Upphandlingsavdelningar är under press att göra mer med mindre resurser – mitt i volatila marknader, leveransstörningar och ständiga kostnadsnedskärningar.
Genom att använda ChatGPT för inköp kan ditt team reagera snabbare på förändringar på marknaden och förändrade förväntningar. ChatGPT kan simulera leverantörsscenarier, analysera riskexponering, utarbeta anbudsförfrågningar och till och med föreslå sätt att optimera inköpsstrategier.
I den här bloggen delar vi med oss av några av de viktigaste användningsfallen för ChatGPT för upphandlingsgrupper. För varje användningsfall delar vi med oss av specialanpassade ChatGPT-prompter.
För att komma igång kopierar du bara dessa uppmaningar och klistrar in dem i ditt sammanhang. Anpassa dem sedan för att få specialiserade insikter.
⭐ Utvalda mallar
ClickUps upphandlingsmall centraliserar inköp, leverantörsdata och inköpsgodkännanden för upphandlings- och driftsteam.
Fält som Leverantörsnivå, Kritikalitet och Efterlevnadsstatus möjliggör prioritering, medan vyer för Kontrakt, Godkännanden och Inköpsorder ger ditt team omedelbar insyn i varje steg i upphandlingscykeln.
Varför använda ChatGPT inom upphandling?
Upphandlingsavdelningar har en enorm arbetsbörda – de måste hantera avtal, leverantörsdata, efterlevnad och omfattande dokumentation.
Utmaningen är stor: en färsk rapport från Hackett Group visar att medan arbetsbelastningen inom inköp kommer att öka med 10 % kommer teamets budget endast att öka med 1 %, vilket skapar en effektivitetsbrist på 9 %.
ChatGPT förenklar denna komplexitet. Med hjälp av naturlig språkbehandling (NLP) fungerar det som en tänkande partner som analyserar isolerade data, utarbetar viktigt innehåll och presenterar insikter på några minuter istället för dagar, vilket påskyndar beslutsfattandet och minskar effektivitetsgapet.
Så här hjälper ChatGPT:
- Strategiskt fokus: Automatiserar forskning och dokumentation för att hjälpa inköpsansvariga, vilket frigör tid för förhandlingar och strategisk sourcing.
- Ökad effektivitet: Påskyndar manuella upphandlingsprocesser såsom leverantörsundersökningar och kontraktsanalyser, och automatiserar skapandet av första utkast till kontrakt, SLA:er, RFQ:er, upphandlingspolicyer och mötesreferat med hjälp av AI-verktyg.
- Komplex analys: Jämför leverantörsprofiler, villkor och marknader samtidigt som riskhanteringen stärks med scenarier och varningar – utmaningar inom upphandling som mänsklig övervakning kan missa.
- Färre mänskliga fel: Eftersom ChatGPT automatiserar dataanalys och datainsamling elimineras fel som uppstår vid manuell datainmatning och inkonsekvent formatering.
- Ledarskap och möjliggörande: Ger inköpschefer insikter i realtid och hjälper specialister att komma igång snabbare med vägledande uppmaningar och återanvändbara mallar för att förbättra uppföljningen av leverantörers prestanda.
- Operativ excellens: Samlar in lärdomar och sluter cirkeln för kontinuerlig förbättring under hela upphandlingscykeln.
📮 ClickUp Insight: 37 % av våra respondenter använder AI för att skapa innehåll, inklusive skrivande, redigering och e-post. Denna process innebär dock vanligtvis att man måste växla mellan olika verktyg, till exempel ett verktyg för innehållsskapande och din arbetsyta.
Med ClickUp får du AI-driven skrivhjälp i hela arbetsytan, inklusive e-post, kommentarer, chattar, dokument och mer – samtidigt som du behåller sammanhanget från hela arbetsytan.
👀 Visste du att? 90 % av inköpscheferna planerar redan att använda AI-agenter för att optimera sina inköpsprocesser.
Användningsfall för ChatGPT inom upphandling
Kanske är du en inköpsproffs som vill använda ChatGPT för att utarbeta inköpsdokument. Eller en inköpschef som vill använda ChatGPT för att effektivisera arbetsflöden med flera steg.
Kanske är du en inköpschef eller CPO som vill använda AI för strategisk planering och beslutsstöd.
Vi har skapat användningsfall för ChatGPT för varje användarnivå. Ta en titt.
Användningsfall för ChatGPT inom upphandling för grundläggande dokumentation
1. ChatGPT för att utarbeta RFP:er (förfrågningar om anbud)
Att manuellt utarbeta anbudsförfrågningar krävde att teamen började från scratch eller återanvände föråldrade mallar.
Det skulle ta timmar eller till och med dagar att samordna omfattning, tekniska specifikationer, tidsplaner, utvärderingskriterier och efterlevnadsklausuler.
Saknade uppgifter kom ofta fram sent, vilket tvingade fram förtydliganden med leverantörerna och förlängde cykeln, vilket i sin tur förlängde inköpstiderna.
Med ChatGPT behöver du bara ange projektets sammanhang – kategori, volymer, platser, policyer och deadlines. Du får omedelbart ett komplett utkast till anbudsförfrågan med strukturerade avsnitt: mål, omfattning, specifikationer, inlämningsformat, utvärderingsviktning och anmärkningar om efterlevnad.
ChatGPT lyfter även fram luckor och omvandlar dem till frågor till leverantörerna. Ditt team får tillbaka tid att fokusera på mer värdefulla uppgifter, såsom leverantörsutvärdering och förhandlingar.
