื้อ และการรับสินค้าหรือบริการ

การจัดซื้อจัดจ้างเชิงปฏิบัติการเกี่ยวข้องกับการตอบสนองความต้องการเร่งด่วนและการรักษาความราบรื่นในการดำเนินงาน—การจัดการธุรกรรม การรับประกันการจัดส่งตรงเวลา และการรักษาระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม

งานนี้เกี่ยวข้องกับงานต่างๆ เช่น การประมวลผลใบสั่งซื้อ การจัดการซัพพลายเออร์เชิงธุรกรรม และการจัดการงานธุรการการจัดซื้อจัดจ้างตามปกติ

5. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์

ภายใต้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างนี้ ทีมงานจะดำเนินการตามขั้นตอนและกลยุทธ์เฉพาะภายในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยรวม โดยมุ่งเน้นการบรรลุเป้าหมายระยะสั้นถึงระยะกลางที่เกี่ยวข้องกับการประหยัดต้นทุน การปรับปรุงประสิทธิภาพ และการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ

ในการจัดซื้อเชิงยุทธวิธี คุณเลือกผู้จัดหาสินค้าและบริการ เจรจาต่อรองสัญญา และดำเนินมาตรการประหยัดต้นทุน

นี่เป็นวิธีการที่ตอบสนองและเน้นการทำธุรกรรมมากกว่าเมื่อเทียบกับประเภทการจัดซื้อจัดจ้างอื่น ๆ นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตอบสนองต่อความต้องการฉุกเฉินของธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ทุกธุรกิจมีวิธีการดำเนินงานด้านการจัดซื้อจัดจ้างของตนเอง เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น เรามาแบ่งกระบวนการออกเป็นเก้าขั้นตอนหลักที่สามารถนำไปใช้ได้ทั่วไป:

ขั้นตอนที่ 1: ระบุความต้องการของคุณ

การระบุสิ่งที่คุณต้องการเป็นกระบวนการ. ขั้นแรก ให้คุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง—ผู้ใช้ปลายทาง, หัวหน้าแผนก, และผู้มีอำนาจตัดสินใจ—เพื่อเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของพวกเขา.

จากนั้น ดำเนินการประเมินความต้องการอย่างละเอียดโดยการวิเคราะห์ระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบัน ประเมินช่องว่างด้านประสิทธิภาพ หรือพิจารณาเป้าหมายขององค์กรในอนาคต

กำหนดรายละเอียดและข้อกำหนดสำหรับสินค้าหรือบริการที่คุณต้องการอย่างชัดเจน โดยเพิ่มข้อมูล เช่น จำนวน มาตรฐานคุณภาพ ข้อกำหนดทางเทคนิค กำหนดเวลาการส่งมอบ และเกณฑ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ต่อไป ให้ประเมินและเข้าใจข้อจำกัดทางงบประมาณของคุณเพื่อกำหนดความคาดหวังที่เป็นจริงได้. สุดท้าย ให้ทำการประเมินความเสี่ยงเพื่อระบุปัญหาหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ.

บันทึกข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้ในเอกสารอย่างเป็นทางการเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการจัดทำคำขอเสนอราคา (RFP) หรือใบเสนอราคา (RFQ) เมื่อสื่อสารกับผู้จัดหาที่มีศักยภาพ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างและส่งคำขอซื้อ (PR)

หลังจากระบุความต้องการของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะส่งคำขอซื้อ

คำขอซื้อ (PR) หรือคำขอจัดซื้อ เป็นเอกสารหรือแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการที่ใช้ภายในองค์กรเพื่อเริ่มต้นกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

เอกสารประชาสัมพันธ์ (PR) ประกอบด้วยรายละเอียดสำคัญ เช่น คำอธิบายที่ชัดเจนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการ, ข้อมูลจำเพาะของปริมาณ, ข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณ, ข้อกำหนดการส่งมอบ, ความต้องการของผู้จัดหา, และลายเซ็นของผู้อนุมัติ

เมื่อคำขอซื้อได้รับการอนุมัติแล้ว ให้ใช้เป็นพื้นฐานในการออกใบสั่งซื้อให้กับผู้จัดหาที่เลือกไว้ เอกสารนี้ช่วยให้การสื่อสารระหว่างแผนกต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่น และทำให้การจัดซื้อสอดคล้องกับความต้องการและงบประมาณขององค์กรของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกผู้จัดจำหน่ายของคุณ

