Om du frågar en inköpsansvarig om deras arbetsliv kommer de att ge dig en inblick i deras kaotiska värld. Inköpschefer balanserar alltid flera prioriteringar samtidigt.
Å ena sidan utsätts de för press från olika interna intressenter att upphandla material och anlita leverantörer för att säkerställa leveranser och tjänster av hög kvalitet i rätt tid.
Dessutom finns det ett extra tryck att se till att all upphandling sker inom strikta budgetramar. Upphandlingsfunktionen präglas också av utmaningar i leveranskedjan, bland annat att få rimliga priser, kvalitetsleveranser och punktliga leverantörsbetalningar.
Varför står inköpsproffs inför utmaningar? Vilka är de vanligaste utmaningarna inom inköp? Hur kan tekniken hjälpa till att lösa utmaningarna inom inköp?
I det här blogginlägget undersöker vi dessa områden i detalj och presenterar lösningar för att effektivisera hanteringen av leveranskedjan och upphandlingsprocessen.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
- Upphandlingspersonal kämpar med att balansera intressenternas krav, budgetar och komplexa problem i leveranskedjan.
- Upphandlingsrollen har utvecklats och omfattar nu strategiska affärsbidrag som går utöver grundläggande administration.
- De viktigaste utmaningarna är stigande inflation, brist på kompetent personal, ineffektiv kontraktshantering och felaktiga data.
- Dålig intern kommunikation skapar silos, vilket hindrar strategisk samordning och effektiv drift.
- Upphandlingsavdelningarna måste hantera olika risker, bland annat prisinstabilitet, störningar i leveranskedjan, bedrägerier och leverantörsproblem.
- Bristen på teknik bromsar processerna och ökar sårbarheten för risker.
- Tekniska lösningar som automatisering, e-upphandlingssystem och avancerad analys kan hantera dessa utmaningar.
- Verktyg som ClickUp presenteras som effektiva lösningar för att effektivisera upphandlingsprocesser och förbättra samarbetet.
Förstå upphandlingsutmaningarna
Innan vi går in på de viktigaste utmaningarna som upphandlingsavdelningarna står inför, ska vi analysera varför upphandlingsfunktionen står inför utmaningar.
Inköpsavdelningen betraktades tidigare som en administrativ funktion i verksamheten, som säkerställde tillgången till kvalitetsmaterial vid rätt tidpunkt. Sedan 2000-talet har dock inköpsfunktionens roll utvidgats ytterligare och omfattar nu även organisationens strategiska frågor.
Idag ansvarar inköpsproffs för att utveckla strategier som har en positiv inverkan på företagets resultat. De måste också optimera sin dagliga verksamhet, till exempel hantera inköpsorder och leverantörer samt utföra efterlevnadskontroller.
Leverantörs- och säljarehantering, leveranskedja, kostnadsoptimering och riskminimering är ytterligare ansvarsområden för den moderna inköpschefen.
Marknadsrisker, kritisk brist på råvaror, volatila globala handelsfrågor och företagsledares självbelåtna inställning till ny teknik driver dock inköpsavdelningen till randen av kollaps.
💡Proffstips: En överskådlig inköpsdashboard kan hjälpa dig att hålla koll på alla utmaningar i realtid. Lär dig hur du skapar en.
8 vanliga utmaningar inom upphandling
Upphandlingsprocessens omfattande karaktär utsätter den för olika risker och utmaningar. De vanligaste utmaningarna inom upphandling är:
Stigande inflation
De stigande råvarukostnaderna ger inköpscheferna sömnlösa nätter. Faktorer som störningar i leveranskedjan, leveransrisker, trånga arbetsmarknader och ofördelaktig ekonomisk politik har ökat kostnaderna.
COVID-19 och de pågående krigarna är de två viktigaste faktorerna bakom de stigande materialkostnaderna. Intermittenta nedstängningar har hållit produktionen låg, vilket har ökat klyftan mellan efterfrågan och utbud och i slutändan lett till högre priser.
Ryssland och Ukraina är viktiga energiexportörer, men på grund av konflikten är produktionen låg, vilket ökar trycket på inköpsteamen att skaffa nödvändiga resurser till ett högt pris. Efter invasionen ökade energipriserna med 20 % under fem månader.
Inköpschefer behöver hjälp med att upprätthålla kostnadseffektiva inköpsstrategier på grund av snabbt stigande priser. Detta gör den stigande inflationen till en av de största inköpsutmaningarna 2024 som företagsledare måste övervinna.
