Risker är oundvikliga i affärslivet. Från sjöfarande köpmän som skyddade sina varor från pirater till moderna företag som bekämpar cyberbrottslingar – riskminimeringsstrategier är grundläggande för alla företag.
Alternativkostnaden för att inte ha en strategi för riskminimering kan vara extremt hög. KMPG uppskattar att stora företag förlorar 1,5 % av sina vinster på grund av dåliga strategier för riskhantering.
Organisationer måste ha en genomtänkt och framtidssäker strategi för riskminimering för att förhindra förlust av vinst, anseende och efterlevnad. I det här blogginlägget diskuterar vi varför och hur.
Vad är risk?
Risk är den osäkerhet eller oförutsägbarhet som är förknippad med att driva ett företag och som kan leda till någon form av förlust. Förlusten behöver inte vara enbart ekonomisk. Den kan ta sig olika former, till exempel:
Finansiell risk: Organisationer utsätts för finansiell risk när de riskerar att förlora pengar om risken realiseras. Det kan handla om förlust av potentiella försäljningar, böter/påföljder från myndigheter, förlust av affärer till konkurrenter etc.
Juridiska risker eller risker relaterade till regelefterlevnad: Riskerna som uppstår vid bristande efterlevnad av regler och standarder kan vara mycket stora. Sådana risker utsätter företag för stämningar eller böter.
Operativa risker: När något som borde fungera smidigt inte gör det uppstår en operativ risk. Det kan handla om att en viktig maskin går sönder eller att molnmiljön slutar fungera. Det kan också störa samarbetet på arbetsplatsen och hindra ett effektivt projektgenomförande.
Säkerhetsrisker: Säkerheten för människor, lokaler, tillgångar och produkter inom en organisation är avgörande. Hot kan komma från naturkatastrofer, oväntade angripare eller hackare.
Ryktesrisker: När ett företags rykte kan påverkas av någon annans handlingar uppstår en risk. Till exempel kan en (oavsiktligt) rasistisk reklamkampanj eller en anställds ohyfsade beteende påverka ett företags rykte.
Vad är riskminimering?
Riskminimering är en strategisk process för att identifiera, kontrollera och eliminera potentiella hot som kan påverka en organisation negativt. Det är en integrerad del av en affärsstrategi för att stärka dess motståndskraft och reaktionsförmåga. Så här bör en bra riskminimeringsprocess se ut.
Identifiera
Var en detektiv och spåra upp potentiella risker, vare sig de är finansiella, operativa eller logistiska. För att göra detta måste du sätta upp system. Till exempel kan operativa risker kring teknik identifieras genom kontinuerlig övervakning och regelbundna sårbarhetsbedömningar och penetrationstester (VAPT).
Betygsätt
När du har identifierat hoten, gör en grundlig riskbedömning och prioritera åtgärderna. Du kan göra detta genom att svara på två viktiga frågor:
- Sannolikhet: Hur sannolikt är det att denna risk kommer att inträffa?
- Inverkan: Hur stor inverkan kommer denna risk att ha på verksamheten om den inträffar?
Betygsätt varje identifierad risk utifrån allvarlighetsgrad och utforma en handlingsplan. ClickUps kostnadsfria riskbedömningskalkylator kan snabbt betygsätta varje risk utifrån dessa faktorer och säkerställa en konsekvent prioritering.
Välj bland ClickUps mallar för riskbedömning för att komma igång. Eller skapa din egen.
Till exempel skulle en sårbarhet i din kunddatabas (som medför finansiella risker, ryktesrisker och efterlevnadsrisker) ha betydligt högre prioritet än ett skrivfel i ett inlägg på sociala medier (som medför ryktesrisker). Prioritera dem därefter och fastställ tidsplaner.
Minska
Baserat på prioriteringarna, hantera riskerna och ta itu med dem direkt. Skapa en riskminimeringsplan (som vi diskuterar i detalj senare i detta blogginlägg).
Övervaka
Riskerna försvinner inte bara för att du har identifierat och minskat dem. Företag möter nya risker från alla håll varje dag. Övervaka därför kontinuerligt dina risker och effektiviteten i din riskminimeringsplan. Granska processen en gång var tredje till sjätte månad tillsammans med alla intressenter.
Du kanske tänker: ”Men jag är inte ett framgångsrikt företag med enorma resurser. Är allt detta verkligen nödvändigt?” Ja, det är det!
Varför är riskminimering viktigt?
Oavsett företagets storlek, plats, produkter eller intäkter skyddar en bra riskminimeringsstrategi organisationen och dess intressen.
En väl genomförd strategi kan minska risken genom att
- Möjliggör proaktiv identifiering, bedömning och hantering av risker
- Förutsäga framtida risker och underlätta förebyggande åtgärder
- Förhindra onödiga ekonomiska förluster
- Undvik att slösa resurser och reagera förhastat när hotet blir verklighet.
- Spara in extra kostnader för riskhantering och korrigerande åtgärder
- Skapa utrymme för experiment och innovation
- Öka verksamhetens motståndskraft och aktieägarvärdet
För att effektivt minska riskerna behöver du en plan. Låt oss se hur du kan skapa en sådan.