ตอนนี้คุณได้รับคำขอซื้อแล้ว ถึงเวลาที่จะเริ่มมองหาผู้ขายที่ให้บริการคุ้มค่าและให้คุณค่าสูงสุด

หลังจากคัดเลือกผู้ขายแล้วให้ขอใบเสนอราคาจากแต่ละราย ยิ่งคำขอข้อมูลของคุณมีรายละเอียดมากเท่าไร ก็จะยิ่งง่ายต่อการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ราคาและบริการที่แตกต่างกัน

เมื่อเลือกผู้ขาย ให้พิจารณาปัจจัยด้านราคา, บริการ, คุณภาพ, ชื่อเสียง, ความรวดเร็ว, และความน่าเชื่อถือ. ผู้ขายที่เหมาะที่สุดจะต้องมีคุณสมบัติครบทุกข้อ. หากองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับความรับผิดชอบทางสังคม ให้พิจารณาถึงความมุ่งมั่นต่อสิ่งแวดล้อมและจริยธรรมของผู้จัดหา.

การวิเคราะห์ปัจจัยเหล่านี้จะชี้แนะคุณไปยังผู้จำหน่ายที่เหมาะสมที่สุด และสร้างระบบการจัดการห่วงโซ่อุปทานเพื่อตอบสนองความต้องการการจัดซื้อของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เจรจาต่อรองเพื่อให้ได้ข้อเสนอที่ดีที่สุด

ตอนนี้เป็นเรื่องของการได้ข้อเสนอที่ดีที่สุดจากตัวเลือกที่คุณคัดสรรไว้แล้ว คุยกับผู้ขายหลายๆ ราย ดูสิ่งที่พวกเขามี และต่อรองเพื่อให้ได้สินค้าที่ดีที่สุดภายในงบประมาณของคุณ

นี่คือขั้นตอนที่คุณเลือกผู้ขายสุดท้ายผ่านกระบวนการประมูลแข่งขัน

เราขอแนะนำให้คุณคัดเลือกผู้ขายอย่างน้อยสามรายและเจรจาต่อรองกับพวกเขาเพื่อให้ได้ข้อเสนอที่ดีที่สุด หลังจากที่คุณเจรจาต่อรองกับผู้ขายแต่ละรายแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเปรียบเทียบข้อเสนอของพวกเขา

ประเมินข้อเสนอที่ดีที่สุดที่พวกเขาเสนอให้, ใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดทบทวน, ทำการเปรียบเทียบอย่างละเอียด, และได้รับเอกสารข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ขายที่คุณเลือกไว้เมื่อคุณตัดสินใจแล้ว

ขั้นตอนนี้เป็นการยืนยันความมุ่งมั่นและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 5: เริ่มต้นใบสั่งซื้อ (PO)

เมื่อคุณได้รับข้อเสนอที่ดีที่สุดแล้วให้ทำการสั่งซื้อ

เพียงกรอกใบสั่งซื้อและส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย ให้ข้อมูลชัดเจนและหลีกเลี่ยงความสับสนโดยให้รายละเอียดที่ชัดเจนในระหว่างการซื้อ

โปรดระบุราคาและรายละเอียดที่ตกลงกันไว้อย่างชัดเจน ตรวจสอบทุกอย่างให้ถูกต้องอีกครั้ง และจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร การดำเนินการอย่างรอบคอบนี้จะช่วยให้การทำธุรกรรมเป็นไปอย่างราบรื่นและลดโอกาสเกิดความเข้าใจผิด

ขั้นตอนที่ 6: รับและตรวจสอบสินค้า

เมื่อคุณได้รับสินค้าของคุณแล้ว นี่คือช่วงเวลาแห่งความจริง ถึงเวลาตรวจสอบว่าผู้จัดส่งได้ทำตามสัญญาที่ให้ไว้หรือไม่

ตรวจสอบสินค้าเพื่อประเมินคุณภาพและค้นหาข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่องใด ๆ นี่คือโอกาสของคุณในการตรวจสอบคำสั่งซื้อและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณภาพตรงตามมาตรฐานของบริษัทคุณ

