Att hantera upphandlingsprocesser kräver att man hanterar komplicerade leveranskedjor, förhandlar med leverantörer, följer regler och jonglerar med global sourcing, vilket inte är någon lätt uppgift!
Effektiv kommunikation och transparens är avgörande för att optimera prestandan i leveranskedjan.
För att säkerställa de bästa villkoren med dina leverantörer och maximera vinsterna krävs en väl genomtänkt strategi. Och naturligtvis är det avgörande att ha rätt inköpsverktyg för att ligga i framkant.
Gör dig redo för några praktiska tips och en introduktion till ClickUps upphandlingsplattform – ditt verktyg för att stärka dina affärsmål. Lösningen hjälper dig att påskynda hela processen som aldrig förr.
Vad är upphandling?
Upphandling avser inköp av varor, tjänster eller arbeten från externa källor. Det är en process i flera steg som omfattar sourcing, inköp, förhandlingar och logistik. Målet är att säkra de resurser som behövs för att stödja din organisations verksamhet eller projekt.
Upphandling är avgörande för att hantera kostnader, säkerställa kvalitet och odla leverantörsrelationer – för att uppnå ditt företags strategiska mål. Grundläggande upphandling täcker dessa initiala steg, men den avancerade nivån går djupare – analyserar upphandlingsdata, hanterar avräkningar och utformar framtida upphandlingsplaner.
Din upphandlingsstrategi kan omfatta att studera affärskrav, spåra kvitton och uppdatera betalningsvillkor. Men i kärnan av upphandlingsprocessen har alla upphandlingsavdelningar samma mål: att få leveranser till konkurrenskraftiga priser i tid och maximera värdet.
I upphandlingsprocessen är viktiga steg att identifiera efterfrågan, förhandla och hantera kontrakt, hantera offerter, få budgetgodkännande, fakturera och föra register. Vi kommer att prata mer om detta i senare avsnitt.
Typer av upphandlingsprocesser
För att bättre förstå inköpsprocessen kan vi dela upp den i olika typer:
1. Direkt upphandlingsprocess
Direkt upphandling innebär att skaffa varor, tjänster eller råvaror för din slutprodukt. Det innebär att skaffa material som är nödvändigt för att producera eller tillverka ditt företags kärnprodukter eller tjänster.
Direkt upphandling av tjänster syftar till att säkra kvalitativa insatsvaror på ett effektivt sätt, förhandla med leverantörer, hantera kontrakt och säkerställa leveranser i rätt tid för att stödja produktionscykeln.
För tillverkningsföretag handlar det om att skaffa de råvaror och tjänster som behövs för att skapa den slutliga produkten. På samma sätt innebär det för återförsäljare att köpa produkter från grossister för att sälja till slutkunden.
Denna typ av upphandling är avgörande för branscher som tillverkning, där kvaliteten och den punktliga tillgången på material har stor inverkan på slutprodukten.
2. Indirekt upphandlingsprocess
Indirekt upphandling är inköp av varor och tjänster som inte är direkt relaterade till tillverkningen av slutprodukten. Det handlar om inköp av varor och tjänster som stöder din verksamhets övergripande drift och funktionalitet, men som inte blir en del av slutprodukten.
Tänk på kontorsmaterial, IT-support, marknadsföringstjänster, konsulttjänster, fastighetsunderhåll och andra saker som håller organisationen igång – dessa faller under indirekt upphandling.
Indirekt upphandling säkerställer att nödvändiga resurser finns tillgängliga för att stödja dina interna verksamheter och affärsaktiviteter.
3. Strategisk upphandlingsprocess
Strategisk upphandling är en process som innefattar utveckling och genomförande av en upphandlingsstrategi som är anpassad till organisationens övergripande mål och syften. Den går utöver de transaktionsmässiga aspekterna av inköp av varor och tjänster och fokuserar på att skapa långsiktigt värde för organisationen.