🤖 Allmän uppmaning för utkast till RFP: ”Skapa ett utkast till RFP för [projekt/kategori]. Inkludera: mål, omfattning, tekniska specifikationer, tidsplaner, utvärderingskriterier med viktning, inlämningsformat och efterlevnadskrav i enlighet med [policy/standard]. Markera eventuella saknade uppgifter som frågor till leverantören. ”
2. ChatGPT för checklista för leverantörsintroduktion
Från att samla in dokument till att sätta upp system, få godkännanden och allt däremellan – det är mycket som ingår i att ta in en ny leverantör.
Med ChatGPT kan du skapa ett anpassat onboarding-arbetsflöde baserat på ditt företags specifika krav. Det sparar ditt team från att behöva uppfinna hjulet på nytt varje gång en ny leverantör ansluts.
🤖 Allmän checklista för onboarding: ”Skapa en checklista för onboarding av leverantörer för [bransch/företagstyp]. Inkludera avsnitt för juridiska dokument, certifieringar för regelefterlevnad, finansiell uppsättning, IT/säkerhetsåtkomst, prestations-KPI:er och godkännandeprocesser.”
3. ChatGPT för att skriva utkast till e-postmeddelanden till leverantörer
Att hantera leverantörers e-post manuellt skapar allvarliga flaskhalsar.
Eftersom varje inköpare använder sin egen kommunikationsstil leder bristen på standardisering till förvirring hos leverantörerna, missade detaljer och långsamma svar.
Dussintals manuella e-postmeddelanden fram och tillbaka (förfrågningar, förtydliganden, påminnelser) innebär att viktig information lätt går förlorad, vilket tvingar teamen att slösa tid på att jaga efter grundläggande detaljer som borde ha varit tydliga från början.
ChatGPT kan lösa detta genom att bli din assistent för utkast. Mata in nödvändig information så får du professionella leverantörsmeddelanden på några sekunder.
Från initial kontakt till påminnelser om deadlines och uppföljningar efter möten säkerställer det en konsekvent kommunikation.
🤖 ChatGPT-prompter för leverantörskommunikation
Initial kontakt med leverantörer: ”Skriv ett e-postmeddelande där du bjuder in [leverantörens namn] att delta i en offertförfrågan för [kategori/projekt]. Ange projektets omfattning, sista inlämningsdag och kontaktuppgifter för eventuella frågor. Använd en formell men välkomnande ton.”
Begäran om förtydligande: ”Skapa ett e-postmeddelande till [leverantörens namn] med en begäran om förtydligande avseende saknade uppgifter i deras anbud. Fråga specifikt om enhetspriser, leveranstider och garantivillkor. Begär svar senast [datum]. ”
Påminnelse om deadline: ”Skapa ett påminnelsemejl till [leverantörens namn] om att deras svar på offertförfrågan för [ID] ska vara inne senast [datum]. Håll tonen artig, kort och professionell och inkludera instruktioner för inlämning igen.”
Uppföljning efter mötet: ”Skriv ett uppföljningsmejl till [leverantörens namn] efter dagens förhandlingssamtal. Sammanfatta överenskomna punkter, återstående förtydliganden och nästa steg med ansvariga personer och deadlines.”
📮 ClickUp Insight: 21 % av respondenterna vill utnyttja AI för att prestera bättre i sitt arbete genom att tillämpa det på möten, e-post och projekt.
De flesta e-postappar och projektledningsplattformar har AI integrerat som en funktion, men det är inte alltid tillräckligt smidigt för att samordna arbetsflöden mellan olika verktyg.
Men vi knäckte koden på ClickUp! Med ClickUps AI-drivna möteshanteringsfunktioner kan du enkelt skapa dagordningspunkter, anteckna från möten, skapa och tilldela uppgifter från mötesanteckningar, transkribera inspelningar och mycket mer – med vår AI Notetaker och ClickUp Brain.
Spara upp till 8 timmars möten per vecka, precis som våra kunder på Stanley Security!
4. ChatGPT för att skapa ett intagsformulär
Ditt upphandlingsteam tar emot inköpsförfrågningar via flera kanaler, inklusive e-post, chatt och informella anteckningar.
Utan en standardiserad intagsprocess kan viktiga detaljer som budget, specifikationer och deadlines missas. Du kan till och med behöva skicka flera förfrågningar för att få dem.
Använd ChatGPT för att skapa ett steg-för-steg-formulär som samlar in all nödvändig information i förväg – uppgiftslämnarens uppgifter, affärsmässiga motiveringar, budgetkoder, efterlevnadskontroller och tidsplaner.
På så sätt kommer varje förfrågan in i processen med fullständiga, standardiserade data, vilket minskar behovet av fram- och återkommande kommunikation och möjliggör snabbare godkännanden.
🤖 Prompt för att skapa ett intagsformulär: ”Skapa ett intagsformulär för upphandling för [företagstyp/bransch]. Inkludera fält för uppgiftslämnarens uppgifter, projektbeskrivning, utgiftskategori, beräknad budget, önskat leveransdatum, efterlevnadskontroller och godkännandeprocess. Formatera det som en strukturerad checklista eller ett webbformulär.”
💡 Proffstips: I ClickUps arbetsyta behöver du inte leta efter detaljer i e-postmeddelanden eller kalkylblad. Använd ClickUp Forms med villkorslogik så att beställare eller leverantörer endast ser de fält som är relevanta för dem.
Exempelvis visas certifieringsuppladdningar endast när en reglerad kategori väljs.
Varje inskickat formulär kan automatiskt skapa en uppgift, tilldela den till rätt ägare och utlösa godkännanden, så att inköpsprocessen kan gå från begäran till åtgärd utan manuellt arbete.