ความพยายามของคุณในการเลือกผู้จัดจำหน่ายที่เหมาะสมจะต้องส่งผลต่อคุณภาพของสินค้าที่จัดส่ง

ขั้นตอนที่ 7: ดำเนินการจับคู่สามทาง

หลังจากตรวจสอบสินค้าแล้ว ถึงเวลาตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนที่คุณจะชำระเงินขั้นสุดท้ายให้กับผู้จัดจำหน่าย

ใช้เทคนิคการตรวจสอบแบบสามทางเพื่อยืนยันเจ้าหนี้โดยการเปรียบเทียบใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้กับกันและกัน จะช่วยให้เห็นความไม่สอดคล้องหรือการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้อย่างชัดเจน

ความสำคัญของขั้นตอนนี้ในวงจรการจัดซื้อจัดจ้างเกิดจากความจำเป็นในการตรวจสอบการชำระเงินที่ทำไปอีกครั้งเพื่อความถูกต้องสำหรับข้อผิดพลาดหรือการเพิ่มรายการที่ไม่ถูกต้อง นี่คือหนึ่งในหน้าที่หลักของคุณ

ขั้นตอนที่ 8: ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้

ถึงเวลาแล้วที่จะตอบแทนซัพพลายเออร์ของคุณด้วยการชำระเงินตรงเวลาและสร้างความสัมพันธ์อันดีเพื่ออนาคต

เช่นเดียวกับคุณภาพที่ดีและราคาถูกทำให้ผู้จัดจำหน่ายโดดเด่นกว่าผู้อื่นมากมาย การชำระเงินตรงเวลาเป็นรากฐานของผู้ซื้อที่น่าสนใจ หากกระบวนการตรวจสอบสามทางไม่มีข้อผิดพลาด ให้ดำเนินการอนุมัติใบแจ้งหนี้และชำระเงินผ่านบัญชีเจ้าหนี้

การชำระเงินตรงเวลาจึงเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ การได้รับส่วนลดจากการชำระเงินตรงเวลา และการเสริมสร้างชื่อเสียงของบริษัท นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันการเรียกเก็บค่าปรับล่าช้า และส่งเสริมให้ซัพพลายเออร์รายใหม่ต้องการติดต่อกับบริษัทอีกด้วย

ขั้นตอนที่ 9: เก็บบันทึกข้อมูล

ขั้นตอนสุดท้ายแต่สำคัญที่สุดในการจัดซื้อจัดจ้างคือการบันทึกข้อมูล

การบันทึกข้อมูลหมายถึงการจดบันทึกทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่การขอใบเสนอราคาเบื้องต้นและการเจรจาต่อรอง ไปจนถึงใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้

การเก็บบันทึกข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนการซื้อในอนาคต การตรวจสอบ และการคำนวณภาษี ไม่ใช่เพียงแค่ประโยชน์ภายในองค์กรเท่านั้น แต่ยังเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับการแก้ไขข้อพิพาทอีกด้วย

ความท้าทายในการจัดซื้อจัดจ้าง

แม้จะมีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่รอบคอบแล้วก็ตาม ความท้าทายในกระบวนการโดยรวมก็ยังคงเกิดขึ้นได้ จุดเจ็บปวดที่พบบ่อยสำหรับทีมจัดซื้อจัดจ้างส่วนใหญ่ในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน ได้แก่:

1. การกระจายตัวของผู้จัดหา

มีผลิตภัณฑ์และบริการที่หลากหลายมากเกินไปที่คุณต้องสังเกตหรือไม่?

ฐานข้อมูลผู้จัดหาสินค้าอาจเกิดการกระจายตัวเป็นชิ้นเล็กชิ้นใหญ่ได้บ่อยครั้ง เนื่องจากมีผู้จัดหาสินค้าหลายรายครอบคลุมหลากหลายหมวดหมู่ ซึ่งทำให้การต่อรองส่วนลดตามปริมาณเป็นเรื่องที่ท้าทาย และนำไปสู่การจัดการสัญญาที่ซับซ้อน

การจัดหมวดหมู่และการดูแลบัญชีรายบุคคลอาจต้องใช้เวลาและความใส่ใจอย่างมหาศาลจากทีมจัดซื้อ

