ตามประเพณี การซื้อซอฟต์แวร์ดำเนินการโดยทีมจัดซื้อ ซึ่งยังซื้อทุกสิ่งทุกอย่างให้กับบริษัท ตั้งแต่เครื่องชงกาแฟไปจนถึงกระดาษทิชชู่
สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เพราะการซื้อซอฟต์แวร์ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เฉพาะทาง มีผลิตภัณฑ์เพียงไม่กี่รายการในแต่ละประเภท และราคาก็เรียบง่าย
การมาถึงของเทคโนโลยีคลาวด์และรูปแบบซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) ได้เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้อย่างมาก
- ทุกหมวดหมู่ล้วนแออัดไปด้วยสินค้า ตัวอย่างเช่น G2 ได้รวบรวมซอฟต์แวร์ติดตามเวลาไว้ถึง 712 รายการ
- แม้ว่า SaaS โดยทั่วไปจะเป็นการให้บริการแบบสมัครสมาชิก แต่การกำหนดราคาสามารถเป็นแบบตามจำนวนผู้ใช้ ตามการใช้งาน ตามระดับชั้น หรือเป็นการผสมผสานของปัจจัยเหล่านี้
- สัญญา SaaS อาจมีความซับซ้อน; ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการข้อมูลอาจกำหนดขีดจำกัดของ 'การใช้งาน' ในแง่เทคนิคที่ไม่คุ้นเคยกับทีมจัดซื้อ
- การเจรจาต่อรอง SaaS อาจจำเป็นต้องเกิดขึ้นเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ซึ่งทำให้ทีมจัดซื้อต้องเตรียมพร้อมอยู่เสมอ
ดังนั้น ธุรกิจจึงจำเป็นต้องมีกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างที่ปรับให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการดำเนินงาน ประหยัดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการในการซื้อ SaaS นี่คือวิธีการ
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการ (SaaS)
การเลือกผลิตภัณฑ์ SaaS ที่เหมาะสมไม่ใช่แค่การเลือกโซลูชันเท่านั้น แต่เป็นการมั่นใจว่าได้ซื้อโซลูชัน SaaS ที่เหมาะสมในราคาที่เหมาะสม สำหรับคนที่เหมาะสม ด้วยเงื่อนไขสัญญาที่เหมาะสม
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ คุณจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดซื้อ SaaS ที่ครอบคลุมอย่างละเอียด นอกจากนี้การใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการการจัดซื้อบนเครื่องมืออย่างClickUp ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการมองเห็นและควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ มาดูกันว่าทำอย่างไร
1. การระบุความต้องการทางธุรกิจ
ก่อนที่คุณจะไปช้อปปิ้งหาเครื่องมือ SaaS คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร นี่คือคำถามจำนวนหนึ่งที่คุณควรถามทีมของคุณ
คุณต้องการอะไร?
คุณกำลังมองหาผลิตภัณฑ์อะไรอยู่? ตัวอย่างเช่น อาจเป็นโซลูชัน SaaS สำหรับการจัดการโครงการ การจัดทำดัชนีข้อมูล การจัดการเงินเดือน ฯลฯ โปรดจำไว้ว่าต้องกำหนดสิ่งนี้ให้ชัดเจน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเรียกเครื่องมือว่าซอฟต์แวร์จัดการงาน ในขณะที่ผู้ขายอาจชอบคำว่าพื้นที่ทำงานเสมือน ความแตกต่างนี้ช่วยในการหลีกเลี่ยงความสับสน
คุณคิดว่าคุณสมบัติใดที่สำคัญสำหรับคุณ?
เครื่องมือการจัดการโครงการไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกันทั้งหมด ในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับคุณ ให้ทำรายการคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการ ซึ่งอาจรวมถึง:
- การจัดการงาน
- การติดตามเวลา
- การควบคุมการเข้าถึง
- การพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ ฯลฯ
ขณะทำรายการ ให้แน่ใจว่าคุณจัดลำดับความสำคัญของรายการด้วย
คุณต้องการเครื่องมือนี้เพื่ออะไร?
เครื่องมือบางอย่าง เช่น การจัดการโครงการ อาจเป็นงานที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่เครื่องมืออื่นๆ เช่น เครื่องมือจัดทำดัชนีข้อมูล อาจใช้เฉพาะกับโครงการใดโครงการหนึ่งที่คุณกำลังดำเนินการ การทราบว่าคุณต้องการใช้โซลูชัน SaaS นานแค่ไหนและเพื่อวัตถุประสงค์ใด จะช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ใครคือผู้ใช้?
การรู้ว่าทีมใดจะใช้ซอฟต์แวร์นั้นยังช่วยให้คิดถึงคุณสมบัติที่คุณต้องการได้ ตัวอย่างเช่น หากเป็นเครื่องมือสำหรับทีมขาย แอปพลิเคชันมือถือก็อาจจำเป็น ทีมการเงินอาจต้องการมุมมองแบบสเปรดชีต
ดังนั้น ให้ถามว่าใครจะเป็นผู้ใช้ระบบนี้ นอกจากนี้ให้คำนวณจำนวนใบอนุญาตที่คุณต้องการด้วย ซึ่งอาจกลายเป็นจุดต่อรองสำคัญในภายหลัง
เครื่องมือนี้จะบรรลุเป้าหมายอะไร?
แม้ว่าปัญหาที่เครื่องมือนี้แก้ไขอาจดูเรียบง่าย แต่ทุกเครื่องมือที่คุณซื้อจำเป็นต้องมีเป้าหมายทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บริษัทต้องการระบบ CRM แบบ SaaSเพื่อติดตามปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดีขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ดังนั้น เป้าหมายสามารถกำหนดได้ในแง่ของ:
- ความถูกต้องของการทำนายยอดขาย
- การเพิ่มขึ้นในการได้มาซึ่งลูกค้าหรือการรักษาลูกค้า
- การปรับปรุงประสิทธิภาพของแคมเปญการตลาด
ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณกำลังซื้อ กำหนดเป้าหมายของคุณ จับข้อมูลทั้งหมดนี้และบันทึกไว้ClickUp Formsเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้แบบสอบถามมาตรฐานเพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ

ทุกครั้งที่มีคนต้องการซอฟต์แวร์ ทีมจัดซื้อสามารถส่งแบบสอบถามและรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวได้อย่างง่ายดาย
เมื่อคุณได้รับข้อมูลเบื้องต้นแล้ว ให้บันทึกไว้ในClickUp Docsและแชร์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน คุณยังสามารถทำการสัมภาษณ์เพื่อเพิ่มข้อมูลเชิงคุณภาพได้

หากคุณเป็นมือใหม่ในการซื้อ SaaS คุณสามารถเริ่มต้นได้ง่ายและรวดเร็วขึ้นด้วยเทมเพลตการจัดซื้อของ ClickUp. เทมเพลตที่สามารถปรับแต่งได้เต็มที่นี้ช่วยให้คุณสามารถบริหารโครงการการจัดซื้อของคุณได้, ติดตาม, ตรวจสอบ, และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นฐาน. แม้กระทั่งหลังจากการนำไปใช้แล้ว, คุณยังสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อติดตามความสัมพันธ์กับผู้ขายได้!
2. การค้นคว้าและเปรียบเทียบทางเลือก
ตลาดซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร B2B SaaSมีความหนาแน่นสูงมาก มีเครื่องมือหลายสิบหรือหลายร้อยตัวในแต่ละหมวดหมู่แต่ละตัวใช้กลยุทธ์การตลาด SaaSที่แตกต่างกันเพื่อดึงดูดและรักษาลูกค้า ดังนั้น การวิจัยและเปรียบเทียบตัวเลือกจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
- คัดเลือกเครื่องมือ 3-5 รายการ: จากการค้นคว้าทางอินเทอร์เน็ตของคุณเอง ให้คัดเลือกเครื่องมือ 3-5 รายการที่ตรงกับความต้องการของคุณ
- เปรียบเทียบ: สร้างตารางโดยมีเครื่องมือ SaaSที่ผ่านการคัดเลือกทั้งหมดเป็นแถว และพารามิเตอร์เป็นคอลัมน์ เพื่อเปรียบเทียบอย่างมีประสิทธิภาพ
- จัดระเบียบ: จัดเรียงตามเกณฑ์ที่มีความสำคัญที่สุดสำหรับคุณ
ขณะใช้ ClickUp เพื่อจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ คุณสามารถใช้มุมมองแบบตารางเพื่อจัดระเบียบและเรียงลำดับข้อมูลโดยอัตโนมัติในรูปแบบที่คุณต้องการ
คุณยังสามารถใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อแสดงการเปรียบเทียบของคุณได้ตามที่คุณต้องการ

3. การขอข้อเสนอ
ตอนนี้ที่คุณทราบถึงเครื่องมือที่คุณชอบแล้ว ถึงเวลาที่จะเชิญให้เสนอข้อเสนอและประเมินพวกมัน
ติดต่อผู้ให้บริการพร้อมคำขอข้อเสนอ (RFP) ที่ชัดเจนซึ่งระบุความต้องการและความคาดหวังของคุณไว้อย่างครบถ้วน.แบบฟอร์มคำขอโครงการและการอนุมัติของ ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่สมบูรณ์แบบ.
ในขั้นตอนนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอสามารถเปรียบเทียบกันได้ ผู้ขายแต่ละรายอาจมีคำศัพท์ที่แตกต่างกันสำหรับคุณสมบัติที่คล้ายกัน ซึ่งทำให้ยากต่อการเปรียบเทียบ ดังนั้น คุณควรสร้างมาตรฐานจากฝั่งของคุณเอง
- รวมรายการคุณสมบัติที่คุณต้องการในเครื่องมือ (ในคำศัพท์ของคุณ) และขอให้พวกเขาตรวจสอบคุณสมบัติที่เกี่ยวข้อง
- ขอราคาตามเงื่อนไขของคุณ—ในสกุลเงินของคุณ ตามการใช้งานที่คุณคาดหวัง เป็นต้น
- ขอการสาธิตและช่วงทดลองใช้สำหรับทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาได้สัมผัสกับเครื่องมือด้วยตัวเอง
- โปรดระบุกำหนดเวลาที่ผู้ขาย SaaS ที่ผ่านการคัดเลือกทั้งหมดต้องส่งข้อเสนอของตน
- หากเป็นไปได้ เชิญชวนให้พวกเขาทำแบบสอบถาม เช่น ClickUp Forms เพื่อเก็บข้อมูลลงในตารางเปรียบเทียบโดยอัตโนมัติ
4. การประเมินข้อเสนอ
ก่อนที่คุณจะเริ่มประเมินข้อเสนอ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอมีความครบถ้วนและสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ หากมีแง่มุมที่ขาดหายไป เช่น มาตรฐานความปลอดภัยหรือนโยบายการยกเลิก ให้ขอข้อมูลเพิ่มเติมจากพวกเขา
ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ โปรดเปรียบเทียบสำหรับสิ่งต่อไปนี้
ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (TCO): ราคาต่อผู้ใช้ไม่ใช่ตัวชี้วัดที่ดีเพราะไม่ได้แสดงให้คุณเห็นว่าคุณจะต้องจ่ายทั้งหมดเท่าไร ดังนั้น ให้คำนวณต้นทุนของเครื่องมือ การติดตั้ง การใช้งานเบื้องต้น การบำรุงรักษา ฯลฯ เปรียบเทียบยอดรวมทั้งหมด
คุ้มค่า: เครื่องมือที่มีค่า TCO ต่ำที่สุดอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่า TCO นั้นให้มูลค่าที่ดีที่สุดในแง่ของคุณสมบัติ การสนับสนุนลูกค้า ฯลฯ
การปรับแต่ง: เครื่องมือ SaaS ส่วนใหญ่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานได้ทันที อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการการปรับแต่งเพิ่มเติม โปรดตรวจสอบว่าสามารถทำได้หรือไม่
ประสบการณ์ของผู้ใช้: สิ่งนี้มีความสำคัญมากกว่าที่ทีมจัดซื้อจัดจ้างตระหนักไว้มาก UX ที่ไม่ดีจะส่งผลต่อการยอมรับการใช้งาน การใช้งานจริง และในที่สุดจะกระทบต่อผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ ควรจัดให้มีกลุ่มผู้ใช้ทดลองขนาดเล็กที่สามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ UX ของผลิตภัณฑ์ได้
การสนับสนุนลูกค้า: เครื่องมือ SaaS ส่วนใหญ่คาดหวังให้ผู้ใช้ช่วยเหลือตัวเองโดยอิงจากคู่มือผู้ใช้และฐานความรู้ หากสิ่งนี้ยังไม่เพียงพอสำหรับคุณ ให้สำรวจตัวเลือกการสนับสนุนลูกค้าที่คุณได้รับจากแต่ละผู้ให้บริการ ประเมินว่าคุ้มค่าหรือไม่ที่คุณจะต้องจ่ายเงินเพิ่มเติมสำหรับการสนับสนุนเพิ่มเติม
5. การเจรจาเงื่อนไข
ตามขั้นตอนที่ 4 ให้เลือกผู้ขายที่ดีที่สุดของคุณ และต่อรองเงื่อนไขที่คุ้มครองผลประโยชน์ของคุณ นำทุกสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณมาหารือ เช่น ราคา ระดับการให้บริการ การสนับสนุน นโยบายการยกเลิก เป็นต้น และต่อรองเงื่อนไข