Användningsfall för ChatGPT inom upphandling för mellanchefer
5. ChatGPT för kontraktsgranskning och riskbedömning
Kontraktsgranskningar är en av de största flaskhalsarna inom upphandling. Du måste förlita dig på redan överbelastade juridiska avdelningar för att upptäcka icke-standardiserade villkor, brister i efterlevnaden eller dolda risker.
Även om ChatGPT inte kan ersätta juridikteamet fungerar det som en första granskare i kontraktshanteringsprocessen.
Du kan be programmet att skanna kontrakt för att markera ovanliga prissättningsfaktorer, klausuler om automatisk förnyelse, ansvarsbegränsningar och efterlevnadskrav. Det kan också lyfta fram frågor som kräver djupare juridisk granskning.
🤖 Uppmaning att granska leverantörskontrakt: ”Granska detta leverantörskontrakt för [kategori/projekt]. Extrahera alla klausuler som rör prisjusteringar, automatisk förnyelse, uppsägningsrätt, ansvarsbegränsningar, dataskydd och servicekrediter. Klassificera var och en som standard eller icke-standard baserat på vanliga upphandlingsrutiner. Ge en kort riskbedömning (låg/medel/hög) med motivering och lista klargörande frågor som upphandlingsavdelningen bör ställa innan avtalet skickas till juridiska avdelningen. Avsluta med en sammanfattning på en sida för ledningen som beskriver de fem största riskerna och rekommenderade nästa steg. ”
6. ChatGPT för förhandlingsstöd
Tänk dig att du hade en simulerad förhandling innan du gick in i ett viktigt möte. Det är som att ha en personlig förhandlare som testar dina argument, avslöjar svaga punkter och vässar dina svar.
ChatGPT fungerar som en partner för förhandlingsövningar. Du kan simulera leverantörssamtal, testa motargument och förutse motstånd före det faktiska mötet. Du kan till och med använda detta samtal för att förbereda manus för hantering av invändningar och förbättra dina förhandlingsfärdigheter.
🤖 Rollspelsuppmaning för leverantörsförhandlingar: ”Jag behöver öva på att förhandla med en leverantör innan vårt faktiska möte. Du spelar rollen som leverantör och jag är köparen. Här är situationen:
Produkt/tjänst: [ange vad du köper]
Aktuella villkor: [aktuella priser, betalningsvillkor, leveransschema]
Vad jag vill ändra: [nya villkor du söker]
Leverantörens troliga farhågor: [kassaflöde, marginaler, kapacitet osv. ]
Inled förhandlingarna genom att svara på min inledande begäran med typiska invändningar från leverantören. Använd realistiska branschbegränsningar och farhågor. Var utmanande men rättvis – precis som en riktig leverantör skulle vara.
När vi är klara med diskussionen, ge mig ärlig feedback om:
- Vilka av mina argument var starkast/svagast?
- Vilka invändningar hanterade jag bra eller dåligt?
- Alternativa tillvägagångssätt jag kunde ha provat
- Viktiga punkter som jag missade och som kunde ha förbättrat min position
Är du redo att börja? Här är min inledning: [infoga din inledande förhandlingsförklaring]”
⭐ Bonus: Använd ClickUp Brain MAX – kontextuell AI för smartare förhandlingar.
I ClickUps arbetsyta behöver du inte kopiera förhandlingsdata, villkor eller leverantörsanteckningar till externa verktyg. ClickUp Brain MAX för in kontextuell AI direkt i din arbetsyta. Den förstår dina aktiva projekt, leverantörshistorik och avtalsvillkor – så när du ber den sammanfatta diskussionspunkter eller förbereda motargument känner den redan till sammanhanget.
7. ChatGPT för analys av utgiftsmönster
Som inköpsansvarig på mellannivå är du ofta den första som granskar rådata om utgifter – CSV-utdrag från ERP-system, kalkylblad med historik över inköpsorder (PO) eller leverantörsfakturor.
Du måste upptäcka trender, läckage eller avvikande utgifter tillräckligt snabbt för att kunna presentera användbara insikter för ledningen. Att manuellt rensa och dela upp data tar dock timmar.
ChatGPT påskyndar detta genom att tolka datafiler och sammanfatta den information de innehåller. Det kan lyfta fram de viktigaste kategorierna efter utgifter, markera dubbla leverantörer, avslöja skillnader i enhetspriser och identifiera möjligheter till konsolidering eller omförhandling.
Resultatet är en presentationklar berättelse.
🤖 Prompt för analys av utgiftsmönster: ”Analysera dessa upphandlingsutgiftsdata och identifiera möjligheter till kostnadsminskningar: [klistra in dina utgiftsdata].
Jag behöver att du:
- Upptäck ovanliga utgiftsmönster eller avvikelser som behöver uppmärksammas.
- Identifiera kategorier där vi sannolikt spenderar för mycket jämfört med riktmärken.
- Hitta möjligheter att konsolidera leverantörer eller förhandla fram volymrabatter.
- Markera okonventionella inköp som sker utanför godkända leverantörer.
- Beräkna potentiella besparingar från varje rekommendation
- Prioritera möjligheter efter påverkan och enkelhet att implementera.
Presentera resultaten i en tydlig sammanfattning med specifika belopp i dollar där det är möjligt, samt konkreta nästa steg för varje möjlighet.
8. ChatGPT för automatisering av inköpsorder (PO)
När du skapar en inköpsorder måste du för varje order kontrollera budgetkoder, validera leverantörsuppgifter, anpassa artikelposter och säkerställa att företagets policyer följs.