วิธีแก้ไข: สร้างแนวทางสำหรับการประเมินผู้จัดหาและปรับปรุงฐานข้อมูลผู้จัดหาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ใช้ระบบบริหารจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง เช่น ClickUp เพื่อทำให้การติดต่อสื่อสารกับผู้จัดหาเป็นไปอย่างราบรื่น รวมข้อมูลให้เป็นระบบ และส่งเสริมการร่วมมือกัน

2. การใช้จ่ายที่นอกกรอบ

การซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างที่กำหนดไว้ซึ่งกระทำโดยบุคคลภายในองค์กร ถือเป็นการใช้จ่ายแบบนอกระบบ

พนักงานระดับสูงและผู้บริหารจากหลากหลายแผนกอาจดำเนินการจัดซื้อโดยอิสระโดยไม่ผ่านขั้นตอนมาตรฐาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณด้วยการจัดซื้อที่มีค่าใช้จ่ายสูง การพลาดโอกาสในการประหยัด และคุณภาพที่ไม่สม่ำเสมอ

นี่คือการสูญเสียสำหรับบริษัท และสร้างความท้าทายในการบันทึกข้อมูลให้กับทีมจัดซื้อ งบประมาณอาจสะดุด หรือการซื้ออาจหายไปจากบันทึกโดยสิ้นเชิง

วิธีแก้ไข: ป้องกันปัญหานี้โดยการกำหนดกฎเกณฑ์การซื้อที่ชัดเจนสำหรับพนักงานทุกคนใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเช่น ClickUp ที่ช่วยจัดการทุกแง่มุมของกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างของคุณได้อย่างรวมศูนย์

3. การวางกลยุทธ์ที่จำกัด

ทีมจัดซื้ออาจติดอยู่กับความต้องการประจำวันของธุรกิจ โดยมุ่งเน้นเพียงการ จัดหา ความต้องการในการซื้อให้ทันเวลาเท่านั้น

ด้วยการมุ่งเน้นหลักไปที่ความต้องการในการดำเนินงาน การวางกลยุทธ์เช่นการรวมผู้จัดหา การประหยัดต้นทุน และการเป็นพันธมิตรอาจถูกจัดให้อยู่ในลำดับรอง อาจช่วยบรรลุเป้าหมายระยะสั้นได้ แต่จะทำให้บทบาทหลักของการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างตกอยู่ในความเสี่ยง

วิธีแก้ไข: ใช้ ClickUp เพื่อสร้าง ติดตาม และจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณอย่างมีกลยุทธ์ พร้อมการทำงานร่วมกันของทีม มุมมองที่เรียบง่าย และฟีเจอร์อื่น ๆ อีกมากมาย

4. การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการความเสี่ยง

การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการความเสี่ยงในการจัดซื้อจัดจ้างเป็นเรื่องที่ท้าทาย จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด พิจารณาผลกระทบทางกฎหมาย และดำเนินกลยุทธ์การลดความเสี่ยงเชิงรุกเพื่อป้องกันปัญหาที่ไม่คาดคิด

การทำงานตามข้อกำหนดเหล่านี้และการลดความเสี่ยงที่เกิดจากการรั่วไหลของข้อมูลหรือการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีม. อีกครั้ง นี่คือกระบวนการที่ใช้เวลาและต้องทำอย่างเร่งด่วน.

วิธีแก้ไข: ใช้ ClickUp เพื่อติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด, ผสานโปรโตคอลการจัดการความเสี่ยง, และรวมศูนย์กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ. นี่คือแนวทางที่เป็นระบบซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาด, เพิ่มความโปร่งใส, และส่งเสริมการร่วมมือที่ราบรื่น—ทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการความเสี่ยงในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นเรื่องง่าย.

5. ความท้าทายที่ต้องทำด้วยตนเอง

การจัดการคำขอซื้อ ใบแจ้งหนี้ และการอนุมัติการชำระเงินอาจเป็นความท้าทายสำหรับทีมจัดซื้อที่ยังคงใช้กระบวนการแบบแมนนวลอยู่ กระบวนการนี้ต้องใช้แรงงานมาก มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ใช้เวลา และไม่มีประสิทธิภาพ

การพึ่งพาขั้นตอนการทำงานด้วยมือทำให้ความเร็วลดลง ความแม่นยำลดลง และขัดขวางประสิทธิภาพโดยรวม ทำให้ยากต่อการตอบสนองต่อความต้องการที่รวดเร็วของการจัดซื้อจัดจ้าง

วิธีแก้ไข: ระบบอัตโนมัติของ ClickUp ช่วยปรับปรุงการป้อนข้อมูล, การอนุมัติ, และการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ได้ในขณะที่ระบบดูแลงานประจำให้, ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง.

