Har du någonsin undrat hur en dag i livet för en inköpschef ser ut? Det är en roll som kan kännas mystisk och förvirrande om man inte själv lever det livet, men idag lyfter vi på locket och visar hur livet som inköpschef ser ut och vad det innebär.
I denna utförliga guide går vi igenom vad en inköpschef är, vad deras dagliga arbete innebär, vilka färdigheter och tekniker de behöver och hur du kan bygga en framgångsrik karriär inom inköpsbranschen. 💼
Vad är en inköpschef?
En inköpschefs roll är att övervaka hanteringen av leverantörskedjan och hur företaget köper (eller anskaffar) material, tjänster eller förnödenheter. Deras arbete innebär att hitta rätt leverantörer, förhandla om kostnader för kontrakt eller inköpsorder och skaffa den bästa tjänsten eller de bästa materialen till bästa pris.
Även om vi i den här artikeln talar om inköpschefer, kan du också höra rollen beskrivas som inköpsansvarig eller inköpsspecialist. Den specifika titeln beror på företagets policy, men rollen är densamma – att effektivt skaffa fram varor och tjänster till organisationen.
En typisk dag för en inköpschef
Låt oss gå rakt på sak och titta på vad en inköpschef faktiskt gör i sitt dagliga arbete. Dessa arbetsuppgifter nämns ofta i jobbeskrivningar, men bara på ett vagt sätt. Här tittar vi närmare på vad arbetet innebär så att du kan avgöra om det är rätt roll för dig.
Arbeta med inköpsavtal
En stor del av en inköpschefs roll handlar om att göra bra inköp för företaget. Det innefattar att arbeta med inköpsavtal – kontrakt där du förbinder dig att köpa en viss mängd av en produkt eller tjänst i utbyte mot en rabatt. 🤝
Inköpsavtal och avtalshantering tar tid, vilket innebär att många chefer ägnar en del av varje dag åt förhandlingar, granskning av avtal och slutförande av avtal. Dessa uppgifter kan dock utföras på veckobasis eller månadsbasis.
När dessa avtal väl har ingåtts säkerställer de en rabatterad prisnivå på tjänster eller leveranser över tid, vilket gör det enklare för alla att prognostisera kostnader och hålla budgeten.
Säkerställa efterlevnad
Som inköpschef behöver du ha god förståelse för processer och rutiner för att säkerställa att du följer gällande regler. En del av rollen innebär att skapa och följa inköpspolicyer och rutiner, hantera risker och genomföra revisioner för att säkerställa efterlevnad. ⚖️
Det är viktigt att följa dina egna interna upphandlingspolicyer, eftersom du annars riskerar att utsättas för utmaningar från potentiella leverantörer eller anklagelser om favorisering eller mutor. Förutom att följa dina egna policyer måste du också kontrollera att dina leverantörer har adekvata policyer, särskilt om du är mottagare av finansiering eller statliga bidrag som kräver att du gör det.
Utvärdera leverantörer
Innan du kan underteckna ett inköpsavtal med en leverantör måste du först hitta rätt leverantör. En inköpsspecialists roll innefattar att leta upp potentiella leverantörer, skapa en lista och sedan utvärdera dem för att hitta den som passar bäst.
Om du inte arbetar i en liten organisation kommer denna uppgift att involvera andra medlemmar i teamet och kan behöva lyftas upp till styrelsenivå för ett slutgiltigt beslut. Inköpsteamet kommer att samarbeta för att hitta leverantörer, kontrollera referenser, begära offerter med hjälp av mallar för offertförfrågningar och använda ett ramverk eller en utvärderingsmetod för att jämföra dem med varandra eller inom hela leveranskedjan.
Hantera och samordna personal
Om du är inköps- eller upphandlingschef arbetar du ofta tillsammans med ett upphandlingsteam som kan stödja dig i dina ansträngningar att få det bästa avtalet för din organisation. En chefs roll innebär att samordna personalen och ge dem förutsättningar att arbeta på bästa sätt. 🎉
I en större organisation kan du ha ansvar för en rad supportroller på nybörjarnivå och inköpsansvariga. Beroende på din teamstruktur kan din roll vara att tilldela uppgifter, övervaka utbildning, erbjuda support och agera som ledare för att guida ditt team mot framgång.