Den manuella processen är felbenägen, eftersom även felaktiga SKU-nummer eller felaktiga priser kan leda till större problem. Det skulle inte bara skapa konflikter mellan inköp, ekonomi och leverantörer, utan också slösa bort deras tid på korrigeringar och omgodkännanden. I värsta fall kan det leda till böter.
ChatGPT kan automatisera det första utkastet till inköpsorder genom att hämta strukturerade uppgifter som beställningsdata, leverantörsuppgifter och prissättningsvillkor.
Det genererar ett komplett PO-format med redan ifyllda radposter, summor, leveransadresser och villkor. Med human-in-the-loop kan du sedan validera och godkänna PO:n.
ChatGPT kan också flagga inkonsekvenser (som prisavvikelser från avtalade priser) innan inköpsordern skickas.
🤖 Prompt på medelnivå för automatisering av inköpsorder: ”Skapa en inköpsorder för [leverantörens namn] baserat på dessa rekvisitionsuppgifter: [klistra in tabell eller detaljer]. Inkludera PO-nummer, leverantörsuppgifter, artiklar (med SKU, enhetspriser och kvantiteter), total kostnad, leveransadress, betalningsvillkor och ett godkännandeavsnitt. Markera eventuella priser som inte stämmer överens med avtalade priser och markera saknade fält som måste valideras. ”
💡 Proffstips: Be ClickUp Brain att hämta artikelposter, priser och leverantörsdata direkt från uppgifter eller länkade fakturor. Brain hämtar automatiskt informationen och genererar ett strukturerat utkast till inköpsorder som är klart för granskning, godkännande och utskick.
Resultatet blir snabbare cykeltider för inköpschefer som hanterar dussintals inköpsorder varje vecka.
9. ChatGPT för leverantörshantering
Leverantörshantering är resurskrävande på grund av fragmenterade data: prestationsrapporter, SLA:er och uppdateringar om efterlevnad kommer i olika format (kalkylblad, PDF-filer, e-postmeddelanden). Att manuellt konsolidera denna information tar mycket tid och ansträngning, vilket ökar risken för kritiska problem (SLA-överträdelser, certifieringsförfall) som leder till förseningar och ekonomiska påföljder.
Utan standardiserade data drar förnyelsecyklerna ut på tiden och bevisen för leverantörernas prestanda förblir anekdotiska.
ChatGPT hjälper dig att konsolidera fragmenterade uppgifter till strukturerade leverantörsbedömningar, riskdashboards och kvartalsvisa prestationssammanfattningar. Det kan extrahera viktiga detaljer från rapporter eller e-postmeddelanden, flagga återkommande problem och till och med generera åtgärdsplaner för underpresterande leverantörer.
🤖 ChatGPT-prompt för att skapa ett leverantörsresultatkort och en risksammanfattning: ”Sammanställ leverantörsdata för [leverantörsnamn] från följande källor: prestationsrapporter, SLA-loggar och efterlevnadsdokument. Sammanfatta SLA-efterlevnad, leveransprestanda, prisstabilitet och problemfrekvens. Klassificera risker efter kategori (finansiella, operativa, efterlevnad) och tilldela betyg (låg/medel/hög). Skapa sedan ett leverantörsresultatkort på en sida med visuella indikatorer och en 90-dagars förbättringsplan, inklusive specifika korrigerande åtgärder och eskaleringstriggers. ”
⭐ Bonus: Använd ClickUp AI Agents för leverantörshantering. Använd färdiga agenter eller anpassa dem. Dessa agenter kan:
- Övervaka leverantörers KPI:er: Spåra OTIF-prestanda, felfrekvenser och kostnadsvariationer mellan leverantörer i realtid.
- Förutse leverantörsrisker: Identifiera mönster som upprepade SLA-överträdelser eller försenade leveranser innan de blir systematiska.
- Generera förbättringsåtgärder: Rekommendera korrigerande åtgärder eller utarbeta CAPA-uppgifter (korrigerande och förebyggande åtgärder) automatiskt.
- Eskalera på ett intelligent sätt: Vidarebefordra ärenden till inköpsansvariga eller kategorichefer baserat på allvarlighetsgrad och leverantörsnivå.
- Automatisera rapporteringen: Sammanfatta leverantörernas veckovisa hälsotillstånd och skicka uppdateringar direkt till dina ClickUp-dashboards eller Slack-kanaler.
Titta på den här videon för att konfigurera din första AI-agent:
Användningsfall för ChatGPT inom upphandling för ledare
10. ChatGPT för planering av upphandlingsstrategier
En inköpschef (CPO) behöver strategisk tydlighet. Till exempel hur man balanserar kostnadsminskningar med leverantörers motståndskraft och ESG-prioriteringar. Traditionell planering kräver veckor av tvärfunktionella workshops och PowerPoint-presentationer.
ChatGPT sammanfattar den cykeln till några timmar genom att sammanställa leverantörsdata, utgiftsanalyser, marknadsrapporter och interna mål till en enda sammanhängande strategibeskrivning.
Det kan generera upphandlingshandböcker med transformationsmilstolpar, teknikmöjliggörare och prestationsmått som är anpassade till företagets OKR. Ledare kan använda dessa AI-assisterade utkast för att direkt gå in i strategiska diskussioner utan att behöva bygga upp dem från grunden.
🤖 ChatGPT-prompt för planering av upphandlingsstrategi: ”Agera som chefsstrateg för upphandling. Använd informationen nedan för att ta fram en treårig upphandlingsstrategi med (a) mål och nordstjärniga KPI:er, (b) kategorispelböcker, (c) leverantörsportföljstrategi, (d) verksamhetsmodell och roller, (e) data-/teknikplan, (f) risker och riskhantering, (g) 12-månadersmilstolpar.