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ต้องการแพลตฟอร์มเพื่อจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างแบบแมนนวลมากกว่าครึ่งของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมหรือไม่? โซลูชันของคุณอยู่ที่นี่แล้ว

ClickUp คือโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการด้านการจัดซื้อของคุณ มาพร้อมกับซอฟต์แวร์จัดซื้อเฉพาะทางที่รวมงาน เอกสาร กระดานไวท์บอร์ด การวิเคราะห์ แชท และอื่นๆ อีกมากมายไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ผสานการทำงานได้อย่างไร้รอยต่อ

เมื่อทุกอย่างอยู่ในที่เดียว คุณสามารถผ่อนคลายและหยุดการสลับแพลตฟอร์มสำหรับแม้กระทั่งงานที่ง่ายที่สุด

ดาวน์โหลดเทมเพลต

มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp

มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถมองเห็นและจัดการขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน

ติดตามการพึ่งพาและจัดการลำดับความสำคัญร่วมกับทีมของคุณผ่านไทม์ไลน์ภาพที่แชร์ร่วมกัน จัดตารางงานได้อย่างง่ายดาย ดูความคืบหน้า จัดการกำหนดเวลา และระบุจุดติดขัด ทั้งหมดนี้ภายใต้แผนภูมิแบบไดนามิกเพียงหนึ่งเดียว

แผนผังความคิด ClickUp

แผนผังความคิด ClickUpช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพขั้นตอนต่าง ๆ ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างชัดเจน โดยการจัดวางลำดับงานด้วยโหนดแบบลากและวาง พร้อมเชื่อมโยงงานแต่ละส่วนเข้าด้วยกัน

ClickUp ให้บริการแผนผังความคิดแบบงาน (Task-based) และแบบโหนด (Node-based) เพื่อช่วยให้การทำงานเป็นระบบและวางแผนได้ดีขึ้น คุณยังสามารถแชร์แผนผังความคิดนี้กับทีมของคุณเพื่อให้ทุกคนทำงานไปสู่วัตถุประสงค์เดียวกันพร้อมกัน

ClickUp Automation

ให้ClickUp Automation ทำงานหนักแทนคุณในขณะที่คุณมุ่งเน้นไปที่ความต้องการที่เร่งด่วนกว่า แพลตฟอร์มนี้นำเสนอโอกาสในการทำงานอัตโนมัติมากกว่า 100 รูปแบบ เพื่อช่วยจัดการงานประจำและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการของคุณได้อีกด้วย เปลี่ยนลำดับความสำคัญ, ติดแท็ก, และเปลี่ยนสถานะเพื่อให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลและ ให้การทำงานของธุรกิจของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

แม่แบบการจัดซื้อจัดจ้าง ClickUp

แม่แบบการจัดซื้อจัดจ้างของ ClickUpช่วยขยายการสนับสนุนในการมาตรฐานกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ทำให้ง่ายและราบรื่นขึ้น และประหยัดเวลาและเงิน ข้อได้เปรียบหลักของรูปแบบที่ชัดเจนและสม่ำเสมอคือการลดข้อผิดพลาดองค์ประกอบหลักของแม่แบบการจัดซื้อจัดจ้างของClickUp ได้แก่:

เราหวังว่าคุณจะสามารถจัดการกระบวนการได้ดีขึ้นโดยการเข้าใจประเภทของการจัดซื้อจัดจ้าง ขั้นตอนต่าง ๆ และข้อจำกัดต่าง ๆ แม้ว่าความต้องการของบริษัทแต่ละแห่งอาจแตกต่างกัน แต่การเข้าใจอย่างทั่วไปสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ความต้องการเฉพาะของคุณและเข้าถึงทรัพยากรที่มีคุณค่าได้

นอกจากนี้ กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของ ClickUp สามารถช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างรวดเร็วด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย ด้วยข้อดีมากมายที่รอคุณอยู่ ลงทะเบียนใช้ ClickUpprocurement managementวันนี้และเริ่มต้นสู่การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว!