10 praktiska mallar för informationsförfrågningar (RFI)

Blir du ignorerad av leverantörer? Det är inte du – det är din RFI. 🤷

Inget projekt startar med all nödvändig utrustning och alla nödvändiga förnödenheter redan på plats. För att skaffa en specifik hårdvara eller en ny mjukvara måste du följa den vanliga upphandlingsprocessen, som börjar med att begära information från leverantörer eller tjänsteleverantörer.

För att formalisera processen måste du först skicka ett informationsförfrågningsdokument (RFI) till leverantören, som använder det för att avgöra om de vill samarbeta med dig.

RFI-mallar är viktiga om du vill göra ett gott intryck på leverantörer med ett mer professionellt utseende och tonfall. Att ha en standardiserad process för ditt RFI-dokument gör också att du och dina teams upphandlingsprocesser blir framgångsrika.

Dessa dokument har fördesignade fält för att samla in data på ett formellt sätt, vilket gör informationsinsamlingsprocessen snabb och enkel för båda parter. Är du osäker på var du hittar den perfekta mallen? Vi har vad du behöver!

Vi har valt ut de 10 mest funktionella mallarna för informationsförfrågningar som gör kommunikationen med leverantörer till en barnlek.

Vad är en informationsförfrågan?

En informationsförfrågan är ett formellt dokument som används av projekt- och uppgiftschefer samt planeringsteam för att fråga potentiella leverantörer om de har kapacitet att tillhandahålla de tjänster eller material som krävs för ett visst projekt.

Dokumentet kan också användas för att fråga om en produkt, artikel eller tjänst som redan har förvärvats. De flesta RFI:er följer dessa fem kategorier:

Du skickar vanligtvis RFI till flera leverantörer och skapar leverantörslistor för att samla in information och jämföra alternativ baserat på dina urvalskriterier. Eftersom leverantörerna kan svara i samma dokument fungerar det som ett register över informationsutbytet.

Varför du behöver en RFI-mall

För att skriva ett perfekt RFI-formulär måste du vara fokuserad och koncis. Det är därför erfarna chefer förlitar sig på RFI-mallar som skapats av experter för att göra det tunga arbetet. 🏋️

En RFI-mall effektiviserar processen för att begära information från leverantörer. Den följer en formaliserad struktur för att extrahera information. De definierade avsnitten säkerställer konsekvens, tydlighet och koncishet i din externa kommunikation och sparar tid och arbete.

Att använda mallar för informationsförfrågningar erbjuder många fördelar, bland annat:

10 praktiska RFI-mallar och formulär att prova

Det finns ett stort utbud av RFI-mallar tillgängliga online, och vi har samlat de bästa för dig! Vi har lättanvända alternativ från ledande leverantörer som ClickUp och TemplateLab. Ta en närmare titt på deras exklusiva funktioner nedan. 👀

1. ClickUp Standard RFI-mall

Håll fokus och ordning på alla RFI-initiativ eller upphandlingsprocesser med ClickUp Standard RFI-mall. Denna mångsidiga och kostnadsfria RFI-mall hjälper dig att samla in data från alla typer av leverantörer, centralisera svaren och göra jämförelser på ett rättvist och smidigt sätt. ⚖️

För att använda dokumentet, ladda bara ner det och skapa ett RFI-formulär för potentiella leverantörer. Lägg till så många detaljer du vill, till exempel begärarens namn, avdelning och förfallodatum. Skicka formuläret och spåra det genom statusar som Ny begäran, Bekräftelse, Avbruten, Klar och Levererad. Jämför svaren du får genom flera anpassningsbara vyer.

I vyn Förfrågningslista visas RFI:er sorterade efter kategori, till exempel Problem, Förslag och Ändring. Det finns också vyn RFI-processbräda, som visuellt visar förfrågningar som kort på en Kanban-tavla. Dessa kort är grupperade efter status och prioritet för bättre visualisering av uppgifterna.

Flytta en förfrågan från ett steg till ett annat med ett enkelt dra-och-släpp-verktyg. Eller ställ in utvärderingskriterier för alla dina statusar för en effektivare process.

I vyn Leveransschema ligger fokus främst på förfallodatum för varje förfrågans deadline, vilket ger dig en snabb överblick över vad som har uppfyllts eller förbises. Du kan omplanera deadlines genom att klicka på knappen Tidsram på skärmen.

2. ClickUp-mall för informationsförfrågan

Letar du efter ett enkelt sätt att samla in leverantörs- eller entreprenörsdata med större tydlighet? Då behöver du inte leta längre än ClickUps mall för informationsförfrågan, ett kraftfullt RFI-formulär som är särskilt utformat för att skapa en lättförståelig men ändå konsekvent process för informationsinsamling. 🧐

Använd denna mall för att enkelt samla in leverantörsdata som kvalifikationer, material och priser. Du kan hantera data från flera leverantörer via ett enda gränssnitt och följa utvecklingen med uppdateringar i realtid, till exempel ändringar i schemaläggning, svarstider eller priser.

Denna funktion är särskilt fördelaktig i branscher som bygg- och tillverkningsindustrin, där frekventa kostnadsförändringar kan orsaka kaos i budgetarna. Spåra RFI-svar genom fyra användarvänliga vyer:

Vi rekommenderar att du använder e-post i ClickUp för att skicka ett RFI-dokument till leverantörer utan att byta plattform.

3. ClickUp-mall för upphandling

Att skaffa varor från leverantörer i rätt tid och i rätt mängd är en stressig uppgift som kräver noggrann planering och samarbete. Lita på ClickUps upphandlingsmall för att göra hela processen till en barnlek! 🌳

När det gäller upphandling av råvaror täcker denna Workspace-mall allt från planering och samordning till utförande av uppgifter, godkännande av prisförslag, övervakning av lager och standardisering av leveransprocessen.

Den har åtta olika vyer som ger dig kontroll över alla kritiska steg i upphandlingen. Till exempel är vyn Procurement Standard Operative Procedures Doc idealisk för att tilldela teamroller och definiera godkännandematrisen.

Du får flera leverantörsinriktade vyer, till exempel Master Supplier Directory och Supplier Risk, för att kategorisera dina leverantörer och redogöra för leveransriskerna förknippade med var och en. Använd vyn Supplier Tier för att klassificera leverantörer efter hur kritiska deras leveranser är för ett projekt.

Mallen har ett inbyggt formulär för intagsförfrågningar för att samla in interna upphandlingsförfrågningar. Använd statusar som Öppen, Under granskning, Aktiv förhandling och Klargörande behövs för att uppdatera ditt team om pågående upphandlingsuppgifter.

Anpassa mallen för tidrapportering, beroende varningar och milstolpsrapportering med hjälp av ClickApps-konfigurationer.

4. ClickUp RFP-processmall

Är du redo att ta emot projektförslag från ivriga anbudsgivare? ClickUps RFP-processmall är till för att hjälpa dig! Denna uppgiftsmall effektiviserar projektattribut och gemensamma kriterier för objektiv bedömning, vilket gör utvärderingsprocessen av förslagen till en barnlek. 🌬️

En förfrågan om anbud (RFP) används vanligtvis när man begär anbud eller förslag från potentiella leverantörer eller tjänsteleverantörer, med detaljerade uppgifter om hur de planerar att genomföra projektet om de väljs ut för uppdraget. Denna uppgiftsmall innehåller checklistor, förväntningar och anpassningsbara fält för att underlätta en smidig RFP-process och säkerställa ett pålitligt leverantörssamarbete.

Vanligtvis kan du lägga till viktiga detaljer om ditt projekt under fem standardkategorier:

Även om mallen levereras med en färdig checklista kan dess checklistor för uppgifter och deluppgifter anpassas helt efter behov. När du har fått dina förslag kan du använda Milestones i ClickUp för att förhandla och slutföra affärer.

5. ClickUp RFP-mall för arbetsbeskrivning

Att utforma en arbetsbeskrivning (SOW) från grunden är en stor utmaning. Lyckligtvis hjälper ClickUps mall för arbetsbeskrivning för anbudsförfrågan dig att skapa omfattande och professionella förslag på nolltid. ⏳

För den oinvigde ger en SOW en gemensam förståelse för projektets leveranser och betalningsvillkor, vilket ger projektet tydlighet och riktning. Denna nybörjarvänliga ClickUp Doc-mall har fördesignade fält för att enkelt skriva en kvalitativ SOW. Börja med att definiera mätbara detaljer om det arbete som krävs, dess varaktighet, de processer som ingår och de resurser som behövs för att uppnå varje leverans.

Om du har problem med att navigera i ett avsnitt kan mallens inbyggda guide hjälpa dig. Om du till exempel är osäker på vad du ska lägga till i avsnittet Auktorisering kommer dokumentet att föreslå att du förklarar om ditt projekt kräver någon hårdvaru- eller mjukvaruauktorisering. Du kan också söka hjälp när du införlivar segment som upphovsrätt och varumärken, dataskydd och säkerhetslagar som är relevanta för din bransch.

ClickUp erbjuder AI-stöd för en rad olika skrivuppgifter. Prova ClickUp AI-funktionen för att snabbt skapa SOW, pitchar och förslag med en specifik ton och stil.

Denna mall gör det möjligt för både dig och din leverantör att redigera arbetsbeskrivningen (SOW) tillsammans och göra ändringar i realtid via en delbar länk.

6. ClickUp-mall för standardrutiner för inköp av råvaror

ClickUp-mallen för standardrutiner för inköp av råvaror är ett annat upphandlingsvänligt alternativ på vår lista. Den hjälper dig att upprätthålla leverantörsrelationer, hantera inköpsflöden och optimera lagernivåer med punktliga leveranser och avfallshantering.

Med den här mallen kan du definiera standardrutiner (SOP) för att upprätthålla en jämn tillgång på råvaror och främja effektivitet i verksamheten med minimala avvikelser.