Indata: Bransch = [ ], Intäkter = [ ], Kostnadsbasmix = [direkt %/indirekt %], Topp 8-kategorier = [ ], Nuvarande mognad (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Besparingsmål = [%], Resiliensmål = [dubbla källor %, tid till återhämtning], ESG-prioriteringar = [ ].
Begränsningar: Budget ≤ [ ], personalökning ≤ [ ], lagstadgade skyldigheter = [ ].
Resultat: 1-sidig sammanfattning, kategoristrategitabell, transformationsplan (kvartalsvis), KPI-träd (ledande/efterföljande), riskvärmekarta, styrningsrytm.
11. ChatGPT för prediktiv utgiftsprognosering
Volatila marknader gör oförutsägbara utgifter till en av de största blinda fläckarna för ledningen.
Chief Supply Chain Officers (CSCO) och Chief Finance Officers (CFO) måste förlita sig på historiska genomsnitt eller statiska budgetar i avsaknad av tillförlitliga prognoser.
ChatGPT kan lägga till marknadsinformation, råvaruindex, valutafluktuationer och leverantörsprestationsdata till interna utgifter för att ta fram framåtblickande prognoser.
Det visar tidiga varningssignaler för överutgifter och modellerar scenarier för riskminimering, såsom volymkonsolidering eller omförhandling med leverantörer.
🤖 ChatGPT-prompt för prediktiv utgiftsprognosering: ”Analysera 24 månaders S2P-data (inköpsorder/fakturor) för att generera en utgiftsprognos för nästa kvartal per kategori med scenarier för låg, hög och normal aktivitet.
Gör:
- Tekniska drivkrafter (volym, enhetskostnad, säsongsvariationer, valutakurser, råvaruindex [specificera])
- Kvantifiera utgifternas känslighet för varje drivkraft (elasticitet)
- Flagga kategorier som sannolikt kommer att överskrida budgeten med >[x] %
- Rekommendera riktade åtgärder (t.ex. volymkonsolidering, säkring, ombud) med ekonomisk påverkan och tidsplanering
Resultat: Sammanfattning (≤12 punkter), kategoritabell (prognos, intervall, drivkrafter, risk), vattenfallskurva med beskrivning (”vad som påverkar siffrorna”), 30/60/90-dagars handlingsplan med ansvariga.
Antaganden: Dokumentera brister i datakvaliteten och konfidensnivån per kategori. ”
📚 Läs mer: Hur man hanterar en SaaS-upphandlingsprocess
12. ChatGPT för riskinformation om leverantörer
En störd leverantör kan stoppa intäkter på miljontals kronor. Ändå upptäcker många CPO:er risken först efter att den har inträffat.
ChatGPT kan fungera som en realtidsanalytiker. Det kan skanna offentliga nyheter, sanktionslistor, ESG-upplysningar och finansiella rapporter för att upptäcka tidiga tecken på instabilitet.
Det kan korrelera externa indikatorer (ägarbyte, strejker, insolvens) med interna KPI:er (leveransförseningar, kvalitetsproblem) och föreslå åtgärder för att mildra effekterna.
🤖 ChatGPT-prompt för leverantörsriskinformation: ”Skapa en leverantörsriskrapport för [leverantörens namn] med hjälp av följande datakällor: interna KPI:er (leveransgrad, defekter, SLA-överträdelser), senaste nyheter och kreditrapporter.
- Bedöm risker inom finansiella, operativa och efterlevnadsmässiga dimensioner
- Tilldela en kvantitativ riskpoäng (1–10)
- Identifiera de fem viktigaste varningssignalerna och rekommenderade åtgärder för att minska riskerna.
- Sammanfatta i en 1-sidig sammanfattning med färgkodade betyg (låg/medel/hög).
13. ChatGPT för ledningsdashboards och rapporter
ChatGPT kan analysera leverantörsresultatkort, inköpsorder och besparingsrapporter för att generera sammanfattningar för kvartalsvisa affärsgenomgångar eller styrelsemöten.
Det kan lyfta fram avvikelser från KPI, förklara skillnader och till och med rekommendera nästa åtgärder – och därmed omvandla mätvärden till praktiska ledningsinsikter.
🤖 ChatGPT-prompt för att förbereda ledningsdashboards: ”Konvertera dessa kvartalsvisa upphandlingsresultat till en rapport som är redo att presenteras för styrelsen. Inkludera:
- Totala utgifter och realiserade besparingar
- Trender och viktiga incidenter avseende leverantörsrisker
- Procentuell efterlevnad av kontrakt
- Genomsnittlig upphandlingscykeltid
- Sammanfattning av initiativ för digital transformation
Format för lättlästhet för ledningen med fem viktiga rekommendationer för nästa kvartal. ”
14. ChatGPT för hållbarhets- och ESG-rapportering
Upphandlingen står för 60–90 % av ett företags hållbarhetsavtryck, men att samla in ESG-data från leverantörer är tidskrävande och fragmenterat.
ChatGPT kan extrahera ESG-upplysningar, utsläppsrapporter och revisionsresultat, koppla dem till CSRD- eller GRI-ramverk och identifiera brister i efterlevnaden.
Det kan också rekommendera förbättringsplaner för leverantörer och generera ledningssammanfattningar för hållbarhetsgranskningar.