รู้ว่าสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้คืออะไร ตัวอย่างเช่น อุตสาหกรรมเช่นการเงินหรือการดูแลสุขภาพต้องการการควบคุมความปลอดภัยที่เข้มงวด หากผู้ขายของคุณไม่สามารถเสนอระดับการปฏิบัติตามนี้ได้ ก็ถึงเวลาที่จะย้ายไปยังตัวเลือกที่สองในรายการของคุณ
เมื่อคุณได้ตกลงเงื่อนไขแล้ว ให้ลงนามในสัญญาและเริ่มต้นได้เลย
6. การติดตั้งซอฟต์แวร์
เมื่อคุณกำลังดำเนินการนำ SaaS สำหรับองค์กรมาใช้ คุณจำเป็นต้องดำเนินการอย่างรอบคอบ โดยคำนึงถึงปัจจัยหลายประการ ทำงานร่วมกับผู้จำหน่ายอย่างใกล้ชิดเพื่อนำซอฟต์แวร์ไปใช้ภายในองค์กรของคุณ มุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพของสิ่งต่อไปนี้:
- การติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณ
- กระบวนการเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ใหม่
- กระบวนการออกจากงานสำหรับพนักงานที่ออกจากองค์กร/ทีม
- การฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้
- การผสานรวมกับระบบที่มีอยู่
- ข้อจำกัดในการใช้งาน/คุณสมบัติ/การเข้าถึง ฯลฯ ตามที่องค์กรของคุณกำหนด
- ตารางการเพิ่มระดับปัญหาและข้อร้องเรียน
7. การติดตามการใช้งาน
งานของฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างยังไม่จบเพียงแค่นำซอฟต์แวร์มาใช้เท่านั้น ในความเป็นจริง เพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่มีได้อย่างเต็มที่ คุณจำเป็นต้องติดตามการใช้งานและความคิดเห็นอย่างต่อเนื่องด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล SaaS
- ตรวจสอบว่าผู้ใช้กำลังใช้ซอฟต์แวร์ตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่
- วัดผลกระทบต่อการออม, ประสิทธิภาพ, ผลการดำเนินงาน, เป็นต้น
- ติดตามข้อร้องเรียน/ปัญหาที่ถูกหยิบยกขึ้นในเครื่องมือ
- ดำเนินการสำรวจความคิดเห็นของผู้ใช้เพื่อทำความเข้าใจว่าทีมกำลังเพลิดเพลินกับเครื่องมือหรือไม่
เป็นครั้งคราว ให้ร่วมประชุมกับทีมและทำการวิเคราะห์เชิงคุณภาพเพื่อทำความเข้าใจการใช้งานอย่างลึกซึ้ง

ในระหว่างดำเนินการตามกระบวนการนี้ คุณอาจเผชิญกับปัญหาบางอย่างและทำผิดพลาดได้ มาดูกันว่าเราจะหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นได้อย่างไร
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในการจัดซื้อ SaaS
สำหรับทีมจัดซื้อที่คุ้นเคยกับการซื้อซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิม การซื้อ SaaS อาจเป็นเรื่องใหม่ ส่งผลให้คุณอาจเผชิญกับความท้าทายในการจัดซื้อและทำผิดพลาดพื้นฐานที่สามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างง่ายดาย
นี่คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการจัดซื้อ SaaS
การละเลยค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่: ราคาที่แสดงบนเว็บไซต์มักไม่ใช่ราคาทั้งหมด. สัญญาอาจรวมค่าใช้จ่ายสำหรับการผสานระบบ, การโยกย้ายข้อมูล, การสนับสนุนแบบพรีเมียม, เป็นต้น, ซึ่งอาจทำให้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพิ่มขึ้น. การละเลยค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจทำให้ค่าใช้จ่ายของคุณเพิ่มขึ้นอย่างไม่คาดคิด.
การละเลยการคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI): ค่าใช้จ่ายทุกประเภทจำเป็นต้องแสดงให้เห็นผลลัพธ์ทางธุรกิจบางอย่าง การไม่คำนวณ ROI ที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์โดยตรง เช่น การเติบโตของรายได้หรือการประหยัดต้นทุน รวมถึงผลประโยชน์ทางอ้อม เช่น พนักงานรู้สึกมีคุณค่า อาจส่งผลให้เกิดความเสียใจภายหลังจากการตัดสินใจซื้อ
การซื้อแยกส่วน: การซื้อโซลูชัน SaaS โดยไม่พิจารณาว่าสามารถผสานรวมกับระบบที่มีอยู่เดิมของคุณได้อย่างไร ถือเป็นอีกหนึ่งความผิดพลาดครั้งใหญ่ การซื้อแยกส่วนอาจไม่เข้ากันกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ธุรกิจของคุณใช้งานอยู่ ส่งผลให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการเชื่อมต่อช่องว่างเหล่านี้
มองข้ามความสามารถในการขยายตัว: การมองการซื้อ SaaS ในระยะสั้นอาจนำไปสู่ปัญหาคอขวดเมื่อบริษัทของคุณเติบโต การมองข้ามความสามารถในการขยายตัวหมายความว่าคุณไม่สามารถรองรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นและผู้ใช้เพิ่มเติมได้โดยไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ทั้งหมด
การประเมินค่าต่ำเกินไปของความสำคัญของการสนับสนุนจากผู้ให้บริการ: อาจคิดได้ง่ายว่าเครื่องมือสมัยใหม่ใช้งานง่ายและคุณไม่ต้องการการสนับสนุนจากลูกค้า อย่างไรก็ตาม การสนับสนุนนี้จำเป็นสำหรับการแก้ไขปัญหาทางเทคนิค การช่วยเหลือในการอัปเดต และการผสานระบบในอนาคต อย่าประเมินค่าต่ำเกินไปของการมีใครสักคนให้ติดต่อเมื่อคุณมีปัญหา
การข้ามการประเมินความปลอดภัย: การไว้วางใจให้ผู้ขายจัดการความปลอดภัยอาจเป็นการมองข้ามที่สำคัญ ในยุคที่การละเมิดข้อมูลเป็นเรื่องปกติ คุณมีความรับผิดชอบเท่าเทียมกันในการประเมินความปลอดภัยของผู้ให้บริการ SaaS
การเร่งรีบในการตัดสินใจ: สุดท้าย การเร่งรีบในกระบวนการจัดซื้อ SaaS อาจส่งผลให้เกิดการตัดสินใจที่ไม่ดี การเลือกเครื่องมือแรกที่คุณเห็นอาจนำไปสู่ความไม่พอใจซ้ำๆ ในระยะยาว
คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้โดยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดซื้อ SaaS หลายประการ มาดูกัน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดซื้อจัดจ้าง SaaS
เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ความล่าช้า ค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณ และความไม่มีประสิทธิภาพ นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามเมื่อจัดหาโซลูชัน SaaS
ราคาอ้างอิง
กำหนดราคาเปรียบเทียบในสองด้าน ด้านหนึ่งคือเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ที่คุณเลือกกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ในหมวดหมู่เดียวกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก Asana เป็นเครื่องมือจัดการโครงการของคุณ ให้เปรียบเทียบราคากับตัวอย่าง SaaS เช่น Jira, Zoho Projects และ ClickUp
จากนั้น เปรียบเทียบกับสิ่งที่บริษัทที่คล้ายกับของคุณจ่ายสำหรับเครื่องมือที่คุณเลือกใช้ ข้อมูลนี้อาจไม่สามารถหาได้สาธารณะ ดังนั้นการถามเพื่อนและเพื่อนร่วมงานเป็นการส่วนตัวอาจช่วยให้คุณทราบถึงแนวโน้มของตลาดได้
ดำเนินการตรวจสอบทางกฎหมายและความปลอดภัย
เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องมั่นใจว่าเครื่องมือ SaaS ของคุณเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคุณ ไม่เพียงแต่ในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในอนาคตด้วย ดำเนินการประเมินนโยบายทางกฎหมายและความปลอดภัยของผู้ให้บริการอย่างละเอียดถี่ถ้วน
นอกจากนี้ ให้ทำการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเป็นปัจจุบัน
ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการ SaaS
เมื่อคุณได้เครื่องมือมาแล้ว ให้จัดตั้งระบบเพื่อจัดการมันอย่างถูกต้องซอฟต์แวร์การจัดการ SaaS:
- ให้การมองเห็นการสมัครสมาชิก SaaS และการใช้งานซอฟต์แวร์
- รวมศูนย์การควบคุมใบอนุญาต
- ระบบอัตโนมัติในการติดตามการใช้จ่าย รวมถึงส่วนเสริมหรือระดับบริการพรีเมียม
- ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
วันที่ปรับปรุงเส้นทาง
สัญญา SaaS ส่วนใหญ่จะต่ออายุโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น การติดตามวันต่ออายุและตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าคุณ:
- หลีกเลี่ยงการต่ออายุใบอนุญาตสำหรับพนักงานที่ได้ออกจากองค์กร
- สร้างพื้นที่สำหรับการเจรจาต่อรองใหม่
- ประเมินใหม่ว่าผลิตภัณฑ์นี้ใช้งานได้จริงหรือไม่
- ให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้ขายเกี่ยวกับความต้องการของคุณ
จัดการข้อมูลสัญญา
เช่นเดียวกับวันต่ออายุ ข้อมูลสัญญา เช่น ระยะเวลาของข้อตกลง ความรับผิดชอบของทั้งสองฝ่าย ข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLAs) ค่าปรับ ข้อผูกพันในการต่ออายุ ฯลฯ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องติดตามเช่นกัน
แพลตฟอร์มการจัดซื้อ SaaS ที่ดีสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ การมีเครื่องมือที่เป็นระเบียบและเข้าถึงได้สำหรับการจัดการสัญญาการจัดซื้อช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนด การตรวจสอบ และการเจรจาต่ออายุสัญญา
ประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ขาย
กำหนดตารางการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ให้บริการเป็นระยะ ๆ ทบทวน:
- การปฏิบัติตามข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLAs) ของผู้ขาย
- การตอบสนองและความพึงพอใจในการให้บริการ
- ผลลัพธ์ทางธุรกิจและผลตอบแทนจากการลงทุนของซอฟต์แวร์
- การปรับปรุงประสิทธิภาพและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
นอกจากนี้ยังควรติดตามเครื่องมืออื่น ๆ ในตลาดและเปรียบเทียบประสิทธิภาพของผู้ให้บริการปัจจุบันของคุณกับเครื่องมือเหล่านั้นด้วย
ดำเนินการกระบวนการจัดซื้อ SaaS มาตรฐาน
เมื่อคุณได้ผ่านกระบวนการนี้มาแล้วครั้งหนึ่ง คุณจะรู้ว่ามันต้องทำอย่างไร. จากประสบการณ์และความรู้ที่คุณได้รับ ให้ดำเนินการกระบวนการจัดซื้อ SaaS อย่างมีกลยุทธ์.
กระบวนการจัดซื้อ SaaS ทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนและกรอบการทำงานสำหรับการรวบรวมความต้องการ การประเมินผู้ขาย การอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การตรวจสอบหลังการใช้งาน และการจัดหาซอฟต์แวร์จัดซื้อ SaaS ที่จำเป็น
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อ SaaS ของคุณด้วย ClickUp
การเปลี่ยนแปลงจากการซื้อซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิมไปสู่การจัดซื้อ SaaS นั้นเกิดขึ้นอย่างฉับพลัน ทีมที่ได้รับการฝึกอบรมในกรอบความคิดแบบดั้งเดิมถูกบังคับให้เรียนรู้เทคนิคใหม่ ๆ อย่างเร่งด่วน
เพื่ออำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงนี้และทำให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น คุณจำเป็นต้องมีโซลูชันการจัดซื้อ SaaS ที่ดีที่สุด แพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบครบวงจรของ ClickUp ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้สามารถปรับแต่งและปรับให้เข้ากับกระบวนการใด ๆ ที่คุณต้องการได้ รวมถึงการจัดซื้อ SaaS
จัดการงาน ติดตามความคืบหน้า และรักษาความเป็นระเบียบด้วยโซลูชันการจัดซื้อ SaaS ของ ClickUpทดลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้