Hålla data uppdaterade
Inköps- och upphandlingsvärlden involverar mycket data. Det finns allt från din leverantörslista till det exakta priset per enhet på varje material eller förbrukningsvara du någonsin skulle kunna vilja köpa. 📝
Oavsett om du arbetar ensam eller i ett litet team kommer en del av dina dagliga arbetsuppgifter att bestå i att underhålla dessa data och se till att de är uppdaterade och korrekta. I ett större team kan en inköpsansvarig eller assistent istället ta på sig denna roll.
Viktiga färdigheter för en framgångsrik inköpschef
Nu när vi har bekantat oss med några av upphandlingschefens dagliga eller veckovisa arbetsuppgifter kan vi titta närmare på de färdigheter och kunskaper du behöver för att lyckas.
Förhandlingsfärdigheter
Duktiga inköpsproffs är briljanta förhandlare. Det är en färdighet som du kommer att behöva använda ofta för att få bra rabatter och sluta inköpsavtal med dina mest efterfrågade leverantörer.
Om detta inte är ett av dina starkaste områden just nu, ta en kurs i förhandlingsfärdigheter eller försök skaffa dig arbetserfarenhet i en miljö där dessa färdigheter används flitigt, till exempel inom försäljning. För att lyckas inom inköpsbranschen måste du kunna formulera dina åsikter, förhandla och få ett bättre avtal än vad du kan hitta någon annanstans – så detta bör stå högst upp på din lista över färdigheter. 💡
Analytiska färdigheter
Inköpschefer fattar många beslut, vilket innebär att du måste kunna analysera data för att fatta det bästa beslutet du kan i det ögonblicket.
Inköpschefer vet hur man tolkar data, vad man ska göra med den och hur man använder den för att fatta välgrundade beslut. De kan använda den data de har, vet var de ska vända sig för att få den information de saknar och kombinerar all sin kunskap för att välja rätt leverantör. ✅
Kompetenser inom leverantörsrelationshantering
Det kan låta som att inköp bara handlar om data och leveranser, men det handlar faktiskt om mycket relationshantering och kommunikationsförmåga. Om du inte kan bygga starka relationer är det osannolikt att du kan skapa långsiktiga partnerskap med andra.
Blivande inköpschefer måste fokusera på kommunikation, lyssnande och social kompetens om de vill lyckas i branschen. Du måste veta hur man lär känna människor, förstår deras önskemål och behov och kan kommunicera effektivt i alla led av inköpsprocessen. 💬
Färdigheter inom lagerkontroll
Du kan inte veta vad du behöver beställa om du inte är säker på hur dina lagernivåer ser ut. Av denna anledning är starka kunskaper inom lagerkontroll ett måste inom inköpsbranschen.
Duktiga inköpschefer har alltid koll på sina lagernivåer och sitt lager. Du tänker framåt, beställer med tillräcklig ledtid för att kunna upprätthålla leveranserna och anpassar dig efter eventuella förändringar om du tar på dig ett nytt projekt eller kontrakt. 📋
ERP-kunskap
Lyckligtvis förväntas du inte kunna utantill om du har ont om en viss vara eller behöver öka tillgången inom ett specifikt område. För det finns det verktyg för resursplanering (ERP).
Hur många och vilka resurser du behöver hantera beror på din roll inom inköpsteamet. På grundläggande nivå bör du veta hur man hanterar lager och planerar teamets tillgänglighet, men du kan också förväntas hantera budgetar eller entreprenörer. 📊
Ekonomisk förståelse
Samtidigt som du fokuserar på att säkra de bästa avtalen för leveranser och kontrakt för ditt företag, kan du inte bortse från den bredare ekonomiska bilden.
Inköpschefer bör ha fullständig kunskap om företagets finansiella detaljer och tillväxtplaner, men också vara medvetna om vad som händer i omvärlden. Faktorer som recessioner, politiska oroligheter och utmaningar i leveranskedjan kan alla påverka hur lätt det är att skaffa varor och till vilken kostnad – därför är det värt att noga följa den större ekonomiska bilden. 🌍
Färdigheter inom riskhantering
I idealfallet kan dina leverantörer tillgodose dina behov, du kan leverera kundorder i tid och dina projekt löper smidigt. Så är dock inte alltid fallet, vilket är anledningen till att inköpschefer också måste vara skickliga på riskhantering och identifiera hinder innan de blir ett problem.
De bästa inköpscheferna vet hur man beräknar risker, övervakar förändringar och förutser små problem innan de leder till större utmaningar. Riskhantering är en naturlig del av ditt dagliga arbete, snarare än något du funderar på när något går fel. ❌
Verktyg och tekniker som används av inköpschefer
Upphandlingsprocessen är lång och detaljerad, och det kan ibland kännas stressigt att hantera så många förväntningar, budgetar, deadlines och krav. Men det är inte något du behöver hantera på egen hand. Det finns många upphandlingsverktyg och tekniker som kan påskynda processer, förenkla uppgifter och introducera enklare sätt att hantera arbetsflödet från början till slut.
Här är några av de mest populära programvaruverktygen och teknikerna för inköpshantering som inköpschefer använder för att arbeta mer effektivt. 🤖
Ramverk för upphandlingshantering
Det är inte realistiskt att genomföra en lång upphandlingsprocess för varje enskilt projekt eller leveransbehov, och det tar tid från andra viktiga uppgifter. Ett sätt att komma runt detta är att skapa eller ansluta sig till ett befintligt ramverk för upphandlingshantering.
Dessa ramverk fungerar som en färdig väg till kvalitetsleverantörer och tjänster, utan att man behöver genomföra en fullständig anbuds- eller upphandlingsprocess. Du behöver stora order eller kvantiteter för att dessa ramverk ska vara meningsfulla för alla inblandade, så de används vanligtvis av stora organisationer och myndigheter.
Verktyg för projektledning
Även om inköpschefer inte är direkt ansvariga för att driva projekt, kan en gedigen förståelse för projektledning och användning av teamets verktyg ge dem en fördel och underlätta processen.
Verktyg som ClickUp effektiviserar projektledningen och gör allt mer tillgängligt för hela organisationen. Med ClickUps projekthierarki kan du snabbt se ett projekts framsteg, identifiera hinder, kommunicera med projektledare om deras leveransbehov och bygga ett internt system som hjälper alla att vara mer organiserade när det gäller inköp.
Till skillnad från många generiska projektledningsverktyg har ClickUp specialfunktioner som gör det enkelt att anpassa verktyget för inköpshantering. Med ClickUps inköpsmall kan du till exempel hantera hela processen från början till slut, med alla dina projekt, uppgifter och information på ett och samma ställe.
Verktyg för leverantörsengagemang
En stor del av ditt dagliga arbete handlar om att prata med leverantörer och upprätthålla goda relationer med dem. Rätt verktyg för engagemang och leverantörshantering kan göra stor skillnad här och förvandla en tidskrävande uppgift till något som blir en del av en mycket snabbare process.
ClickUp förenklar processen för leverantörskontakter genom att samla allt på ett ställe. Du kan inte bara kommunicera med teammedlemmarna via uppgifter, kommentarer och redigering i realtid, utan också hantera externa e-postmeddelanden – allt utan att lämna din projektledningsplattform.
Hitta den information du behöver med hjälp av någon av de många ClickUp-vyerna och kommunicera sedan med dina leverantörer på ett mer effektivt sätt.
Verktyg för riskhantering
Riskhantering är en integrerad del av en inköpschefs roll. Från att se till att dina leverantörer faktiskt kan hålla jämna steg med dina inköpsorder till att hantera budgetar så att du kan betala dina leverantörer i tid – det finns många möjligheter för att saker och ting ska gå fel.
Förenkla hela processen genom att använda verktyg och funktioner för att skapa ditt eget riskhanteringssystem. Använd ClickUps mall för riskhanteringsregister för att börja bygga upp din egen interna databas som gör det enklare att identifiera, mildra och reflektera över risker, och prova ett processkartläggningsverktyg för att skapa ett arbetsflöde för hur du hanterar risker.
Kombinera detta med ClickUps funktioner för uppgiftshantering och projektledning för att samla allt ditt dagliga arbete på ett ställe.
Verktyg för resursplanering i företag
Det är nästan omöjligt att hantera inköp effektivt om du inte vet hur ditt lager ser ut, hur ditt lager stämmer överens med vad ditt POS-system (point of sale) visar, hur många teammedlemmar du har tillgängliga och vilka budgetbegränsningar du arbetar med. Det är därför programvara för resursplanering och logistik är så fördelaktig.
De bästa inköpscheferna förstår hur ERP-programvaruverktyg fungerar och hur man använder dem till sin fördel. ERP-verktyg täcker allt från personalplanering till inköp av lager, och vilka områden du ansvarar för beror på storleken på din organisation.
Uppmuntra din organisation att börja använda ett verktyg som ClickUp för att effektivisera din verksamhetsledning, så att du inte bara kan övervaka material och förnödenheter utan också teammedlemmarnas tillgänglighet.
När all din verksamhetsstrategiska planering och resurshantering sker i ett enda system blir det enklare att snabbt kontrollera att du har allt du behöver – eller fatta beslut baserat på vad du kommer att behöva i framtiden.
Viktiga lärdomar och tips från erfarna inköpsproffs
Att vara en framgångsrik inköpsproffs handlar inte bara om att analysera data och förhandla avtal med potentiella leverantörer. Om du vill lyckas i branschen, ta hänsyn till dessa råd från experter som redan har gjort karriär inom området.
Delta i branschevenemang
Det är värt att lägga ner tid på att lära känna din organisation inifrån och ut, men det är också bra att ta sig utanför kontoret och fördjupa sig i branschen i stort.
Att delta i branschevenemang har många fördelar. Du får möjlighet att träffa andra som har samma position som du, eller som har kommit längre i sin karriär, och lära av dem. Du kan träffa potentiella kontakter, leverantörer eller till och med rekryterare för en framtida roll. Du kan delta i seminarier och workshops för att uppdatera dina färdigheter eller lära dig nya.
Att delta i branschevenemang är ett måste om du vill göra mer än bara vara bra på ditt jobb. 💻
Utöka ditt nätverk
En av de viktigaste färdigheterna du behöver som inköpsproffs är förmågan att kommunicera väl. Ett bra sätt att öva på det är genom nätverkande och att bygga upp din egen personliga gemenskap.
Börja bygga upp en närvaro för dig själv på en plattform som LinkedIn och utöka din lista över följare genom att bli en opinionsbildare eller ett stödjande medlem i communityn. Ta kontakt med potentiella leverantörer eller intressenter, antingen digitalt eller personligen, och använd möten och branschevenemang som en perfekt bro för att bygga starka, varaktiga relationer. 📣
Sök en mentor
Ett annat sätt att dra nytta av andras erfarenhet och expertis är att hitta en mentor. Det finns många som redan har banat väg inom inköpsbranschen och gärna hjälper andra att lyckas.
Fråga först i din organisation om det finns någon person de har i åtanke, eller kontakta ditt nätverk. Om det inte finns någon inom ditt nätverk kan du försöka utöka det – eller kontakta personer du beundrar och fråga om de kan hjälpa dig. 🏆
Starta eller utveckla din karriär som inköpschef
Att vara inköpschef kräver kompetens och expertis, men också kunskap om när man ska delegera uppgifter eller processer till verktyg och programvara. Att välja rätt programvara kan hjälpa dig att effektivisera arbetsflöden, automatisera enkla uppgifter och få en tydligare bild så att du kan fatta mer strategiska beslut.
Om du letar efter ett verktyg som slår alla andra, prova ClickUp gratis idag och upplev ett bättre sätt att hantera allt som har med inköp att göra. ✨