🤖 ChatGPT-prompt för att förbereda en sammanfattning av ESG-efterlevnad: ”Sammanställ ett ESG-leverantörsprestationspaket i enlighet med [CSRD/GRI] för de 20 största leverantörerna efter utgifter.
Indata: Leverantörers ESG-upplysningar (tillhandahållna), revisionsanteckningar, risknivå för kategori.
Uppgifter: Extrahera Scope 3-relevanta mått, mångfaldsstatistik, säkerhetsincidenter och policyintyg. Identifiera luckor i förhållande till ramverkets kriterier; föreslå frågor för datainsamling.
Resultat: Heatmap per leverantör/kategori, mognadsnivåer (grundläggande/framsteg/ledande), 6-månaders förbättringsåtgärder med erforderliga bevis och avtalsmässiga påverkansmedel (rapporteringsklausuler, viktning av resultatkort).
Varning: Ange källa för varje mått; markera uppskattningar med konfidensnivå. ”
15. ChatGPT för total ägandekostnad och värdeanalys
CPO:er och CFO:er vill gå från ”enhetskostnadsbesparingar” till total värdeskapande.
ChatGPT kan modellera kostnadsdrivande faktorer från början till slut. Detta inkluderar anskaffning, logistik, energi, underhåll, avfallshantering och riskpremier, och föreslår sätt att omforma specifikationer eller inköpsmodeller.
Det kan också jämföra leverantörers offerter med marknadsnormer för att avslöja insikter om servicekostnader som ofta döljs bakom baspriser.
🤖 ChatGPT-prompt för att modellera TCO-scenarier för viktiga kategorier: ”Utveckla en modell för total ägandekostnad för [kategori/produkt].
Inkludera direkta och indirekta kostnadsdrivare (material, logistik, garanti, underhåll, risk, driftstopp).
Jämför de tre bästa leverantörerna utifrån livscykelkostnad, inte bara pris.
Föreslå tre design- eller processförändringar som minskar den totala kostnaden med minst 8 % utan att kompromissa med kvaliteten.
📚 Läs mer: De bästa verktygen för verksamhetshantering
Begränsningar vid användning av ChatGPT inom upphandling
ChatGPT tillför betydande värde till inköpsverksamheten, men det är inte en programvara för inköpshantering. Det är ett fristående verktyg med begränsningar som du bör känna till.
Bristande kontextmedvetenhet
ChatGPT förstår inte ditt företag. Du måste förklara din upphandlingsstrategi och mata in specifika datapunkter, material, webbplatser och organisatoriska krav för att få relevanta rekommendationer.
Utan djupgående kontext skulle du få generiska rekommendationer som inte tar hänsyn till dina interna begränsningar eller strategiska prioriteringar.
Bristande integration
ChatGPT kan inte automatiskt hämta data från ditt orderhanteringsverktyg eller din logistikprogramvara i realtid. Du måste manuellt exportera data från flera plattformar och mata in dem i ChatGPT för analys. Detta är inte bara tidskrävande, utan skapar också problem med noggrannheten när data blir inaktuella mellan export och analys.
👀 Visste du att? Endast 21 % av företagen har mindre än 70 % av sina utgiftsdata lagrade på ett ställe, vilket innebär att de flesta inköpsteam arbetar i blindo med spridda data.
Sekretess- och säkerhetsfrågor
När du använder ChatGPT för upphandling delar du känslig leverantörsinformation, avtalsvillkor och konkurrenskraftiga prisuppgifter. Detta kan strida mot ditt företags policy mot att dela konfidentiell information med tredjeparts AI-tjänster.
Eftersom standardversionen av ChatGPT bearbetar förfrågningar via OpenAI:s servrar, där anställda kan granska dina konversationer för att förbättra systemet. Utan integritetskontroller på företagsnivå kan dina data äventyras, vilket kan leda till juridiska problem.
❗ Varning: Enligt KPMG:s studie ”Trust in AI” använder 44 % av de anställda AI på ett sätt som strider mot företagets policy, till exempel genom att ladda upp känslig företagsinformation till offentliga AI-verktyg. Ännu mer alarmerande är att 57 % erkänner att de har gjort misstag i arbetet på grund av AI-fel.
Ingen automatiserad arbetsflödesutförande
ChatGPT hjälper till med organisatorisk planering och analys, men kan inte utföra upphandlingsuppgifter automatiskt. AI:n skickar inte inköpsförfrågningar, uppdaterar leverantörsregister eller startar godkännandeprocesser.
Du behöver fortfarande separata system för att implementera strategierna och mallarna. Denna klyfta mellan inköpsplanering och genomförande skapar ytterligare manuellt arbete.
Utmaningar med datakvalitet och verifiering
ChatGPT har en tendens att gynna svar som låter auktoritativa, även när underliggande data är felaktiga eller påhittade. Detta är en vanlig varning vid användning av generativ AI för upphandlingsuppgifter.
Inköpsansvariga måste dubbelkolla all leverantörsinformation, prisuppgifter och efterlevnadsdetaljer innan de fattar beslut. Detta verifieringssteg tar extra tid i forskningsprocesser som teamen hoppas kunna effektivisera.
❗ Varning: Deloitte Australia återbetalade en del av 440 000 australiska dollar efter att en AI-assisterad rapport som levererats till den australiska regeringen visade sig innehålla fabricerat innehåll – falska domstolsutlåtanden, påhittade citat och felaktiga referenser.
Det här avsnittet fungerar som en väckarklocka för företags- och ekonomiteam: AI-verktyg kan inte litas på blint, och mänsklig övervakning, särskilt vid rapportering eller kontraktsförhandlingar med höga insatser, är fortfarande avgörande.