Det kräver samarbete mellan olika avdelningar i hela företaget för att säkerställa att rätt kvalitetsvaror köps in vid rätt tidpunkt.
Inom strategisk upphandling diskuterar vi hantering av leverantörsrelationer, riskbedömning, marknadsanalys och samarbete med viktiga intressenter. Målet? Att sänka kostnaderna, öka effektiviteten och hjälpa din organisation att lyckas genom att fatta smarta beslut och bygga solida, hållbara partnerskap med leverantörer.
4. Operativ upphandlingsprocess
Operativ upphandling är den dagliga processen att skaffa varor och tjänster som behövs för att din organisation ska fungera normalt. Det innefattar att utföra rutinuppgifter som att beställa, ordera och ta emot produkter eller tjänster.
Operativ upphandling handlar om att tillgodose omedelbara behov och se till att allt fungerar smidigt – hantera transaktioner, säkerställa leveranser i tid och upprätthålla rätt lagernivåer.
Det handlar om uppgifter som att behandla inköpsorder, hantera leverantörer och sköta rutinmässiga inköpsadministrativa uppgifter.
5. Taktisk upphandlingsprocess
Inom ramen för denna upphandlingsprocess genomför teamet specifika åtgärder och strategier inom den bredare upphandlingsprocessen. Fokus ligger på att uppnå kort- till medellångsiktiga mål relaterade till kostnadsbesparingar, effektivitetsförbättringar och processoptimering.
I taktisk upphandling väljer du leverantörer, förhandlar fram avtal och implementerar kostnadsbesparande åtgärder.
Det är en reaktiv och mer transaktionsinriktad metod jämfört med andra upphandlingsformer. Den är också idealisk för att möta ditt företags akuta behov.
Steg i upphandlingsprocessen
Varje företag har sitt eget sätt att hantera inköp. För att göra det enkelt kan vi dela upp processen i nio övergripande steg som gäller generellt:
Steg 1: Identifiera dina behov
Att identifiera vad du behöver är en process. Börja med att prata med relevanta intressenter – slutanvändare, avdelningschefer och beslutsfattare – för att förstå deras krav och förväntningar.
Gör sedan en grundlig behovsbedömning genom att analysera aktuella lagernivåer, utvärdera prestandagap eller överväga framtida organisatoriska mål.
Definiera tydligt specifikationerna och kraven för de varor eller tjänster du behöver genom att lägga till detaljer som kvantitet, kvalitetsstandarder, tekniska specifikationer, leveranstider och andra relevanta kriterier.
Utvärdera och förstå sedan dina budgetbegränsningar för att fastställa realistiska förväntningar. Slutligen, genomför en riskbedömning för att identifiera potentiella utmaningar eller risker i samband med upphandlingen.
Dokumentera alla dessa detaljer i ett formellt dokument som kan fungera som underlag för att skapa förfrågningar om anbud (RFP) eller offerter (RFQ) när du kommunicerar med potentiella leverantörer.
Steg 2: Skapa och skicka in en inköpsbegäran (PR)
När du har identifierat dina behov är det dags att skicka in en inköpsbegäran.
En inköpsbegäran (PR) eller inköpsrekvisition är ett formellt dokument eller formulär som används inom en organisation för att initiera inköpsprocessen.
En PR innehåller viktiga detaljer som en tydlig beskrivning av nödvändiga artiklar eller tjänster, kvantitetsspecifikationer, budgetinformation, leveranskrav, leverantörspreferenser och godkännandesignaturer.
När inköpsbegäran har godkänts använder du den som underlag för att utfärda en inköpsorder till den valda leverantören. Detta dokument säkerställer smidig kommunikation mellan avdelningarna och anpassar inköpen efter organisationens behov och budget.
Steg 3: Välj dina leverantörer
Nu när du har fått inköpsbegäran är det dags att börja leta efter leverantörer som erbjuder kostnadseffektiva tjänster med maximalt värde.