Brist på talanger
En betydande utmaning för företag är behovet av fler kompetenta yrkesverksamma inom inköpsfunktionen och leveranskedjan. Den stora avgångsvågen, som främst drabbat den amerikanska marknaden, och den efterföljande recessionsliknande utvecklingen har skapat oro på arbetsmarknaden.
Företagen pressar sina nuvarande anställda att göra mer med mindre resurser för att fylla tomrummet. Den befintliga personalen är därför överarbetad och ständigt utbränd. Produktiviteten är på en historiskt låg nivå och frånvaron ökar, vilket ytterligare komplicerar inköpsstrategin.
Under 2024 måste inköpschefer identifiera ineffektiva processer som tar upp personalens tid och energi och hitta sätt att automatisera dem.
Kontraktshantering
Kontraktshantering är grunden för att upprätthålla leverantörsrelationer. Kontraktet är visserligen ett juridiskt dokument som markerar början på en ny relation med en leverantör, men dess syfte är mycket bredare än så.
Målet är att göra det möjligt för företaget att leverera produkter till ett konkurrenskraftigt pris. Kontraktet säkerställer stabil och högkvalitativ leverans av material samt affärens totala kostnadseffektivitet.
De flesta inköpsteam kan dock inte prestera till sin fulla potential på grund av långa ledtider, manuella processer, leverantörsrelaterade problem, bristande kommunikation och samordning samt förlorade kontrakt.
Detta leder till förlorade möjligheter till kostnadsbesparingar, risker för bristande efterlevnad av regler, ansträngda leverantörsrelationer och dåliga beslut. Företag behöver ett effektivt upphandlingssystem för att automatisera och centralisera hanteringen av leverantörskedjan.
Felaktiga data
I de flesta företag hanterar inköpsteamen datainmatningen manuellt. De matar in data i kalkylblad och äldre system med begränsade automatiserings- och analysfunktioner. Eftersom data hanteras manuellt är den i första hand inkonsekvent och utsatt för mänskliga fel.
Konsekvensen av en databas av dålig kvalitet är dålig och långsam beslutsfattning. Företag går miste om viktiga möjligheter och utsätter sig för oönskade risker, såsom att beställa för mycket lager på grund av avvikelser i lagernivåuppgifterna.
Å andra sidan gör korrekta och tillförlitliga data det möjligt för inköpschefer att fatta välgrundade beslut och få insyn i inköpsprocesserna.
De får realtidsinformation och exakta data om efterfrågemönster, marknadsrisker, leveranskrav och leverantörsspecifika nyckeltal som ledtid och avkastning på investeringar.
Inköpsavdelningen i snabbväxande företag bör överväga att använda en centraliserad datalösning för att automatisera datainsamling och analys, vilket underlättar deras arbete och finansiella revisioner.
📮ClickUp Insight: 13 % av våra undersökningsdeltagare vill använda AI för att fatta svåra beslut och lösa komplexa problem. Men endast 28 % uppger att de använder AI regelbundet i sitt arbete.
En möjlig orsak: Säkerhetsrisker! Användarna kanske inte vill dela känslig beslutsinformation med en extern AI.
ClickUp löser detta genom att erbjuda AI-driven problemlösning direkt i din säkra arbetsmiljö. Från SOC 2 till ISO-standarder uppfyller ClickUp de högsta datasäkerhetsstandarderna och hjälper dig att säkert använda generativ AI-teknik i hela din arbetsmiljö.
Bristande intern kommunikation
Dålig intern kommunikation är en av de mest uppseendeväckande utmaningarna inom upphandling, eftersom den står i direkt motsats till de högre chefernas förväntningar på upphandlingsgruppen, som antar rollen som strategiska ledare.
Upphandlingsgruppen arbetar självständigt och är därför i första hand beroende av andra gruppers resurser, såsom finansiell information och tvärfunktionellt samarbete.
Denna information kan dock nå dem när det finns ett robust internt kommunikationsnätverk.
En av de största utmaningarna för inköpsteamet är att de arbetar i silos; de känner inte till organisationens övergripande strategi och har begränsad förståelse för framtida behov.
Brist på teknik gör att viktiga processer går långsamt, eftersom datainmatningen är manuell och oorganiserad. Detta minskar också förmågan att lösa de nuvarande problemen och gör verksamheten mer sårbar för risker. Ett tekniskt system är nödvändigt för att företaget ska kunna anpassa sig till de föränderliga affärsförhållandena och övervinna utmaningarna inom upphandlingen.