Vad är en riskminimeringsplan?
En riskminimeringsplan är ett omfattande ramverk som hjälper dig att hantera alla typer av potentiella risker. Den är som ett pålitligt paraply en regnig dag, som gör att du kan dansa i regnet utan att bli blöt!
Det omfattar vanligtvis följande.
En övergripande strategi för riskhantering: Vad definierar du som en risk? Kommer du att agera förebyggande eller reaktivt? Kommer dina åtgärder att vara offensiva eller defensiva? Hur kommer du att hantera effekterna av dina risker?
Identifierade risker: Gör en lista över risker som du förväntar dig att stöta på. Gör listan specifik och praktisk. Istället för att skriva ”förändringar i regelverket” kan du definiera detta som ”Digital Operational Resilience Act förväntas träda i kraft 2024”.
Strategi för riskminimering: Beskriv tydligt hur du skulle hantera varje potentiell risk. Ett visuellt arbetsflöde för riskminimering kan hjälpa hela teamet att engagera sig i processen. Det hjälper dem också att komma ihåg stegen eller enkelt komma åt arbetsflödet om de behöver det.
Inkludera vad du skulle göra för att förhindra att risken inträffar och hur du skulle reagera om den inträffar.
Genomförbara åtgärder: Definiera specifika åtgärder för att genomföra strategin för riskminimering.
- Tilldela ansvar till teammedlemmarna
- Avsätt budget för att minska identifierade risker.
- Fastställ tidsplaner för varje åtgärdspunkter
Övervakning och granskning: Utforma en regelbunden granskningsprocess (minst en gång per kvartal) för att utvärdera om din riskminimeringsplan fungerar. Mät effektiviteten utifrån förutbestämda mått, såsom kostnadsbesparingar, kundnöjdhet etc.
Nu när du har förstått konceptet kan vi utforska praktiska sätt att skapa din riskminimeringsstrategi.
10 strategier för riskminimering för ditt företag
1. Acceptera oundvikliga risker
Alla risker behöver inte elimineras eller ens minskas. Ibland kan sannolikheten för att en risk inträffar vara för låg. Eller så kan kostnaden för att minska risken vara högre än dess påverkan. I sådana fall erkänner du dess existens och låter den vara, en strategi som kallas riskacceptans.
Det enklaste exemplet är risken att en viss medarbetare lämnar organisationen. I de flesta fall är detta oundvikligt, så risken accepteras. När det händer ska rollen ersättas.
2. Överföra risker till en tredje part
Som namnet antyder överför denna strategi risken från dig till en annan enhet. Ett klassiskt exempel är att teckna stöld- eller brandförsäkring för ditt företag. Inom projektledning kan detta innebära att ha resurser i reserv eller behålla entreprenörer på lönelistan.
Organisationer använder risköverföring som strategi när konsekvenserna av att risken realiseras är stora. När du implementerar denna strategi bör du vara medveten om att kostnaderna också kan bli höga. Till exempel är försäkringar en regelbunden utgift, oavsett om risken realiseras eller inte.
3. Undvik riskfyllda situationer helt och hållet
I andra änden av riskhanteringsstrategierna finns riskundvikande. Här undviker du projekt/aktiviteter som innebär nämnda risk. Denna strategi används i situationer där riskens påverkan är exceptionellt hög.
Tydliga exempel är att avstå från att anställa en kandidat med brottsregister eller att etablera ett kontor i ett land som genomgår politisk oro. I båda fallen är kostnaden för ett misslyckande för hög för att ens ta risken.
4. Dela risker baserat på organisationens tolerans
Här fördelar du risken på flera parter. Till exempel investerar ett riskkapitalbolag en del av den investering som ett nystartat företag söker istället för hela summan. De bestämmer hur mycket de ska investera utifrån sin risktolerans, dvs. den investering de kan förlora utan problem.
När varje investerare fattar sina investeringsbeslut på detta sätt delas risken mellan dem, vilket mildrar effekterna om det skulle inträffa en nedgång.
5. Strategisk riskhantering
Riskhantering, även känt som riskbuffring, innebär att du har en backup av allt du behöver (personal, tid, varor) för krislägen. Om det får dig att tänka på en domedagsförberedare behöver det inte vara så radikalt.
Företag underhåller regelbundet katastrofåterställningssystem eller säkerhetskopior för data ifall något skulle gå sönder. Att upprätthålla en sund kassaflöde som täcker lönerna för de närmaste månaderna är också ett perfekt exempel.
Specialutvecklad programvara för riskhantering kan hjälpa till att utforma rätt handlingsplan för alla typer av risker som ett företag kan stöta på.
6. Diversifiering för skydd mot risker
Som ordspråket säger: lägg inte alla ägg i samma korg. Diversifiering fördelar din risk eller beroende över flera alternativ, vilket minskar riskexponeringen och konsekvenserna. Det är en mycket vanlig strategi för riskminimering.