Efter att ha gjort en kortlista över leverantörer, begär en offert från var och en. Ju mer detaljerad din begäran om information är, desto lättare är det att jämföra och analysera olika priser och tjänster.
När du väljer leverantör bör du ta hänsyn till faktorer som pris, service, kvalitet, rykte, snabbhet och tillförlitlighet. Den ideala leverantören uppfyller alla dessa kriterier. Om din organisation värdesätter socialt ansvar bör du ta hänsyn till leverantörens miljöengagemang och etik.
Genom att analysera dessa faktorer kan du hitta de mest lämpliga leverantörerna och skapa en supply chain management som passar dina upphandlingsbehov.
Steg 4: Förhandla fram det bästa avtalet
Nu handlar det om att få det bästa erbjudandet från dina utvalda alternativ. Chatta med olika leverantörer, se vad de har att erbjuda och förhandla för att få det bästa produkten inom din budget.
Det här är steget där du väljer den slutgiltiga leverantören genom en konkurrensutsatt anbudsprocess.
Vi föreslår att du gör en kortlista med minst tre leverantörer och förhandlar med dem för att få bästa möjliga avtal. När du har förhandlat individuellt med varje leverantör är det dags att jämföra deras erbjudanden.
Utvärdera de bästa erbjudandena, ta en stund att fundera, gör en noggrann jämförelse och få ett skriftligt avtal från den valda leverantören när du har gjort ditt val.
Detta steg stärker engagemanget och undviker eventuella missförstånd.
Steg 5: Skapa en inköpsorder (PO)
När du har fått det bästa erbjudandet lägger du din beställning.
Fyll bara i en inköpsorder och skicka den till leverantören. Håll allt tydligt och undvik förvirring genom att ange exakta detaljer vid inköpet.
Ange överenskomna priser och specifikationer, dubbelkolla allt och skriv ner allt. Denna noggranna metod gör transaktionen smidigare och minskar risken för missförstånd.
Steg 6: Ta emot och kontrollera varorna
När du har fått dina varor är det dags för sanningsögonblicket. Det är dags att kontrollera om leverantören har uppfyllt sina löften.
Kontrollera leveransen för att utvärdera kvaliteten och upptäck eventuella fel eller brister. Det är din chans att granska beställningen och se till att kvaliteten uppfyller ditt företags standarder.
Dina ansträngningar för att välja en lämplig leverantör måste ge resultat i form av leveranser av hög kvalitet.
Steg 7: Utför trevägsmatchning
Efter att ha kontrollerat varorna är det dags för fakturakontroll innan du gör den slutliga betalningen till leverantören.
Följ en trevägsmatchningsteknik för att verifiera leverantörsskulderna genom att jämföra inköpsordern, orderkvittot och fakturan med varandra. Det kommer att lyfta fram eventuella avvikelser eller felaktiga fakturor.
Det här steget är centralt i upphandlingscykeln eftersom det är nödvändigt att dubbelkontrollera betalningarna för att upptäcka eventuella fel eller felaktiga tillägg. Det är en av dina viktigaste uppgifter.
Steg 8: Betala fakturan
Det är dags att belöna dina leverantörer genom att betala dem i tid och skapa goda relationer för framtiden.
Precis som god kvalitet och låga priser gör att leverantören utmärker sig från många andra, är punktliga betalningar grunden för en attraktiv köpare. Om trepartsmatchningen är felfri, fortsätt med fakturagodkännande och betalning via leverantörsreskontra.
Att betala i tid är därför en av de viktigaste faktorerna för att skapa goda relationer med leverantörer, få rabatter för att betala i tid och förbättra ditt företags rykte. Det förhindrar också förseningsavgifter och uppmuntrar nya leverantörer att ta kontakt med företaget.
Steg 9: För register
Det sista men viktigaste steget i upphandlingsprocessen är dokumentation.