Riskhantering
Inköpsteamen levererar bästa resultat när det finns en stark grund för riskhantering. Inköp är en lång process som påverkas av flera interna och externa faktorer.
Dessa faktorer leder också till interna risker, såsom medarbetarnas beteende, och externa risker, som är svårare att kontrollera, såsom globala händelser.
Men följande risker står högst upp på en inköpschefs lista över risker i leveranskedjan:
Prisinstabilitet
För närvarande är marknaden för leverantörskedjor volatil. De kontinuerliga prisändringarna ökar inköpskostnaderna. Eftersom leverantörerna kräver mer pengar är det viktigt att ha en flexibel budget för att undvika lagerbrist.
Störningar i leveranskedjan
Leveranskedjor kan störas oväntat av faktorer som krig, politiska problem och naturkatastrofer. Den största utmaningen här är att skaffa material från en annan leverantör i sista minuten. Nyckeln här är att etablera ett responssystem för att hantera sådana situationer mer effektivt samtidigt som man samarbetar med en upphandlingsspecialist.
Bedrägeri
Upphandlingsprocessen är utsatt för bedrägerier från olika håll: anställda, leverantörer eller entreprenörer. Fakturabedrägerier inträffar vanligtvis när leverantörer höjer kostnaden och upphandlingsgruppen godkänner den utan att kontrollera den. Prisöverenskommelser är ett annat vanligt förekommande bedrägeri där entreprenörer samarbetar för att höja kostnaden eller avstå från rabatter.
Leverantörsproblem
Att upprätthålla solida och positiva leverantörsrelationer är grunden för att lösa inköpsutmaningar. Många leverantörsproblem beror på interna faktorer som otydliga specifikationer och krav. Om leverantörerna kommunicerar sina förväntningar blir det lättare att hantera leveranser av hög kvalitet.
På samma sätt är bristande due diligence vid leverantörsbedömningar för att förstå deras kapacitet och bristande enighet om KPI:er andra faktorer som ökar spänningarna i leverantörsrelationshanteringen.
Brist på teknik
Bristen på digitalisering i upphandlingsprocesserna är ett problem för företag som har ambitiösa planer på att skala upp sin upphandlingsverksamhet. Om inte ny teknik blir en integrerad del av den dagliga verksamheten kommer de aldrig att kunna utnyttja upphandlingsstrategins fulla potential.
Brist på teknik gör att viktiga processer går långsamt, eftersom datainmatningen är manuell och oorganiserad. Detta minskar också förmågan att lösa de aktuella problemen och gör verksamheten mer sårbar för risker. Företag behöver ett tekniskt system för att kunna anpassa sig till förändrade affärsförhållanden.
Teknikens roll i hanteringen av utmaningar inom upphandling
Tekniken kommer att spela en viktig roll för att övervinna de största inköpsutmaningarna i företagen. Här är några områden som kommer att genomgå den största omvandlingen på grund av digitaliseringen:
Automatiserade processer
Tekniken kommer att medföra den mest framträdande förändringen genom att automatisera lågvärdiga uppgifter såsom inköpsbegäranden, inköpsorder och fakturahantering. Samtidigt minskar mänskliga fel med automatiseringen.
Detta frigör tid i upphandlingschefernas scheman så att de kan fokusera på viktiga strategiska uppgifter som att planera nya strategiska initiativ, utveckla idéer för leverantörsförhandlingar och hantera leverantörsadministration.
Inrätta ett e-upphandlingssystem
E-upphandlingssystem är upphandlingshanteringsprogramvara som automatiserar hela upphandlingsprocessen från offertförfrågan (RFQ) till betalning. De spelar också en viktig roll när det gäller att genomdriva policyer och skapa större transparens. Programvaran centraliserar all intern upphandlingsdata och alla interna upphandlingsverktyg och visar tydligt var övervakning krävs.
Avancerad analys och rapportering
Den digitala omvandlingen kommer att ge företagen välbehövlig tillgång till djupare insikter i upphandlingsdata. Med avancerade analysfunktioner kan upphandlingsgruppen analysera big data för att identifiera utgiftsmönster och kostnadsbesparingsmöjligheter för att utvärdera leverantörernas prestanda.
Verktyg för artificiell intelligens (AI) kommer att förbättra den ytterligare genom att prognostisera efterfrågan, identifiera marknadstrender och optimera inköpsstrategin. Dessa insikter kommer att förbereda ledningen på att vara mer motståndskraftig mot störningar i leveranskedjan och anpassa sin lagerhanteringsstrategi därefter.
Förbättrat samarbete
Genom att centralisera data från olika verktyg samlas alla team. Realtidssamarbete mellan flera avdelningar är inte längre en avlägsen dröm, eftersom teamen kan komma åt alla typer av data med hjälp av programvara för upphandlingshantering.
Programvaran samordnar alla i arbetet och ger intressenterna en överblick över hela projektet.
Detta är ett utmärkt tillfälle för inköpsavdelningen att upprätthålla transparensen gentemot leverantörerna genom att centralisera kontraktsinformationen och bedöma riskerna med hjälp av leverantörshanteringsprogramvara.
Mer innovation
Upphandlingscheferna kommer äntligen att få en plats vid förhandlingsbordet för att bidra till företagets strategi genom att arbeta med idéer för produktinnovation.
De kan samarbeta med FoU-avdelningen för att brainstorma planer som att göra upphandlingsprocessen mer hållbar och lägga tonvikten på att arbeta med leverantörer som tillhandahåller miljövänliga material.
Allmänna tips för att övervinna utmaningar inom upphandling med ClickUp
Upphandling är en lång process, och teknik är svaret på de mest akuta utmaningarna. Företagen måste dock noggrant välja ut programvaran för att effektivisera verksamheten.
ClickUp är en avancerad upphandlingsprogramvara som fyller luckorna genom att automatisera upphandlingsprocesserna. Automatiseringsfunktionerna är perfekt anpassade efter upphandlingsgruppernas krav.
Det finns färdiga arbetsflöden för processautomatisering som du kan välja och anpassa efter dina behov. Spåra inköpsförfrågningar som tilldelats dina teammedlemmar och statusuppdateringar.
ClickUp integreras med dina befintliga verktyg som Slack och Google Sheets, vilket ger dig möjlighet att samarbeta med ditt team utan att behöva byta fönster och komma åt data i teamchattar. Starta diskussioner med interna intressenter, få godkännanden och dela offerter i relevanta kanaler.
Med ClickUps upphandlingsmall kan du effektivisera din process för hantering av leverantörskedjan. Spåra, hantera och övervaka enkelt alla aktiviteter, såsom intagsförfrågningar från intressenter, acceptera prisförslag från leverantörer och håll koll på kontraktsförhandlingar och godkännandeprocesser.
Den kodfria databasen hjälper dig att visualisera framstegen på ett och samma ställe. Optimera kommunikationen och samarbetet med leverantörer och teammedlemmar och säkerställ rättvisa och transparens.
Det finns två aspekter av framgångsrik supply chain management: att skapa en handlingsplan för upphandling och en strategi för optimering av supply chain.
Handlingsplanen säkerställer att du får alla varor och tjänster i tid och inom budget.
Strategin hjälper dig att hålla ordning, förbättra kommunikationen och ligga steget före i förhandlingarna.
Mallen för upphandlingshandlingsplan från ClickUp hjälper dig att göra just det genom att:
- Planera varje uppgift, fördela dem mellan teammedlemmarna och lägg till tidsplaner.
- Prioritera mål för effektivt genomförande
- Dela uppdateringar om framsteg med ledningen snabbt och enkelt
Det bästa är att ClickUp kombinerar upphandling, dokument, mål, diagram och mycket mer, så att du inte behöver slösa tid på att växla mellan flera plattformar för att slutföra en uppgift.
ClickUp List View är till exempel perfekt för upphandlingsprocesser och budgethantering med anpassade fält, taggar och sorteringsfunktioner. Få en översikt över dina uppgifter och sortera eller filtrera dem snabbt.
ClickUp AI fyller automatiskt i dina inköpshanteringsdokument och mallar för att öka ditt teams produktivitet och minska mänskliga fel. Därefter kan du omvandla inköpsplaner till genomförbara uppgifter på några sekunder.
Slutligen, lagra all din interna och externa dokumentation i ClickUp Workspace och använd ClickUp som en enda källa till information för alla dina upphandlingsbehov.
Är du redo att ta itu med dina upphandlingsutmaningar? Skapa ett gratis ClickUp-konto och börja effektivisera dina upphandlingsprocesser.