Använd mallens färdiga avsnitt för att skriva din SOP på ett effektivt sätt. Du kan ange syftet och omfattningen. Beskriv sedan de exakta beställningsstegen i avsnittet Procedur.

Om du delegerar upphandlingsuppgiften rekommenderar vi att du fastställer standarder för önskade leverantörer, önskad kvantitet och budgeterad kostnad för att undvika missförstånd. Ramverket innehåller en anpassningsbar FAQ-sektion i slutet av mallen.

Du kan spara den här mallen i ClickUp Docs för enkel åtkomst för hela teamet eller bifoga den till leverantörs- eller säljarkontrakt med bara några klick. När du har lagt en inköpsorder kan du spåra dess framsteg på ClickUp Dashboards med hjälp av statustaggar som Order Placed (Order lagd), Waiting Approval (Väntar på godkännande) och Materials Received (Material mottaget). Du kan använda Automations i ClickUp för att få aviseringar om kritiska situationer som låga lagernivåer och försenade leveranser.

7. ClickUp-mall för beställningsformulär

Har du fått flera beställningar samtidigt? Effektivisera beställningsprocessen med ClickUps mall för beställningsformulär. 🎁

Denna mall syftar till att förenkla den administrativa bördan som följer med komplexa beställningscykler. Den fungerar både för leverantörer och köpare. Du får en introduktionsguide som visar hur du navigerar i det funktionsspäckade verktyget, organiserar lager och leveranslogistik samt samarbetar med leverantörer.

Mallen ger dig ett praktiskt beställningsformulär för enkel datainmatning. Fyll i fälten med information som beställningsnummer, information om beställare och leverantör, avdelning och leveranstyp.

Spåra flödet av dina leverans-/inköpsorder med dessa praktiska statusetiketter:

Om du är leverantör öppnar du vyn Ny orderlista i mallen för att se de senaste orderförfrågningarna grupperade efter status. Du kan också få en översikt över order per avdelning och hålla koll på förfallodatum för betalningar.

8. Mall för informationsförfrågan om säkerhetskultur

RFI-dokument för byggnadsarbeten kräver frågor om en mängd specifikationer och tidigare projektreferenser. Mallen för informationsförfrågan om säkerhetskultur kan hjälpa dig att söka data med adekvata referenser för saker som föreslagna ritningar, bygglov och hälso- och säkerhetsfrågor.

Denna lättanvända mall innehåller standardfält som RFI-nummer, förfrågningsdatum och projekt-ID, som du kan använda för att underlätta samarbetet med projektets intressenter. Den har ett särskilt avsnitt för RFI-översikt, där du kan lägga in bilder och textreferenser.

När det gäller RFI-frågorna kan du vara så detaljerad som du vill. För att kunna använda denna mall måste du registrera dig på plattformen Safety Culture (tidigare iAuditor).

När du har skapat ett konto kan du enkelt hitta en specifik RFI genom att söka på dess unika ID. Dessutom kan du skicka RFI-mallen som en PDF-rapport, exportera den till Word, Excel, Google Sheets och Google Docs, eller tilldela den till en extern mottagare via e-post. ✉️

9. Word-mall för informationsförfrågan (RFI) från TemplateLab

Om du letar efter en mycket detaljerad RFI med vanliga standardavsnitt kan du använda Word-mallen för informationsförfrågan (RFI) från TemplateLab.

Denna åtta sidor långa Word-mall består av standardavsnitt med rubriker, underrubriker, en innehållsförteckning och en formell framsida. Allt du behöver göra är att ersätta texten i rött för att anpassa mallen efter dina behov.

Denna mall fungerar som en steg-för-steg-guide för att skriva en detaljerad RFI. Du får instruktioner för att hantera viktiga avsnitt som RFI:s syfte, mål, bakgrundsinformation, beskrivning av det aktuella systemet och det aktuella problemet, begärd information och teknisk information.

De är också helt anpassningsbara, så att du kan ändra teckensnitt, storlek och färg, lägga till tabeller och infoga bilder för att säkerställa tydlighet.

10. Word Bästa allround-RFI-mall från RFP360

Om du inte gillar långa och ordrika mallar kanske Word Best All-Around RFI Template från RFP360 passar dig.

Oavsett om du söker information om konsulttjänster eller har ett specifikt projekt i åtanke som kräver hjälp, är denna RFP-mall ditt verktyg för att effektivt förmedla krav till leverantörer i ett koncist format.

Med mallen kan du anpassa din RFI genom fem avsnitt:

Effektivisera beställningsprocessen!

Om du befinner dig i en konkurrensutsatt leverantörscentrerad miljö ger kvalitativa RFI:er dig en strategisk fördel som företag. Det skapar ett gott första intryck och hjälper dig att hitta värdiga partners. Lyckligtvis är det enkelt att utforma och skicka ut högkvalitativa RFI-formulär med våra listade mallar.

Du kan ta en titt på ClickUps mallbibliotek för att hitta över 1 000 fler allsidiga mallar som är utformade för att optimera din affärsverksamhet. 🦸