Dokumentation innebär att man noterar varje steg i upphandlingsprocessen, från initiala prisuppgifter och förhandlingar till inköpsorder och fakturor.
Att föra register är avgörande för att planera framtida inköp, revisioner och skatteberäkningar. Det är inte bara en intern fördel, utan också en värdefull tillgång för att lösa tvister.
Utmaningar inom upphandling
Även med en noggrann upphandlingsprocess kan det fortfarande uppstå utmaningar i den övergripande processen. Några av de vanligaste problemen för de flesta upphandlingsgrupper inom supply chain management är:
1. Fragmentering av leverantörer
Finns det helt enkelt för många olika produkter och tjänster som du måste hålla reda på?
Leverantörsdatabasen blir ofta fragmenterad med flera leverantörer i olika kategorier, vilket gör det svårt att förhandla om volymrabatter och leder till komplexa avtalshantering.
Kategorisering och underhåll av individuella konton kan kräva oändligt mycket tid och uppmärksamhet från inköpsteamet.
Lösning: Skapa riktlinjer för leverantörsutvärdering och uppdatera leverantörsdatabasen regelbundet. Använd en lösning för upphandlingshantering som ClickUp för att effektivisera interaktionen med leverantörer, konsolidera data och främja samarbete.
2. Maverick-utgifter
Obehöriga eller icke-kompatibla inköp som görs av individer inom en organisation utan att följa fastställda inköpspolicyer och procedurer kategoriseras som maverick spending.
Högt uppsatta medarbetare och chefer i olika avdelningar kan göra inköp på egen hand och kringgå standardproceduren. Detta kan påverka ditt företag i form av kostsamma inköp, förlorade besparingsmöjligheter och ojämn kvalitet.
Det är en förlust för företaget och skapar utmaningar för inköpsteamet när det gäller dokumentation. Budgeten kan rubbas, eller så kan inköpen helt saknas i dokumentationen.
Lösning: Förhindra detta genom att fastställa tydliga inköpsregler för alla anställda. Använd inköpshanteringsprogramvara som ClickUp som hjälper dig att centralt hantera alla aspekter av din inköpsstrategi.
3. Begränsad strategisk planering
Upphandlingsavdelningar kan fastna i verksamhetens dagliga behov och koncentrera sig enbart på att snabbt söka efter inköpsbehov.
Med huvudfokus på operativa behov kan strategier som leverantörskonsolidering, kostnadsbesparingar och partnerskap hamna i bakgrunden. Det kan tjäna kortsiktiga mål, men det sätter inköpsledningens kärnfunktion på spel.
Lösning: Använd ClickUp för att skapa, övervaka och hantera din upphandlingsprocess strategiskt med teamsamarbete, förenklade vyer och mycket mer.
4. Efterlevnad och riskhantering
Att säkerställa efterlevnad och hantera risker inom upphandling är en utmaning. Det kräver noggrann efterlevnad av regler, hänsyn till juridiska konsekvenser och implementering av proaktiva strategier för riskminimering för att skydda mot oförutsedda komplikationer.
Att arbeta i enlighet med dessa krav och minska riskerna som orsakas av dataintrång eller säljares bristande efterlevnad är av största vikt för teamet. Återigen är detta en tidskrävande och tidsbegränsad process.
Lösning: Använd ClickUp för att spåra efterlevnad, integrera riskhanteringsprotokoll och centralisera dina inköpsprocesser. Det är en systematisk metod som minskar fel, ökar synligheten och uppmuntrar smidigt samarbete – vilket förenklar efterlevnad och riskhantering vid inköp.
5. Manuella utmaningar
Att hantera inköpsbegäranden, fakturor och betalningsgodkännanden kan vara en utmaning för inköpsteam som fortfarande är beroende av manuella processer. Denna process är arbetsintensiv, felbenägen, tidskrävande och ineffektiv.