Ingen övervakning i realtid
ChatGPT integreras inte med leverantörsdatabaser eller övervakningssystem för att tillhandahålla aktuella uppdateringar om leverantörers prestanda. Du måste samla in prestationsdata från flera källor för att få korrekta leverantörsbedömningar.
Detta hindrar kontinuerlig övervakning och skapar blinda fläckar som kan påverka strategiska beslut och riskhantering i leverantörsrelationer.
📮 ClickUp Insight: 16 % av cheferna har svårt att integrera uppdateringar från flera verktyg i en sammanhängande vy. När uppdateringarna är spridda lägger du mer tid på att sammanställa information och mindre tid på att leda.
Resultatet? Onödiga administrativa bördor, missade insikter och bristande samordning. Med ClickUps allt-i-ett-arbetsyta kan chefer centralisera uppgifter, dokument och uppdateringar, vilket minskar arbetsbördan och lyfter fram de insikter som är viktigast, precis när de behövs.
💫 Verkliga resultat: Samla 200 professionella medarbetare i ett enda ClickUp-arbetsutrymme med hjälp av anpassningsbara mallar och tidrapportering för att minska omkostnaderna och förbättra leveranstiderna på flera platser.
ChatGPT-alternativ för upphandling
ChatGPT:s begränsningar som fristående verktyg gör det opraktiskt för hela upphandlingsprocessen.
Om du verkligen vill effektivisera upphandlingen behöver du ett AI-upphandlingsverktyg som bygger på din befintliga infrastruktur för projektledning.
Precis som ClickUp, en app för allt som rör arbete, som låter dig hantera projekt, spåra leverantörer, automatisera arbetsflöden och analysera upphandlingsdata från en enda plattform. Och med en centraliserad AI (ClickUp Brain) kan du koppla samman alla delar av din verksamhet. Så här gör du:
Ställ in upphandlingsarbetsflöden med en ClickUp-mall.
ClickUps upphandlingsmall erbjuder ett strukturerat ramverk utan kod för att effektivisera hela upphandlingsprocessen. Den levereras med fördefinierade inställningar för intagsförfrågningar, RFP:er, kontraktsförhandlingar och interna upphandlingsåtgärder, så att du inte behöver skapa arbetsflöden från grunden.
Använd ClickUps upphandlingsmall för att:
- Utarbeta standardrutiner för upphandling: Skapa standardiserade rutiner så att alla i teamet har tydliga, dokumenterade processer.
- Spåra inkomna förfrågningar: Hantera upphandlingsförfrågningar från olika avdelningar med prioritetsnivåer och förfallodatum synliga i en överskådlig vy.
- Övervaka leverantörers prestanda: Visualisera leverantörers prestandadata efter nivå, risk, kontaktinformation och projektstatus i åtta olika ClickUp-vyer.
- Visualisera viktiga partnerskap: Få nödvändig leverantörsinformation, inklusive deras risknivåer och kontaktuppgifter med Tier 1 Mission Critical View.
💡 Proffstips: Använd dra-och-släpp-noder i ClickUp Mind Maps för att rita kopplingar mellan komplexa upphandlingsprocesser. Visualisera olika upphandlingssteg och identifiera flaskhalsar innan de påverkar din supply chain management.
Skapa delbara upphandlingsdokument med ClickUp Docs
ClickUp Docs erbjuder en centraliserad hubb för att skapa och lagra alla dina kontrakt och dokument. Med Docs kan du bjuda in flera teammedlemmar att arbeta med upphandlingsdokument och begränsa behörigheter för att hantera utmaningar med versionskontroll.
Dokument kan enkelt länkas till dina ClickUp-uppgifter och upphandlingsregister. Det innebär att du inte behöver leta igenom e-postkedjor eller delade enheter för att hitta den senaste versionen av avtalet när en leverantör ringer om villkoren.
Få tillgång till kontextuell AI med ClickUp Brain
I Docs har du också tillgång till ClickUp Brain. Med artificiell intelligens för upphandling direkt i din dokumentredigerare kan du:
- Skapa avtalsmallar: Skapa standardmallar för lager, offerter, förslag och serviceavtal baserat på ditt företags tidigare avtal.
- Anpassa leverantörsdokument: Brain hämtar relevant data från din leverantörsdatabas för att fylla i kontaktuppgifter och prishistorik så att du inte behöver uppdatera varje dokument manuellt.
- Granska avtalsrisker: Brain kan analysera komplexa juridiska dokument och flagga potentiella problem som ofördelaktiga betalningsvillkor eller saknade uppsägningsklausuler.
- Sammanfatta leverantörers förslag: Brain skapar koncisa sammanfattningar av långa förslag och lyfter fram viktiga prisskillnader och tidsplanvariationer mellan olika leverantörer.
- Granska efter regelefterlevnad: Brain kontrollerar avtal mot branschens regelkrav och identifierar saknade certifieringar eller säkerhetsprotokoll.
Automatisera upphandlingsarbetsflöden med ClickUp Automations
Att spåra godkännanden, vidarebefordra inköpsförfrågningar, följa upp leverantörsuppdateringar och avsluta fakturaprocessen är uppgifter som tar upp mycket av din tid.
Med ClickUp Automations kan du förvandla dessa rutinmässiga steg till självkörande arbetsflöden.
Automatiseringar kan flytta uppgifter mellan olika steg, tilldela ägare baserat på utgiftströsklar eller utlösa varningar när leverantörscertifieringar eller kontraktsdatum närmar sig utgångsdatum. Inköpsförfrågningar kan skickas automatiskt för godkännande när kostnads- eller avdelningsvillkoren är uppfyllda.