Organisationer anlitar regelbundet flera entreprenörer för liknande jobb för att diversifiera risken för att någon av dem lägger ner. Riskkapitalister diversifierar sina investeringar mellan olika nystartade företag. Konsulter och frilansare arbetar med flera kunder om en kund minskar sin verksamhet eller säger upp avtalet.
7. Anta en agil strategi
Agile-metoden är i sig en effektiv strategi för riskminimering. Den traditionella metoden innebar att man spenderade år och miljontals dollar på att utveckla en produkt innan den lanserades på marknaden, vilket medförde en betydande risk för misslyckande.
Å andra sidan lanserar agila team en minimalt fungerande produkt (MVP) och bygger den stegvis, med regelbunden hänsyn till marknadens respons. Detta ökar chanserna till framgång eftersom den bygger på feedback från kunder och produktens prestanda. Andra teknikteam släpper betaversioner för utvecklare och senare för allmänheten innan en fullständig lansering.
8. Använda programvara för uppgiftshantering
Denna riskhanteringsstrategi bygger på verktyg och processer för att eliminera operativa risker. Bra programvara för uppgiftshantering kan hjälpa till att organisera allt arbete på ett hierarkiskt, sammanlänkat och kontextuellt sätt, vilket förbättrar den operativa effektiviteten inom teamet.
ClickUps programvara för uppgiftshantering är utformad för att uppnå just detta. Med ClickUp kan du:
- Organisera uppgifter och deluppgifter i projekt, vilket hjälper dig att hantera flera projekt effektivt
- Prioritera arbetet utifrån faktorer som är relevanta för verksamheten
- Tilldela användare till varje uppgift och säkerställ ansvarsskyldighet
- Lägg till prioriteringar, taggar och beroenden till uppgifter
- Ge fullständig insyn till alla intressenter
- Spåra tiden för varje uppgift för att säkerställa produktivitet och lönsamhet
Ett projektledningsverktyg som ClickUp ger klarhet för alla inblandade parter. Det eliminerar risken för missförstånd, missade tidsfrister eller extra kostnader. Det samlar alla resurser, vilket eliminerar behovet av ändlösa möten och risken för improduktiv tid. 🙌
9. Övervaka projektets framsteg
Du löper strategiska, operativa och finansiella risker om projektet inte fortskrider som planerat. En robust mekanism för riskövervakning kan minska dessa risker.
Regelbunden övervakning kan hjälpa till:
- Håll koll på om projektet går enligt plan
- Sätt upp tydliga projektmål
- Identifiera luckor eller problem vid förseningar
- Gör åtgärder som att tilldela ytterligare resurser eller skjuta upp deadlines.
- Samarbeta med teammedlemmarna om deras prestationer och nödvändiga justeringar.
ClickUps mall för projektövervakning och kontrollplan hjälper chefer att säkerställa att projekt slutförs i tid, inom budget och med förväntad kvalitet.
ClickUp kan skydda dig från många fler operativa risker. ClickUp Dashboard erbjuder projektuppföljning i realtid. Arbetsbelastningsvyn låter dig se vem som gör vad och tilldela uppgifter på ett lämpligt sätt. Gantt-diagramvyn visualiserar tidslinjen för att underlätta leverans i tid.
Du kan hantera mål och budgetar på ett och samma ställe. Du kan också använda det som en samarbetsapp för att underlätta meningsfull, snabb och kontextuell kommunikation mellan teammedlemmarna.
10. Sätt upp uppnåeliga mål
Att minska risken för misslyckande börjar med att förbereda sig för framgång. Att sätta upp uppnåeliga mål är grundläggande för detta. Samla ditt team och sätt upp mål som alla anser vara uppnåeliga. Gör dem synliga för alla i teamet – du kan använda flera appar för måluppföljning för detta ändamål.
Inkludera buffertid och ansträngning för att undvika stress i sista minuten. Se över dina mål då och då och justera dem om de blir ouppnåeliga.
Vet du inte var du ska börja? Vi hjälper dig med Clickups måldashboard! Du kan sätta upp mål som är numeriska, monetära, sant/falskt och uppgiftsfullbordande. Du kan också sätta upp mål för varje sprint eller tid. Du kan främja en samarbetsinriktad arbetsmiljö där alla teammedlemmar strävar mot samma mål.
Minska olika typer av operativa risker med ClickUp
I alla organisationer är operativa risker oundvikliga. Teammedlemmar kommer att säga upp sig. Uppgifter kommer att försenas. Tidsberäkningar kommer att bli felaktiga. Människor kan missa en viktig punkt i en användarberättelse. Komplexa beroenden kommer att kräva extra ansträngningar.
Dessa risker kan inte undvikas, men de kan minskas och hanteras med bra projektledningsprogramvara.
ClickUps projektledningsfunktioner är utformade för att hantera allt detta och mer därtill. De hjälper projektledningsgrupper att öka den operativa effektiviteten och spara tid genom att göra medarbetarna mer produktiva. Se hur du kan minska riskerna med ClickUp. Registrera dig gratis idag!