Att förlita sig på manuella processer saktar ner hastigheten, minskar noggrannheten och hämmar den totala produktiviteten, vilket gör det svårt att hålla jämna steg med de snabba kraven inom upphandling.
Lösning: ClickUps automatisering effektiviserar datainmatning, godkännanden och kommunikation, så att ditt team kan koncentrera sig på strategin medan programmet sköter rutinuppgifterna, vilket ökar noggrannheten och produktiviteten i inköpsprocessen.
Hur man optimerar inköpsprocessen
Behöver du en plattform som hanterar över hälften av dina manuella inköpsuppgifter och ökar den totala effektiviteten? Lösningen finns här.
ClickUp är den ultimata lösningen för dina upphandlingsbehov, med dedikerad upphandlingsprogramvara som kombinerar uppgifter, dokument, whiteboards, analyser, chatt och mycket mer i en integrerad plattform.
Med allt på ett ställe kan du koppla av och sluta jonglera mellan olika plattformar även för de mest grundläggande uppgifterna.
ClickUp Gantt-diagramvy
Med ClickUp Gantt Chart View kan du visualisera och hantera olika stadier i inköpsprocessen på ett helt nytt sätt.
Spåra beroenden och hantera prioriteringar med ditt team via en delad visuell tidslinje. Planera enkelt uppgifter, visa framsteg, hantera deadlines och identifiera flaskhalsar, allt i en dynamisk diagramvy.
ClickUp Mind Maps
ClickUp Mind Maps hjälper dig att visualisera de olika stegen i inköpsprocessen genom att kartlägga arbetsflöden med dra-och-släpp-noder och rita kopplingar mellan olika uppgifter.
ClickUp erbjuder uppgiftsbaserade och nodbaserade tankekartor för att effektivisera arbetet och planera det bättre. Du kan också dela tankekartan med ditt team så att alla kan arbeta mot samma mål samtidigt.
ClickUp Automation
Låt ClickUp Automation göra grovjobbet medan du fokuserar på mer brådskande uppgifter. Plattformen erbjuder över 100 automatiseringsmöjligheter för att utföra rutinuppgifter och effektivisera arbetsflöden.
Du kan också använda fördefinierade automatiseringsalternativ och anpassa dem efter dina behov. Ändra prioriteringar, tillämpa taggar och ändra status för att hålla ditt team informerat och din verksamhet uppdaterad.
ClickUp-mallar för upphandling
ClickUp-upphandlingsmallar hjälper dig att standardisera upphandlingsprocesser, förenkla och effektivisera dem samt spara tid och pengar. Den främsta fördelen med ett tydligt och konsekvent format är färre fel. Några centrala delar i ClickUp-upphandlingsmallen är:
- Anpassade statusar: Identifiera de olika stegen i upphandlingsprocessen med 21 statusetiketter, såsom Öppen, Klargörande behövs, Pågår osv.
- Anpassade vyer: Samla in information från åtta olika vyer, inklusive lista, leverantörsnivå, leverantörsrisk, nivå 1-leverantörer som är avgörande för verksamheten etc., för att hjälpa dig att utföra uppgifter snabbt.
- Anpassade fält: Kategorisera och lägg till attribut till dina uppgifter genom att lägga till visuella element som leverantörens kontaktnamn, godkänd upphandling, kontakt-e-post, leverantör, beställare etc.
- Projektledning: Med alla funktioner som beskrivs ovan kan du förenkla projektledningen och nå dina mål snabbare.
Vi hoppas att du kan hantera processen bättre genom att förstå olika typer av upphandlingar, olika steg och begränsningar. Även om alla företags behov varierar kan en allmän förståelse hjälpa dig att analysera dina specifika krav och utnyttja värdefulla resurser.
Dessutom kan ClickUps upphandlingsprocesser hjälpa dig att snabbt komma igång med sina omfattande funktioner. Med flera fördelar som väntar på dig, registrera dig för ClickUps upphandlingshantering idag och kom snabbt igång med en effektiv verksamhet!