Här är några automatiseringar som du kan ställa in:
Arbetsflöde för budgetgodkännande
Inköpsbegäran inlämnad → Budget överstiger 5 000 dollar → Tilldela automatiskt till ekonomichefen → Skicka godkännandemeddelande
Övervakning av leverantörsrisker
Ändringar i leverantörsriskbedömning → Statusuppdateringar till ”Hög risk” → Skapa granskningsuppgift → Meddela inköpsteamet inom 24 timmar
Varningar om kontraktsförnyelse
Kontraktets utgångsdatum närmar sig → 90 dagar före deadline → Skapa förnyelseuppgift → Tilldela leverantörsrelationsansvarig
Visualisera upphandlingsprestanda med ClickUp Dashboards
Du kan bara förbättra det som mäts. Med ett stort antal mätvärden att mäta under hela upphandlingscykeln blir det svårt att spåra dem manuellt.
ClickUp Dashboards är ett stort tidsbesparande verktyg som ger dig en samlad översikt över dina kontrakt och leverantörsdata. Oavsett om du övervakar leveranstider, kostnadsbesparingar eller efterlevnadsresultat kan du se hela din upphandlingsprocess på ett ögonblick.
📊 Här är några av de KPI:er för upphandling som du kan spåra med ClickUp:
- Leverans i tid (OTD): % av leverantörsleveranser som slutförts enligt plan
- Uppnådda kostnadsbesparingar: Totala besparingar från förhandlade kontrakt eller leverantörskonsolidering
- Upphandlingscykeltid: Genomsnittlig tid från rekvisition till inköpsorder
- Kontraktsefterlevnadsgrad: % av inköp som gjorts inom ramen för aktiva kontrakt
- Leverantörers felprocent: % av leveranser som avvisats på grund av kvalitetsproblem
- Hanterade utgifter: Del av de totala utgifterna som hanteras genom formella upphandlingsprocesser.
- Leverantörers svarstid: Genomsnittlig tid som leverantörer tar på sig att svara på offertförfrågningar eller förtydliganden.
- Fakturaprecision: % av fakturor som behandlats utan avvikelser
- Leverantörsriskpoäng: Vägd poäng som kombinerar efterlevnad av SLA, finansiell stabilitet och efterlevnad av regler.
💡 Proffstips: Använd AI-kort i dashboards för att bädda in smarta, dynamiska insikter direkt i inköpsdashboards.
Du kan köra anpassade uppmaningar (via AI Brain-kort), få sammanfattningar eller automatiskt generera projektuppdateringar baserat på senaste aktiviteten. AI-kort uppdateras när dina underliggande data ändras, så att dina instrumentpaneler alltid är aktuella och redo för beslut.
Centralisera konversationer där arbetet utförs
Håll alla konversationer kopplade till den exakta uppgiften, RFP:n eller inköpsordern som de avser med hjälp av ClickUp Chat.
När en leverantör skickar uppdaterade prisvillkor kan kategorichefen till exempel lägga in dessa anteckningar direkt i chattkanalen som är kopplad till den leverantörsuppgiften. Ekonomi-, drifts- och juridikteam kan visa, diskutera och uppdatera nästa steg på ett och samma ställe – utan e-postkaos och utan att kontexten går förlorad.
För live-samarbete gör SyncUps i ClickUp Chat det enkelt att hålla diskussioner i realtid precis där arbetet utförs. Du kan starta ett ljud- eller videosamtal direkt i en kanal eller uppgift.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Chat på mobilen för att hålla inköpssamtalen flytande – även när du inte sitter vid ditt skrivbord.
Konvergerad AI-arbetsyta: En central plats för intelligent upphandling
ClickUps Converged AI Workspace sammanför dina dokument, uppgifter, chattar och AI-funktioner i en enda enhetlig miljö. Istället för att växla mellan Excel, e-post, kontraktsarkiv och analyspaneler arbetar du i ett enda intelligent fönster där sammanhanget bevaras och insikterna flödar naturligt.
I ett upphandlingssammanhang betyder konvergerad AI:
- Sömlös länkning av leverantörsdokument, anbudsförfrågningar och utvärderingschattar
- AI-sammanfattning av avtalsvillkor, leverantörsrisker och prestandatrender direkt bredvid arbetsuppgiften.
- Övergångar med ett klick från Chat → Uppgift → AI-prompt → Rapport, utan att förlora sammanhanget.
🔴 Arbetsutbredning: Den tysta produktivitetsdödaren. Fragmenterade verktyg fördröjer beslutsfattandet, leder till dubbelarbete och döljer viktig information i isolerade silos – något som kallas arbetsutbredning. Med hjälp av en konvergerad AI-arbetsplats kan inköpsteamen slå samman dessa silos till en sammanhängande, datadriven miljö.
Effektivisera din upphandlingsprocess med ClickUp
Det går inte att förneka att AI inom upphandling förvandlar tidskrävande uppgifter till intelligenta, självoptimerande arbetsflöden.
Men verktyg som ChatGPT hanterar endast enskilda uppgifter isolerat.
Om du behöver en plattform som kopplar samman dina leverantörsdata, kontrakt, godkännanden och kommunikation i ett intelligent system, så samlar ClickUp allt på ett ställe. Med alla dina uppgifter, filer, konversationer och arbetsplatsdata på ett ställe är ClickUp den enda samlade arbetsplatsen som du och ditt team behöver för att driva en effektiv och ändamålsenlig upphandlingsverksamhet.
För att börja automatisera dina upphandlingsprocesser, registrera dig gratis på ClickUp.